<<

стр. 7
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

L-DGardenCo CanShrink
Заголовок отчета lontrolSource
Глава 7. Работа с отчетами 215

23. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Построитель вы-
ражений (Expression Builder), и нажмите клавишу [ Enter], чтобы вве-
сти выражение в свободное поле.
24. В диалоговом окне Свойства (Properties) щелкните на вкладке
Макет (Format) и задайте атрибуты шрифта: Arial, 9 и Полужирный (Bold).
Щелкните на стрелке свойства Формат (Format) и выделите в спис-
ке Денежный (Currency).
25. Измените размеры и положение вычисляемого поля и его
надписи, так чтобы они соответствовали расположению элемен-
тов в области данных.
Отчет должен выглядеть следующим образом.




26. Сохраните изменения и переключитесь в режим Просмотр (Print
Preview).
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
216

Продажа по типам - отчет




Продажа по ти\
четверг, Февраль 21 2002 гJ


Водные растения
Товар:




Белоцветик

Благоухающая кувшинка $18,80

Папертник




Получилось примерно то, что нужно, но отчет будет смотреть-
ся лучше, если удалить рамку вокруг подчиненного отчета.
27. Вернитесь в режим конструктора и щелкните на подчинен-
ном отчете, чтобы выделить его.
28. В диалоговом окне Свойства (Properties) на вкладке Макет (Format)
установите значение Прозрачная (Transparent) для свойства Тип гра-
ницы (Border Style).

Совет. Существует ряд факторов, влияющих на отображение подчинен-
ного отчета в режиме просмотра. Ширина области, где представлены све-
дения о товарах, ограничена шириной подчиненного отчета, а ее мини-
мальная высота определяется высотой подчиненного отчета (так как для
свойства Сжатие (Shrink) задана установка Нет (No)). Максимальная высота
подчиненного отчета складывается из длины списка товаров (так как для
свойства Расширение (Can Grow) задано Да (Yes)) и расстояния между областью
данных и нижней границей подчиненного отчета.

29. Сохраните изменения, просмотрите отчет, а затем закройте
его.
30. Закройте базу данных.
Глава 7. Работа с отчетами 217

Предварительный просмотр
и печать отчета
Режим Предварительный просмотр (Print Preview) в Access очень похож
Ас2002-7-3
на аналогичные режимы в других продуктах Microsoft Office.
Просмотрев отчет на экране, вы оградите себя от неприятных
сюрпризов, которые могут обнаружиться на бумаге. Кроме того,
Access включает режим Просмотр образца (Layout Preview), в котором
отображаются все элементы отчета, хотя и в урезанном виде.
Этот режим позволяет быстро создать и напечатать сокращен-
ную версию отчета, чтобы оценить его внешний вид и, если нуж-
но, внести изменения.
Большинство пользователей не уделяют особого внимания па-
GardenCo
раметрам просмотра и печати. В этом упражнении вы воспол-
ните этот пробел, а затем напечатаете отчет. В качестве рабо-
чей будет использоваться папка SBS/Access/Reports/Print. Выполните
следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. Откройте отчет Список товаров по алфавиту в режиме конструкто-
ра.
3. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View), чтобы отобразить спи-
сок возможных режимов.
:; % v
SiiiS^fijplfli' УЙЙй'-'' (?»*ii8: ™ -" " ••'
.ffft | ЩО Н |КО



Конструктор

Предварительный просмотр




Каждый из режимов (конструктор, предварительный просмотр,
образец) имеет собственный значок, причем значок текущего
режима заключен в рамку. Значок режима Предварительный про-
смотр (Print Preview) повторяется на кнопке Вид (View). Это означает,
что, если щелкнуть на ней, отчет отобразится в режиме пред-
варительного просмотра.
4. Щелкните на Предварительный просмотр (Print Preview). Откроется
окно, имеющее собственную панель инструментов. В окне пред-
варительного просмотра отчет отображается в том виде, в ка-
ком будет напечатан, как показано на следующем рисунке.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
218

Ц2 Microsoft Access
•I : Он».

эмда F'^P'\3-




Список товаров по алфавиту
21-фев-2002




15 литровая автоцистерна для Инструменты
поливки




Описание товара Название типа Заказано
Австрийская медная роза Розы Одно растение




5. На панели инструментов предварительного просмотра щел-
кните на кнопке Масштаб (Zoom), чтобы в окне отчета отобрази-
лась вся страница.
6. Щелкните несколько раз на кнопке Следующая страница (Next Page)
на панели перехода, чтобы просмотреть каждую из пятнадца-
ти страниц отчета.
7. Переместите указатель по странице и, когда он примет фор-
му лупы со знаком плюс, щелкните, чтобы увеличить масштаб
отображения. Знак плюс заменится на минус, то есть, если щел-
кнуть снова, масштаб уменьшится.
8. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) на панели инструментов
предварительного просмотра.
9. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View), а затем щелкните на
Образец (Layout Preview) в списке.
Глава 7. Работа с отчетами 219

Окно и отчет выглядят примерно так же, как в режиме предва-
рительного просмотра, но в списках типов отображаются не все
товары. (Если нужно, увеличьте масштаб отображения.)
10. Щелкните на кнопке Следующая страница (Next Page). В режиме
Просмотр образца (Layout Preview) отчет содержит только две страни-
цы.
11. В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print), чтобы ото-
бразить диалоговое окно Печать (Print).




Это диалоговое окно является стандартным для Microsoft
Windows. Воспользуйтесь кнопкой Настройка (Setup), чтобы от-
крыть диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), или кноп-
кой Свойства (Properties), чтобы открыть диалоговое окно, где мож-
но задать специфические параметры для принтера, указанного
в поле Имя (Name). Например, можно указать, какие страницы
печатать и число копий.
13. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалого-
вое окно Печать (Print).
14. Закройте отчет и базу данных.
15. Если вы не намерены переходить к следующей главе, вый-
дите из Access.
Использование
кнопочной формы,
стр. 223


Профилактика проблем
стр. 240


РеЗУЛЬ Г - , : > , !




ф Таблица 'Поставщики': смените тип Текстовый' поля 'ПочтоеыйИндекс' на 'Длинное и
ф Таблица 'Распределитель': свяжите с другими таблицами базы данных
S Таблица 'Товары': добавьте индекс для поля 'ПоставкиПрекращены,ОписаниеТовара',,' \
\ Таблица Товары': добавьте индекс для поля 'Цена'
ф Форма 'Заказы': используйте меньшее число элементов ;:'V;
Ф Форма 'Клиенты': добавьте инструшию ОрМоп Expfc!!:

W-•'Л', ••:>"!,•
1
-Примечания




- i i . ˜ > |. m i i t . i l

1СЧИГЬ СОХ[К
tjiKpo'ti и модули я выГзе




Добро пожаловать в базу данных GardenCc, которая вам будет очень полезна для
освоения материалов книги Microsoft Access 2002 "Шаг за шагом". Вы можете
экспериментировать с данными базы данных, использовать формы, отчеты и другие
Создание вводного объекты как модели для вашей собственной базы данных.
Названия компаний, изделий, имена людей, и/или данных, упомянутых здесь,
экрана, стр. 229 ˜ ' фиктивные и не представляют любого реального человека, компанию, изделие, или
случай, если только иначе не отмечено.



О Больше не отображать зтот экран

Пам«метры злпу
^troловок приложения:
(отсутствует)
Значок приложения: г
*˜ Окно базы данных
Настройка окна
fc7i5B5\Acce^\Swirchbrd\5ta У Строка состояния . . . . : ; . . . . _ ,....
программы с
:

Г" Значок форм и отчетов
" помощью
Строка меню: v .•.;.'. . : . Контекстное меню: | |
параметров
о умолчанию) 1 ( о умолчанию)
|п
запуска, стр. 234
' Полный набор меню Access Г Встроенные панели инструментов,
С" Изменение панелей инструментов/меню :
Р Контекстные меню по умолчанию

: -..•'•"::- ,::'-":; ^?:
Р' Специальные клавиши Access •' ..•-';. ."... -'
(Вывод окна оо'зы данных, окна проверки и
окна Visual Basic, приостановка выполнения)
Глава 8
Интерфейс
базы данных

Изучив эту главу, вы сможете:
• создавать кнопочную форму для упрощения доступа к формам и отче-
там;
• создавать вводный экран для отображения полезной информации;
• задавать параметры запуска, определяющие вид окна программы;
• поддерживать приложение базы данных в работоспособном состоянии.

База данных Microsoft Access представляет собой сложную комбинацию
информации, объектов и различных средств, которые используются для
обработки данных. Изучив предыдущие главы, вы узнали, как с их помо-
щью вводить, упорядочивать, извлекать и отображать информацию. Бо-
лее того, теперь вы можете разрабатывать базы данных для себя и дру-
гих пользователей, знакомых с Access.
Однако если база данных предназначена для людей, не слишком сведу-
щих в Access, информация будет целее, а пользователи довольны, если
изолировать их от процессов, проистекающих внутри Access. Это осуще-
ствляется с помощью интерфейса, который превращает совокупность
объектов базы данных в законченное приложение, включающее ряд за-
дач. При таком подходе пользователю не придется вникать в программу,
которая использовалась при разработке данного приложения. Затратив
минимум усилий, можно добавить в базу данных объекты, которые упро-
щают работу с информацией и затрудняют случайное изменение или уда-
ление данных. Чаще всего для этих целей используются кнопочная фор-
ма и параметры запуска.
222 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

В этой главе вы узнаете, как создать кнопочную форму и ввод-
ный экран, задать параметры запуска и использовать служеб-
ные процедуры Access для обеспечения работоспособности базы
данных. Для выполнения упражнений вам понадобится база дан-
ных GardenCo и другие файлы, которые хранятся в папках
SBManager, Splash, Startup и Health, вложенных в папку SBSV\ccess\Switchbrd.

Создание кнопочной формы
Ас2002е-2-2 Кнопочная форма представляет собой иерархическую после-
довательность страниц, содержащих кнопки, которые позволя-
ют открывать другие страницы, диалоговые окна и формы, про-
сматривать и печатать отчеты и выполнять другие действия.
Например, кнопочная форма базы данных GardenCo обеспечива-
ет сотрудникам компании быстрый доступ к формам ввода за-
казов и сведений о клиентах.
Кнопочную форму можно создать вручную или воспользоваться функ-
цией Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager). Созданная вручную форма
состоит из нескольких форм (страниц), связанных между собой макроса-
ми или VBA-программами. Кнопочная форма, созданная с помощью дис-
петчера, состоит из таблицы Элементы кнопочной формы (Switchboard Items) и од-
ной формы, содержащей восемь скрытых кнопок. Режим конструктора
позволяет изменить положение кнопок и добавить графические элемен-
ты (картинки), но в отличие от кнопочной формы, созданной вручную,
изменение числа активных кнопок и связанных с ними действий возмож-
но только в таблице элементов или непосредственно в диспетчере.

Совет. Хотя для использования кнопочной формы, созданной с помощью
диспетчера, необязательно понимать, как она работает, всегда полезно
знать, что происходит за сценой, на тот случай, если придется вносить
изменения. При открытии кнопочной формы Access запускает VBA-npo-
грамму, которая считывает информацию, хранящуюся в таблице элемен-
тов кнопочной формы, и использует ее для генерации и настройки фор-
мы. Программа также присваивает надписи и назначает действия,
которые активизируются видимыми кнопками. Если щелкнуть на кноп-
ке, осуществляющей переход к следующему уровню кнопочной формы,
программа снова обратится к таблице элементов и перенастроит свойства
формы, чтобы отобразить страницу нужного уровня.

В этом упражнении вы воспользуетесь диспетчером для созда-
ния простой кнопочной формы, которая содержит два уровня.
Глава 8. Интерфейс базы данных 223

GardenCo Первый уровень представляет собой страницу с кнопками, щел-
кнув на которых, можно перейти к формам, просмотреть и на-
печатать отчеты, закрыть базу данных или выйти из Access.
Щелчок на кнопке Формы открывает страницу второго уровня,
на которой представлены формы базы данных GardenCo. Щел-
чок на кнопке Отчеты открывает страницу второго уровня, на ко-
торой представлены отчеты. Обе страницы второго уровня
включают кнопки, возвращающие на страницу первого уров-
ня. В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\Switchbrd\SBManager. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Сервис (Tools) укажите на команду Служебные программы
(Database Utility) и щелкните на Диспетчер кнопочных форм (Switchboard
Manager). Щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на предложение
создать кнопочную форму. Появится первая страница диспет-
чера кнопочных форм:




В диалоговом окне представлен список существующих страниц
кнопочной формы, причем указываются только страницы, со-
зданные диспетчером (страницы, созданные вручную, не ото-
бражаются.) Хотя база данных не имеет кнопочной формы,
Access отображает заданную по умолчанию страницу.
3. С выделенной страницей Главная кнопочная форма (Main Switchboard)
щелкните на кнопке Изменить (Edit).
4. В поле Название кнопочной формы (Switchboard Name) вместо Главная
кнопочная форма (Main Switchboard) введите Компания «Все для сада»
и щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
224

Кнопочная форма Компания «Все для сада» теперь является глав-
ной для базы данных GardenCo.
5. Щелкните на кнопке Создать (New), чтобы отобразить диалого-
вое окно Создание (Create New). Воспользуйтесь этим диалоговым
окном, чтобы присвоить имена новым страницам, добавляемым
к кнопочной форме. Вы создадите две страницы второго уров-
ня, чтобы ссылаться на них позже при добавлении кнопок на
первую страницу.
6. Введите Формы, чтобы заменить содержимое поля Имя стра-
ницы кнопочной формы (Switchboard Page Name), и щелкните на кнопке
ОК.
7. Снова щелкните на кнопке Создать (New), введите Отчеты в ка-
честве имени новой страницы и щелкните на кнопке ОК. В диа-
логовом окне Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) теперь
отображаются две новые страницы.
8. С выделенной страницей Компания «Все для сада» щелкните на
кнопке Изменить (Edit). Появится диалоговое окно Изменение страни-
цы кнопочной формы (Edit Switchboard Page).

Изменение страницы кнопочной формы




9. Щелкните на кнопке Создать (New), чтобы отобразить диалого-
вое окно Изменение элемента кнопочной формы (Edit Switchboard Item), по-
казанное ниже.

Изменение элемента кнопочной Формы



|;1Перейтй˜к кмопочной"форм


ssr^rr^tT™
Огично
Глава 8. Интерфейс базы данных 225

Первое поле предназначено для ввода надписи на кнопке. Во
второе поле вводится команда, которая должна быть выполне-
на при щелчке на кнопке, а в третье - любая информация (па-
раметры), которая требуется для выполнения команды. Все эти
сведения сохраняются в таблице элементов кнопочной формы.
10. В поле Текст (Text) введите Формы. Второе поле уже содержит
команду Перейти к кнопочной форме (Go to Switchboard), что и требуется
в данном случае.
11. Щелкните на стрелке поля Кнопочная форма (Switchboard), чтобы
отобразить список страниц кнопочной формы, щелкните на Фор-
мы, а затем щелкните на кнопке ОК. Надпись и содержимое спис-
ка в третьем поле зависят от команды, выбранной во втором
поле.
12. Снова щелкните на кнопке Создать (New). В поле Текст (Text) вве-
дите Отчеты, в списке поля Кнопочная форма (Switchboard) выделите
форму Отчеты и щелкните на кнопке ОК.
13. Снова щелкните на кнопке Создать (New) и введите Закрыть
кнопочную форму. Щелчок на этой кнопке должен закрывать
кнопочную форму, что осуществляется с помощью макроса.
14. Отобразите список команд, щелкнув на стрелке поля Коман-
да (Command), и щелкните на Выполнить макрос (Run Macro). Надпись
третьего поля заменится на Макрос (Macro).
15. Прокрутите список макросов в третьем поле, щелкните на
Switchboard.closeSB и щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диа-
логовое окно и сохранить изменения.

Совет. Макрос Switchboard.closeSB не входит в состав Access; он был создан
специально для этого упражнения. Чтобы просмотреть этот и другие мак-
росы базы данных GardenCo, на панели объектов щелкните на пункте Макро-
сы (Macros), а затем откройте нужный макрос в режиме конструктора.

Вы указали, что Access должен открыть группу макросов, ко-
торая называется Switchboard, и запустить макрос в строке с име-
нем closeSB.
16. Снова щелкните на кнопке Создать (New), введите Закрыть базу
данных и выделите команду Выйти из приложения (Exit Application). Эта
команда не требует параметров, поэтому щелкните на кнопке
ОК, чтобы закрыть диалоговое окно и сохранить изменения.

8 - Access 2002
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
226

Диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы (Edit Switchboard
Page) должно выглядеть следующим образом.
границы кнопочной




•"•>:м. ih:,,i. .->.: | ; •


я Отчеты
| Закрыть кнопочную форму
| Закрыть базу данных




J
^ ... __ ..


17. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться в Диспет-
чер кнопочных форм (Switchboard Manager).
18. Щелкните на Формы, а затем щелкните на кнопке Изменить (Edit).
19. Добавьте пять кнопок со следующими свойствами:
Текст Команда Третье поле
Ввод/редактирование Открыть форму для измене- Типы
типов ния (Open Form In Edit Mode)
Ввод/редактирование Открыть форму для измене- Заказы
заказов ния (Open Form In Edit Mode)
Ввод/редактирование Открыть форму для измене- Товары
товаров ния (Open Form In Edit Mode)
Ввод/ редактирование Открыть форму для измене- Поставщики
поставщиков ния (Open Form In Edit Mode)
Возврат Перейти к кнопочной форме Компания «Все
(Go to Switchboard) для сада»

20. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться в Диспет-
чер кнопочных форм (Switchboard Manager).
21. Выделите Отчеты, щелкните на кнопке Изменить (Edit) и добавь-
те пять кнопок со следующими свойствами:
Глава 8. Интерфейс базы данных 227

Текст Команда' Третье поле
Просмотр/печать каталога Открыть отчет (Open Каталог
Report)
Просмотр /печать адресов Открыть отчет (Open Адреса клиентов
Report)
клиентов
Просмотр/печать счетов Открыть отчет (Open Счет
Report)
Просмотр/печать товаров Открыть отчет (Open Список товаров
Report) по алфавиту
Возврат Перейти к кнопочной Компания «Все
форме (Go to для сада»
Switchboard)

22. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть Диспетчер
кнопочных форм (Switchboard Manager).
23. На панели объектов щелкните на Формы (Forms), а затем щел-
кните дважды на Кнопочная форма (Switchboard). Откроется кнопоч-
ная форма, которая имеет следующий вид.




_J От.»,,,



]




24. Щелкните на кнопке Формы, а затем щелкните на кнопке Ввод/
редактирование типов, чтобы открыть форму Типы. Закончив, зак-
ройте форму.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
228

25. Щелкните на кнопке Возврат, чтобы вернуться в кнопочную
форму первого уровня.
26. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы отобразить кнопочную
форму в режиме конструктора, как показано ниже.

ШВЕ
I Ш Кнопочная Форма : Форма




Как видите, форма имеет восемь кнопок и ни одной надписи.
27. Щелкните на первой кнопке, нажмите клавишу | F4 |, чтобы
отобразить диалоговое окно Свойства (Properties), щелкните на вклад-
ке Макет (Format) и посмотрите на свойство Вывод на экран (Visible). Для
первой кнопки и надписи установлено значение Да (Yes).
28. Поочередно щелкните на остальных кнопках формы. Для
остальных кнопок установлено значение Нет (No) (то есть они не
видимы). Отображая форму в режиме формы, Access исполь-
зует данные в таблице элементов для настройки свойства Вывод
на экран (Visible) для кнопок и надписей.
29. Щелкните на вкладке Событие (Event) и просмотрите установ-
ки события Нажатие кнопки (On Click) для кнопок и надписей. Каж-
дое событие связано с переменной. В таблице Элементы кнопочной
формы (Switchboard Items), созданной диспетчером для хранения
информации о кнопках, эта переменная связана в свою очередь
с командой и параметрами, если таковые имеются. Когда вы
щелкаете на кнопке в форме, Access проверяет свойство Нажа-
тие кнопки (On Click), находит переменную в таблице элементов и
выполняет соответствующую команду.
30. Закройте кнопочную форму, а затем закройте базу данных.
Глава 8. Интерфейс базы данных 229


Совет. Кнопочную форму можно доработать, открыв Диспетчер кнопочных форм
(Switchboard Manager), чтобы добавить страницы и команды, или воспользо-
вавшись режимом конструктора для добавления рисунков и других объек-
тов. Поскольку все необходимое для функционирования кнопочной фор-
мы хранится в ней самой и в соответствующей таблице элементов, можно
скопировать или импортировать кнопочную форму и таблицу элементов
в любую базу данных, где требуется аналогичная кнопочная форма, мо-
дифицировав ее, если нужно, с помощью диспетчера кнопочных форм.


Создание вводного экрана
Ас2002е-2-1 Многие приложения при запуске отображают вводный экран
(splash screen). Это может быть анимационная картинка, рек-
ламное объявление или просто диалоговое окно, содержащее
полезные сведения или указания. Зачастую назначение ввод-
ного экрана сводится к тому, чтобы занять внимание пользова-
теля на время загрузки приложения в память компьютера. Но
даже в тех случаях, когда приложение загружается быстро,
вводный экран может оказаться полезным.
Поскольку вводный экран - это первое, что видит пользователь после
запуска приложения, можно указать на нем, как связаться с разработчи-
ком, или отобразить случайно выбранный совет. А чтобы не раздражать
пользователей, воспринимающих вводный экран как досадную помеху,
следует снабдить его параметром, отключающим его появление в буду-
щем.
Вводный экран, с которым пользователь может взаимодействовать (щел-
кнув на кнопке или введя текст), представляет собой специальный тип
диалогового окна. Такое диалоговое окно можно создать в Access, добавив
элементы управления в форму.
GardenCo В этом упражнении вы создадите простой вводный экран для
tgc-logo1 базы данных GardenCo. В качестве рабочей будет использовать-
Paragraphs ся папка SBS\Access\Switchbrd\Splash. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. На панели объектов щелкните на пункте Формы (Forms), а затем
щелкните дважды на команде Создание формы в режиме конструктора
(Create form in Design view).
230 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом

3. Щелкните на кнопке Сохранить (Save), назовите форму Всплеск
и щелкните на кнопке ОК.
4. Если диалоговое окно Свойства (Properties) не отображается, на-
жмите клавишу | F4 |. В поле вверху диалогового окна должен
быть выделен объект Форма (Form).
5. Щелкните на вкладке Макет (Format) и задайте следующие ус-
тановки:
Свойство Установка

Scroll Bars (Полосы прокрутки) Отсутствуют (Neither)
Record Selectors (Область выделения) Нет (No)
Navigation Buttons (Кнопки перехода) Нет (No)
Dividing Lines (Разделительные линии) Нет (No)
Auto C(Enter) (Выравнивание по центру) Да (Yes)
Border Style (Тип границы) Отсутствует (None)
Control Box (Кнопка оконного меню) Нет (No)
Min Max Buttons (Кнопки размеров окна) Отсутствует (None)
Close Button (Кнопка закрытия) Нет (No)
Width (Ширина) 15см
6. Если панель элементов не отображается, щелкните на кноп-
ке Панель элементов (Toolbox). Воспользуйтесь элементами управ-
ления, чтобы вставить в форму логотип Компания «Все для
сада».
7. На панели элементов щелкните на Прямоугольник (Rectangle), a
затем щелкните в разделе Область данных (Detail). Там где вы щел-
кнули, появится небольшой прямоугольник.
8. На вкладке Макет (Format) диалогового окна Свойства (Properties)
задайте следующие установки для свойств прямоугольника:
Свойство Установка

Left (От левого края) О
Тор (От правого края) О
Width (Ширина) 14 см
Height (Высота) 8,5 см
Back Style (Тип фона) Normal (Обычный)
Special Effect (Оформление) Flat (Обычное)
Глава 8. Интерфейс базы данных 231

Свойство Установка

Border Style (Тип границы) Solid (Сплошная)
Border Color (Цвет границы) 32768
6 пт
Border Width (Ширина границы)
9. На панели элементов щелкните на Рисунок (Image), а затем щел-
кните чуть ниже верхней границы прямоугольника. Access вста-
вит рамку рисунка и отобразит диалоговое окно Выбор рисунка
(Insert Picture).
10. В поле Тип файлов (Files of Types) укажите Формат GIF (Graphics
Interchange Format), перейдите к папке SBS\Access\Switchbrd\Splash и
щелкните дважды на файле tgc-logo1.
11. Перетащите рисунок, чтобы расположить логотип компа-
нии посередине формы под ее верхней границей, как показано
на следующем рисунке.
Щз Всплеск : форма




12. На панели элементов щелкните на Надпись (Label), а затем щел-
кните под логотипом, чтобы вставить надпись. Введите Запол-
нитель и нажмите клавишу | Enter |.
13. Выровняйте левую границу надписи по левому краю логоти-
па и подтяните верхнюю границу надписи вплотную к логотипу.
14. Перетащите нижнюю правую рукоятку надписи вниз и вправо,
чтобы она достигла ширины логотипа и высоты примерно 2,5 см.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
232

15. Откройте любой текстовый редактор (например, Microsoft
Notepad), перейдите к папке SBS\Access\Switchbrd\Splash и щелкни-
те дважды на файле Paragraphs. Скопируйте два абзаца текста, а
затем вставьте их в надпись вместо слова «заполнитель». Фор-
ма должна выглядеть следующим образом.




|Добро пожаловать в базу данных GardenCo, которая вам будет очень полезна для
[освоения материалов книги Microsoft Access 2002 "Шаг за шагом". Вы можете
(экспериментировать с данными базы данных, использовать формы, отчеты и другие
[объекты как модели для вашей собственной базы данных.
Названия компаний, изделий, имена людей, и/или данных, упомянутых здесь,
!фиктивные и не представляют любого реального человека, компанию, изделие, или
|случай, если только иначе не отмечено.




1
16. Щелкните на элементе Флажок (Check Box), а затем щелкните
под нижним левым углом надписи, отступив от нее примерно
на полсантиметра вниз.
17. В диалоговом окне Свойства (Properties) щелкните на вкладке
Другие (Other) и введите имя элемента управления chkHideSplash.
Затем на вкладке Data (Данные) установите значение 0 (то есть,
никакого значения) для свойства Значение по умолчанию (Default Value).
18. Щелкните на надписи к флажку, а затем на вкладке Макет
(Format) в поле свойства Подпись (Caption) введите Больше не ото-
бражать этот экран.
19. В меню Формат (Format) укажите на команду Размер (Size) и щелк-
ните на По размеру данных (То Fit). Надпись отобразится полностью.
20. Если кнопка Мастера (Control Wizard) не активна на панели эле-
ментов, щелкните на ней.
21. Щелкните на элементе Кнопка (Command Button) и вставьте ко-
мандную кнопку у правого края формы, напротив флажка. В
форме появится кнопка и будет запущен мастер Создание кнопок
Глава 8. Интерфейс базы данных 233

(Command Button Wizard), первая страница которого выглядит сле-
дующим образом.


Я '' Ц .'.'Л.ггда. №гг.роп<;Удг,Т1.„«™]|,Я1ы:лп(.и !
Но-ИШНМЮЧКИ. ' ' '




•аботка записей Найти запись
Работа с формой Первая запись
Работа с отчетом Последняя запись
Приложение Предыдущая запись
Разное Следующая запись




22. В списке Категории (Categories) щелкните на элементе Работа с
формой (Form Operation).
23. В списке Действия (Actions) щелкните на Закрыть форму (Close Form),
а затем щелкните на кнопке Далее (Next).
24. Щелкните на варианте Текст (Text), введите ОК в качестве над-
писи на кнопке, а затем щелкните на кнопке Далее (Next).
25. Назовите кнопку ОК и щелкните на кнопке Готово (Finish). Фор-
ма теперь выглядит следующим образом.

Ш Всплеск: Форма




|Добро пожаловать в базу данных GardenCo, которая вам будет очень полезна для
[освоения материалов книги Microsoft Access 2002 "Шаг за шагом". Вы можете
[экспериментировать с данными базы данных, использовать формы, отчеты и другие
[объекты как модели для вашей собственной базы данных.
[Названия компаний, изделий) имена людей, и/или данных, упомянутых здесь,
фиктивные и не представляют любого реального человека, компанию, изделие, или
[случай, если только иначе не отмечено.



• гот жрзн!
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
234

26. Сохраните изменения и переключитесь в режим формы.
Форма имеет серый контур, так как не полностью заполняет
сетку конструктора.
27. Вернитесь в режим конструктора и перетащите границы
сетки, так чтобы они исчезли за формой.

Совет. Чтобы подогнать размеры сетки конструктора под размер формы,
можно также закрыть форму, а затем открыть ее снова в режиме формы.

Окончательный вид формы Splash в режиме формы представ-
лен на следующем рисунке.




Добро пожаловать в базу данных GardenCo, которая ваи будет очень полезна для
освоения материалов книги Microsoft Access 2002 "Шаг за шагом". Вы можете
экспериментировать с данными базы данных, использовать формы, отчеты и другие
объекты как модели для вашей собственной базы данных.
Названия компаний, изделий, имена людей, и/или данных, упомянутых здесь,
фиктивные и не представляют любого реального человека, компанию, изделие, или
случай, если только иначе не отмечено.



П [Больше не отображать этот экран |




28. Сохраните изменения и переключитесь в режим формы.
29. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть вводный экран.
30. Закройте базу данных.

Установка параметров запуска
Ас2002е-2-2 Запустить Access и открыть базу данных можно различными
способами. Ниже представлены наиболее распространенные из
них:
щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Програм-
мы (Programs) и щелкните на Microsoft Access;
щелкните дважды на ярлыке программы;
Глава 8. Интерфейс базы данных 235

• щелкните дважды на ярлыке базы данных;
• щелкните дважды на имени базы данных в окне Проводник
(Windows Explorer).
В первых двух случаях откроется пустое окно программы Access, где мо-
жет быть создана новая база данных или открыта существующая. В двух
последних случаях запускается Access, а затем открывается указанная
база данных.

Совет. Запуская программу из подменю Программы (Programs) в меню Пуск (Start),
вы на самом деле щелкаете на ярлыке. Меню Пуск (Start) представляет со-
бой иерархический список ярлыков.

Если база данных эксплуатируется неопытными пользователями, имеет
смысл ограничить доступ к некоторым функциям. Это можно сделать не-
сколькими способами, например, добавить в ярлык, запускающий Access,
подменю, которое открывает базу данных, запускает макросы и выполня-
ет другие задачи. Гораздо чаще используются параметры запуска, позво-
ляющие создать рабочую среду для базы данных. С их помощью можно
управлять доступом пользователя к меню и панелям инструментов, ото-
бражением таких форм, как кнопочная или вводный экран, и другими фун-
кциями. Загрузочная форма может включать макросы и VBA-программы,
которые, запускаясь автоматически, настраивают рабочую среду.

Совет. В этом упражнении используются нестандартные панели инстру-
ментов и меню, созданные специально для учебной базы данных. За ин-
формацией об их создании обратитесь к справочной системе Access. Фор-
ма Заказы использует несколько нестандартных макросов. Чтобы
просмотреть эти макросы, щелкните на пункте Макросы (Macros) на панели
объектов, а затем откройте макрос orderForm в режиме конструктора. Кро-
ме того, в упражнении используется VBA-программа, связанная с ввод-
ным экраном. Можно просмотреть эту программу, выделив форму Всплеск,
а затем щелкнув на кнопке Программа (Code) на панели инструментов Access.

В этом упражнении вы зададите параметры запуска, чтобы связать ввод-
ный экран, кнопочную форму и нестандартные меню, создав таким обра-
зом версию базы данных GardenCo, предназначенную для неквалифициро-
ванного пользователя. Это делается для того, чтобы убрать с экрана
команды и объекты, назначение которых непонятно пользователю или
может привести к случайной порче таблицы, формы, запроса или другого
объекта базы данных.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
236

GardenCo В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\Switchbrd\Startup. Выполните следующие шаги.
•внЛ\

1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры запуска
(Startup), чтобы отобразить диалоговое окно, показанное на сле-
дующем рисунке.




ljt™ умолчанию) Щ
Р"
И г! ::'•" -1, .M/№W>




Открывая базу данных, Access использует эти установки и со-
ответствующим образом настраивает базу данных.
3. В поле Заголовок приложения (Application Title) введите Все для сада и
нажмите клавишу | T a b [.Введенный текст будет отображаться
в строке заголовка окна Access вместо обычного Microsoft Access.
4. Щелкните на кнопке построителя... справа от поля Значок при-
ложения (Application Icon) и перейдите к папке SBS\Access\Switchbrd\Startup.
Щелкните на файле iconjgc, а затем щелкните на кнопке ОК,
чтобы указать его в качестве значка приложения. Этот значок
появится в левом углу строки заголовка перед текстом Все для
сада.

Устранение проблем. Поскольку введен полный путь к значку, Access все-
гда найдет его, пока база данных остается на данном компьютере. Однако
если планируется использовать базу данных на другом компьютере, нуж-
но указать путь UNC (Universal Naming Convention).

5. Щелкните на стрелке поля Строка меню (Menu Bar) и выделите в
списке gcMenuMain.
Глава 8. Интерфейс базы данных 237

Это строка меню, созданная специально для данного упражне-
ния. Альтернативой (умолчанием) является стандартная стро-
ка меню.
6. Отобразите список поля Вывод формы/страницы (Display Form/Page) и
выделите значение Всплеск. Теперь при открытии базы данных
будет отображаться этот экран.
7. Очистите флажок Окно базы данных (Display Database Windows), а фла-
жок Строка состояния (Display Status Bar) оставьте выделенным.

Совет. Для опытных пользователей окно базы данных - удобная среда,
где можно выполнить любые действия над данными и их структурой. Но
предоставить доступ к окну базы данных сотрудникам, чьи обязанности
и квалификация ограничиваются вводом заказов, значило бы создать им
лишние проблемы и подвергнуть опасности важные данные.

8. Оставьте в поле Контекстное меню (Shortcut Menu Bar) значение по
умолчанию.
9. Очистите флажки Встроенные панели инструментов (Allow Built-in
Toolbars) и Изменение панелей инструментов/меню (Allow Toolbars/Menu
Changes). Очистив эти флажки, вы отменили отображение стан-
дартных панелей инструментов Access и запретили пользова-
телям изменять панели инструментов и меню.
10. На данном этапе оставьте выделенным флажок Специальные
клавиши Access (Use Access Special Keys). Если этот параметр выделен,
доступны специальные сочетания клавиш. Например, клави-
ши | C t r l | + | F111 позволяют переключаться на стандартное
меню во время отладки базы данных. Диалоговое окно теперь
выглядит следующим образом.




Значок приложение
jci\SBS\Access\5wil?
Г" Значок форм и с-
Строка меню:
|(по умолчанию)
!*/ Полный набор меню Асе е
Р Контекстные меню по • -

№ Специальные клавиши -"•:
(Вывод окна базы данных, :
окна Visual Basic, приостзнсс
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
238

11. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно
Параметры запуска (Startup). Большинство параметров запуска всту-
пают в действие только после перезагрузки базы данных. Ис-
ключение составляют изменение текста и значка в строке за-
головка окна Access.
12. Закройте и снова откройте базу данных GardenCo. В соответ-
ствии с параметрами запуска появится новая строка заголов-
ка, нестандартная строка меню и вводный экран.

Устранение проблем. Если, щелкнув на кнопке ОК вводного экрана, вы
получили сообщение об ошибке, щелкните на кнопке Сброс (Reset). Откро-
ется окно редактора Visual Basic. В меню Сервис (Tools) щелкните на коман-
де References, прокрутите список, щелкните на Microsoft ОАО 3.6 Object Library и
щелкните на кнопке ОК, после чего повторите попытку.

14. В кнопочной форме щелкните на Формы, а затем на странице
второго уровня щелкните на кнопке Ввод/редактирование заказов.
Появится форма Заказы и связанные с ней нестандартные стро-
ка меню и панель инструментов, как показано ниже.

Нестандарт-
ная строка
меню

КимАкерс

Нестандарт-
ная панель
инструмен-
тов




15. В меню Вид (View) щелкните на Клиенты. Поверх формы Заказы
откроется форма Клиенты, а нестандартная панель инструмен-
тов исчезнет, поскольку она связана только с формой Заказы.
Глава 8. Интерфейс базы данных 239

16. Закройте форму Клиенты. Снова появится нестандартная па-
нель инструментов.
17. Щелкните правой кнопкой мыши на форме Заказы. Появится
стандартное контекстное меню.

Совет. Свободный доступ к контекстному меню может создать проблемы,
поскольку позволяет изменить форму. Можно исключить такую возмож-
ность, создав нестандартное контекстное меню и определив его в свой-
ствах формы.

18. Щелкните на кнопке | Esc |, чтобы закрыть контекстное меню,
а затем закройте форму Заказы.
19. Нажмите на клавиши | Ctrl | + [ F111. Вместо нестандартного
меню появится стандартное. (Это сочетание клавиш работает как
переключатель между стандартным и нестандартным меню.)

Совет. Переключение между меню с помощью клавиш возможно, посколь-
ку вы не очистили флажок Специальные клавиши Access (Use Access Special Keys) в
диалоговом окне Параметры запуска (Startup). Это удобно при разработке базы
данных, но перед передачей приложения в эксплуатацию лучше отклю-
чить подобную возможность.

20. Нажмите клавишу | F111. Эта специальная клавиша отобра-
жает окно базы данных - еще одна причина, почему нужно зап-
ретить пользователям доступ к специальным клавишам Access.
21. Закройте окно приложения, закрыв тем самым базу данных
GardenCo.
22. Нажав и удерживая клавишу | S h i f t |, снова откройте базу
данных GardenCo, воспользовавшись любым возможным спосо-
бом. Запуск базы данных при нажатой клавише | S h i f t | позво-
ляет обойти параметры запуска, то есть база данных откроет-
ся обычным способом.

Совет. Единственный способ запретить пользователю обходить парамет-
ры запуска - это написать и выполнить VBA-программу, которая созда-
ет свойство AllowByPassKey и устанавливает для него значение Ложь (False).
Задать это свойство в Access невозможно. За указаниями, как это сделать,
обратитесь к справочной системе редактора Visual Basic.

23. Закройте базу данных GardenCo.
240 Microsoft Access 2002. Шаг за шагом


Обеспечение работоспособности
приложения
Ас2002е-7-4 Если база данных активно эксплуатируется (для корректиров-
ки данных, получения отчетов и тому подобного), со временем
неизбежно возникают проблемы. Это тем более вероятно, если
база данных используется в локальной сети множеством пользо-
вателей. Access отслеживает состояние файлов, с которыми ве-
дется работа, и в случае обнаружения проблем пытается их уст-
ранить или выдает сообщение, где предлагает выполнить
определенные действия. Однако всегда остаются мелкие пробле-
мы, которые, накапливаясь, сказываются на функционировании
приложения. Даже при отсутствии серьезных неполадок обыч-
ная эксплуатация базы данных приводит к фрагментации ее
внутренней структуры, в результате чего дисковое пространство
используется неэффективно, база данных увеличивается в раз-
мерах, работа ее замедляется и становится неустойчивой.
В любом случае не следует дожидаться, пока Access обнаружит пробле-
му. Существует ряд профилактических мер, направленных на обеспече-
ние нормального функционирования базы данных. И первое, что нужно
сделать, чтобы защитить информацию от порчи и уничтожения - это со-
здать резервную копию базы данных. Поскольку файлы баз данных слиш-
ком велики для гибких дисков, следует воспользоваться другим носите-
лем информации (сетевым диском, кассетой, компакт-диском или другим
съемным диском) или переслать файл в надежное место, вложив его в
сообщение электронной почты.
Access включает несколько служебных программ (утилит), позволяющих
поддерживать базу данных в рабочем состоянии. Некоторые из них при-
ведены в следующем списке:
• Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database). В
процессе сжатия происходит реорганизация базы данных за счет бо-
лее компактного размещения на диске, вследствие чего ее функцио-
нирование улучшается. Кроме того, утилита пытается восстановить
испорченные таблицы, формы, отчеты и модули.
• Анализ быстродействия (Performance Analyzer). Эта утилита анали-
зирует состояние объектов базы данных и выдает отчет, содержащий
идеи, предложения и рекомендации. Чтобы воспользоваться тем или
иным предложением, достаточно щелкнуть на кнопке, и Access опти-
мизирует файл.
Глава 8. Интерфейс базы данных 241

Архивариус (Documenter). Являясь составной частью утилиты Анализ
быстродействия (Performance Analyzer), эта функция выдает подробный отчет,
который можно сохранить и напечатать. Он включает достаточно ин-
формации, чтоб восстановить структуру базы данных в случае необ-
ходимости.
Найти и устранить (Detect And Repair). К этой команде, отображаю-
щейся в меню Help (Справка), следует подходить с известной осторожно-
стью, поскольку ее выполнение может внести изменение в файлы и
установки реестра, влияющие на все программы Microsoft Office.
В этом упражнении вы сожмете и восстановите базу данных
GardenCo
GardenCo, а затем выполните утилиты Анализ быстродействия

© (Performance Analyzer) и Архивариус (Documenter). В качестве рабочей бу-
дет использоваться папка SBS\Access\Switchbrd\Health. Выполните
следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Файл (File) щелкните на команде Свойства базы данных
(Database Properties), чтобы открыть следующее диалоговое окно.
Свойства: GatdenCo mdb




|Ш; I

Ifsteyel



Training Solutions Inc.




Диалоговое окно содержит пять вкладок, на которых представ-
лены различные сведения о базе данных.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
242

3. Щелкните на вкладке Общие (General) и обратите внимание на
размер базы данных.
4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
5. В меню Сервис (Tools) укажите на Служебные программы (Database
Utilities), а затем щелкните на Сжать и восстановить базу данных (Compact
and Repair Database). Выполнение процедуры займет несколько се-
кунд, но это никак не отразится на внешнем виде базы данных.

Устранение проблем. Утилита Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair
Database) не сможет нормально работать в следующих ситуациях: если на
жестком диске не хватает места для временной копии базы данных; если
у вас нет надлежащих полномочий; если база данных открыта другим
пользователем в сети.

6. Снова отобразите диалоговое окно Свойства базы данных (Database
Properties) и сравните размер базы данных с предыдущим значе-
нием. База данных должна уменьшиться на 10-25%.

Совет. Сжатие и восстановление базы данных рекомендуется выполнять
регулярно. Можно настроить Access на автоматическое выполнение этой
процедуры при закрытии базы данных. Для этого щелкните на команде
Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), на вкладке Общие (General) выделите
параметр Сжать при закрытии (Compact and Close) и щелкните на кнопке ОК.

7. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Свой-
ства базы данных (Database Properties).
8. В меню Сервис (Tools) укажите на команду Анализ (Analyze) и щел-
кните на Быстродействие (Performance). Появится диалоговое окно
Анализ быстродействия (Performance Analyze).

-•::•:•:•-•-•:•:•-• .;- ••-•--.:•: -•
•••• J ..: -:••...LLT1 -"• ' - '-
I Щj •• леясто» I
S Ш Отчеты | ^MaKpw;


ш
г'^яяшашЯЯЯШ
Г т Всплеск
Г" Ш Заказы
Г" Щ Заказы клиента
'•:• ;Н№
Г˜ ЕИ Клиенты
С Ш Кнопочная форма
j
Г" Ш Лист товаров



•в
Г˜ Ё-Ц подчиненная форма Заказы и-ire Iff
Г"! (Щ подчиненная форма Заказы клиентов!
Глава 8. Интерфейс базы данных 243

Диалоговое окно содержит вкладки для каждого типа объек-
тов, для которого можно выполнить анализ, и вкладку для
объектов всех типов.
9. Щелкните на вкладке Все типы объектов (All Object Types).
10. Щелкните на кнопке Выделить все (Select All) и щелкните на кноп-
ке ОК, чтобы запустить анализ. Процесс анализа отображается
в появляющихся на экране окнах. (Если вводный экран открыт,
он будет пропущен при анализе). После завершения анализа его
результаты отобразятся в следующем диалоговом окне.


M HM : л 0 с




(
Ф DP. ™*?. . ® 1 сохранено ? П9Ш91:.Т^ 9Т*9!?Г.и иР ваннрм .9?19!***!'
?
1
•§ Таблица 'Поставщики': смените тип 'Текстовый поля Т1очтовыйИндекс' на 'Длинное Ц*Ш;|
1
Ф Таблица "Распределитель : свяжите с другими таблицами базы данных
j Таблица 'Товары': добавьте индекс для поля *ПоставкиПрекращены,ОписаниеТовара%|щ
| Таблица 'Товары': добавьте индекс для поля 'Цена'
Ф Форма 'Заказы': используйте меньшее число элементов

.^ggg^ggjT^;.AQ6aBbTe иистоукцию:^)рп|;^^
^вния: i f. совет A
— Ш^Н I :? предложение




вмщ




Значок в левом столбце обозначает категорию элемента: совет
(Recommendation), предложение (Suggestion), мысль (Idea) и
исправлено (Fixed). (При первом запуске анализа быстродей-
ствия в списке не будет элементов, помеченных как исправлен-
ные.) Если щелкнуть на элементе списка, информация о нем
отобразится в разделе Примечания (Analysis Notes).
11. Прокрутите список, щелкая на каждом элементе и просмат-
ривая примечания. Большинство предложений можно принять,
но некоторые (как, например, предложение заменить тип дан-
ных поля ПочтовыйИндекс на Длинное целое (Long Integer)) не годятся
для данной базы.
12. Щелкните на одном из элементов списка, где рекомендует-
ся добавить индекс для поля, а затем щелкните на кнопке Опти-
мизировать (Optimize).
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
244

Индекс будет добавлен (можете убедиться в этом, открыв таб-
лицу), а категория элемента заменится на исправлено (Fixed).
13. Закройте диалоговое окно Анализ быстродействия (Performance Analyze).

14. В меню Сервис (Tools) укажите на команду Анализ (Analyze) и щел-
кните на Архивариус (Documenter), чтобы открыть диалоговое окно,
представленное на следующем рисунке.



! п щщ
т Таблицы ] !

1 МЦЦдрка клиентов (печать) ; [ 1 |
1 Г˜ Ш Всплеск
огнен,-, j
| П Ё! Заказы
\ Г˜ ЕЮ Заказы клиента
i Г˜ Щ Клиенты ВЗДОМШ. !


"*f
1 Кнопочная форма
fciAWiHlbtv; j
1 Г"; ЁИ Лист товаров
1 Г˜: ЁШ подчиненная форма Заказы (>ВКТШР, !-'r
] ГН Ш подчиненная форма Заказы клиентов!
; П Esl подчиненная форма Заказы клиентов2 Ж llj.p.'im-nin... 1



Диалоговое окно архивариуса выглядит примерно так же, как
при анализе быстродействия, предоставляя возможность выб-
рать отдельные объекты или все сразу, воспользовавшись
вкладкой Все объекты (All Object Types).
15. Щелкните на вкладке Таблицы (Tables), а затем щелкните на
кнопке Параметры (Options). В диалоговом окне Параметры (Options)
представлены параметры печати, относящиеся к текущей
вкладке, как показано на следующем рисунке.


ВКЛЮЧИТЬ*', :•<',*!•: .4I-J1U i-ЗЬПИЦЫ '


Ш



мЩ t-ict.чч!-г'Ш


: :W S :; ;::S Y :
Г «и;
.. " *"-' ^ '" " ' ' '

•' И-Brtl, nO)Wl
Глава 8. Интерфейс базы данных 245

Эти параметры (хотя и различаются для разных вкладок) по-
зволяют указать, что именно следует включить в описание дан-
ного типа объектов.
16. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалого-
вое окно.
17. Щелкните на вкладке Все объекты (All Object Types).
18. Щелкните на кнопке Выделить все (Select All) и щелкните на кноп-
ке ОК, чтобы запустить архивариус. Ход процесса отображает-
ся в строке состояния. На экране при этом могут открываться и
закрываться окна объектов. После завершения процесса в окне
предварительного просмотра отобразится отчет Описание объектов
(Object Definition), типичная страница которого показана ниже.

швш
"' """""'
1 Ш Описание объектов
3;
Столбцы

Имя Тип Размер ;
:
Длинное целое 4 .;
КодЗаказа
1
Fa *
AIlowZeroLength:
«tributes: фиксированной ширины, автоприращение
CapStn: Код заказа
Общий
GollatingOrder:
Fa-se
ColumnHidden:
CblunnOrder: По умолчанию
ColumnWidh: По умолчанию
DataUpdatable: Fdse
iguid {ЗД06Э5 1 2- IF9E- 11 D6-B806-0080C839B81 2}}
GUIDl
OdiralPosition: 0 !
Required: Fa's?
КодЗаказа
SourceHeld:
Заказы
ЗоигсеТаЫк
И
s*; '
:




Поскольку отчет может содержать сотни страниц, едва ли сто-
ит его печатать, щелкнув на кнопке Печать (Print). Но было бы не-
плохо сохранить отчет на диске на тот случай, если понадобит-
ся восстанавливать объекты.

Совет. Сохранить отчет, созданный архивариусом, нельзя, но его можно
экспортировать. Для этого в меню Файл (File) щелкните на команде Экспорт
(Export) и выберите нужный формат. Лучше всего воспользоваться форма-
том RTF, который может быть открыт в Microsoft Word.

19. Закройте отчет, а затем закройте базу данных GardenCo.
20. Если вы не намерены переходить к следующей главе, вый-
дите из Access.
Обновление SBS Briefcase



1^ИМ1Ш|§ •
кф, В CASbsVAcces...
В Портфеле
Не изменен
Изменен
--v ..... •« ........ж, 04.12.0211:35 Заменить 04.12.0211:22
tr
iGardeoCa.md.bi
Синхронизация
различных реплик
базы данных, стр. 255




Разделение базы данных
для защиты информации,
стр. 259



Защита базы данных
с помощью пароля,
pa&i
ыёШ<<
стр. 251




'^^*; Щ
•:*:!* СОТРУДНИКИ j*j;: ;
Admin

КииИ Телефоны клиентов
-"V : ? :.i
ПениК Заказы
МайкГ подчиненная форма Заказы Щ
МайклЭ Кнопоч w форма ^
ШЛШ
РичаодК

•' полЕзоват-пи Г fp..


Г" .- . - .
аИГ^Шрйт^/мпуск 1|
ШЦОШЯ* пакета j 1˜ ,'•/ • . . - • ; ; .


:ение макета

._v Ig
icrpeTope
lllCjiili* $. . ' • • ' - -
Г" • /1: .-
Присвоение
ь: КатринТ
разрешений
членам рабочей
Отмена | !;
группы, стр. 269
Глава 9
Обеспечение
безопасности данных

Изучив эту главу, вы сможете:
• шифровать информацию в базе данных;
• контролировать доступ к базе данных с помощью разрешений;
• распространять копии базы данных и объединять изменения в основ-
ной копии;
• создавать рабочие группы и определять их полномочия;
• запрещать изменение базы данных.

База данных нуждается в защите, как и любое имущество, представляю-
щее определенную ценность. Необходимый уровень защиты определяет-
ся содержимым базы данных и не зависит от того, пытаетесь ли вы огра-
дить информацию от случайной порчи или умышленного уничтожения,
от праздного любопытства или преднамеренного воровства.
Безопасность деловой информации имеет жизненно важное значение для
любой организации. Так, например, владельцев компании «Все для сада»
не слишком волнует, если кто-то получит доступ к перечню товаров, но
они будут весьма обеспокоены, если в чужие руки попадет список клиен-
тов компании. А уничтожение информации о заказах станет настоящей
катастрофой.
Поэтому основной целью разработчиков баз данных является обеспече-
ние надежной защиты информации без чрезмерного ограничения досту-
па к данным. Способ защиты существенно зависит от числа пользовате-
лей базы данных и места ее хранения. Если с базой работает только один
пользователь, незачем беспокоиться о проблемах, которые могут возник-
нуть при одновременной работе нескольких человек. Если разные пользо-
ватели выполняют различные задачи, можно создать рабочие группы и
определить полномочия их членов. Если база данных является частью
приложения, предназначенного для продажи, нужно предпринять ряд
шагов, чтобы предотвратить ее некорректное использование.
Microsoft Access 2002. Шаг за шагом
248

В этой главе вы рассмотрите различные способы защиты дан-
ных от разрушения и ограничите доступ посторонних к конфи-
денциальной информации. Для выполнения упражнений вам
понадобятся файлы, хранящиеся в папках Encrypt, Password, Share,
Replicate, Split, Multi, Maintain, VBA и МОЕ, вложенных в папку
SBS\Access\Secure.

Шифрование базы данных
Ас2002е-7-3 База данных, созданная в Microsoft Access, представляет со-
бой бинарный (binary) файл, то есть состоит в основном из не-
читаемых символов. Если открыть ее в текстовом процессоре
или редакторе, на экране отобразится абракадабра. Однако,
приложив некоторые усилия, можно обнаружить и вполне по-
нятные фрагменты текста. Едва ли этого достаточно, чтобы под-
смотреть ценные сведения, но чтобы исключить всякую воз-
можность прочтения содержимого базы данных (например, с
помощью утилит, предназначенных для поиска ключевых слов),
лучше зашифровать файл.
Зашифрованная база данных не требует ввода пароля. Ее можно открыть
в Access и работать как обычно. Единственное различие проявляется в
незначительном замедлении некоторых функций, но это неудобство мож-
но устранить, расшифровав базу данных на время работы. Тем не менее
люди, не располагающие копией Access, не смогут составить представле-
ния о содержании ваших данных.
GardenCo В этом упражнении вы зашифруете, а затем дешифруете базу
данных GardenCo. Эти навыки могут пригодиться, чтобы защи-
тить базу данных при передаче ее кому-либо по электронной
почте или на дискетах. Доставленный по назначению файл мож-
но дешифровать, чтобы вернуть базу данных в исходное состо-
яние. В качестве рабочей будет использоваться папка
SBS\Access\Secure\Encrypt. Выполните следующие шаги.
1. Откройте базу данных GardenCo, расположенную в рабочей
папке.
2. В меню Сервис (Tools) укажите на команду Защита (Security) и щелк-
ните на Шифровать/расшифровать (Encrypt/Decrypt Database), чтобы открыть
диалоговое окно Шифрование базы данных под именем (Encrypt Database As).

3. Перейдите к папке SBS\Access\Secure\Encrypt, введите
GardenCo_Encrypt в качестве имени зашифрованного файла и
щелкните на кнопке Сохранить (Save). Access создаст зашифрован-
Глава 9. Обеспечение безопасности данных 249

ную версию базы данных, оставив работающую без изменений.
Если сохранить зашифрованную базу данных под тем же име-
нем, появится сообщение о замене существующего файла. Но в
этом случае вы не сможете сравнить обе версии.
4. Закройте базу данных, запустите текстовый редактор (на-
пример, Microsoft Notepad или Helios TextPad) и откройте файл
GardenCo. Вот как выглядит небольшой фрагмент базы данных
GardenCo в текстовом редакторе.

Щ
an 1 V. [ : ,
I 11 ''
.˜ :.
••
j1 1ci>' <"* :
;
-;
1 ??
;|p|
.
63
kJJ арйсНзс' . . >.2.0
C7 63 04 32 04 30
1АСЕО :
Щ,
04 40 01 46 63 46 4B .f.FcFKQCTMK.TYX
51 4D 4В 08 54 59 SB
1ACFO : 43 54
_,
41 63 47 SS 43 4A 00
1ADOO: AcGUCJ.MYLHIXRQ.
4D 4D 49 58 52 51 04

<<

стр. 7
(всего 10)

СОДЕРЖАНИЕ

>>