стр. 1
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

Microsoft
Русская версия


•®


Версия 2002
Приложение Microsoft Office XP




Файлы
упражнений
t
на CD-ROM


F*^
К^




9. I

Учитесь в удобном для вас темпе
Найдите то, что нужно именно вам
Учитесь на реальных задачах


ЭК М
Microsoft

Access 2002
за
Microsoft

Access 2002
Step by Step




Microsoft
Microsoft

Access 2002
Шаг за шагом




Издательство
ЭКФМ
Москва, 2002
ББК 32.97
М14
УДК 681.3


М 14 Microsoft Access 2002. Русская версия. Шаг за шагом: Практ. пособ. /
Пер. с англ.— М.: Издательство ЭКОМ, 2002.—352 с.: илл.


ISBN 5-7163-0095-2

Программа Microsoft Access 2002 представляет собой мощную систему, обеспечи-
вающую эффективную разработку и сопровождение баз данных. С помощью дан-
ного руководства вы легко и быстро научитесь использовать Access для решения
стоящих перед вами задач, таких как создание базы данных для более удобного и
эффективного использования информации, подключение данных из приложений
Microsoft Office, HTML и XML, из других баз данных, использование форм, фильт-
ров, запросов и отчетов для отбора и анализа информации, предотвращение порчи
данных и несанкционированного доступа, обеспечение совместной работы с базой
данных посредством интерактивных веб-страниц.
Учебная база данных на прилагаемом CD-диске содержит множество приме-
ров, иллюстрирующих практически все возможности программы.




Данное пособие рекомендовано для подготовки к экзамену
Microsoft Office User Specialist (MOUS).




Copyright © 2001 by Online Training Solutions, Inc.
© Русский перевод, Microsoft Corporation, 2002
Published by arrangement with the original Publisher, Microsoft Press, Microsoft Cor-
poration, Redmond, Washington, USA
Подготовлено к печати «Издательством ЭКОМ» по лицензионному соглашению с
Microsoft Corporation, Редмонд, Вашингтон, ПИТА


ISBN 0-7356-1299-4 (англ.)
ISBN 5-7163-0095-2
Оглавление
Что нового в Microsoft Access 2002 8
Как получить помощь 9
По данной книге и прилагаемому компакт-диску 9
По Microsoft Access 20002 9
Использование прилагаемого компакт-диска 9
Минимальнвге требования к системе 10
Установка учебных файлов 11
Использование учебных файлов 12
Удаление учебных файлов 12
Условные обозначения и термины 13
Тесты MOUS 14
MOUS-тесты базисного уровня 14
MOUS-тесты экспертного уровня 15
Использование программы MOUS 17
О программе 17
Что означает MOUS-логотип? 18
Выбор уровня MOUS-сертификата 18
Экзаменационные тесты .-. 18
Формат экзамена 19
Интерфейс экзамена 19
Сертификация 21
Куда обратиться за дополнительной информацией 21
Глава 1. Знакомство с Access 23
Что такое база данных 24
Преимущества Access по сравнению
с другими программами 24
Открытие существующей базы данных 26
Таблицы 28
Запросы 34
Формы 37
Отчеты.... 42
Другие объекты Access 44
Страницы 45
Макросы 45
Модули 45
Глава 2. Создание базы данных 47
Создание базы данных простейшим способом 48
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом


Просмотр базы данных, созданной мастером 52
Создание таблиц простейшим способом 57
Совершенствование отображения данных в таблице 61
Операции над столбцами и строками таблицы 69
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 73
Импорт данных из Excel 74
Импорт данных из текстового файла с разделителями 76
Импорт данных из текстового файла
с фиксированной длиной записи 79
Импорт информации из базы данных Access 82
Импорт информации из других баз данных 84
Импорт информации из HTML-файла 85
Импорт XML данных 88
Экспорт данных в другие приложения 90
Связывание базы данных Access
с информацией из другого приложения 93
Другие способы обмена данными в Access 95
Глава 4. Использование форм для упрощения ввода данных 99
Создание формы с помощью мастера 100
Изменение свойств формы 102
Улучшение макета формы 108
Добавление элементов управления в форму 112
Использование VBA для ввода данных в форму 117
Создание формы с помощью функции Автоформа (Autoform) 121
Добавление подчиненной формы 123
Глава 5. Поиск и отбор информации 133
Сортировка данных 134
Фильтрация записей в таблице 136
Использование функции Изменить фильтр (Filter By Form) 139
Отбор информации по нескольким критериям 142
Создание запроса в режиме конструктора 146
Создание запроса с помощью мастера 154
Вычисления в запросе 156
Глава 6. Обеспечение достоверности данных 161
Использование типа данных для контроля ввода информации 162
Ограничение значений данных с помощью свойства
Размер поля (Field Size ) 166
Использование маски ввода 169
Контроль ввода данных с помощью условия на значение 174
Использование списка подстановки для ввода данных 177
Оглавление

Обновление информации в таблице 184
Удаление информации из таблицы 188
Глава 7. Работа с отчетами 193
Создание отчета с помощью мастера 194
Модификация отчета 199
Создание отчета с нуля 204
Добавление подчиненного отчета 210
Предварительный просмотр и печать отчета 217
Глава 8. Интерфейс базы данных 221
Создание кнопочной формы 222
Создание вводного экрана 229
Установка параметров запуска 234
Обеспечение работоспособности приложения 240
Глава 9. Обеспечение безопасности данных 247
Шифрование базы данных 248
Ограничение доступа к базе данных 250
Совместное использование базы данных 253
Репликация базы данных 255
Разделение базы данных 259
Создание рабочей группы 261
Сопровождение рабочей группы 269
Как предотвратить изменение VBA-программы 275
Защита базы данных, которая подлежит распространению 277
Глава 10. Работа со страницами и модулями 281
Создание статических Web-страниц 283
Обзор Visual Basic for Applications 285
Использование VBA для создания веб-страниц 290
Создание страницы доступа к данным
с помощью функции Автостраница (AutoPage) 300
Создание страниц доступа к данным с помощью мастера 308
Использование сводных таблиц для анализа информации в сети 312
Краткое содержание 318
Глоссарий 341
Что нового в Microsoft Access 2002
Запустив Microsoft Access 2002, вы сразу же заметите, что вид меню и пане-
лей инструментов изменился, а в правой части экрана появилась панель за-
дачи. Однако не все изменения столь очевидны. Многие функции Access, как
новые, так и улучшенные, можно оценить, только поработав с программой.
Следующая таблица содержит список новых функций Access 2002. При-
обретя некоторый опыт работы в Access, вы, возможно, заинтересуетесь
функциями, которые не рассматриваются в этой книге, но могут приго-
диться при разработке баз данных.
Воспользуйтесь новой функцией Чтобы
Распознавание речи Отдавать команды и диктовать текст
Конструктор страниц доступа Эффективно проектировать страницы
к данным доступа к данным
Сохранение объектов как Сохранять формы и отчеты в виде стра-
страниц доступа к данным ниц, доступных для просмотра в Web.
Формат файлов Access 2002 Ускорить доступ к данным и обработку
информации в больших базах данных
Регистрация ошибок преобра- Фиксировать ошибки преобразования
зования баз данных из формата Access 95, 97 и
2000 в формат Access 2002.
Множественные отмены и Отменить результаты сразу нескольких
повторы изменений последних действий.
Сводная таблица и диаграмма Обеспечить динамическое отображение
данных на Web-странице для анализа
информации.
Обмен данными с файлами Импортировать XML-файлы и публико-
XML вать в Web данные Access, экспортируя
их в формат XML.
Конструктор процедур Создавать простые процедуры SQL.
Пакетное обновление Сохранять изменения к записям на ло-
кальном компьютере и пересылать их на
сервер все сразу.
Поддержка языков сценариев Устанавливать предпочтения для слож-
ных языков сценариев, включая направ-
ление чтения.
За дополнительной информацией о программе Access обратитесь к http:/
www. Microsoft. com /office/access.
Использование прилагаемого компакт-диска

Как получить помощь
При работе над этой книгой было сделано все возможное, чтобы устранить
ошибки и неточности, как в самой книге, так и на прилагаемом к ней ком-
пакт-диске. Если вы все же столкнетесь с проблемами, свяжитесь с приве-
денными ниже источниками, чтобы получить указания по их устранению.

По данной книге и прилагаемому компакт-диску
Если проблема связана с содержимым книги или компакт-диска, обрати-
тесь к базе данных Microsoft Knowledge Base, которая содержит инфор-
мацию обо всех обнаруженных ошибках или исправлениях, воспользо-
вавшись адресом:
http://mspress.microsoft.com/support/search.htm
Если вы не найдете нужных сведений в Knowledge Base, пришлите свои
замечания или вопросы в Microsoft Press Technical Support no адресу:
mspinput@rmicrosoft.com

По Microsoft Access 20002
Если у вас возникли вопросы, связанные с программами Microsoft, вклю-
чая Access 2002, обратитесь к Microsoft Knowledge Base, воспользовав-
шись адресом:
http://'support.microsoft, com /directory
В Соединенных Штатах проблемы, не отраженные в Microsoft Knowledge
Base, представлены в Microsoft Product Support Services. Доступ к этой
службе можно получить по следующему адресу:
http://support.microsoft.com/directory
За пределами Соединенных Штатов для получения поддержки восполь-
зуйтесь меню Worldwide Support в Web-узле Microsoft Product Support
Services, чтобы получить информацию об узле, который обслуживает
вашу страну:
http://support.microsoft.com/directory

Использование прилагаемого
компакт-диска
Прилагаемый компакт-диск содержит учебные файлы, которые исполь-
зуются при выполнении упражнений, приведенных в книге. Наличие учеб-
ных файлов избавит вас от необходимости тратить время на создание
10 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

примеров и ввод исходного текста. Вместо этого вы сможете полностью
сосредоточиться на изучении Microsoft Access 2002.

Важно. Прилагаемый к книге компакт-диск не включает программное
обеспечение Access 2002. Поэтому, прежде чем приступать к изучению
книги, приобретите программу и установите ее на своем компьютере.


Минимальные требования к системе
Для выполнения упражнений этой книги требуется следующее:
• Компьютер/Процессор. Компьютер с процессором Pentium с быстро-
действием 133 мегагерц (Мгц) или выше
• Память. Требования к оперативной памяти (RAM) зависят от исполь-
зуемой операционной системы:
• Microsoft Windows 98 или Windows 98 Second Edition. 24 Мб RAM
плюс 8 Мб RAM для каждой работающей офисной программы (на-
пример, Microsoft Word).
• Microsoft Windows Millennium Edition (Windows Me) или Microsoft
Windows NT. 32 Мб RAM плюс 8 Мб RAM для каждой работающей
офисной программы.
• Microsoft Windows 2000 Professional. 64 Мб RAM плюс 8 Мб RAM
для каждой работающей офисной программы.
• Жесткий диск. Требования к объему жесткого диска зависят от кон-
фигурации компьютера и установленных систем.
• 245 Мб свободного пространства на жестком диске, в том числе 115
Мб на диске, на котором установлена операционная система. (Для
систем, отличных от Windows 2000, Windows Me или Office 2000
Service Release 1, требуется дополнительные 50 Мб на жестком дис-
ке для обновления системных файлов.)
• Для установки учебных файлов требуется еще 94 Мб дискового про-
странства.
• Операционная система. Windows 98, Windows 98 Second Edition,
Windows Me, Windows NT 4.0 с Service Pack 6 (или позже), Windows
2000 или более поздняя версия. (Если используется Windows NT 4.0 с
SP6, следует модернизировать Microsoft Internet Explorer до версии
4.01с Service Pack 1).

Важно. Приведенные в книге упражнения выполнялись на компьютере с
операционной системой Windows 98. При использовании других опера-
Использование прилагаемого компакт-диска 11

ционных систем полученные вами результаты могут несколько отличаться
от представленных на рисунках этой книги.

• Диски. CD-ROM драйвер.
• Монитор. Super VGA с разрешением 800x600 и выше и цветовой па-
литрой 256 цветов.
• Периферия. Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse или другое совме-
стимое устройство.
• Приложения. Microsoft Access 2002, Microsoft Word 97 или более по-
здняя версия, Microsoft Excel 97 или более поздняя версия.

Установка учебных файлов
Выполните следующие шаги, чтобы установить на жесткий диск компью-
тера учебные файлы, которые используются при выполнении упражнений:
1. Вставьте компакт-диск в CD-драйвер компьютера. На экра-
не появится меню.

Важно. Если меню не появилось, запустите Проводник (Windows Explorer). Щел-
кните на значке компакт-диска в левой панели, а затем щелкните дваж-
ды на файле StartCD в правой панели.

2. Щелкните на пункте Установить учебные файлы (Install Practice Rles).
3. Щелкните на кнопке ОК в окне сообщения.
4. Если вы не хотите устанавливать учебные файлы в папку,
заданную по умолчанию (C:\SBS\Access), щелкните на кнопке
Изменить папку (Change Folder), укажите нужный диск и папку, а за-
тем щелкните на кнопке ОК.

Важно. Если установить учебные файлы не в ту папку, которая задана по
умолчанию, расположение учебных файлов, указанное в упражнениях,
может оказаться неправильным.

5. Щелкните на кнопке Продолжить (Continue), чтобы установить
учебные файлы.
6. После завершения процесса установки щелкните на кнопке ОК.
На жестком диске компьютера появится папка, которая содер-
жит вложенные папки с учебными файлами для каждой главы.
7. Вытащите компакт-диск из драйвера.
•\2 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом


Использование учебных файлов
В начале каждой главы приведен список папок, содержащих файлы, ко-
торые требуются для изучения материала. Кроме того, в каждом разделе
указано, как и когда использовать тот или ной учебный файл. В большин-
стве разделов используется база данных GardenCo, разработанная для
вымышленной компании «Все для сада», которая занимается продажей
растений и сопутствующих товаров. Тем не менее базы данных для раз-
личных разделов отличаются друг от друга, поэтому точно следуйте ука-
заниям о местонахождении учебного файла. Имена файлов указаны на
полях над значком компакт-диска, например:

GardenCo




Удаление учебных файлов
После завершения работы над книгой следует удалить учебные файлы,
чтобы освободить место на жестком диске.

Совет. Файлы, сохраненные вне папки SBS\Access, не будут удалены сле-
дующей процедурой. Их придется удалять вручную в окне Проводник (Windows
Explorer).

1. На панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), ука-
жите на Настройка (Settings) и щелкните на Панель управления (Control
Panel).
2. Щелкните дважды на значке Установка/удаление программ (Add/
Remove Programs).
3. Щелкните на Microsoft Access 2002 SBS Files, а затем щелкните на
кнопке Добавить/удалить (Add/Remove). (В Windows 2000 Professional
щелкните на кнопке Удалить (Remove) или Изменить/удалить (Change/
Remove).)
4. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы подтвердить удаление.

Важно. Если вам требуется помощь по установке или удалению учебных
файлов, обратитесь к разделу «Как получить помощь» в начале этой книге.
Условные обозначения и термины 13


Условные обозначения
и термины
Изучение книги значительно упростится, если ознакомиться с термино-
логией и условными обозначениями, принятыми в серии «Шаг за шагом».
Описание
Обозначение

Пронумерованные шаги, которые задают после-
1.
довательность действий при выполнении упраж-
2.
нений
Круглый маркер, обозначающий одношаговое
упражнение
Значок в начале главы рядом со списком учебных
файлов и указаниями по их установке с компакт-
диска
Учебные файлы, которые используются в данном
разделе


Индикатор новой или улучшенной функции
Новое в
OfficeXP Microsoft Office XP
Полезная информация, упрощающая выполне-
Совет
ние данной задачи
Сведения, которые необходимо знать, чтобы вы-
Важно
полнить упражнение
Указания, позволяющие устранить распростра-
Решение проблем
ненные проблемы
Изображение кнопки, которая используется в
данном шаге
Знак плюс (+) между клавишами означает, что
|АН| + Г Т а Ь ]
их следует нажимать одновременно. Например,
«| A l t ] + [Tab j» означает, что нужно, нажав на кла-
вишу | A l t [, нажать на клавишу [ T a b |
Текст, который вводится с клавиатуры в процес-
Выделенный текст
се выполнения упражнений
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом


Тесты MOUS
Оценка уровня компетентности пользователя Microsoft Office (Microsoft
Office User Specialist) осуществляется с помощью MOUS-тестов. Прежде
чем приступать к квалификационному экзамену, следует убедиться, что
вы в состоянии выполнить необходимые тесты.
Данная книга полностью подготовит вас к экзамену на получение MOUS-
сертификата как базисного, так и экспертного уровня. Разделы, имею-
щие отношение к тестам, помечены на полях MOUS-логотипом с указа-
нием номера теста:

Ас2002-3-2




MOUS-тесты базисного уровня
Тест Описание Страница
Ас2002-1 Создание и использование баз данных
Ас2002-1-1 Создание баз данных 48
Ас2002-1-2 Режимы отображения объектов базы данных 28,61
Ас2002-1-3 Перемещение по записям 52
Ас2002-1-4 Настройка строк и столбцов 69
Ас2002-2 Создание и модификация таблиц
Ас2002-2-1 Создание и изменение таблиц 57
Ас2002-2-2 Добавление стандартной маски ввода 169
Ас2002-2-3 Создание столбцов подстановки 177
Ас2002-2-4 Модификация свойств полей 61,169
Ас2002-3 Создание и модификация запросов
Ас2002-3-1 Создание и модификация запросов на выборку 154
Ас2002-3-2 Добавление в запрос вычисляемых полей 146
Тесты MOUS 15

Тест Описание Страница
Ас2002-4 Создание и модификация форм
Ас2002-4-1 Создание и отображение форм 100,121
Ас2002-4-2 Модификация свойств формы 102,112
Ас2002-5 Просмотр и организация информации
Ас2002-5-1 Ввод, изменение и удаление записей 52,162,188
Ас2002-5-2 Создание запросов 146
Ас2002-5-3 Сортировка записей 28,134,142
Ас2002-5-4 Фильтрация записей 28,136,
139,142
Ас2002-6 Определение отношений
Ас2002-6-1 Создание отношения один-ко-многим 123
Ас2002-6-2 Обеспечение целостности данных 174
Ас2002-7 Получение отчетов
Ас2002-7-1 Создание и форматирование отчетов 88,194
Ас2002-7-2 Добавление в отчет вычисляемых полей 210
Ас2002-7-3 Предварительный просмотр и печать отчетов 42,217
Ас2002-8 Взаимодействие с другими приложениями
Ас2002-8-1Импорт данных в Access 74,76,79,
82, 84, 85
Ас2002-8-2 Экспорт данных из Access 90
Ас2002-8-3 Создание простых страниц доступа к данным 300, 308

MOUS-тесты экспертного уровня
Тест Описание Страница
Ас2002е-1 Создание и модификация таблиц
Ас2002е-1-1 Использование условий на значение 162,166,174
Ас2002е-1-2 Связывание таблиц . 93
Ас2002е-1-3 Создание полей подстановки и изменение их 177
свойств
16 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

Тест Описание Страница
Ас2002е-1-4 Создание и модификация маски ввода 169
Ас2002е -2 Создание и модификация форм
Ас2002е-2-1 Создание формы в режиме конструктора 108, 229
Ас2002е-2-2 Создание кнопочной формы и настройка па- 222, 234
раметров запуска
Ас2002е-2-3 Добавление в форму элемента управления 123
подчиненная форма
Ас2002е -3 Совершенствование запросов
Ас2002е-3-1 Определение условий отбора по нескольким 184
критериям
Ас2002е-3-2 Создание и применение расширенных филь- 142
тров
Ас2002е-3-3 Создание и выполнение параметрических 154
запросов
Ас2002е-3-4 Создание и выполнение запросов на действие 188
Ас2002е-3-5 Использование группировки в запросах 156
Ас2002е -4 Получение отчетов
Ас2002е-4-1 Создание и модификация отчетов 194,199,
204
Ас2002е-4-2 Добавление в отчет элемента управления под- 210
чиненный отчет
Ас2002е-4-3 Сортировка и группировка данных в отчетах 194
Ас2002е -5 Определение отношений
Ас2002е-5-1 Установка отношения один-ко-многим 123
Ас2002е-5-2 Установка отношения многие-ко-многим 123
Ас2002е -6 Работа с Access в сети
Ас2002е-6-1 Создание и модификация страниц доступа к 308
данным
Ас2002е-6-2 Сохранение сводных таблиц и диаграмм на 312
страницах доступа
Тесты MODS 17

Тест Описание Страница
Специальные функции Access
Ас2002е -7
88
Ас2002е-7-1 Импорт документов XML в Access
Экспорт данных из Access в документы XML 90
Ас2002е-7-2
248
Шифрование баз данных
Ас2002е-7-3
240
Сжатие и восстановление баз данных
Ас2002е-7-4
250, 261,
Обеспечение безопасности базы данных
Ас2002е-7-5
269
255
Репликация баз данных
Ас2002е-7-6
Создание приложений баз данных
Ас2002е -8
117,285,
Создание модулей Access
Ас2002е-8-1
290
259
Разделение баз данных
Ас2002е-8-2
Создание MDE-файлов 275,277
Ас2002е-8-3


Использование программы MOUS
По мере развития компьютерных технологий все больше работодателей
полагаются на методики тестирования, позволяющие оценить квалифи-
кацию сотрудников. Со своей стороны служащие также могут воспользо-
ваться этими методиками, чтобы проверить, соответствуют ли их знания
предъявляемым требованиям. Программа Microsoft Office User Specialist
(MOUS) предлагает эффективный способ оценки компетентности сотруд-
ников, работающих с приложениями Microsoft Office.

О программе
Программа MOUS представляет собой единственное средство тестирования,
рекомендованное компанией Майкрософт в качестве квалификационного
экзамена на знание Microsoft Office. Любой пользователь, выдержавший эк-
замен, получит сертификат специалиста по одному или нескольким прило-
жениям Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, Outlook, FrontPage или
Microsoft Project). Сертификаты бывают двух типов: базисного и экспертно-
го уровней. Доступность экзамена определяется конкретным приложением,
его версией и языком. (Чтобы получить доступ к экзаменам, посетите Web-
узел http://www.mous.net.) MOUS-сертификат дает несомненные преиму-
щества при поиске работы или для продвижения по службе.
18 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

Что означает MOUS-логотип?
Этот логотип означает, что с точки зрения MOUS-сертифика-
ции данное пособие признано одним из лучших учебников по
Access 2002. Завершив изучение курса, вы успешно выдержи-
те экзамен на получение сертификата специалиста по Microsoft
Office.

Выбор уровня MOUS-сертификата
Выбирая уровень MOUS-сертификата, на который вы можете претендо-
вать, учтите следующие факторы:
• Приложение Office и его версию, с которой вы знакомы.
• Время, в течение которого вы работали с данным приложением.
• Проходили ли вы курс обучения.
Кандидаты, претендующие на сертификат базисного уровня, могут рас-
считывать на положительный результат при наличии полугодичного опы-
та работы с приложением, включая обучение на курсах или самостоятель-
ное обучение с использованием специальных пособий и программ.
Экзамен на сертификат уровня эксперта включает более сложные прак-
тические задачи, использующие расширенные возможности приложений,
как, например, импорт данных или запись макросов. Претенденты на этот
уровень должны иметь двухгодичный опыт работы с приложением, вклю-
чая обучение у преподавателя, знакомого с методикой MOUS, или само-
стоятельное обучение с использованием материалов, ориентированных
на MOUS-сертификацию.

Экзаменационные тесты
Квалификационный экзамен включает набор тестов, направленных на
решение задач, характерных для данного приложения. Все тесты содер-
жат описание поставленной задачи и краткие указания по ее решению.

Совет. Полный список MOUS-тестов для Access приведен в предыдущем
разделе.

Учебные курсы, входящие в серию Microsoft Press Step by Step, относят-
ся к категории одобренных с точки зрения MOUS (MOUS Approved
Courseware), поскольку прорабатывают все темы, входящие в экзамена-
ционные тесты.
Тесты MOUS 19

Формат экзамена
Экзамен на получение MOUS-сертификата осуществляется в режиме
активного взаимодействия с приложениями Office. Доступны все стандар-
тные меню, панели инструментов, сочетания клавиш и даже меню Справка
(Help). Экзамен включает 25-35 вопросов (или тестов), которые требуют
выполнения одной или нескольких задач с использованием приложения
Office, по которому проводится тестирование. Например:
Подготовьте документ к публикации в виде веб-страницы, выполнив три
следующие задачи:
1. Преобразуйте служебную записку в веб-страницу.
2. Озаглавьте страницу Новая политика компании.
3. Присвойте служебной записке имя Policy Memo.htm.
Продолжительность экзамена колеблется в пределах 45-60 минут в за-
висимости от приложения. Для получения сертификата необходимо пра-
вильно выполнить не менее 70 % тестов.

Интерфейс экзамена
После заполнения последовательности информационных экранов, запус-
кается программа, выполняющая тестирование, и соответствующее при-
ложение Office. В правом нижнем углу экрана появится интерфейс экза-
мена, включающий диалоговое окно, в котором представлен первый тест.




Internal Memorandum
Al Arbor Systems Inc. Management and Sales Associates
Motor Pod Fleet Manager
Motor Pool Dispatcher
March 23. 2001
Use of Company Vehicles



Таймер Effective rnmediatefr.lhe policy regarding the use of company vehicles is amended as


Счетчик
Кнопка Next Prepare the memo for distribution
Department managers may use one of the four compact sedans or one of the two miwan
tocofiducl [company 'business both during the workweek and on wekends. A vehicle ma; bv corrniletJnQ the followino two
(Далее) tasks:
(1) Open the Styles and
Кнопка Reset Formatting dialo

(Сброс)
20 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

• Если диалоговое окно с описанием теста мешает работе, уберите его,
щелкнув на кнопке Свернуть (Minimize), или перетащите в другое место
экрана.
• Одновременно с началом первого текста запускается таймер, который
отображает время, оставшееся до конца экзамена. Время загрузки оче-
редного вопроса не учитывается. Если таймер отвлекает вас от рабо-
ты, щелкните на нем, что отменить его отображение.

Важно. Таймер засчитывает только то время, которое тратится на вы-
полнение теста. Интервалы между тестами не учитываются.

• Счетчик показывает номер текущего теста и общее число тестов.
• Кнопка Сброс (Reset) позволяет начать тест с начала, если вам кажется,
что вы совершили ошибку. Эта кнопка не возвращает к началу экза-
мена и не увеличивает отведенное на экзамен время.
• Завершив ответ на поставленный вопрос, щелкните на кнопке Далее
(Next), чтобы перейти к следующему тесту.

Важно. Вернуться к предыдущему тесту нельзя.

Несколько полезных советов по тестированию
• Точно выполняйте все указания, приведенные в каждом вопросе.
• При вводе запрошенной информации не дублируйте форматирование.
Например, хотя текст и значения, которые требуется ввести, отобра-
жаются в инструкциях полужирным подчеркнутым шрифтом, не нуж-
но повторять это форматирование без специальных на то указаний.
• Прежде чем переходить к следующему тесту, закройте все диалого-
вые окна.
• При переходе к следующему тесту необязательно сохранять измене-
ния, если нет специальных указаний на этот счет.
• Нельзя перемещать (вырезать и вставлять) данные из интерфейса
экзамена в приложение.
• При выполнении теста, предусматривающего печать документа, ра-
бочий лист, диаграмму, отчет, слайд и тому подобное, реально ничего
печатать не нужно.
Тесты MOUS 21

• Ответы оцениваются на основании полученного результата, а не спо-
соба, который использовался для его достижения (если только этот
способ не указан специально). Затраченное время, число нажатий на
клавишу и щелчков мыши не учитываются.
• Если в процессе тестирования компьютер переходит в нестабильное
состояние, зависает или отключается в результате сбоя питания, не-
медленно обратитесь к администратору центра тестирования. Он пе-
резагрузит компьютер, а тестирование продолжится с той точки, на
которой вы остановились.

Сертификация
После завершения экзамена вы получите отчет с результатами, которые
можно напечатать с помощью администратора центра тестирования. Если
результат выше минимально допустимого, по прошествии двух недель вы
получите по почте напечатанный сертификат.

Куда обратиться за дополнительной информацией
Для получения дополнительных сведений о том, как стать специалистом
по Microsoft Office, посетите Web-узел http://www.mous.net.
Чтобы приобрести программу тестирования Microsoft Office User
Specialist, обратитесь в http://www.DesktopIQ.com.
За информацией о других учебных курсах, выпускаемых Microsoft Press
и одобренных с точки зрения MOUS-тестирования, обратитесь в http://
mspress.microsoft.com/certification/mous/.
[Оборудовани
Lycoris sqyamigeni Лекарственные
1; Эолшвбная .лилия
[Луковые
2; Осенний крокус Colchjcum
Просмотр
i Садовый инвен I ИнсТ|рументы
3; Компост
Грунт/Песок_
данных в
4J Песок_для_пер_есадки jai песок
Живая изгородь
5i Плакучая Форсиза | ПИТОМНИК.
режиме
[Профилактика чуг
I Яды и химикат!
В!Утепленнь1Й ящик
таблицы,
7] Електричвская ловушку ; Профилактика чуг
[Яды и химикат!
Neoapiectana сагр[Ядыи..химикат!..
стр. 28
Стелящиеся
CoraniHarvaria [Оборудование
9: Корона вика
Стелящиеся^
'
. й плющ Hederaheiix
1 1I: Австрийская меднад-
12; Персидская.желтая
13: Перегнои для комна
........




Проектирование форм для
ввода данных, стр. 37




Отбор информации с помощью запросов, стр. 34

Просмотр отчетов, стр. 42




И
Глава 1
Знакомство с


Изучив эту главу, вы сможете:
• открывать базу данных;
• открывать таблицы в различных режимах;
• выполнять запросы;
• открывать форму в различных режимах;
• просматривать отчет в различных режимах.
Эта книга содержит конкретные указания по созданию и использованию
баз данных Microsoft Access. С ее помощью, начав с общего знакомства с
Access, вы достигнете уровня, достаточного для разработки сложных при-
ложений, предназначенных для многопользовательской работы.
В этой главе излагается концепция баз данных и дается общее представле-
ние об Access на примере базы данных GardenCo, принадлежащей неболь-
шой компании «Все для сада», занимающейся продажей товаров для сада.
(Эта база данных будет использоваться в упражнениях на протяжении всей
книги.) Хотя просмотр результатов чужих трудов не слишком увлекатель-
ное занятие, обзор готовой базы данных может послужить неплохим фун-
даментом для разработки собственных баз данных.
В процессе изучения материала вы откроете базу данных
GardenCo, ознакомитесь с ее структурой и рассмотрите некото-
рые компоненты, предназначенные для хранения и обработки
информации. Для выполнения упражнений вам понадобятся
файлы, которые хранятся в папках Open, Tables, Queries, Forms и
Reports, вложенных в папку SBS\Access\KnowAccess.

Совет. Чтобы выполнить приведенные в этой книге упражнения, необхо-
димо установить учебные файлы с прилагаемого компакт-диска. Соответ-
ствующие указания приведены в разделе «Установка учебных файлов» в
начале этой книги.
24 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом


Что такое база данных
База данных представляет собой компьютерный аналог организованной
информации. Обычно элементы информации объединяет общая тема или
назначение, как, например, список сотрудников, приведенный ниже:
Код Фамилия Имя Должность Дата найма

1 1 мая 1992 г.
Дэйл Марта Продавец
Фулер Джоана Менеджер по продажам 1 августа 1992 г.
2
Марк Продавец 1 апреля 1992 г.
3 Ли
Пени Дэниел Продавец
4 Змая 1993
Список организован в виде столбцов и строк, называемых полями и запи-
сями. Каждому сотруднику соответствует отдельная запись, а каждое
поле содержит определенную характеристику сотрудника: имя, фами-
лию, дату поступления на работу и тому подобное.
Внешне база данных, которая содержит только одну таблицу, похожа на
обычный список, представленный на бумаге. Но поскольку информация
хранится в электронном формате, ее можно сортировать и отображать
различными способами, используя с максимальным эффектом.
Так, например, с помощью телефонной книги можно найти любой теле-
фон, если известна фамилия абонента или название организации, посколь-
ку информация в телефонной книге организована в соответствии с этими
критериями. Но если вам требуется список телефонов ваших однофамиль-
цев или вы забыли вторую цифру в номере телефона соседа, едва ли вы
найдете ответ в справочнике. Для этого необходимо изменить принцип
организации данных.
По сравнению с книжным изданием телефонный справочник на элект-
ронном носителе занимает гораздо меньше места, легко копируется и рас-
пространяется. Однако основное преимущество базы данных состоит не в
хранении информации, а в способности быстро извлекать именно те све-
дения, которые требуются.

Преимущества Access по сравнению
с другими программами
Простые программы, которые хранят данные только в одной таблице (та-
кие как Database, компонент Microsoft Work), часто называют плоскими
базами данных. Более сложные программы (типа Microsoft Access) xpa-
Глава 1. Знакомство с Access 25

нят информацию в нескольких связанных (related) между собой табли-
цах и поэтому называются реляционными базами данных. При правиль-
ной организации информации все таблицы можно трактовать как единую
область памяти и извлекать из них данные в соответствии с возникающи-
ми потребностями.
Таблицы представляют собой один из типов объектов, входящих в базу
данных Access. На следующем рисунке представлено окно базы данных,
где перечислены все типы объектов.




Создание таблицы с помощью мастера
Создание таблицы путем ввода данных



Объекты




Важно. Для обеспечения совместимости базы данных, созданные в Access
2002, поддерживают формат Access 2000.

Из всех типов объектов только таблицы предназначены для хранения
информации. Остальные используются для просмотра, редактирования,
обработки и анализа данных - иначе говоря, для обеспечения эффектив-
ного доступа к информации.
На протяжении многих лет Microsoft прилагал немало усилий, чтобы пре-
вратить Access не только в одну из самых мощных программ управления
базами данных, но и в одну из самых удобных и простых. Поскольку Access
входит в состав Microsoft Office, он обладает многими чертами, характер-
ными для приложений Office, и может обмениваться с ними информаци-
ей. Например, работая в Access, можно открывать и редактировать фай-
лы с помощью кнопок, команд и клавиш, а также использовать буфер
обмена Office для копирования данных из таких программ, как Microsoft
Word или Microsoft Excel.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
26

Открытие существующей базы данных
База данных GardenCo включает несколько таблиц, которые содержат
сведения о сотрудниках компании, товарах, поставщиках и покупателях.
В процессе выполнения упражнений, приведенных в этой книге, вы буде-
те работать с этими таблицами, используя запросы, формы, отчеты, стра-
ницы доступа, макросы и модули, предназначенные для ввода, редакти-
рования, отбора и отображения информации.
GardenCo В этом упражнении вы откроете базу данных GardenCo и просмот-
рите ее основные компоненты, не вдаваясь в детали, только для
того, чтобы получить общее представление. В качестве рабо-
чей будет использоваться папка SBS\Aecess\KnowAccess\Open. Вы-
полните следующие шаги.
1. На панели задачи щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на
Программы (Programs) и щелкните на кнопке Microsoft Access. При
первом открытии Access окно программы выглядит следующим
образом.
Строка меню Панель инструментов Панель задачи
?] Microsoft Acces
ГНйЮ:--Ч В I :'•'• i |":"MC ЩИ! '(ПАЗКИ


Ш"




: LinkDaf abase.
$& Другие файл
Создание
ч у Новая бага данных
| - ' •••";.
;Щ Пуаая страница доступа к дли
;
: 1 Проект (сущестеукицн* данные
^
>оект (новые данные)
Создание из имеющегося файла
-айос файла...




CJj) О^авкд Mrrosoft Access
1Й) Показывать при запуске
Глава 1. Знакомство с Access 27


Важно. Изображение на вашем экране может несколько отличаться от
приведенного на рисунке. Это связано с тем, что используемые в книге
иллюстрации получены с помощью монитора со степенью разрешения
800x600, цветовой палитрой 24 бит и схемой цветов Обычная Windows (Windows
Standard). Исходные установки экрана заданы по умолчанию и изменяются
в процессе выполнения упражнений.

Подобно другим приложениям Microsoft Office XP, окно Access
Новое в
OfflceXP включает строку меню и панели инструментов, а также новый
элемент, называемый панелью задачи, в правой части окна про-
граммы. Чтобы открыть панель задачи, воспользуйтесь коман-
дами Поиск (Search) или Создать (New) в меню Файл (File) или командой
Буфер обмена (Office Clipboard) в меню Правка (Edit).
2. На панели инструментов щелкните на кнопке Открыть (Open),
перейдите к папке SBS\Access\KnowAccess\Open и щелкните дваж-
ды на GardenCo. Появится вводный экран (или заставка) базы
данных.

Совет. Обычно, чтобы открыть базу данных Access, достаточно щелкнуть
дважды на имени соответствующего файла (с расширением .mdb) в окне
Проводник (Windows Explorer). Можно также запустить программу Access, а за-
тем воспользоваться командой Создать (New) в меню Файл (File), чтобы отобра-
зить панель задачи Создание файла (New File), на которой представлены пара-
метры, позволяющие открыть новую или существующую базу данных.

3. Выделите флажок Больше не показывать этот экран (Don't show this
screen again) и щелкните на кнопке ОК. На экране отобразится
кнопочная форма, предназначенная для упрощения доступа к
объектам базы данных.




J' !!••>-,„ \

'••;• и i |
Щ

:
:::,.-•.•,.:„•
I
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
28

4. Щелкните на кнопке Закрыть кнопочную форму, чтобы закрыть
кнопочную форму. Окно базы данных свернуто в короткую стро-
ку заголовка в нижнем левом углу экрана.
5. Щелкните на кнопке В окно из значка (Restore) в этой строке, что-
бы развернуть окно базы данных. Окно базы данных GardenCo
имеет следующий вид.
:
; ,••'.--
itp GatdenCo : база данных (Формат Access 2000} г
Панель инструментов
Щоз^рмть У; к
окна базы данных
1 1 Объекты i Щ] Создание таблицы в режиме конструктора ;
\
Щ] Создание таблицы с помощью мастера
1 О Таблицы
\ EEJ Создание таблицы путем ввода данных |
if? Запросы
;Шы -
'Э "Нарвы
: Щ| Клиенты
Панель объектов
, С9 Отчеты i [Щ Перевозчики
ЦП] Поставщики
*У Страницы
Щ Распределитель
3 Макросы
ОН Сведения о заказе
4* Модули
(Щ Сотрудники
:

Ш Типы
Группы
НО Товары
Щ Избран,.,
;


Вверху окна базы данных располагается панель инструментов,
а вдоль левого края - панель объектов, на которой перечисле-
ны все объекты базы данных Access. Поскольку выделен объект
Таблицы (Tables), в правой части окна отображается список таб-
лиц, содержащихся в базе данных.
6. Закройте базу данных GardenCo, щелкнув на команде Закрыть
(Close) в меню Файл (File).

Таблицы
Ас20002-1-2 Таблицы играют ключевую роль в базах данных, поскольку
Ас20002-5-3 именно в них хранится информация. База данных может со-
Ас20002-5-4 держать тысячи таблиц, размеры которых ограничиваются
только доступным пространством на жестком диске компью-
тера.
Глава 1. Знакомство с Access 29


Совет. Чтобы получить подробные сведения о спецификации Access, вклю-
чая размер базы данных и максимальное число записей в таблице, щелк-
ните в поле Введите вопрос (Ask A Question) в конце строки меню, введите соот-
ветствующий вопрос и нажмите на клавишу | Enter |.

Объекты Access могут отображаться в различных режимах. Для таблиц
обычно используются режим таблицы, предназначенный для ввода дан-
ных, и режим конструктора, позволяющий просмотреть и модифициро-
вать структуру таблицы. Переход из одного режима в другой осуществ-
ляется щелчком на кнопке Вид (View). Можно также щелкнуть на стрелке
кнопки Вид (View) и выбрать нужный режим из списка.
В табличном режиме содержимое таблицы отображается в виде столбцов
(полей) и строк (записей), как показано ниже.

Столбец (поле) Заголовок столбца

Селектор
строки 1! Волшебная лилия ]Lyconssquarnigen; Лекарственные Оборудование
21 Осенний крокус {.Корзина луков* I Луковые
[Cpjchicum
3[Компост [Садовый инвен Инструменты
Строка 4J Песок для пересадки ка»: [Грунт и песок
(запись) j Питомник кустг Живая изгородь
5|Плакучая^Форсиза
1?Д. ...'!... . .!1!Я.!..- [Профилактика чуг
е ны и ! Ы ХИМ Т
Ш ^.Ж!?(!.. .?..?.Щ..!<.
Г1рофилзктика_чуг
7i Ёлектрическая ловушка j
! Профилактика чуг
8j Лекарство от нематодов :
Стелящиеся
.?|!§!Р.9!Э.1!!!Я
Стелящееся
Ррзы ...............................
JPOSW

Грунт/Песок
rpjHT/Песрк
.
151 Листовая земля 1ГРУ.*!1.''..П.е.?9.к.... ! rpjHT/Песок
]|Клекс ......
jPirnpinella anistim Лекарственные
171Ани?21
| Гравий
ШЦебень
Лекарственные
19! Ромашка аптечная


Кнопка Новая запись (New Record)
Кнопка Первая запись
(first Record) Кнопка Последняя запись (Last Record)
Кнопка Предыдущая запись Кнопка Следующая
(Previous Record) запись (Next Record)
30 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

Если таблицы имеют общие поля, можно воспользоваться подчиненной
таблицей, чтобы вставить в одну таблицу записи из другой. Такой под-
ход позволяет одновременно просматривать данные из нескольких таб-
лиц. Например, можно вставить в таблицу Клиенты сведения о заказах, сде-
ланных клиентами, из таблицы Заказы.
GardenCo В этом упражнении вы откроете таблицы базы данных GardenCo
и отобразите их в различных режимах. В качестве рабочей бу-
дет использоваться папка SBS\Access\KnowAccess\Tables. Выполни-
те следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. На панели объектов щелкните на пункте Таблицы (Tables). В окне
базы данных отобразится список содержащихся в ней таблиц.
Поскольку на панели инструментов нажата кнопка Таблица
(Details), справа от каждого имени указаны характеристики таб-
лицы.

Совет. Можно изменить ширину столбцов таблицы, перетащив вертикаль-
ную черточку, разделяющую заголовки столбцов. Чтобы подогнать ши-
рину столбца под длину текста в ячейках щелкните дважды на этой вер-
тикальной черточке.


Ш З. Щелкните на кнопке Развернуть (Maximize) в правом верхнем углу
окна базы данных. Окно базы данных развернется и заполнит
окно программы Access. Обратите внимание, что первые три
элемента в столбце Имя (Name) не являются таблицами. Это яр-
лыки команд, которые используются для создания новых таб-
лиц.

Совет. Если ярлыки в начале списка объектов не нужны, щелкните на
команде Параметры (Options) в меню Сервис (Tools). В диалоговом окне Параметры
(Options) щелкните на вкладке Вид (View), очистите флажок Новые ярлыки объек-
тов (New object shortcuts) и щелкните на кнопке ОК.

4. Щелкните на кнопке Восстановить окно (Restore), чтобы сжать окно
базы данных до исходных размеров.
5. Щелкните на таблице Типы, а затем щелкните на кнопке От-
» крыть (Open) вверху окна базы данных. Таблица Типы откроется в
режиме таблицы, как показано ниже.
Глава 1. Знакомство с Access 31



есна
. . . ..!.ле.ТР..и...9с.?н.
?МЦ?ШЙ?-К?НУ??
Стелящиеся ] Многолетняя трава, вечнозеленые и лиственные
Газонная трава [Газонная трава для холодного климата
веты [Широкий выбор цветов
ЕуЗодные растения: Растения для водных садов
нт/Песок
Удобрение iРазнообразые удобрения

[Для придание вкуса и аромата

H c T
M .9™. .°.P .9?..P9?
Морозостойкое растение
Профилактика чуг:Альтернатива нетоксичных средств
..1 Пл.9т.9яД.ные. !.П^.919.яДн.ы..е..Р.ас.Т.5й.15
.. °
20; .Инструменты С.?й5?Ь1й_и^<вентарь
2)|ягоды __ [Небольшие ягодные кусты
22|Живая изгородь [Кустарники предназначенные для клумб, зелен




Таблица содержит список типов товаров, которыми торгует
компания, и включает поля Код типа, Наименование типа и Описание.
6. Щелкните на знаке плюс слева от типа Луковые. Откроется под-
чиненная таблица, которая содержит данные из таблицы Това-
ры, имеющие отношение к данному типу. То есть, вы одновре-
менно просматриваете данные из двух таблиц, как показано
ниже.


Весна, лето и осень, неестественные условия

Одна дюжина |
Одна дюжина
[Anempne coronaria i Корзина луковы»



6juTj3jiaKe
161[Желтый нарцисс_ Ismene _ca|athina [Корзина лукрвы»
Paeonia ! Корзина луковых
6 шт. в паке
162! Пионы
6 шт. в паке
Lilinum Hybrid ;Корзина луковых
163! Лилия
i Корзина луковых
6 шт. в паке
164! Бегония Begonia
-JJSpJ^ttHUXSPJiyL. 1 дюжина
1Ш1*9:!!ЫЛ!Н-У_—
(Счетчик)! i
2| Кактусы [Комнатные кактусы
?'РТе.л.?Щ^?.Р? !.Md9.r9^e.T.H.S?. TP??a.i ??ч.н9.з.е.л.в.н.ые.и..лисТ.?ен.
4 j Газонная трава [Газонная права i для ^холодного ^климата
_ [Широкий выбор _цветрв
6! Водные растения! Растения для водных садов
7) Г . . . .
8[Удобрение
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
32

Обратите внимание, что знак плюс заменился знаком минус.
7. Щелкните на знаке минус слева от записи Луковые, чтобы свер-
нуть подчиненную таблицу.
8. Закройте таблицу Типы, щелкнув на команде Закрыть (Close) в
меню Файл (File). Если будет предложено сохранить изменения
макета, щелкните на кнопке Да (Yes).

Совет. Можно также закрыть объект, щелкнув на кнопке Закрыть (Close) в
правом верхнем углу окна объекта. Если объект развернут во весь экран,
эта кнопка называется Закрыть окно (Close Windows) в отличие от кнопки Закрыть
(Close) в конце строки заголовка окна Access. Будьте внимательны, чтобы
случайно не выйти из Access.

9. Щелкните дважды на таблице Заказы, чтобы открыть ее в ре-
жиме таблицы, как показано на следующем рисунке.


Карпернер. Лени 01.05.01:
(ЦТАНЭР
iiceglACKnn Oimglj
Карпернер. Лени
оТЖсй'
Андерсон, Эмми
шЖсм! 01.12.01:
_„„_
Андерсон. Эмми
аТЖ'рТ
Карпернер. Лени
110831КП(М
ligmiKOXAP : Андерсон, Эмми 01.12.01!
llpBsipBHKE Эмони, Майкл PU2J01!"
Эмони, Майкл
1108б[ОТАЛЕ
: Карпернер, Лени
лрдамилдж : Эмони, Майкл
01.19.01;
'1Т089| ИСАПА '' • Андерсон. Эмми
liosoixpoBO Ol! 14.01
Эмони, Майкл
"
of'is'qr' оТжшТ
\ Карпернер, Лени
; Эмони. Майкл OUBJOlf
"
Андерсон. Эмми
..
.; Карпернер..Лени.
......... oT.zz'pT
Эмони, Майкл




На панели перехода внизу окна указано, что таблица содержит
87 записей. Запись 1 является активной, о чем свидетельствует
выделенное поле.
10. Переместите индикатор выделения вниз, несколько раз
щелкнув на кнопке Следующая запись (Next Record).

Совет. Для перемещения по записям таблицы можно воспользоваться
клавиатурой. Чтобы переместиться на одну запись, нажмите на клавишу
РП или (П, на один экран — на клавишу | P g U p ) или | PgDn |, а чтобы пе-
Глава 1. Знакомство с Access 33

рейти к первому или последнему полям таблицы, нажмите на клавиши
[Ctrl | + [ноте| или | Ctrl | + | End].


11. Перейдите к записи 40, выделив текущий номер записи на
панели перехода, введя 40 и нажав на клавишу | Enter |.
12. Закройте таблицу Заказы и щелкните на Нет (No), если будет
предложено сохранить изменения макета таблицы.
13. В списке таблиц щелкните дважды на таблице Товары, чтобы
открыть ее в режиме таблицы. Обратите внимание, что табли-
ца содержит 189 записей.
14. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View), что-
бы переключиться в режим конструктора.


овара номер П|эисиивавтся

Латинское
Вмднте тот же номер, как и в таблице Попапщики._
КодПопавщнка
"
и е таблице Категории...
юк, Зшт. о пакете, и т.д.)
тт.,

|ьный3аказ
РюрядЁдйнии.
МинимальныйЗапас




овательные


• • .
45 Ь-> :-«::[?,.(> г. Я И




В режиме таблицы отображаются данные, которые хранятся в
таблице, а в режиме конструктора отображается структура
таблицы.
15. Закройте таблицу Товары, щелкнув на кнопке Закрыть (Close).
Если будет предложено сохранить изменения, щелкните на
кнопке Нет (No).
16. Закройте базу данных GardenCo, щелкнув на кнопке Закрыть
(Close) в окне базы данных.

2 - Access 2002
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
34


Запросы
Запросы предназначены для поиска в базе данных информации, отвеча-
ющей определенным критериям. Найденные записи, называемые резуль-
татами запроса, можно просматривать, редактировать и анализировать
различными способами. Кроме того, результаты запроса могут использо-
ваться в качестве основы для создания других объектов Access.
В сущности, запрос представляет собой вопрос, сформулированный в тер-
минах базы данных, например: какие записи в таблице Клиенты содержат
значение 98052 в поле ПочтовыйИндекс. При выполнении запроса Access на-
ходит в указанных таблицах данные, соответствующие заданному усло-
вию, и отображает их в табличном виде.
Существуют различные типы запросов. Наиболее распространенными
являются запросы на выборку, параметрические и перекрестные запро-
сы. Реже используются запросы на действие, Autolookup и запросы SQL
(Structured Query Language). Для создания простых запросов использу-
ется мастер, в менее тривиальных случаях можно создать запрос вруч-
ную в режиме конструктора, как показано на следующем рисунке.
Связи между таблицами Список полей таблицы



Область
таблиц




НазваниеТипа ОписаниеТо! ПродажаТова! Квартал; "К ОжидаемаяДата
Товары
I ругэт»™ оперли».- Группировка Группировк
Бланк
˜г запроса

т
jBetween «01,01.01* i
УСЛОР-




Вверху окна запроса располагаются четыре окошка, содержащие списки
полей таблиц, включенных в запрос. Линии, соединяющие общие поля,
обозначают связи между таблицами. Первая строка бланка запроса со-
держит имена полей, включенных в запрос, а во второй строке указана
таблица, к которой принадлежит каждое поле. Третья строка Групповая опе-
рация (Total) позволяет выполнять вычисления над значениями полей, а чет-
вертая указывает принцип сортировки записей. Флажок в пятой строке
Вывод на экран (Show) определяет, будет ли поле отображаться в результа-
Глава 1. Знакомство с Access 35

тах запроса. Шестая строка с именем Условие отбора (Criteria) позволяет за-
дать критерий отбора записей из таблицы, а седьмая строка задает аль-
тернативный критерий.
На первый взгляд все это кажется довольно сложным. Однако когда вы
приступите к построению собственного запроса, исходя из логических
соображений, все вышесказанное начнет приобретать смысл. Тем более
что от вас не потребуется особых усилий. Функция Мастер запросов (Query
Wizard) проведет вас через все необходимые шаги по созданию запроса и
сохранит его в качестве объекта базы данных для дальнейшего использо-
вания.
В этом упражнении вы воспользуетесь несколькими запроса-
GardenCo
ми, которые хранятся в базе данных GardenCo. В качестве рабо-
чей будет использоваться папка SBS\Access\KnowAccess\Querie& Вы-
полните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. На панели объектов щелкните на пункте Запросы (Queries). В окне
базы данных отобразятся все хранящиеся в ней запросы.
3. Щелкните дважды в строке заголовка окна базы данных, что-
бы оно заняло все окно программы Access, как показано на сле-
дующем рисунке.
Значок команды




1 /V:v-w*»^- . i /
Создание запроса в режим.
Создание запроса с ломот.
Значок [§3 Запрос на заказы 03.06.02 13:34:15

запроса на - Общая сумма заказа Источник данных для других запро.. 03.18.02 12:07:00
03.19.0210:59:11
Продажа по типам Источник данных для отчета Пред...
выборку 03.13.0211:46:11
Продажа товаров в 2001 г.. Источник данных для запроса Прод..
02.20.0221:31:43
Сведения о заказе(оконч..

Значок (Типы) Источник данных для отчет... 03.18.02 14:46:53
Счета
Фильтр записей таблицы Товары; з... 03.18.02 14:53:42
Текущий список товаров
запроса на Типы Запрос 02.19.02 17:52:48
обновление Товары по типам Основной запрос для отчета Товар... 03.18.02 10:44:26
(Подзапрос) Результаты выбора то.. 03.18.0211:36:21
[?{р Товары по йене выше ере...
Значок 02.19.0223:08:59
I
запроса на Фильтр записей в отчете Счет. Нач.. 03.18.02 12:21:07

удаления
1
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
36

Два верхних элемента списка представляют собой команды,
предназначенные для создания запросов. В столбце Описание
(Description) указано назначение каждого запроса. Значок в стол-
бце Имя (Name) идентифицирует тип запроса, как и столбец Тип
(Туре), расположенный в правой части окна базы данных.
4. Восстановите исходный размер окна базы данных, щелкнув
на кнопке Восстановить окно (Restore) в конце строки меню (а не стро-
ки заголовка).
5. Откройте запрос Продажа по типам в режиме таблицы, выделив
1 1 его и щелкнув на кнопке Открыть (Open) вверху окна базы данных.
18
Access выполнит запрос и отобразит результаты в виде табли-
цы, как показано на следующем рисунке.


;Белоцветик 1 шт. 5J
и
Водные растения 1 шт. "бГ
; Бл агоуханэщая кувшинка
Q
5!
\ Водный тысячелистник 1 шт.
Водные растения
п
1 шт.
Водные растения !Папирус ЦТ
g
1 шт. 4!
Водные растения [Папертник

стр. 1
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>