<<

стр. 2
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

о
ГЖ
1 шт.
!Элодея
Водные растения
а
W
;ГолуВаятрава
Газонная трава 25 фунтов
о
ёГ
! Красная овсяница 25 фунтов
Щ: Газонная трава
а
; Многолетний плевел
Газонная трава 25 фунтов
а
8:
"W
Газонная трава [Наклонная газонная трава 25 фунтов
п
эГ
|Полеви1)а белая 25 фунтов
Газонная трава
а
IT
ъ
\ Стелящееся газонная трава 15 фунтов
Газонная трава
п
10 фунтов
Грунт/Песок |Дерн
а
W
I Листовая земля
Грунт/Песок 5 фунтов
а
'" 1
; Мелкий скатанный гравий Одинi ярд
Грунт/Песок
Г


На панели перехода указано, что результаты запроса включа-
ют 171 запись, тогда как таблица Товары содержит 173 записей.
Чтобы понять, почему отсутствуют 2 записи, нужно отобразить
запрос в режиме конструктора.
6. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы
перейти в режим конструктора.
Верхняя часть окна запроса содержит схемы таблиц, из кото-
рых нужно извлечь данные, а нижняя часть представляет со-
бой бланк, предназначенный для формирования условий отбо-
ра. Столбцы бланка соответствуют полям приведенных выше
таблиц, а строки позволяют задать условия сортировки и отбо-
ра. Обратите внимание, что в строке Условие отбора (Criteria) для поля
ПоставкиПрекращены указано «<> Да». Это означает, что нужно
отобрать товары, продажа которых не прекращена.
Глава 1. Знакомство с Access 37

_




1
•' . 1
КадТовара Щ
кодТта :
СэТисаиивТоа1Щ
)ваниеТип;;
Латинское нёЩ
исание II


ш
КодПоставщЦ
: ' | ' I ^ j I



щи ИИ т НазваниеТип Описание Т ОБ Заказано Минина лы- Постав киПрек
Типы
Пп- l.-IVHU'
1Щц
'ипы Товары Товары Товары Товары
f'j.iie-kK.r по возраста) то возрастам
0 0 0 0 0 |
УС/ЮГ-'-
<>*>...

7. В порядке эксперимента в строке Условие отбора (Criteria) выде-
• лите значение «<> Да», введите = Да, а затем щелкните на кноп-
ке Запуск (Run) на панели инструментов.

Совет. Запрос можно также выполнить, переключившись в режим таб-
лицы.

Теперь запрос отберет только те товары, которые содержат
значение Да в поле ПоставкиПрекращены (то есть продажа этих то-
варов прекращена).



эленькзя газонокосилка
Оборудование [Ель обыкновенная Коника] 1шг.




Это те самые 2 записи из таблицы Товары, которые не вошли в
результаты исходного запроса.
8. Закройте окно запроса и щелкните на кнбпке Нет (No), если
будет предложено сохранить изменения.
9. Закройте базу данных GardenCo.

Формы
Информация хранится в таблицах в том виде, в котором была введена.
Это не имеет особого значения, если никто, кроме вас, не работает с базой
данных. Однако если база данных предназначена для пользователей, име-
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
38

ющих смутное представление об Access, работа с таблицами может пока-
заться им чрезмерно сложной, не говоря уже о том, как это отразится на
сохранности информации. В таких случаях лучше воспользоваться фор-
мами, которые позволяют упростить и сделать более эффективными ввод
и обработку содержимого таблиц.
В сущности, форма представляет собой окно, куда можно поместить эле-
менты управления, предназначенные для ввода и отображения данных.
Access включает панель, которая содержит многие стандартные элемен-
ты управления Windows, в том числе поля, надписи, флажки и кнопки
выбора. Не требуется особых талантов, чтобы с помощью этих элементов
создать формы, которые выглядят и функционируют примерно так же,
как диалоговые окна в приложениях Microsoft Windows.
Формы используются для ввода и редактирования записей в таблицах
базы данных. Подобно таблицам и запросам, их можно отображать в трех
режимах: в режиме формы, предназначенном для ввода данных, в режи-
ме таблицы, где данные представлены в табличном формате, и в режиме
конструктора, позволяющем изменить внешний вид, содержание и фун-
кционирование формы. На следующем рисунке приведен пример формы
в режиме конструктора.




Заголовок формы




Элемент управле-
ния Текстовое поле
(Text box)


Элемент управления Надпись (Label)
Форма состоит из главной формы, базирующейся на определенной таб-
лице. Помимо этого, форма может включать подчиненные формы, связан-
Глава 1. Знакомство с Access
_ ,-
.

ные с другими таблицами. Основными элементами формы являются
писи, в которых указан текст, непосредственно ото^Дающий'я вфо^
ме, и поля, содержащие значения полей таблицы. Хотя режим констП
тора позволяет создать форму с нуля, обычно он используетсЛля"
доработки и совершенствования форм, созданных с помощью мастера
GardenCo В этом упражнении вы просмотрите несколько форм базы дан
^ ^ ых GardenCo, предназначенных для просмотра таблиц редак-
тирования существующих записей и ввода новой информации,
каче! в рабочей будет использоваться папка SBS\Access
\KnowAecess\Forms. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
ПЭ.ПК6.


2. На панели объектов щелкните на пункте Формы (Forms), а затем
щелкните дважды на Кнопочной форме, чтобы открыть главную
кнопочную форму.




i -'•*(.•. | Ш I рй
| I ,iq:.n, : . .••:,. „•••.




Кнопочная форма имеет нестандартную строку заголовка
включает название базы данных и четыре кнопки. Первые две
кнопки открывают другие кнопочные формы, имена которых
совпадают с именами кнопок.

bl ЧТ бЫ
°тобразить кнопочную фор-
' °

4. Щелкните на Ввод /редактирование заказов, чтобы отобразить фор-
му, приведенную ниже.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
40




Ванкувер |Бриганская|




я;01-фев-?1
Гл->л ШРШ
ИЙЙ

$50,00
Ель обыкновенная Коника $50,00 :
"
$26,95 ;
Сосна веймутова Радиата



: С - - л . , | . ,. , ,
5,йётае*м




Эта форма состоит из главной и подчиненной форм.
5. Щелкните на кнопке Следующая запись (Next Record) на панели пе-
рехода, чтобы отобразить содержимое следующей записи, а
затем щелкните на кнопке Новая запись (New Record), чтобы отобра-
зить пустую форму, куда можно ввести новый заказ.
6. Закройте форму Заказы и щелкните на кнопке Возврат в кно-
почной форме Формы, чтобы снова отобразить главную кнопоч-
ную форму.
7. Щелкните на кнопке Закрыть кнопочную форму.
8. В окне базы данных щелкните дважды на Товары, чтобы от-
крыть форму, предназначенную для ввода и редактирования
данных о товарах. Форма Товары откроется в режиме формы.




^ ггашц|прекращеиы:
• ' '. ; •' '-• • |' '' .

'• .
Глава 1. Знакомство с Access 41

9. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид
(View), а затем щелкните на Режим таблицы (Datasheet View). В режиме
таблицы форма напоминает таблицу Товары, но без линий сетки,
как показано ниже.


Лекарственные pacTei-
'.Щ
:|ИЯ||11СЯЯ!1геШЧ1|Ш
I Осенний крокус Корзина луковых цвет
"Йн-
!Компост Садовый инвентарь
] Песок для пересадки кактусов ] Грунт и песок
[Плакучая фррсиза Питомник кустарников
|.ПР|
! Утепленный ящик Яды и химикаты
.ПР.-
м
ДЕлектрическая{.ловушка|.насекр«] Яды и химикаты
[Лекарствр отнематрдрв Яды и химикаты
! Корона вика Оборудование для па
|Англиский плющ Оборудование для па
Розы, розы
[Австрийская медная роза
!Ро|
Розы, розы
! Персидская желтая роза
и
I Перегной для комнатных растен; Грунт и песок
ifpl
...|Дерн | Грунт и песок
[ftl
i Листовая земля Грунт и песок
Птшник кусмпникои
i iт
10. Снова щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим
формы, а затем разверните окно формы во весь экран.
11. Если панель элементов не отображается, щелкните на кноп-
ке Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов. Изображе-
ние на экране должно выглядеть следующим образом.

t: Товары : форма




.^4-- i-vi;:":, I "•;">":-". ;;"i,".:.„.;.,..-.•,„.u;;vxL.^ov.-i
j H ^i
T n ^^ ^ "^




Совет. Если панель элементов закрывает обзор, щелкните в строке заголов-
ка панели элементов и перетащите ее в пустую область, как показано выше.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
42

12. Укажите на каждую из кнопок на панели элементов, чтобы
просмотреть экранные подсказки с названиями. Кнопки на па-
нели элементов используются при построении форм.
13. Закройте форму Товары, а затем закройте базу данных.

Отчеты
Ас2002-7-3 Отчеты используются для отображения информации, содержа-
щейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко чи-
тается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо дан-
ных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут
включать элементы оформления, свойственные печатным доку-
ментам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.
Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, по-
зволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра
образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в со-
кращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет ото-
бражается в том виде, в каком будет напечатан. Отчет в режиме конст-
руктора представлен на следующем рисунке.



Заголовок отчета
(отображается на
первой странице)

Элемент управле-
Элемент
ния Текстовое поле
управления
(Text box)
Надпись
(Label)



Номер страницы
(печатается на
каждой странице)

GardenCo В этом упражнении вы просмотрите отчет, сохраненный в базе
GardenCo, только для того, чтобы получить общее представление
об отчетах. В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\KnowAccess\Reports. Выполните следующие шаги.
Глава 1. Знакомство с Access 43

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. На панели объектов щелкните на пункте Отчеты (Reports).
В окне базы данных отобразится список отчетов, созданных
ранее, за исключением двух первых элементов, которые пред-
ставляют собой команды, предназначенные для создания от-
четов.
3. Щелкните на Адреса клиентов, а затем щелкните на кнопке Про-
смотр (Preview) вверху окна базы данных, чтобы отобразить отчет.
Откроется окно предварительного просмотра, характерное
для всех программ Microsoft Windows. Отчет содержит адрес-
ные данные заказчиков, напечатанные в формате почтовых
наклеек.

Совет. Для создания отчета, содержащего почтовые наклейки, можно вос-
пользоваться мастером, включенным в Access. Почтовые наклейки мож-
но также создать в Word с помощью функции слияния, воспользовавшись
таблицей Клиенты из базы данных GardenCo.

4. Щелкните в отчете, чтобы изменить масштаб отображения.

Совет. Если отчет отображается слишком мелким шрифтом, воспользуй-
тесь списком поля Масштаб (Zoom) на панели инструментов, чтобы увели-
чить изображение.

5. Закройте отчет Адреса клиентов.
6. В окне базы данных щелкните на
отчете Счет, а затем щелкните на
кнопке Просмотр (Preview), чтобы про-
смотреть счет, представленный
справа. Программа запросит данные
для создания отчета. Введите их.
7. Просмотрите отчет, щелкая на
кнопках перехода внизу окна для
перемещения по страницам.
8. На панели инструментов щелк-
ните на кнопке Вид (View), чтобы ото-
бразить отчет в режиме конструк-
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
44

тора, а затем разверните окно отчета, чтобы ваш экран выгля-
дел так, как показано на следующем рисунке.




В режиме конструктора отчет напоминает форму, причем ме-
тодика, которая используется для создания форм, может быть
использована и в данном случае.
9. Закройте отчет Счет, а затем закройте базу данных GardenCo,
10. Если вы не намерены переходить к изучению следующей
главы, выйдите из программы Access.

Другие объекты Access
Таблицы, запросы, формы и отчеты представляют собой объекты, кото-
рые широко используются при разработке баз данных Access. С их помо-
щью можно создать мощные и удобные для работы приложения. Однако
можно существенно расширить возможности базы данных, если восполь-
зоваться страницами доступа, макросами и модулями. Чтобы обзор Access
был полным, ознакомьтесь с кратким описанием этих объектов, представ-
ленным в этом разделе.
Глава 1. Знакомство с Access 45

Страницы
Чтобы предоставить доступ к информации, хранящейся в базе данных,
пользователям Интернета или интранета, можно создать страницы, назы-
ваемые страницами доступа к данным. Работа с данными на странице до-
ступа в сети осуществляется примерно так же, как в Access — пользователи
могут просматривать таблицы, выполнять запросы и заполнять поля форм.
Хотя публикация информации из базы данных в сети на первый взгляд
кажется сложной, Access включает мастер, которые берет на себя боль-
шую часть кропотливой работы по созданию страницы доступа. При же-
лании созданную мастером страницу можно доработать в режиме конст-
руктора.

Макросы
Макросы представляют собой небольшие программы, с помощью которых
обеспечивается реакция Access на такие события, как открытие формы,
щелчок кнопки или обновление записи. Это особенно удобно, если пред-
полагается передать базу данных неквалифицированным пользователям.
Например, можно написать макросы, содержащие последовательность
команд, выполняющих рутинные задачи, или связать такие действия, как
открытие формы или печать отчета, с кнопками кнопочной формы.

Модули
Модули представляют собой программы на Visual Basic for Applications
(VBA), языке программирования высокого уровня, разработанного
Microsoft для создания приложений Windows. Помимо стандартного на-
бора команд VBA, каждая программа Microsoft Office имеет собственные
команды. В отличие от макросов, позволяющих автоматизировать не бо-
лее пяти, шести десятков операций, VBA включает сотни команд и может
неограниченно расширяться за счет дополнений, вносимых другими ком-
паниями и частными лицами. Программы VBA используются для реше-
ния задач, слишком сложных для макросов, как, например, извлечение
определенной информации из рабочих листов Excel.

Совет. Установка Microsoft Office XP с компакт-диска включает несколько
примеров баз данных, которые иллюстрируют многие принципы создания
и использования базы данных. Один из таких примеров, база данных Борей
(Northwind Traders), упоминается во многих темах справочной системы Access и
поэтому является особенно полезным. Связь с этой базой можно найти в
подменю Примеры баз данных (Sample Databases) меню Справка (Help).
Создание базы
данных на основе—Я
шаблона, стр. 48

Заказы на работы Контакты



Использование
кнопочной формы, ; Мероприятия Основные фонды Прием заказов

стр.48




: шншшйщш . . . . i МММ в и шш
. Вы6еоии|«т«

' .i.-^.p,i'*iu: ШШ ,'Л,..я:.,. -, i ii, \д..*к. |




Ивя ...j.;|j Контакты
...J.1 Клиенты
Должность i ;:| Сотрудники
. ««
«!. I . - Товары
11
Город




Создание таблицы на
инное „целое
;
I •: Иа* П^Л Ч."'.!:

основе образца, стр. 57
'\'1^Сщ^Г:-•:••'•'••
следовате
= : Гостий п,йэ'!
| ^1 2ЯЭКШС
Л01Ж4.НЙ!$3,,, 1 .'". >'Ч«т,:-*! :-'";";;.
не допускаются'

_ Доработка таблицы,
стр. 61
ЧЧ>;'^;>; •


йли-^шуг^.
Глава 2
Создание базы данных

Изучив эту главу, вы сможете:
• создавать структуру базы данных с помощью мастера;
• работать с базой данных, созданной мастером;
• создавать пустую базу данных и добавлять в нее таблицы с помощью
мастера;
• улучшать отображение данных;
• изменять вид и положение строк и столбцов в таблице.

Создать структуру базы данных несложно, но пользы от нее ничуть не
больше, чем от чистого документа Word или пустого рабочего листа Excel.
Только после заполнения таблиц нужной информацией база данных на-
чинает отвечать своему назначению. Добавление форм, запросов и отче-
тов упрощает работу с данными, а использование кнопочной формы и
применение нестандартных инструментов, превращает базу данных в
классическое приложение.
Не всякая база данных нуждается в подобной доработке. Например, в этом
нет необходимости, если с базой работает ее автор или несколько опыт-
ных пользователей. Однако если предполагается, что ввод информации
будет осуществляться сотрудниками отделов, а руководство компании
намерено самостоятельно получать отчеты, лучше потратить время на
стадии разработки базы данных, чтобы создать законченное приложение,
чем столкнуться с массой проблем при ее эксплуатации. Иначе, вам при-
дется постоянно восстанавливать испорченные файлы или выполнять за
пользователей относительно простые задачи.
Основную часть сложной и кропотливой работы, связанной с разработ-
кой базы данных, берут на себя мастера Access, предназначенные для
создания как целиком баз данных, так и отдельных таблиц, запросов, форм
и других объектов. В большинстве случаев проще воспользоваться мас-
тером, чтобы создать приблизительно то, что нужно, а затем модифици-
ровать результат, чем создавать объект вручную, начав с нуля.
48 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

В этой главе вы с помощью мастера создадите структуру сложной базы
данных для хранения информации о контактах, укомплектованную таб-
лицами, запросами, формами и отчетами. Поэкспериментировав с новой
базой, чтобы получить представление о возможностях мастера, вы уда-
лите ее и продолжите работу с более простой базой данных GardenCo. К кон-
цу главы база данных GardenCo будет содержать три таблицы, которые ис-
пользуются во многих упражнениях этой книги.
В процессе изучения материала вы создадите две базы данных
в папке SBS\Access\ CreateDb\CreatingDb. Кроме того, вам понадобят-
ся файлы GardenCo и Контакты, которые хранятся в папках
CheckingDb, Refining и Manipulating, вложенных в папку SBS\Access\
CreateDb, являющуюся рабочей для этой главы.

Создание базы данных простейшим
способом
Ас2002-1 -1 В недалеком прошлом разработка баз данных начиналась с под-
робного анализа потребностей пользователей и подготовки до-
кументации, определяющей структуру и содержание таблиц.
Столь тщательная проработка объяснялась тем, что создание
баз данных было делом трудоемким, а изменение структуры
после ввода данных — достаточно сложным. Применение мас-
теров в корне изменило этот процесс. Структура базы данных
не является теперь чем-то окончательным. С помощью масте-
ра Создание баз данных (Database Wizard) можно создать несколько баз
данных за то время, которое требовалось раньше на разработ-
ку одного лишь проекта. Хотя мастера Access не всегда созда-
ют то, что нужно, они создают нечто, весьма близкое, и очень
быстро.
В этом упражнении вы воспользуетесь мастером, чтобы создать структу-
ру базы данных, предназначенной для хранения сведений о контактах
компании. В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\CreateDb\CreatingDb. Выполните следующие шаги.
1. Если панель задачи Создание файла (New File) не отображается,
откройте ее, щелкнув на кнопке Создать (New) на панели инстру-
ментов Access.
2. На панели задачи в разделе Создание с помощью шаблона (New from
template) щелкните на Общие шаблоны (General templates), а затем щел-
кните на вкладке Базы данных (Databases), чтобы отобразить следу-
ющие варианты.
Глава 2. Создание базы данных 49


>,;,.«„, кончил |




• !««ЧМОТГ1
Заказы на работы Контакты




Мероприятия Основные фонды Прием заказов
е «-ичгж
д/MriwtMt.l'IM.




Проекты Расходы Ресурсы



1


Совет. Мастер Создание баз данных (Database Wizard) использует готовые шабло-
ны, позволяющие создавать довольно сложные базы данных. При нали-
чии связи с Интернетом, помимо стандартных шаблонов Access, можно
получить доступ к дополнительным шаблонам и другим ресурсам, вос-
пользовавшись связью Шаблоны на Microsoft.com (Templates on Microsoft.com) в
разделе Создание с помощью шаблона (New from template) на панели задачи Созда-
ние файла (New File).
Ш'МГоокпшгоетщнгташшяго.татотмм вмшитя щ вдадсгм m тстттчп тодтттшптгс'Я'т па гчттят'гтт г ггтап'шммтош^г'штд™ nm"ii 11 nymfwrwrn^mwmmrrm^^ 11 ^•^•r^m^mrffmrt-^^nif^^'if^irvf^m^-^



3. Щелкните дважды на Контакты (Contact Management). Появится
диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database), позволяю-
щее ввести имя и расположение новой базы данных.

Файя новой базы данных

CreadngD6




icts.tndb

ы данных Microsoft Access (*.mdb)
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
50


Совет. По умолчанию для хранения баз данных Access используется пап-
ка Мои документы (My Documents). Эту установку можно изменить, воспользо-
вавшись диалоговым окном Параметры (Options), которое открывается из меню
Сервис (Tools). На вкладке Общие (General) в поле Рабочий каталог (Default database
Folder) введите путь к папке, которая будет использоваться по умолчанию,
и щелкните на кнопке ОК.

4. Перейдите к папке SBS\Access\CreateDb\CreatingDb, которая явля-
ется рабочей для данного упражнения, введите Контакты в
поле Имя файла (File Name) и щелкните на кнопке Создать (Create).

Совет. На имена баз данных Access накладываются те же ограничения,
что и на имена других файлов Windows. To есть, имя файла может содер-
жать не более 215 символов, включая пробелы. Запрещается использо-
вать следующие символы: \ / : * ? " < > |. Базы данных Access имеют рас-
ширение .mdb.

Появится первая страница мастера Создание баз данных (Database
Wizard), где описывается тип информации, которая будет хра-
ниться в базе данных.
5. Поскольку эта страница не требует никакой реакции, щелк-
ните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти ко второй странице
мастера.
Создание баз данный

Дг.ч r.'.li'ijVr ' <•••• - ivi^T^ > : м Г : т ( Г ' .'-. ..




Диис |




В левой части страницы указаны три таблицы, входящие в базу
данных, а в правом окошке перечислены поля, которые могут
Глава 2. Создание базы данных 51

быть включены в эти таблицы. Обязательные поля помечены
флажками, необязательные отображаются курсивом. Чтобы
включить поле в таблицу, следует выделить соответствующий
флажок.
6. Поочередно щелкните на каждой таблице и просмотрите спис-
ки доступных полей. Щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы
включить все выделенные поля и перейти к следующей стра-
нице мастера. Третья страница мастера позволяет выбрать
стиль оформления элементов базы данных.

Совет. Если кнопка Назад (Back) доступна (не серая), можно, щелкнув на
ней, вернуться к предыдущим страницам и изменить выбранные пара-
метры. Если кнопка Готово (Finish) доступна, можно щелкнуть на ней, предо-
ставив мастеру выполнить оставшиеся шаги самостоятельно. Если в ре-
зультате получится не совсем то, чего вы хотели, не страшно. Большинство
параметров базы данных можно модифицировать позже.

7. Просмотрите все стили, щелкнув на каждом из них. Завер-
шив просмотр стилей, щелкните на Диффузный (Blends) и щелкни-
те на кнопке Далее (Next).
8. Поочередно щелкните на каждом стиле оформления отчетов,
чтобы просмотреть их, затем щелкните на Полужирный (Bold) и
щелкните на кнопке Далее (Next).
9. Замените предложенное имя базы данных на Контакты, очи-
стите флажок Да, добавить рисунок во все отчеты (Yes I'd like to include
picture) и щелкните на кнопке Далее (Next).
Поскольку это последняя страница мастера, кнопка Далее (Next)
недоступна. По умолчанию выделен флажок Да, запустить базу дан-
ных (Yes, start the database) и очищен флажок Вывести справку по работе с
базой данных (Display help on using a database).
10. Оставьте заданные по умолчанию установки без изменений
и щелкните на кнопке Готово (Finish).
На экране появится окошко, в котором отслеживается созда-
ние базы данных. Процесс может занять от нескольких секунд
до минуты. После завершения работы мастера откроется со-
зданная база данных Контакты с главной кнопочной формой на
первом плане.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
52




ц
_j П|ысм.|„.т,.4*, ,

| *:(r.ff >r;,J!,..-:t(ut'! ФарММ
HJ Имев Щ ||




Кнопочная форма
Строка заголовка окна базы данных Контакты


Ш 11. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в строке заголовка окна
Главная кнопочная форма (Main Switchboard).
12. В момент открытия главной кнопочной формы окно базы
данных свернуто до укороченной строки заголовка, которая
отображается в нижнем левом углу окна Access. Щелкните на
кнопке Закрыть (Close) в конце строки заголовка, чтобы закрыть
базу данных.

Просмотр базы данных, созданной
мастером
Создание базы данных с помощью мастера представляет собой
Ас2002-1-3
быстрый и хорошо отработанный процесс, в результате кото-
Ас2002-5-1
рого вы получите базу данных, укомплектованную кнопочной
формой, таблицами и другими объектами. В большинстве слу-
чаев единственное, что требуется от вас - это наполнить базу
данных содержанием. Если же результаты работы мастера не
совсем вас устраивают, можно модифицировать любой объект
или воспользоваться другим типом мастера, чтобы добавить
недостающие объекты.
Глава 2. Создание базы данных 53

Так, например, создавая базу для ведения контактов, мастер Создание баз
данных (Database Wizard) создаст три таблицы, несколько форм, предназначен-
ных для ввода и просмотра информации, и два отчета, содержащие кон-
такты и звонки, полученные за неделю. И наконец мастер создаст кно-
почную форму, обеспечивающую быстрый доступ к элементам базы
данных, выполняющим определенные задачи.
В этом упражнении вы воспользуетесь кнопочной формой, что-
Contacts
бы оценить результаты работы мастера по созданию базы дан-
ных Контакты. Поскольку для этого требуется, чтобы база содер-
жала информацию, параллельно с просмотром объектов вы
введете данные в некоторые таблицы. В качестве рабочей бу-
дет использоваться папка SBS\Access\CreateDb\CreatingDb. Выполните
следующие шаги.
1. Откройте базу данных Контакты, расположенную в рабочей
папке.
2. На главной кнопочной форме щелкните на кнопке Ввод/про-
смотр других сведений, чтобы отобразить кнопочную форму, кото-
рая содержит две кнопки. Первая кнопка открывает форму для
ввода и просмотра типов контактов, а вторая возвращает в глав-
ную кнопочную форму.
3. Щелкните на кнопке Ввод/просмотр формы "Типы контактов", чтобы
отобразить форму Типы контактов.




Если бы таблица Типы контактов содержала данные, можно было
бы воспользоваться формой для их просмотра. Единственное,
что можно сделать сейчас, — это ввести новую запись.
4. В поле Тип контакта введите Поставщик и нажмите на клавишу
[ Enter |. При добавлении новой записи поле Код типа контакта за-
полняется автоматически следующим доступным значением
кода.
5. Повторите предыдущий шаг, чтобы ввести записи Клиент и
Перевозчик.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
54

6. Теперь, когда таблица Типы контактов содержит записи для по-
ставщика, клиента и перевозчика, воспользуйтесь кнопка-
ми перехода внизу формы, чтобы просмотреть их. Щелкните
затем на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть форму Типы контак-
тов.

Важно. В большинстве компьютерных приложений необходимо сохранять
результаты работы, чтобы не потерять их при зависании системы или сбое
питания. В Access запись сохраняется автоматически, как только курсор
перемещается в другую запись. Это означает, что можно не беспокоиться
о потере данных - любое изменение является постоянным и может быть
отменено только повторным редактированием записи.

7. Щелкните на кнопке Переход в главную кнопочную форму.
8. Щелкните на кнопке Ввод/просмотр формы "Контакты" чтобы ото-
бразить форму Контакты.


Код нажата { (Счетчик) (
Должность Г ;
Рабочий телефон I
Внутренний телефон ;
:
• :<™«<ж*та.»<.:.˜:.:>˜<˜;<
\
Сотовый телефон j
Факт.




*—.
1.




Эта двухстраничная форма используется для ввода и просмот-
ра записей таблицы Контакты. Внизу формы имеются кнопки для
переключения между страницами, а также для того, чтобы от-
крыть другие формы, позволяющие набрать номер или ввести
данные о переговорах.
9. Введите какую-либо информацию, например, собственное
имя. Обратите внимание, что Access автоматически заполнил
поле Код контакта.
10. Щелкните на кнопке 2 внизу формы, чтобы перейти на вто-
рую страницу, а затем разверните список типов контактов.
Глава 2. Создание базы данных 55

Список содержит три типа контактов, которые вы ввели в таб-
лицу Тип контакта
11. Выделите один из типов контактов.
12. Вернитесь на первую страницу, щелкните в поле Рабочий те-
лефон, чтобы поместить в него курсор, введите 555-0100 и на-
жмите на клавишу | Enter |.
13. Снова щелкните в поле Рабочий телефон, а затем щелкните на
кнопке Набрать номер. Появится диалоговое окно Автонабор (AutoDialer),
где в качестве номера набора указан рабочий телефон.

Совет. Данное диалоговое окно не является частью Access. Это утилита
Windows, которая активизируется VBA-программой, связанной с кноп-
кой Набрать номер. Если щелкнуть на кнопке Настройка (Setup) появится диало-
говое окно Параметры телефона и модема Windows (Windows Phone And Modem Options).
(Если модем не установлен, появится диалоговое окно Установить модем (Install
New Modem).)

14. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалого-
вое окно Автонабор (AutoDialer), а затем щелкните на кнопке Перего-
воры, чтобы отобразить форму Звонки.




Подчиненная форма
Список звонков




Подчиненная форма
Заметки



Эта форма включает подчиненную форму Список звонков, в кото-
рой перечислены поступившие звонки, и подчиненную форму
Заметки, содержащую заметки, относящиеся к выделенному
звонку.
15. Щелкните в ячейке Тема и введите Сведения о заказе.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
56

Access добавит строку для новой записи, где полям Дата звонка и
Время звонка по умолчанию присвоены текущие дата и время, как
показано ниже.




23.01.02! 7:31 i Сведения о заказе)
23.01.02i 7:32!
Строка новой
записи




16. Щелкните в поле Заметки и введите короткую заметку.
17. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть форму Звон-
ки, а затем снова щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы зак-
рыть форму Контакты.
18. Щелкните на кнопке Просмотр отчетов, чтобы отобразить кно-
почную форму отчетов.
19. Просмотрите два коротких отчета, щелкнув на соответству-
ющей кнопке, прочитав отчет и закрыв его.
При попытке открыть отчет Просмотр отчета 'Звонки за неделю' появ-
ляется форма для ввода начальной и конечной даты. Если при-
нять заданные по умолчанию значения (текущую неделю), в
отчет будет включен только что введенный звонок.
20. Щелкните на кнопке Переход в главную кнопочную форму, а затем
щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть окно главной
кнопочной формы, не закрывая базу данных.
21. Щелкните дважды в строке заголовка окна базы данных,
чтобы восстановить его до нормального размера.
Глава 2. Создание базы данных 57




!?[] Создание формы в режиме конструктора
s
<jjj Создание формы с помощью мастера
ЕШ Звонки


ЕИ Контакты
-еты ЁЦ Период отчета
Подчиненная форма сведений о звонке

Г 1НИЦЬГ

Ш Подчиненная форма списка звонков
?•1 Типы контактов




__т__ч . _ • ' •. . .; . ;
1 |:
| и




22. Просмотрите все таблицы, формы и отчеты базы данных,
щелкая на нужном типе на панели объектов, а затем открывая
отдельные объекты. Форма Период отчета не может быть открыта
из окна базы данных, поскольку она спроектирована таким об-
разом, чтобы открываться VBA-программой.
23. Закройте базу данных Контакты.

Создание таблиц простейшим способом
База данных, созданная с помощью мастера Создание баз данных
Ас2002-2-1
(Database Wizard), имеет все компоненты, необходимые для хране-
ния основных сведений о контактах. Предположим, однако, что
компания «Все для сада» хотела бы хранить различные сведе-
ния для разных типов контактов. Например, помимо стандарт-
ной информации (именам, адресам и телефонам), компания хо-
тела бы располагать следующими данными:
• номером социальной страховки служащих, датой поступления на
работу, семейным положением и уровнем оплаты;
• сведениями о заказах клиентов и состоянии счетов;
• именем представителя поставщика, текущим состоянием заказа и
размерами скидки.
Можно, конечно, добавить недостающие поля в таблицу Контакты и ввести
в них данные, которые требуются для каждого типа контактов. При этом,
однако, многие поля останутся пустыми, а таблица неоправданно увели-
чится в размерах. Поэтому лучше воспользоваться другим решением —
58 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

создать базу данных с отдельными таблицами для каждого типа контак-
тов: сотрудников, клиентов и поставщиков.
Поскольку мастер Создание баз данных (Database Wizard) не обеспечивает по-
добную комбинацию, в этом упражнении вы создадите базу данных
GardenCo, начав с пустой структуры, а затем добавите в нее несколько
таблиц с помощью функции Мастер таблиц (Table Wizard). В качестве рабочей
будет использоваться папка SBS\Access\CreateDb\CreatingDb. Выполните сле-
дующие шаги.
р 1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать (New),
1 чтобы отобразить панель задачи Создание файла (New File).
2. На панели задачи в разделе Создание (New) щелкните на кноп-
ке Новая база данных (Blank Database).
3. Перейдите к папке SBS\Access\CreateDb\CreatingDb, введите
GardenCo в качестве имени базы данных и щелкните на кноп-
ке Создать (Create).
Появится окно базы данных, которое не содержит ни таблиц,
ни форм, ни запросов, ни каких-либо других объектов. (Можно
убедиться, что база данных пустая, щелкнув на каждом типе
объектов на панели объектов.)
4. На панели инструментов окна базы данных щелкните на кноп-
„....__
» 8»« ке Создать (New), чтобы отобразить диалоговое окно Новая таблица
(New Table).

Совет. Вместо кнопки Создать (New) можно воспользоваться кнопкой Новый
объект (New Object), щелкнув на стрелке, а затем щелкнув на Таблица (Table).
Можно также щелкнуть на пункте Таблица (Table) на панели объектов, а за-
тем щелкнуть дважды на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create
table by using wizard) или воспользоваться командой Таблица (Table) в меню Встав-
ка (Insert).

5. Щелкните дважды на пункте Мастер таблиц (Table Wizard), чтобы
отобразить первую страницу мастера, показанную ниже.
Глава 2. Создание базы данных 59


.1ЛРЙЛ/UK ;•..:••. : • > i . Ц II Ц I I ....„г, Ц : . . . . : . : « г Л И П Ы . | ...

•ч>.;-. - . , 1 . •.•;•.•-•••:•'•'':••' . : ,.,' ....r.-i, . , , - • 'i/iii..-. •';•• ':unai!-,i. л, ,.,„,,•„., ,-ч
' Ш ЩЩ I Ч''»"" '".•• j 'V.'KM 5ll>«HM,.w";iti,,:>lr>jrs




Лрвфикс
Имя
Отчество
Фамилия
Суффикс
Промище
Должность
1ияОргониэации




В поле Образцы таблиц (Sample Tables) можно отобразить две катего-
рии таблиц. Хотя эти категории ориентированы на деловые и
личные нужды, нужная таблица может оказаться в любом из
списков.
6. Просмотрите список деловых таблиц, а затем щелкните на
варианте Личные (Personal) и просмотрите список личных таблиц.
Если щелкнуть на элементе списка Образцы таблиц (Sample Tables), в
списке Образцы полей (Sample Reids) отобразятся все поля, доступ-
ные для этой таблицы. Чтобы переместить поле из списка Об-
разцы полей (Sample Reids) в список Поля новой таблицы (Reids in my new
table), нужно выделить его, а затем щелкнуть на кнопке >. Кноп-
ка » позволяет переместить сразу все образцы полей в новую
таблицу. Кнопки < и « удаляют одно или все поля из новой
таблицы. После завершения работы мастера можно добавить в
таблицу новые поля или удалить лишние.
7. Выделив вариант Деловые (Business), выделите элемент Клиенты в
списке Образцы таблиц (Sample Tables).
8. Щелкните на кнопке », чтобы скопировать все поля выде-
ленной таблицы в список Поля новой таблицы (Reids in my new table), a
затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следую-
щей странице мастера.
60 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

На этой странице предлагается ввести имя таблицы и указать,
должен ли мастер задать ключ таблицы. Ключ состоит из од-
ного или нескольких полей таблицы, однозначно идентифици-
рующих запись.
9. Оставьте Клиенты в качестве имени таблицы без изменений,
выделите вариант Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll
set the primary key) и щелкните на кнопке Далее (Next). Мастер пред-
ложит поле КодКлиента в качестве ключа и спросит, какие дан-
ные должны содержаться в ключевом поле.
10. Щелкните на варианте Сочетание чисел и букв, вводимое пользова-
телем при добавлении новых записей (Numbers and/or letters I enter when I add
new records), а затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перей-
ти к следующей странице мастера. Мастер предлагает три ва-
рианта открытия таблицы: в режиме конструктора, в режим
таблицы или в виде созданной мастером формы, предназначен-
ной для ввода данных.
11. Примите выделенный по умолчанию вариант Ввести данные
непосредственно в таблицу (Enter data directly into table) и щелкните на кноп-
ке Готово (Finish), чтобы мастер мог создать и открыть таблицу Кли-
енты.
12. Прокрутите таблицу по горизонтали, чтобы просмотреть все
поля, созданные мастером, а затем закройте таблицу. В окне
базы данных появится новая таблица Клиенты.
13. Снова запустите Мастер таблиц (Table Wizard), на этот раз щелк-
нув на команде Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using
wizard) в окне базы данных.
14. В списке Образцы таблиц (Sample Tables) выделите Сотрудники и пе-
реместите в список Поля новой таблицы (Reids in my new table) следую-
щие поля, выделяя каждое поле и щелкая на кнопке >.
КодСотрудника
Имя
Фамилия
Должность
Адрес
Город
ОбластьКрайРеспублика
ПочтовыйИндекс
Глава 2. Создание базы данных 61

ДомашнийТелефон
ДатаРождения
ДатаНайма
Фотография
Заметки
15. В списке Поля новой таблицы (Reids in my new table) выделите Обла-
стьКрайРеспублика, щелкните на кнопке Переименовать поле (Rename
Reid), введите Область и щелкните на кнопке ОК.
16. Щелкните на кнопке Далее (Next) два раза подряд, чтобы пе-
реместиться на две страницы вперед, приняв предложенное
название таблицы и разрешив Access создать ключ. Поскольку
в базе данных уже существует одна таблица, мастер попыта-
ется установить между ними связь.
17. Так как связь можно установить позже, щелкните на кноп-
ке Далее (Next), чтобы перейти к следующей странице мастера.
18. Щелкните на кнопке Готово (Rnish), а затем закройте таблицу
Сотрудники.
19. Повторите шаги 13-18, чтобы создать базу данных Поставщи-
ки, включив в нее все доступные поля. Щелкните на кнопке Гото-
во (Rnish), чтобы принять все предложения, заданные по умол-
чанию.
20. Закройте таблицу Поставщики. Теперь в окне базы данных ото-
бражаются три таблицы.
21. Закройте базу данных.

Совершенствование отображения
данных в таблице
Ас2002-1-2 При создании таблицы с помощью мастера каждому полю,
Ас2002-2-4 включенному в таблицу, присваивается набор свойств, опре-
деляющих тип, формат и отображение данных, которые могут
быть введены в данное поле.
Значения свойств, заданные Access, в большинстве случаев
являются оптимальными и не нуждаются в модификации. Од-
нако если некоторые свойства вас не устраивают, их можно
легко изменить. Изменение одних свойств не влияет на содер-
жимое таблицы, изменение других может вызвать нежелатель-
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
62

ные последствия. Поэтому, пока вы не наберетесь опыта рабо-
ты в Access, следует проявлять определенную осторожность
при изменении свойств полей.
В этом упражнении вы просмотрите и отредактируете свойства
GardenCo
полей одной из таблиц базы данных GardenCo, расположенной в
папке SBS\Access\CreateDb\Refining, являющейся рабочей для этого
упражнения. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В окне базы данных щелкните дважды на таблице Сотрудники,
чтобы открыть ее в режиме таблицы, как показано на следую-
щем рисунке.




Размер окна таблицы на вашем экране может отличаться от
приведенного на рисунке. Обратите внимание, что имена полей,
состоящие из двух слов, включают пробелы, в отличие от по-
лей, созданных с помощью мастера.

Совет. Как и в других приложениях Microsoft Office XP, размер окна мож-
но изменить. Поместите указатель в угол окна и, когда он примет форму
двунаправленной стрелки, перетащите его, чтобы увеличить или умень-
шить окно.

3. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы отобразить таблицу в
режиме Конструктор (Design), как показано ниже.
Глава 2. Создание базы данных 63



Ключевое
поле




В режиме конструктора верхняя часть окна содержит список
полей таблицы. В столбце Имя поля (Reid Name) указаны имена по-
лей, выбранных при создании таблицы. Обратите внимание, что
они не содержат пробелов. В столбце Тип данных (Data Type) указан
тип данных, содержащихся в поле. В столбце Описание (Description)
представлено краткое описание каждого поля.
Обратите внимание на значок ключевого поля слева от поля Код-
Сотрудника. Это поле используется для идентификации записей
таблицы (в таблице не должно быть двух или более записей,
имеющих одинаковое значение в ключевом поле). Если ключе-
вое поле имеет тип данных Счетчик (AutoNumber), уникальность клю-
ча обеспечивается автоматически. При добавлении новой за-
писи Access заполняет это поле, увеличивая текущее значение
счетчика на единицу.

Совет. Если ключевое поле более не требуется, выделите его в верхней
части окна и щелкните на команде Ключевое поле (Primary Key) в меню Правка
(Edit). Чтобы сделать ключевым другое поле, выделите его и щелкните на
команде Ключевое поле (Primary Key) в меню Правка (Edit).

4. Щелкните в ячейке Тип данных (Data Type) для поля КодСотрудника,
а затем щелкните на стрелке, которая появится.
Ячейка развернется, отобразив список типов данных, из чис-
ла которых можно выбрать нужный. Тип данных позволяет кон-
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
64

тролировать ввод информации, поскольку блокирует ввод дан-
ных, несовместимых с заданным типом.

Совет. Чтобы получить сведения обо всех типах данных, обратитесь к теме
«Тип данных (Data Type)» в справочной системе Access.

5. Нажмите на клавишу | Esc |, чтобы закрыть список, не меняя
типа данных.
6. Щелкните в каждом поле в разделе Свойства поля (Field Properties)
внизу окна таблицы. Количество свойств, приведенных в разде-
ле Свойства поля (Field Properties), зависит от типа данных. Например,
типу Счетчик (AutoNumber) соответствуют пять свойств, причем че-
тыре свойства снабжены списками для выбора нужной установ-
ки. Если щелкнуть на свойстве, в пустой области справа появит-
ся его описание, как показано на следующем рисунке.




.iv.|Ki.;--f ;т.!Я.(




f j Код сот gyдмика_
.эются)
ШДа^Совпа
Ц >•;•:•; СЧ-- - - < • .4




Щелкните на стрелке, чтобы просмотреть возможные Описание свойства
значения свойства
Свойство Размер поля (Reid Size) определяет размер или величину значений, ко-
торые могут быть введены в это поле. Например, поле, имеющее тип данных
Длинное целое (Long Integer), может содержать целые числа в интервале от
-2147483648 до 2147483647. Если задан тип данных Счетчик (AutoNumber), поле
может содержать только целые значения, начиная с 1, что позволяет ввес-
ти более двух миллиардов записей, не опасаясь переполнения.
Глава 2. Создание базы данных 65

Список свойства Новые значения (New Values) содержит два элемента: Случайные
(Random) и Последовательные (Increment). Последняя установка означает, что при
добавлении новой записи полю будет присвоено очередное значение из
последовательности целых чисел.
Свойство Формат (Format) управляет отображением данных на экране и при
печати, но никак не влияет на хранение данных. Некоторые типы данных
имеют предопределенные форматы, но можно задать и нестандартные
форматы.
Вы, наверное, заметили, что имена столбцов в режиме таблицы отлича-
ются от имен полей в режиме конструктора. Отображение имен полей
определяется свойством Подпись (Caption). Если это свойство не задано, во
всех ситуациях будет использоваться имя поля.
Установка Да, совпадения не допускаются (Yes (No Duplicates)) для свойства Индекси-
рованное (Indexed) означает, что данные в поле проиндексированы для уско-
рения поиска, но ввод повторяющихся значений запрещен. Для ключево-
го поля эта установка принимается по умолчанию.

Совет. Для получения дополнительной информации об определенном
свойстве щелкните на нем и нажмите на клавишу [Fl |, чтобы отобразить
справку Access.

7. С выделенным полем КодСотрудника (выделенное поле помече-
но стрелкой в селекторе строки) щелкните на свойстве Формат
поля (Format), а затем введите три нуля (000).
Теперь код сотрудника будет изображаться в виде трех цифр,
причем недостающие цифры будут заполняться слева нулями.
8. Щелкните в поле Фотография и замените тип данных с Поле объек-
та OLE (OLE Object) на Текстовый (Text).
Включив поле Фотография (Photograph) в таблицу, мастер опреде-
лил тип данных как объект OLE, позволяющий хранить изоб-
ражения. Но поскольку в этом поле будет храниться имя фай-
ла с фотографией, следует задать текстовый формат.
9. Щелкните в поле ДомашнийТелефон, чтобы отобразить следую-
щие свойства.
Хотя номер телефона состоит из цифр, он может также содер-
жать тире, скобки и пробелы, поэтому тип данных для этого
поля определен как Текстовый (Text).


3 - Access 2002
66 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом




Как видите, текстовое поле имеет больше свойств, чем поле с типом дан-
ных Счетчик (AutoNumber). /
Для текстовых полей свойство Размер поля (Field Size) определяет максималь-
ное число символов, которое может содержаться в поле. При попытке вве-
сти лишние символы появится предупреждение, а поле будет заблокиро-
вано, пока число символов не уменьшится до установленного предела.
В свойстве Подпись (Caption) указано значение Домашний Телефон. Это имя бу-
дет использоваться для заголовка столбца в режиме таблицы. Если вас не
устраивает содержательные имена, предложенные мастером, их можно
изменить.
10. Щелкните в поле ДатаНайма, чтобы отобразить его свойства,
показанные ниже.
. Глава 2. Создание базы данных 67

В свойстве Формат поля (Format) задано значение Краткий формат даты (Short Date).
Это означает, что дата, введенная в любом стандартном формате, напри-
мер, 10 апреля 2001, отобразится как 10.04.01.
№?^rfe«^™aK»Hge^^


Важно. В упражнениях этой книги, использующих краткий формат даты,
предполагается, что задано двухразрядное отображение года (M/d/yy).
Чтобы уточнить, какие установки заданы на вашем компьютере, открой-
те окно Панель управления (Control Panel), воспользовавшись подменю Настройка
(Settings) в меню Пуск (Start), а затем щелкните дважды на Свойства региональных
установок (Regional Settings Properties) в Windows 98 или Региональные параметры
(Regional Options) в Windows 2000. В обоих случаях нужные установки пред-
ставлены на вкладке Дата (Date).

Свойство Маска ввода (Input Mask) управляет вводом данных и форматом, в
котором они хранятся. В маске 99/99/00;0 каждая «9» обозначает необя-
зательную цифру, а цифра «О» - обязательную. В режиме таблицы эта
маска отобразится следующим образом: «_/_/_»• Дата должна быть вве-
дена в формате 10/04/01, но сразу же после нажатия на клавишу | Enter |
содержимое поля будет преобразовано к виду, определенному в свойстве
Формат (Format).
Таблицы, созданные с помощью мастера, не используют свойство Условие
на значение (Validation Rule), поскольку оно является слишком специфичным. С
его помощью можно задать выражение, накладывающее ограничения на
вводимые данные. В следующем шаге показано, как это делается.
11. Щелкните в поле свойства Условие на значение (Validation Rule) и
введите <Now(). Затем щелкните в поле свойства Сообщение об
ошибке (Validation Text) и введите Дата должна предшествовать се-
годняшней. Это условие означает, что дата поступления на ра-
боту должна быть ранее (меньше) текущей, которая определя-
ется функцией NowQ на основании показаний компьютерных
часов. Если введенная дата относится к будущему времени, ввод
будет заблокирован и появится сообщение об ошибке.

Важно. Свойства Формат (Format), Маска ввода (Input Mask) и Условие на значение
(Validation Rule) позволяют уменьшить число ошибок при заполнении таблиц.
Однако, применяя эти свойства, следует соблюдать меру, чтобы не слиш-
ком усложнить ввод данных. Поэтому, прежде чем передавать базу дан-
ных пользователям, рекомендуется тщательно протестировать заданные
установки.




68 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

12. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы вернуться в режим таб-
лицы, и щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на предложение со-
хранить таблицу.

Совет. При переключении из режима конструктора в режим таблицы
(даже в том случае, если вы ничего не меняли) появляется окно сообще-
ния, в котором предлагается сохранить изменения. Щелкнув на кнопке
Нет (No), вы останетесь в режиме конструктора. Если щелкнуть на кнопке
Да (Yes), Access сохранит изменения и переключится в режим таблицы.
Чтобы не сохранять изменения (например, сделанные случайно), щелк-
ните на кнопке Нет (No), а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close) в окне
таблицы. Когда появится окно сообщения, щелкните на кнопке Нет (No),
чтобы закрыть таблицу без сохранения изменений.

13. Попробуйте ввести будущую дату в оба поля: ДатаРождения и
ДатаНайма Вы сможете ввести дату в первое поле, но второе поле
будет заблокировано из-за условия, наложенного на значение,
и появится сообщение об ошибке.
14. Щелкните на кнопке ОК в окне сообщения, измените значе-
ние в поле ДатаНайма на дату, предшествующую текущей, а за-
тем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу
Сотрудники.
j 15. В окне базы данных выделите таблицу Поставщики и щелкни-
те на кнопке Конструктор (Design), чтобы открыть таблицу в режи-
ме конструктора.
16. Щелкните дважды на имени поля ОбластьКрайРеспублика, что-
бы выделить его, и введите Штат. Затем в разделе Свойства ПОЛЯ
(Field Properties) щелкните в поле свойства Подпись (Caption) и тоже
введите Штат.
17. Удалите поля Страна, УсловияОплаты, АдресЭлектроннойПочты и За-
метки, щелкая на селекторе строки и нажимая на клавишу | Del ].

Совет. При удалении поля появится предупреждение, что требуется уда-
лить все индексы. Щелкните на кнопке Да (Yes). (В шаге 19 также щелкните
на кнопке Да (Yes) в ответ на аналогичное сообщение.)

18. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу
Поставщики и щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изме-
нения.
Глава 2. Создание базы данных 69

19. Откройте таблицу Клиенты в режиме конструктора и удалите
следующие поля: НазваниеКомпании, ОрганизацияИлиОтдел, Должность-
Получателя, Внутренний, Факс, АдресЭлектроннойПочты и Заметки.
20. Щелкните в поле КодКлиента и введите 5 в поле свойства Раз-
мер поля (Reid Size).
21. Замените подписи к следующим полям: ИмяКонтакта на Имя,
ФамилияКонтакта на Фамилия, АдресВыставленияСчета на Адрес, Обла-
стьКрайРеспублика на Регион, Страна/регион на Страна.
22. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть таблицу Клиенты
23. Закройте базу данных GardenCo.

Операции над столбцами и строками
таблицы
Ас2002-1-4 Изменение структуры таблицы — добавление полей и измене-
ние свойств в режиме конструктора - оказывает влияние на ее
содержимое. Но иногда, чтобы добиться нужного эффекта, до-
статочно изменить отображение данных в таблице. Например,
если имя клиента и номер телефона разделены несколькими
столбцами, чтобы просмотреть номера телефонов нужных кли-
ентов, приходится прокручивать строки по горизонтали. Вмес-
то этого можно скрыть некоторые столбцы, чтобы нужные све-
дения располагались рядом.
Операции над столбцами и строками никак не влияют на хранящиеся в
них данные. Вы можете изменять размеры строк и столбцов, прятать, пе-
ремещать и фиксировать столбцы. При желании полученный макет мож-
но сохранить, чтобы использовать в дальнейшем.
GardenCo В этом упражнении вы откроете таблицу и выполните действия
над столбцами и строками. Для большей наглядности вы буде-
те работать с версией базы данных GardenCo, которая содержит
несколько таблиц с большим числом записей. В качестве рабо-
чей будет использоваться папка SBS\Access\CreateDb\Manipulate.
Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей папке.
2. На панели объектов щелкните на пункте Таблицы (Tables).
3. Щелкните дважды на таблице Клиенты, чтобы открыть ее в
режиме таблицы.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
70

4. Перетащите правую границу заголовка столбца Адрес влево,
чтобы сузить его до 1 см.


; Вашингтон
!Британская
|Британская
. Ванкувер
8808 Ба v Олимпия I Вашингтон
7В ЛевоЁ РЛИМПИЯ [Вашингтон
6778 Кип Якима i Ваш ингтон
[Вашингтон
Вашингтон
55 а6онл Хелина Монтана.
666 Вес Сиэтл Вашингтон
[Орегон
6565 пл. Портленд [Вашингтон ^
:
\ Британская KiC" :i
331 9 Хол _Ван(су вер
98 ЭБ-ая Портленд [Вашингтон
99 l&afl Сиэтл [Вашингтон
[Вашингтон
[Вашингтон
87 ул. Пг Сиэтл
У-!)- У Клинтон [ Вашингтон
; Вашингтон
507 2(3-а Сиэтл




Столбец теперь слишком узок, чтобы отобразить содержащие-
ся в нем данные.
5. Укажите на границу между заголовками столбцов Адрес и Го-
род и щелкните дважды. Ширина столбца Адрес изменится та-
ким образом, чтобы вместить содержащиеся в нем данные. Это
особенно удобно в длинных таблицах, где трудно найти ячей-
ку, содержащую самый длинный текст.
6. Перетащите вниз горизонтальную черточку между двумя
селекторами строк, расположенными слева от таблицы. Как
видите, высота строк увеличилась.


Тереза 1 Аткинсон ;89 Кедровая ул, ; Портленд



\Ванкувер
Акерс ! 1932 52-эя Авеню



Албук ИЗО 17-ая ул. ; Ванкувер



:
Пилар Аскерман 8808 Бай-стрит [.Олимпия



Белвин [78 Левобережная ул. i Олимпия



Бенсон .6778 Кипарисный бульвар Якима
Т\_
Глава 2. Создание базы данных

<<

стр. 2
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>