<<

стр. 6
(всего 7)

СОДЕРЖАНИЕ

>>




На закладке «Параметры» нужно указать планируемые способы оплаты для гостей и для контрагента. Эти
способы оплаты будут автоматически устанавливаться при дальнейшей выписке счетов и актов об оказании услуг.
На закладке «Доп. инфо» можно указать любую информацию по размещению. Если включить флажок «Сообщать
доп. инфо при продлении/переселении», то при продлении или переселении гостя портье будет принудительно
показан текст доп. инфо. Эта возможность позволяет оставлять сообщения для будущих смен портье. При
выполнении процедуры продления/переселения новый портье гарантированно прочитает это сообщение.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) предназначена для сохранения и проведения документа. Кнопка «Закрыть» (F12)
позволяет закрыть документ без сохранения изменений.
Для подбора номеров в таблицу нового документа можно пользоваться формой группового подбора номеров,
которая вызывается по кнопке «Номера» (F6). Эта форма может открываться автоматически при создании нового
размещения. Для этого в настройках пользователя нужно включить флажок «Автоматически открывать форму
подбора номеров для новых размещений и резервирований».
При вводе или изменении строк размещения, по тарифу, типу номера, виду размещения и периоду проживания
программа рассчитывает состав и стоимость услуг. Результат расчета можно посмотреть и отредактировать на форме
документа «Основные услуги» при помощи кнопки «Услуги» (F7).
Стоимость услуг может быть показана в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты». Для
этого нужно выбрать подходящую валюту и дату, определяющую курс пересчета.
В нижней части формы размещения есть поле «Долг», в котором показывается текущий общий долг по
размещению.
В поле «Залог» нового размещения регистрируется сумма залога (депозита), внесенного гостем при оформлении
размещения. Если гостиница не работает с залогами, то это поле заполнять не нужно и можно сделать невидимым,
если выключить флажок «Использовать залоги» в настройках параметров конфигурации. Если сумма «Залога»
больше стоимости услуг к оплате, то, при выставленном флажке «Считать сдачу», показывается размер сдачи,
которая должна быть выдана. В этом случае залог запишется на сумму стоимости услуг к оплате по размещению, а
не на сумму, указанную в поле «Залог». Если флажок «Считать сдачу» выключить, то сдача не рассчитается и
полученная сумма залога целиком записывается на гостя.
Если в параметрах конфигурации включен флажок «Раздельный учет залогов», то на форме нового размещения
появляется поле «Залог на доп. услуги», где можно указать сумму залога, внесенного на дополнительные услуги.
Продление и переселение гостей нужно делать при помощи кнопок «Продлить» (Shift+F11) и «Переселить»
(F11).


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
158
При проведении документа, у гостей, указанных в табличной части, заполняются реквизиты «Планировал
проживать с дата/время», «Планировал проживать по Дата/Время». Если у гостя, в какой-либо строке, выставлен
переключатель «Выехал», то заполняется реквизит «Выехал дата/время».




Если в документе заполнено поле полученного залога, то система пытается рассчитать дату, по которую гость
оплатил свое проживание. В случае, если рассчитать дату «Оплачено по» автоматически невозможно (сумма залога
меньше общей суммы по услуге «проживание»), то программа предложит портье указать дату вручную.
Только администратор программы может изменять и удалять проведенные строки размещения. Если нужно
удалить строку, или внести исправление задним числом, то нужно клавишей Delete отменить старую строку.
Программа пометит эту строку на удаление. После этого старую строку можно скопировать клавишей F9 и внести
нужные исправления. В колонке «Изменена» указывается автор, дата и время последнего изменения.
При изменении реквизитов размещения программа записывает подозрительные действия пользователя. Эти
данные используются при формировании отчета «Аудит подозрительных действий».
Все изменения данных документа отражаются в журнале событий системы «1С:Предприятие 7.7». История
изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений возможен по
кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия документа в его
журнале.
Если на закладке «Параметры» для гостей выбран способ оплаты, по которому учитывается налог с продаж, то
суммы по услугам и долг по документу пересчитываются с учетом налога с продаж.
Кнопка «Действия...» (Shift+F1) открывает меню различных действий, доступных на форме размещения.
1. «Запись в журнал регистрации иностранных граждан» – открывает форму записи в журнал регистрации.
Пункт меню доступен, если страна гражданства гостя не базовая. Если текущая строка в размещении – это
продление или переселение, то открывается не форма записи, а журнал регистрации. При этом автоматически
выделяется последняя регистрационная запись для текущего гостя. Портье может либо добавить новую запись
(нажать Insert) или исправить существующую (нажать Enter).
2. «Печать разрешения на размещение» – печатается форма т.н. «пропуска» гостя в гостиницу. Должна
использоваться в тех организациях, где ключи от номеров выдают горничные на этажах, а не портье.
3. «Печать свидетельства о регистрации» – печатается свидетельство о временной регистрации гостя по форме
№3. Свидетельства по этой форме выдается иногородним гражданам базовой страны.
4. «Печать анкеты гостя» – печатается анкета гостя по специализированной форме №3
5. «Печать заявления гостя» – печатается заявление гостя на проживание в гостинице. Используется в
пансионатах и домах отдыха при поселении гостей.
Документ «Основные услуги»
Документ создается программой автоматически при оформлении размещения.
Документ начисляет основные услуги, рассчитанные гостям по тарифам в размещении. При любом
редактировании размещения создаются новые основные услуги. При проведении размещения основные услуги
проводятся автоматически.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
159
Глава 7. Документы




Открыть основные услуги можно из формы размещения кнопкой «Услуги» (F7). У услуг, начисленных по тарифу,
колонка «N Р.» заполнена номером строки размещения. Если отредактировать услуги, которые были начислены по
тарифу, то, при повторном редактировании соответствующей строки размещения, все изменения будут потеряны,
т.к. услуги будут пересчитаны согласно тарифу. Замечание: Права на редактирование основных услуг есть только у
администраторов программы. Все остальные пользователи могут только сторнировать основные услуги (клавишей
Delete) или создавать новые корректирующие услуги (клавишей F9 на услуге, рассчитанной по тарифу). Сторно и
корректировки сохраняются при пересчете основных услуг.
При редактировании услуг нового размещения можно регистрировать дополнительные услуги, оказываемые
гостям при заезде. Нажмите кнопку «Услуги» (F7), откроется форма подбора дополнительных услуг в документ.
Кнопка «Услуги» на форме основных услуг доступна только, если основные услуги открыты из формы нового (не
проведенного) размещения. Возможность регистрировать доп. услуги на форме основных услуг размещения
предусмотрена для удобства. Регистрировать доп. услуги в течение периода проживания гостей нужно документами
«Счет по доп. услугам», «Доп. услуги в кредит».
Если основные услуги открыты из формы размещения, то кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) на форме основных услуг
сохраняет изменения. Если основные услуги открыты из журнала подчиненных документов или общего журнала, то
кнопка «ОК» проводит основные услуги. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть документ без сохранения.
Кнопка «Печать» (F2) позволяет распечатать техническую таблицу услуг по строкам размещений.
Документ «Дополнительные услуги при заезде»
Документ создается во время бронирования, в случае если нужно указать список дополнительных услуг которые
должны начислиться гостю при заезде.




Документ используется для хранения списка дополнительных услуг, которые должны оказываться при заезде
гостям, поселенным по брони. Список таких услуг заполняется при оформлении брони. Используйте контекстное
меню «Добавить доп. услуги, оказываемые при заезде», которое открывается при нажатии на кнопку «Действия…»
на форме брони.
Указанный набор услуг начисляется на каждое размещение созданное на основании брони или договора.
Для подбора услуг в документ используется кнопка «Подбор услуг» (F7). Процедура аналогична заполнению
таблиц услуг документов «Счет по доп. услугам» и «Доп. услуги в кредит».
При вводе, например, резервирования на основании заявки создается копия доп. услуг при заезде.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет документ. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму документа без
сохранения.
Документ «Счет (требование) на оплату»
Документ должен использоваться:
а) в случаях, когда необходимо рассчитать состав и стоимость услуг, которые планируется оказать по брони. В
этом случае документ должен создаваться на основании заявки, резервирования, путевки или курсовки. Внимание:
В счет попадают только те услуги, которые должен оплачивать заявитель по указанным в брони способам
разделения оплаты. При вводе счета на основании брони, проживание по которой должны оплачивать сами гости,

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
160
табличная часть счета будет пустой. Состав услуг рассчитывается по тарифам, указанным в строках брони.
Используются приказы об изменении тарифов, приказы о начислении скидок/наценок, приказы об изменении
тарифных планов, действующие на дату и время планируемого заезда гостей.
б) в случаях, когда необходимо выставить счет клиенту по акту об оказании услуг (в случаях оказания услуг без
предоплаты). В этом случае документ нужно вводить на основании акта или общего акта об оказании услуг. В
табличную часть счета попадают все услуги акта.




Стоимость услуг может быть рассчитана в любой валюте, которая поддерживается справочником «Валюты».
В табличной части указываются:
- наименование услуги;
- цена услуги;
- количество;
- единица измерения услуги;
- сумма;
- описание;
- ставка НДС;
- ставка НП.
Реквизиты «Сумма» и «Всего» вычисляются автоматически при заполнении цены и количества.
Для того чтобы добавить дополнительные услуги в счет нужно нажать кнопку «Услуги» (F7) и выбрать пункт
меню «1. По списку услуг». Далее выбирайте услуги или группы услуг двойным щелчком мыши или нажатием
клавиши Enter.
Если необходимо оформить один счет (требование) на оплату по нескольким бронирующим документам, то
нужно нажать кнопку «Услуги» (F7) и выбрать один из пунктов меню «2. По журналу брони», «3. По журналу
путевок» или «4. По журналу курсовок». Далее нужно найти в журнале нужные бронирующие документы и выбрать
их двойным щелчком мыши или нажатием клавиши Enter.
Если в таблице много одинаковых услуг с одинаковыми ценами, то при помощи кнопки «Свернуть» (F8)
табличную часть счета можно сократить. При этом строки с одинаковыми услугами и ценами будут заменены одной
услугой с данной ценой и суммарным количеством и стоимостью.
Распечатать счет можно при помощи кнопки «Печать» (F2).
На форме счета можно выбрать планируемый способ оплаты счета для заявителя. При выборе способа оплаты, по
которому учитывается налог с продаж, суммы в строках счета показываются с учетом налога с продаж. При печати
счета показывается секция с итоговой суммой по счету включая налог с продаж и отдельно сумма налога с продаж
по счету.
Если счет создан на основании брони и на форме документа включен флажок «Начислять долг по брони», то при
проведении счета у брони возникнет задолженность на сумму счета. Эта задолженность будет видна в журналах в
колонках «К наличной/безналичной оплате заявителем». Если бронь была оформлена по договору и по договору
внесена предоплата, то, после проведения счета, часть суммы предоплаты будет перераспределена на оплату
задолженности по брони. В журналах заполнится сумма оплаты по брони и бронь будет считаться «оплаченной».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
161
Глава 7. Документы
Документ «Акт об оказании услуг»




Документ предназначен для оформления взаиморасчетов с контрагентами. При проведении Акт как правило
увеличивает долг контрагента. Уменьшается долг при проведении документов «Оплата» или «Поступление денег».
Баланс с контрагентом проверяется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами». Акт
вводится на основании Размещения или без основания из меню «Для бухгалтерии».
Документ Акт создается в следующих случаях:
а) На основании Размещения, в случае, если нужно зачесть предоплату. Тип акта устанавливается = «Зачет
предоплаты».
б) На основании Размещения, в случае, если по факту оказания услуг нужно выставить счет (требование) на
оплату. Счет вводится на основании акта. Тип акта устанавливается = «Оказание услуг по основному виду
деятельности». В этом случае задолженность снимается с размещения и переносится на контрагента. В дальнейшем
баланс по взаиморасчетам с контрагентам контролируется с помощью отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с
контрагентами».
в) Для подведения итогов и подсчета фактически оказанных услуг по размещению, в случае, если по факту
оказания услуг нужно выставить счет (требование) на оплату. Счет вводится на основании акта. Тип акта
устанавливается = «Подведение итогов». В этом случае задолженность снимается с размещения только после
поступления денег и оформления документа «Оплата».
г) Для оформления услуг не связанных с поселением и оказанных контрагентам, например, телефонные
разговоры арендаторов. Т.е. те услуги которые были начислены в программе без указания размещения. Как правило
такие услуги начислены с помощью документов «Телефонные разговоры» и «Доп. услуги из номеров». Акт по таким
услугам всегда заполняется автоматически или из отчета или с помощью подбора из неоплаченных услуг. Если акт
создан из отчета «Неоплаченные телефонные разговоры» или «Неоплаченные доп. услуги на номера», то он
автоматически заполнится услугами на сумму, показанную в колонке «долг» отчета. Если акт создать из меню «Для
бухгалтерии/Прочее оказание услуг», то сначала нужно выбрать тип акта = «Оказание услуг по основному виду
деятельности», и потом нажать на кнопку «Не оплаченные услуги» по которой откроется список всех неоплаченных
услуг, которые не были связаны ни с одним из размещений.
д) В случае если нужно часть услуг по размещению перенести из долга гостей на долг контрагента Акт
вводится на основании Размещения и выбирается тип акта = «Перемещение долга гостей на долг контрагента». Если
долг нужно перенести в обратную сторону, т.е. из долга контрагента перенести на гостя, то тип акта выбирается =
«Перемещение долга контрагента на долг гостей».
е) Если необходимо увеличить задолженность контрагента на произвольную сумму, не связанную с
размещение гостей. Тип акта = «Оказание услуг по прочим видам деятельности».
ж) Если необходимо зарегистрировать получение услуг от контрагента и уменьшить долг контрагента на
сумму полученных гостиницей услуг. Тип акта = «Получение услуг от сторонних организаций».
В шапке указываются номер, дата акта, плательщик – контрагент или частное лицо, для которого формируется
акт.
Тип акта выбирается в зависимости от операции.
По кнопке «Фирма» выбирается юридическое лицо – фирму, от имени которой выписывается акт об оказании
услуг. Также можно выбрать предварительный счет (требование) на оплату, который был создан при оформлении
брони плательщику. Таким образом вы установите «привязку» акта к ранее выписанному счету. Эта привязка
показывается отчетом по счетам и актам об оказании услуг и позволяет видеть всю цепочку созданных документов
при работе с журналом работы с отборами документов.
При вводе документа на основании размещения в таблицу акта попадут не оплаченные услуги, которые должен
оплачивать контрагент, разделение происходит в зависимости от выбранного способа разделения оплаты в

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
162
размещении. Если размещение создано без брони или по брони на частное лицо, то в акт попадут все не оплаченные
услуги.
Если необходимо создать акт об оказании услуг по размещению, и гость уже оплатил все услуги, то необходимо
использовать документ «Общий акт».
Если создан новый акт (не на основании размещения), то такой документ нужно использовать для формирования
акта об оказании услуг персоналу гостиницы или фирмам арендаторам (например по телефонным разговорам). Если
на форме нового акта нажать на кнопку «Не оплаченные услуги» (F7), то программа покажет список всех не
оплаченных услуг, оказанных персоналу гостиницы и арендаторам. Нужные услуги выбираются клавишей Enter или
двойным щелчком мыши на строках верхней таблицы. После выбора всех нужных услуг необходимо нажать кнопку
«Выполнить» (Ctrl+Enter).




Если новый акт создан на основании размещения, то при помощи кнопки «Не оплаченные услуги» (F7) в таблицу
акта можно выбрать все/любые не оплаченные услуги, оказанные гостям, не зависимо от способов разделения
оплаты указанных в размещении.
В поле «К оплате» показывается общая сумма по услугам, включенным в акт. Сумма за услуги может быть
показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
На форме можно выбрать планируемый способ оплаты акта плательщиком. При выборе способа оплаты, по
которому учитывается налог с продаж, итоговая сумма по акту показывается с учетом налога с продаж. При печати
акта итог по акту включает налог с продаж и, отдельной строкой, печатается общая сумма налога с продаж по акту.
Нажмите кнопку «Печать» (F2) для того, чтобы напечатать акт.
Если размещение – основание акта, создано на основании договора или брони и остаток предоплаты контрагента
не нулевой, то на форме акта показывается сумма остатка предоплаты. Тип акта нужно выбрать = «Зачет
предоплаты». При проведении акта с типом = «Зачет предоплаты» сумма по акту будет списана из остатка
предоплаты и услуги акта будут оплачены на сумму списанной предоплаты.




На закладке «Параметры» выбирается период для отбора услуг.
При заполнении акта можно указать способ отбора услуг в акт. По умолчанию устанавливается способ отбора
всех не оплаченных услуг.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Общий акт об оказании услуг»
Назначение «Общего акта» такое же как и обычного документа «Акт». Документ предназначен для оформления
взаиморасчетов с контрагентами. При проведении Акт как правило увеличивает долг контрагента. Уменьшается долг
при проведении документов «Оплата» или «Поступление денег». Баланс с контрагентом проверяется с помощью
отчета «Детальный баланс взаиморасчетов с контрагентами».



«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
163
Глава 7. Документы
Отличие «Общего акта» в том, что он позволяет оформлять оказание услуг сразу по нескольким размещениям.
Этот документ удобно использовать при групповых заездах и при постоянных, регулярных заездах по договору с
контрагентом.
Документ позволяет выписать акт об оказании услуг по одному размещению или группе размещений. Документ
может создаваться вручную или вводиться на основании договора, заявки, резервирования, путевки или курсовки.
Используется тип акта «Оказание услуг по основному виду деятельности». Подробнее о типах акта см. главу 4,
раздел «Типы актов об оказании услуг».
При ведении многофирменного учета фирма, на которую будет выписан общий акт выбирается нажатием на
кнопку «Фирма».




При вводе общего акта на основании брони или договора, табличная часть документа автоматически заполняется
списком размещений, которые были созданы за период, указываемый на закладке «Параметры».
По умолчанию, период акта, созданного на основании договора, устанавливается в предыдущий полный месяц.
Например, если текущая дата 02 марта, то период общего акта будет установлен с 01.02 00:00 по 01.03 00:00. Если
акт создан на основании брони, то период по умолчанию устанавливается с даты брони по текущую дату и время.
Если нужно изменить период, то табличную часть документа можно заполнить списком подходящих размещений
при помощи кнопки «Заполнить» (F7).




При создании общих актов можно указывать способ отбора услуг в акт. По умолчанию устанавливается способ
отбора всех не оплаченных услуг.
В поле «Начисл./Удерж.» можно указать процент, на который изменятся все суммы в акте. Цены услуг
пересчитываются по формуле: Новая цена = Старая цена * Процент / 100.
Флажок «Строго за период» позволяет выбирать режим «разнесения» сумм по периодическим услугам
(проживание, завтрак, ...) по датам. Если флажок выключен, то в акт попадут все суммы начисленные документами,
которые созданы в течение периода акта. Если флажок включен, то суммы по периодическим услугам «обрезаются»
по границам периода акта. Например: если гость заехал 27.07 и выехал 05.08, и период акта установлен в 01.07 -
31.07, то при выключенном флажке в акт попадет сумма за проживание с 27.07 по 05.08. При включенном флажке в
отчет попадет сумма за проживание с 27.07 по 31.07.
Реквизит «По набору услуг» позволяет создавать акт только по тем услугам, которые входят в указанный набор
услуг. Например, если нужно выписать акт об оказании услуги телефонные переговоры, то необходимо выбрать
набор услуг, в который входит одна услуга – «телефонные переговоры».



«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
164
На закладке «Акт» можно указать планируемый способ оплаты для плательщика. При выборе способа оплаты, по
которому учитывается налог с продаж, итоговая сумма по акту показывается с учетом налога с продаж и, при печати
акта, итог по акту выводится включая налог с продаж.
Если плательщик вносил предоплату, то акт позволяет зачесть часть предоплаты (на сумму акта или меньше) на
оплату услуг. Если плательщик – контрагент, то на закладке «Акт» показывается сумма остатка предоплаты. Тип
акта нужно выбрать = «Зачет предоплаты», при проведении такого акта услуги будут оплачены из предоплаты и
остаток предоплаты будет скорректирован на сумму оплаченных услуг.
При создании акт показывает баланс предоплаты плательщика на дату и время документа. Баланс может состоять
максимум из четырех сумм.
1. Наличная предоплата внесенная по договору
2. Безналичная предоплата по договору
3. Наличная нераспределенная по договорам предоплата, регистрируемая без указания договора.
4. Безналичная нераспределенная по договорам предоплата, регистрируемая без указания договора.
При проведении акта суммы предоплаты списываются в том же порядке, в котором они перечислены. Т.е. первой
списывается наличная предоплата по договору, затем безналичная предоплата по договору, затем наличная
предоплата, внесенная без указания договора и, последней, безналичная предоплата внесенная без указания
договора. Порядок списания задан алгоритмически и не может быть настроен.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит акт. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму акта без
сохранения.
Кнопка «Печать» (F2) позволяет распечатать акт в двух формах.
• в виде таблицы услуг;
• в виде списка гостей с периодами проживания (аналогично отчету «Гости по документу»).
Кнопка «Подбор» (F6) открывает журнал размещений для ручного заполнения табличной части акта.
Кнопка «Заполнить» (F7) автоматически заполняет табличную часть акта размещениями по установленным на
форме акта условиям отбора размещений.
Кнопка «Расчеты» (Shift+F2) позволяет сформировать отчеты по балансу взаиморасчетов по любому
выделенному размещению строки акта.

Кнопка удаляет все строки акта.
Для выгрузки итогов по оказанию услуг по свободному размещению в бухгалтерию нужно создать новый общий
акт с типом «Подведение итогов», оставить пустыми реквизиты «Основание» и «Плательщик». На закладке
«Параметры отбора услуг» выбрать период, например последний месяц, и указать способ отбора всех оказанных
гостям услуг или всех оплаченных гостями услуг. Способ отбора в данном случае определяется учетной политикой
вашей организации. При нажатии на кнопку «Заполнить» (F7) на первой закладке, табличная часть документа
заполнится списком размещений гостей, проживавших в течение выбранного периода акта.
Для закрытия долгов по свободному размещению нужно создать новый общий акт с типом «Оказание услуг по
основному виду деятельности», оставив пустыми реквизиты «Основание» и «Плательщик». На закладке «Параметры
отбора услуг» выбрать период и указать способ отбора услуг – «Не оплаченные гостями услуги». После этого
заполнить акт, пользуясь кнопкой «Подбор» (F6), для того чтобы выбрать размещения вручную, или нажать на
кнопку «Заполнить» (F7), после чего удалить размещения, по которым не нужно закрывать долги, из табличной
части документа. При этом гостей, с которых были списаны долги данным актом, можно поместить в черный список
как должников с помощью регламентной процедуры «Переместить должников в черный список».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Оплата услуг по акту»
Документ позволяет зарегистрировать оплату акта об оказании услуг. Создавать документ нужно по факту
получения денег от плательщика (приходный кассовый ордер или выписка из банка, зарегистрированные в
бухгалтерии).
Документ вводится на основании акта, общего акта об оказании услуг или счета (требования) на оплату,
созданного на основании акта. При создании, заполняется списком не оплаченных по акту услуг.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
165
Глава 7. Документы




Документ позволяет регистрировать оплату не на всю сумму акта, а на произвольный набор услуг акта. Если
необходимо принять частичную оплату, то необходимо отредактировать суммы или количества услуг в табличной
части. Услуги можно удалять клавишей Delete. Текущая сумма оплаты показывается в итогах под таблицей услуг.
При проведении документа списывается оперативная задолженность плательщика по размещениям.
Можно указывать счет (требование) на оплату, по которому регистрируется оплата акта.
При вводе данных необходимо указывать способ оплаты. Если указывается способ оплаты, который учитывает
налог с продаж, то сумма по документу показывается с учетом налога с продаж.
На закладке «Параметры» можно указывать фирму (юридическое лицо) гостиницы, которая зарегистрировала
получение денежных средств. Также можно указывать произвольную информацию по этой оплате.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит оплату. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму
документа без сохранения.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Выплата по акту»
Документ предоставляет технические средства для согласования балансов взаиморасчетов по актам об оказании
услуг в оперативном и бухгалтерском учете. Причины расхождения баланса могут быть различными: ввод
начальных данных, ошибки пользователей и т.д. При создании документа необходимо указывать причину
оформления возврата. Причину можно либо выбрать из списка типовых причин возвратов, либо ввести
самостоятельно.
Документ можно вводить на основании актов, счетов (требований) на оплату или документов оплаты актов. При
создании, документ заполняется либо списком всех услуг акта (основание – акт, общий акт, счет (требование) на
оплату), либо списком услуг, оплаченных документом оплаты.
Документ позволяет регистрировать возврат оплаты не на всю сумму акта, а на сумму произвольного набора
услуг акта. Если необходимо оформить частичный возврат, то необходимо отредактировать суммы или количества
услуг в табличной части. Услуги можно удалять клавишей Delete. Текущая сумма возврата показывается в итогах
под таблицей услуг.
При проведении документа начисляется оперативная задолженность плательщика по размещениям.
Можно указывать счет (требование) на оплату, по которому регистрируется возврат оплаты.
При вводе данных необходимо указывать способ оплаты. Если указывается способ оплаты, который учитывает
налог с продаж, то сумма по документу показывается с учетом налога с продаж.




На закладке «Параметры» можно указывать фирму (юридическое лицо) гостиницы, которая зарегистрировала
возврат денежных средств. Также можно указывать произвольную информацию по возврату.


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
166
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит оплату. Кнопка «Закрыть» (F12) позволяет закрыть форму
документа без сохранения.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Приказ об изменении цен тарифа»
Документ используется для определения цен по тарифу. Документ определяет состав и стоимость основных
услуг, т.е. тех услуг, которые будут начислены гостю при оформлении размещения по параметрам проживания.




Документ «Приказ об изменении цен тарифа» нужно использовать в случае заполнения нового тарифа или
изменения цен и состава услуг существующего тарифа.
В шапке документа заполняются номер, дата документа и наименование тарифа, показывается имя автора
приказа.
При выборе тарифа открывается справочник «Тарифы». Выбрать нужный тариф из справочника, можно дважды
щелкнув мышью на строке, содержащей этот тариф. Выбор тарифа можно сделать и с помощью клавиатуры. Для
этого нужно выделить нужную строку и нажать Enter.
Если изменяется существующий тариф, то после заполнение реквизита «Тариф» табличная часть будет заполнена
услугами, входящими в данный тариф на дату приказа и рабочее время. При необходимости можно редактировать,
удалять или добавлять услуги.
Кнопки «Изменить все вниз» (F5) и «Изменить все вверх» (Shift+F5) позволяют скопировать выбранное поле из
данной строки табличной части в аналогичное поле всех строк соответственно ниже или выше выбранной.
Вы можете изменить цену в табличной части сразу в нескольких строках на определенную величину или процент.
Для этого используется комбинация полей «Изменить:». В первом поле (выпадающее меню) выбирается способ
изменения:
- (%) - изменить на указанное число процентов,
- (+/-) - изменить на указанное число,
- (/) - разделить на указанное число раз,
- (*) - умножить на указанное число раз.
Во втором поле указывается число, на которое нужно изменить. При нажатии на кнопку «Изменить вниз» цены в
строках, находящихся ниже строки на которой стоит курсор, изменятся на указанное число. При нажатии на кнопку
«Изменить вверх» изменятся соответственно строки выше выбранной строки.
Если флаг «Пока не изм. знач.» включен, то, при нажатии на кнопки «Изменить все вниз» или «Изменить все вверх»,
значения в выбранной колонке будут изменяться, пока не изменится значение в колонке с названием, выбираемым из
предложенного списка. Процесс изменения значений на выбранное остановится как только сменится значение в
выбранной в списке колонке. Если флаг выключен, то новое значение будет установлено во всех строках ниже или
выше выбранной.
Для добавления новых услуг используется кнопка «Услуги» (F7).
При добавлении строки в табличную часть должны быть заполнены следующие реквизиты:
- услуга,
- вид размещения;
- тип номера;
- цена;
- ставка НДС;

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
167
Глава 7. Документы
- ставка НП.
Вид размещения и тип номера обязательно указываются, если услуга – «проживание». Услуга выбирается из
справочника услуг. Вид размещения из выпадающего списка значений, тип номера из справочника «Типы номеров».
Цена услуги заполняется вручную. Ставки налогов из выпадающих списков. После заполнения нажмите клавишу
Enter.
Если услуга не является проживанием, то поля «Вид размещения» и «Тип номера» могут быть пустыми. Если тип
номера не указан, то услуга будет начислена для любых типов номеров. Если вид размещения не указан, то услуга
будет начислена для любых видов размещений.
По кнопке «Заполнить тариф» (F8) табличная часть очищается и заполняется всеми возможными комбинациями
типов номеров, видов размещения и услуги «Проживание», указанной в тарифе.
После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»). При проведении документа указанный
тариф будет изменен на дату и время приказа.
Кнопка «Печать», позволяет получить печатную форму приказа в виде прайс-листа.
Сохранить документ без сохранения изменений можно с помощью кнопки «Закрыть» (F12).
Пример расчета услуг в размещении по табличной части приказа об изменении тарифа:
Предположим, что гость должен быть размещен по тарифу «Базовый» в двухместный номер. Гость хочет жить в
номере один и, следовательно, должен быть размещен по виду размещения «Номер». В таком случае гостю по
тарифу «Базовый» автоматически будут оказаны те услуги, у которых тип номера равен «Двухместный» и вид
размещения – «Номер», а также услуги, у которых тип номера и вид размещения не указаны (пустые).
Тариф переопределяет ставки налогов определенных для услуг в справочнике услуги, что позволяет использовать
все предоставляемые законодательством льготы по налогам. Например, для размещения туристических групп, по
которым предусмотрены льготы по НДС, нужно создать группу туристических тарифов, в услугах которых будут
выставлены льготные ставки НДС.
Для изменения времени приказа можно сделать документ не проведенным (меню «Действия/Сделать документ не
проведенным»), изменить время документа (меню «Действия/Изменить время документа»), открыть и пере провести
документ.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Приказ о вводе скидок/наценок»
Документ предназначен для определения размера скидки. Скидка может применятся по типам гостей, по общей
продолжительности проживания гостя за учетный период, по фирме заявителю на которую была оформлена бронь.
Дата и время приказа определяют момент с которого начинают действовать определенные в нем скидки/наценки.
В шапке приказа, в поле «Тариф» можно указать группу тарифов или один тариф, на которые будут действовать
скидки/наценки. Если оставить поле пустым, то приказ будет действовать на все тарифы.




В табличной части приказа, на первой закладке «По типам гостей» вводятся скидки наценки для инвалидов,
участников ВОВ, VIP клиентов и т.д. В строке приказа нужно указать услугу, на цену которой будет начислена
скидка/наценка (обычно — проживание), тип гостя и значение скидки/наценки в процентах (например для скидки в
10% введите число -10). Пример строк приказа:
№ Строки Услуга Тип гостя % Скидки/наценки
1 Проживание Участник ВОВ -10%
2 Проживание Ребенок до 7-и лет -5%
На второй закладке определяется скидка по продолжительности проживания за период (обычно год). Период
можно установить в настройке параметров конфигурации (меню «Сервис/Параметры конфигурации»), на закладке

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
168
«Способы оплаты, Скидки/наценки». В таблице вы указываете услугу, граничное число полных дней проживания,
после которого начинает начисляться скидка и значение скидки в процентах. Пример строк приказа:
№ Строки Услуга Продолжительность % Скидки/наценки
проживания
1 Проживание 25 дней -5%
2 Проживание 50 дней -10%




На третьей закладке определяются скидка/наценка по контрагенту. Данная скидка начисляется, если гость
проживает по брони или договору от этого контрагента. Пример строк приказа:
№ Строки Услуга Продолжительность % Скидки/наценки
проживания
1 Проживание Лорто -5%
2 Проживание Соргаз +5%




Если при анализе строк приказа выясняется, что гостю можно начислить скидки/наценки разного типа с разными
значениями процента, то программа выбирает одно значение с максимальной скидкой или максимальной наценкой
(если нет скидок).
Для изменения времени приказа можно сделать документ не проведенным (меню «Действия/Сделать документ не
проведенным»), изменить время документа (меню «Действия/Изменить время документа»), открыть и пере провести
документ.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Приказ об изменении тарифного плана»
Документ предназначен для определения календаря цен, по которому будут начисляться основные услуги. При
помощи приказов об изменении тарифных планов можно указывать различные тарифы для рабочих дней, выходных
дней и праздников. Также можно указывать различные тарифы по времени суток.




В шапке приказа необходимо выбрать тариф из справочника. После проведения приказа этот тариф будет
называться тарифным планом.


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
169
Глава 7. Документы
В табличной части документа необходимо указать даты и времена начала периодов действия различных тарифов.
Тарифы действуют с даты и времени строки приказа до даты и времени смены тарифа.
При продолжительной работе можно добавлять новые периоды в существующие приказы и перепроводить
документы кнопкой «ОК» (Ctrl+Enter).
Кнопка «Заполнить по неделям» (F8) позволяет быстро заполнять тарифные планы с недельной периодичностью.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Изменение состояния номеров»
Документ «Изменение состояния номеров» следует использовать:
• Для указания «постоянных» свойств номеров (вид из окна во двор, наличие холодильника, наличие
кондиционера и т.д.). В этом случае портье будут в состоянии отбирать номера по этим дополнительным
характеристикам.
• В случае временной блокировки номера (ремонт, неисправности, уборка).
В первом случае, если номер будет обладать данным свойством постоянно, реквизиты «дата с» и «дата по» могут
быть не заполнены.
Во втором случае реквизиты «Дата с» и «Дата по» следует заполнять.
По окончании периода действия, номер автоматически теряет данное свойство.




Шапка документа имеет поле «Свойство» с кнопкой «…» для выбора существующего свойства из справочника
свойств. В шапке документа показывается имя пользователя, создавшего документ.
Кнопка «Подобрать номер» (F6) позволяет открыть форму справочника «Номерной фонд». Для выбора номера
необходимо дважды щелкнуть мышью на соответствующей строке. При этом в табличной части документа появится
новая строка с выбранным номером, а справочник «Номерной фонд» останется на экране.
Документ позволяет установить график уборки номера, для этого нужно создать новую строку в табличной части,
задать периодичность в днях, количество уборок и нажать кнопку «График».
Документ может быть создан на основании документа «Размещение». В этом случае подразумевается, что гости
по выбранному размещению были выселены, и номера, в которых проживали гости, должны быть поставлены на
уборку. Т.е. при создании документа «Изменение состояния номеров» на основании документа «Размещение» поле
свойство заполнится значением «на уборку», список номеров заполнится номерами из документа основания, и дата и
время постановки на уборку заполнятся соответствующими датами и временами выезда гостей из номеров.
Для просмотра печатной формы документа предназначена кнопка «Печать».
После заполнения документ следует сохранить и провести (кнопка «ОК»).
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Вывод номеров из состояния»
Документ «Вывод номеров из состояния» следует использовать для того, чтобы «снять» номера с уборки или
ремонта, или вывести номера из какого-либо состояния.
Номера выводятся из состояния на дату и время указанные в шапке документа.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
170




Особенность работы документа рассмотрим на примере. Номер 112 находится на уборке с 12:00 12.04.2000 по
15:00 12.04.2000, а также запланирована его уборка с 09:00 14.04.2000 по 12:00 14.04.2000. Предположим, что уборка
12.04.2000 была окончена в 13:00. Был создан документ «Вывод номеров из состояния» на 12.04.2000, 13:00. После
проведения документа отчет «Номера в состоянии на уборке» покажет, что номер 112 был на уборке с 12:00
12.04.2000 по 13:00 12.04.2000, а также планируется уборка с 09:00 14.04.2000 по 12:00 14.04.2000. Таким образом,
вывод номера из состояния происходит только на первый период, который пересекается с датой и временем,
указанными в шапке документа.
Кнопка «Текущее время» (F11) позволяет установить время вывода номеров из состояния на текущую рабочую
дату и время.
Кнопка «Подобрать номера» (F6) позволяет выбрать номера находящиеся в указанном состоянии. В случае, если
система не находит номеров в указанном состоянии на указанные дату и время, то показывается список всех номеров
из номерного фонда.
Документ «Вывод номеров из состояния» может быть также создан на основании документа «Размещение». В
этом случае подразумевается, что размещение сделано в номера, которые формально находятся на уборке, однако
портье известно, что уборка окончена. Данным документом портье может быстро снять номера с уборки. При
создании документа свойство автоматически устанавливается в «на уборке», дата и время вывода номеров из
состояния на самую раннюю «дату и время с», которые указаны в табличной части размещения. Список номеров
заполняется номерами, указанными в размещении.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Приказ о вводе номеров в квоту»
Квота - это набор номеров, который используется для размещения гостей от определенного контрагента,
дирекции и проч.
Если в документах «Размещение», «Резервирование», «Путевка» или «Курсовка» указана квота, то подбор
подходящих номеров возможен только из номеров входящих в выбранную квоту.
Документ «Приказ о вводе номеров в квоту» предназначен для ввода номеров в квоту. Документы этого вида
следует использовать в случае «увеличения» уже существующей квоты или начального ввода номеров в новую
квоту.




Замечание: До ввода номеров в квоту, необходимо данную квоту создать в справочнике «Квоты».
В шапке документа нужно указать номер документа, дату документа и квоту, в которую вводятся номера. Номера
вводятся в квоту начиная с даты приказа. В шапке документа отображается имя пользователя создавшего документ.
Поле «Квота» заполняется из справочника «Квоты».
Для облегчения подбора номеров в документ нажмите кнопку «Подобрать номера» (F6). Откроется справочник
«Номерной фонд». Для выбора нужного номера из справочника дважды щелкните мышью на строке, содержащей
номер. При этом в табличной части документа появится новая строка с выбранным номером, а справочник

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
171
Глава 7. Документы
«Номерной фонд» останется на экране. Выбор номера можно сделать и с помощью клавиатуры, для этого нужно
выделить нужную строку и нажать Enter.
Замечание. Если вы выберете группу номеров, то система попросит вас подтвердить, что вы хотите добавить в
квоту группу, и, после подтверждения, добавит все номера входящие в выбранную группу в таблицу документа.
После того, как вы выбрали все необходимые номера, справочник «Номерной фонд» необходимо закрыть.
После заполнения реквизитов шапки и табличной части документ следует провести (кнопка «ОК»). При
проведении документа номера, указанные в документе, будут добавлены в указанную квоту на дату приказа.
Для получения печатной формы приказа предназначена кнопка «Печать» (F2).
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Приказ об удалении номеров из квоты»
Документ «Приказ об удалении номеров из квоты» предназначен для удаления (вывода) номеров из квоты.




В форме ввода нужно указать номер приказа, дату приказа и квоту, из которой будут удалены номера. Номера
удаляются из квоты начиная с даты приказа. В шапке документа отображается имя пользователя создавшего
документ.
Поле «Квота» заполняется из справочника «Квоты».
Для облегчения выбора номеров на форме существует кнопка «Подобрать номера» (F6). При нажатии на эту
кнопку открывается справочник «Номерной фонд», причем в списке будут показаны только те номера, которые на
дату нового приказа входят в выбранную квоту.
После того, как вы выбрали все необходимые номера, справочник «Номерной фонд» необходимо закрыть.
Документ после заполнения необходимо провести (кнопка «ОК»). При проведении документа все номера,
указанные в документе, будут удалены из квоты на дату приказа.
Для получения печатной формы приказа предназначена кнопка «Печать» (F2).
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Счет»
Документ используется портье или кассиром для регистрации оплаты гостем услуг. Сумма по счету должна быть
равна сумме денег вносимых по счету.




Документ «Счет» предназначен для регистрации оплаты услуг гостями или персоналом гостиницы.
Неоплаченные услуги в табличную часть подбираются при помощи кнопки «Не оплаченные услуги» (F7).


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
172
Обычно счета создаются на основании размещений. В этом случае в счет автоматически добавляются все не
оплаченные по выбранному размещению услуги, которые должны быть оплачены гостями.
При вводе нового счета с пустым реквизитом «Основание» (не на основании размещения) регистрируется оплата
услуг персоналом гостиницы. В этом случае подразумевается, что производится оплата услуг отнесенных на
персонал, таких, как, например, телефонные разговоры из номеров, где на момент звонка не было проживающих
гостей.
На форме счета можно выбрать способ оплаты. Если способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по счету
показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.
Если у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то счет, после проведения, попадет в отчет
кассовой смены и, если к рабочему месту подключен фискальный регистратор, будет пробит кассовый чек.
Если у способа оплаты включены флажки «Кредитная карта» и «Нужно вводить доп. информацию», то при
выборе такого способа оплаты, требуется указать основание, т.е. номер кредитной карты, держателя карты, её код
авторизации.
Если у способа оплаты включен флажок «Из залога», то при выборе такого способа оплаты программа рассчитает
остаток залога у гостя (остаток залога за основные услуги плюс остаток залога за дополнительные услуги, если
включен флажок «Раздельный учет залогов» в настройках параметров конфигурации). При проведении счета
залог(и) будут списаны на суммы услуг по счету.
При наличном способе оплаты (учитывается налог с продаж) может быть списан только залог, внесенный
наличными. В случае безналичной оплаты счета может быть списан только безналичный залог. Такой режим работы
необходим для правильного выделения суммы налога с продаж.
В поле «Получено» указывается сумма, вносимая при расчете. В правом нижнем поле показывается сумма долга
гостя или размер сдачи. Сумма в поле «Получено» должна использоваться только для быстрого расчета сдачи. При
проведении документа услуги по счету будут считаться оплаченными даже если поле «Получено» не заполнено.
Если на рабочем месте не определена ни одна касса, то счет будет распечатан на бланке «Форма 3-Г» или, если
счет на возврат, на бланке «Форма-8Г». Форма №3-Г – форма строгой отчетности, утвержденная Министерством
Финансов РФ в 1993 году, для учета предоставляемых гостям платных услуг на местах, не оборудованных
кассовыми аппаратами с блоком фискальной памяти.
После того как документ проведен изменить его может только пользователь с набором прав «Администратор».
Если в настройках параметров программы выключен режим контроля возвратов и у ККМ, настроенной на
рабочем месте включен флажок «Поддерживает аннулирование», то счета текущей кассовой смены можно отменять.
Для этого в журнале счетов гостям нужно нажать кнопку «Аннулирование» (F5). Документ при этом помечается на
удаление.
Для оформления возврата по счету выделите его в журнале счетов гостям и нажмите кнопку «Возврат» (F7).
При вводе счета на возврат программа требует указания причины возврата. Пользователь может ввести причину
вручную или выбрать её из списка типовых причин, который заполняется в справочнике «Причины возвратов».
При печати счета пользователь может распечатать либо детальную форму счета с детализацией услуг по всем
гостям размещения, либо выбрать гостя или заявителя, на которого будет распечатан счет.
Для автоматической печати счета при проведении необходимо включить флажок «Автоматически печатать из
счета … счет» в настройках параметров рабочего места на шаге настройки параметров печати.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит счет. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму счета без
сохранения.
Документ «Счет по дополнительным услугам»
Документ предназначен для регистрации оказания и одновременной оплаты дополнительных услуг гостями или
любыми сторонними посетителями. Для регистрации оказания и оплаты дополнительных услуг гостями введите счет
на основании размещения (меню Портье/оформить гостю/доп. услуги).




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
173
Глава 7. Документы
Для регистрации оказания и оплаты дополнительных услуг сторонними посетителями создайте новый счет с
пустым реквизитом «Основание» (из меню Портье/Оформить стороннему посетителю/доп. услуги).




Если счет создан на основании размещения, то необходимо из списка гостей размещения выбрать гостя или
заявителя, который оплачивает услуги.
Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги
включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете
редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования.
Кнопка «Подобрать услуги» (F7) предназначена для группового подбора услуг в таблицу документа. Если в
параметрах пользователя (меню «Сервис/Параметры пользователя…») включен флажок «Авт. открывать форму
подбора услуг для новых счетов по доп. услугам», то, при создании нового счета, автоматически откроется форма
подбора услуг. При выборе услуги клавишей Enter или двойным щелчком мыши, выбранная услуга отмечается
галочкой и добавляется в таблицу документа. Если в параметрах пользователя включен флажок «Спрашивать
количество при подборе дополнительных услуг», то в момент выбора услуги программа предложит пользователю
указать количество.
В поле «Всего» показывается общая сумма по услугам, включенным в счет. При необходимости можно изменить
реквизиты «Количество» или «Сумма».
Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
На форме счета можно выбрать способ оплаты. Если способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по счету
показываются с налогом с продаж, иначе без налога с продаж.
Если у выбранного способа оплаты включен флажок «По ККМ», то счет, после проведения, попадет в отчет
кассовой смены и, если к рабочему месту подключен фискальный регистратор, будет пробит кассовый чек.
Если у способа оплаты включены флажки «Кредитная карта» и «Нужно вводить доп. информацию», то при
выборе такого способа оплаты, требуется указать основание, т.е. номер кредитной карты, держателя карты и её код
авторизации.
Если у способа оплаты включен флажок «Из залога», то при выборе такого способа оплаты программа рассчитает
остаток залога у гостя (остаток залога за дополнительные услуги, если включен флажок «Раздельный учет залогов» в
настройках параметров конфигурации). При проведении счета залог будет списан на сумму услуг по счету. Если в
параметрах программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то в зачет может быть принят только залог
внесенный на доп. услуги.
При наличном способе оплаты (учитывается налог с продаж) может быть списан только залог, внесенный
наличными. В случае безналичной оплаты счета может быть списан только безналичный залог. Такой режим работы
необходим для правильного выделения суммы налога с продаж.
В поле «Получено» указывается сумма, вносимая при расчете. В правом нижнем поле показывается сумма долга
или размер сдачи. Сумма в поле «Получено» должна использоваться только для быстрого расчета сдачи. При
проведении документа, услуги по счету будут считаться оплаченными, даже если поле «Получено» не заполнено.
Если на рабочем месте не подключена ККМ то Счет будет распечатан на бланке «Форма 12-Г», или, если счет на
возврат, на бланке «Форма-8Г». Форма №12-Г – форма строгой отчетности, утвержденная Министерством Финансов
РФ в 1993 году, для учета предоставляемых гостям платных дополнительных услуг на местах, не оборудованных
кассовыми аппаратами с блоком фискальной памяти.
После того, как документ проведен, изменить его может только пользователь с набором прав «Администратор».
Если в настройках параметров программы выключен режим контроля возвратов и у ККМ, настроенной на
рабочем месте, включен флажок «Поддерживает аннулирование», то счета текущей кассовой смены можно отменять.
Для этого в журнале счетов гостям нужно нажать кнопку «Аннулирование» (F5). Документ при этом помечается на
удаление.
Для оформления возврата по счету выделите его в журнале счетов гостям и нажмите кнопку «Возврат» (F7).


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
174
При вводе счета на возврат программа требует указания причины возврата. Пользователь может ввести причину
вручную или выбрать её из списка типовых причин, который заполняется в справочнике «Причины возвратов».
Для автоматической печати счета при проведении необходимо включить флажок «Автоматически печатать из
счета … счет» в настройках параметров рабочего места на шаге настройки параметров печати.
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит счет. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму счета без
сохранения.
Документ «Дополнительные услуги в кредит»
Документ «Дополнительные услуги в кредит» предназначен для регистрации дополнительных услуг,
оказываемых гостю в кредит или под залог.
Документ вводится на основании документа «Размещение». На форме документа из списка гостей размещения
должен быть выбран гость, которому оказываются услуги.




Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги
включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете
редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования.
Кнопка «Подбор услуг» (F7) предназначена для группового подбора услуг в таблицу документа. Если в
параметрах пользователя (меню «Сервис/Параметры пользователя…») включен флажок «Авт. открывать форму
подбора услуг для новых счетов по доп. услугам», то, при создании нового счета, автоматически откроется форма
подбора услуг. При выборе услуги клавишей Enter или двойным щелчком мыши выбранная услуга отмечается
галочкой и добавляется в таблицу документа. Если в параметрах пользователя включен флажок «Спрашивать
количество при подборе дополнительных услуг», то в момент выбора услуги программа предложит пользователю
указать количество.
В нижней части формы документа есть поле «Всего», в котором показывается итоговая сумма за все выбранные в
документе услуги. В поле «Залог» указывается сумма залога, внесенного гостем при оформлении данного документа.
Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то залог указываемый на
форме документа учитывается как залог на дополнительные услуги. Если сумма залога больше суммы «Всего», то,
при включенном флажке «Считать сдачу», показывается сумма сдачи, которая должна быть выдана гостю. При этом,
при проведении документа, залог запишется на сумму «Всего», а не на сумму указанную в поле «Залог». Если
флажок не включен, то, при проведении документа залог вносится на всю указанную сумму.
На форме можно выбрать планируемый способ оплаты услуг гостем. Если у способа оплаты включены флажки
«По кредитной карте» и «Нужно вводить доп. информацию», то при выборе такого способа оплаты программа
потребует указать основание, т.е номер кредитной карты и её код авторизации.
Если выбранный способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по документу показываются с налогом с
продаж, иначе без налога с продаж.
При помощи кнопки «Печать» (F2), можно распечатать детальный счет. При помощи кнопки «12-Г» (Shift+F2)
можно распечатать счет на бланке формы строгой отчетности «№12-Г».
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит документ. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму документа
без сохранения.
Документ «Доп. услуги в кредит по дням»
Документ «Дополнительные услуги в кредит по дням» предназначен для регистрации дополнительных услуг,
оказываемых гостю в кредит или под залог, и по которым нужно указывать в какие дни будет реально оказана
услуга.
Пример: Услуга «Завтрак» и требуется указывать, в какие дни гость будет завтракать. Данные введенные
документами «Доп. услуги в кредит по дням» попадают в отчеты: «Сводка по планируемому оказанию услуг» и
«Гости по услуге на дату» из меню «Сводки» администратора программы.

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
175
Глава 7. Документы




Документ вводится только на основании документа «Размещение». На форме документа из списка гостей
размещения должен быть выбран гость, которому оказываются услуги.
Для добавления новой услуги в документ нажмите Insert и выберите услугу из справочника услуг. Если у услуги
включен флажок «Разрешить изменять цену» или вы работаете с правами администратора программы, то вы сможете
редактировать цену услуги. В противном случае колонка «Цена» не доступна для редактирования. В поле «Список
дат» нажмите F4.




Откроется список дат проживания гостя. Для перемещения по списку используйте стрелки на клавиатуре.
Отметьте мышкой или клавишей Пробел даты, когда планируется оказание услуг, нажмите «ОК» (Enter).
Исправьте, если нужно, количество оказания услуги в день. Общее количество оказания услуги по строке
рассчитывается как произведение количества оказания услуги за день на количество отмеченных в списке дат.

Если необходимость в услуге отпала (гость отказался от услуги) нужно отключить галочку в нужной строке
документа.
В нижней части формы документа есть поле «Всего», в котором показывается итоговая сумма за все выбранные в
документе услуги. В поле «Залог» указывается сумма залога, внесенного гостем при оформлении данного документа.
Если в настройках параметров программы включен флажок «Раздельный учет залогов», то залог указываемый на
форме документа учитывается как залог на дополнительные услуги. Если сумма залога больше суммы «Всего», то,
при включенном флажке «Считать сдачу», показывается сумма сдачи, которая должна быть выдана гостю. При этом,
при проведении документа, залог запишется на сумму «Всего», а не на сумму указанную в поле «Залог». Если
флажок не включен, то, при проведении документа залог вносится на всю указанную сумму.
Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
На форме можно выбрать планируемый способ оплаты услуг гостем. Если у способа оплаты включены флажки
«По кредитной карте» и «Нужно вводить доп. информацию», то, при выборе такого способа оплаты, программа
потребует указать основание, т.е номер кредитной карты, код авторизации.
Если выбранный способ оплаты учитывает налог с продаж, то суммы по документу показываются с налогом с
продаж, иначе без налога с продаж.
При помощи кнопки «Печать» (F2), можно распечатать детальный счет. При помощи кнопки «12-Г» (Shift+F2)
можно распечатать счет на бланке формы строгой отчетности «№12-Г».
Кнопка «ОК» (Ctrl+Enter) сохраняет и проводит документ. Кнопка «Закрыть» (F12) закрывает форму документа
без сохранения.
Кнопка «Оплатить» открывает форму счета, в который автоматически попадают все услуги, начисленные
документом «Доп. услуги в кредит по дням».
Кнопка «Добавить завтраки» автоматически начисляет услугу «Завтрак» на все дни проживания гостя. Кнопка
«Сторнировать завтраки» сторнирует все начисленные данным документом завтраки.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
176
Документ «Полный счет на все услуги оплаченные гостем»
Документ «Полный счет» используется для печати гостям при выезде счета с полным списком услуг оплаченных
самими гостями. Счет вводится на основании документа «Размещение».




В поле «Плательщик» выбирается гость, для которого формируется полный счет. Если выбрать <Детальный
счет>, то будет распечатан счет с детализацией услуг по всем гостям размещения.
Услуги в табличной части редактировать нельзя. Услуги из счета можно только удалять клавишей Delete.
Сумма за услуги может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».
Сумма налога с продаж в счете показывается и учитывается только у тех услуг, которые были оплачены
наличными (способом оплаты с включенным флажком «Учитывать НП»).
Если в настройках параметров конфигурации включить флажок «Формировать полные счета гостям без
дополнительных услуг», то в новые полные счета будут попадать только основные, начисленные по тарифу, услуги,
которые были оплачены гостями размещения.
После создания документа необходимо распечатать и провести счет. Для этого нажмите кнопки «Печать» (F2) и
затем «ОК» (Ctrl+Enter).
Документ «Внесение залога»
Документ предназначен для оформления внесения залога по размещению. Документ вводится на основании
документа «Размещение» (меню Оформить гостю/внесение залога)




Залог можно вносить только если в настройках параметров конфигурации на закладке «Ставки налогов, Уборка,
Залоги, Наборы услуг» включен флажок «Использовать залоги».
На форме необходимо выбрать гостя, который вносит залог. Если по размещению проживал один гость, то
система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из
списка гостей размещения.
Укажите способ оплаты (внесения) и, если в настройках параметров конфигурации включен флажок «Раздельный
учет залогов», укажите вид залога: за основные или дополнительные услуги.
Укажите сумму и, если нужно, валюту.
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру
подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек оплаты по секции «Внесения авансовых
платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации на закладке «Доп. услуги из номеров, Секции».
В поле «Дополнительная информация» введите комментарий по документу.
Документ «Возврат залога»
Документ предназначен для оформления возврата залога по размещению в случае досрочного отъезда гостя.
Документ вводится на основании соответствующего документа «Размещение».




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
177
Глава 7. Документы




На форме необходимо выбрать гостя, которому возвращается залог. Если по размещению проживал один гость,
то система заполнит поле в документе автоматически. В противном случае необходимо выбрать нужного гостя из
списка гостей размещения.
Укажите способ оплаты (выплаты) и, если в настройках параметров конфигурации включен флажок «Раздельный
учет залогов», укажите вид залога: за основные или дополнительные услуги.
Укажите сумму выплаты и, если нужно, валюту.
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру
подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек возврата по секции «Внесения авансовых
платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации на закладке «Доп. услуги из номеров, Секции».
Документ «Телефонные разговоры»
Документ предназначен для ввода данных о телефонных разговорах из гостиничных номеров. При проведении
документ начисляет стоимость разговора на размещение активное в номере на момент разговора.




Если, на время звонка, в номере активно несколько размещений, то стоимость звонка будет начислена всем
активным размещениям. При оплате разговора одним из гостей стоимость разговора будет списана с всех других
активных размещений.
Если, на время звонка, в номере нет активных размещений, то считается, что звонил кто-то из персонала
гостиницы. Суммарную стоимость звонков персонала и детальную информацию по ним за период можно получить
при помощи отчета «По сторонним посетителям», если выбрать услугу «Телефонные разговоры» в качестве
параметра, по которому строить отчет.
Если в настройках параметров конфигурации выключен флажок «НП входит в цену услуги», то цена разговора
всегда должна указываться без налога с продаж. Наоборот, если флажок «НП входит в цену услуги» включен, то
нужно указывать цену с налогом с продаж. В любом случае цена должна включать НДС.
В табличной части указываются:
- номер телефона (телефон, с которого был произведен звонок);
- номер комнаты (заполняется автоматически при выборе номера телефона);
- номер куда был звонок;
- дата регистрации звонка;
- время;
- количество минут;
- цена за минуту;
- сумма.
- описание
Сумма за разговоры может быть показана в любой валюте, поддерживаемой справочником «Валюты».


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
178
Документ заполняется вручную или автоматически внешними модулями загрузки телефонных разговоров.
При наличии в гостинице автоматической телефонной станции, с возможностью её подключения к компьютеру,
возможна поставка дополнительного модуля загрузки телефонных разговоров, который позволит регистрировать
телефонные звонки в системе автоматически.
Если гостиница периодически получает информацию о телефонных разговорах из номеров от какого-либо
оператора в виде файла с данными, то также возможна поставка дополнительного модуля загрузки телефонных
разговоров в базу данных гостиницы.
Документ «Дополнительные услуги из номеров»
В системе существует возможность регистрации и учета дополнительных услуг регистрируемых оборудованием
в номерах. Например: платное телевидение, бар и т.д. При проведении документа программа ищет по номеру и дате
и времени регистрации доп. услуги активное размещение и начисляет услугу, указываемую в шапке документа на
это размещение.
Если в настройках параметров конфигурации выключен флажок «НП входит в цену услуги», то цена услуги
всегда должна указываться без налога с продаж. Наоборот, если флажок «НП входит в цену услуги» включен, то
нужно указывать цену с налогом с продаж. В любом случае цена должна включать НДС.
Если, на время регистрации услуги, в номере нет активных размещений, то считается, что услугой
воспользовался кто-то из персонала гостиницы. Суммарную и детальную информацию по доп. услугам за период
можно получить при помощи отчета «Отчет по сторонним посетителям», если выбрать нужную услугу в качестве
параметра, по которому строить отчет.
Если, на время регистрации услуги, в номере активно несколько размещений, то стоимость услуги начисляется
всем активным размещениям. При оплате такой услуги гостем из какого-либо размещения, услуга автоматически
спишется с других размещений.
Документ «Поступление денег»
Документом регистрируется поступление денег (в том числе авансовых платежей) от контрагентов. Обязательно
указывать контрагента. Договор и бронь можно не указывать.




Сумма поступления может быть указана в любой валюте, поддерживаемой справочником валют.
Если на форме документа включен флажок «Разносить по брони», то сумма оплаты распределится по всем
неоплаченным бронирующим документам выбранного контрагента и договора.
Документ может быть введен на основании документов «Договор», «Заявка», «Резервирование», «Путевка»,
«Курсовка», «Счет (требование) оплаты».
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру
подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек оплаты по секции «Внесения авансовых
платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации.
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Выплата денег»
Документом регистрируется выплата денег контрагенту. Документ используется для оформления возвратов
контрагенту и выплат за полученные услуги (работы, товары). При оформлении документа необходимо указать
способ выплаты и причину выплаты денег. Обязательно указывать контрагента. Договор и бронь можно не
указывать.
Если выбран способ оплаты, который проводится по кассе, т.е. включен флажок «По ККМ», и к компьютеру
подключен фискальный регистратор, то автоматически пробьется чек возврата по секции «Внесения авансовых
платежей». Секция задается в настройках параметров конфигурации.

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
179
Глава 7. Документы
Документ может быть введен на основании документов «Договор», «Заявка», «Резервирование», «Путевка»,
«Курсовка», «Счет (требование) оплаты».
История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Документ «Закрытие периода»
Документ позволяет закрыть отчетный период в программе. Обычно закрытие периода предшествует выгрузке
итогов по реализации за период в программу бухгалтерского или управленческого учета.
Периоды указываемые в документах не должны пересекаться и не должно быть разрывов между периодами.
Документ при проведении вызывает процедуру закрытия периода, алгоритм работы которой может сильно
отличаться от организации к организации.
Если учетная политика гостиницы "по оказанию", то при закрытии периода обычно создаются общие акты по
всем контрагентам, которые собирают оказание услуг за период. Услуги, оказанные гостям "с улицы", собираются в
отдельный общий акт, у которого устанавливается контрагент "Физ. лица". Далее эти документы могут быть
выгружены в 1С:Бухгалтерию, в бухгалтерскую или управленческую базу.
Если учетная политика гостиницы "по оплате", то при закрытии периода обычно создается один общий акт по
всем оплаченным за период услугам. В этом случае
бухгалтерский/управленческий учет обычно ведется в разрезе услуг или кассовых секций. Баланс взаиморасчетов
с контрагентами ведется в гостиничной (этой) базе данных.
Документ «Закрытие кассовой смены»
Документ закрытие кассовой смены оформляется в процедуре закрытии смены, при этом рассчитывается выручка
за смену, печатается кассовый отчет и происходит обнуление кассы.




Документ закрытие кассовой смены позволяет закрыть кассовую смену для выбранной ККМ, группы ККМ или
всех ККМ, зарегистрированных в программе.
Закрытие всех кассовых смен происходит в случае если на форме не выбран ККМ или группа ККМ.
Z-Отчет ККМ для неавтоматизированных ККМ должен быть снят вручную, средствами самой ККМ.
При нажатии на кнопку «ОК» автоматически происходит снятие Z-отчета с гашением по ККМ, если он
подключен в режиме фискального регистратора; снятие Z-Отчета по программе и закрытие кассовой смены.
Документ «Внесение денег в ККМ»
Документ предназначен для регистрации внесения денег в денежный ящик ККМ, например, в случае, когда в
начале смены в кассу вносится некоторая сумма наличных на размен.




На форме необходимо заполнить сумму, валюту, и способ внесения.
Если выбранный способ внесения должен проводиться по кассе, то при проведении документа, в журнале
кассовой смены регистрируется внесение денег. Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то
автоматически пробьется внесение денег в денежный ящик ККМ.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
180
Документ «Выплата денег из ККМ»
Документ предназначен для регистрации изъятия денег из денежного ящика ККМ.




На форме необходимо заполнить сумму, валюту, и способ выплаты.
Если выбранный способ выплаты должен проводиться по кассе, то при проведении документа, в журнале
кассовой смены регистрируется выплата денег. Если к компьютеру подключен фискальный регистратор, то
автоматически пробьется выплата денег из денежного ящика ККМ.
Документ «Свидетельство о регистрации»
Программа автоматически формирует документы этого вида при печати свидетельства о регистрации для
иногородних граждан. Список выданных свидетельств доступен через журнал выданных свидетельств о
регистрации. Просматривать журнал имеют право только Администратор и Начальник службы размещения.
Документ «Запись журнала регистрации иностранных граждан»
Документ формируется пользователями при заезде, продлении и переселении гостей и добавляет запись в журнал
регистрации иностранных граждан. Иностранный гражданин тот, у которого страна гражданства не совпадает с
базовой страной (базовая страна). Если, при создании записи, открыта форма размещения, то реквизиты записи
заполнятся параметрами из текущей (выделенной) строки размещения.




Записи в журнале регистрации можно исправлять и помечать на удаление. Если запись помечена на удаление, то
при печати журнала регистрации эта запись будет проигнорирована.
Последнюю запись в журнале регистрации можно удалить полностью при помощи кнопки «Удалить ошибочную
запись».




История изменений документа сохраняется в документах «Корректировка». Просмотр истории изменений
возможен по кнопке «История изменений», которая находится на форме документа справа от кнопки открытия
документа в его журнале.
Бухгалтерский документ «Счет-фактура»
Документ «Счет-фактура» предназначен для регистрации в программе счетов-фактур выданных службой приема
и размещения гостей. Служба приема и размещения может дублировать функции бухгалтерии организации в
выходные дни и ночью, т.е. в не рабочее для бухгалтерии время.
Распечатанные счета-фактуры может модифицировать и удалять только пользователь с правами администратора
программы.


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
181
Глава 7. Документы
Документ вводится на основании документов «Акт», «Общий акт», «Счет (требование) на оплату», «Счет», «Счет
по доп. услугам», «Полный счет».
Для сохранения и печати документа нажмите кнопку «Печать» (Ctrl+Enter). Документ сохраняется в журнале
выданных счетов-фактур.
Документ «Напоминание»
Документ используется для регистрации напоминаний, которые автоматически показываются пользователям в
указанное в напоминании время.
Для работы функции автоматического показа напоминаний необходимо, чтобы на рабочем месте в фоновом
режиме выполнялась процедура проверки напоминаний.
Документ «Корректировка»
Документ «Корректировка» создается автоматически при изменении проведенных документов вида «Договор»,
«Заявка», «Резервирование», «Путевка», «Курсовка», «Размещение», «Приказ об изменении цен», «Приказ о вводе
скидок наценок», «Приказ об изменении тарифного плана», «Изменение состояния номерного фонда», «Вывод
номеров из состояния», «Приказ о вводе номеров в квоту», «Приказ о удалении номеров из квоты», «Акт», «Общий
акт», «Поступление денег», «Выплата денег», «Оплата по акту», «Выплата по акту», «Счет (требование) на оплату».
Документ позволяет:
1. Быстро восстановить последовательность внесения изменений в документ пользователем, не открывая журнал
регистрации действий пользователей;
2. Выгружать измененные за период времени документы обработкой обмена данными между одинаковыми
гостиничными базами.
Документ «Регистрация карт гостей»
Документ «Регистрация карт гостей» предназначен для регистрации в программе выданных карт идентификации
гостей. Карты можно использовать для организации в гостинице безналичных платежей, для контроля доступа в
номера при использовании электронных замков и т.д.
Новые карты могут регистрироваться только вручную или/и документами регистрации карт. Режим регистрации
новых карт задается в параметрах рабочего места.
Пользователь вводит номер идентификационной карты вручную, или прокатывает карту в считывателе. После
заполнения кода карты автоматически происходит поиск карты в справочнике идентификационных карт. Если карта
не найдена и включен режим автоматической регистрации карт, то карта создается. Если включен режим ручной
регистрации карт, то такой документ не проведется.
Если используется считыватель карт подключенный к COM порту, то заполнение номеров карт в строках
документа происходит в порядке строк документа и в порядке прокатывания карт в считывателе.
Служебный документ «Ввод остатков»
Служебный документ «Ввод остатков» формируется программой автоматически при выполнении регламентной
процедуры очистки базы данных. Документ создается на дату, по которую очищается база данных и, после удаления
первичных документов, восстанавливает остатки по регистрам предоплаты и взаиморасчетов с контрагентами.
Документы доступны только в общем журнале у администратора программы.
Документы можно использовать для установки начального баланса взаиморасчетов с контрагентами. Для этого
нужно создать документ на дату в прошлом (меню «Сервис/Ввод остатков») и заполнить колонку «Получено денег».
Положительная сумма соответствует предоплате контрагента.
Служебный документ «Обслуживание регистров»
Служебный документ «Обслуживание регистров» создается автоматически регламентной процедурой очистки
базы данных. Документ можно также создавать из меню «Операции» администратора программы.
При проведении документ сворачивает итоги по:
• документам, созданным раньше границы истории;
• услугам, по которым абсолютная величина баланса меньше суммы в одну сотую основной валюты. Это
исправляет ошибки округления, которые возникают при ведении многовалютного учета.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Глава 8
Регламентные процедуры
Процедура «Обработка документов»
Процедура предназначена для осуществления групповых действий над документами.
Выбранные документы можно:
• пометить на удаление;
• отменить пометки на удаление;
• сделать непроведенными;
• провести.
Список отобранных документов можно получить, нажав кнопку «Сформировать реестр».
Документы обрабатываются при нажатии кнопки «Выполнить».
Форма документа позволяет:
• указать период выборки документов;
• выбрать документы нужного вида;
• установить фильтр по значению общего, для выбранных видов документов, реквизита;
• выбрать тип обрабатываемых документов:
• обрабатывать проведенные;
• обрабатывать непроведенные;
• помеченные на удаление;
• не помеченные на удаление;
• обрабатывать все.
Если включен флажок «Авто ответ», то программа будет автоматически отвечать «Нет» на вопросы к
пользователю в момент проведения документов. Если этот флажок выключен, то пользователю придется отвечать на
эти вопросы вручную.
Процедура «Обработка напоминаний»
Процедура показывает необработанные напоминания, дата и время которых раньше даты и времени запуска
обработки. У показанных напоминаний устанавливается флаг «Обработано».
Процедура «Добавление реквизитов утраченных документов»
Процедура используется для добавления диапазонов номеров в справочник утраченных документов
удостоверяющих личность. Для регистрации реквизитов утраченных документов необходимо указать вид документа
удостоверяющего личность, серию, номер или диапазон добавляемых номеров.
Процедура «Очистка базы данных»
Регламентная процедура, относящаяся к группе фоновых заданий. Должна выполняться периодически. Удаляет
данные, которые старше, чем указанная дата. По умолчанию дата устанавливается на рабочую дату минус период
хранения истории в месяцах.
Рекомендуемые установки:
• период хранения истории - 13 месяцев;
• периодичность запуска – ежедневно.
В этом режиме размер базы данных будет оставаться постоянным в течение всего времени эксплуатации
системы. При этом раз в год, например, в течение января, можно делать резервную копию базы данных за прошлый
год. Таким образом, с одной стороны, вы храните данные за любой исторический промежуток времени, с другой
стороны размер рабочей базы данных остается постоянным.
1. Процедура удаляет:
1.1. сигналы о «подозрительных» действиях портье;
1.2. документы вида «Корректировка»

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
184
1.3. документы вида «Полный счет»;
1.4. документы вида «Возврат оплаты по акту»;
1.5. документы вида «Оплата по акту»;
1.6. документы вида «Поступление денег»;
1.7. документы вида «Выплата денег»;
1.8. документы вида «Акт»;
1.9. документы вида «Общий акт»;
1.10. документы вида «Счет (требование) на оплату»;
1.11. документы вида «Счет»;
1.12. документы вида «Счет по доп. услугам»;
1.13. документы вида «Дополнительные услуги в кредит»;
1.14. документы вида «Дополнительные услуги по дням»;
1.15. документы вида «Внесение залога»;
1.16. документы вида «Возврат залога»;
1.17. документы вида «Внесение денег в ККМ»;
1.18. документы вида «Выплата денег из ККМ»;
1.19. документы вида «Телефонные разговоры»;
1.20. документы вида «Дополнительные услуги из номеров»;
1.21. документы вида «Закрытие кассовой смены»;
1.22. документы вида «Свидетельство о регистрации»;
1.23. документы вида «Размещение»;
1.24. документы вида «Основные услуги»;
1.25. документы вида «Резервирование»;
1.26. документы вида «Путевка»;
1.27. документы вида «Курсовка»;
1.28. документы вида «Заявка»;
1.29. документы вида «Доп. услуги при заезде»;
1.30. документы вида «Запись в журнал регистрации иностранных граждан»;
1.31. восстанавливает итоги взаиморасчетов и предоплаты по контрагентам;
1.32. создает и проводит документ вида «Обслуживание регистров»;
1.33. не проведенные электронные заявки;
1.34. документы вида «Изменение состояния номеров»;
1.35. документы вида «Вывод номеров из состояния»;
1.36. исторических гостей из справочника «Гости»;
1.37. исторических контрагентов из справочника «Контрагенты»;
1.38. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Тарифы»;
1.39. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Гости»;
1.40. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Контрагенты»;
1.41. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Квоты»;
1.42. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Свойства»;
1.43. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Услуги»;
1.44. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Номерной фонд»;
1.45. помеченные на удаление элементы из «корзины» справочника «Телефонные номера»;

«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Глава 8. Регламентные процедуры 185
2. Запускает процедуру очистки оперативных данных.
3. Перепроводит все документы «Обслуживания регистров», которые есть в базе данных. Этот этап позволяет
удалить ссылки на удаленные документы в движениях регистров.
Процедура не удаляет:
• документы видов «Ввод номеров в квоту» и «Вывод номеров из квоты»;
• документы вида «Приказ об изменении тарифа», «Приказ о вводе скидок/наценок», «Приказ об изменении
тарифного плана»;
При необходимости эти документы нужно удалять вручную, при помощи пункта меню «Действия», подпункт
«Удаление помеченных объектов».
Процедура «Загрузить курсы валют»
Регламентная процедура, которая позволяет загрузить историю курсов нужных валют с сайта www.rbc.ru.
Процедура «Получить почту»
Регламентная процедура проверяет электронную почту гостиницы. При наличии заявок, поступивших в
электронном виде, создает на их основе не проведенные заявки в журнале брони. При проведении таких заявок ,
после выполнения процедуры «Отправить почту», автоматически посылается ответ заявителю по электронной почте.
Проведение входит в обязанности портье или администраторов гостиницы.
Процедура «Отправить почту»
Регламентная процедура отправляет подтверждения брони заявителям по проведенным электронным заявкам.
Процедура «Перемещение гостей»
Регламентная процедура автоматически распределяет гостей по группам справочника «Гости».
• Если гость выехал, но по каким-то причинам не был перемещен в группу «Выехавшие», то он будет
перемещен в группу «Выехавшие».
• Если гость находится в группе «Проживающие», но у него не указаны паспортные данные, то он будет
перемещен в группу «Новые гости», если она указана в настройках конфигурации.
• При регистрации новых гостей, если регистрационные данные гостя планируется заполнить позже, гости
автоматически создаются в группе «Новые гости». Если, в дальнейшем, портье заполняет регистрационные данные,
но забывает переместить гостей в группу «Проживающие», то гости будут перемещены обработкой автоматически.
• Если в группе «Заявители» есть гость, который не «привязан» к активному бронирующему документу (не
заехал по брони), то такой гость переносится в «Корзину».
Рекомендуется запускать ежедневно в начале рабочего дня. Возможен фоновый режим запуска.
Процедура «Обработка помеченных на удаление»
Регламентная процедура перемещает помеченные на удаление элементы выбранного справочника в группу для
удаленных элементов («Корзину»).
Обработка может запускаться в фоновом режиме в конце рабочего дня.
Процедура «Перемещение должников в «Черный» список»
Обработка позволяет по общему акту, который сформирован по должникам прошлых периодов, перенести гостей
в «Черный список».
Общий акт обычно формируется по всем не оплаченным гостями услугам за прошлый период. У акта
устанавливается тип «Оказание услуг по основному виду деятельности». При проведении такой акт «закрывает»
задолженность гостей. Плательщика в акте указывать не нужно.
На форме обработки необходимо указать акт с списком должников и нажать на кнопку «Выполнить». При этом
гости, которые проживали по размещениям перечисленным в акте будут перемещены в «Черный список». Сумма и
состав долга будут указаны в описании.
Процедура «Изменение нумерации документов»
Системная процедура позволяет изменить (упорядочить) нумерацию документов так, чтобы номера шли без
пропусков. Выберите документ, после которого необходимо провести упорядочивание номеров и нажмите «ОК» или
«Обработать». Разница между двумя кнопками в том, что «Обработать» не закрывает форму и позволяет Вам
ввести следующий документ для обработки.


«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Фирма «Синимекс-информатика», т. (095) 981-36-41
186
Если надо упорядочить нумерацию начиная с самого первого документа (в случаях, когда первый документ был
удален), то необходимо выставить флажок «С первого документа». В этом случае не имеет значения, какой документ
Вы выберите. Но он, конечно, должен принадлежать нужному журналу.
Обычно используется при обновлении редакций программы в составе процедур конвертирования данных.
Процедура «Снять просроченную бронь»
Регламентная процедура входит в группу фоновых заданий, снимает просроченные резервирования и/или заявки.
Пользователь может выбрать вид документов, который будет обработан. Строка брони считается просроченной,
если на дату и время выполнения обработки бронь активна и между датой и временем начала брони + количество
дней, на которые бронь удерживается, и датой и временем запуска обработки прошло больше, чем указанное на
форме количество часов.
Для того чтобы настроить количество часов при фоновом запуске процедуры, необходимо открыть форму
процедуры через меню администратора «Регламентные/Снять просроченные брони», ввести нужное количество
часов и сохранить настройку формы с установленным флажком «Использовать при открытии» (меню
«Действия/Сохранить настройку»).
Процедура «Автоматическая установка порядка номеров в НФ»
Сервисная процедура для восстановления специального порядка кодов номеров в номерном фонде.
Процедура автоматически восстановит промежутки между значениями кодов номеров сохранив установленную
вами последовательность номеров в НФ.
Эту процедуру нужно выполнять:
a) после изменения порядка сортировки номеров в справочнике «Номерной фонд» вручную.
b) после перегруппировки типов номеров в справочнике «Типы номеров».
Процедура «Выселить переселенных будущим временем»
Данная обработка входит в группу фоновых заданий, автоматически выселяет гостей из номеров, в которые они
были переселены будущим временем.
При переселении портье может указать дату и время заезда гостя в новый номер в будущем. В этом случае у
номера, из которого гостя переселяли, не устанавливается в «Да» флаг «Выехал». В справочнике номерного фонда в
колонке «Последнее размещение» также не сохраняется ссылка на гостя.
Для того чтобы при наступлении времени переселения ссылка исчезла, нужно у этого номера в строке
размещения включить флаг «Выехал» в «Да» и провести размещение. Обработка автоматически выполняет эти
действия. Обработка находит строки переселения, в которых не установлен флаг «Выехал» в «Да», и, если рабочая
дата и время больше, чем дата и время переселения, устанавливает флаг «Выехал» в «Да» и проводит размещение.
Процедура «Выселить всех не продленных/не переселенных гостей»
Регламентная процедура входит в группу фоновых заданий, автоматически выселяет гостей у которых дата и
время планируемого выезда раньше времени выполнения процедуры.
Процедура предназначена для использования в домах отдыха и пансионатах, т.е. в организациях где продления
оформляются отдельными размещениями, а переселения происходят в основном в начале периода проживания.
При использовании данной процедуры не нужно выполнять ручное выселение гостей, однако необходим строгий
контроль за задержками выезда и своевременным продлением. Т.е., обычно, выселения из домов отдыха и
пансионатов идут в три потока: утром, например до 12:00, в обед, например до 16:00 и вечером, например до 21:00.
Планировщик можно настроить на выполнение процедуры выселения на 14:00, 18:00 и 23:00 соответственно, и, в
таком случае, персонал должен решать вопросы задержек за отведенные два часа. Иначе гости будут выселены
автоматически.
Процедура «Проверить автоматическую загрузку телефонных разговоров»
Обработка проверяет дату и время создания последнего документа вида «Телефонные разговоры». Если времени
с момента создания последнего документа прошло больше, чем указано в параметрах обработки, то будет выдано
предупреждение о том, что документы «слишком долго не загружались».
Если указать количество часов = 0, то проверка выполнятся не будет.
Обработка должна выполняться в фоновом режиме встроенным планировщиком сервисных и регламентных
процедур.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Глава 8. Регламентные процедуры 187
Системные процедуры
Процедура «Планировщик»
Предназначена для определения авторизации на запуск планировщика фоновых заданий. Запуск фоновых
заданий возможен только теми группами пользователей, которые авторизованы на системную процедуру
«Планировщик».
Для выполнения фоновых заданий на компьютере необходимо, чтобы у элемента справочника «Компьютеры»
был выставлен переключатель «Фоновые задания» в «Да», и 1С:Предприятие было запущено под именем
пользователя, который авторизован на обработку «Планировщик».
Процедура «Очистка оперативных данных»
Системная процедура. Может выполняться перед повторным проведением документов, возможно вместе с
перемещением точки актуальности в прошлое, для ускорения процедуры проведения документов при обновлении
версии программы или выполнении каких-либо сервисных процедур. Удаляет оперативные данные из системных
справочников, которые старше даты, указываемой на форме процедуры. Вызвать процедуру можно с правами
администратора программы из меню «Операции». Также выполняется в составе регламентной процедуры «Очистка
базы данных».
Процедура «Очистка корректировок»
Системная обработка. Удаляет все корректировки, которые старше, чем указанная дата. По умолчанию дата
устанавливается на рабочую дату.
Используется обычно на этапе обучения работе с программой перед удалением из базы тестовых документов.
Процедура «Очистка сигналов о подозрительных действиях»
Системная обработка. Удаляет все сигналы, которые старше, чем указанная дата. По умолчанию дата
устанавливается на рабочую дату.
Используется обычно на этапе обучения работе с программой перед удалением из базы тестовых документов.
Процедура «Завершить работу системы»
Процедура «Завершить работу системы» относится к группе фоновых заданий и позволяет запланировать
завершение работы системы на конкретном компьютере на нужное время.




«Синимекс:Гостиница». Описание конфигурации
Глава 9
Обмен данными
Выгрузка документов в Бухгалтерию
В состав программы входит процедура выгрузки документов в конфигурации:
• 1С:Бухгалтерия 7.7, редакция старше 4.4
• 1С:Упрощенная Система Налогообложения 7.7, редакция старше 1.3.
Обмен данными между конфигурациями «Гостиница» и «Бухгалтерия» осуществляется с помощью обработок
«Выгрузка документов» и «Загрузка данных» в соответствующих конфигурациях. Первая создает XML файл с
описанием выгружаемых документов. 1С:Бухгалтерия загружает документы из этого файла. Файл RHo4_Ac4.xml в
каталоге ExtForms в каталоге базы данных содержит описание правил выгрузки документов в 1С:Бухгалтерию, а
файл RHo4_USN.xml содержит описание правил выгрузки в 1С:Упрощенная Система Налогообложения.
Для работы процедур обмена данными на компьютере должен быть установлен Microsoft XML Parser версии 3.0
или выше. Установочный файл входит в комплект поставки конфигурации «Гостиница» и, кроме того, может быть
загружен с сайта корпорации Microsoft.
Перед первым запуском убедитесь, что в справочнике «Фирмы» у выбранной организации добавлен хотя бы один
банковский счет.
Документы:
• «Счет (требование) на оплату» выгружаются в «Счет» 1С: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. Выгрузка возможно
только для тех счетов, у которых плательщик является контрагентом.
• «Счет-фактура» выгружаются в «Счет-фактура выданная» 1С: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7. У счетов-
фактур выданных частным лицам при выгрузке в бухгалтерию устанавливается плательщик – контрагент «Физ.
лица».
• «Акт об оказании услуг по размещению» выгружаются в «Оказание услуг» 1С: Бухгалтерии 7.7 или в
документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то
в конфигурации «Бухгалтерия» будет создан акт об оказании услуг с пустым контрагентом.
• «Акт об оказании услуг по прочим видам деятельности» выгружается в «Оказание услуг» 1С:Бухгалтерии 7.7
или в документ «Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не
контрагент, то в конфигурации "Бухгалтерия" будет создан акт об оказании услуг с не заполненным (пустым)
контрагентом.
• «Общий акт об оказании услуг» выгружаются в «Оказание услуг» 1С: Бухгалтерии 7.7 или в документ
«Реализация» 1С:УСН 7.7. Если в общем акте в конфигурации «Гостиница» указан плательщик не контрагент, то в
конфигурации «Бухгалтерия» будет создан акт об оказании услуг с пустым контрагентом.
• «Закрытие кассовой смены» выгружаются в «Приходный кассовый ордер» 1С: Бухгалтерии 7.7 и 1С:УСН 7.7.
Для каждой строки табличной части документа закрытия кассовой смены создается отдельный приходный кассовый
ордер.
Документы выгружаются только в диапазоне выбранных дат. В случае необходимости более детального отбора
документов, можно воспользоваться кнопкой «Выбор документов».
При отсутствии документов, удовлетворяющих заданным на форме параметрам, эта кнопка становится
недоступной. При повторной выгрузке за тот же период документы в «1С:Бухгалтерии» переписываются.
С помощью кнопки «Показать» можно посмотреть получившийся текстовый файл формата XML.
Важно: При выгрузке, поиск соответствующих элементов в справочниках конфигурации «1С:Бухгалтерия 7.7»
ведется по наименованию. Во избежание дублирования элементов справочников в бухгалтерии, перед выгрузкой
необходимо убедиться в точном совпадении наименований элементов в обеих конфигурациях. Пример: Справочник
«Контрагенты» в конф. «Гостиница» содержит элемент с наименованием «ООО Алладин». Допустим, тот же
контрагент в конф. «Бухгалтерия» имеет наименование «ООО АЛЛАДИН». При выгрузке, в справочнике
«Контрагенты» в «Бухгалтерии» будет создан новый элемент «ООО Алладин» (Из-за различия в строчных и
прописных буквах).
Выгрузка данных в ВЦКП ГУВД г. Москвы

<<

стр. 6
(всего 7)

СОДЕРЖАНИЕ

>>