<<

стр. 3
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>


7. В меню Формат (Format) щелкните на команде Высота строки (Row
Height), чтобы открыть одноименное диалоговое окно.
8. Выделите флажок Стандартная (Standard Height) и щелкните на
кнопке ОК. Высота всех строк .вернется к заданному по умол-
чанию значению. (Это диалоговое окно позволяет также задать
точное значение высоты строки.)
9. Щелкните в столбце Имя, а затем щелкните на команде Скрыть
столбцы (Hide Columns) в меню Формат (Format). Столбец исчезнет, а
следующие за ним столбцы сдвинутся влево. Если, прежде чем
щелкнуть на команде Скрыть столбцы (Hide Columns), выделить не-
сколько столбцов, исчезнут все выделенные столбцы.

Совет. Можно выделить несколько смежных столбцов, если щелкнуть на
заголовке первого из них и, нажав на клавишу | Shi f t ) , щелкнуть на заго-
ловке последнего.

10. Чтобы вернуть на экран скрытые столбцы, щелкните на ко-
манде Отобразить столбцы (Unhide Columns) в меню Формат (Format).
11. Выделите флажок Имя, а затем щелкните на кнопке Закрыть
(Close). Столбец Имя снова появится на экране.
12. Перетащите правую границу окна базы данных влево. Окно
сузится, и часть полей окажется за пределами видимости.
13. Укажите на заголовок столбца Код Клиента и, нажав на кнопку
мыши, протащите указатель по заголовкам столбцов Имя и Фа-
милия. Выделив таким образом три столбца, щелкните на коман-
де Закрепить столбцы (Freeze Columns) в меню Формат (Format). Если те-
перь прокрутить окно вправо, закрепленные столбцы останутся
на месте.
14. В меню Формат (Format) щелкните на команде Освободить все стол-
бцы (Unfreeze All Columns), чтобы вернуть столбцы в исходное состо-
яние.
15. Закройте таблицу без сохранения изменений, а затем зак-
ройте базу данных GardenCo.
new-




Импорт текстовых
файлов, стр. 76

Импорт объектов
'КодСотрудника", "Фамилия",1"Имя"
Access, стр. 82
"Тернер","Катрин","Владелец",12/8/1968 0:00:00,3/1/199
"Йошида", "Ким", "Старший дилер",2/19/1952 0:00:00,8/14/
Ц!,"Гелос","Майк","Ассистент", 8/зл/
1,"Карпернер","Лени","Старший
,"Д=6рукс \ Ш^Ш! 1 коду»
Типы
Товары




••'""




.. . . . -.
_^т , _ _ _ „ . _ с |Город Штат

^!^л^би^0^55Н120 ! S55-OH
1
''г'Питомни^рнМи^УпрааляУ!^^^




б Пе
!Во»ингтс(509) 5554(509) 555-0148
9"Цввты'нв1Кент Вил>Агент по П2 ОрехоЁОлимпия *89362
;Квлифор|(1СВ) 5554(408) 555-0149
10 ГазоннвяСкот Чал' Менелже-1142 рру^Сакрамеь'б3921
:
;Виргиния(919) 55Я (919) 555-0150
I 11: Удобрена РииврдП Заведую! 1503 Море Ричмонд '67549
12 Все яле с; Лаул Вес Торговые Э98В7 Цек Пос-Анд*'2рр19
" 13 Зеленый : ДжонЧенУпреелям$00 ПеснеБвптимо^31218
1А Тррпицес Роберт Л Торговый2732 45-а*Юяжин
"УбКорэнивЛен^Снит
"16В'св"дляс!ВендиМ(
'''17Небесны«Е*еймсПЭеэе;^ШйШ^-Ч^':.,,,....,,,-., ˜-, ,,
, ,„,
""18 Питомии.:Джим КейЗее--. ":"^
'"19 Ягодные |Беверли
""20 Зеленый ,КеллиФс




Экспорт таблицы в
рабочий лист, стр. 90 ^t4j"i3Ub) даи|1ых дт пнсгз "Сийогпеге",


|
В Сод Клиента Фамилия
В808 Бай-стрит
^.скерман Пилар
АСКПИ
Связывание таблицы с |АКЕКИ Акерс Сим 1932 52-ая Авеню
130 17-ая ул.
рабочим листом, стр. 93 ч АЛБСТ Стив
Албук
| 39 Кедровая ул.
Аткинсон Гереза
АТКТЕ

1
Ьиин 78 Левобережная ул.
БЕЛАМ Зелвин


;
-' • '- • ГОТОРО \
Глава 3
Обмен информацией с
внешними источниками

Изучив эту главу, вы сможете:
• импортировать данные из различных программ;
• импортировать информацию из других баз данных Access;
• экспортировать данные в другие программы;
• связывать компоненты базы данных с другими объектами.

Едва ли найдутся люди, получающие удовольствие от ввода информации
в базу данных. Поэтому одной из главных задач разработчиков реляци-
онных баз данных является проектирование таблиц таким образом, что-
бы исключить повторный ввод одних и тех же сведений. Так, например,
нет необходимости вводить имя и фамилию клиента в каждую запись таб-
лицы заказов — проще создать таблицу клиентов и указывать в заказе
код клиента. Тогда все изменения, касающиеся клиента, будут вноситься
в таблицу клиентов, оставляя код неизменным. Это не только уменьшит
объем вводимой информации, но и сведет к минимуму число возможных
опечаток и разночтений, неизбежно возникающих при многократном вводе
1
и корректировке одних и тех же данных.
Удачно спроектированная база данных избавляет пользователя от лиш-
них движений при вводе и обновлении информации. Но еще больше вре-
мени и усилий можно сэкономить, воспользовавшись способностью Access
обмениваться данными с другими приложениями Microsoft Office. Вмес-
то того чтобы заполнять таблицы базы данных, можно импортировать
информацию из других форматов. Иначе говоря, если нужные данные уже
введены в какой-либо электронный документ, проще скопировать их в
Access, чем вводить снова.
Если интересующие вас сведения оперативно поддерживаются в исход-
ном приложении, можно установить связь между базой данных Access и
этим приложением, чтобы иметь постоянный доступ к текущей инфор-
мации для анализа и печати отчетов. При наличии связи просмотр и ре-
74 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

дактирование данных осуществляется в обоих приложениях, и в Access
всегда отображаются свежие данные.
Многие компании, хранящие производственную, учетную, рекламную и
другие виды информации на жестком диске компьютера, давно оценили
преимущества совместного использования данных как внутри организа-
ции (в интранет), так во внешнем мире, через Интернет. С помощью
Access можно легко экспортировать информацию из базы данных на
страницы HTML (Hypertext Markup Language) и XML (Extensible Markup
Language).
В этой главе вы импортируете данные, хранящиеся в различ-
ных форматах, в базу данных GardenCo, а также экспортируете
информацию из базы данных в несколько стандартных форма-
тов. Затем вы свяжитесь с другими приложениями, чтобы про-
смотреть и обновить данные. При выполнении упражнений бу-
дут использоваться файлы, хранящиеся в папках ImportExcel,
ImportDText, ImportFText, ImportAccess, ImportDbase, ImportHTLM, ImportXML,
Export, Link и OfficeLink, вложенных в папку SBS\Access\lmporting.

Импорт данных из Excel
Ac2002-8-1 Access успешно взаимодействует с Microsoft Excel. Рабочие ли-
сты или именованные диапазоны легко импортируются либо в
новую таблицу (созданную в процессе импорта), либо в суще-
ствующую таблицу базы данных. При этом можно указать поля,
подлежащие импорту.
Excel представляет собой удобную среду для преобразования импорти-
руемой информации. Поэтому, если нужно изменить формат данных (до-
бавить, удалить, объединить или разбить поля) или выполнить сложные
вычисления, это проще сделать в Excel, а затем импортировать резуль-
таты в Access.
GardenCo В этом упражнении вы откроете базу данных GardenCo и импор-
Customers тируете в таблицу Клиенты сведения о клиентах компании, кото-
рые хранятся в рабочем листе Excel. В качестве рабочей будет
использоваться папка SBS\Access\lrhporting\lmportExcel. Выполните
следующие шаги.
1. Откроете базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data) и щелкните на Импорт (Import).
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 75

3. В списке Тип файлов (Files of types) щелкните на Microsoft Excel.
4. Перейдите к папке SBS\Access\lmporting\lmportExcel, щелкните на
Customers, а затем щелкните на кнопке Импорт (Import). Появится
первая страница ма стера Импорт электронной таблицы (Import Spreadsheet
Wizard), показанная ниже.
': я"< Импорт электронной таблицы

! 'I a • :,-,..!.: «: 1 ..ЬИ- ^Й .
: « П Г»




l˜ KwsMHdUe
АиШёЙНЁ




HI ВМ -..i,-H>, t '.," ШЖ
< Сод Клиента Фамилия Адрес
Имя
Лскерман 1илар 3808 Б ой- стрит
ИСКПИ
1932 52-ая Авеню
Й.КЕКИ Ькерс Сим
ишст 130 17-ая ул.
1лбук Стив
ATKTZ Лткинсон Тереза В9 Кедровая ул.
i 78 Левобережная ул.
Бе ЛБИН
БЕЛАИ Амин
i




Эта страница позволяет просмотреть содержимое рабочих ли-
стов или диапазонов, а также столбцы и строки рабочего листа,
представленные в нижней панели.
5. С выделенным листом Customers в списке рабочих листов, щел-
кните на кнопке Далее (Next), чтобы отобразить следующую стра-
ницу мастера.




j
!
4кя
Код Клиента Фамилия Адрес
i АСКПИ
|
Тилар 3808 Бай- стрит
Ьскермая
Сим
Якерс 1932 52-ая Авеню
АКЕКИ
130 17-ая ул.
Гтив
АЛБСТ Албук


1
39 Кедровая ул.
Лткинсон Гереза
АТКТЕ
1
78 Левобережная ул.
5елвин Ьмин
5ЕЛАИ
щ


i
[ • :'" '': ' ^ '^ :'ei
О i р№/.! 1 1 (• Ц Y - « Г ." 1 '<"- -> v
76 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

6. Выделите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row
Contains Column Heading) и щелкните на кнопке Далее (Next). Фон верх-
ней строки станет серым, и она перестанет прокручиваться.
7. Щелкните на варианте В существующей таблице (In an Existing Table),
щелкните на стрелке соседнего поля, выделите в списке табли-
цу Клиенты и щелкните на кнопке Далее (Next).

Важно. При импорте данных в существующую таблицу имена полей и
типы данных должны полностью совпадать, иначе Access не сможет вы-
полнить операцию и выдаст сообщение об ошибке. Если эти условия вы-
полнены, но возникли другие, более мелкие проблемы, Access помещает
проблемную запись в таблицу ImportError. Ее можно открыть, устранить
проблему и скопировать запись в таблицу назначения.

8. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы импортировать файл.
Появится сообщение, что файл импортирован.
9. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно сообщения, а
затем откройте таблицу Клиенты, чтобы убедиться, что Access
импортировал список клиентов.
10. Закройте таблицу Клиенты, а затем закройте базу данных.

Импорт данных из текстового файла
с разделителями
Ас2002-8-1 Текстовые файлы являются наиболее распространенным ти-
пом документов. Почти все приложения, имеющие дело со сло-
вами и числами, помимо собственных исходных форматное, мо-
гут создавать и текстовые файлы в том или ином виде.
В текстовых файлах с разделителями каждая запись кончается симво-
лом возврата каретки, а поля отделяются друг от друга запятыми или
другим зарезервированными символами, называемыми разделителями.
Если поле содержит символ-разделитель, все поле следует заключить в
кавычки. (Иногда для подстраховки в кавычки заключаются все поля.)
GardenCo В этом упражнении вы откроете базу данных GardenCo и импор-
Employees тируете в таблицу Сотрудники сведения о сотрудниках компании,
которые хранятся в текстовом файле с разделителями в виде
запятых. В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\lmporting\lmportDText Выполните следующие шаги.
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 77

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data) и щелкните на Импорт (Import).
3. В списке Тип файлов (Files of types) щелкните на Текстовые файлы (Text
Files).

Совет. Текстовые файлы обычно имеют расширение .txt, но некоторые
программы сохраняют текстовые файлы с разделителями, используя рас-
ширение .csv или .tab. Реже встречается расширение .asc (формат ASCII).
Файлы с фиксированной шириной записей имеют расширение .ргп (для
принтера). Поскольку Access не распознает это расширение, нужно пере-
именовать файл, воспользовавшись любым из допустимых расширений.

4. Перейдите к папке SBS\Access\lmporting\lmportDText, щелкните на
Employees, а затем щелкните на кнопке Импорт (Import). Появится
первая страница мастера Импорт текста (Import Text Wizard), показан-
ная ниже.


"i
Ц|.:,у,мдя| | p т •• я 'jjiijjj i i




i
КодСотрудника","Фамилия","Имя", "Должность","ДатаРоя
[,"Тернер","Катрин","Владелец",12/8/1968 0:00:00,5/1/1992
2, "Йошида", "Ким", "Старший дилер",2/19/1952 0:00:00,8/14/1
f 3, "Гелос", "Майк", "Ассистент",8/30/1963 0:00:00,4/1/1992 С
,"Карпернер","Лени","Старший менеджер",9/19/1958 0:00:00
;,"Дебрукс", "Стивен","Садовник", 3/4/1955 0:00:00,10/17/1=




Как видно на образце, каждое поле файла заключено в кавыч-
ки и отделено от других запятыми. Access распознал этот файл
как текстовый с разделителями и выделил соответствующий
вариант.
5. Щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced), чтобы отобразить
спецификацию импорта, принятую по умолчанию.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
78

Просмотрите диалоговое окно Employees - спецификация импорта
(Employees Import Specification), чтобы получить представление о на-
стройках процесса импорта. В данном случае необходимо за-
менить запятую на точку в поле Десятичный разделитель и поста-
вить / (слеш) в поле Разделитель даты, формат даты должен быть
установлен как ДМГ (день, месяц, год).

Совет. Если нужно импортировать несколько файлов, которые имеют оди-
наковые установки импорта, можно воспользоваться этим диалоговым
окном, чтобы задать установки для первого файла и сохранить их. Тогда
при импорте остальных файлов можно будет, щелкнув на кнопке Специфи-
кация (Specs), выбрать и загрузить нужную спецификацию.

6. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое
окно Employees - спецификация импорта (Employees Import Specification), a
затем щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы перейти к следую-
щей странице мастера.


- •••.-;• - § 1 р.тч1о15>;' ui,ip.i!i™. rif«..r.-:r»iei-o w n f b i t s i i



;
Г гдв/ллий (˜ f T f 9f^rmw >'•' -{mi'tr-i ' >•" nwfe'i >"'' другой;^ I

Г П,!(«». :',:•: .. . ; < • ! < « > ' т '• !••:•• i C ? . . , , . - s , ' . : , ..... ЖТ,)'




Должность
12/8/1968 О
Владелец
Старший дилер !/19/1952 О
Ассистент 3/30/1963 О
Старший менеджер 5/19/1958 О

1
Садовник 3/4/195S 0:1




Мастер разбивает файл на поля, исходя из допущения, что поля
разделены запятыми. Судя по аккуратным столбцам, раздели-
тель выбран правильно. В противном случае можно было бы
выбрать другой разделитель из числа вариантов, представлен-
ных вверху страницы.
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 79

7. Выделите флажок Первая строка содержит имена полей (First Row
Contains Column Heading) и щелкните на кнопке Далее (Next). Фон вер-
хней строки станет серым, указывая на тот факт, что содержа-
щиеся в ней элементы являются именами полей.
8. Щелкните на варианте В существующей таблице (In an Existing Table),
выделите в списке таблицу Сотрудники и щелкните на кнопке Да-
лее (Next).
9. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы импортировать тек-
стовый файл в таблицу Сотрудники. Появится сообщение, что файл
импортирован.
9. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно сообщения, а
затем откройте таблицу Сотрудники, чтобы убедиться, что Access
импортировал девять записей из списка сотрудников.
10. Закройте таблицу Сотрудники, а затем закройте базу данных.

Импорт данных из текстового файла
с фиксированной длиной записи
Ас2002-8-1 Единственный способ перенести информацию из многих уста-
ревших приложений в Access — это экспортировать данные в
файл с фиксированной длиной записи, а затем в Access. Фик-
сированная длина записи означает, что все записи имеют оди-
наковое число полей, а каждое поле содержит одинаковое чис-
ло символов. Если реальное значение поля короче или вообще
отсутствует, место недостающих символов заполняется пробле-
мами, так чтобы следующее поле начиналось в фиксированной
позиции по отношению к началу записи. Например, если длина
первого поля 12 символов, второе поле должно начинаться в 13
позиции от начала записи, даже если значение первого поля
состоит из 4 символов.
Основная сложность, возникающая при импорте файлов с фиксирован-
ной длиной записи, состоит в том, что нужно точно подсчитать число сим-
волов в каждом поле. Ошибка даже на один байт может привести к иска-
жению информации. Однако это не является проблемой для Access
благодаря мастеру Импорт текста (Import Text Wizard), который значительно уп-
рощает импорт текстовых файлов.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
80

GardenCo В этом упражнении вы импортируете текстовый файл с фик-
Suppliers сированной длиной записи в таблицу Поставщики базы данных
GardenCo. В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\lmporting\lmportFTexL Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data) и щелкните на пункте Импорт (Import).
3. В списке Тип файлов (Files of types) щелкните на Текстовые файлы (Text
Files).
4. В рабочей папке щелкните на Suppliers, а затем щелкните на
кнопке Импорт (Import), чтобы отобразить первую страницу мас-
тера Импорт текста (Import Text Wizard), показанную ниже.




j
2i Питомник, кустарников Джон Г
g.:: 3 Яды и химикаты Бред II •-
Стюарт
Й;|1 Оборудование для парников
:.••&" 5 Розы, ровы Эдмонг

1
' :'(?• б Грунт и песок Роберт




|
-ДРПСл«Я5?^о,.м^1,,,,,:;,' |« 1 ^ ˜ (˜˜S^
тт$т? -'•••••':-. •. .

Мастер обнаружил, что фрагменты текста выровнены в колон-
ки, и выделил вариант Фиксированная ширина полей (Fixed Width) в ка-
честве формата файла.

Внимание. Если текст импортированного файла отображается с другой
кодировкой, щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced), чтобы отобразить
спецификацию импорта, и выберите опцию Кириллица (Windows) в списке Ко-
довая страница.

5. Щелкните на кнопке Далее (Next), чтобы отобразить вторую
страницу мастера.
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками




г™
2
° .!и ; Ш Щ
• . 10
t
Садовый инвентарь
Цевид PHI
Питомник кустарников
Цзгон Иил
1цы и химикаты
1
Бред Шат
Оборудование для парников
Стюарт м
э
озы, розы
Эцмонд н
"рунт и песок
Роберт 0

|Ц Vv.::::»: :lj;:f^;:i
?.d??- . '•,,., ,..,,,.,. | ...,,,..,,, Ц j
-: „ |
;:
.^„Р, „
— - ' " - г. — ˜ — -"'- г;:^' 1

Мастер разбил файл на поля, исходя из предположения что
оля разделены столбцами пробелов. Если предложение мас-
ра не соответствует действительности, можно задать разде-
ление полей вручную.
6. Воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки чтобы
отобразить два поля, которые содержат номера телефонов как
показано на следующем рисунке.


и,,«ткг„е^дап^^:-:;::;::'--::::»;:;:-;:;;;:;;:л"- ВЦ
:

Чго6.ЧСг,.,,И!, !.,,,,,, -.„•ч^
-

•, •• „,„
.„ , » .: „..
,.




180
жг˜ 10008 (202) Б55-0120
»вер 30815 (301) 5S5-0121 (301) 555-0111
62520 (307.) 555-0123 (307) 555-0112
-Йорк 71235 (718) 555-0121 (718) 555-0113
(225) 555-0125 (225) 555-0111
-Йорк 10012 (212) 555-0126 (212) 555-0115
TV;H ....щл;.;....;



1,?:Ж|


Как видите, мастер разбил телефонные номера на две части (два
толя), так как код региона отделен от номера телефона пробе-
тами. Если вы хотите, чтобы номер телефона хранился в одном
поле, уберите разделительную линию.
82 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

7. Щелкните дважды на разделителе на отметке 201, чтобы уда-
лить его. Повторите этот шаг для разделителя на отметке 221 и
щелкните на кнопке Далее (Next).

Совет. При желании можно также переместить или добавить раздели-
тельные линии, следуя указаниям мастера.

8. Щелкните на варианте В существующей таблице (In an Existing Table),
выделите в списке таблицу Поставщики и щелкните на кнопке Да-
лее (Next).
9. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы импортировать тек-
стовый файл в таблицу Поставщики. Появится сообщение, что
файл импортирован.
10. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно сообщения, а
затем откройте таблицу Поставщики, чтобы убедиться, что Access
импортировал 20 записей из списка поставщиков.
11. Закройте таблицу Поставщики, а затем закройте базу данных.

Импорт информации из базы данных
Access
Ас2002-8-1 Предположим, что у вас имеются две базы данных Access: одна
для хранения сведений о товарах и заказах и другая, предназ-
наченная для ведения контактов. Допустим, что вы предпочли
бы хранить все эти сведения в одной базе данных. Естественно,
что перспектива создавать новую базу данных и снова вводить
информацию не может вызывать энтузиазма. Этого не придет-
ся делать, если импортировать сведения о товарах и заказах в
базу данных контактов.
Импорт стандартных объектов Access (таблиц, запросов, форм, отчетов,
страниц, макросов и модулей) осуществляется очень просто. При импор-
те таблицы можно указать импорт всей таблицы или только ее структу-
ры, а для запроса — импорт запроса или только его результатов.
Объект Access импортируется с тем же именем, которое он имел в исход-
ной базе данных (причем нельзя задать импорт отдельных полей или за-
писей). Если в активной базе данных уже имеется объект с таким же име-
нем, Access автоматически добавляет к имени порядковый номер.
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 83


Совет. Если вам нужна только часть полей или записей, хранящихся в
таблице другой базы данных, можно создать в этой базе данных запрос,
извлечь нужную информацию, а затем импортировать результаты зап-
роса. Или наоборот - можно импортировать таблицу, а затем отредакти-
ровать ее в режиме конструктора или воспользоваться запросом, чтобы
избавиться от лишних данных.

GardenCo В этом упражнении вы импортируете две таблицы из базы дан-
Products ных Products в базу данных GardenCo. В качестве рабочей будет
использоваться папка SBS\Access\lmporting\lmportAccess. Выполните
следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Файл (Re) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data) и щелкните на Импорт (Import).
3. Убедитесь, что в списке Тип файлов (Files of types) выделен вари-
ант Microsoft Access.
4. Перейдите к папке SBS\Access\lmporting\lmportAccess, щелкните на
Products, а затем щелкните на кнопке Импорт (Import), чтобы открыть
диалоговое окно Импорт объектов (Import Objects). Как следует из имен
вкладок, с помощью этого диалогового окна можно импортиро-
вать любой объект из базы данных Products.
5. Щелкните на кнопке Параметры (Options), чтобы развернуть ди-
алоговое окно и отобразить параметры импорта.

:
Тэблиин j.1 .,,,:. | ; | г ,„ | Or.*™ j Crpwuv | M ж.мг! | J>'.,,-.™ |
;
˜"-. ci'.U*im."j
Типы
Товары




f 'чи, i;in, ;,.




11.4.1
ц
I . ","


Заданные по умолчанию установки соответствуют текущей
задаче, но при необходимости их можно изменить.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
84

6. Щелкните на кнопке Выделить все (Select All), чтобы выделить обе
таблицы.
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы импортировать таблицы.
8. Откройте новые таблицы Categories и Products, чтобы убедиться,
что записи были импортированы. Закройте таблицы.
9. Закройте базу данных.

Импорт информации
из других баз данных
Импорт информации из баз данных, отличных от Access, обыч-
АС2002-8-
но характеризуется как «все или ничего» и далеко не всегда
приводит к нужным результатам. Так, например, может ока-
заться, что каждая импортированная запись содержит лишнюю
информацию (название товара или имя покупателя) или дан-
ные из разных полей находятся в одном поле. В подобной ситу-
ации ничего не остается, кроме как привести результаты им-
порта в надлежащее состояние, пользуясь средствами Access,
или переместить информацию в другую программу, например
Word или Excel, преобразовать к нужному виду, а затем им-
портировать в Access.
Access позволяет импортировать данные из следующих версий dBASE,
Lotus I -2-3 и Paradox:
Программа Версия

III, IV и 5
DBASE
Lotus 1-2-3 WK1,WK3,WJ2
Paradox 3,4,5,7-8
В этом упражнении вы создадите таблицу Перевозчики, импор-
GardenCo
Shippers тировав файл dBASE в базу данных GardenCo. В качестве рабочей
будет использоваться папка SBS\Access\lmporting\lmportDBase. Выпол-
ните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data) и щелкните на пункте Импорт (Import), чтобы открыть диало-
говое окно Импорт (Import).
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 85

3. В списке Тип файлов (Files of types) щелкните на dBASE 5.
4. В папке SBS\Access\lmporting\ ImportDBase, щелкните на Shippers.dbf,
а затем щелкните на кнопке Импорт (Import). Спустя несколько се-
кунд Access сообщит, что импорт выполнен. Процесс не требу-
ет никаких параметров, поскольку импортируется все содер-
жимое файла.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно сообщения, зак-
ройте диалоговое окно Импорт (Import), а затем откройте таблицу
Shippers, чтобы убедиться, что данные импортированы правильно.
6. Закройте таблицу и переименуйте. (Щелкните правой кноп-
кой мыши на названии таблицы и в появившемся меню выбе-
рите пункт Переименовать. Введите слово Перевозчики.) Закрой-
те базу данных.

Импорт информации из HTML-файла
Вероятно, вам уже приходилось сталкиваться с Hypertext
Ас2002-8-1
Markup Language (HTML), языком, который используется для
создания Web-страниц. С помощью специальных операторов,
называемых тэгами, HTML определяет внешний вид текста
при его отображении в Web-браузере. Чтобы отобразить таб-
лицу на Web-странице, нужно заключить элементы таблицы
(строки и столбцы) в соответствующие тэги. Например, описа-
ние простой таблицы на языке HTML будет иметь следующий
вид:



<table>
<tr>
• <1с1>Фам ил иж/tdxtcb И ivm</td>
</tr>
<td>AHflepcoH</tdxtd>3HH</td>
</table>



Разумеется, это лишь небольшой фрагмент текста HTML, и далеко не все
таблицы настолько просты. Однако этого достаточно, чтобы получить не-
которое представление о тэгах, управляющих отображением таблицы в
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
86

окне веб-браузера. Это <table>, <tr> (table row), <td> (table data), определя-
ющие соответственно таблицу, строку таблицы и данные.

Важно. Если нужно импортировать данные в существующую таблицу, но
структура данных отличается от структуры таблицы, проще импортиро-
вать данные в Excel, перекроить их, а затем импортировать в Access.

В этом упражнении вы импортируете информацию о новых
GardenCo
NewCust клиентах, которая хранится в документе HTML, в таблицу Кли-
енты базы данных GardenCo. В качестве рабочей будет использо-
ваться папка SBS\Access\lmporting\lmportHTML Выполните следующие
шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. Откройте таблицу Клиенты, обратите внимание, что она содер-
жит 106 записей. Закройте таблицу.
3. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data) и щелкните на Импорт (Import).
4. В списке Тип файлов (Files of types) щелкните на Документы HTML (HTML
Documents).
5. Перейдите к папке SBS\Access\lmporting\ ImportHTML, щелкните на
NewCust, а затем щелкните на кнопке Импорт (Import), чтобы ото-
бразить первую страницу мастера Импорт HTML (Import
HTML Wizard), показанную ниже.
!Й Импорт Н Г Ml
VCIMVI,!.- Щ , .' • . , . . . , . • , . ' . - . , Щ . >..•<••


| ! '' 1




|
п
| Код Клиента Фамилия Ядрес ород ита
1мя
Знав 11 лл. Свободы
| 1НОБО Се йлем
Боб Оре
| ЗИНКЕ Серии 172 Кривая ул. Зкима
Зимприч 3EUIJ
Зу вела Пеонард 76 Королевская ул. lop т ленд Ван
| ЗУВЛЕ


j
|



.•иг.М"-!>ИЧ-1,г*.. , j 01ИГ-МИ j : ! Щ• i' ' Ш ;
1
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 87

Мастер обнаружил в файле NewCust таблицу и отобразил ее со-
держимое в виде столбцов и строк. Если бы в файле содер-
жалось несколько таблиц или списков, мастер предоставил бы
возможность выбрать фрагмент, который нужно импортиро-
вать.
6. Выделите флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First
Row Contains Column Heading) и щелкните на кнопке Далее (Next). Фон
верхней строки станет серым, то есть содержащиеся в ней эле-
менты являются именами полей.
7. Щелкните на кнопке Дополнительно (Advanced), чтобы отобразить
диалоговое окно NewCust - спецификация импорта (NewCust Import
Specification).




щ




В разделе Описание полей (Reid Information) для поля ПочтовыйИндекс
задан тип данных Длинное целое (Long Integer). Так как почтовый
индекс, хотя и состоит из цифр, не является числом, над кото-
рым нужно выполнять математические действия, можно пре-
образовать его в текстовый формат. К тому же данные им-
портируются в таблицу Клиенты, где почтовый индекс также
является текстовым полем.
8. Щелкните в ячейке Тип данных (Data Type) для поля ПочтовыйИндекс
и выделите в списке значение Текстовый (Text).
9. Щелкните на кнопке ОК, а затем щелкните на кнопке Далее
(Next), чтобы отобразить следующую страницу мастера.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
88

10. Щелкните на варианте В существующей таблице (In an Existing Table),
выделите в списке таблицу Клиенты и щелкните на кнопке Далее (Next).
11. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы импортировать све-
дения о новых клиентов в таблицу Клиенты.
12. В окне сообщения щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть
его, а затем откройте таблицу Клиенты. Таблица теперь содер-
жит 109 записей.
13. Закройте таблицу Клиенты, а затем закройте базу данных.

Импорт XML данных
Файлы XML (Extensible Markup Language) часто используют-
Ас2002е-
ся для обмена информацией между приложениями, как в сети,
так и вне «всемирной паутины». Они похожи на файлы HTML в
двух аспектах: это текстовые файлы, использующие тэги для
форматирования содержания, а также начальные и конечные
тэги. Но если тэги HTML задают внешний вид элементов при
отображении, тэги XML определяют структуру элементов в до-
кументе. К тому же, как следует из названия (extensible), набор
тэгов XML может расширяться - в частности, за счет добавле-
ния пользовательских тэгов. Ниже приведен пример простого
файла XML:
<?xml version="1.0"?>
<ORDER>
<CUSTOMER>HeHCH Давло</С118ТОМЕВ>
<1ТЕМ>Стерилизованнаяпочва</1ТЕМ>
<PRICE>$8.65</ PRICE >
<QUANTITY>1 MeuJOK</QUANTITY >
</ORDER>
Этот файл описывает заказ (order), сделанный клиентом (customer) Ненси
Давло, на товар (item) «Стерилизованная почва» в количестве (quantity) од-
ного мешка по цене $8.65 (price). Как видите, если трактовать тэги как поля,
данные из этого файла можно легко импортировать в таблицу базы данных.
GardenCo В этом упражнении вы импортируете XML-документы Orders и
Orders
Orders Details в базу данных GardenCo. В качестве рабочей будет ис-
OrderDetails пользоваться
OrderOetailsxsd папка SBS\Access\lmporting\lmportXML Выполните сле-
дующие шаги.
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 89

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data), а затем щелкните на Импорт (Import).
3. В списке Тип файлов (Files of types) щелкните на Документы XML (XML
Documents).
4. Перейдите к папке SBS\Access\lmporting\lmportXML
Обратите внимание, что в папке имеется один файл Orders и два
файла Orders Details, один из которых имеет расширение .xml, a
другой .xsd. Файл с расширением .xml содержит данные и схе-
му, которая описывает структуру данных. Приложения, экс-
портирующие информацию в формат XML, могут объединять
данные и схему в одном xsd -файле (как, например, Orders) или
создавать xml-файл для данных и xsd-файл для схемы (как,
например, Orders Details). В последнем случае для импорта дан-
ных в Access вам понадобятся оба файла.
5. Щелкните на Orders, щелкните на кнопке Импорт (Import), чтобы
открыть диалоговое окно Импорт XML (Import XML), а затем щелкни-
те на кнопке Параметры (Options), чтобы отобразить параметры,
представленные внизу диалогового окна.




on»..; I
Щ -:^ V'-:-;




6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы принять заданную по умол-
чанию установку: импортировать структуру и данные. Файл
Orders содержит XML-данные и схему. Access импортирует его
и создаст таблицу Заказы.
7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно сообщения, что
импорт выполнен.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
90

8. Повторите шаг 2, чтобы открыть диалоговое окно Импорт (Import).
9. Щелкните на файле Orders Details.xml, а затем щелкните на кноп-
ке Импорт (Import).
10. В диалоговом окне Импорт XML (Import XML) щелкните на кнопке
ОК, чтобы принять заданную по умолчанию установку: импор-
тировать структуру и данные. Access импортирует оба файла
Orders Details.xml и Orders Details.xsd и создаст таблицу Сведения о заказе.
11. После завершения импорта щелкните на кнопке ОК, а за-
тем откройте и просмотрите таблицы Заказы и Сведения о заказе,
чтобы убедиться, что данные и структура импортированы.
12. Закройте базу данных.

Экспорт данных в другие приложения
Ас2002-8-2 Объекты базы данных Access можно экспортировать в различ-
Ас2002е-7-2 Ных форматах. Доступные форматы зависят от типа объекта.
Таблицы, например, можно экспортировать в большинство
форматов, из которых они импортируются, а макросы - только
в другую базу данных Access.
В следующей таблице перечислены доступные форматы экспорта для
различных объектов:
Объект Формат экспорта

Таблица Access, dBASE, Excel, FoxPro, HTML, Lotus 1-2-3, Paradox,
Text, Active Server Pages (ASP), Microsoft Internet Information
Server (IIS), Rich Text Format (RTF), Word Merge, XML, Open
Database Connectivity (QDBC)
Запрос Access, dBASE, Excel, FoxPro, HTML, Lotus 1-2-3, Paradox,
Text, ASP, IIS, RTF, Word Merge, XML, QDBC
Форма Access, Excel, HTML, Text, ASP, IIS, RTF, XML
Отчет Access, Excel, HTML, Text, RTF, Snapshot, XML
Страница Access, Data Access Page (DAP)
Макрос Access
Модуль Access, Text
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 91

Таблицы и запросы могут экспортироваться в большинство перечислен-
ных выше форматов. Хотя возможности форм и отчетов несколько огра-
ничены, процесс экспорта в привычные форматы осуществляется очень
просто. Несколько сложнее обстоит дело с Active Server Pages (ASP),
Microsoft Internet Information Server (IIS) и Open Database Connectivity
(QDBC).
GardenCo g этом упражнении вы экспортируете таблицу Поставщики из
базы данных GardenCo в формат Excel, а затем экспортируете
таблицу Клиенты в документ XML. В качестве рабочей будет ис-
пользоваться папка SBS\Access\lmporting\ExporL

Совет. Для этого упражнения необходимо, чтобы на компьютере был ус-
тановлен Excel 97 или более поздняя версия.

Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В окне базы данных щелкните на таблице Поставщики.
3. В меню Файл (File) щелкните на команде Экспорт (Export), чтобы
отобразить диалоговое окно (Экспорт объекта: таблица 'Поставщики' в).
4. При активной рабочей папке убедитесь, что в поле Имя файла
(File Name) содержится значение Поставщики.
5. В списке Тип файлов (Save as type) выделите Microsoft Excel 97-2002.
6. Щелкните на кнопке Экспорт (Export).
Access экспортирует таблицу и закроет диалоговое окно.
7. Запустите Проводник (Windows Explorer), перейдите к папке
SBS\Access\lmporting\Export и щелкните дважды на файле Suppliers,
чтобы открыть его в окне Excel.
Новый рабочий лист выглядит следующим образом.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
92


т Ш ...... '№»»• Дчн-ч»
Щио»
.
дПоставщика



1азввни|рбра1дат1 Должнос1Адрес ;Грррд |Штат :Почтовы1НомерТе Факс
˜ Садовый 'Девид Ри Заведую!45 Валое(Вашингтс"10008 !Колум6и^(202) 555-0120 .......
:
1Делавер1(301)555 ((ЗоТ) 555-01 41
2 ;Питрмни^ Джон Ми/ Управлян 1122 ЛазуДовер Г30815
3|Яды ихиНБред ШатТрргрвыСабон. ящИШайенн Г62520 1Вайомин?(307) 5554(307) 555-01 42
;
4;рбррудр{Стюарт V Агент по :ч454Бпл. Г;Бруклин f?1235 ]Нью-Йор>(718) 5554(718) 555 0143
!Луизиан1(225)555-С(225)55Е-0144
5;Ррзы. рргЭямрнд|С Агент пр]72233Ре^Батон:Р^07Й
6; Грунт и п/РОберт Q Заведую! 31 Запад^Нью-ЙорЛош 2 1 Нью-Йорк (21 2) 555-С(21 2) 55И1'45 '
'
7;Гравий |Джо) 1же;44 пер. СеФранкфуГ21780
8; Лекарств Дуглас Гр; Заведую) 911 Фрук;; Нашей лл/33401 ]Тённес (805)55S-f (805) 555-0147
]Вашчнгтс (509) 555-( (509) K^OUii "
эЩветы на/Кент Вил/Агент по ^12 (Эрехо?Олимпия Г8Э362.
;Калчфор|(408) 5554(108) 555-0149
11:Удобрен1;РичардГ|Заведую! 1503 Мор<.РичмондГб7549 1|иргиния (919) 5554(919) 555-0150
12'Все для с Паул ВесТорговыЁ 99887 ЦенЛос-Анд*Г20019 ;Калифор1 554(213) 555-0151
:
13;Зеяеный:ДжонЧенУправля»500 ЛеснбБалтимр|Г31218 :Мэрилен. 554(301) 555-0152
14;Тррпиче(;Роберт Л.Трргрвы(;2732 45-аШджин Г79403 [Орегон ! 55-С(503) 555-0153
;
15]Кррзина ;Ден СмигМенедае;456 ВретеСан^ДиегП2111 ;Калифрр( 554(619) 555-01 5
_i.6|Bce для^сЩендиМгТрргрвый 24Зелен|Гринвил:Й4743 ' [Техас ......[(615) 5554(61 5) 5554il 55 "
1|ашингтЭ (206)55Й'(2р6)"555-015б'"
1(208)5554 (208) 555-01 57""
Айдахо .....
ЛР!П^ШМ™ЙИ!1.К?йЭвведую!7775 КяикЪрйсе ?63501
i9(Ягодные !Беверли; Заведую! 412 Грязн Де-Мрйн П 2403 |Айова7 i(319)55;54(3T9)555-0158"
!Пенсиль6 (717)555-[(7^ 7) 555:Ш59"
20 Зеленый Келли Фо ВладелеС89 КленрЕХаррисбб^87013




8. Выйдите из программы Excel и сверните окно Проводник (Windows
Explorer).
9. Щелкните в строке заголовка окна базы данных, чтобы акти-
визировать его, и с выделенной таблицей Поставщики щелкните
на команде Экспорт (Export) в меню Файл (File).
10. При активной папке SBS\Access\lmporting\Export в списке поля Тип
файлов (Save as type) выделите Документы XML (XML Documents), примите
Suppliers в качестве имени файла и щелкните на кнопке Экспорт
(Export), чтобы открыть диалоговое окно Импорт XML (Import XML).
11. Убедитесь, что выделены оба варианта Данные XML (Data XML) и
Схема данных (Schema of the data), и щелкните на кнопке ОК.
12. Переключитесь в Проводник (Windows Explorer), чтобы убедиться,
что Access экспортировал таблицу Suppliers в два файла с рас-
ширениями .xml и .xsd

Совет. Данные и схему можно объединить в один файл, щелкнув на кноп-
ке Дополнительно (Advanced), а затем выделив нужный параметр на вкладке
Схема (Schema).
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 93

13. Повторите шаги 9 и 10 и попробуйте экспортировать табли-
цу Поставщики в другие форматы, изменив значение в поле Тип
файлов (Save as type). Просмотрите затем результаты экспорта.

Совет. При экспорте таблицы в формат HTML можно просмотреть таб-
лицу в браузере, например, в Internet Explorer. Чтобы увидеть тэги, оп-
ределяющие структуру таблицы, либо просмотрите исходный код в бра-
узере, либо откройте файл в текстовом редакторе.


Связывание базы данных Access
с информацией из другого приложения
Ас2002е-1 -2 Вместо того чтобы импортировать информацию в базу данных
Access из других приложений, можно оставить данные в исход-
ном приложении и установить с ними связь. Хотя хранение всех
данных в одной базе обеспечивает большую скорость, надеж-
ность и гибкость обработки информации, в некоторых ситуа-
циях связь оказывается предпочтительней.
Связывание обычно применяется в тех случаях, когда нужные сведения
хранятся в чужой базе данных (например, в базе данных SQL, которую
ведет другой отдел, предоставивший вам разрешение на просмотр своих
таблиц и запросов). К числу других причин, обуславливающих связыва-
ние, относятся соображения безопасности, а также возможность пользо-
ваться оперативной информацией, не дублируя ее.

Важно. Устанавливая связь с файлом, расположенным в локальной сети
(LAN), пользуйтесь путем UNC (universal naming convention), а не назна-
ченным сетевым диском. Путь UNS включает имя компьютера, букву дис-
ка и имена вложенных папок и, как следствие, менее подвержен измене-
ниям.
>иа№ШЮ»иаы»*»и^^ цвкггоаимгщи штиттм!! ниц ужйишийииаицмшиацдм^^ ппшядам дшшшлшшуотмтшшг памия ™ mwnninama &кв#ях»&&&!тн1ш



GardenCo В этом упражнении вы свяжете таблицу базы данных GardenCo с
LinkDatabase таблицей в другой базе данных Access, а затем установите связь
с именованным диапазоном в рабочем листе Excel. В качестве
рабочей папки будет использоваться папка SBS\Access\lmporting\L'nk.
Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
94

2. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External
Data), а затем щелкните на пункте Связь с таблицами (Link Table).
3. Когда появится диалоговое окно Связь (Link), оставьте тип фай-
ла Microsoft Access, перейдите в папку SBS\Access\lmporting\Link,
щелкните на файле LinkDatabase, а затем щелкните на кнопке Связь
(Link), чтобы открыть диалоговое окно Связь с таблицами (Link Tables).
4. Укажите таблицу, с которой нужно связаться, щелкнув на
таблице Перевозчики в базе данных LinkDatabase, и щелкните на
кнопке ОК. Диалоговое окно закроется, и таблица с именем Пе-
ревозчики 1 будет добавлена в окно базы данных. (Поскольку в
базе данных GardenCo уже имеется таблица Перевозчики, Access
добавил 1 к имени новой таблицы.) Обратите внимание, что зна-
чок таблицы помечен стрелкой, указывающей на тот факт, что
таблица связана, а не хранится в базе данных.
5. Откройте таблицу, чтобы убедиться, что она содержит спи-
сок компаний-перевозчиков, а затем закройте ее.
6. Повторите шаг 2, чтобы снова открыть диалоговое окно Связь
(Link).
7. В списке Тип файлов (Files of types) выделите Microsoft Excel.
8. В папке SBS\Access\lmporting\LJnk выделите файл LJnkWorksheet, a
затем щелкните на кнопке Связь (Link), чтобы открыть первую
страницу мастера Связь с электронной таблицей (Link Spreadsheet Wizard),
представленную ниже.


I\(;."i.!l ;*ЛС*т;/,;-,!0! f 'J j^rtibic


!-' ,!>«•! W
I hHt^ioS-'ifiHLii;




''орс
Фамилия Адрес
Код Клиента Имя
|
Тереза 1.ТКИНСОН В9 Кедровая ул. Порт
Й.ТКТЕ
-. !

1932 52-ая Авеню Ванг
АКЕКИ Акерс
Ким
|
Албук 130 17-ая ул.
Й.ЛБСТ Стив
8808 Бай-стрит Оли>
Пилар LCKCpHttH
АСКПИ
^
Олш-
78 Левобережная ул.
ВЕЛАН Амин Бе ЛБИН




1 •: '^.. 1 IS^IT i •jrpufi ' |
. CJTMMU
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 95

Эта страница позволяет выбрать и просмотреть все рабочие
листы и именованные диапазоны, содержащиеся в электрон-
ной таблице.
9. Щелкните на варианте Именованные диапазоны (Show Named Ranges),
щелкните на СпецКлиенты в списке диапазонов, а затем щелкни-
те на кнопке Далее (Next).
10. Оставьте флажок Первая строка содержит заголовки столбцов (First
Row Contains Column Heading) очищенным, так как этот диапазон не
имеет заголовков, и щелкните на кнопке Далее (Next).
11. Щелкните на кнопке Готово (Finish) и щелкните на кнопке ОК в
ответ на сообщение. В окне базы данных появится новая табли-
ца СпецКлиенты, но со значком Excel, а не Access. Поскольку таб-
лица связанная, значок помечен слева стрелкой.
12. Так как связанные таблицы добавлялись исключительно в
учебных целях, удалите их из базы GardenCo. Выделите поочередно
каждую таблицу, щелкните на кнопке Удалить (Delete), а затем щел-
кните на кнопке Да (Yes), чтобы подтвердить удаление.
13. Закройте базу данных.

Другие способы обмена данными
в Access
Все методы импорта и экспорта данных, описанные выше, успешно рабо-
тают, но есть и другие способы обмена информации между приложения-
ми Office.
Иногда быстрее и проще доставить информацию в пункт назначения, про-
сто скопировав ее в одном месте и вставив в другое. Этот прием особенно
хорошо работает при копировании данных из таблицы Access в Word или
Excel. Вставленные в Word данные превращаются в обычную таблицу,
верхняя строка которой содержит заголовки столбцов. Если данные встав-
лены в Excel, они отображаются в формате рабочего листа, состоящего из
строк и столбцов.
Вставить данные в таблицу Access несколько сложнее, поскольку они дол-
жны соответствовать всем ограничениям, которые накладываются при
ручном вводе (маске ввода, условиям на значение, размеру полей и дру-
гим). Кроме того, при использовании команды Вставить (Paste) нужно пра-
вильно указать диапазон ячеек. Если Access сталкивается с проблемой
при попытке вставить одну или несколько записей, он выдает сообщение
96 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

об ошибке и вставляет проблемные записи в таблицу Paste Error. Просмот-
рев таблицу и устранив проблему, можно повторить попытку.

Совет. Можно скопировать всю таблицу целиком из одной базы данных
Access в другую. Для этого откройте обе базы данных, скопируйте табли-
цу из исходной базы в буфер обмена, а затем вставьте содержимое буфе-
ра в базу данных назначения. Access запросит имя новой таблицы и пред-
ложит варианты: вставить только структуру; вставить структуру и
данные; добавить данные в существующую таблицу.

Еще один быстрый способ обменяться информацией с Word или
Excel реализуется с помощью кнопки Связи с Office (OfficeLinks) на
панели инструментов. Если щелкнуть на стрелке этой кнопки,
появится меню из трех команд: выполнить слияние табличных
данных с документом Word; опубликовать таблицу в докумен-
те Word; экспортировать таблицу в рабочий лист Excel.
GardenCo В этом упражнении вы поэкспериментируете с копированием
записей. Эта технология требует чуть больше усилий, чем ис-
пользование кнопки Связи с Office (OfficeLinks), но дает возможность
скопировать только часть таблицы в Excel или Word. В качестве
рабочей будет использоваться папка SBS\Access\lmporting\OfficeLinks.

Совет. Для этого упражнения необходимо, чтобы на компьютере были ус-
тановлены Excel и Word.

Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке, а затем откройте таблицу Клиенты.
2. Выделите любые шесть записей. Для этого укажите на се-
лектор строки первой из выделяемых записей (указатель при-
мет форму правой стрелочки), а затем, нажав на кнопку мыши,
протащите указатель вниз до последней выделяемой записи и
отпустите кнопку мыши. Щелкните на кнопке Копировать (Сору)
на панели инструментов.
3. Запустите Excel и, когда откроется пустой рабочий лист с
выделенной ячейкой А1, щелкните на кнопке Вставить (Paste) на
панели инструментов Excel.
Глава 3. Обмен информацией с внешними источниками 97

Если кнопка Вставить (Paste) не видна, щелкните на кнопке Пара-
метры панели инструментов (Toolbar Options), чтобы отобразить кнопки,
не уместившиеся на панели инструментов, а затем щелкните
на кнопке Вставить (Paste). Excel вставит скопированные строки,
снабдив их теми же заголовками столбцов. (Расширьте столб-
цы, что полностью отобразить данные.)
4. Нажмите на клавиши [ A l t | + | Tab |, чтобы переключиться в
Access.
5. Выделите блок ячеек в середине таблицы. Для этого помес-
тите указатель на левый край первой из выделяемых ячеек и,
когда он примет форму толстого креста, протащите его по таб-
лице, так чтобы выделить все нужные ячейки.
6. Щелкните на кнопке Копировать (Сору) (при этом может появить-
ся панель задачи Буфер обмена (Clipboard) или Помощник (Assistant)),
нажмите на клавиши [ A l t | + | T a b |, чтобы вернуться в Excel,
щелкните в ячейке под записями, вставленными ранее, а затем
щелкните на кнопке Вставить (Paste). Excel вставит содержимое
буфера, снабдив данные заголовками столбцов.
7. Скопированные данные все еще находятся в буфере обмена.
Поэтому запустите Word и щелкните на кнопке Вставить (Paste)
на панели инструментов Word. Содержимое буфера будет
вставлено в документ в виде оформленной таблицы с заголов-
ком Клиенты, отражающем имя исходной таблицы.
8. Выйдите из программ Word и Excel без сохранения измене-
ний.
9. Закройте панель задачи Буфер обмена (Clipboard), таблицу Клиенты
и базу данных.
10. Если вы не собираетесь переходить к следующей главе, вый-
дите из Access.




4 - Access 2002
Добавление в форму
элементов управления,
стр.112




a., ЩЦ Щ ЦЦ еж»
:
ц '«"г-л | ^ и «- :
06л«тьД«™




Использование
панели элемен-
тов, стр. 102
ш
ОбмстьДанных



Изменение
свойств фор-
мы, стр. 102
. я'Номер Теяечюил




Автоматизация
ввода данных с Option C r a a t e Databese
помощью VBA- Private Sub Фамилия A f t e c U p d a t e ( )
программ,
стр.117




КодТовара J |
ОписамиеТов
Патнмское нг1



•.




Определение отношений между
таблицами, стр. 123
Глава 4
Использование форм
для упрощения ввода
данных

Изучив эту главу, вы сможете:
• создавать формы с помощью мастера;
• улучшать свойства и макет формы;
• добавлять в форму элементы управления и VBA-программы;
• использовать функцию Автоформа (Autoform) для создания формы;
• создавать формы, базирующиеся на нескольких таблицах.

База данных, в которой отображается текущая деятельность компании,
полезна только в том случае, если информация в ней постоянно обновля-
ется, а поиск нужных сведений осуществляется быстро. Хотя ввод, кор-
ректировка и извлечение табличных данных не представляют особого
труда, едва ли можно поручить эти функции пользователям, не имею-
щим представления об Access. Дело не только в неэффективности подоб-
ного подхода, но и в количестве ошибок, возникающих при работе в ре-
жиме таблицы, особенно при вводе информации в связанные таблицы.
Решением этой проблемы - и первым шагом на пути превращения базы
данных в приложение — являются формы.
Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядо-
ченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактив-
ное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью
элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и
удалять существующие и осуществлять поиск информации. Подобно пе-
чатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для
ввода данных, и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они мо-
гут включать такие элементы, как кнопки выбора или командные кноп-
ки, что превращает формы Access в объекты, подобные диалоговым ок-
нам Windows или страницам мастеров.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
100


Совет. Некоторые формы используются для перемещения между объек-
тами базы данных и выполнения функций, не имеющих отношения к обра-
ботке информации. Примером такой формы является кнопочная форма.

Как и любой другой объект Access, форма может быть создана вручную
или с помощью мастера. Формы, предназначенные для перемещения по
объектам и организации работы, рекомендуется создавать вручную в ре-
жиме конструктора. Формы же, основанные на таблицах, следует созда-
вать с помощью мастера и при необходимости дорабатывать в режиме
конструктора. И не потому, что создание формы вручную требует особых
усилий — просто нет смысла делать то, с чем легко справится мастер.
В этой главе вы создадите несколько форм, чтобы избавить
пользователей, занимающихся вводом и корректировкой ин-
формации, от необходимости вникать в сложности базы дан-
ных. Вначале вы воспользуетесь мастером, чтобы убедиться, с
какой легкостью он создает формы, а затем модифицируете
форму в режиме конструктора. Вы узнаете, как поместить в
форму элементы управления и настроить их свойства, как зас-
тавить Access реагировать на такие события, как щелчок мыши
или ввод текста, и получите представление о подчиненных фор-
мах. Для выполнения упражнений вам понадобятся база дан-
ных GardenCo и другие файлы, которые хранятся в папках
FormByWiz, Properties, Layout, Controls, Events, Autoform и Subform, вложен-
ных в папку SBS\Access\Forms.

Создание формы с помощью мастера
Ас2002-4-1 Прежде чем приступать к созданию формы, нужно решить, на
какой таблице она базируется и для каких целей предназначе-
на. Решив эти вопросы, можно создать форму, воспользовав-
шись мастером Создание формы (Form Wizard). Если созданная мас-
тером форма не совсем отвечает вашим нуждам, ее можно
модифицировать в режиме конструктора, как и большинство
объектов Access.
GardenCo В этом упражнении вы создадите форму, предназначенную для
ввода информации о клиентах в таблицу Клиенты базы данных
GardenCo. В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\Forms\ FormByWiz. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
Глава 4. Использование форм для упрощения ввода данных 101

2. На панели объектов щелкните на пункте Формы (Forms).
3. Щелкните дважды на команде Создание формы с помощью мастера
(Create form by using wizard), чтобы запустить мастер Создание форм (Form
Wizard), первая страница которого имеет следующий вид.




КодКлиента
КодСотрудника
ДатаРазмещения
ТребуемаяДата
ОжидаемаяДата
КодМетодаДоставки
СтоимостьДостаеки




4. В списке Таблицы и запросы (Table/Query) щелкните на Таблица: Кли-
енты (Table: Customers), чтобы отобразить поля этой таблицы в спис-
ке Доступные поля (Available Fields).

5. Щелкните на кнопке », чтобы переместить все поля табли-
цы Клиенты в список Выбранные поля (Selected Reids), и щелкните на
кнопке Далее (Next). Вторая страница мастера позволяет выбрать
внешний вид формы. Если щелкнуть на одном из вариантов,
представленных справа, в левой части страницы отобразится
соответствующий макет.

6. Щелкните на варианте В один столбец (Columnar), а затем щелк-
ните на кнопке Далее (Next). Появится страница, позволяющая
выбрать стиль оформления формы. Каждый стиль можно про-
смотреть на образце, выделив его в списке.
7. Выделите стиль Рисунок Суми (Sumi Painting) и щелкните на кноп-
ке Далее (Next).

8. Так как форма базируется на таблице Клиенты, Access предла-
гает имя таблицы в качестве заголовка формы. Примите пред-
ложение, оставьте выделенным флажок Открыть форму для просмот-
ра и ввода данных (Open the form to view or enter information) и щелкните на
кнопке Готово (Finish).
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
102

Откроется новая форма Клиенты, в которой отображается пер-
вая запись таблицы Клиенты.




9. Воспользуйтесь кнопками перехода внизу формы, чтобы про-
смотреть несколько записей.
10. Закройте форму и базу данных.

Изменение свойств формы
Как и с таблицами, с формами можно работать в нескольких
Ас2002-4-2
режимах. Чаще всего используются режим формы, предназ-
наченный для просмотра и корректировки данных, и режим
конструктора, позволяющий добавлять элементы управления,
изменять их свойства и положение.
В созданной мастером форме каждое поле, выбранное из таблицы, пред-
ставлено двумя элементами управления: полем (куда вводятся данные) и
надписью к нему. Такие формы связаны с конкретной таблицей, которая
является источником записей для формы, а поле таблицы является ис-
точником данных для элемента управления. Каждый элемент управле-
ния обладает набором свойств, таких как шрифт и его атрибуты, цвет фона
или стиль обрамления. По умолчанию мастер присваивает всем свойствам
значения, но их можно изменить, чтобы улучшить внешний вид формы и
ее функционирование.
GardenCo В этом упражнении вы измените свойства формы Клиенты в со-
tgs_bkgrnd ответствии с нуждами пользователей, которые с ней ежед-
невно работают. В качестве рабочей будет использоваться пап-
ка SBS\Access\Forms\Properties. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
Глава 4. Использование форм для упрощения ввода данных 103

а панели
! ^" ^ объектов выделите пункт Формы (Forms), в списке
форм выделите Клиенты и щелкните на кнопке Конструктор (Design).
Форма откроется в режиме конструктора, как показано на сле-
дующем рисунке.
Элемент управления Поле (Text) Панель элементов




Элемент
управления
Надпись
(Label)




Форма наследует многие свойства таблицы, на основе которой
она создается. В данном случае имена полей формы являются
именами полей таблицы, надписи к полям задаются свойством
Подпись (Caption), а размер полей определяется свойством Размер
поля (Reid Size).

Совет. Свойства формы не привязаны к исходной таблице. Изменение
свойств таблицы не влияет на соответствующие свойства формы, и на-
оборот.

3. Измените шрифт надписи Код клиента, щелкнув на ней, а затем
щелкнув на Microsoft Sans Serif в списке Шрифт (Font) на панели инст-
рументов Форматирование (Formatting). (Если в списке нет этого
шрифта, воспользуйтесь другим.)

<<

стр. 3
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>