<<

стр. 3
(всего 12)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

4. В случае временной нетрудоспособности работника, продолжающейся более 4 месяцев подряд, работодатель (организация) по своей инициативе вправе расторгнуть трудовой договор с работником по состоянию его здоровья в соответствии с медицинским заключением (подп. «а» п. 3 ст. 81 ТК РФ).
5. О прекращении трудового договора по сокращению численности или штата персонала организации работник должен быть письменно предупрежден не позднее чем за 2 месяца. Предупреждения не требуется, если расторжение трудового договора производится по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия, о чем работник предупреждается в письменной форме не менее чем за 3 дня до увольнения (ст. 79 ТК РФ).
6. При освобождении от работы работнику выдается справка с указанием занимаемой должности, продолжительности работы в организации, должностного оклада и всех надбавок.

Заместитель руководителя организации _______________И.О. Фамилия
(подпись)
Визы согласования

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Как правило, должности создаются в распорядительном порядке. Каждая из них имеет свое назначение, место в служебной иерархии, порядок замещения и определяется правовыми актами государственных или иных органов, учреждений, организаций.
Требования к должности определяются должностной инструкцией (или паспортом должности), утверждаемой руководителем организации.
Должностная инструкция — нормативный документ, в котором обозначены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника организации. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между администрацией и сотрудником организации, работодателем и работником.
Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность отдела кадров (кадровой службы), согласовывается с юрисконсультом и после этого утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом (распоряжением) руководителя (заместителя руководителя) организации.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
В разделе 1 — «Общие положения» устанавливаются: область деятельности работника (специалиста); порядок его назначения на должность и освобождения от должности, замещения должности во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.
Раздел 2 — «Функции» определяет основные направления деятельности работника (специалиста), своеобразный «контур» его деятельности.
В разделе 3 — «Должностные обязанности» определяются конкретные виды работ, выполняемые работником (специалистом).
Раздел 4 — «Права» содержит перечень прав, необходимых работнику (специалисту) для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 — «Ответственность» указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник (специалист) при выполнении служебных обязанностей.
К основным разделам должностной инструкции могут быть добавлены раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами, а также перечень служебных связей, порядок представления отчетов, планов, справок и других документов, сведения о периодичности представления отчетной информации и др.
Применительно к государственной службе Указом Президента Российской Федерации от 30 января 1996 г. № 123 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» в целях обеспечения высокого профессионального уровня федеральных государственных служащих в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» должностные инструкции (должностные обязанности) федеральных государственных служащих должны содержать конкретные обязанности по государственной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности и предмета ведения соответствующего государственного органа.
Утверждение должностных инструкций (должностных обязанностей) по государственным должностям также осуществляют соответствующие руководители государственных органов.
Срок хранения должностных инструкций после замены их новыми установлен в 3 года (ст. 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Должностная инструкция инспектора отдела кадров
(вариант)

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
__________И.О.Фамилия
(подпись)
М.П.
г. Москва 00.00.2003

Должностная инструкция
инспектора по кадрам отдела кадров организации

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Инспектор по кадрам отдела кадров относится к категории специалистов организации (учреждения), принимается и увольняется руководителем (директором).
2. Основными задачами инспектора по кадрам отдела кадров является организационное и документационное обеспечение кадрово-управленческой деятельности.
3. Инспектор по кадрам отдела кадров подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров организации (учреждения).
4. В своей деятельности инспектор по кадрам отдела кадров руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом организации;
— Положением о структурных подразделениях (службах) организации;
— приказами (распоряжениями) руководства организации;
— нормативно-методическими материалами по организации кадрового делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.
5. На должность инспектора по кадрам отдела кадров назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
6. Инспектор по кадрам отдела кадров принимает участие в решении вопросов, связанных с:
— перспективами развития персонала, производственно-хозяйственной деятельности организации;
— организацией работы с документами кадрового делопроизводства, составления и ведения документации кадровой службы;
— эффективной организацией управленческого труда;
— применением средств вычислительной и организационной техники;
— применением служебной документации коммерческого партнера;
— культурой труда и этикой кадровой службы;
— охраной труда и техникой безопасности.

II. ФУНКЦИИ
На инспектора по кадрам отдела кадров возлагаются следующие функции:
1. Информационно-справочное обслуживание по документам персонала организации.
2. Методическое руководство и контроль за организацией кадрового делопроизводства в структурных подразделениях организации.
3. Документирование деятельности совещательных -органов организации.
4. Ведение учета и оформление кадровой документации организации.

III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Инспектор по кадрам отдела кадров должен:
1) подготавливать необходимые документы по личному составу, обеспечивать ими руководителей организации;
2) обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения кадровых документов, информационно-справочное обслуживание кадровой работы и хранение информации по персоналу;
3) контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов по личному составу, представляемых на подпись руководству организации;
4) контролировать исполнение документов по личному составу и других поручений руководства, принимать необходимые меры по их своевременному и качественному выполнению;
5) организовывать подготовку принятия решений и доведение их до непосредственных исполнителей; анализировать кадровую ситуацию в организации, готовить справки, сведения и доклады по личному составу, давать компетентные заключения по вопросам трудовых отношений;
6) осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам кадровой деятельности организации;
7) выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности организации: оформление приказов (распоряжений) по личному составу; личных карточек формы № Т-2; ведение личных дел; оформление трудовых книжек; заключение трудовых договоров; оформление командировочных документов; листов нетрудоспособности; ведение табеля учета рабочего времени; выдача справок о трудовом стаже и зарплате;
8) обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
9) пользоваться ПЭВМ как средством автоматизации доку-ментационного обеспечения организации;
10) ежегодно подготавливать документы кадрового делопроизводства к архивному хранению или уничтожению.

IV. ПРАВА
Инспектор по кадрам отдела кадров имеет право:
1) запрашивать у руководителей структурных подразделений (функциональных служб) организации необходимые сведения о персонале, а также объяснения о причинах трудовых конфликтов;
2) рассматривать документы по персоналу (личному составу) и направлять их на исполнение руководителям и специалистам учреждения;
3) требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления документов по персоналу (личному составу);
4) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности организации, совершенствованию форм и методов управленческого труда;
5) требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов по персоналу (личному составу), образующихся в деятельности организации;
6) работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «Конфиденциально»;
7) взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) организации по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству;
8) принимать решения и визировать документы по персоналу (личному составу) в рамках своей компетенции.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Инспектор по кадрам отдела кадров несет ответственность:
1) за качество подготовки документов по персоналу (личному составу), представляемых на подпись руководству организации;
2) за несвоевременное, небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов отдела кадров;
3) за сохранность документации, разглашение сведений по персоналу (личному составу);
4) за недобросовестное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Заместитель директора _____________ И.О. Фамилия
(подпись)
Юрисконсульт _____________ И.О. Фамилия
(подпись)

00.00.2003

1.2. Организационно-распорядительные документы (приказ о внесении изменений в штатное расписание, распоряжение о проверке штатно-финансовой
дисциплины в организации, указание о составлении графика отпусков, решение о направлении
на ярмарку вакансий)

К организационно-распорядительным документам, регулирующим вопросы кадрового устройства учреждения, относятся:
приказы о внесении изменений в штатное расписание, распоряжения о проверке штатно-финансовой дисциплины, различные указания и решения.

Изменения штатного расписания

Изменения в структуру и штатную численность организации вносятся приказом (распоряжением) соответствующего руководителя администрации (директора предприятия, учреждения, фирмы). Приказ должен иметь заголовок, содержать основание для внесения изменения и сами изменения. Приказ визируется заместителем руководителя по работе с персоналом, подписывается руководителем. После внесения изменений в структуру и штатную численность работник кадровой службы (исполнитель) делает отметку об исполнении, ставит свою подпись и дату.





Приказ (распоряжение)
О внесении изменений в штатное расписание
(вариант)

Наименование организации
ПРИКАЗ
г. Москва № 28-к 00.00.2003
О внесении изменений в штатное расписание
В связи с______________________________________________________
(основание)
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в штатное расписание организации следующие изменения:
1.___________________________
2.___________________________
3.___________________________
4.___________________________

Директор организации _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Главный бухгалтер организации _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Визы согласования

00.00.2003
В дело ________
Подпись исполнителя____________


РАСПОРЯЖЕНИЕ

Распоряжение — документ, издаваемый руководителем преимущественно по оперативным вопросам повседневной административной, кадровой, финансовой и внутрихозяйственной деятельности организации.
Распоряжения оформляются на бланке организации для внутренних документов и подписываются руководителем или его заместителями. Текст распоряжения, как правило, содержит:
— конкретное задание исполнителям;
— фамилию ответственного исполнителя;
— срок исполнения.

РАСПОРЯЖЕНИЕ
(вариант)
Наименование организации

РАСПОРЯЖЕНИЕ
г. Москва № 18-р 00.00.2003

О проведении проверки штатно-финансовой дисциплины в организации

В связи с предстоящим сокращением численности и штата работников организации ОБЯЗЫВАЮ:
1. Провести проверку штатно-финансовой дисциплины в подразделениях организации и до «__» ______ 2003 г. подготовить предложения по оптимизации организационно-штатной структуры. Ответственный _______________
2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя руководителя организации Анненского А.В.

Руководитель организации _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Визы согласования

В дело ________
Подпись исполнителя____________00.00.2003


УКАЗАНИЕ

Указание — вид распорядительного документа. Оно исходит от руководителя (заместителя) организации и относится к вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п. Указание подписывают руководитель организации или его заместители в пределах установленной компетенции. Распорядительная часть указания начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Указаниям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Указание руководителям структурных подразделений и начальнику
отдела кадров о составлении графика отпусков на 2004 г.
(примерный вариант)

Наименование организации

УКАЗАНИЕ
г. Москва № 12-у 00.00.2003

О графике отпусков на 2004 г.
Для составления графика отпусков на 2004 г.
ПРЕДЛАГАЮ:
1. Руководителям структурных подразделений представить начальнику отдела кадров ____________ списки работников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в 2004 г. Срок представления списков — «__» ноября 2003 г.
2. Начальнику отдела кадров ____________ составить сводный график отпусков работников организации на 2004 г. и представить его на утверждение генеральному директору организации. Срок представления графика — «10» декабря 2003 г.
Руководитель организации _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Главный бухгалтер организации _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Визы согласования

В дело ________
Подпись исполнителя____________00.00.2003


График отпусков — документ, официально закрепляющий распределение и очередность отпусков работников органов власти, предприятий, организаций, фирм на предстоящий календарный год. В крупных организациях графики отпусков сначала составляются в каждом структурном подразделении, а затем кадровая служба готовит сводный график, который подписывает начальник отдела кадров и утверждает руководитель государственного органа (управления), предприятия, учреждения, компании.
При подготовке графика отпусков учитываются: действующее законодательство, особенности работы государственных органов, предприятий, личные пожелания сотрудников, а также графики отпусков прошлых лет и т.д. График отпусков утверждается руководителем организации с учетом мнения выборного профсоюзного органа организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала.
График отпусков включает следующие реквизиты: наименование организации, название вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту. Далее (ниже) располагаются: текст, подпись, визы согласования с руководителями структурных подразделений, гриф согласования с профсоюзным органом (указываются номер протокола и дата заседания). В содержательную часть графика отпусков (реквизит «Текст») входит таблица с графами: табельный номер работника; фамилия, имя, отчество; должность; даты отпуска и его продолжительность; изменение даты ухода в отпуск и выхода на работу (по месяцам и числам); основание изменения даты ухода в отпуск и выхода на работу.
Если по просьбе сотрудника с согласия соответствующего руководителя отпуск переносится на другое время, отдел кадров вносит изменения в график отпусков. Время отпуска уточняется, как правило, без представления заявления работника. Сроки использования отпусков контролируются, как правило, работником кадровой службы, который фиксирует сроки пребывания каждого работника в очередном отпуске и причины, вызвавшие изменение ранее установленных сроков отпусков. Он же подготавливает приказы об отпусках сотрудников, контролирует своевременность их поступления в финансовый орган. Запись о предоставлении отпуска делается в специальном журнале об учете отпусков.

РЕШЕНИЕ

Решение — документ коллегиального органа (администрации, совета директоров, профсоюзного органа, общего собрания акционеров и т.п.), составляемый по социально-трудовым, производственно-кадровым, хозяйственно-бытовым вопросам. Решения оформляются аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписываются решения председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.
Решение
(вариант)

Наименование организации
РЕШЕНИЕ
администрации организации
г. Москва № 1 00.00.2003

О подготовке к участию в ярмарке вакансий «Тысяча предпринимательских кадров» в Нижнем Новгороде
На основании перспективного плана развития персонала от 07.01.2003 Коллегия компании «АЛРОС» РЕШИЛА:
1. Назначить ответственным представителем на ярмарке вакансий «Тысяча предпринимательских кадров», которая состоится в г. Нижнем Новгороде с 20 по 24 марта 2003 года, начальника управления кадров компании Андреева А. В.
2. Андрееву А. В. подготовить предложения по составу делегации в количестве 3 человек и представить на рассмотрение Коллегии компании до 10.03.2003.
3. Управлению кадров (Андрееву А.В.) подготовить уточненный перечень требуемых категорий персонала для заполнения вакантных должностей компании и представить на рассмотрение Коллегии до 10.03.2003.
4. Отделу персонала Управления кадров подготовить проект приказа (распоряжения) о направлении на ярмарку вакансий работников компании.

Генеральный директор _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Секретарь коллегии _______________ И.О. Фамилия
(подпись)
Визы согласования


1.3. Документы по трудоустройству, учету и работе
с кадрами (трудовой договор, личная карточка, личные дела государственных служащих, работников организаций)

Среди документов по организации трудовых отношений между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.

Трудовой договор

В наиболее широком представлении трудовой договор — это письменное соглашение между работником и администрацией в лице руководителя (работодателя) организации (учреждения, предприятия), по которому работник обязуется выполнять установленные обязанности по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (администрация организации, учреждения, предприятия) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон.
В соответствии со ст. 56 Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.
Особенностью установления данного порядка трудовых отношений является то, что в обязанность работодателя внесено требование о предоставлении работнику именно той работы, которая соответствует его трудовой функции. Под трудовой функцией в соответствии со ст. 15 ТК РФ понимается работа по определенной специальности, квалификации или должности.
Специальность — это вид занятий в рамках одной профессии, более узкая классификация рода трудовой деятельности, требующая конкретных знаний, умений, навыков, приобретенных в результате образования и обеспечивающих постановку и решение профессиональных задач (например, начальник отдела кадров, менеджер по рекламе, инженер по охране труда, водитель мототранспортных средств).
Квалификация работника — вид его профессиональной обученности, наличие у него знаний, умений и навыков, необходимых для выполнения им определенной работы. Показателем, определяющим степень квалификации работника, является разряд. Квалификационный разряд устанавливается с учетом сложности, ответственности и условий работы на основании Тарифно-квалификационного справочника.
Должность — это установленный комплекс обязанностей и соответствующих им прав, определяющий место и роль работника в той или иной организации, а также его ответственность за их реализацию [67 См. Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации/Отв. ред. Ю.П. Орловский. М.: Юридическая фирма «КОНТРАКТ», ИНФРА-М, 2002. С. 132.]

Работник обязуется выполнять искомую трудовую функцию лично и не вправе поручить ее другому работнику, нанять (перенанять) другое лицо для выполнения обязанностей по трудовому договору.

Трудовой договор

г. Москва № ___ 00.00.2003

Организация (учреждение, предприятие)___________________________________
(наименование)
в лице________________________________________________________________
(должность, ф., и., о.)
именуемое в дальнейшем Организация, и__________________________________
(ф., и., о.)
именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:
1. Работник принимается на работу _______________________________________
(наименование структурного подразделения)
по профессии, должности________________________________________________
(полное наименование профессии, должности)
квалификации_________________________________________________________
(разряд, квалификационная категория)
2. Договор является: договором по основной работе
договором по совместительству
3. Вид договора:
— на неопределенный срок (бессрочный)__________________________________
(указать причину заключения срочного договора)
— на время выполнения определенной работы______________________________
(указать какой)
4. Срок действия договора: Начало работы__________
Окончание работы_______
5. Срок испытания: а) без испытания
б)_________________________________
(продолжительность срока испытания)
6. Работник должен выполнять следующие обязанности:______________________________
(Указываются основные характеристики работы и требования к уровню их выполнения: по объему
производства (работ), качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания), соблюдению
правил по охране труда, выполнению смежных работ в целях обеспечения взаимозаменяемости
или делается ссылка на соответствующие пункты должностной инструкции. При совмещении
профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы.)

7. Организация обязана организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную контрактом заработную плату._______________________________________________________________________
(Указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию
рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда.)

8. Обязанности Организации по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда.
______________________________________________________________________________
9. Гарантии согласно Указу Президента Российской Федерации от 21.04.93 г. № 471 «О дополнительных мерах по защите трудовых прав граждан Российской Федерации».
_____________________________________________________________________________
10. Особенности режима рабочего времени:
— неполный рабочий день___________________
— неполная рабочая неделя__________________
— почасовая работа_________________________
11. Работнику устанавливается:
— должностной оклад (тарифная ставка)_________ руб. в месяц
или _________________руб. за 1 час работы;
надбавка (доплата и другие выплаты)_________________________________
(указать вид доплат, надбавок)
____________________руб. (в % к ставке, окладу).
12. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:
— основной ____________________ рабочих дней
— дополнительный ________________ рабочих дней
13. Другие условия договора, связанные со спецификой труда


14. Юридические адреса и подписи сторон:
Организация Работник
__________________________ _________________________
Адрес_____________________ Адрес____________________
Паспортные данные__________
Должность_________________ Телефон____________________
______________И.О. Фамилия _______________И.О. Фамилия
(подпись) (подпись)
М.П.




Трудовой договор
с руководителем государственного учреждения
00.00.2003

______________________________________________________________________________
(наименование уполномоченного органа федеральной исполнительной власти)
именуемый в дальнейшем «Ведомство», в лице._____________________________________
(должность, фамилия, имя, отчество уполномоченного лица)
действующего на основании _____________________________________________________
(положения об органе, приказа, распоряжения; дата, номер)
с одной стороны, и _____________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
именуемый в дальнейшем «Руководитель», с другой стороны, заключили настоящий Договор о следующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1. Ведомство приказом № _____»___»__________200__г. передает Руководителю права
_____________________________________________________________________________
(генерального директора, директора, управляющего, иное наименование руководителя)
государственного учреждения ___________________________________________________
(наименование учреждения)
(далее по тексту именуемого «Учреждение») и поручает ему осуществлять управление всеми сторонами деятельности Учреждения, включая управление и распоряжение имуществом Учреждения в пределах, установленных договором о закреплении за Учреждением государственного имущества на праве полного хозяйственного ведения, Уставом Учреждения и настоящим Договором.
2. Руководитель самостоятельно решает все вопросы, связанные с деятельностью Учреждения, отнесенные к его компетенции действующим законодательством, Уставом Учреждения и настоящим Договором.
3. Ведомство в пределах своих правомочий гарантирует соблюдение прав и законных интересов Руководителя, обязуясь при этом не вмешиваться в текущую производственно-хозяйственную деятельность Учреждения, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством.

II. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ
4. Руководитель имеет право:
а) без доверенности совершать от имени Учреждения действия, отнесенные к его компетенции действующим законодательством, Уставом Учреждения и настоящим Договором;
б) получать за осуществление деятельности, составляющей предмет настоящего Договора, вознаграждение, предусмотренное Договором;
в) пользоваться социальными гарантиями, предусмотренными Договором.
5. Руководитель обязуется:
а) обеспечить соблюдение требований действующего законодательства и Устава Учреждения в своей деятельности и деятельности Учреждения;
б) заключить с соответствующим комитетом по управлению имуществом (далее именуемым «Комитет») в ___________ срок [68 Не более 1 месяца.] со дня вступления в силу настоящего Договора договор о закреплении за Учреждением государственного имущества на правах полного хозяйственного ведения (если таковой не был заключен ранее);
в) выполнять условия договора о закреплении за Учреждением государственного имущества на праве полного хозяйственного ведения;
г) соблюдать лояльность по отношению к интересам Учреждения, организуя свою работу таким образом, чтобы не допускать конфликта своих личных интересов с интересами Учреждения в смысле, предусмотренном настоящим Договором;
д) обеспечивать своевременное заключение коллективных договоров, если коллективом Учреждения принято такое решение, и выполнение их условий;
е) обеспечивать заключение договоров на поставки товаров (выполнение работ, оказание услуг) для государственных нужд в соответствии с утвержденными федеральными программами и выполнение их условий;
ж) обеспечивать целевое использование средств, предоставляемых Учреждению из государственного бюджета и внебюджетных фондов для реализации утвержденных государственных инвестиционных, социальных и иных программ;
з) своевременно представлять отчеты о результатах финансово-хозяйственной деятельности Учреждения Ведомству (уполномоченному им лицу), а также органам, предусмотренным действующим законодательством.

III. КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ
6. Руководитель в период действия настоящего Договора не вправе быть участником (акционером) какого-либо учреждения, в число участников (акционеров) которого входит Учреждение, являющегося производителем или поставщиком товаров (работ, услуг), аналогичных или взаимозаменяемых по отношению к товарам (работам, услугам), реализуемым Учреждением, а также состоять с таковыми в трудовых отношениях.
7. Если Ведомству или Комитету становятся известны факты и обстоятельства, касающиеся участия Руководителя в организациях, соответствующих признакам, указанным в п. 6 настоящего Договора, либо наличия трудовых отношений с таковыми, указанные органы вправе потребовать от Руководителя его выхода из числа участников (акционеров) этих организаций, прекращения трудовых отношений с ними. Указанные действия должны быть совершены Руководителем в 3-месячный срок с момента получения им письменного требования Ведомства или Комитета. Невыполнение этого требования Руководителем в указанный срок является основанием для прекращения настоящего Договора.
8. В случае когда Руководитель имеет личный финансовый интерес в сделке, стороной которой является или намеревается быть Учреждение, а также в случае иного противоречия интересов в отношении существующей или предполагаемой сделки, он должен сообщить о своей заинтересованности Ведомству и Комитету. Руководитель Учреждения считается имеющим такой личный финансовый интерес, если он, в частности, одновременно является стороной, ее представителем или посредником в указанной сделке (в качестве предпринимателя, осуществляющего предпринимательскую деятельность от собственного имени), либо акционером (участником), директором или управляющим юридического лица, являющегося таковым, либо является кредитором такового, либо кто-либо из его ближайших родственников соответствует одному из перечисленных определений.
9. Если Ведомству или Комитету становятся известны факты и обстоятельства, касающиеся заинтересованности Руководителя в совершенной Учреждением сделке, любой из указанных органов может потребовать от Руководителя отказаться от выполнения Учреждением такой сделки или взыскать с Руководителя в судебном порядке ущерб, причиненный Учреждению ее выполнением, если только в судебном порядке не будет доказано, что данная сделка была выгодна для Учреждения на момент ее совершения.
10. Уставом Учреждения и договором о закреплении за Учреждением государственного имущества могут быть предусмотрены дополнительные ограничения и процедуры, применяемые при заключении сделок между Учреждением и его Руководителем, работниками или юридическими лицами, в которых указанные лица имеют личный финансовый интерес.

IV. ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ И СОЦИАЛЬНЫЕ ГАРАНТИИ РУКОВОДИТЕЛЯ
11. Руководитель получает за выполнение своих обязанностей по настоящему Договору ежемесячное вознаграждение в форме должностного оклада, устанавливаемого на момент заключения Договора в размере (____________________________________) рублей [69 Должностной оклад устанавливается в размерах и в порядке, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 210.]
(прописью)
и подлежащего пересмотру (индексации) пропорционально увеличению тарифной ставки низшего квалификационного разряда в Учреждении и без изменения условий настоящего Договора.
12. Помимо указанного, Руководителю выплачивается вознаграждение за результаты финансово-хозяйственной деятельности Учреждения в размере
процентов
(прописью)
прибыли, остающейся в распоряжении Учреждения после уплаты налогов и внесения всех обязательных платежей, предусмотренных действующим законодательством и договором о закреплении за Учреждением государственного имущества на право полного хозяйственного управления. Размеры прибыли, учитываемой при определении размеров вознаграждения Руководителя, уменьшаются на величину средств, направленных в отчетный период на потребление либо использованных каким-либо способом, противоречащим условиям договора о закреплении за Учреждением государственного имущества на праве полного хозяйственного ведения.
13. Вознаграждение за результаты производственно-хозяйственной деятельности Учреждения выплачивается ежеквартально. Допускается выплата Руководителю авансов в счет вознаграждения в размерах, не превышающих в совокупности 30% предполагаемой суммы вознаграждения за текущий квартал.
14. Вознаграждение в любой форме выплачивается Руководителю только при условии платежеспособности Учреждения в расчетах с третьими лицами (включая работников учреждения). Вознаграждение выплачивается Руководителю за вычетом налогов с суммы вознаграждения, предусмотренных действующим законодательством. Обязанность осуществлять расчеты по указанным налогам возлагается на Учреждение.
15. При условии выполнения обязательств, предусмотренных настоящим Договором, Руководитель имеет право на часть средств приватизационного фонда Учреждения (если таковой фонд был образован), определяемую по решению трудового коллектива Учреждения в соответствии с действующим законодательством, а также на иные льготы при приватизации Учреждения, предусмотренные действующим законодательством. :
16. В период действия настоящего Договора Руководитель пользуется всеми видами государственного социального страхования. Руководитель имеет также право на другие социальные гарантии и льготы, действующие в Учреждении.
17 [70 Заполняется по соглашению сторон. ]
. Ведомство обязуется предоставить Руководителю независимо от иных выплат и льгот, предусмотренных настоящим Договором, следующие компенсации:
______________________________________________________________________________
в том числе в случае расторжения настоящего Договора ввиду прекращения деятельности Учреждения, а также по причинам, не зависящим от сторон:
_______________________________________________________________________________
Затраты, сопряженные с предоставлением указанных компенсаций, осуществляются за счет средств Учреждения, направляемых на потребление, либо в случае прекращения деятельности Учреждения за счет средств, предусматриваемых на эти цели по условиям прекращения деятельности Учреждения.


V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН
18. В соответствии с действующим законодательством Ведомство несет ответственность за последствия совершенных им действий и принятых решений, представляющих собой вмешательство в текущую хозяйственную деятельность Учреждения либо выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, Уставом Учреждения, договором о закреплении за Учреждением государственного имущества на праве полного хозяйственного ведения и настоящим Договором.
19. Руководитель несет перед Учреждением и в случаях, предусмотренных законодательством, перед Ведомством и Комитетом неограниченную имущественную ответственность за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством, Уставом Учреждения, договором о закреплении за Учреждением государственного имущества на праве полного хозяйственного ведения и настоящим Договором, за исключением случаев, когда в момент принятия решения он не мог ни предусмотреть, ни предотвратить возникновение таких последствий.
20. Руководитель, причинивший ущерб Учреждению или соответствующему бюджету неисполнением и/или небрежным исполнением своих обязанностей, определенных настоящим Договором и Уставом Учреждения, недобросовестно использовавший имущество или кредиты Учреждения в интересах, противоположных их интересам, а также в собственных интересах или в интересах другого лица, в котором Руководитель имеет личный финансовый интерес, может быть подвергнут судебному преследованию со стороны Учреждения, Ведомства и/или Комитета в соответствии с действующим законодательством.
21. Руководитель не освобождается от ответственности, если действия, влекущие ответственность, были предприняты лицами, которым он делегировал свои права.
22. Если действия, совершенные Руководителем с превышением своих полномочий либо в нарушение установленного порядка, будут впоследствии одобрены Ведомством или Комитетом (в соответствии с их компетенцией), то вся полнота ответственности за эти действия переходит на них.
23. Ведомство и Комитет (в соответствии с их компетенцией) имеют право проверять деятельность Руководителя по соблюдению им действующего законодательства, Устава Учреждения, договора о закреплении имущества на праве полного хозяйственного ведения и настоящего Договора.
24. Ответственность по обязательствам, вытекающим из настоящего Договора, стороны несут в течение всего срока его действия и в течение 6 месяцев после его прекращения.

VI. ПРЕКРАЩЕНИЕ ДЕЙСТВИЯ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА
25. Настоящий Договор вступает в силу с даты его подписания и прекращается по истечении ________________________________ (______________)
(прописью)
полных календарных лет [71 Срок действия Договора устанавливается по соглашению сторон, но не может быть менее двух и более пяти лет.] с указанной даты, за исключением случаев, предусмотренных п. 26 настоящего Договора.
26. Досрочное расторжение Договора происходит по соглашению сторон, а также в следующих случаях:
а) по инициативе Ведомства: при неисполнении либо ненадлежащем исполнении Руководителем обязательств, предусмотренных настоящим Договором; при несоблюдении условий договора о закреплении за Учреждением государственного имущества на праве полного хозяйственного ведения [72 Прекращение Договора по данному основанию осуществляется Ведомством но представлению Комитета либо по собственной инициативе, если Госкомимущество России предоставило Ведомству право контроля соблюдения условий указанного договора в соответствии с п. 8 постановления Правительства Российской Федерации от 10 февраля 1994 г. № 96 при причинении Руководителем ущерба Учреждению либо создании им условий, приводящих к возникновению угрозы причинения ущерба.];
б) по инициативе Комитета: при незаключении Руководителем договора о закреплении за Учреждением государственного имущества на праве полного хозяйственного ведения в 30-дневный срок со дня подписания настоящего Договора либо получения Учреждением направленного Комитетом проекта указанного договора; при прекращении деятельности Учреждения;
в) по инициативе Руководителя: при неисполнении либо ненадлежащем исполнении Ведомством обязательств, предусмотренных настоящим Договором; при возникновении объективных обстоятельств, препятствующих осуществлению Руководителем деятельности, предусмотренной настоящим Договором. Действие Договора в случаях, предусмотренных частью «б» данного пункта, прекращается соответственно по истечении указанного срока или с момента исключения Учреждения из государственного реестра. Договор может быть расторгнут также по решению суда по основаниям, предусмотренным действующим законодательством.
27. Предложение любой из сторон о досрочном расторжении Договора в случаях, предусматривающих соглашение сторон, должно быть в письменной форме направлено другой стороне не позднее чем за два месяца до предполагаемого срока прекращения Договора.

VII. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
28. Правоотношения, возникающие в силу настоящего Договора, регулируются гражданским законодательством Российской Федерации.
29. Споры, возникающие в связи с исполнением настоящего Договора, разрешаются судом и арбитражным судом.
30. Условия настоящего Договора могут быть пересмотрены по письменному соглашению сторон.
31. Права и обязанности по данному Договору не могут передаваться третьим лицам.
32. Договор составлен в трех экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу [73 Экземпляры Договора хранятся: у Руководителя, в Ведомстве, в Комитете. ] .

АДРЕСА И ПОДПИСИ СТОРОН:

ВЕДОМСТВО: РУКОВОДИТЕЛЬ
Адрес: ____________________ Адрес:_________________

Должность_________________ Должность_____________
_______________И.О. Фамилия ___________И.О. Фамилия
(подпись) (подпись)

М.П.

Условия настоящего Договора, устанавливаемые по соглашению сторон, согласованы решением общего собрания (конференции) трудового коллектива, протокол [74 Подлинный протокол подлежит представлению в Ведомство и хранится вместе с экземпляром Договора.]
от «____»_________200__г.

В практике установления трудовых отношений между учреждениями и работниками существует такая форма, как договор подряда. Это правовой документ, устанавливающий трудовые отношения двух сторон, согласно которому одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его. В соответствии с Гражданским кодексом РФ (ч. II) к отдельным видам договора подряда относятся: бытовой подряд (ст. 730-739), строительный подряд (ст. 740-757), подряд на выполнение проектных и изыскательских работ (ст. 758-762), подрядные работы для государственных нужд (ст. 763-768).
Договор подряда заключается на изготовление или переработку (обработку) вещи либо на выполнение другой работы с передачей ее результата заказчику. По договору подряда, заключенному на изготовление конкретного результата труда (книги, аналитических материалов, вещи и т.д.), подрядчик передает права на нее заказчику. Если иное не предусмотрено договором, подрядчик самостоятельно определяет способы выполнения задания заказчика (ст. 703 ГК РФ).
В договоре подряда указываются начальный и конечный сроки выполнения работы. По согласованию между сторонами в договоре могут быть предусмотрены также сроки завершения отдельных этапов работы (промежуточные сроки). Если иное не установлено законом, иными правовыми актами или не предусмотрено договором, подрядчик несет ответственность за нарушение как начального и конечного, так и промежуточных сроков выполнения работы.
Указанные в договоре подряда начальный, конечный и промежуточные сроки выполнения работы могут быть изменены в случаях и в порядке, предусмотренных договором (ст. 708 ГК РФ). Работа по договору подряда включается в общий трудовой стаж работника, дающий право на пенсию. Основаниями для включения ее в трудовой стаж, а также начисления пособия по договорам подряда (гражданско-правового характера) являются договоры с отметкой об их выполнении. Договор подряда нередко еще называется трудовым соглашением.
Работник, заключивший трудовой договор, включается в штат организации (предприятия), а подрядчик штатным работником не является. Подрядчик нанимается, как правило, на разовые работы, носящие случайный характер, не относящиеся к основным видам деятельности. На лиц, работающих по трудовому договору, заводятся трудовые книжки. Работники по трудовому договору имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска, получение заработной платы не реже чем каждые полмесяца. На лиц, работающих по трудовому соглашению, трудовые книжки не оформляются.
Основными признаками отличия трудового договора от трудового соглашения (договора подряда) являются следующие:
1. При трудовом договоре предметом выступает сам труд, при соглашении (гражданско-правовом договоре) — конкретный, овеществленный результат труда (подготовленная концепция, аналитическая справка, законопроект, написанная книга (учебник), проведенная консультация, экспертиза, собранный прибор, выточенная деталь, оказанная услуга и т.д.).
2. Работа по трудовому договору регулируется трудовым законодательством (ТК РФ и др.), а по гражданско-правовому договору — гражданским законодательством (Гражданский кодекс РФ и др.).
3. При заключении трудового договора работник включается в штат организации (учреждения, предприятия), имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, обязан подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, за несоблюдение которых может наступить дисциплинарная ответственность, тогда как после заключения трудового соглашения он может не соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, а также не имеет права на ежегодные оплачиваемые отпуска.
4. После заключения трудового договора работодатель обязан обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, коллективным и трудовым договорами, а при гражданско-правовом договоре работник самостоятельно организует свой труд.
5. При гражданско-правовом договоре подряда риск случайной гибели или случайного повреждения результата выполненной работы до ее приемки заказчиком возложен на самого работника, тогда как при заключении трудового договора риск несет организация (учреждение, предприятие, компания, фирма)и др.
Трудовой договор также может содержать и дополнительные условия, конкретизирующие обязательства сторон (дополнительный отпуск, повышение квалификации, заграничная стажировка и др.).

Личная карточка работника

Личная карточка — документ, содержащий необходимые сведения о работнике, для анализа состава и учета движения кадров. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.
Личная карточка заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. Она представляет собой типовую межотраслевую форму № Т-2 (для государственных служащих — форму № Т-2 ГС), утвержденную постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. № 26 (см. Приложения 4; 5).
В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машиноориентированный вариант этой карточки (форма № Т-2 или форма № Т-2ГС).
Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки (разборчиво) или на пишущей машинке (компьютере). Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника.
Содержание личной карточки работника (форма № Т-2) состоит из двух листов (четыре страницы).
1-я страница формы № Т-2
На лицевой стороне личной карточки работника (1-я страница) указываются: полное наименование организации (по ОКПО), код, форма по ОКУД (0301002), дата составления, табельный номер (он должен соответствовать номеру, по которому зарегистрирована трудовая книжка) в «Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним», ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, в графе «Алфавит» — начальная буква фамилии работника, характер работы, вид работы (основная, по совместительству), пол (мужской, женский). В первую очередь заполнению подлежат два раздела (по два столбца) лицевой стороны личной карточки работника:
Раздел I. «ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ». Заносятся сведения о трудовом договоре (номер, дата). Далее по пунктам заполняется:
1. Фамилия, имя, отчество. 2. Дата рождения (день, месяц, год). 3. Место рождения (по ОКАТО, село, район, город, республика). 4. Гражданство (по ОКИН). 5. Знание иностранного языка (наименование, степень знания — по ОКИН). 6. Образование (по ОКИН: среднее (полное, общее) начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное). Для окончивших неполную среднюю или начальную школу указывается, сколько классов окончено.
Работники, окончившие 4-6 классов неполной средней или начальной школы, относятся к лицам с начальным образованием, а окончившие 7-11 классов — к лицам с неполным средним образованием. Работники, обучавшиеся в средних специальных и высших учебных заведениях, но не окончившие их, относятся к лицам, имеющим неполное среднее, общее среднее или среднее специальное образование, в зависимости от того, какое они имели образование до поступления в учебное заведение. К лицам, имеющим незаконченное высшее образование, относятся работники, окончившие 3 курса высшего учебного заведения или окончившие высшее учебное заведение, но не защитившие диплом или не сдавшие государственных экзаменов.
Далее на 1-й странице личной карточки работника в трех таблицах (первые две повторяют одна другую — для записей при получении двух высших образований) указываются наименования образовательных учреждений, квалификация по диплому (диплом, серия, номер, год окончания, направление или специальность по диплому — по коду ОКСО), 3-я таблица содержит сведения по послевузовскому профессиональному образованию (аспирантура, адъюнктура, докторантура — код по ОКИН). Указывается наименование образовательного, научного учреждения, удостоверение (номер, дата выдачи), год окончания, специальность, код по ОКСО.
Сведения указываются полностью на основании полученного документа.
7. Профессия (основная и другая, код по ОКПДТР).

2-я страница формы № Т-2
8. Стаж работы (по состоянию на «__» _____ 20__ года):
общий (___ дней, ___ месяцев, ___ лет); непрерывный (__ дней, __ месяцев, __ лет); дающий право на надбавку за выслугу лет (__ дней, __ месяцев, __ лет).
9. Состояние в браке (код по ОКИН).
10. Состав семьи (1. Степень родства — ближайшие родственники [75 Согласно Общероссийскому классификатору информации о населении (ОКИН) в понятие «родство» (свойство) включены: 01 — Муж; 02 — Жена; 03 — Отец; 04 - Мать; 05 - Сын; 06 - Дочь; 07 - Дедушка; 08 - Бабушка; 09 -Внук; 10 - Внучка; 20 - Брат; 21 - Сестра; 40 - Отчим; 41 - Мачеха; 42 - Пасынок; 43 — Падчерица; 50 — Тесть; 51 — Теща; 52 — Свекор; 53 — Свекровь; 54 — Зять; 55 — Невестка (сноха); 70 — Другая степень родства, свойства (См.: Справочник работника кадровой службы. М., 2002. С. 334).]
; 2. Фамилия, имя, отчество; 3. Год рождения).
11. Паспорт:__________№ ___________ Дата выдачи «___»_______200__г. Выдан________________(наименование органа, выдавшего паспорт).
12. Адрес места жительства: а) по паспорту (почтовый индекс)____________;
б) фактически (почтовый индекс) ____________.
Дата регистрации по указанному месту жительства «__»_______200__г.
Номер телефона____________________.
Раздел II личной карточки «СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ» заполняется на военнообязанных и призывников в соответствии с инструкцией о порядке учета военнообязанных и призывников (группа учета, категория учета, состав, воинское звание, военно-учетная специальность, годность к военной службе, название райвоенкомата по месту жительства).
Раздел включает следующие пункты:
1. Категория запаса. 2. Воинское звание. 3. Состав (профиль). 4. Полное кодовое обозначение ВУС. 5. Категория годности к военной службе. 6. Наименование военного комиссариата по месту жительства. 7. Состоит на воинском учете:, а) общем (номер команды, партии); б) специальном. 8. Отметка о снятии с воинского учета. В конце 2-й страницы формы № Т-2 ставятся подписи в две строки: «Работник кадровой службы (должность, подпись, расшифровка подписи)» и «Работник (подпись)». Дата «__» _____ 20__ года.

3-я страница формы № Т-2
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ.
Раздел III представляет собой таблицу, включающую 6 столбцов (1 — дата; 2 — структурное подразделение; 3 — профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации. 4 — оклад (тарифная ставка), надбавка, руб. 5 — основание. 6 — подпись владельца трудовой книжки.

IV. АТТЕСТАЦИЯ.
Раздел IV представляет собой таблицу, включающую следующие столбцы: 1 — дата аттестации; 2 — решение комиссии. Следующая графа «Документ (протокол)» имеет две подграфы: 3 — номер; 4 — дата. Столбец 5 — основание.

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ.
Раздел V также представляет собой таблицу, состоящую из 8 столбцов: дата с двумя подграфами: 1 — начала обучения; 2 — окончания обучения; 3 — вид повышения квалификации. 4 — наименование образовательного учреждения, место его нахождения. Следующая графа «Документ» (удостоверение, свидетельство) состоит из трех подграф: 5 — наименование; 6 — серия, номер; 7 — дата. Последний столбец 8 — основание.

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА.
Раздел VI — таблица, состоящая из 7 столбцов (слева — направо): дата (с двумя подграфами): 1 — начала переподготовки; 2 — окончания переподготовки; 3 — специальность (направление, профессия). Следующая графа «Документ» (диплом, свидетельство) состоит из трех подграф: 4 — наименование; 5 - номер; 6 - дата. Последний столбец 7 -основание.

4-я страница формы № Т-2
VII. ПООЩРЕНИЯ И НАГРАДЫ.
Раздел VII также представляет собой таблицу, состоящую (слева направо) из 4 столбцов: 1 — наименование награды. Второй столбец: «Документ» (включает три столбца); 2 — наименование; 3 — номер; 4 — дата.

VIII. ОТПУСК.
Раздел VIII — таблица, состоящая из 7 столбцов: 1 — вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.). Следующая графа «Период работы» состоит из двух подграф: 2 - «с»; 3 - «по»; 4 - количество дней отпуска. Последующая графа «Дата» также состоит из двух подграф: 5 — начала; 6 — окончания. Последний правый столбец 7 — основание.

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством.
Раздел IX — таблица, состоящая из 4 столбцов. 1 — наименование льготы. Следующий столбец «Документ», состоящий из двух подграф: 2 — номер; 3 — дата выдачи. Последний столбец 4 — основание.

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ.
Раздел Х — «Дополнительные сведения» — предусмотрен для записи данных, не отраженных в разделе I (об участии в войнах, наличии второй профессии, избрании на выборную должность, пребывании за границей (с указанием даты окончания пребывания: число, месяц, год и даты продления этого срока: до какого года), работе по совместительству, знании иностранных языков и языков народов России, результатах аттестаций, государственных наградах, поощрениях, взысканиях и т.д.). В этом же разделе рекомендуется вести учет работников, обучающихся без отрыва от производства в высших и средних образовательных учреждениях. В личной карточке работника записываются название учебного заведения и специальность, по которой работник получает образование, и делаются отметки о переводе его с курса на курс. После окончания работником учебного заведения в разделе I личной карточки работника (строка «Образование») указывается полученная специальность, название учебного заведения и дата его окончания.
XI. ОСНОВАНИЕ УВОЛЬНЕНИЯ.
Указываются:
Дата увольнения «__» _______ 20__ года
Приказ (распоряжение) № ___ от «___» _____ 20_ года
Работник кадровой службы _____________________________
(должность, подпись, расшифровка подписи)
Работник__________________
(подпись).

При увольнении работника в личной карточке работника указываются дата и причина увольнения. Личные карточки уволенных работников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Личные карточки работников формы № Т-2 запрещается присоединять к личным делам, они должны храниться в архиве строго раздельно.
Практически аналогичное содержание имеют разделы личной карточки формы № Т-2 ГС (личная карточка государственного служащего). Лишь в содержании п. 7 раздела I «Общие сведения» есть отличия. В личной карточке государственного служащего вместо указания основной и другой профессий по ОКПДТР указывается ученая степень (кандидат наук, доктор наук — с указанием кода по ОКИН).

Личные дела государственных служащих, работников организаций (учреждений, предприятий)

Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется в отделе кадров после издания приказа о приеме на работу. На обложке личного дела указываются полностью фамилия, имя, отчество работника. Документы, которые касаются работника, в хронологическом порядке подшиваются в специальную папку — личное дело.
В соответствии со ст. 8 Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» прохождение государственной службы отражается в личном деле государственного служащего. Личное дело государственного служащего ведется кадровой службой соответствующего государственного органа и при переводе государственного служащего на новое место государственной службы передается по указанному месту государственной службы. При этом не допускается ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего.
Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» [76 Собрание законодательства Российской Федерации. 1998. № 23. Ст. 2501.]
(в ред. Указа Президента РФ от 31 мая 1999 г. № 680) установил, что сведения, содержащиеся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 15 мая 1997 г. № 484.
К личному делу лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, приобщаются:
а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;
б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;
в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;
д) копии решений о присвоении государственных наград, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;
е) медицинское заключение установленной формы [77 В настоящее время форма медицинского заключения лица, замещающего государственную должность РФ или государственную должность федеральной государственной службы, не разработана. Форма медицинского заключения, например, разработана для претендентов на должность судьи (форма № 086-1(у)), см. Приложение 43.]
;
ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;
з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;
и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;
к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;
л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;
м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;
н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;
о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;
п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;
р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;
с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;
т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.
В личное дело вносятся также письменные объяснения лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.
Документы, приобщенные к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Учетные данные лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в машиночитаемом виде, которая обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования.
В обязанности кадровой службы федерального государственного органа, осуществляющей ведение личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, входит:
приобщение перечисленных выше документов к личным делам лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
обеспечение сохранности личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы;
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, в соответствии с Указом Президента РФ от 15 мая 1997 г. № 484;
предоставление сведений о доходах лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем им на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации в соответствии с Порядком предоставления сведений о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации, утвержденным Указом Президента РФ от 15 мая 1997 г. № 484 «О предоставлении лицами, замещающими государственные должности государственной службы и должности в органах местного самоуправления, сведений о доходах и имуществе»;
ознакомление лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, с документами их личных дел не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;
сообщение лицам, замещающим государственные должности Российской Федерации, об обращении общероссийского средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах этих лиц и имуществе, принадлежащем им на праве собственности.
Федеральные государственные служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел (формирование их копий) лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы, могут привлекаться в соответствии с законодательством Российской Федерации к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, и за иные нарушения Порядка ведения личных дел, установленного Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».
Этим же Указом Президента РФ установлено, что при назначении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, в другой федеральный государственный орган на другую государственную должность Российской Федерации или на государственную должность федеральной государственной службы, а также при назначении федерального государственного служащего на государственную должность Российской Федерации либо при его переводе на другую государственную должность федеральной государственной службы в другом федеральном государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы.
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, хранятся кадровой службой соответствующего федерального государственного органа в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей Российской Федерации, назначение на которые и освобождение от которых осуществляет Президент Российской Федерации по представлению Председателя Правительства Российской Федерации или Правительство Российской Федерации, хранятся кадровой службой аппарата Правительства Российской Федерации в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
На лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, личные дела хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.
Указ Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 не распространяется на порядок ведения личных дел судей федеральных судов, военнослужащих, лиц, проходящих государственную службу в федеральных государственных органах, сведения о сотрудниках которых относятся к государственной тайне, а также на иных лиц в соответствии с федеральными законами.
Правительством Российской Федерации, администрацией Президента Российской Федерации разрабатываются: положения о порядке хранения кадровой службой федерального государственного органа в машиночитаемом виде учетных данных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и государственные должности федеральной государственной службы; форма медицинского заключения, представляемого гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу.
Сведения о государственных служащих, в том числе о включенных в резерв на выдвижение на вышестоящие государственные должности государственной службы, вносятся в федеральный реестр государственных служащих и реестры государственных служащих субъектов Российской федерации.
Запрещено собирать и вносить в личные дела и реестры государственных служащих сведения об их политической и религиозной принадлежности, а также частной жизни.
Согласно ст. 65 ТК РФ запрещается также требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.
Личные дела и реестры государственных служащих ведутся в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Заметим, что порядок работы с личными делами не регламентирован общегосударственными нормативными документами, что исключает единообразие в их оформлении и ведении. Более того, как сложилось в кадровой практике, многие кадровые службы по своему усмотрению решают вопрос о том, какие документы (личные дела или только личные карточки) заводить на сотрудников различного уровня (ранга).
Как правило, личные дела ведутся на всех работников (руководителей, специалистов, материально ответственных лиц и т.п.). Первоначально в личные дела формируются документы, фиксирующие прием на работу, а впоследствии — все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности государственного служащего, работника организации, предприятия, фирмы.
Перечень документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от должности, на которую принят работник, в каком подразделении, службе он будет работать, какова специфика его трудовых обязанностей и т.п.
Наиболее целесообразный состав и порядок расположения документов при оформлении личного дела:
— внутренняя опись документов дела;
— анкета или личный листок по учету кадров [78 Анкета и личный листок по учету кадров выполняют одну и ту же функцию — информационную. Тем не менее разница между ними состоит в том, что бланк личного листка по учету кадров содержит перечень вопросов, касающихся более подробного раскрытия достижений работника в области научной, учебно-педагогической деятельности, и применяется при оформлении приема лиц на работу в образовательные, научно-исследовательские учреждения, конструкторские, изыскательские и другие организации.]
;
— дополнение к анкете или дополнение к личному листку по учету кадров;
— автобиография;
— копии документов об образовании;
— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);
— характеристика или рекомендательные письма;
— заявление о приеме на работу или трудовой договор;
— копия приказа о приеме на службу (работу).
В личное дело также включаются:
• список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);
• выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.
В дальнейшем в личное дело включаются документы:
• подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);
• характеризующие профессионально-деловые, нравственные и личные качества работника: характеристики, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, содержащие анкетные данные работника и краткое содержание его трудовой деятельности), листок учета краткосрочных зарубежных командировок (для лиц, характер работы которых связан с частыми служебными командировками за границу) и др.
Наиболее важными документами личного дела работника являются анкета, дополнение к анкете (личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку по учету кадров).
Анкета (личный листок по учету кадров) представляет собой единый лист (на 4 страницах), где содержится перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, участии в выборных органах, семейном положении и др. Бланк личного листка заполняется от руки (или на печатной машинке) самим работником при поступлении на службу (работу). С правой стороны бланка приклеивается фотокарточка работника (размер 6 на 4,5 см). При его заполнении используются следующие документы: паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат); документы об имеющихся изобретениях и др. Работник, заполняющий анкету (личный листок по учету кадров), на все поставленные вопросы должен давать полные прямые ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.
Работникам отдела кадров рекомендуется оказывать помощь работнику в составлении анкеты (личного листка по учету кадров), обращать внимание на некоторые графы этого документа, при заполнении которых нередко допускаются ошибки или неточности. Заполнение первых граф (1-5) [79 В некоторых образцах (бланках) анкет (личных листков но учету кадров) нумерация пунктов может не совпадать (Прим. авт.).]
, как правило, не вызывает затруднения, поскольку здесь указываются фамилия, имя, отчество, пол, год, число, месяц, место рождения, социальное происхождение.
Далее рассмотрим заполнение личного листка по учету кадров.
В графе 6 «Образование» должны применяться следующие формулировки: «высшее», «незаконченное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «начальное» в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника. Ниже указываются названия учебных заведений, которые окончил специалист, и их место нахождения, а также факультет или отделение, год поступления и год окончания или ухода из вуза (в этом случае указывается, с какого курса ушел), специальность, которую получил в результате окончания учебного заведения, номер диплома или удостоверения.
В графе 7 — «Какими иностранными языками и языками народов РФ владеете» — указывается, например: «немецкий», «английский» [80 Указывается степень владения иностранным языком: «читаю и перевожу со словарем»; «читаю и могу объясняться»; «владею свободно».]
.
В графе 8 — «Ученая степень, ученое звание» — указывается, например: «кандидат философских наук», «профессор».
В графе 9 — «Какие имеете научные труды и изобретения» — пишется полное название основных научных трудов и изобретений (если таковые имеются), например: «Развитие кадрового потенциала России» (монография, 2002 г., 15,5 п.л.).
На 2-й и части 3-й страницы в графе 10 — «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству)» — используются сведения о работе, как правило, отраженные в трудовой книжке. В том случае, если трудовая деятельность работника началась с обучения в высшем или специальном учебном заведении, в профессионально-техническом училище и т.п., то этот период отмечается в данной графе на основании других имеющихся документов (например, диплома).
Сюда вносятся и сведения о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью, нахождением на иждивении и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то следует указывать, с какого и по какое время он работал (месяц и год вступления и ухода) в каждой должности. Здесь же указывается местонахождение учреждения, организации, предприятия, где трудился ранее сотрудник.
На 3-й странице, в графе 11 — «Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)» — указываются месяц, год (с какого по какое время), страна и цель пребывания за границей.
В графе 12 — «Участие в центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных и др. выборных органах» — указываются местонахождение выборного органа, название выборного органа, название выборной должности, год избрания и окончания полномочий.
На 4-й странице, в графе 13 «Какие имеете государственные награды» указывается перечень наград, которые имеет работник, например: орден «Дружбы народов» (Указ Президиума Верховного Совета СССР от 24 апреля 1990 г.), 5 медалей.
В графе 14 — «Отношение к воинской обязанности и воинское звание» — указывается, например: «военнообязанный» [81 Кроме этого, могут указываться «военнослужащий», «невоеннообязанный», «призывник», «служащий таможенных органов».]
, «капитан запаса». Здесь же указываются состав (командный, административный, технический, преподавательский и т.д.), а также род войск (например, «ракетные войска»).
В графе 15 — «Семейное положение в момент заполнения личного листка» — указывается: женат (замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова), холост (не замужем), а затем перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (отец, мать, жена, муж, сын, дочь и т.д.), проживающие совместно с работником. При этом указываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи.
В графе 16 указывается полный домашний адрес (с индексом): например, 123456, Москва, ул. 8-я Соколиной горы, д. 24, корп. 3, кв. 125.
Указываются паспортные данные: паспорт, серия, №, когда и кем выдан.
Ниже ставятся дата заполнения (08 июня 2003 г.) и личная подпись (разборчиво) работника.
Отрицательные ответы в графах личного листка записываются без повторения вопроса, например: ученая степень, ученое звание — «не имею»; пребывание за границей — «не был» или (если был): «Франция (Париж) — декабрь 2001 г. — с целью стажировки» и т.п.
Работник кадровой службы, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, должен проверить полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Затем он предупреждает принятого на работу о том, что тот обязан о всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.д.) сообщать по месту работы в отдел кадров для внесения этих изменений в его личное дело.
В содержание анкеты (см. Приложение 37) входят некоторые дополнительные вопросы, отсутствующие в личном листке, например вопрос об изменении фамилии, имени, отчества и др. Ответы на вопросы анкеты формулируются аналогично ответам в личном листке по учету кадров. Анкета подписывается не только самим поступающим на работу, но и принимающим его работником кадровой службы после соответствующей сверки внесенных в нее сведений.
Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения анкеты или личного листка по учету кадров, отражаются в дополнении к анкете или дополнении к личному листку по учету кадров. Дополнение к личному листку по учету кадров включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела, каждый из которых имеет табличную форму.
В первом разделе фиксируются сведения о работе после заполнения личного листка (перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, со ссылками на решение об утверждении и об освобождении работника). В необходимых случаях в таблицу первого раздела включается также графа «Причина освобождения».
Во втором разделе помещают данные об изменениях учетных признаков работника после заполнения личного листка: образование, знание иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в заграничных командировках, участие в составе центральных, республиканских, краевых, областных, окружных, городских, районных выборных органов, награждение орденами и медалями, изменение места жительства и семейного положения, повышение квалификации.
Сведения об изменениях, вносимые в дополнение к личному листку по учету кадров, должны быть подтверждены соответствующими документами: а) об образовании и повышении квалификации — документами учебных заведений; б) о перемещениях по службе, поощрениях и взысканиях — приказами по личному составу; в) об изменении фамилии, имени, отчества, семейного положения — приказами по личному составу, изданными на основе документов органов ЗАГС об изменении паспортных данных; г) о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий — документами ВАК и т.д.
В кадровой практике установился порядок, при котором обязательным атрибутом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки помещаются на оборотной стороне листка и, как правило, состоят из следующей надписи:
«Личное дело проверено», дата и подпись.
Несмотря на то что вся текущая кадровая информация о работнике содержится в дополнении к личному листку по учету кадров, тем не менее кадровые службы некоторых организаций (учреждений, предприятий, фирм) включают в личные дела копии приказов (или выписки из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении, фамилии и т.д., хотя четких рекомендаций о хранении названных документов в личном деле нет.
В личные дела могут также вноситься перечень научных трудов (монографий, учебников, учебных, методических пособий, сборников, научных статей и т.п.), списки изобретений, рационализаторских предложений, открытий.
Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (в соответствии с Перечнем документов с указанием сроков хранения — 75 лет), в него не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, сведения о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, «вторые» экземпляры документов, а также различные черновики.
Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах), и ответственность за их ведение и сохранность непосредственно несет руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор по кадрам (менеджер по персоналу).
О прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации. В ряде случаев необходимо располагать информацией о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации. Этой регистрации подлежат:
а) граждане России, проходящие службу в органах внутренних дел; органах федеральной службы безопасности; органах внешней разведки; федеральных органах налоговой полиции; органах государственной налоговой службы; органах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий; органах и подразделениях службы судебных приставов органов юстиции; таможенных органах; органах государственной охраны; органах правительственной связи и информации; учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы Минюста России;
б) спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб и профессиональных аварийно-спасательных формирований Российской Федерации;
в) члены экипажей воздушных судов государственной, гражданской и экспериментальной авиации Российской Федерации (ст. 9 Федерального закона от 25 июля 1998 г. № 128-ФЗ «О государственной дактилоскопической регистрации в Российской Федерации») [82 Собрание законодательства РФ. 1998. № 31. Ст. 3806. ].
В соответствии со ст. 12.1 Федерального закона от 31 июля 1995 г. № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» подлежат обязательной государственной дактилоскопической регистрации государственные служащие органов исполнительной власти, занимающие государственные должности (Перечень должностей, на которых проходят службу граждане Российской Федерации, подлежащие обязательной государственной дактилоскопической регистрации, утвержден постановлением Правительства РФ от 6 апреля 1999 г. № 386 [83 Там же. 1999. № 15. Ст. 1828. ]);
сотрудники Государственной противопожарной службы (ст. 7 Федерального закона от 21 декабря 1994 г. № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» [84 Там же. 1994. № 35. Ст. 3649.]
).
Перечень должностей, на которых проходят службу граждане Российской Федерации, подлежащие обязательной государственной дактилоскопической регистрации, дан в Приложении 88.

1.4. Защита персональных данных работника

Согласно ст. 85 ТК РФ персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Основанием включения данной статьи в ТК РФ является положение Конституции РФ (ст. 23) о том, что каждый гражданин имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную, семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Реализация данного права обеспечивается ст. 24 Конституции РФ, устанавливающей, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются.
Кадровые службы используют различные формы получения, хранения, использования, обработки и передачи персональных данных работника.
Персональные данные работника могут быть получены как путем представления их работником, так и с письменного согласия работника из иных установленных законодательством источников. Причем работодатель не имеет права получать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Хранение персональных данных работника следует производить в порядке, исключающем их неправомерное использование (например, предоставление для ознакомления лицам, не имеющим к данным работникам непосредственного служебного отношения) или утрату.
Использование персональных данных работника допустимо только в соответствии со служебными целями.
Обработка персональных данных работника допускается только в соответствии с регламентом и удобством использования в служебных интересах, например, в целях формирования кадрового резерва, планирования карьеры сотрудников. Работодатель не имеет права обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
Передача персональных данных работника в другие государственные органы, организации, учреждения осуществляется только с согласия работника или в случаях, непосредственно предусмотренных законодательством.
Законодатель установил общие требования (ст. 86 ТК РФ), которые должны выполняться работодателем при обработке персональных данных работника, а также гарантии их защиты. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель (кадровые службы) и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
В то же время для лиц, занимающих определенные должности, получение такой информации является правомерным. Так, например, согласно ст. 3 Закона о статусе судей занимающий должность судьи не вправе быть депутатом, третейским судьей, арбитром, принадлежать к политическим партиям и движениям, осуществлять предпринимательскую деятельность, а также совмещать работу в должности судьи с другой оплачиваемой работой, кроме научной, преподавательской, литературной и иной творческой деятельности.
6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
10. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
Для защиты частной жизни, личной и семейной тайны работники не должны отказываться от своего права на обработку персональных данных только с их согласия, поскольку это может повлечь причинение морального, материального вреда.
Кроме того, работодатели, работники и их представители вырабатывают совместные меры защиты персональных данных работников, которые получают отражение в локальных нормативных актах организации (например, недопустимость хранения определенной информации о работниках на компьютерах, подключенных в единую информационную сеть, а также к тем информационным базам, к которым имеется свободный доступ).
Передача персональных данных работника. При передаче персональных данных работника работодатель согласно ст. 88 ТК РФ должен соблюдать следующие требования:
не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым работник должен быть ознакомлен под расписку;
разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя, работники согласно ст. 89 ТК РФ имеют право на:
— полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
— свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
— определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
— доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
— требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса РФ. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
— требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
— обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника (ст. 90 ТК РФ), устанавливается следующая. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Согласно ст. 137 У К РФ незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан, наказываются штрафом в размере от 200 до 500 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 2 до 5 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 500 до 800 минимальных размеров оплаты труда или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 5 до 8 месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет, либо арестом на срок от 4 до 6 месяцев.

Приказы по кадровым вопросам и порядок
ведения трудовых книжек

Практически каждый работник рано или поздно вступает в отношения с работодателем и кадровыми службами по поводу правильности внесения записей, основанных на изданных приказах (распоряжениях) по личному составу, в трудовую книжку на предмет: приема на работу, перевода в другую организацию (учреждение, на предприятие), увольнения, а также изменения неточно (или неправильно, ошибочно) сформулированных записей и т.п.
Действительно, нередко от записи в трудовую книжку нескольких слов зависят не только величина оклада, размер пенсии гражданина, но и — что особенно важно — его душевное состояние.
В свою очередь сами работники кадровых служб значительную часть времени расходуют на составление различного рода документов, справок, отчетов. К сожалению, во многих организациях (учреждениях, предприятиях) записи в трудовые книжки нередко осуществляются небрежно, без учета последствий, которые могут возникнуть у работника из-за неточностей в формулировках, фиксирующих особенности трудовых отношений.
Правильное составление и своевременное издание приказов и распоряжений по кадровым вопросам, а также четкое и аккуратное заполнение трудовых книжек являются важным условием обеспечения существующих трудовых прав и социальных гарантий работников.
Правильные формулировки в трудовых книжках особенно необходимы для точного исчисления трудового стажа работника, требуемого при назначении заработной платы, дополнительных выплат, пенсий, пособий и других надбавок к денежному содержанию.

2.1. Приказы (распоряжения)
по кадровым вопросам

Приказ (распоряжение) по личному составу — акт, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия), являющийся основным документом, упорядочивающим трудовой процесс, организацию работы с кадрами (управление персоналом), а также перемещение (движение, мобильность) кадров. Приказы (распоряжения) по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации (учреждения, предприятия), несмотря на то, что оформляются на одинаковых бланках.
Как правило, тексты приказов (распоряжений) по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «приказываю», что характерно для приказов по основной деятельности. Поэтому приказ (распоряжение) по личному составу непосредственно начинается с распорядительного действия:
«ПРИНЯТЬ» на работу (указываются установленный размер оплаты труда, т.е. оклад, надбавка, предусматриваемая индексация; тарифная ставка, а также при необходимости условия приема: «временно с __ по __», с испытательным сроком, его продолжительность — до трех месяцев, в отдельных случаях — до шести месяцев);
«НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ» на другую работу (указываются новая должность и подразделение, вид перевода, а для временных переводов — продолжительность, причина перевода — в полном соответствии с требованиями ТК РФ, при необходимости — изменение оплаты труда); «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК» (указываются его вид, продолжительность, дата начала и окончания); «КОМАНДИРОВАТЬ» (указываются дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия); «УВОЛИТЬ» (особо точное указание причины прекращения трудового договора, увольнения согласно соответствующим статьям ТК РФ).
Существуют индивидуальные (простые) и сводные (сложные) приказы (распоряжения) по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике (здесь содержатся, как правило, приказы о поощрениях и взысканиях сотрудников), в сводных — о нескольких работниках независимо от того, какие кадровые решения реализуются (прием, заключение трудового договора, перевод, изменение фамилии, прекращение трудового договора, увольнение и др.). Сводный приказ (распоряжение) не должен содержать информацию с разными сроками хранения.
Поэтому рекомендуется выделять приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков и командировании сотрудников. Эти приказы (распоряжения) имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, распоряжений (например о приеме, увольнении работников), хранящихся 75 лет. Пункты приказа (распоряжения) по личному составу должны быть сформулированы в строгом соответствии с требованиями ТК РФ и заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Постоянной информацией для любого кадрового приказа (распоряжения) является, как отмечалось, указание распорядительного действия («принять», «назначить», «перевести», «уволить»), а также фамилии, имени и отчества (полностью), должности и структурного подразделения, даты вступления в силу данного пункта приказа.
Проект приказа (распоряжения) по личному составу, как правило, согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Приказы (распоряжения) по личному составу подготавливают работники кадровой службы (в небольших организациях — работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства), а подписывает руководитель организации. Поскольку согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок, то соответственно каждый пункт сводного приказа (распоряжения) по личному составу, касающегося соответствующего работника, доводится до его сведения также под расписку (в отведенной для этой цели графе) в трехдневный срок.

Порядок оформления приема на работу
приказом (распоряжением)
В настоящее время договорное установление условий труда, как отмечалось выше, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации распространено в трудовых договорах, которые оформляются в письменном виде. Применение понятия «трудовой контракт», как уже отмечалось ранее, законодатель из употребления исключил с 1 февраля 2002 г. (с введением нового Трудового кодекса Российской Федерации).
Трудовой договор считается заключенным с момента, когда достигнуто соглашение обо всех его условиях.
Согласно ст. 68 ТК РФ прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения).
Как показывает практика, в приказах (распоряжениях) некоторых руководителей организаций не всегда указывается дата приема на работу. Если в приказе специально не оговаривается дата приема на работу, то днем начала работы считается день, оговоренный в трудовом договоре. Если же и в трудовом договоре этот день не был установлен, то днем начала работы является день (дата) издания приказа (распоряжения) о приеме на работу.
В зависимости от особенностей трудового договора приказы (распоряжения) о приеме на работу могут быть следующими.

ПРИКАЗЫ (РАСПОРЯЖЕНИЯ), ОФОРМЛЯЮЩИЕ ПРИЕМ
НА РАБОТУ ЛИЦ ПО ТРУДОВЫМ ДОГОВОРАМ [85 Далее приводятся варианты приказов (распоряжений) без указания должности руководителя, подписавшего приказ (распоряжение), а также без указания атрибутов «Ознакомление с приказом» и «Дата».]
















В соответствии с трудовым законодательством (п. 5 ст. 77 ТК РФ) работник может быть в письменной форме приглашен в организацию в порядке перевода из другой организации, прекратив с ней трудовой договор, как правило, по согласованию между работодателями. Приказ (распоряжение) о его приеме на работу на основе заключенного трудового договора может быть сформулирован следующим образом:

В ситуации оформления приказа (распоряжения) на работника, приглашенного в организацию в порядке перевода из другой организации по согласованию между работодателями, не может быть отказано в заключении трудового договора (приеме на работу) в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы (ч. 4 ст. 64 ТК РФ).
В случае отказа администрации принять такого работника он вправе обратиться в органы, рассматривающие трудовые споры граждан (профсоюзный орган, комиссию по трудовым спорам, суд), решением которых администрация может быть обязана заключить с приглашенным работником трудовой договор с первого рабочего дня, следующего за увольнением с предыдущей работы (если соглашением сторон не предусмотрено иное).
Как отмечалось, трудовой договор между работником и работодателем заключается на неопределенный срок, а также на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) — на время выполнения определенной работы, если иное не установлено Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами. Следует подчеркнуть, что заключение с работником срочного трудового договора на выполнение работы, которая носит постоянный характер, недопустимо, тем более, если такой договор ухудшает положение работника по сравнению с действующим законодательством. Приказ, основанный на срочном трудовом договоре, если он заключен в соответствии с требованиями ст. 58 ТК РФ, также должен воспроизводить основные правовые требования трудового законодательства по его оформлению.
Срочный трудовой договор в соответствии со ст. 59 Трудового кодекса РФ может заключаться по инициативе работодателя либо работника.

ПРИКАЗЫ (РАСПОРЯЖЕНИЯ), ОФОРМЛЯЮЩИЕ ПРИЕМ НА РАБОТУ ЛИЦ ПО СРОЧНЫМ ТРУДОВЫМ ДОГОВОРАМ

1. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лица для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы:

2. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц на время выполнения временных (до двух месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона):

3. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц, поступающих в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы:

4. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотии, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств:

5. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц, выполняющих трудовые функции в организациях Российской Федерации за границей:

6. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности организации (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также для проведения работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг:

7. Приказ (распоряжение) в отношении лиц, поступающих на работу в организации, созданные на заведомо определенный период времени или для выполнения заведомо определенной работы:



8. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее выполнение (завершение) не может быть определено конкретной датой:


9. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц, непосредственно связанных со стажировкой и профессиональным обучением работника:


10. Приказ (распоряжение) о принятии для обучения на соответствующий факультет лиц (студентов), обучающихся по дневным формам обучения:




















11. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц, работающих в данной организации по совместительству:


12. Приказ (распоряжение) о принятии на работу пенсионеров по возрасту, а также лиц, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением разрешена работа исключительно временного характера:


13. Приказы (распоряжения) о принятии на работу творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении произведений, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями профессий, утвержденными Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений:


14. Приказы (распоряжения) о принятии на работу научных, педагогических и других работников, заключивших трудовые договоры на определенный срок в результате конкурса, проведенного в порядке, установленном законом или иным нормативным правовым актом органа государственной власти или органа местного самоуправления:

15. Приказы (распоряжения) о принятии на работу лиц в случае избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, а также в политических партиях и других общественных объединениях:


16. Приказы (распоряжения) о принятии на работу руководителей, заместителей руководителей и главных бухгалтеров организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности:

17. Приказ (распоряжение) о принятии на работу лиц, направленных на временные работы органами службы занятости населения, в том числе на проведение общественных работ:

Далее приводится несколько вариантов приказов (распоряжений) о:

а) переводе на другую постоянную работу в той же организации по инициативе работодателя (изменение трудовой функции или изменение существенных условий трудового договора. Ст. 72 ТК РФ):

б) переводе на постоянную работу в другую организацию либо в другую местность вместе с организацией (допускается только с письменного согласия работника):
в) переводе (предоставлении другой работы) работника, нуждающегося в соответствии с медицинским заключением в переводе на другую имеющуюся работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. При этом требуется согласие работника.

г) переводе на более легкую работу беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до полутора лет:

д) переводе в связи с сокращением численности или штата работников, а также в связи с реорганизацией учреждения:



ПРИКАЗЫ (РАСПОРЯЖЕНИЯ), ОФОРМЛЯЮЩИЕ
РАСТОРЖЕНИЕ ТРУДОВЫХ ДОГОВОРОВ И УВОЛЬНЕНИЕ
РАБОТНИКОВ

а) приказы (распоряжения) об увольнении в связи с расторжением трудовых договоров по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ):

б) приказы (распоряжения) об увольнении в связи с расторжением трудовых договоров по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ):

Информация, содержащаяся в приказах (распоряжениях) по личному составу, заносится в трудовую книжку.


2.2. Трудовые книжки: порядок ведения и оформления записей по фактам прохождения государственной службы, замещения работниками должностей

В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановлением от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» [86 См.: Российская газета. 2003. 22 апреля. № 77.] утвердило новую форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Трудовые книжки нового образца вводятся в действие с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца (утверждены Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Госкомтрудом СССР от 20 июня 1974 г., постановление Госкомтруда СССР «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек» от 31 марта 1987 г.) действительны и обмену на новые не подлежат.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной.
Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.
Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.
Оформление трудовой книжки [87 Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социального развития Российской Федерации.]
работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи в трудовой книжке производятся без каких либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке [88 Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике.]
, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.
При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.
При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:
а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.
Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном Правилами ведения и хранения трудовых книжек.
При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать учреждения, предприятия.
Образец заполнения титульного листа трудовой книжки

На последующих страницах трудовой книжки запись начинается с написания от руки наименования учреждения (или проставляется штамп государственного органа (или другой организации), например, «Аппарат Правительства Российской Федерации», «Министерство труда и социального развития РФ», «Московский государственный социальный университет», ОАО «Электрон», фирма «ПлэйСтофф»).
Если учреждение изменило свое название, то делается запись отдельной строкой (например: «Российская академия управления с 06.06.94 г. переименована в Российскую академию государственной службы при Президенте Российской Федерации»).
В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 — дата приема (09.06.2003), в графе 3 — указание действия и должность (принят на должность главного специалиста; уволен по расторжению трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию); переведен на должность начальника отдела информации), в графе 4 — основание (приказ от 09.06.2003 [89 До 2000 г. — дата «год» указывалась двумя последними цифрами (например, «95», «98», «99»), с 2000 г. указываются четыре цифры («2000», «2001», «2002» и т.д.).]
№ 15 л/с или № 15-к).
Все записи должны точно соответствовать приказам (распоряжениям) о приеме, переводе или увольнении. При неправильной записи или допущенной мелкой неточности (например, ошибка в дате приема на работу) исправление оговаривается и заверяется подписью должностного лица (начальника отдела кадров) и печатью.
Образец заполнения раздела «Сведения о работе» новой трудовой книжки

Серия и номер




(10 разворотов)
СВЕДЕНИЯ 0 РАБОТЕ





№ записи
Дата


Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число
месяц
год


1
2


3
4

1

09

06

1991
Министерство труда РФ
Принят на должность консультанта в отдел кадров Департамента государственной службы и кадров
Приказ (распоряжение) от 09.06.91 № 12 л/с
2
03
05
1995
Переведен на должность советника отдела информации Департамента оценки занятости
Приказ (распоряжение) от 03.05.95 № 28 л/с
3

15

12

1999

Переведен на должность заместителя начальника отдела информации Департамента анализа и информации трудовых
ресурсов
Приказ (распоряжение) от 15.12.99 № 46 л/с

4
05
10
2003
Уволен в связи с расторжением трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию), ст. 80 ТК РФ
Приказ (распоряжение) OT05.10.2003 № 49 л/с
Начальник отдела кадров И.О. Фамилия
(подпись)
М.П.





После внесения очередной записи в трудовую книжку ответственный работник кадровой службы знакомит с ней владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», вводится вкладыш к ней.
В соответствии со ст. 524 Перечня документов с указанием сроков хранения невостребованные трудовые книжки хранятся не менее 50 лет. С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в отделе кадров в специальных сейфах.
В трудовую книжку работника вносятся записи только о постоянных назначениях, переводах, перемещениях работников.
Рассмотрим некоторые варианты записей, которые следует заносить в трудовую книжку работника.
1. При заключении трудового договора.
В трудовой книжке делается следующая запись о приеме на работу сотрудника:


16.09.2003
Назначен в отдел персонала Департамента кадровой политики и подготовки персонала финансово-промышленной группы «Интеррос» на должность консультанта.
Приказ от 16.09.2003 № 29-к

или

12.08.2003
Принят в программно-аналитический отдел Министерства природных ресурсов Российской Федерации на должность ведущего специалиста.
Приказ от 12.08.2003 № 12-л/с

В трудовой книжке в соответствии со ст. 93 ТК РФ отметка о работе с неполным рабочим временем не делается.
2. При расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию), ст. 80 ТК РФ.
Право работника расторгнуть трудовой договор по собственной инициативе (собственному желанию) предусмотрено в ст. 80 ТК РФ. Работники имеют право расторгнуть трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, предупредив об этом работодателя (администрацию) в письменной форме за две недели. Факт прекращения (расторжения) трудового договора по инициативе работника оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.
В трудовой книжке об увольнении по инициативе работника (по собственному желанию) делается запись:

18.05.2003
Уволен с должности оператора узла связи по собственному желанию, ст. 80 ТК РФ.
Приказ от 18.05.2003 № 20-к

При прекращении (расторжении) трудового договора по уважительной причине (перевод мужа или жены на работу в другую местность, болезнь, препятствующая продолжению работы, необходимость ухода за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения), необходимость ухода за детьми и др.) в трудовой книжке должна быть сделана запись об этой конкретной причине:

18.05.2003
Уволена с должности методиста детского сада № 6724 «Сказка» по собственному желанию в связи с переводом мужа-военнослужащего в другую местность, ст. 80 ТКРФ.
Приказ от 18.05.2003 № 22-к

При расторжении срочного трудового договора в связи с истечением срока в трудовую книжку делается запись:

12.03.2003
Уволен с должности механика-водителя в связи с окончанием срока трудового договора, ст. 79 ТК РФ.
Приказ от 12.03.2003 № 10-к

3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя (ст. 81 ТК РФ).
Например, в трудовой книжке делаются следующие записи в случаях:
1) ликвидации организации:

05.03.2003
Уволен с должности эксперта отдела рекламы в связи с ликвидацией организации ОАО «Зенит», п. 1 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 05.03.2003 № 13-к

2) сокращения численности или штата работников организации:

09.06.2003
Уволен с должности инженера по ремонту в связи с сокращением численности или штата работников организации, п. 2 ст. 81 ТКРФ.
Приказ от 09.06.2003 № 23-к

3) несоответствия работника занимаемой
должности или выполняемой работе вследствие: а) состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением; б) недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации:
а)
14.05.2003
Уволен с должности археолога в связи с состоянием здоровья в соответствии с медицинским заключением, подп. «а» п. 3 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 14.05.2003 № 17-к

б)
16.05.2003
Уволен с должности диспетчера электромеханической службы в связи с недостаточной квалификацией, подтвержденной результатами аттестации (протокол заседания аттестационной комиссии № 4 от 14.05.2003 г.), подп. «б» п. 3 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 16.05.2003
№ 18-к

4) смены собственника имущества организации (в отношении руководителя организации, его заместителей и главного бухгалтера);

24.05.2003
Уволен с должности главного бухгалтера в связи со сменой собственника имущества организации, п. 4 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 24.05.2003 № 20-к

5) неоднократного неисполнения без уважительных причин трудовых обязанностей и имеющий ранее дисциплинарное взыскание:

29.05.2003
Уволен с должности механика участка в связи с неоднократным неисполнением без уважительных причин трудовых обязанностей, имеющий ранее дисциплинарное взыскание («выговор» от 21.02.2003 г.), п. 5 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 29.05.2003 № 21-к

6) однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей:
а) прогула (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня):

30.05.2003
Уволен с должности ведущего специалиста отдела персонала в связи с однократным грубым нарушением трудовых обязанностей (отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня), подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 30.05.2003 № 23-к

б) появления на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения:

31.05.2003
Уволен с должности программиста отдела в связи с появлением на работе в состоянии алкогольного опьянения, подп. «б» п. 6 ст. 81ТК РФ.
Приказ от 31.05.2003 № 24-к

в) разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей:

03.06.2003
Уволен с должности начальника отдела маркетинга в связи с разглашением охраняемой законом коммерческой тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 03.06.2003 № 26-к

г) совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты, умышленного его уничтожения или повреждения, установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением органа, уполномоченного на применение административных взысканий:
06.06.2003
Уволен с должности коммерческого директора в связи с совершением по месту работы хищения чужого имущества, установленного вступившим в законную силу приговором суда, подп. «г» п. 6 ст. 81 ТКРФ.
Приказ от 06.06.2003 № 27-к

д) нарушения работником требований по охране труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий:

08.06.2003
Уволен с должности инспектора по охране труда в связи с нарушением требований по охране труда, повлекшим за собой несчастный случай на производстве — тяжелую травму сотрудника, подп. «д» п. 6 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 08.06.2003 № 29-к

7) совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя:

10.06.2003
Уволен в связи с совершением виновных действий, повлекших утрату доверия со стороны руководителя организации, п. 7 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 10.06.2003 № 32-к

8) совершения работником, выполняющим воспитательные функции, аморального проступка, несовместимого с продолжением данной работы:

13.06.2003
Уволен в связи с совершением аморального проступка, несовместимого с продолжением работы по выполнению воспитательных функций, п. 8 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 13.06.2003 № 33-к

9) принятия необоснованного решения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями и главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации:

15.06.2003
Уволен в связи с принятием необоснованного решения, повлекшего за собой хищение имущества филиала организации, п. 9 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 15.06.2003 № 34-к

10) однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей:

19.06.2003
Уволен в связи с однократным грубым нарушением руководителем представительства организации своих трудовых функций, п. 10 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 19.06.2003 № 36-к

11) представления работником работодателю подложных документов или заведомо ложных сведений при заключении трудового договора:

21.06.2003
Уволен с должности эксперта в связи с представлением подложного документа (трудовой книжки) при заключении трудового договора, п. 11 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 21.06.2003 № 38-к

12) прекращения допуска к государственной тайне, если выполняемая работа требует допуска к государственной тайне:

29.06.2003
Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, требующегося для исполнения служебных обязанностей, п. 12 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 29.06.2003 № 41-к

13) предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации:

09.07.2003
Уволен с должности генерального директора в связи с неоднократным невыполнением решения собрания акционеров ОАО «Сибмаш», п. 13 ст. 81 ТК РФ.
Приказ от 09.07.2003 № 51-к

При прекращении государственной службы работником государственного органа в трудовой книжке производятся, например, следующие записи:
1. В связи с выходом государственного служащего на пенсию по достижении им предельного возраста. При этом государственный служащий считается находящимся в отставке с сохранением при этом присвоенного ему квалификационного разряда:

08.08.2003
Уволен с должности советника отдела в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, подп. 1 п. 2 ст. 25 Федерального закона № 119-ФЗ «Об основах государственной службы РФ» (31.07.95 г.).
Распоряжение администрации Президента РФ от 08.08.2003 № 148

2. В связи с прекращением гражданства Российской Федерации:

18.08.2003
Уволен с должности консультанта отдела в связи с прекращением гражданства Российской Федерации в соответствии с указом Президента Российской Федерации от «__»___ 2003 г. №__ , согласно подп. 2 п. 2 ст. 25 Федерального закона № 119-ФЗ «Об основах государственной службы РФ» (31.07.95 г.).
Распоряжение администрации Президента РФ от 18.08.2003 № 166

3. В связи с несоблюдением обязанностей и ограничений, установленных для государственного служащего Российской Федерации федеральным законодательством:
28.08.2003
Уволен с должности консультанта отдела в связи с несоблюдением обязанностей и ограничений, установленных для государственного служащего, подп. 3 п. 1 ст. 11 (занятие предпринимательской деятельностью) Федерального закона № 119-ФЗ «Об основах государственной службы РФ» (31.07.95 г.).
Распоряжение аппарата Правительства РФ от 28.08.2003 № 199-р

4. В связи с разглашением сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну:

12.09.2003
Уволен с должности советника отдела в связи с разглашением охраняемых Законом РФ от 21.07.93 г. № 5485-1 «О государственной тайне» сведений, ставших известными в связи с исполнением служебных обязанностей, подп. 4 п. 2 ст. 25 Федерального закона № 119-ФЗ «Об основах государственной службы РФ» (31.07.95г.).
Распоряжение администрации Президента РФ от 12.09.2003 № 194

Немалые сложности, по мнению многих работников кадровых служб, вызывает вопрос о последнем дне работы, дата которого вносится в трудовую книжку. Здесь возникает немало ошибок, споров и ситуаций, требующих уточнений.
Допустим, работник расторгает трудовой договор по собственной инициативе (собственному желанию) и увольняется с 5 мая 2003 г., а фактически последний день работы был 30 апреля, поскольку дни с 1 по 4 мая являются нерабочими. В этом случае в соответствии с п. 2.26 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях «днем увольнения считается последний день работы», в данном случае день увольнения, т.е. 5 мая 2003 г. Именно эта дата и должна быть занесена в трудовую книжку как последний день работы. Работнику достаточно прийти на работу 5 мая, чтобы получить трудовую книжку, и этот день будет считаться его «последним днем работы».
Как отмечалось выше, в тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, заполняется вкладыш трудовой книжки. Вкладыш — документ, являющийся дополнением к трудовой книжке работника.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией учреждения (предприятия) в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным. О выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.
Действительными являются трудовые книжки и вкладыши к ним нового или старого (установленного в 1938 г.) образца. При необходимости дополнения трудовой книжки выдается вкладыш нового образца независимо от того, новую или старую трудовую книжку имеет работник.
В трудовую книжку или вкладыш вносятся записи на основании приказа о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении.
Отдел кадров (администрация) организации (учреждения, предприятия) обязан о каждой записи проинформировать владельца трудовой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке формы № Т-2, в которой должна быть повторена точная формулировка из трудовой книжки (вкладыша).
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается работодателем. При утрате трудовой книжки работника организацией по причинам стихийного бедствия или по другим причинам стоимость испорченных бланков оплачивается организацией.
Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Отделом кадров или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета.

3. Оформление и выдача кадровыми службами справок работникам (персоналу) организаций (учреждений)

Различные организации для упорядочения своей деятельности требуют от своих сотрудников (клиентов) представления справки с места работы.
Статья 62 ТК РФ предусматривает обязательность выдачи работникам по их письменному заявлению справок с места работы. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Право на получение копий документов и таких справок имеют и бывшие работники организаций. Подчеркивается, что администрация обязана выдать работнику по его просьбе справку о работе в данной организации (на предприятии, в учреждении) с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы.
Большинство обращений работников, как показывает практика, касаются получения сведений с места работы, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работника. Они составляются работниками кадровых служб на бланке организации (учреждения, предприятия) формата А-5. В отдельных случаях отделы кадров могут выдавать своим сотрудникам и другие формы справок.

Образец справки с места работы

















Форма бланка справки А-5 включает адрес организации (учреждения, предприятия) и стандартный (трафаретный) текст. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место представления справки в именительном падеже (например, Комитет труда и занятости Правительства г. Москвы). В справке подпись главного бухгалтера ставится только в том случае, если в нее вносятся сведения о зарплате работника. Справки с места работы, не заверенные печатью организации, не действительны.

4. Порядок формирования, подготовки и сдачи документов кадровых служб в ведомственный или государственный архив

Документы кадрового делопроизводства хранятся определенное время в учреждении и в дальнейшем либо уничтожаются, либо сдаются в установленном порядке на длительное архивное хранение. Отбор документов на хранение или уничтожение не является произвольным. Он основывается на результатах проведения экспертизы важности документов.
В крупных учреждениях ежегодно проводится экспертиза документов кадровой службы постоянного и временного сроков хранения. Документы отбирает постоянно действующая экспертная комиссия учреждения, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел учреждения.
Государственные архивы взаимодействуют и с современными коммерческими структурами на договорной основе в соответствии с Примерным договором между учреждением государственной архивной службы РФ и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 16 декабря 1991 г. № 4/1003).
Кадровые документы (документы кадровой службы), как и другие документы и дела организации, подразделяются на документы постоянного и временного хранения.
К кадровым документам (документам кадровой службы) постоянного срока хранения относятся: учредительные документы организации (устав, договор и др.), штатное расписание организации.
К документам кадровой службы временного (до 10 лет и свыше 10 лет) срока хранения относятся:
— должностные инструкции работников (3 года после замены новыми);
— приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях, поощрениях, премировании, длительных командировках (75 лет);
— приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках (3 года);
— решения, распоряжения, инструкции, приказы вышестоящих (местных) органов власти по общеорганизационным и кадровым вопросам (по мере надобности);
— докладные записки сотрудников по кадровым вопросам, представляемые руководству (5 лет);
— документы, являющиеся основанием для приказов по личному составу: заявления, справки, докладные записки и др. (3 года);
— личные дела (75 лет);
— личные карточки работников, форма № Т-2 (75 лет);
— книга учета приема, перемещения, увольнения работников (75 лет);
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет);
— невостребованные трудовые книжки (50 лет);
— книга учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним (50 лет);
— журнал учета командировок (3 года);
— журнал учета зарубежных командировок (5 лет);
— журнал учета выдачи командировочных удостоверений (3 года);
— переписка об оформлении зарубежных командировок (5 лет);
— журнал учета отпусков (3 года);
— журнал учета выдачи справок с места работы (3 года).
Кадровые документы постоянного срока хранения подлежат проверке специальной экспертной комиссией на основании номенклатуры дел организации. Кадровые документы постоянного срока хранения просматриваются полистно, из них изымаются дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно отбираются кадровые документы и дела временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения.
По результатам деятельности экспертной комиссии составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Документы, дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января текущего года. Например, кадровые документы с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2000 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2004 г.
Кадровые документы (дела) могут быть уничтожены только после того, как описи на документы кадровой службы постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив учреждения. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии учреждения и согласовываются с ведомственным архивом.
Законченные делопроизводством кадровые документы постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения после окончания календарного года, в котором они были оформлены, подготавливаются к передаче в ведомственный архив. Предар-хивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.
Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Полностью или частично дела оформляются в зависимости от сроков хранения документов. Кадровые документы постоянного хранения подлежат полному оформлению, временного хранения — частичному. Полное оформление предусматривает:
— перегруппировку документов дела в прямой логической последовательности с января по декабрь (взамен обратной хронологической последовательности с декабря по январь, возникающей при формировании дел в течение года);
— нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;
— составление заверительной надписи дела;
— подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности учреждения, личные дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов необходимо также составлять на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
На обложке кадровых документов (дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
Для упорядочения, систематизации и закрепления перечня заголовков кадровых документов составляется опись в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий остается в качестве контрольного экземпляра в учреждении. На кадровые документы постоянного и долговременного сроков хранения составляются отдельные описи.
Кадровые документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не положено нумеровать, заверительные надписи не составляют, не следует производить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
В небольших по штатной численности учреждениях, организациях, предприятиях чаще всего отсутствуют ведомственные архивы. В этом случае обязанности архивариуса совмещает работник кадровой службы (секретарь руководителя), отвечающий за сохранность всей документации учреждения и своевременную сдачу ее в государственный архив.
Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях прекращения деятельности или нестабильности деятельности учреждения, отсутствия условий для хранения документов, желания самого учреждения [90 См.: Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов: Методические рекомендации. М., 1993. С. 28.]
.

Формирование дел, передача их в архив, использование
архивных документов

Ниже представлена наиболее строго выверенная система формирования дел, готовящихся для передачи в архив, действующая в Министерстве юстиции Российской Федерации. Этот порядок относится и к документам кадрового делопроизводства. Согласно приказу министра юстиции Российской Федерации от 28 июня 2001 г. № 191 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации» утвержден следующий порядок составления и утверждения номенклатуры дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел структурных подразделений министерства с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. В центральном архиве министерства используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Сводная номенклатура дел министерства составляется департаментом делопроизводства на основе номенклатуры дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурных подразделений на предстоящий календарный год составляется до 15 ноября текущего года и после согласования с департаментом делопроизводства подписывается руководителями этих подразделений.
Сводная номенклатура дел министерства, предварительно одобренная центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации и утверждается приказом министерства. Внесение изменений в сводную номенклатуру дел допускается в том же порядке, что и при ее составлении.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел министерства за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды и состав.
Названиями разделов номенклатуры дел министерства являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел департамента делопроизводства.
После утверждения сводной номенклатуры дел министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов.
Заголовки дел. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы министерства, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, общественных комитетов и т.д.), справочные и контрольные картотеки, личные дела.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».
Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в такой последовательности:
название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);
название министерства или структурного подразделения;
краткое содержание документов дела. Заголовок может быть дополнен следующими элементами:
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
название территории, с которой связано содержание документов дела;
даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;
указание на составление дела из копий документов (если в деле подшиты копии).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Пример: «Документы, представляемые структурными подразделениями руководству (доклады, обзоры, сводки, справки)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Пример: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства» .
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.
Пример: «Протоколы аттестационной комиссии министерства».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.
Пример: «Переписка с территориальными органами и учреждениями Министерства юстиции Российской Федерации об организации курсов повышения квалификации работников».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.
Пример: «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам о взаимной правовой помощи и обмена опытом работы».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Пример: «Переписка с Минимуществом России о страховании зданий».
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Требования к заполнению формы
номенклатуры дел

Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.
Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Пример: 10-05; 11-05; 12-05 и т.п., где 05 является заголовком дела — «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению».
Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию.
Пример: «Законодательные акты, нормативные правовые акты Президента Российской Федерации, законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, органов местного самоуправления».
«Приказы, распоряжения Министерства (присланные для сведения)». Срок хранения — до минования надобности (ДМН).
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — 5 томов.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечням или согласованный с Госархивом срок хранения.
Пример: 12-05 «Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных органов государственной власти Российской Федерации; документы (заключения, справки и др.) по их выполнению» — постоянно, ст. 11 ТП (Типовой перечень).
В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое министерство для продолжения и др.
Пример: «Кодификационные картотеки по законодательным актам и другим нормативным документам (приказам, инструкциям и т.п.)» — на государственное хранение не передаются. Хранятся в организации, в том числе в электронной форме (базы данных — справочные, полнотекстовые).
«Договоры (контракты)...». Подлежит уничтожению в 2001 г. после истечения срока действия договора.
«Номенклатура дел департамента» — переходящее, ведется с 1998 г. и т.п.
В этой же графе при переносе информации с традиционного бумажного носителя на электронный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа и дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

Основные требования
к формированию дел

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.
Дела в министерстве формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство .
Контроль за правильным формированием дел в министерстве осуществляется работниками центрального архива министерства.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
— документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
— помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
— группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— дело должно содержать не более 250 листов. Документы внутри дела располагаются в хронологической вопросно-логической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту корреспондентов.

Группировка отдельных категорий
документов

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Помещаются они непосредственно за соответствующими приказами (распоряжениями). Если же положения, инструкции утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Протоколы заседаний коллегии располагаются в хронологическом порядке по номерам. К ним группируются материалы заседаний коллегии.
Утвержденные планы, отчеты и материалы к ним группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию (например, отчеты за 1997 г. должны быть отнесены к делам 1997 г., хотя они и составлены в 1998 г.).
Лицевые счета служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещается за документом-запросом.
При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Экспертиза ценности документов

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
Функции и права центральной экспертной комиссии министерства, а также организация ее работы определяются положением о ЦЭК, которое утверждается приказом министерства по согласованию с Росархивом.
Экспертиза ценности документов в министерстве проводится при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению и т.д.
Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях. При ежегодном проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих уничтожению, сроки которых истекли.
Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел структурного подразделения (выписки из сводной номенклатуры) путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в центральный архив министерства в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как: «до минования надобности (ДМН)», «при условии проведения (завершения) ревизии» и т.п.

Оформление результатов
экспертизы ценности документов

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению проводятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Одобренные ЦЭК акты утверждаются руководством министерства только после согласования с ЦЭПК Государственного архива Российской Федерации описей дел постоянного хранения. После этого министерство имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1996 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 г., с пятилетним сроком хранения — не ранее 1 января 2002 г.
Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом «ДСП» определяется соответствующими инструкциями.

Оформление дел

Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится работниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем центрального архива министерства.

Полное или частичное оформление дел

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов в деле;
— составление заверительной надписи дела;
— составление внутренней описи документов дела;
— внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них в скоросшиватель. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела.
Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Составление
заверительной надписи дела

Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела.
Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутренней стороне обложки дела.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Составление
внутренней описи документов дела

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты внутренней описи, и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Оформление обложки дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:
— наименование министерства;
— наименование структурного подразделения;
— индекс дела;
— номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
— заголовок дела;
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле;
— срок хранения дела.
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже. Официально принятое сокращенное наименование указывается в скобках после полного наименования.
Пример: Министерство юстиции Российской Федерации (Минюст России).
При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения, а прежнее заключается в скобки.
Пример: Департамент делопроизводства (Департамент управления и контроля).
Заголовок дела на обложке переносится из сводной номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Российской Федерации. В необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.п.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Пример: «Перспективный план развития... до 2005 года.
Том. 1. Кадровая служба».
«Перспективный план развития... до 2005 года.
Том. 2. Права работника при заключении трудового договора».
В заголовках дел указывается содержание в них копий документов.
Пример: «Правовые акты федеральных органов государственной власти». Копии.
«Приказы, распоряжения министерства». Копии.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Дата дела. На обложке дела обязательно указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы (например, положения, номенклатура дел и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за... год(ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках дел.
Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Пример: 10 мая 2003 г.
Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его по перечню документов с указанием сроков их хранения.

Составление
и оформление описей дел

На все завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящими требованиями, составляются описи дел.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом
справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Описи составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела временного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу.

Составление описей
дел структурного подразделения

В каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно работником, ответственным за ведение делопроизводства.
При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые внесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

Передача дел в
центральный архив министерства

В архив министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче не подлежат, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
При подготовке структурным подразделением дел к передаче в архив министерства работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел министерства. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются работниками структурного подразделения министерства.
Прием каждого дела производится заведующим архива министерства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи заведующего архивом министерства и лица, передавшего дело.
Вместе с делами в архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
В случае исключения из структуры министерства структурного подразделения либо изменения его структуры работник, ответственный за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному распоряжением министерства.
Дела в центральный архив доставляются сотрудниками структурных подразделений увязанными в связки.

Оперативное
хранение и использование документов

С момента заведения и до передачи в центральный архив министерства дела хранятся по месту их формирования — в структурных подразделениях.
Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства департамента делопроизводства. На выданное дело заводится карта — заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя департамента делопроизводства с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинного дела.

5. Списание и уничтожение документов кадрового делопроизводства

В процессе работы с документами кадровой службы нередко возникают случаи их неправильного оформления. Наиболее часты случаи ошибочного заполнения трудовых книжек, вкладышей к ним и др. Для рассмотрения вопросов о степени непригодности документов и необходимости их списания приказом по учреждению создается специальная комиссия. Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей к ним вносятся в специальный акт, где цифрами и прописью указывается количество испорченных бланков за определенный период времени (как правило, за истекший год). Списанные бланки подлежат уничтожению, о чем непосредственно указывается в акте.
Акт утверждается руководителем организации (учреждения, предприятия) и подписывается членами комиссии, в которую входят представители отдела кадров и администрации учреждения, предприятия.

Наименование УТВЕРЖДАЮ
Организации Руководитель организации
____________И.О. Фамилия
(подпись)
00.00.2003
АКТ
списания и уничтожения испорченных бланков
трудовых книжек и вкладышей к ним
(вариант)

00.00.2003 № __ г. Москва

Нами __________________________________________________________________
(перечисляются должности, фамилии, инициалы членов комиссии
________________________________________________________________________
по списанию и уничтожению бланков)

составлен акт о том, что за период с__________________ по ____________________
на ______________________________________________________________________
(полное наименование организации)
испорчено _______________________________________________________________
(подробная причина порчи)
_____________________________________________________штук бланков трудовых
книжек ___________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
которые «___»___________ 200__ г. уничтожены путем сожжения.

Председатель комиссии ____________________ И.О. Фамилия
(подпись)

Члены комиссии ____________________ И.О. Фамилия
(подпись)
____________________И.О. Фамилия
(подпись)


6. Некоторые направления совершенствования делопроизводственного процесса в организациях
Бюрократическая структура любой организации — сложная система компонентов, взаимосвязей, технологий, нормативов и т.д., задающих и обеспечивающих ее функционирование. Без четко отлаженного бюрократического хозяйства сегодня немыслима нормальная работа ни одной официально зарегистрированной структуры. В ряде стран даже существует специальная система знаний — бюротика, определяющая рациональность делопроизводственной функции компаний, фирм, банков.
Делопроизводственная сторона функционирования организации — система средств современного интегрированного делопроизводства, включающая все информационные, документационные процессы функционирования государственного органа, предприятия, учреждения, компании, фирмы в их совокупности.
Делопроизводство охватывает решение вопросов, связанных с систематизацией, структуризацией, интеграцией массивов архивной и текущей составляющих экономической (деловой, производственной), кадровой, социальной, хозяйственной информации.
Современные бюротические технологии непосредственно обеспечивают создание интегрированной системы управления массивами кадровой информации
(документации). Данная система содержит нормативно-правовую и методическую базу бумажного и электронного документооборота, включающего управленческие, организационно-распорядительные, кадровые, информационные и другие делопроизводственные правила и технологии, а также вопросы автоматизации, секретности и конфиденциальности в кадровой работе, контроля в системе делопроизводства, порядка ведения дипломатической переписки в международных отношениях, соблюдения языковых требований к оформлению служебных документов и др. Ее составной частью является использование техники применения и контроля электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
Внедрение бюротических технологий в функционирование органов власти, управленческой и кадровой сфер рационализирует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных о кадрах, а также традиционные виды кадровых справочников для обеспечения поиска информации о руководителях, сотрудниках аппаратов государственных органов власти РФ, государственных органов власти субъектов РФ, видных представителях отечественного крупного бизнеса и финансового менеджмента (политической элиты, бизнес-элиты, банковской элиты) и т.д.
Бюротические правила также предполагают внедрение в организацию работы персонала мер предупреждения вредных воздействий на здоровье человека информационных и телекоммуникационных видов техники. С внедрением в систему государственного управления новых средств коммуникации на основе бюротических и информационных технологий между руководителями и исполнителями устанавливаются более эффективное профессионально-деловое взаимодействие, комфортный социально-психологический контакт между сотрудниками, гражданами, нуждающимися в получении необходимой информации о деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, а также организаций иных форм собственности.
Например, действующие информационно-аналитические системы (например, информационные сайты «Президент Российской Федерации» в международной сети Интернет, подсистема Интранет, функционирующая в структуре Совета Федерации ФС РФ, подсистемы «АСУ-Кадры» информационных систем организаций народного хозяйства, другие информационные системы государственных органов власти) способствуют открытости деятельности государственных органов, системной и эффективной организации работы кадровых служб в вопросах оперативного получения, анализа, обобщения, хранения и использования кадровой информации (документации по управлению персоналом), ведения кадрово-делопроизводственного хозяйства, защиты персональных данных работников.
В ряде компаний создаются доступные руководителям и работникам кадровых служб банки управленческой кадровой информации — репозитарии (хранилища) кадровых технологий. Они являются базой для построения корпоративного портала — единого окна предоставления информации о технологиях принятия эффективных управленческих решений, технологиях эффективного управления персоналом. Теперь каждый руководитель, сотрудник кадровой службы может думать и предлагать новые эффективные управленческие, кадровые решения, способы поддержки таких решений.
Аналогичные подвижки отмечены в деятельности многих организаций государственного и негосударственного секторов управления, экономики, научной и социальной сфер.

































ГЛАВА 5
АТТЕСТАЦИЯ: МЕТОДИКА ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ОЦЕНКИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТНИКА

1. Цели и задачи оценки и аттестации работников, кадров государственной
службы.
2. Правовые основы аттестации. Состав и компетенция аттестационной
комиссии.
3. Порядок подготовки и проведения аттестации.

<<

стр. 3
(всего 12)

СОДЕРЖАНИЕ

>>