стр. 1
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

• К ВЕРШИНАМ МАСТЕРСТВА




Microsoft
Берлинер З.М., Глазырина И.Б., [лазырин Б.З.




Office 2003 РУКОВОДСТВО
ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ




БИНОМ
В К ВЕРШИНАМ МАСТЕРСТВА




Microsoft Office 2003
Брокер Э.М., Глазырош И.Б., Глазырм 61




Москва
Издательство БИНОМ
2004
УДК 004.43
ББК 32.973.26-018.1
Б59




Берлинер Э.М., Глазырина И.Б., Глазырин Б.Э.
Microsoft Office 2003 — М.: ООО «Бином-Пресс», 2004 г. — 576 с.: ил.

Книги, написанные коллективом авторов под руководством профессора, доктора тех-
нических наук Берлинера Э.М., посвященные операционной системе Microsoft Windows и
многофункциональному пакету офисных приложений Microsoft Office, хорошо известны
читателям компьютерной литературы. В каждой новой книге авторы стремятся учесть
накопившийся опыт и подробнее рассмотреть основные возможности нового продукта.
В настоящей книге рассмотрены оптимальные способы решения повседневных задач,
возникающих при профессиональной работе с пакетом Microsoft Office 2003.




© Берлинер Э.М., Глазырина И.Б.,
Глазырин Б.Э., 2004
ISBN 5-9518-0076-5 © Издательство Бином, 2004
Содержание



Введение 13
Содержание книги 13
Терминология и оформление 14

Глава 1. Начальные сведения о Microsoft Office System
и Microsoft Office 2OO3 15
Продукты, входящие в систему Microsoft Office System 15
Новые возможности Microsoft Office 2003 18
Установка, активация, обновление и удштение Office 2003 20
Языковые параметры Microsoft Office 26
Различные варианты получения справочной информации 27
Различные способы запуска приложений Microsoft Office 32
Закрытие документа и выход из приложения Microsoft Office 34

Глава 2. Просмотр документа в окне приложения Microsoft
Office 2OO3. Сознание, открытие, сохранение
и восстановление документа 37
Окно приложения Office 2003 37
Работа с меню 39
Оконное меню 41
Панели инструментов 42
Область задач 46
Создание документа 47
Открытие документа 48
Диалоговое окно Открытие документа 48
Сохранение документа 53
Работа с файлами/папками с помощью контекстного меню 55
Информация, представленная на вкладках диалогового окна
Свойств документа 56
Восстановление документа и приложения 57
Появление нечитаемых символов 58
Добавление цифровой подписи 59

Глава 3. Знакомимся с Microsoft Word 2OO3 61
Область применения Word 61
Запуск Word 61
Элементы окна Word 62
Режимы просмотра документа 66
Изменение масштаба изображения документа 70
Создание документа Word 71
Microsoft Office 2003

Ввод текста ..... ' ..... ......................... 72
Перемещение по документу ...... ........ ............ 74
*
Разделение окна приложения на две части .................... 74

Глава 4. Редактирование документа Word 2OO3 ....... 77
Исправление ошибок при вводе текста ................. . . . . 77
Выделение фрагментов документа ........................ 78
Буфер обмена ................................ . . 80
Перемещение и копирование фрагментов документа .............. 82.
Удаление и замена выделенных фрагментов документа ............. 85
Оптимизация параметров правки ........................ 85
Поиск и замена фрагментов текста, параметров форматирования и файлов . . . 86
Переход к определенному объекту документа . . ................ 91
Синонимы и связанные слова .......................... 91
Выделение цветом фрагмента документа .............. ...... 92
Запись, просмотр и внесение исправлений ................... 93
Сравнение документов и сохранение нескольких версий одного
документа в одном файле ...... . ........ . .......... 94
Вставка примечаний ................... , .......... 95

Глава 5. Автоматизация выполнения отдельных операций
в Word 2OO3 ..................... 97
Автозамена .......................... ......... 97
Автоматическое форматирование текста при вводе ............... 100
Автотекст ............ ........... ' ............ 103
Автоформатирование документа ...................... . . 104
Смарт-теги ................. ; ................ 105
Автоматическое создание реферата ....................... 106
Проверка орфографии и грамматики ............ •. ......... 108
Расстановка переносов ..... ........................ 113
Показатели легкости Чтения ............. . ............ 114

Глава 6. Форматирование текстового по куплен та . . . . . .
Использование различных шрифтов для оформления документа ........ 117
Начертание шрифта ................... '.......-.... 120
Размер шрифта .................. ............... 121
Форматирование абзаца ............................ 125
Область задач Показать форматирование .................... 129
Табуляция .................... . ............... 131
Создание списков ............................... 133
Добавление границы и заливка ......................... 136
Добавление фона .................. • ............. 138

Глава 7. Работа с таблицей и надписью .......... . 141
Создание пустой таблицы ........................... 141
Редактирование таблицы ............................ 143
Форматирование таблицы ........................... 145
Преобразование текста в таблицу ....................... 147
Выполнение вычислений по табличным данным . . 147
Содержание "L

Сортировка текста 149
Создание надписи 150
Перетекание текста между надписями 151
Форматирование надписи 153

Глава 8. Использование меню Вставка. Вставка
и форматирование рисунка в Word 155
Закладка I55
Перекрестная ссылка 156
Нумерованные названия. . 157
Сноски 160
Вставка текущего времени и даты [61
Вставка специальных символов и знаков I62
Поля 164
Вставка в документ растровых и векторных рисунков 166
Создание рисунка с помощью панели инструментов Рисование 168
Форматирование рисунка 173
Панель инструментов Настройка изображения I75
Создание красочно оформленного текста с помощью WordAn . . , !75

Глава 9. Стили и шаблоны, структура документа . . . . . . 179
Применение стилей 179
Создание и изменение стиля 182
Автоматическое форматирование документа 187
Тема 187
Использование шаблона при создании документа 188
Создание шаблона 190
Изменение шаблона 191
Библиотека стилей 192
Режим структуры 192
Нумерация заголовков с учетом их уровня . 196
Печать структуры документа 197
Создание больших документов '. 197

Глава 1О. Оформление документа 2О1
Создание разделов, колонтитулов, буквиц, полей формы, колонок 201
Вставка разрыва раздела 202
Колонтитулы 203
Вставка номера страницы 204
Выравнивание текста в колонки 206
Буквица • • 208
Создание оглавления 208
Предметный указатель 210
Зашита документа от несанкционированных изменений 211

Глава 1 . Настройка параметров работы Word 2OO3
1 213
Обшие параметры настройки
Параметры настройки отображения документа в окне
Информация о пользователе 217
Microsoft Office 2003
8

Папка, открываемая по умолчанию после выбора команд
Открыть или Сохранить 217
Установка параметров сохранения файла 218
Защита файла от несанкционированного доступа. . 220
Настройка параметров проверки правописания 221
Настройка печати 224
Настройка Word для работы с файлами других форматов 226

Глава 12. Печать документа Word . 229
Параметры страницы 229
Предварительный просмотр документа перед печатью . 233
Печать документа 236
Создание и отправка факсимильных сообщений 238

Глава 13. Знакомимся с Excel 2OO3 241
Назначение приложения Microsoft Excel . . _ . , . • 24!
Запуск Excel 242
Элементы окна Microsoft Excel 243
Операции с листами 246
Масштаб изображения рабочего листа 248
Разделение окна на несколько областей 249
Создание документа Excel 251
Надстройка Excel 252

Глава 14. Ввод и редактирование данных Excel 255
Ввод данных в ячейку 255
f
Проверка данных при вводе 261
Редактирование данных 262
Выделение данных 264
Копирование и перемещение содержимого ячеек 266
Контекстное меню маркера заполнения 270
Заполнение ячеек определенной последовательностью данных 270
Создание профессии 271
Вставка ячеек, строк и столбцов 273
Удаление ячеек, строк и столбцов 275
Имена ячеек, диапазонов, формул и констант 276
Поиск и замена данных 277
Примечание 279

Глава 15. Форматирование и защита листа Excel 2OO3 . . . . 283
Форматирование ячеек 283
Форматирование строк и столбцов 290
Автоформат 291
Копирование форматов 292
Зашита ячеек, листов и книг 294

Глава 16. Выполнение расчетов по формулам в Excel 2OO3 . 299
Использование формул в Excel 299
Операторы, используемые в Microsoft Excel 299
Содержание 9

Ввод формулы в ячейку 301
Различные способы суммирования данных 305
Работа с формулами с клавиатуры 306
Использование функций 308
Копирование формул 314
Сообщение об ошибке 316
Обнаружение и исправление ошибок в выполненных расчетах 316
Окно контрольного значения 318
Настройка Excel на выполнение вычислений 319

Глава 17. Построение диаграмм, сознание
рисунка на листе Excel 323
Общие сведения о построении диаграмм 323
Построение диаграммы с помощью мастера 323
Автоматическое построение диаграммы 331
Форматирование элементое диаграммы - 332
Использование диаграмм для анализа данных 337
Создание и форматирование рисунка на листе 339

Глава 18. Анализ данных в Excel 2OO3 343
Сортировка данных 343
Использование списков в качестве баз данных 344
Прогнозирование линейной или экспоненциальной зависимости 348
Подбор параметра, обеспечивающего получение требуемого результата 349
Аппроксимация данных 352
Консолидация данных 355
Сводные таблицы 358

Глава 19. Печать документа и настройка Excel 2OO3 . . . . . 365
Задание параметров страницы 365
Предварительный просмотр листа перед печатью 369
Печать документа 371
Настройка интерфейса Excel 372
Настройка параметров правки , 373

Глава 2О. Знакомимся с Outlook 2OO3. , . , . . . 379
Начальные сведения об Outlook 2003 379
Окно Outlook 2003 380
Создание и отправка сообщения 383
Ответ на полученное электронное письмо 389
Воспроизведения звукового сигнала и отображение оповещений
о поступлении новых сообщений 390
Борьба с нежелательной почтой 391
Адресная книга 391
Поиск информации, хранящейся в электронных письмах и других
элементах Outlook 393
Создание почтового ящика в Интернете и его очистка 393
Подключение к почтовому серверу с использованием модема 394
Профиль пользователя 396
Интеграция с Microsoft Internet Explorer 396
Microsoft Office 2003
10

Глава 21. Папки Outlook и их назначение 399
Просмотр папок 399
Папка Входящие. 400
Папка Черновики 401
Папка Удаленные 402
Календарь 403
Контакты . 410
Дневник 412
Заметки 414
Задачи '. 415
Создание архива 416

Глава 22. PowerPoint 2OO3 — средство для создания
и демонстрации презентаций 419
Назначение PowerPoint 419
Окно PowerPoint : 420
Режимы просмотра презентации 421
Работа с графическими объектами 426
Ввод текста презентации и импорт его из другого приложения 426
Создание презентации с помощью мастера автосодержания 427
Использование шаблонов при создании презентации 429
Разметка слайда 432
Цветовые схемы 433
Схемы анимации 434
Слайды образцов оформления ; 435
Создание нового слайда 439
Эффект смены слайдов 439
:
Вставка примечаний 440
Открытие и сохранение презентации 441
Клавиши для работы с презентациями 442
Импорт документов, созданных в других приложениях 443
Настройка параметров работы PowerPoint 443
Печать и демонстрация слайдов 444

Глава 23. Знакомимся с Microsoft Access 2OO3 447
Назначение Access 447
Запуск Access и завершение работы с программой 448
Отображение окна базы данных Access на экране 448
Использование предыдущих версий Access 452
Создание базы данных 454
Создание таблицы с помощью мастера 457
Создание таблицы в режиме конструктора 461
Создание или изменение ключевого поля 466
Создание индексов 467
Ввод данных в таблицу и ее редактирование 467
Форматы чисел 468
Выделение записей или поля 469
Редактирование записей :..... 469
Изменение структуры таблицы. . 470
Содержание Т1

Форматирование таблицы 471
Связи между таблицами в базе данных 471
Сжатие и восстановление базы данных. . . . . . . •. • 476
Экспорт и импорт данных 476

Глава 24. Использование запросов для работы с данными . . 479
Типы запросов 479
Создание запроса 48!
Создание таблицы с помощью запроса 485
Выбор условий отбора записей в з а п р о с е . . . . , ! 486
Запрос на обновление записей 490
Создание многотабличных запросов 490
Поиск и замена данных . 492
Использование индексов 493
Выбор условий сортировки 495
Применение фильтра . .' 496

Гпава 25. Создание и использование форм в Access 2OO3. . . 5О1
Назначение формы при работе с базой данных 501
Режимы просмотра формы 501
Форма для работы с несколькими таблицами 503
Создание формы 504
Автоформат 1 509
Применение в форме полей различных типов , . . , . - 510

Гпава 26. Отчеты, страницы доступа к данным, макросы,
настройка базы данных Access 2OO3 515
Общие сведения об отчете , 515
Страницы доступа к данным 524
Макросы 527
Модуль 531
Использование паролей 532
Настройка параметров работы Access 533
Особенности печати 536

Глава 27. Использование Microsoft Office 2OO3 для работы
в Интернете 537
Использование гиперссылок для навигации по документам 537
Использование области задач Создание документа 540
Панель инструментов Веб-узел 542
Оформление веб-страниц 543
Создание интерактивной формы на веб-странице 549
Улучшение возможностей групповой работы пользователей 550
Сохранение и использование файлов в формате HTML и XML 550
Работа с документами на FTP-узлах и в Интернете 553
Добавление узла FTP в список узлов Интернета 554
Отправка документов по электронной почте 555
Работа с документами в сети и на веб-сервере . 556
Компьютерные вирусы и Microsoft Office 557
Microsoft Office 2003
12

Глава 28. Использование нескольких приложений Microsoft
Office 2OO3 в одном документе. Поддержка
распознавания речи и голосовое управление
компьютером 559
Связывание и внедрение объекта 559
Вставка объекта 561
Сохранение форматирования информации, передаваемой через буфер
обмена между документами, созданными в разных приложениях 568
Вставка листа Excel в базу данных Access 568
Добавление элементов ActiveX в документ Word, лист Excel или слайд
PowerPoint 570
Поддержка распознавания речи и голосовое управление 570

Предметный указатель 573
Введение


Microsoft Office — самый популярный комплект приложений для настоль-
ных компьютеров, контролирующий свыше'90% рынка офисных пакетов. Он
является одним из лучших продуктов Microsoft и приносит корпорации от тре-
ти до половины годового дохода. Например, за последний квартал 2002 года
продажа операционных систем принесла компании Microsoft 2,5 миллиарда
долларов, продажа комплектов Office — 2,3 миллиарда. Рост продаж по пози-
ции Office XP Professional за финансовый 2003 год в России и СНГ соста-
вил 86%.
Для Microsoft выпуск новой версии Office является самым значительным со-
бытием со времен начала продаж операционной системы Windows XP
в 2001 году. Его опытную проверку проводили около 500 тысяч бета-тестеров.
В настоящее время Microsoft предпочитает говорить не о пакете, решающем
проблемы служащих офиса, а о более широком системном решении потребно-
стей корпоративных пользователей. Предполагается, что в 2003—2005 г.г. ком-
пания затратит более 3 млрд. долл. на разработку и распространение нового се-
мейства продуктов Microsoft Office с тем, чтобы увеличить объем его продаж до
20 млрд. долл. к 2010 г.
Основное внимание разработчики новой версии сосредоточили на удовле-
творении потребностей корпоративных пользователей, на дальнейшей инте-
грации пакета в бизнес-процессы и в большие корпоративные системы, напри-
мер, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), планиро-
вания ресурсов предприятия (ERP) и т.п. Предусмотрена поддержка стратегии
построения информационных систем Microsoft.Net.

Содержание книги
Эта книга познакомит вас с пятью наиболее популярными приложениями
новой версии пакета Microsoft Office 2003:
• текстовым процессором Word 2003;
• электронной таблицей Excel 2003;
• средством для создания презентаций PowerPoint 2003;
• программой управления электронной почтой, контактами и календарем
Outlook 2003;
• реляционной системой управления базами данных Access 2003.
Книга построена по принципу постепенного изучения Microsoft Office.
В ней даны полезные советы и методика выполнения часто встречающихся за-
дач. В первой главе книги приведены общие сведения о продуктах, входящих
в систему Microsoft Office System, назначение отдельных приложений Office,
методы получения справочной информации. Вы познакомитесь с различными
14 Office 2003

способами запуска приложений, с установкой, активацией, обновлением и уда-
лением Office 2003. Во второй главе вы узнаете, как выполняется создание, от-
крытие и сохранение документа,
В главах 3-12 дано описание текстового процессора Word: рассмотрены дей-
ствия пользователя, связанные с вводом текста, созданием и вставкой рисун-
ков, редактированием, форматированием и печатью документа. В главах 13—19
изложены вопросы, связанные с различными способами работы с электронны-
ми таблицами Excel. Главы 20 и 21 посвящены работе с электронной почтой
и настройке информационных служб Outlook. В главе 22 изложены методы соз-
дания и демонстрации презентаций с помощью PowerPoint. Главы 23—26 зна-
комят читателя с реляционной базой Access. В последних двух главах изложены
темы, связанные с применением Office 2003 для работы в Интернете, с совмест-
ным использованием нескольких приложений.
Объем предлагаемой книги меньше, чем суммарный объем изданий с описа-
нием вышеназванных приложений, за счет исключения дублирования, которое
неизбежно в отдельных работах, так как в каждой из них обычно даются такие
темы как описание отдельных элементов окна, создание, открытие, сохранение
документа, панелей инструментов, справочной системы, совместное использо-
вание нескольких приложений и т.д.

Терминология и оформление
В связи с тем, что многие пользователи работают с русской или с американ-
ской версией Microsoft Office большинство команд приведены на двух языках.
В литературе на русском языке по персональным компьютерам часто использу-
ются различные термины для обозначения одних и тех же понятий. В качестве
примера приведем разный перевод одних и тех же английских слов, которым
пользуются различные отечественные компьютерные издания:
• icon — пиктограмма, иконка, значок;
• Random Access Memory (RAM) — оперативная память, ОЗУ, память про-
извольного доступа;
• radio-button — переключатель, кнопка опции, кнопка переключателя, по-
ле-переключатель.
В настоящей работе авторы стремились использовать термины, приведен-
ные, в справочных системах русской версии Microsoft Office 2003 и Microsoft
Windows XP. Отметим, что терминология меняется даже при переходе от одной
версии Microsoft Office к другой.
Имена команды и меню выделены полужирным шрифтом, значков, диало-
говых окон и их элементов — курсивом. В тех случаях, когда пользователь дол-
жен нажать одновременно несколько клавиш, между их названиями поставлен
знак «+». Например, запись Ctrl+Alt+Del означает, что при нажатой и удержи-
ваемой клавише Ctrl нужно нажать клавиши Alt и Del.
С авторами книги вы можете связаться по электронной почте bglazyr@fors.ru.
Прежде чем перейти к описанию операционной системы, авторы хотели бы по-
благодарить за помощь сотрудника Microsoft АО Дмитрия Томиева.
S ' • Я шшЯРЧЩМЦ
^РВ




Начальные сведения
1
о Microsoft Office System
(Microsoft Office 2OO3)

В этой главе рассмотрены следующие вопросы:
• продукты, входящие в систему Microsoft Office System;
• справочная система Microsoft Office 2003 и возможности помощника;
• различные способы запуска приложений Microsoft Office 2003 и выхода из них;
• установка, активация, обновление и удаление Microsoft Office 2003.


Продукты, входящие в систему Microsoft Office
System

Пакет Microsoft Office прошел путь от набора офисных приложений до более
широкой интегрированной системы Microsoft Office System, которая содержит
большее число пользовательских приложений. Пакет является ключевым ком-
понентом этой системы. Он сохраняет лучшие черты предыдущих версий се-
мейства Microsoft Office: легкость работы с документами и информацией, ин-
теллектуальность .и тесную интеграцию приложений. В то же время он выходит
за рамки традиционных пакетов для работы в офисе: его новые технологии
обеспечивают более полные возможности взаимодействия людей, данных и
бизнес-процессов.

Запомните
Microsoft Qffice Sysfeno —.это многофункциональный комплект тесно интегриро- j
ванных настольных офисных приложений., призванный помочь организациям и ин- .
дивидуадьным .пользователям в решении их повседневных задач. Он содержит
, : передовые.решения в области Офисной-деятельности, которые обеспечивают •
совместную работу над крупными проектами больших коллективов людей и могут "-
использоваться при решении широкого спектра бизнес-задач.

В пакете реализованы новые способы создания обших документов и органи-
зации совместного доступа к ним, упрощен процесс коллективного использо-
вания данных, обеспечен больший контроль над документами. Microsoft стре-
мится, чтобы Office System воспринимался не как набор приложений для созда-
ния документов, а как платформа для работы с информацией.
Пользователи могут совместно редактировать любые документы Office
System через Интернет и проводить видеоконференции. Уменьшаются затраты
Обычно в публикациях эту систему называют Microsoft Office 2003, так как входящие в нее
приложения носят официальное название Microsoft Office ... 2003, например, Microsoft Office
Word 2003.
16 Глава 1

времени на поездки, командировки и проведение совещаний для согласования
различных вопросов. Все приложения Microsoft Office System тесно интегриро-
ваны с операционными системами Windows 2000 и Windows XP.
При разработке пакета значительное внимание было уделено решению про-
блем, связанных со снижением материальных и временных затрат на разверты-
вание, поддержку и администрирование Office в больших организациях.
Microsoft Office System включают следующие приложения:
• Word 2003 — текстовый процессор, предназначенный для создания профес-
сионально оформленных текстовых документов различной сложности.
• Excel 2003 -- электронные таблицы, предназначенные для построения
и анализа таблиц, диаграмм и графиков. Их можно использовать для
оформления кадровых документов.
• Outlook 2003 — настольный органайзер, призванный помочь пользователю
планировать рабочее время и упорядочить время проведения совещаний
и других мероприятий. Он предназначен для работы с электронной почтой.
• PowerPoint 2003 — помогает создать красочные, наглядно оформленные
мультимедийные презентации.
• Access 2003 — реляционная система управления базами данных (СУБД),
обеспечивающая корректную обработку данных. Вместе с Access постав-
ляется язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), облег-
чающий разработку программ.
• Publisher 2003 — набор дизайнерских средств и средств публикации в Web
для бизнес-пользователей, желающих самостоятельно выпускать собст-
венные маркетинговые и информационные материалы профессионально-
го качества. Для создания маркетинговых веб-узлов можно использовать
новых мастеров создания веб-узлов, встроена поддержка около 20 видов
веб-страниц. Подготовку рекламных материалов, каталогов и буклетов об-
легчают более 2000 шаблонов. Microsoft Office Publisher 2003 выпускается
также совместно с приложением Digital Image Pro.
• Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager — позво-
ляет малым предприятиям лучше управлять всеми деловыми контактами
и каналами сбыта. Использование Business Contact Manager помогает от-
слеживать рыночную ситуацию, обеспечивает просмотр таких важных
данных, как динамика сбыта, потенциальные доходы и вероятность за-
ключения сделки для повышения объема продаж.
• InfoPath 2003 — новый продукт в составе системы Microsoft Office System,
позволяющий группам и организациям эффективно осуществлять сбор не-
обходимых им данных с помощью разнообразных динамических форм. Он
может использоваться в качестве интерфейса для бизнес-процессов в целях
повышения эффективности сбора данных Информацию можно сохранять,
например, в форме, совместимой с форматом архитектуры медицинских
документов CDA (Clinical Document Architecture). Работа с такими форма-
ми позволяет медикам получить удобный доступ к истории болезни паци-
ентов, к данным о медицинской страховке и прочей информации.
• FrontPage 2003 — полнофункциональнре средство создания, редактирова-
ния и управления веб-сайтов, в частности веб-сайтов для ведения элек-
тронной торговли. Содержит модуль Microsoft SharePoint Team Services,
облегчающий публикацию в корпоративной интранет-сети общих доку-
ментов и данных.
Начальные сведения о Microsoft Office System 17

• OneNote 2003 — новое приложение системы Microsoft Office System, пред-
назначенное для создания электронных заметок. С его помощью удобно
делать электронные заметки по поводу прочитанного материала, упорядо-
чивать их и отправлять по электронной почте. Приложение OneNote обес-
печивает повышение производительности труда при работе с заметками
и данными.
• Visio 2003 — средство построения диаграмм, которое позволяет создавать
технические и бизнес-диаграммы. Visio 2003 также автоматизирует визу-
альное представление данных за счет прямой синхронизации с источника-
ми данных.
• Project 2003 — мощная платформа управления проектами, которая позво-
ляет руководителям проектов планировать работы, управлять календар-
ными планами и ресурсами, составлять отчеты о ходе выполнения задач,
семейство продуктов. Приложение предназначено для руководителей про-
ектов, которым необходима настольная система для независимого управ-
ления проектами, однако не требуется строгая координация с другими ру-
ководителями проектов или возможность управления ресурсами с помо-
щью центрального хранилища данных.
На веб-сайте Microsoft представлена нижеприведенная таблица вариантов
поставки Microsoft Office System и специальные замечания.
Таблица 1.1, Каналы поставки Microsoft Office System
Редакции Microsoft Office System
a
о
я u
0
'S e
0
•a о
•o
Ы
•о H
? я
i s is
-5Оо .?

о
о .и 3 (4

Sg
'53 p.
ю6 яв
1
И
3j
и VО
4* *• -> ,
oo и
S2
=^
? С°
aa
И«ч СЛЙ
Д.Г4
?W<4

»*
»*
Microsoft® Office Word 2003 >-*
»* •*
»*
>*
»*
Microsoft® Office Excel 2003 »*
»• 9*
»*
>* >*
Microsoft® Office Outlook® 2003 »•
»* »*
»*

>•
»*
Microsoft® Office PowerPoint® 2003 »* »* >»

Microsoft® Office Access 2003 »•
>*

Microsoft® Office Publisher 2003 »*
»* >•

Microsoft® Office Outlook® with »*
»* »•
Business Contact Manager 2003
j Microsoft® Office InfoPath 2003 ˜
OEM FPP
FPP,
Канал поставки FPP, FPP,
Open License,
Open Subscription OEM OEM, Open
License, License,
Open
Multi-
Multi-Year Open License
Year
License,
Open
Enterprise
License
Agreement,
Enterprise
Agreement
Subscription
Глава 1
18
:
Специальные замечания.
1. Microsoft Office Professional поставляется в двух разных «версиях». Заказ-
чики по программам корпоративного лицензирования получают Micro-
soft Office Professional Enterprise Edition 2003, который включает Microsoft
Office InfoPath 2003. В коробочном варианте и в OEM-канале поставляет-
ся Office Professional, который не включает InfoPath.
2. Меняется состав Office Small Business Edition (см. таблицу 1.1).
3. Прекращается выпуск версий Office Developer Edition и Office Professional
with FrontPage.
4. Между отдельными приложениями, которые входят в состав выпусков
Standard и Pro, существует функциональное различие: в профессиональ-
ную версию встроена IRM (Information Rights Management) — техноло-
гия, которая позволяет создавать и просматривать IRM-защищенные до-
кументы, возможности же стандартной версии ограничены просмотром.
5. Office Student & Teacher — продукт, который могут приобретать учащиеся
(студенты, школьники и пр.) и их родители. Разрешается установка на трех
ПК для использования дома исключительно в некоммерческих целях.

Запомните
Все.файды, созданные в приложениях Office 2003, совместимы с файлами Office
ХР, за исключением файлов, созданных в, формате XML, Документы, созданные
^ в Шюе 2003, мргуг открываться .с помощью любой из предыдущих версий (За ис-
. ключением Microsoft Access), В Access 2003 по умолчанию используется формат
файла Access.2QOQ. .Если был использован обновленный формат файлов Ас-
:
= cesS'2'OQ37Tb с ними нельзя работать с Microsoft Access 2000. :




Новые возможности Microsoft Office 2OO3
По сравнению с предыдущими версиями в Microsoft Office добавлены новые
возможности, которые обеспечивают совместную работу над документами чле-
нов группы, обмен контактной информацией с партнерами и заказчиками, по-
лучение и использование данных из других организаций. В настоящее время
значительная часть информации хранится не только на жестких дисках персо-
нальных компьютеров, но и на сетевых серверах и веб-серверах.
Увеличилась степень интеграции программ Office с Интернетом: веб-стра-
ницы и сообщения электронной почты можно редактировать и отсылать дру-
гим пользователям непосредственно из Word и Excel, технология Shared
Workspace позволяет быстро загружать требуемые документы из локальной сети
или с удаленных узлов Интернета.
С помощью Office 2003 и Windows SharePoint Services над одним документом
совместно могут работать несколько пользователей. Документ Microsoft Office
можно сохранить в общих рабочих областях. Для создания рабочих областей
для собраний требуется Microsoft Windows® Server 2003, на котором выполня-
ются службы Microsoft Windows SharePoint. В рамках совместного проекта каж-
дый пользователь будет работать над определенным разделом документа. .При
этом он будет видеть, какие изменения вносят другие. Встроенный интерфейс
системы передачи мгновенных сообщений Microsoft Windows автоматически
подключает других сотрудников к документу и позволяет мгновенно обмени-
вайтесь идеями.
Начальные сведения о Microsoft Office System _ 19

В Office 2003 обеспечена более широкая по сравнению с Office XP поддержка
языка XML (Extensible Markup Language) — универсального стандарта обмена
данными между платформами, что позволяет разработчикам создавать реше-
ния, включающие данные из разных источников, облегчает обмен информаци-
ей между пользователями разных организаций. Представленные в этом форма-
те документы можно читать посредством любого браузера или в других про-
грамм просмотра Интернета. (Более подробно о языках HTML и XML см главу
27 раздел «Сохранение и использование файлов в формате HTML и XML»).
Microsoft Office 2003 предлагает новые решения в областях управления про-
цессами и взаимодействия с информационной системой, защиты информации
(поддержка Windows Rights Management), коллективной работы (Document
Workspaces и Meeting Workspaces), координации и организации задач, проектов
(Outlook Search Folders, Quick Flags, Rules and Alerts). Пользователи и компании
могут контролировать, кто читает их электронную почту и документы. Всплы-
вающие уведомления информируют пользователя о получении новых сообще-
ний электронной почты вне зависимости от того, в какой программе он рабо-
тает.
Встроенная в Microsoft Office 2003 система управления правами на доступ
к информации (IRM — Information Rights Management), позволяет задать круг
лиц, имеющих право на просмотр и изменение документа, блокировать копи-
рование и печать файлов, а также установить определенный срок действия, по
истечении которого другие пользователи не смогут просматривать или изме-
нять документ. Настраиваемые шаблоны позволяют ограничить круг лиц,
имеющих доступ к информации. Например, шаблон конфиденциально позво-
ляет создать файлы, которые нельзя распечатать, перенаправить и копиро-
вать.
Появились новые области задач, которых не было в Office XP. Например,
области задач Справочные материалы, Общая рабочая площадь. Полностью
обновился веб-узел картинок и медиафайлов библиотеки макетов Design
Gallery Live (DGL) на мультимедийном веб-узле Design Gallery Live (EN) в Ин-
тернете (http://dlg.microsoft.com). Улучшены функции восстановления доку-
ментов, совместимости форматов файлов, включены новые функции, позво-
ляющие разработчикам создавать мощные приложения для Office.
Приведем некоторые усовершенствования, выполненные в различных при-
ложениях Office 2003:
• В Word 2003 добавлен новый вид просмотра документа: Режим чтения
(Reading Layout), облегчающий чтение документов (см. главу 3). Тексто-
вый процессор поддерживает ограничения на редактирование и формати-
рование'документа. Блокировка отдельных частей документа, предотвра-
щает его правку другими сотрудниками. Можно разрешить рецензентам
вносить изменения только в режиме маркировки изменений.
• В Excel 2003 усовершенствованы статистические функции, упростилось
совместное использование данных. Пользователи могут определить часть
электронной таблицы как список и экспортировать его на веб-узел
SharePoint. Улучшены смарт-теги и возможности статистических функ-
ций. Предусмотрена возможность связывания действия смарт-тега с опре-
деленным текстом раздела электронной таблицы и настройка выполнения
соответствующего действия смарт-тега только тогда, когда пользователь
наводит указатель мыши на соответствующий диапазон ячеек.
Глава^7
20

• PowerPoint 2003 обеспечивает улучшенную поддержку мультимедиа, по-
зволяет аннотировать слайды с помощью цифровых чернил на устройст-
вах Tablet PC, обеспечивает доступ к толковому словарю, поддерживает
полноэкранное воспроизведение видеозаписей. Интеграция с проигрыва-
телем Microsoft Windows Media обеспечивает полноэкранное воспроизве-
дение видеоизображений, воспроизведения потокового аудио и видео.
• Outlook 2003 был подвергнут существенной переработке с тем, чтобы
пользователи могли лучше систематизировать и обрабатывать постоянно
растущие объемы данных. Значительно упрощено чтение сообщений
электронной почты, особенно длинных. Область чтения электронной поч-
ты отображает вдвое больше текста, что снижает необходимость в про-
крутке при чтении сообщений.
Outlook 2003 использует новые фильтры для незапрашиваемой информа-
ции, добавлены новые элементы для электронной почты и персональной
информационной системы (PIM). Всплывающее уведомление о поступле-
нии нового сообщения появляется немедленно, в каком бы документе вы
ни находились.
Новая технология помогает обнаруживать нежелательные сообщения во
входящей почте. Планирование в Outlook занимает меньше времени бла-
годаря возможности совместного доступа в организации к содержащимся
в нем личным данным, в частности календарям и спискам контактов. Не-
сколько сообщений объединяются в один поток, облегчая отслеживание
обсуждений. Кроме того, при пересылке и ответе удаляются ненужные
данные, упрощая чтение длинных потоков сообщений.
Значительно обновлен календарь. Если отправить с помощью Outlook со-
вместно используемые вложения, получатели могут открыть локальную
копию вложения и работать с ней или найти в общей рабочей области до-
кумента последнюю версию вложения и загрузить ее.
• В Access 2003 выявляются и помечаются наиболее распространенные
ошибки и предлагаются варианты их исправления. Обеспечена проверка
ошибок в конструкторе форм и отчетов. Автоматически определяется за-
висимость объектов. Предусмотрена возможность использования смарт-
тега автчэзамены.


Установка, активация, обновление и удаление
Office 2OO3
Пакет Office System можно установить на каждом локальном компьютере
сети или на сетевом сервере.

Требования к аппаратному обеспечению для установки
приложений Office 2OO3
До установки приложений Office 2003 обязательно проверьте, соответствует
ли программное и аппаратное обеспечение вашего компьютера, изложенным
ниже требованиям:
• операционная система Microsoft Windows 2000 с пакетом обновления
Service Pack 3 (SP3), Microsoft Windows XP или более поздней версии (ре-
комендуется);
Начальные сведения^ Microsoft Office System

• процессор Pentium с тактовой частотой 233 МГц или выше, рекомендуется
Pentium III;
• необходимо иметь оперативной памяти 64 МБ (минимум), рекомендуется
128 MB;
• следует иметь 245 Мбайт свободного места для установки пакета на жест-
ком диске. Кроме того, на том диске, где установлена операционная сис-
тема, должно быть свободно 1 15 Мбайт. Место, используемое на жестком
диске, зависит от конфигурации;
• монитор Super VGA (800x600 точек на дюйм), 256 цветов или лучше. Для
использования возможностей мультимедиа необходима хорошая графиче-
ская карта;
• устройство чтения компакт-диска, если Office 2003 устанавливается с ком-
пакт-диска. Желательно иметь высокоскоростной дисковод;
• клавиатура, мышь Microsoft Mouse (Microsoft IntelliMouse) или совмести-
мое устройство;
• модем со скоростью передачи данных 14,4 Кбит/с для подключения к Ин-
тернету по телефонной линии и для удаленного доступа к сети;
• для сетевой установки необходима сетевая плата, кабель и доступ к сете-
вой папке, содержащей файлы установки Office 2003;
• при использовании нескольких языков интерфейсов 50 Мбайт для каждо-
го языка (см. ниже раздел «Языковые параметры Microsoft Office»).
Для экономии пространства на жестком диске вы можете запускать прило-
жение с компакт-диска или при работе в сети с сервера. Этот вариант требует
в несколько раз меньше свободного дискового пространства.
Для приложения Microsoft Office InfoPath 2003 требуется Microsoft Internet
Explorer версии 6.0 или более поздней версии. Для использования расширен-
ных возможностей совместной работы в Microsoft Office Outlook 2003 может по-
требоваться Microsoft Exchange Server 2003. Для использования функциональ-
ных возможностей Интернета требуется отдельное телефонное соединение или
широкополосный доступ.
Требования к аппаратному обеспечению при использовании программ рас-
познавания речи (только на английском, японском и упрощенном китайском
языках):
• процессор Pentium II с тактовой частотой 400 МГц или выше;
• не менее 128 Мбайт оперативной памяти;
• звуковая карта, микрофон и динамики для воспроизведения звука.

Последовательность установки Office 2OO3
Перед запуском программы установки Office Setup закройте все работающие
программы, отключите используемую антивирусную программу. Если исполь-
зуемая антивирусная программа запускается автоматически при запуске
Windows, то для ее отключения перезапустите Windows, при нажатой клавише
Shift.
Программа Office Setup запускается автоматически после установки в диско-
вод компакт-диска. В диалоговых окнах Установка Microsoft Office 2003
(Welcome to Microsoft Office 2003 Setup) вам будет необходимо ввести Ключ
(Product Key) u информацию о пользователе: Имя пользователя (User name), Ини-
Глава 1
: -•

циолы (Initials), Организация (Organization). Ключ обычно приводится на желтой
наклейке на обратной стороне коробки с компакт-диском. Кнопка Справка
(Help) в диалоговых окнах позволяет получить информацию по выполняемому
шагу установки.
Затем вам предложат принять условия лицензионного соглашения и устано-
вить флажок, подтверждающий ваше согласие (I accept the terms in the License
Agreement). В лицензионном соглашении оговариваются права пользователя на
лицензированный программный продукт корпорации Майкрософт, который
будет установлен на компьютере. Если вы не согласны с этими условиями, то
установка Office невозможна.
В новом окне Установка Microsoft Office 2003 необходимо положением пере-
ключателя задать требуемый тип установки:
1. Обновление — установка новых версий только тех приложений, которыми
вы пользовались ранее. Все файлы предыдущей версии будут удалены,
новая версия будет установлена в соответствии с текущей конфигураци-
ей. Рекомендуется выбрать этот тип установки.
2. Другие типы установок.
Если вы выберете Другие типы установок, то сможете указать, какие вы хо-
тите установить на компьютере приложения (рис. 1.1). Установка флажка Рас-
ширенная настройка приложений, позволяет задать один из следующих вариан-
тов инсталляции (рис. 1,2):

Рис. 1.1 * Установка Microsoft Office 1003
Выбор устанавливаемых
C!n
Mkrosnft Office - профнииональнь|й рыпусц вере* 2003
приложений Microsoft Off ice
Выборочная установка


выберите у"анавливае№1е приложения MicrtisottDltice 2003:




работы ir.fopaBi требуется Mtrasoftwiarnet Explorer версич 6.0 или бопев ПОЭДНЁ


' кастрой-э гришжений. . -


Требуется на диснз С: 299 МБ
Доступно на ДИСКЕ с :754 МБ




1. Запускать с моего компьютера (Run from My Computer) — запись указанно-
го вами компонента приложения на жесткий диск компьютера.
2. Запускать все с моего компьютера (Run all from My Computer) — запись
компонента и входящих в него вложенных компонентов на жесткий диск
компьютера.
3. Устанавливать при первом вызове (Installed on First Use) — копирование
файлов на жесткий диск производится только при первом обращении
к компоненту. При этом для установки компонента потребуется доступ
к компакт-диску или серверу сети, с которого выполнялась установка.
Начальные сведения о Microsoft Office System^ 23

4. Компонент недоступен (Not Available) ˜ компонент и все его вложенные
компоненты не копируются на жесткий диск, а остаются на ком-
пакт-диске, с которого производится установка. Этот вариант предусмот-
рен для тех компонентов, которыми вы не собираетесь пользоваться. При
желании нужный компонент можно будет установить позднее.
Для выбора устанавливаемых компонентов приложения щелкните знак
плюс (+). Чтобы изменить способ установки компонента, щелкните значок ря-
дом с названием компонента и выберите требуемый вариант из появившегося
списка.

Рис. 1.2 Установка Microsoft Office ДЮЗ
Выбор варианта установки
С!п
компонентов Office 2003 Microsoft Office - профессиональней выпуск версии 2003

Расширенная настройка

» берите параметры установки приложений и средств.



Ш еа-1 м trosaft office дссеее
ifflj Microsoft Office Елее)
Ж
SU Microsoft Office Outlook
»
.t- JJ-I Microsoft Office Powe^Font
*, JCjJMW-oscft Office РиЫагвг
5H SSBjl Microsoft office Word
Щ X -I Mtrosoftoffice InfcPath
> 'U^i Ойшие средства office



Описание ; йЭ1 Запуоадть все с моего компьютера
При/ю«ания'
MCfOsoftoffi IS Уст»(авл«эть при первом вызове

•X компонент недоступен




Первый и второй варианты предусматривают возможность дальнейшей ра-
боты с приложениями без обращения к компакт-диску или установка компо-
нентов по первому требованию, чтобы сэкономить место на жестком диске
компьютера. Третий и четвертый варианты используются для экономии про-
странства на жестком диске компьютера, если на нем мало свободного места.
Система автоматически предупреждает пользователя, в тех случаях, когда необ-
ходима дополнительная установка файлов с дистрибутива. Недостаток двух по-
следних вариантов состоит в увеличении затрат времени на работу с приложе-
нием.
Если компонент имеет вложенные компоненты, значок с белым фоном ука-
зывает на то, что для компонента и его вложенных компонентов выбран один
вариант установки. Серый фон значка указывает на то, что для компонента
и его вложенных компонентов выбраны различные варианты установки.

Использование клавиатуры для выбора варианта установки
Для перемещения между строк можно использовать клавиши стрелка-вверх
и стрелка-вниз. Клавиша стрелка-вправо служит для развертывания компонен-
тов, содержащих один или несколько вложенных компонентов. Для свертыва-
ния развернутых компонентов используется клавиша стрелка-влево. Выделив
компонент, способ установки которого требуется изменить, нажмите клавишу
24 Глава J

Пробел, чтобы отобразить меню вариантов установки. Выберите нужный вари-
ант с помощью клавиш стрелка-вверх и стрелка-вниз, а затем нажмите клави-
шу Enter.

Сохранение на компьютере преды пущих версий приложения
Если вы решили сохранить предыдущие версии некоторых приложений
Office, то поставьте флажки около названий этих приложений в диалоговом
окне. Отметим, что для установки новой версии Microsoft Outlook 2003 обяза-
тельно требуется удаление предыдущей. Если требуется оставить предыдущую
версию Microsoft Outlook 2002, то необходимо сначала исключить новую вер-
сию Microsoft Outlook 2003 из числа устанавливаемых приложений. Нажмите
кнопку Назад (Back), чтобы дернуться к той части программы установки, где
необходимо изменить настройки. Чтобы начать установку, нажмите кнопку Ус-
тановить (Install),

Установка пополнительных конвертеров формата файлов
По умолчанию при установке приложений Microsoft Office устанавливаются
наиболее часто используемые конвертеры форматов файлов. Если необходимо
открыть или сохранить файл в формате, конвертер для которого не установлен
по умолчанию, возможно, понадобится установить дополнительный конвертер.
Чтобы проверить, установлен ли требуемый конвертор, откройте диалоговое
окно Открытие документа (Open) и просмотрите список Тип файла (Files of
Type).
Если формат импортируемого файла не указан в списке, то запустите про-
грамму установки Setup и выберите пункт Установка и удаление компонентов
(Add and Remove Features), Найдите в диалоговом окне строку Совместно исполь-
зуемые компоненты Office (Office Shared Features), а в нем Конвертеры и фильтры
(Converters and Filters), Выберите требуемый элемент в списках Конвертеры тек-
ста (Text Converters) или Графические конвертеры (Graphic Converters). Дополни-
тельные программы преобразования форматов доступны на веб-узлах Microsoft
Office Resource Kit и Microsoft Office. Следует учитывать, что многие програм-
мы имеют команду Экспортировать (Export), позволяющую создать файл, со-
вместимый с Microsoft Office.

Изменение варианта установки и обновление компонентов
Office 2OO3
Для любого приложения Office 2003 можно изменить вариант установки.
Для этого вставьте в дисковод компакт-диск, используемый для инсталляции,
нажмите кнопку Пуск (Start) выберите команду Настройка (Settings), Панель
управления (Control Panel) и дважды щелкните в окне панели управления зна-
чок Установка/удаление программ (Add/Remove Programs). Если приложение
Microsoft Office было установлено с сервера сети или из общей папки, то для ус-
тановки или удаления компонентов необходимо использовать тот же ресурс.
Откройте вкладку Установка/удаление программ (Install/Uninstall), выделите
пункт Microsoft Office 2003 и нажмите кнопку Заменить. Запустится программа
установки Office 2003. В окне Установка Microsoft Office 2003 (Microsoft Offi-
ce 2003 Setup) выберите одно из трех положений переключателя:
Начальные сведения о Microsoft Office System 25

• Добавить или удалить компоненты — изменить набор установленных компо-
нентов (Add or Remove Features — Change which features are installed or remove
specific features).
• Восстановить Office -- восстановить исходное состояние Microsoft Offi-
ce 2003 (Repair Office — Restore your Microsoft Office 2003).
• Удалить Office — удалить Microsoft Office 2003 с компьютера (Uninstatt Offi-
ce — Remove Microsoft Office 2003 from this computer).
He рекомендуется удалять файлы приложения «вручную», так как дополни-
тельные сведения о приложении могут содержаться в реестре, в файлах ини-
циализации (*,ini) и в файлах динамически компонуемых библиотек (*.dll).

Перенос выполненных установок на другой компьютер
С помощью Мастера сохранения установок (Save My Settings Wizard) можно
сохранить в файле сделанные установки и перенести их на другой компьютер.
Для отображения мастера на экране нажмите кнопку Пуск (Start), укажите Все
Программы (All Programs), Microsoft Office (Microsoft Office), Средства Microsoft
Office (Microsoft Office Tools) и выберите Мастер сохранения настроек Microsoft
Office 2003.
Активация Office 2OO3

Запомните
Чтобы избежать нелегального.и.слользования пакета Gffice2003 Microsoft-испольу.
зует технологию Microsoft Product Activation (МРА), ...

Эта технология предусматривает обязательную регистрацию в Интернете
или по телефону приобретенной копии Office 2003. Без регистрации допускает-
ся не более 50 запусков любого из приложений Office (Word, Excel и т.п.). На
51-м запуске без активации Office переходит в режим «ограниченной функцио-
нальности», в котором недоступны основные возможности пакета.
В процессе инсталляции программа определяет характеристики и считывает
серийные номера процессора, памяти, материнской платы, жесткого диска
и некоторых других устройств. После чего на основании полученной информа-
ции ПО генерирует специальный 50-разрядный идентификационный номер
установки (Installation ID). Предусмотрены два варианта регистрации: при ра-
боте на компьютере в Интернете или с использованием любого другого средст-
ва связи: телефона, почты, телеграфа, факса. Для этого идентификационный
номер установки передается в центр активации (в России он организуется на
базе информационного центра Microsoft).
При изменении аппаратного обеспечения компьютера требуется повторная
регистрация. Если модернизации подверглось не более трех компонентов, то
предполагается, что новой активации продукта не потребуется. Использование
пакета на другой машине не допускается.
Глава 1
26 __


Языковые параметры Microsoft Office
Изменение языка интерфейса и справки Microsoft Office
В настоящее время над проектами часто работают большие многонацио-
нальные коллективы, говорящие на разных языках. Чтобы облегчить работу та-
ких коллективов с Microsoft Office предусмотрен выбор языка интерфейса
пользователя и справочной системы при наличии пакета многоязыковой под-
держки Microsoft Office 2003 Language Pack, который поставляется на отдель-
ном компакт-диске. Например, многонациональная корпорация может ис-
пользовать английский интерфейс для упрощения обучения и технической
поддержки в пределах организации. Однако если пользователь при чтении ин-
струкций отдает предпочтение русскому языку, он сможет выбрать этот язык
для справочной системы.
Ядро системы Microsoft Office отделено от программных блоков, обеспечи-
вающих поддержку различных языков. Изменение языка интерфейса пользова-
теля не оказывает влияния на формат сохраняемых или редактируемых файлов
Office. Для открытия таких файлов не требуется конвертер. Некоторые коман-
ды приложений Microsoft Office используются только в определенных языках.

Создание многоязычных документов
В Office 2003 при переключении клавиатуры автоматически переключается
шрифт и язык, что позволяет создавать и редактировать документы на несколь-
ких языках. При наличии в системе соответствующих шрифтов можно откры-
вать и редактировать документы, созданные в другой версии, например,
в японской, производить проверку текста на другом языке средствами провер-
ки именно этого языка.
Ввод текст на любом языке можно выполнять без переключения языка ин-
терфейса. Приложения Office 2003 могут определять язык, на котором вводится
текст. При выполнении некоторых операций: при вставке даты, денежных еди-
ниц учитываются национальные особенности, установленные при настройке
операционной системы.

Ввоп текста на разных языках
Microsoft Office позволяет ввести текст в документ следующими способами:
1) ввести текст с клавиатуры;
2) надиктовать текст, используя микрофон;
3) написать замечания от руки;
4) скопировать и вставить текст из другого источника.
Выбор способов 2 и 3 ввода информации осуществляется с помощью панели
языка (Language bar). Она отображается в правом верхнем углу экрана. Если
языковая панель свернута, то для ее восстановления щелкните индикатор язы-
ковой панели, расположенный рядом с часами и выберите команду Восстано-
вить языковую панель в контекстном меню.
Если языковая панель не установлена на вашем компьютере, то для ее уста-
новки выволните следующую последовательность действий: нажмите кнопку
Пуск (Start), выберите команду Панель управления (Control Panel), щелкните
в открывшемся диалоговом окне значок Установка и удаление программ (Add or
Remove Programs), нажмите кнопку Изменение или удаление программ (Change or
Начальные сведения о Microsoft Office System 27

Remove Programs), выделите в списке Microsoft Office — Профессиональный выпуск
версии 2003, нажмите кнопку Изменить, установите переключатель в положе-
ние Добавить или удалить компоненты (Add or Remove Features), нажмите кнопку
Далее, установите флажок Расширенная настройка приложений и нажмите кноп-
ку Далее, откройте Средства Office, найдите Языковые параметры и установите
флажок Запускать с моего компьютера (Run from My Computer). •


Различные варианты получения справочной
информации
С Office 2003 поставляется обширная справочная система, помогающая луч-
ше узнать возможности приложений. Для получения ответа на интересующий
вас вопрос по работе с Office на автономном компьютере (Local Help) вы може-
те воспользоваться:
• полем Введите вопрос (Type a question for help). Это поле располагается
в строке меню приложения.Office. Оно ускоряет получение справочной
информации, так как нет необходимости отображать помощника или вы-
зывать справку;
• интерактивной справкой, предоставляемой помощником (Office Assistant);
• областями задач Приступая к работе (Getting Started) и Справка (Microsoft
Help). Для отображения области задач, содержащей справку по работе
с активным приложением, нажмите клавишу F1;
• меню Справка (Help) в окне программы;
• контекстно-зависимой справкой по выделенной команде/элементу экрана;
• всплывающими подсказками, которые поясняют назначение кнопок на
панелях инструментов;
• файлом Readme для данного приложения.
При наличии доступа в Интернет вы можете воспользоваться сведениями,
представленными на серверах Microsoft (Web Resources): http://www.mic-
rosoft.com/ais/, http://www.microsoft.com/support/, gopher://gopher.microsoft.com/,
ftp://ftp.microsoft.com/, службой Ask Maxwell, доступной только на английском
языке, и в справке Microsoft Office Online Assistance. Справочные материалы
и статьи по технической поддержке регулярно обновляются. Сервер новостей
Msnews.Microsoft.com предлагает различные группы новостей по адресу
microsoft.public.access.subject. Подписка на компакт-диск «Microsoft TechNet»
позволяет ежемесячно получать компакт-диски с полным объемом информа-
ции о поддержке продуктов корпорации Майкрософт.
Чтобы обеспечить предоставление самых последних сведений о Word 2003,
некоторые разделы справки включают ссылки на узлы веб, различные статьи
и другие справочные источники. Например, сведения в каком-либо разделе
справки могут быть дополнены сведениями соответствующей веб-страницы,
например, с веб-узла Microsoft Office Update.
Обширная информация по работе с Microsoft Office содержится в пакете
Microsoft Office Resource Kit (ORK). Пакет поставляется на компакт-диске. Его
можно загрузить с веб-узла Microsoft.
Для получения справочной информации по работе с приложением или для
загрузки добавочных компонентов с веб-узла Microsoft выберите команду Office
в Глава 7

в Интернете (Office on Microsft.com) в меню Справка (Help). Новая версия цен-
тра помощи (http://office.microsoft.com/Assistance/default.aspx) предоставляет
самые последние справочные данные и инструкции. Сведения на этом веб-узле
регулярно обновляются, они предназначены для того, чтобы ответить на кон-
кретные запросы пользователей и решить их проблемы.
Зарегистрированные пользователи Microsoft Office могут проконсультиро-
ваться с инженером технической службы Microsoft. Телефон службы Центра
информационной поддержки в Москве: (095) 916-7171, в Санкт-Петербурге
(812) 118-36-36. Телефон Microsoft Download Service (MSDL) в США: (206)
936-6735. Вы можете воспользоваться услугами Центра информационной под-
держки в России, предварительно отослав регистрационную карту покупки
Office по адресу 125252 Москва, абонентный ящик 70, ЗАО Microsoft.
В материалах справочной системы Office широко используются гиперссыл-
ки. Эти материалы можно распечатать или скопировать в буфер обмена.

База знаний
База знаний (the Knowledge Base) является основным источником информа-
ции о продуктах для пользователей и для инженеров служб поддержки корпо-
рации Microsoft. В ней содержатся сведения о выполнении конкретных задач;
ответы на вопросы, связанные с технической поддержкой продуктов; списки
обнаруженных ошибок и способов их исправления.
Доступ к базе знаний возможен через Интернет. Узел поддерживает полно-
текстовый поиск и автоматически предоставляет ссылки на файлы из библио-
теки программного обеспечения корпорации Microsoft для непосредственной
загрузки этих файлов. База знаний также содержится на компакт-дисках
Microsoft TechNet и Microsoft Developer Network.

Обращение к помощнику

Помощник (Office Assistant) отображается на экране после запуска любого
приложения Office или выбора в меню Справка команды Показать помощника.
Используя технологию Microsoft IntelHSense, он анализирует действия пользо-
вателя и автоматически предлагает советы и разделы справки по текущей вы-
полняемой операции.
Чтобы получить нужную справочную информацию, щелкните помощника
мышью и введите в поле Выберите действие: в произвольной форме текст инте-
ресующего вас вопроса, например, «Как создать^таблицу?» (рис. 1.3). Список
разделов справки, рассматривающих интересующую вас тему отобразится по-
сле нажатия клавиши Enter или кнопки Найти (Search). Выберите соответст-
вующий раздел. Помощник отобразит окно справочной системы, в котором бу-
дет открыт выбранный вами раздел.

Рис. 1.3 Выберите действие:
Окно помощника, позволяющее ввести интересующий вас
вопрос

Параметры Найти

У
Начальные сведения о Microsoft Office System •

Помощник следит за действиями пользователя и периодически предлагает
вывести справку по теме, связанной с выбранными командами. Например, при
редактировании документа помощник может предложить совет по сохранению
форматирования при копировании из одного документа в другой.
Отобразить помощника на экране можно следующими способами:
В окне программы выбрать в меню Справка (Help) команду Показать по-
1.
мощника (Show the Office Assistant).
2. Нажать кнопку Помощник (Office Assistant) на панели инструментов Ц
Стандартная.
3. Нажать клавишу F1.
Чтобы отключить режим использования помощника, в меню Справка (Help)
выберите команду Скрыть помощника (Hide Assistant) или щелкните его правой
кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Скрыть (Hide).

Выбор другого помощника
Для всех приложений Office используется один и тот же помощник. Поэтому
любое изменение его параметров отражается также и в других приложениях
Office. По умолчанию помощник (Office Assistant) имеет вид стилизованной
канцелярской скрепки, которая носит название Скрепыш (рис. 1.4).
Рис. 1.4
Различные персонажи в роли
помощника; Скрепыш, Мурка,
Маг




Если вы хотите выбрать другого помощника, шелкните используемый пер-
сонаж мышью и нажмите кнопку Параметры (Options), В диалоговом окне По-
мощник (Office-Assistant) откройте вкладку Коллекция (Gallery) и выберите новый
персонаж (рис. 1.5).
Кнопки Назад (Back) и Далее (Next) позволяют просмотреть имеющиеся
персонажи. Вы можете выбрать в качестве помощника мультипликации с изо-
бражением Мурки, Мага, колобка с улыбкой до ушей, собачонки и т.п. (см,
рис. 1.4). При наличии доступа в Интернет можно использовать дополнитель-

Рис. 1.5
Диалоговое окно,
Коллекция Парамет
позволяющее выбрать
помощника Выбершв помоин1*э с помощью «попок "< Наэаз" и "Далее »"

Не прищпо пи йреня поиграть
кошт-мышки?




Если вы onor-flcct за ответами на территории Office, Мурка
поможет их еьследять,
о Глава 7


ные персонажи с веб-страницы Microsoft Office. Для этого выберите команду
Office в Интернете (Office on the Web) в меню Справка (Help).

Настройка параметров работы помощника
Для настройки параметров отображения помощника щелкните его правой
кнопкой мыши, выберите в контекстном меню команду Параметры (Options).
На экране отобразится диалоговое окно Помощник (Office Assistant) с открытой
вкладкой Параметры (Options) (рис. 1.6).
• После установки флажка отображать справку для мастеров (Help with
wizards) помощник сопровождает работу большинства мастеров выводом
справки. Чтобы эта информация не отображалась, снимите флажок.
• Для отображения сообщений установите флажок отображать сообщения
помощника (Display alerts). Если на вашем компьютере установлена звуко-
вая карта, то для прослушивания звукового сопровождения помощника на
компьютере установите флажок звуковое сопровождение (Make sounds).
• Установка флажка не закрывать данные (Move when in the way) обеспечива-
ет автоматическое перемещение помощника в сторону от активных эле-
ментов на экране, например диалоговых окон.
• После установки флажка подбирать разделы справки (Guess help topics), по-
мощник, исходя из действий пользователя, будет находить подходящие
разделы. Чтобы справка не появлялась на экране без обращения к ней,
этот флажок следует снять.
• В разделе Отображать советы (Show tips about) установка флажка об ис-
пользовании возможностей программы (Using features more effectively) обеспе-
чивает вывод советов по использованию различных приемов и возможно-
стей, которые могут быть вам неизвестны.
• Установите флажок отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of
the Day at startup) для вывода на экран совета дня при запуске приложения.
• Кнопка Очистить журнал (Reset my tips) обеспечивает очистку журнала со-
ветов. В результате уже выводившиеся советы будут повторены.
Персонажи помощника различаются по активности. Самые активные пер-
сонажи — Колобок (The Dot) и Бобик (Rocky).
Для вывода сведений о наиболее важных приемах, например, о тех, которые
позволяют значительно экономить рабочее время, установите флажок отобра-
жать только важные советы (Only show high priority tips).
Рис. 1.6
Настройка режима работы
помощника и параметров
lv
№г»"ьггеагь™нацни«
ОТОбраЖеНИЯ СОВетОВ
Р" отображать справку Для цэсг
1? отображать сообщен** печатника К Kymeoei
Г" прссиэтриаап. два справочных смствны при работе с VBA

Отображать советы
' Г" об исподьзоэзгии воз Г ОТоф*хзть голькс вэжнье советы
Г ой операция» с мышь Г" DToE^ayaib погвэнщй совет гри запуске
Ойчстипь журнал I
Г" О CONgTdHUH КПсЕИШ
Начальные^сведения о Microsoft Office System^

Совет дня отображается на экране рядом с помощником после каждого за-
пуска приложения. В нем содержатся краткие, полезные для ознакомления
с программой подсказки. Если вы не хотите, чтобы совет дня появлялся при за-
пуске приложения, сбросьте флажок отображать полезный совет при запуске
(Show the Tip of the Day at startup).

Работа с помощником с клавиатуры
При работе, с помощником можно использовать клавиши, приведенные
в таблице 1.2.
Таблица 1.2. Клавиши, используемые при работе с помощником
Действие Клавиши
Активизация окна помощника Alt+F6
Выбор одного из предлагаемых помощником Alt+цифра (1 — первый раздел,
разделов справки 2 — второй раздел и т.д.)
Переход к следующему экрану списка разделов Alt+стрелка вниз
справочной системы
Переход к предыдущему экрану списка Alt+стрелка вверх
разделов справочной системы
Esc
Закрытие сообщения помощника
F1
Получение справки у помощника
Alt+Д
Просмотр следующего совета
Просмотр предыдущего совета Alt+H
Esc
Закрытие окна советов
Отображение или скрытие помощника Tab — переход к кнопке Помощник;
в мастере Пробел — отображение помощника или
отключение справки по мастеру
Примечание: клавиши, которые следует нажать вместе для выполнения операции,
объединены знаком +.

Справка по работе с приложением

Запомните
:...; Для лучшег6=изучения:воаможноЬтей приложения выберите в. окне
в менкз Справка (Help) пункт Справка: Microsoft Office ..., например; при рЬботе
' с приложением Word, выберите команду Справка по Microsoft Word или нажмите
Ft .

Ha экране отобразится область задач, например, Справка Word (Microsoft
Word Help) (рис. 1.7). Эта область задач имеет гиперссылки, позволяющие про-
смотреть оглавление справки приложения, соединиться с сервером Office on
Microsoft.com, если ваш компьютер подключен к Интернету, перейти на до-
машнюю страницу Microsoft Office Online и т.д.
Использование справки Microsoft Office 2OO3
Справка Office 2003 имеет две вкладки: Содержание (Contents) и Поиск
(рис. 1 .8). Вкладка Содержание полезна, когда необходимо получить общие све-
дения по интересующему вас вопросу, например, по новым возможностям
Глава 1
12

Рис. 1.7
Область задач Справка Word




rttpwtflbt:* tf еве
Jtferabctt Office Onli
^ Пооддодода*




См. также Щ




Рис. 1.8 |? С«ран на Microsoft Office Word
j ЕЯ
ПК
2.001
Вкладка Содержание окна 1 "_ . — "— , J
-
' -˜- JOrn rf?
ЛЁ1 Ал
9 1 ^ - & Er
Справка Microsoft Office
Word 2003 Свмржани^ГЪ.*! .
—- « вЩ
8^ |
Ч tU Запуск и параметры л; [ il О» ""уоиТСИм
iga Word 2003
Щ НОВЬШ BCHHOJKMDC',-..1-

И
5
Ш АКГНВЗЦИЯ ПрОДуИ"; !
Я
iS Новые зозьюжнос';:^
Рабочие области для документов

стр. 1
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>