<<

стр. 2
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

@ Заяе/.ение ое отк:';Т|
И Услоьин мпольл:
. Гланнаягтоаншагювыхвозмохноствй
и! ^ Получение справкщ '•'.-Л-
•f ^ Специальные еоэ Щ • -';":
\
Рабочие области для докумектсе используются для
.;t: ^ Установка и наст|!?|
i
упроце-ия совиестнссо с другие пользователями
ч ^ РэОота с Исгоао1Ш|
. создания, редактирования и npceeptw документов в ^
4', ^ Управление файл'^
р«жмме реального времени в MKrasoft office
.11 ^ Распознавание ру}Ш
Word 2003, Mcrosoft OfSce Excel 2003, Mcrosoft office
!* ^ Создание докумекто -:
PowerPoint гсоз или r-taosoft Maosoft Office
>*: ^ Присмотр докуыен-о -
Visto НЮЗ, Узел рабочей области для документов
Ф Формэтирсвание дш -I является узлом Mcrosoft Window StiarePoint services,
:
ф Работа с текстом передо точенном на одн.ом или место ъки*
ф РаОотэ с рисунками '-^ дсжументах. Совместная работа над д дгументом
Ф Печать файлов . мо*ет осуществляться нескодьи^м способами
ф оае:печение беэопа Можно работать непосредственно в копии рабочей
•>. ft Массовые рассылки : области документа или в собственной копии,
которую можно периодически обновлять, добавляя
( ft ИСПОЛЬЗЭВЭгЩЗ М.СГС'^

^Ен? сохраненные в копии на узле рабочей области для
^_J

Word 2003. Чтобы открыть нужный раздел справки щелкните мышью требуе-
мую ссылку.
Настройка режима отображения окна осуществляется кнопками Скрыть/По-
казать, Назад, Вперед, Печать, Параметры в верхней части окна. Кнопки Назад
и Вперед позволяют вернуться к ранее просмотренным разделам справки.


Различные способы запуска приложений
Microsoft Office
Приложение Microsoft Office можно запустить следующими способами:
нажать кнопку Пуск (Start), выбрать в открывшемся меню команды Все
1.
программы (All Programs), Microsoft Office и команду с названием прило-
жения, например Microsoft Office Word 2003;
Начальные сведения о Microsoft Office System 33


2. нажать кнопку приложения на панели Быстрый запуск;
3. в окне папки с документом приложения дважды щелкнуть его значок -
запустится приложение и откроется документ;
4. нажать кнопку Пуск (Start), выбрать в главном меню команду Выполнить
(Rim) и ввести в поле Открыть (Open) имя исполняемого файла прило-
жения, или просто название приложения, например, excel;
5. поместить ярлык приложения в меню Автозагрузка (Startup), что обеспе-
чит запуск приложения сразу после запуска операционной системы;
6. дважды щелкнуть значок ярлыка приложения (рис. 1.9), если он был до
этого помещен на рабочий стол или в другую папку.
Рис. 1.9
Ярлык приложения Word
Microsoft Word




Задание сочетания клавиш, запускающих приложение, и способ
отображения окна приложения
Чтобы задать сочетание клавиш, запускающих приложение, и изменить спо-
соб отображения окна приложения, используемый по умолчанию, щелкните
ярлык правой кнопкой и выберите команду Свойства (Properties). Откройте
вкладку Ярлык (Shortcut) (рис. 1.10).
Рис. 1.10 Свойства: Microsoft Office Word 200 i

Диалоговое окно, позволяющее задать сочетание
клавиш, запускающих приложение, или изменить
способ отображения окна приложения
Лрчлсхача
Тип объекта.

Размещение:

.Kb#cf!&
; Ofimicii




Тип окна, используемый по умолчанию, после запуска приложения: стан-
дартное окно, развернутое окно (полноэкранный режим) и свернутое окно
(кнопка на панели' задач) выбирается в раскрывающемся списке Окно (Run).
Сочетания клавиш, которое можно использовать для запуска приложения
задается в поле Быстрый вызов (Shortcut key). Это сочетание автоматически
включает клавиши Ctrl+Alt. Установите курсор в это поле и нажмите клавишу,
которую следует добавить в сочетание. Например, чтобы определить сочетание
клавиш Ctrl+Alt+H, нажмите Н. В сочетаниях нельзя использовать клавиши
Esc, Enter, Tab, Пробел, Print Screen и Backspace.
2 Microsoft Office 20(13
м Глава 7


Заданное сочетание не должно использоваться ни одной другой програм-
мой. Если оно совпадает с какой-либо назначенной клавишей, используемой
программой для Windows, эта клавиша просто не будет работать. Назначенная
клавиша — это клавиша, которая при одновременном нажатии с клавишей Alt,
выполняет действие, аналогичное выбору мышью команды меню.

Сознание ярлыка приложения на рабочем столе
Приложение можно запустить двойным щелчком мыши по значку ярлыка.
Значок ярлыка, как правило, отличается от значка объекта, для которого он
создан (в данном случае значка приложения), только стрелкой перехода (см.
рис. 1.9).
Ярлык — это ссылка на объект. Файл ярлыка занимает мало места на диске
(около 1 Кбайта). Поместив ярлык приложения на рабочий стол, вы сможете
запускать приложение двойным щелчком мыши ярлыка, не обращаясь к меню.
Для перемещения ярлыка приложения на рабочий стол нажмите кнопку Пуск
(Start), выберите команды Все Программы, Microsoft Office (АН Programs, Micro-
soft Office) и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите значок при-
ложения, например Microsoft Office Word 2003, на рабочий стол.

Закрытие документа и выход из приложения
Microsoft Office
Закрытие документа

Запомните
Прежде чем закрыть,документ, дохраните его. 1=С.ЛИ-ЭТРГО не• еделотьло после/вы-
бора команды Закрыть (Close) в меню Файл (File) появится запрос о необходимо-
стисохранения изменений, внесенных; в документ во вре;мя текущего сеанса ра-
боты; Сохранить изменения в документе •:*.с/ос? (Do you want to save ft© changes
; you mode to I:.'d6c3) (рис, 1.11);

Если помощник активен, то запрос о сохранении изменений отобразится
в его окне. Нажав кнопку До (Yes), вы сохраните документ. После щелчка кноп-
ки Hem (No) внесенные изменения не будут сохранены. Кнопка Отмена
(Cancel) вернет в окно документа, над которым вы работали.
Чтобы закрыть окно документа, вы можете нажать кнопку Закрыть (Close)
в правом верхнем углу окна документа. Для закрытия всех открытых докумен-
тов нажмите клавишу Shift до открытия меню Файл (File) и выберите в этом
меню команду Закрыть все (Close All).
Рис. 1.11 Microsoft Office Word
Запрос о необходимости сохранения
изменений, внесенных в документ во время
Сохранить изменения в документе проба,doc?
• 1\
текущего сеанса работы
Начальные сведения о Microsoft Office System 35

Выход из приложения
После закрытия документа окно приложения остается открытым. Окно при-
ложения можно закрыть следующими способами:
1. нажать кнопку закрытия окна в верхнем правом углу окна;
в меню Файл (File) выбрать команду Выход (Exit);
2.
3. дважды щелкнуть мышью кнопку оконного меню;
выбрать команду Закрыть (Close) в оконном меню;
4.
5. нажать клавиши Ctrl+ц (Ctrl+W);
6. установить указатель на кнопке окна на панели задач и нажать правую
кнопку мыши. В контекстном меню выбрать команду Закрыть (Close);
7. нажать клавиши Alt+F4.

Упражнения
1. Отобразите на экране помощника, нажав кнопку Помощник на панели
инструментов Стандартная (Standard). Выберите в качестве помощника
различные персонажи (Office Assistant) и посмотрите, чем они отличают-
ся. Чтобы выбрать другого помощника, щелкните правой кнопкой мыши
используемый персонаж и выберите в контекстном меню команду Пока-
зать помощника (Show Assistant). Откройте вкладку Коллекция (Gallery)
(см. рис. 1.3) и выберите новый персонаж,
Запустите одно из приложений Office и выберите в меню Справка (Help)
2.
пункт Справка: Microsoft Office (Microsoft Help), например, при работе
с приложением Word, выберите команду Справка: Microsoft Office Word
(Microsoft Word Help). Щелкните помощника мышью и введите в поле
Что Вы хотели бы сделать (What would you like to do) в произвольной фор-
ме текст интересующего вас вопроса, например, слово «рисунок»
(рис. 1.3).
Выводы
1. Microsoft Office 2003 — это многофункциональный комплект тесно интег-
рированных настольных офисных приложений, призванный помочь ор-
ганизациям и индивидуальным пользователям в решении их повседнев-
ных задач.
2. Office 2003 предусматривает несколько вариантов установки компонен-
тов приложений на персональный компьютер. Можно работать с прило-
жениями без обращения к компакт-диску или установить компоненты по
первому требованию, чтобы не занимать заранее место на жестком диске
компьютера.
3. В настоящее время над проектами часто работают большие многонацио-
нальные коллективы, говорящие на разных языках. Чтобы облегчить ра-
боту таких коллективов с Microsoft Office, предусмотрена возможность
выбора языка интерфейса пользователя и справочной системы при нали-
чии пакета многоязыковой поддержки.
4. Советы помощника должны помочь пользователю более эффективно ис-
пользовать возможности приложения и сочетания клавиш, оптимизиро-
вать выполнение конкретной задачи.
Глава 1
36 ;

5. Прежде чем закрыть документ, сохраните его. Если этого не сделать, то
после выбора команды Закрыть (Close) в меню Файл (File) появится за-
прос о необходимости сохранения изменений, внесенных в документ во
время текущего сеанса работы.
6. Чтобы избежать нелегального использования приложений, входящих
в комплект поставки Office Microsoft использует технологию Microsoft
Product Activation (MPA), которая предусматривает обязательную регист-
рацию в Интернете или по телефону приобретенной копии Office 2003,
Просмотр документа в окне
приложения Microsoft
Office 2O ОЗ. Создание,
открытие, сохранение
и восстановление документа


Прочтя эту главу, вы познакомитесь со следующими материалами:
• элементы окна приложения Microsoft Office;
• различные способы создания, открытия и сохранения документа;
• информация, представленная на вкладках диалогового окна свойств доку-
мента;
• восстанош!ение приложений Microsoft Office.
Открытие и сохранение документа на серверах FTP рассмотрено в главе 27
в разделе «Включение узла FTP в список узлов Интернет».


Окно приложения Office 2OO3
Элементы окна приложения Office
Окна различных приложений Office имеют одни и те же стандартные эле-
менты, что облегчает работу с ними пользователя, Вдоль верхней границы окна
расположена выделенная цветом строка заголовка (title bar) (4), в которой ото-
бражено имя файла (2) и название приложения (3) (рис. 2.1). В левой части
строки заголовка располагается кнопка оконного меню (1), в правой части -
три кнопки (9-11) управления размерами окна. Поле Введите вопрос (Type a
question for help) (5) позволяет ввести вопрос, по которому пользователь хочет
получить справку, без обращения к помощнику. Ниже строки заголовка нахо-
дится главное меню (5) и панели инструментов (6).
Вертикальная (Vertical scroll bar) (7) и горизонтальная (Horizontal scroll bar)
(13) полосы прокрутки автоматически появляются вдоль правой границы
и внизу окна, в том случае, когда все его. содержимое не отображено полно-
стью. В нижней части окна видна строка состояния (14). Для отображения раз-
личных элементов окна, можно использовать вкладку Вид (View) (см., напри-
мер, главу 11 о настройке отображения окна приложения Word).
Глава 2
18

9 1011
1 2




Рис. 2.1. Окно приложения Word

1 — кнопка оконного меню, 2 — имя файла, 3 — название приложения, 4—строка
заголовка, 5 — строка меню, 6 — панель инструментов, 7 — вертикальная полоса
прокрутки, 8 — поле ввода вопроса, по которому пользователь хочет получить справку,
9-11 —кнопки управления размерами окна, 12 — область задач, 13 — горизонтальная
полоса прокрутки, 14 — строка состояния

Три варианта отображения на экране окна приложения
Различают три варианта отображения окна приложения на экране:
• Стандартный размер — окно занимает часть площади экрана. При желании
можно переместить такое окно или его границу в другое место экрана.
• Развернутое на весь экран — окно занимает весь экран.
• Свернутое — окно изображается в виде кнопки на панели задач. Запущен-
ное приложение продолжает выполняться в свернутом окне.
Для изменения варианта отображения окна \тожно использовать команды
оконного меню или кнопки управления размерами окна в правой части строки
заголовки:
ГТ1 Кнопка Свернуть (Minimize) (9) — вдоль ее нижней границы прочерчена
ЛИНИЯ.
Кнопка Развернуть (Maximize) (10) — в окне стандартного'размера на ней
**•" изображен квадрат. После щелчка мышью на этой кнопке окно раскры-
вается на весь экран. Чтобы восстановить прежние размеры и положение
окна, дважды щелкните его заголовок.
|щ| Кнопка Восстановить обратно (Restore Down) позволяет восстановить
предыдущие размеры окна. На ней изображены один за другим два квад-
рата. В развернутом на весь экран окне она занимает место кнопки Раз-
вернуть (10). Заметим, что восстановить или развернуть окно можно так-
же двойным щелчком, мыши на строке заголовка.
Кнопка Закрыть (Close) (11) закрывает окно приложения и завершает его
""""* работу.
Просмотр документа в_ркне приложения^М!сго5оК Office 2003 39


упомните
Во вр^змя работы с документом отображайте ёгр.в.о^не, занимающем весь, эк-
ран, нажавжнопку.|-|| развертывания окна документа,или клавиши Alt+F10. ••


Работа с меню
Строка меню
Строка меню (Menu Bar) — это специальная панель инструментов, располо-
женная по умолчанию в верхней части экрана. Также, как и любую панель ин-
струментов, его можно переместить, удерживая нажатой кнопку' мыши
(рис. 2.2). Единственное отличие; строку меню нельзя скрыть. Пункты меню
можно перемещать мышью при нажатой клавише Alt.

Рис. 2.2 f$ Документа - Microsoft Word
Окно Word 2003, • т. 12 '.- ! Ж, ?
Ti-n«4ewRoman
в котором изменено
положение строки
меню и панели
инструментов
Стандартная




Выбор команды в строке меню
Как правило, в строке меню (Menu Bar) окна приложения Office представле-
ны такие пункты, как Файл (File), Правка (Edit), Вид (View), Сервис (Tools),
Справка (Help) (рис. 2,3). Щелкните мышью любой пункт меню, и откроется
меню более низкого уровня (подменю). Такое многоуровневое меню называют
раскрывающимся (Pull-Down) (ниспадающим, каскадным или падающим).
Команда, на которой остановился указатель, выделяется цветом. Чтобы ее
выбрать, нажмите кнопку мыши. Слева от команд меню расположена полоса,
на которой видны значки, дублирующие на панелях инструментов команду, ря-
дом с которой они расположены.
В большинстве случаев пункты меню являются командами. Однако они мо-
гут быть именами файлов или открытых окон. Команды меню приложений
Office позволяют работать с объектами не только на автономном компьютере,
но и в локальной сети или в Интернете.

Особенности отображения команд меню на экране
Работать можно только с теми командами меню, которые отображены ярки-
ми буквами. Элемент меню (menu item), не доступный в данный момент для
пользователя, отображается блеклым цветом.
Глава 2

Рис. 2.3 Й&ДоиументБ -Microsoft Word
Многоуровневое меню




Рядом с командой могут располагаться следующие символы:
• галочка — означает, что команда выбрана (активна). При повторном вы-
боре команда перестает быть активной и галочка пропадает;
• точка с левой стороны одной из нескольких взаимоисключающих команд
показывает, какая из них активна в настоящий момент;
• треугольник с правой стороны от команды — означает, что она имеет соб-
ственное меню более низкого уровня (например, команды Ссылка
(Reference), Рисунок (Picture) на рис. 2.3);
• многоточие после названия команды — означает, что для ее выполнения
необходимы дополнительные установки, например, для команды Схема-
тическая диаграмма. Эти установки задаются в диалоговом окне, которое
появляется после выбора команды;
• слева от некоторых команд изображен значок, который показан на кнопке
панели инструментов, дублирующей данную команду, справа — функцио-
нальная клавиша или сочетание клавиш, которые обеспечивают выбор ко-
манды (см. команду Гиперссылка на рис. 2.3).

Выбор команды меню с клавиатуры
С клавиатуры команду меню можно выбрать несколькими способами:
1. Нажать клавишу FIO для перехода на строку меню в активном окне. Для
перемещения по меню нажмите клавишу управления курсором: стрел-
ка-вправо, стрелка-влево. Чтобы открыть выделенное меню, нажмите
клавишу стрелка вниз; чтобы выбрать команду — нажмите Enter.
2. Нажать клавишу Alt и клавишу, соответствующую подчеркнутому в на-
звании меню символу. В большинстве случаев бывает подчеркнута первая
буква. Например, для.открытия меню Вид (View), нажмите Alt+в (Alt+V).
Если вы случайно нажали клавишу Alt, то для возвращения к нормально-
му режиму работы нажмите ее повторно или клавишу Esc.'
После открытия меню выбор команды производится несколькими способами:
1. Установкой курсора на команде с помощью клавиш со стрелками и нажа-
тием клавиши Enter.
Просмотр документа в окне приложения Microsoft Office 2003 41^

2. Нажатием клавиши, соответствующей подчеркнутой букве команды, на-
пример буквы Р для команды Рисунок. При выборе команд с клавиатуры
последняя должна быть настроена на тот язык, на котором написана ко-
манда.

Запомните
. ..Один несомых быстрых способов выбора некоторых.хоманд—нажать функцио--.;
нальнур Клавишу или сочетания клавиш, указанные справа от команды.-Напри-
урадам-с'командой Закрыть (Close) приведено сочетание клавиш АЙ+Р4, по-.";
>щее выполнить эту команду.

Чтобы закрыть падающее меню, щелкните мышью в любом месте экрана
вне меню или нажмите клавишу Esc. При этом вы останетесь в строке меню
и сможете продолжать с ним работу.


Оконное меню
Кнопка оконного меню находится в левом верхнем углу окна приложения
(см. рис. 2.1). Команды оконного меню управляют размерами окна, его поло-
жением на экране, позволяют закрыть окно приложения.
Если вам нужно открыть оконное меню активного окна, щелкните мышью
кнопку оконного меню или нажмите клавиши Alt+пробел — раскроется список
команд (рис. 2.4). Можно открыть оконное меню документа щелчком правой
кнопкой мыши на кнопке документа на панели задач.
Команды оконного меню имеют следующее назначение:
Восстановить (Restore) — восстанавливает размеры окна до стандарт- ^t\
ного размера от занимающего весь экран или свернутого. Команда недос- ^
тупна для окна стандартного размера.
Переместить (Move) — позволяет изменить положение окна с клавиатуры.
После выбора этой команды курсор приобретает вид четырехсторонней стрел-
ки. Установка окна на новой позиции выполняется с помощью клавиш со
стрелками. Закончив перемещение окна, нажмите клавишу Enter. Чтобы вер-
нуть окно в первоначальное положение, нажмите клавишу Esc до того, как бу-
дет отпущена кнопка мыши или нажата клавиша Enter.
Размер (Size) — позволяет изменить размеры окна с помощью клавиш со
стрелками. Закончив операцию, нажмите клавишу Enter.
Свернуть (Minimize) — сворачивает окно, при этом на панели задач остается
кнопка окна.
Развернуть (Maximize) — увеличивает размеры окна так, чтобы оно заняло
весь экран.
Закрыть (Close) — закрывает окно документа и завершает работу с приложе-
нием после закрытия всех окон документов.

Рис. 2.4 3 ' . • - !-.

Оконное меню Переместить
'Размер
i Свернуть
П Завернуть

X Закрыть Aft+F4
'_ Глава 2
42

Полосы прокрутки
Полосы прокрутки располагаются у правой границы и внизу окна. На кон-
цах полос располагаются две кнопки (1) и (3), обеспечивающие перемещение
содержимого окна и бегунка (2) (рис. 2.5).

Рис. 2.5
Расположение кнопок и бегунка на полосе


Запомните
. Перемещая бегунов вертикальной или горизонтальной полЬсы про>
жатой кнопке мыши, можно быстро отыскать необходимую информациюд.ркне'
приложения:;

По положению и длине бегунка можно определить, какая часть содержимо-
го окна видна на экране. Если на вертикальной полосе прокрутки он сдвинут
на 1/3 вниз, значит 1/3 содержимого окна расположена выше его верхней гра-
ницы. Щелчок полосы прокрутки смещает изображение на одно окно. Для
прокрутки содержимого окна с клавиатуры используются клавиши управления
курсором стрелка вверх, стрелка вправо, стрелка вниз, стрелка влево.

Запомните
• - При перемещении документа ъ окне е пбмошью полосы-прокрутки позиция кур-
сора и выделение) не меняется. -Это облегчает копирование и перемещение вы-
деленных фрагментов мышью..'

Для отображения полос прокрутки в меню Сервис (Tools) выберите команду
Параметры (Options) и откройте вкладку Bud (View) (см. главу 11, рис. 11.2).
В группе Показывать (Show) установите флажки Горизонтальная полоса про-
крутки (Horizontal scroll bar) и Вертикальная полоса прокрутки (Vertical scroll bar).


Панели инструментов
Кнопки панелей инструментов позволяют быстрее выбрать команду, так как
для их использования не надо открывать многоступенчатые меню. В окне при-
ложения Office 2003 можно расположить различные панели инструментов:
Стандартная (Standard), Форматирование (Formatting), Рисование (Drawing)
и т.д.
Кнопки панели инструментов подобраны по определенной тематике, на-
пример, на панели инструментов Стандартная (Standard), часть кнопок дубли-
рует команды из меню Файл (File) и Правка (Edit), на панели инструментов
Форматирование -- форматирование шрифтов, выравнивание текста и т.д.
Чтобы увидеть название кнопки на панели инструментов, задержите указатель
мыши на нужной кнопке, пока не отобразится ее название. Как добавить/уда-
лить кнопку на панель инструментов, отобразить подсказку, показано ниже
в этой главе.
Просмотр документа в окне приложения Microsoft Office 2003 43

Отображение и настройка панелей инструментов
Отображать в окне приложения те панели инструментов, с которыми вы не
будете работать, нецелесообразно, так как они уменьшают рабочую площадь
окна.

Запомните
; ., -Чтобы отрбразигьили скрыть? какую-либо панель цнс грументов.щелЫите прайой.
кнопкой, мыши -любое место панели--инструментов и выберите & контекстном-;}
: меню имя нужной панели или выберите соответствующую команду в меню Вид";
(View), Панели инструментов (Toolbars).

Панель инструментов можно расположить в виде полосы ниже главного
меню или вдоль края окна программы. Такая панель инструментов называется
закрепленной. Например, на рис. 2.2 панели инструментов и главное меню по-
мещено в середине окна. Панель инструментов, не привязанная к краю окна
программы, называется перемещаемой. Ее форму можно менять, сдвигая одну
из границ панели при нажатой кнопке мыши. Двойной щелчок строки заголов-
ка перемешаемой панели инструментов размещает панель в виде строки в верх-
ней части окна.
Для увеличения рабочего поля окна панели инструментов Стандартная
(Standard) и Форматирование (Formatting) можно расположить в одну строку.
При этом сократится количество кнопок, отображаемых на этих панелях инст-
рументов. Для выбора варианта расположения этих панелей инструментов на-
жмите крайне правую кнопку и выберите нужную команду: Отображать кноп-
ки на двух строках (Show Buttons on Two Rows) или Отображать кнопки на одной
стоке (Show Buttons on One Rows) (рис. 2.6).

Рис. 2.6 ЗЙ Документе - Microsoft Word
Настройка
отображения панели
инструментов




, На 0.7"
1/1 Ci 1 . Кол 1



Другой вариант отображения панелей инструментов Стандартная и Форма-
тирование в две строки: выберите команду Настройка (Customize) в меню Сер-
вис (Tools), откройте вкладку Параметры (Options) и снимите/установите фла-
жок Стандартная панель и панель форматирования в одной строке (Show
Standard and Formatting toolbars on two rows) (рис. 2.9). По умолчанию панель ин-
струментов Форматирование располагается в окне Microsoft Word ниже панели
Стандартная.
/
Добавлен не/удаление кнопок на панель инструментов
Если интересующая вас кнопка отсутствует на панели инструментов, то на-
жмите последнюю кнопку Параметры панелей инструментов (Toolbar Options).
Глава 2
А!


На экране появится команда Добавить или удалить кнопки (Add or Remove
Buttons), позволяющая показать список возможных кнопок, рядом с которыми
можно установить или (снять) флажки, обеспечивающие отображение (удале-
ние) кнопки на панели инструментов.
Другой способ добавить кнопку на панель инструментов: выберите в меню
Сервис (Tools) пункт Настройка (Customize) и откройте вкладку Команды
(Commands) (рис. 2.7). На ней показан список команд, входящих в выбранную
категорию. Перетащите интересующую вас кнопку из списка Команды
(Commands) на любую панель инструментов. Чтобы увидеть другие команды,
выберите новый элемент в списке Категории (Categories). Для удаления кнопки
с панели инструментов следует перетащить в окно документа при нажатой кла-
више Alt.

Рис. 2.7
Диалоговое окно, используемое для
добавления кнопок на панель инструментов Панели Й1струм9г1тов ;|зманды Параметры

Чтобы добавить едманду на панель ^нструмектов, выЕермте
категорЛо и перетащите команду из этого окна на п*егь.
Кагегрр™. Команды:

[ | Создать...
_|
Праека
ид ;J_- Создать
Вставка
Цр Создать |»
Формат
Сервис
Новая веб-странидэ
Таблица
Веб rju| Новое сообщение электронной
Ow+э и справка
Ц1 Создать
Рисование •
: •1 Упорядочить команды... 1




Сохранить в: Normal.dot




Сознание панели инструментов
Если необходимая вам панель инструментов отсутствует в списке, отобра-
жаемом после выбора команды Панели инструментов (Toolbars) в меню Вид
(View), то выберите в меню Сервис (Tools) команду Настройка (Customize), пе-
рейдите на вкладку Панели инструментов (Toolbars) и установите флажок для
требуемой панели инструментов (рис. 2.8). Назначение кнопок в правой части
диалогового окна:
• Создать (New) — позволяет создать новую, незаполненную панель инстру-
ментов и поместить не нее кнопки.
• Переименовать (Rename) — дает возможность дать новое имя панели инст-
рументов, созданной пользователем.
• Удалить (Delete) — удаляет панель инструментов, созданную пользовате-
лем.
• Сброс (Reset) — отменяет все внесенные изменения и восстанавливает пер-
воначальные параметры панели инструментов.
Просмотр документа в окне приложения Microsoft Office 2003 45

Рис. 2.8 Настройка
Список доступных панелей инструментов Панели инструментов Команды

Гййепи инструментов;


Форна г L^CB ание
" Microsoft
"


Аетотекст
Базы даниьв
Бвб-иэмгтанеиты

_ Вывод функциональных клаени

Контэкстные нано
Настройка изображения
Настройка объема
Настроим тени
Область задач




Параметры отображения меню на экране
Каждая новая версия Microsoft Office предоставляет пользователю дополни-
тельные возможности и, как следствие, увеличивается, количество команд
в меню.

Запомните
Чтобы упростить доступ к часто используемым командам, s Office 2003 меню мо- -'
гут автоматически адаптироваться к стилю работы конкретного пользоеателя,;
и при их раскрытии будут отображаться только команды, с которыми работа^-
пользователь в последнее время/

Такое меню называют интеллектуальным. Чтобы увидеть полный список
команд, щелкните по двойной стрелке в нижней части меню или подержите не-
сколько секунд меню открытым. После выбора скрытой команды она в соот-
ветствии с правилами технологии IntelliSense® некоторое время будет отобра-
жаться в меню. Если этой командой в дальнейшем не пользоваться, то она
вновь исчезнет.
При желании, вы можете отображать на экране все пункты меню, Для этого
выберите команду Настройка (Customize) в меню Сервис (Tools), откройте
вкладку Параметры (Options) и в разделе Настраиваемые меню и панели инстру-
ментов (Personalized Menus and Toolbars) и установите флажок Всегда показы-
вать полные меню (Always show full menus) (рис. 2.9).
Установкой флажков на этой вкладке можно включить высвечивание под-
сказок и сочетания клавиш, задать отображение панелей инструментов с кноп-
ками увеличенного размера, что облегчит работу с ними. Цвет всплывающих
подсказок нельзя изменить.
Результаты, полученные после нажатия кнопки Сброс (Reset my usage data)
и установки/сброса флажка Стандартная панель и панель форматирования в од-
ной строке (Show Standard and Formatting toolbars on two rows), относятся к теку-
щему приложению. Остальные параметры влияют на все приложения Microsoft
Office 2003.
Нажав кнопку Клавиатура (Keyboard), вы откроете диалоговое окно, позво-
ляющее назначить сочетание клавиш командам, макросам, шрифтам, элемен-
там автозамены, стилям и часто используемым символам.
Глава 2
46

Рис. 2.9
Настройка меню и панелей инструментов
Панели шструкентов | Цйн»дЬ1

вмыв мено и панели рнструментов •

Г" Стандартная ганапь и п;*егь форматирования g две строки
р Всегда покаэь-вать полньв ценю

'-•'•<
": • -••• - - ' >-- '•' • •••




ЗНЗЧ41
Р' Отображать i-эзвания щхфтов-твм же шрифтом
подсказки д.гот (*опок
Г˜ Вкгюиить в тодскэзш сочвгацкя




Область занач
После запуска приложения Microsoft Office 2003 вдоль правой части окна
(рис. 2.10) отображается область задач Приступая к работе (Getting Started)
Представленные в этой области задач гиперссылки позволяют подключиться к
веб-узлу Microsoft, получить последние сведения об использовании приложе-
ния и т.д.
Для отображения области задач при работе с приложением выберите коман-
ду Область задач (Task Pane) в меню Вид (View). Чтобы область задач была
видна после запуска приложения, выберите в меню Сервис (Tools) команду Па-
раметры (Options), откройте вкладку Вид (View) (см. рис. 11.2 на стр. 215) и ус-
тановить флажок Область задач {Startup Task Panel).
Кнопки 1 и 2 позволяют отобразить просмотренные ранее области задач.
Кнопка 3 — открывает область задач Приступая к работе (Getting Started).
Кнопка Другие области задач (Other Task Panes) (4) позволяет выбрать из рас-
123
Рис. 2.10
Область задач
Приступая к работе.
Кнопки:
1 — назад, 2 — вперед,
3 — домашняя
страница,
4 — другие области
задач,
5 — закрыть
Просмотр документа в окне приложения Microsoft Office 2003

крывшегося списка нужную область задач. Кнопка Закрыть (Close) (5) закрыва-
ет область задач.

Упражнения
Запустите текстовый процессор Word. Для этого-нажмите кнопку Пуск, выбе-
рите в менюкоманды Все программы, Microsoft Office, Microsoft Office Word 2003
и выполните следующие упражнения:
• Закройте, а затем вновь отобразите в окне Microsoft Word панель инстру-
ментов Стандартная. Для этого выберите команды Панели инструментов,
Стандартная в меню Вид.
• Прочтите названия кнопок панели инструментов Стандартная, установив
на каждой из них указатель мыши.
• Просмотрите начало, середину и конец многостраничного документа,
пользуясь вертикальной полосой прокрутки.


Сознание документа
После запуска приложения документ Microsoft Office можно создать следую-
щими способами:
• в окне приложения щелкнуть кнопку Создать (New Blank Document) на па-
нели инструментов Стандартная или нажать клавиши Ctrl+т (Ctrl+N). Бу-
дет создан новый документ, основанный на шаблоне Обычный (Nor-
mal.dot). При создании документа все содержимое шаблона переносится
в новый файл, а сам шаблон остается без изменений (использование шаб-
лона при создании документа рассмотрено в главе 9);
• выбрать команду Создать (New) в меню Файл (File) и использовать гипер-
ссылки в области задач Создание документа (New Document), которые по-
зволяют выбрать тип создаваемого документа: Новый документ (Blank
document), XML документ (XML document), Веб-страница (Web page) и т.д.
(рис. 2.11).

Рис. 2.11 Данументб - Microsoft Word
Область задач В. i. и ..:.:.- 3 '''• "V|правописание
Создание . -
документа




РУССКИЙ (PQ
,СТр. 1 . РЭЗД 1
Глава 2
48


Более подробно создание документа рассмотрено в соответствующих разде-
лах при описании различных приложений Office, например, в главе 3 приводят-
ся различные методы создания документа Word.


Открытие документа
Microsoft Office позволяет открыть документ, хранящийся на жестком диске
вашего компьютера, на сетевом диске или на веб-сайте. Файл, открывается
в том приложении, в котором он создан. Например, если веб-страница создана
в приложении FrontPage, то она откроется в этом приложении. Чтобы открыть
ее в Word, щелкните по ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном
меню команду Открыть в Microsoft Word (Open in Microsoft Word).
Документ можно открыть несколькими способами:
Открыть меню Файл (File) и щелкнуть мышью имя файла в списке
1.
в нижней части меню или ввести с клавиатуры номер, под которым файл
расположен в списке. Список содержит названия последних файлов, от-
крытых в этом приложении. Первым в списке стоит имя последнего за-
крытого файла. Количество файлов, перечисленных в меню, регулирует-
ся на вкладке Общие (General) в окне команды Параметры (Options) из
меню Сервис (Tools) (Вкладка Общие приложения Word рассмотрена
в главе 11, раздел «Общие параметры настройки»).
Выбрать команду Открыть (Open) в меню Файл (File) и выбрать значок
2.
требуемого файла в диалоговом окне Открытие документа (Open). Диа-
логовое окно Открытие документа рассмотрено ниже.
3. Нажать кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная или •:=• ^
сочетание клавиш Ctrl+щ (Ctrl+O) и выбрать значок требуемого ШЦ
файла в диалоговом окне Открытие документа (Open).
С документами, которые хранятся на веб-сайте можно работать в автоном-
ном режиме, а затем их синхронизировать, щелкнув правой кнопкой мыши
значок файла на сайте и выбрав в контекстном меню команду Синхронизиро-
вать (Synchronize). Открытый документ отображается в рабочей области окна
приложения.

Установка конвертеров форматов файлов
Вы можете просмотреть файлы только тех типов, конвертеры форматов ко-
торых установлены на вашем компьютере. Чтобы просмотреть их перечень, от-
кройте список Тип файла (Files of Type) (рис. 2.12). Если нужного конвертера
в этом списке нет, обратитесь к списку конвертеров, поставляемых вместе
с приложением Microsoft Office и установите его.


Диалоговое окно Открытие документа
Рассмотрим последовательность действий пользователя для открытия тре-
буемого документа и назначение основных элементов диалогового окна От-
крытие документа (Open) (рис. 2.12). (Для его отображения выберите команду
Открыть (Open) в меню Файл (File)).
Просмотр документа в окне приложения Microsoft. Office 2003 49

Рис. 2.12
Диалоговое окно Открытие
документа




Открытие документа с помощью диалогового окна
Чтобы открыть документ, выполните следующие действия:
• В списке Папка (Look in) или на панели адресов в левой части окна выбе-
рите диск, папку или адрес в Интернете, где находится документ, который
нужно открыть. Нажмите кнопку в правой части поля, чтобы открыть спи-
сок. Документы; находящиеся в сети, можно открывать и без подключе-
ния к серверу, если в сети поддерживаются адреса UNC.
• В списке папок последовательно открывайте папки двойным щелчком до
тех пор, пока не будет открыта папка, содержащая искомый документ. Для
перехода в папку более высокого уровня, нажмите клавишу Backspace.
Введите в текстовое поле Имя файла (File name) имя открываемого файла.
• Выберите формат открываемого документа в списке Тип файлов (Fifes of
type). Для просмотра всех файлов текущей папки выберите Все файлы (АИ
Files). Office позволяет открыть документ, созданный в другой программе,
например, WordPerfect.
Если подвести указатель мыши к значку файла, то высветится подсказка,
с краткими сведениями о файле: Тип (Туре), Размер (Size).

Запомните
Чтобы открыть файл, дважды щелкните его значок в диалоговом окне Открытие
документа или введите в текстовое поле Имя файла (File name) имя открываемого;
документа и нажмите- кнопку Открыть (Open) или клавишу Enter.

Для одновременного открытия нескольких файлов из списка в произволь-
ном порядке щелкните имя какого-либо файла, затем нажмите клавишу Ctrl и,
не отпуская ее, щелкните оставшиеся файлы. Для выбора файлов, стоящих
подряд в списке, щелкните имя первого файла, удерживая клавишу Shift, щелк-
ните имя последнего файла.

Возможные варианты открытия документа
Нажав стрелку рядом с кнопкой Открыть (Open) в диалоговом окне Откры-
тие документа (Open), вы увидите раскрывающийся список. Ниже приведено
назначение некоторых элементов списка:
50 Главаj

• Открыть (Open) — открывает выделенный документ.
• Открыть для чтения (Open Read Only) — открывает выделенный документ
только для чтения, чтобы избежать его случайного изменения. Для сохра-
нения изменений в документе, открытом только для чтения, выберите ко-
манду Сохранить как (Save As) и сохраните документ под другим именем.
• Открыть как копию (Open as Copy) — открывает копию выделенного доку-
мента, для предохранения файла от случайного изменения. Копия созда-
ется в папке, содержащей исходный документ.
• Открыть в обозревателе (Open in Browser) — открывает файл в программе
просмотра (обозревателе Internet Explorer). Команда доступна только по-
сле выделения документа в формате HTML (веб-страницы).
• Открыть и восстановить (Open and Repair) — позволяет восстановить по-
врежденный файл (см. ниже раздел «Восстановление документа и прило-
жения»),

Панель адресов в диалоговом окне Открытие документа
Ярлыки на панели адресов вдоль левой части диалогового окна Открытие до-
кумента (Open) обеспечивают быстрый доступ к часто используемым папкам:
• Мои последние документы (My Recent Documents) — содержит ярлыки всех
файлов, с которыми вы работали в последнее время, отсортированные по
дате и времени.
• Рабочий стол (Desktop) — содержит ярлыки объектов, которые видны на
рабочем столе.
• Мои документы (My Documents) —- открывает папку Мои документы (My
Documents). В нее рекомендуется помещать файлы и папки, с которыми
часто работает пользователь.
• Мой компьютер (My Computer) — открывает папку Мой компьютер. Обеспе-
чивает быстрый доступ к папкам и файлам, хранящимся на жестких и гиб-
ком дисках, в папках Общие документы и документы пользователя.
• Мое сетевое окружение (My Network Places) — позволяет открыть документ,
хранящийся на сервере в сети или в Интернете, в том числе Мои веб-узлы
сети MSN.

Панель инструментов в диалоговом окне Открытие документа
С помощью кнопок панели инструментов (рис. 2.13) в диалоговом окне От-
крытие документа (Open) можно перейти в папку, расположенную на один уро-
вень выше, чем. текущая, изменить отображение файлов и папок в окне, про-
смотреть содержимое файла, не открывая его и т.д.
'1 2 3 4 5* 6 7

Папка: |U Мои документы
' jj ;,g * Q j И $ ^ | ' Сервис *
| 3


Рис. 2.13. Элементы панели инструментов в диалоговом окне Открытие документа:

1 — раскрывающийся список Папка, 2 — переход в папку, просмотренную ранее,
3 — переход на один уровень вверх, 4 — найти в Интернете, 5 — удалить,
6 — создать папку, 7 — представления, 8 — сервис
Просмотр документа в окне приложения Microsoft Office 2003 М

Назначение различных элементов панели инструментов:
1. Раскрывающий список Папка (Look in) — обеспечивает доступ к иерархи-
ческому отображению папок. Содержимое выбранной в списке папки
отображается в диалоговом окне.
2. Кнопка Назад (Back) — позволяет быстро вернуться к ранее просмотренным
папкам независимо от их положения в структуре каталогов. Щелчок,стрелки
с правой стороны от кнопки открывает список, ускоряющий выбор не-
давно просмотренной папки.
3. Кнопка Переход на один уровень вверх (Up One Level) — обеспечивает пере-
ход в родительскую (охватывающую) папку, содержащую данную папку.
Эту кнопку иногда называют кнопкой «возврата».
4. Кнопка Найти в Интернете (Search the Web) — запускает программу про-
смотра Интернета, используемую по умолчанию и открывает страницу
поиска.
5. Кнопка Удалить (Delete) — удаляет выделенную в списке папку.
6. Кнопка Создать папку (Create New Folder) — создает новую папку в теку-
щей папке.
7. Кнопка Представления (Views) — циклически изменяет отображение па-
пок и файлов в диалоговом окне. (Подробнее работа со списком рассмот-
рена ниже в этом разделе.)
8. Кнопка Сервис (Tools) — открывает раскрывающийся список команд, по-
зволяющих выполнить различные операции с объектами, представлен-
ными в окне. (Подробнее работа со списком рассмотрена ниже в этом
разделе.)

Установка по умолчанию рабочей папки диалоговых окон
Открытие документа и Сохранение року мента
При открытии диалогового окна Открытие документа (Open) или Сохране-
ние документа (Save As), текущей по умолчанию является папка Мои документы
(My Documents), расположенная в корневом каталоге. Ее можно быстро от-
крыть, нажав одноименную кнопку на панели адресов в левой части окна. Что-
бы изменить папку, открываемую по умолчанию, выберите в меню Сервис
(Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Расположение (File
Locations) и выполните необходимые настройки (см. главу 11 раздел «Папка,
открываемая по умолчанию после выбора команд Открыть или Сохранить»).

Выбор режима отображения содержимого диалогового окна
Открытие документа
Нажав несколько раз кнопку Представления (Views) в окне Открытие доку-
мента (Open), вы последовательно активизируете команды, представленные
в списке, который открывается после щелчка стрелки с правой стороны от
кнопки. Ниже рассмотрены некоторые команды, позволяющие следующим
образом представить сведения о папках и файлах в окне Открытие документа:
• Эскизы (Thumbnails) — отображает миниатюрные отображения содержи-
мого графических файлов и веб-страниц (рис. 2.14).
• Рядом — отображает столбцами крупные значки, вверху — папок, ниже -
файлов.
'. Глава 2

Рис. 2.14
Диалоговое окно Открыть,
настроенное на режим
Эскизы




Значки (Icons) — отображает горизонтальные ряды значков папок и фай-
лов, под которыми приведены их имена.
Список (List) — отображает список папок и файлов в виде вертикальных
рядов значков: сначала папки, затем файлы столбцами в порядке, задан-
ном последней командой (см. рис. 2.12).
Таблица (Details) — отображает в диалоговом окне Открытие документа
таблицу, содержащую имена папок и файлов, их краткую характеристику:
размер, тип, дата последнего изменения. Разделительную линию между
столбцами таблицы можно перемещать при нажатой кнопке мыши, уста-
новив указатель на разделительной линии в верхней строке таблицы так,
чтобы он принял форму стрелки, указывающей в два противоположных
направления.
Свойства (Properties) — отображает окно свойств для выделенного файла.
Просмотр (Preview) — позволяет просмотреть содержимое файла, не от-
крывая его (рис. 2.15). Этой кнопкой удобно пользоваться, если вы не
помните название файла, с которым собираетесь работать.

Рис. 2.15
Диалоговое окно Открытие
документа, настроенное на
просмотр содержимого
открываемого документа




Тин if ill) l i i x u
Яндекс обладав
осуществлять и
широким спект|
"пасшнмнньш !




Рассмотрим назначение основных элементов списка, открываемого щелч-
ком стрелки с правой стороны от кнопки Сервис (Tools) в диалоговом окне От-
крытие документа (Open):
Просмотр документаj? окне приложения Microsoft Office 2003 53

• Найти (Search) — открывает диалоговое окно, позволяющее произвести
расширенный поиск файлов по различным критериям.
• Удалить (Delete) — удаляет выделенные объекты.
• Переименовать (Rename) -- позволяет задать другое имя выделенному
объекту.
• Печать (Print) — выводит на печать выделенные файлы, не открывая их.
• Подключить сетевой диск (Map Network Drive) — отображает диалоговое
окно, позволяющее выбрать требуемый для подключения к сети диск из
списка.
• Свойства (Properties) — открывает диалоговое окно свойств выделенного
объекта.

Открытие документа в сети с помощью адреса UIUC
Для открытия документа в сети с помощью адреса UNC в поле Имя файла
(рис. 2.15) введите сетевую часть адреса UNC и нажмите клавишу Enter. На-
пример, введите \\Blockl\Files, чтобы открыть документ, находящийся в папке
Files на сервере Block!.

Работа с несколькими открытыми документами
Вы можете открыть одновременно нескольких документов. На панели задач
появятся кнопки открытых документов. При этом в полноэкранном окне вы
будете видеть только последний открытый документ,

Запомните
Для переключения между открытыми документами йспользуйте^кнойкина панели
i задач или команды меню Окно (WJndow>, Повторное нажатие' кнопки на панели
задач сворачивает окно,

Для переключения между окнами с клавиатуры нажмите сочетание клавиш
Ctrl+F6. Одновременное отображение на экране нескольких документов облег-
чает копирование/перемещение информации из одного файла в другой с помо-
щью мыши.


Сохранение документа
Сохранение нового документа


Чтобы сохранить файл, ему необходимо дать имя и указать папку, где с*
храниться. Для этого выберите команду Сохранить как fSgve As) в меню Файл
(File) или нажмите клавишу F12 и задайте необходимы© параметры в диалоговом |
|!1 окне Сохранение документа (Save А$)Чрйс. 2.16). -

Разработанный с использованием Office документ автоматически получает
расширение, соответствующее данному приложению, например, Excel 2003 по
умолчанию присваивает расширение .xls. Внешне диалоговое окно Сохранение
•'. Глава 2

Рис. 2.16 Соврвннииа документа.
Диалоговое окно
Сохранение
документа




-

документа (Save As) аналогично окну Открытие документа (Open), рассмотрен-
ному выше. Размеры окна можно менять с помощью мыши.
Порядок сохранения документа:
• В поле Имя файла (File name) введите имя файла. Оно может состоять из
нескольких слов и служить кратким описанием документа. Расширение
можно не указывать. Разработанный с использованием Office документ ав-
томатически получает расширение, соответствующее данному приложе-
нию, например, Word по умолчанию присваивает расширение .doc. Если
после имени файла поставить точку, то расширение не будет добавлено.
• В поле Тип файла (Save as type) выберите тип файла. Выбор некоторых
форматов может привести к потере качества в оформлении документа.
Так, при работе с приложением Word при переходе к формату Текстовый
документ (Text) теряются иллюстрации, и ухудшается оформление текста.
В списке отображаются только те типы файлов, для которых были уста-
новлены конвертеры.
• По умолчанию новый файл помещается в папку Мои документы (My
Documents). Чтобы сохранить документ в другой папке, выберите нужный
диск в списке Папка или щелкните дважды нужную папку в списке папок.
Папка может располагаться на диске автономного компьютера, в локаль-
ной сети, на веб- или FTP сервере. Двойной щелчок папки, расположен-
ной в поле выбора, откроет ее. Название папки появится в этом же поле
Папка (Save in).
• Чтобы сохранить файл в новой папке, нажмите на панели инструментов
кнопку Создать папку (Create Folder) и задайте ее имя.
• Для сохранения документа в папке более высокого уровня, нажмите кноп-
ку Переход на один уровень вверх (Up One Level), расположенную на панели
инструментов.
После установки всех параметров записи файла нажмите кнопку Сохранить
(Save). В строке заголовка окна приложения отобразится имя файла. Для задания
типа файла, используемого по умолчанию, выберите команду Параметры
(Options) в меню Сервис (Tools), а затем выберите нужный формат из списка, на-
пример, при работе с текстовыми файлами выберите Сохранять файлы Word как
(Save Word files as) на вкладке Сохранение (Save) (см. главу 11, раздел «Установка
параметров сохранения файла»), Следует учитывать, что производится автомати-
Просмотр документа в окне приложения Microsoft Office 2003^ 55

ческое сохранение документа через интервал времени, заданный на вкладке Со-
хранение (Save) в диалоговом окне Параметры (Options),
Команда Версии (Versions) в меню Файл (File) приложения Word позволяет
создать нескольких версий одного документа и сохранить их в одном файле.
Каждая версия идентифицируется по имени пользователя и по дате изменения.
Word отображает дату и время сохранения каждой версии, имя сохранившего
версию пользователя, а также урезанную строку примечаний. Более поздние
версии находятся в начале списка.

Сохранение ранее созданного документа
При сохранении ранее созданного файла, в котором выполнены какие-либо
изменения, можно использовать один из трех приведенных ниже вариантов:
• выбрать команду Сохранить (Save) в меню Файл (File);
• нажать кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Стандартная;
• нажать клавиши Shift+F12.
При сохранении ранее созданного документа диалоговое окно не появляется.
Сохранение файлов в формате htm, html и XML рассмотрено в главе 27
в разделе «Сохранение и использование файлов в формате html и xml».

Работа с файлами/папками с помощью
контекстного меню
Запомните
; После щелчка правой кнопкой мыши значка файла в окнах Открытие документы.
(Open) -и- Сохранениб-'документа .(Save As) появляется7 контекстное. меню,'
(рис. 2.17), команды которого можно использовать для .выполнения часто исгюль'г;
'зуемых операций с файлами и попками: Открыть (Open), Печать (Print), Отпра-1
* вить (Send То), Копировать (Сору), Удалить (Delete), Переименовать (Rename)
и т.д.

Рис. 2.17
Контекстное меню,
появляющееся после
щелчка правой кнопкой
мыши файла/папки
в окне Открытие
документа



Май ки*ыи1№ Я Д^зни-ь в архив "ЯТСех Дегзляве описание язвка
-w.-. " Давить в ара« и отгрг&1'Р по г-(ТЯ..
ЧК'ме i ' fl'56sefTbB арцчв "ЯпОе- Детальное описаше IGB»^ аагроетв/йг" и чтпраепгс по e-mal
I


Ч Отправить
Глава 2

В качестве примера рассмотрим копирование файла в другую папку с ис-
пользованием диалогового окна Открытие документа. Чтобы скопировать
файл, выполните следующие действия;
• щелкните правой кнопкой мыши файл, который вы хотите скопировать;
• в контекстном меню выберите команду Копировать (Сору);
• в раскрывающемся списке Папка (Look in) выберите папку, в которую бу-
дет скопирован файл;
• щелкните правой кнопкой мыши в поле с именами папок и файлов, нахо-
дящихся в этой папке, и выберите в контекстном меню команду Вставить
(Paste).


Информация, представленная на вкладках
аналогового окна Свойств документа
Свойства документа — это подробные сведения о файле, помогающие отли-
чать его от других, например, описательное название, имя автора, тема и клю-
чевые слова.

Запомните
. Чтобы-просмотреть основные донныр, касающиеся
;;команду Свойства' (Properties) в меню Файл (FHe), Окно" Свойства
; PfQpertles) содержит несколько вкладок (рис. 2.18).

Рис. 2.18 Свойства: Поездка в ErineT.doe
Диалоговое окно команды Свойства с открытой
Документ [Статистика ] Состав | г^я1*
вкладкой Документ
Mat j Поаэды в Египет

• .Туристические маршруты

[Сидоренко




Срупга:




База
гиперссыгии:
Шаблон;

Г" Создать рисунок дпя предварительного просмотра




Рассмотрим назначение некоторых полей на вкладке Документ (Summary):
• Название (Title) — должно отражать содержание документа. Оно использу-
ется при поиске файла.
• Тема (Subject) -- краткая характеристика документа, используется для
группировки схожих файлов. Файлы, имеющие одинаковую тему, легче
найти.
Просмотр документов окне приложения Microsoft Office_2003_ 57

• Автор (Author) — по умолчанию в этом поле указывается имя владельца ко-
пии Microsoft Word. В активном документе можно привести другое имя.
• Ключевые слова (Keywords) — характерные слова и сочетания слов, исполь-
зуемые в документе.
• Заметки (Comments) — комментарии, поясняющие содержание документа.
Вкладки Общие (General) и Статистика (Statistics) заполняются без участия
пользователя. На вкладке Общие указывается, в каком приложении создан до-
кумент, папка, в которой он хранится, размер, когда был изменена т.д. дата его
создания, размер файла. На вкладке Статистика (Statistics) приводятся стати-
стические данные: количество страниц, абзацев, строк, символов и т.д. Свойст-
ва файла корректируются после сохранения документа. Сведения, приведен-
ные в окне свойств файла, могут использоваться для его поиска.


Восстановление документа и приложения
В случае внезапного отключения питания или сбоя в работе приложения
оно закрывается. При следующем запуске этого приложения в левой части эк-
рана отображается панель Восстановление документов (Document Recovery)
с названиями сохраненных после сбоя файлов (рис. 2.19), Если подвести указа-
тель к значку файла и нажать кнопку, то отобразится меню содержащее коман-
ды: Открыть (Open), Сохранить как (Save as), Удалить (Delete), Показать вос-
становленные элементы (Show Repairs).

Рис. 2.19
Сообщение о восстановлении документов




приложение из пакета Microsoft Office работает плохо, то попробуйте
восстановить его следующими способами:
• вставьте в дисковод установочный диск с Office 2003 и запустите програм-
му установки, дважды щелкнув значок файла Setup.exe. В диалоговом окне
Установка Microsoft Office 2003 (Welcome to Microsoft Office 2003 Setup) уста-
новите переключатель в положение Переустановить или восстановить;
• попробуйте восстановить его с помощью программы Восстановление при-
ложений: нажмите кнопку Пуск (Start), выберите пункты Все программы
(АИ Programs), Microsoft Office, Средства Microsoft Office (Microsoft Office
Tools), Восстановление приложений Microsoft Office (Microsoft Office
Application Recovery);
58 Глава 2

• в окне приложения выберите команду Найти и восстановить (Detect and Re-
pair) в меню Справка (Help) позволяет установкой флажков восстановить
ярлыки приложения в меню Пуск (Start menu), отменить настройки поль-
зователя и восстановить настройки, предусмотренные по умолчанию.

Восстановление текста поврежденного документа
Если не удается просмотреть поврежденный файл, то после того как вы вы-
делили его в диалоговом окне открытия документа нажмите стрелку рядом
с кнопкой Открыть и выберите из списка Открыть и восстановить (Open and
Repair).
Чтобы извлечь только текстовую часть документа в меню Сервис (Tools) вы-
берите команду Параметры (Options) и откройте вкладку Общие (General), Убе-
дитесь, что флажок Подтверждать преобразование при открытии (Confirm
conversion at Open) установлен, и нажмите кнопку ОК. Нажмите кнопку От-
крыть (Open), в списке Тип файла (Files of Type) выберите параметр Восстанов-
ление текста из любого файла (Recover Text from Any File). Если этот элемент
списка отсутствует, то установите соответствующий конвертер файлов.

Отправка отчета о сбое
При сбое в работе приложения на экране появляется диалоговое окно с со-
общением, что обнаружена ошибка, и приложение будет закрыто. Пользовате-
лю предлагается передать Microsoft сообщение об ошибке. Если в момент сбоя
компьютер соединен с Интернетом, нажмите кнопку Отправить отчет (Send
Error Report). После нажатия кнопки Не отправлять (Don't Send) приложение
будет закрыто. Сотрудники службы технической поддержки Microsoft анализи-
руют присланные отчеты, в которых приводится описание ситуации, привед-
шей к сбою работы приложения, и регистрационный номер пользователя.

Появление нечитаемых символов
После копирования текста из документов, созданных в других приложениях
(не Microsoft Office), вы в некоторых случаях можете увидеть в окне бессмыс-
ленный набор символов. Данная проблема может быть вызвана использовани-
ем неправильной кодовой страницы или шрифтов, не поддерживающих фор-
мат Unicode.
Приведем еще несколько причин появления .нечитаемых символов:
• при установке операционной системы были неверно выбраны языковые
установки;
• в систему была установлена программа, которая добавляет свои шрифты
либо корректирует файл System.ini или соответствующие ему записи в рее-
стре;
• используется шрифт, не содержащий русской кодовой страницы.
Если при переносе фрагмента текста из одного документа в другой у вас
появились нечитаемые символы, то в первую очередь попробуйте, чтобы при
копировании фрагмента индикатор языка в обеих программах показывал «Рус-
ский (Russian)».
Просмотр документа в окне приложения Microsoft OfficeJ>003 59


Добавление цифровой понписи
Электронная подпись позволяет идентифицировать пользователя, предста-
вившего документ. Ее можно купить в центре сертификации или получить у ад-
министратора вашей организации, отвечающего за безопасность локальной
сети. Можно создать собственный сертификат для личного пользования с помо-
щью программы Selcert.exe, которая входит в Office, но не устанавливается по
умолчанию. Для ее установки выберите пункт Добавить или удалить компоненты
(Add Or Remove Features) в окне Параметры режима сопровождения (Maintenance
Mode Options) и нажмите кнопку Далее (Next).
В списке Устанавливаемые компоненты (Features To Install) раскройте папку
Общие средства Office (Office Shared Features), выберите Цифровая подпись для
проектов (Digital Signature For VBA Projects) и выберите пункт Запускать с моего
компьютера (Run From My Computer). Затем нажмите кнопку Обновить (Update),
Для прикрепления цифрового сертификата к файлу выберите команду Пара-
метры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Безопасность
(Security). Нажмите кнопку Цифровая подпись (Digital Signature) и кнопку Доба-
вить (Add) в появившемся окне. Список доступных цифровых сертификатов бу-
дет отображен в диалоговом окне Выбор сертификата (Select Sertificate).

Упражнения
1. Запустите Word 2003. Введите текст этого упражнения. Выберите команду
Сохранить как (Save As) в меню Файл (File) или нажмите клавишу F12
и задайте необходимые параметры в диалоговом окне Сохранение доку-
мента (Save As).
• В поле Папка (Look in) задайте, в какой папке будет храниться но-
вый файл.
• В поле Имя файла (File Name) задайте имя файла.
• Решите, будете ли вы сохранять файл в формате .doc или в другом
формате.
2. Изучите возможности кнопок панели инструментов окна Открытие до-
кумента. Упражнение выполните следующим образом:
• Нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструментов ji^y
Стандартная (Standard) или сочетание клавиш Ctrl+щ (Ctrl+0). ^
В поле Папка (Look in) выберите папку, в которой хранится несколь-
ко файлов, созданных в приложении Microsoft Word (рис. 2.16).
• Нажмите по несколько раз кнопки Представление (Views), Сервис (Tools)
в окне Открытие документа (Open) и посмотрите, как будет меняться
отображение содержимого диалогового окна.
3. Проведите поиск и устранение возможных ошибок в файлах приложения
Office 2003 и в ключах реестра. Для этого выберите в открытом приложе-
нии Office 2003 в меню Справка (Help) пункт Найти и восстановить
(Detect and Repair).

Выводы
1. В окнах различных приложений Office 2003 используются одни и те же эле-
менты интерфейса, что облегчает работу с ними пользователя (рис, 2.1).
Глава 2
60

2. Чтобы упростить доступ к часто используемым командам, в окнах Office
2003 меню автоматически адаптируются к стилю работы конкретного
пользователя, и при их раскрытии отображаются только команды, с кото-
рыми работал пользователь в последнее время.
3. Чтобы отобразить или скрыть какую-либо панель инструментов, щелк-
ните правой кнопкой мыши любое место панели инструментов и выбери-
те в контекстном меню имя нужной панели или выберите соответствую-
щее имя в меню команд Вид (View), Панели инструментов (Toolbars).
4. Область задач Создание документа (New Document) позволяет выбрать тип
создаваемого документа: Новый документ (Blank document), XML документ
(XML document), Веб-страница (Web page) и т.д. (рис. 2.11).
5. Чтобы открыть файл, дважды щелкните его значок в диалоговом окне
Открытие документа или введите в текстовое поле Имя файла (File name)
имя открываемого документа и нажмите кнопку Открыть (Open) или
клавишу Enter (рис. 2.15).
6. Чтобы сохранить файл, ему необходимо дать имя и указать папку, где он
будет храниться. Для этого выберите команду Сохранить как (Save As)
в меню Файл (File) или нажмите клавишу F12 и задайте необходимые па-
раметры в диалоговом окне Сохранение документа (Save As) (рис. 2.16).
7. Информация, используемая для описания документа, хранится на вклад-
ках диалогового окна Свойства (Properties).
Команда Найти и восстановить (Detect and Repair) в меню Справка (Help)
8.
позволяет установкой флажков восстановить ярлыки приложений в меню
Пуск (Start menu), отменить настройки пользователя и восстановить на-
стройки, предусмотренные по умолчанию.
Знакомимся
с Microsoft Word 2OO3



Прочтя эту главу, вы познакомитесь со следующими материалами:
• область применения и запуск приложения Word 2003;
• элементы окна Word;
• режимы просмотра документа;
• создание документа;
• разделение окна на две части по горизонтали.


Область применения Word
Запомните
Microsoft Word.2003 — зга мощный текстовый процессор, .предназначен-
ный для индивидуальных пользователей и компаний, позволяющий подгото-
вить профессионально оформленные печатные и электронные текстовые
документы:; отчеты, письма, бизнес-планы и т.д. и опубликовать их в Интер-
нете.

Он позволяет включить в документ графические изображения, таблицы, зву-
ковое сопровождение, фрагменты видеофильмов. Текстовый процессор уско-
ряет создание документа за счет сокращения количества действий, выполняе-
мых пользователем. Word автоматизирует набор текста, оформление оглавле-
ния и предметного указателя, проверку правописания. Например, при вводе
текста в конце строки курсор ввода автоматически переходит на новую строку
и не надо нажимать клавишу Enter, как это делается на пишущей машинке.
Возможность использования многочисленных функций, точного формати-
рования приближают Word к настольным издательским системам. Word можно
использовать для создания и редактирования документов электронной почты,
при коллективной работе над документами.


Запуск Word
.. .=; .. '/• . •• .' . =• - . . . . j
а помните =

Для запуска текстового процессора нажмите кнопку Пуск (Start), укажите на
пункты Все программы <АП Programs), Microsoft Office и выберите команду
Microsoft Office Word 2003,
Глава 3

Можно воспользоваться другими способами Запуска Word, которые рас-
смотрены в главе 1, в разделе «Различные способы запуска приложений
Microsoft Office».


Элементы окна Word
После запуска текстового процессора на экране отображается окно прило-
жения (рис. 3.1). Открытый документ отображается в рабочей области окна
приложения. Элементы окна Word общие для всех приложений Office были
рассмотрены в главе 2 (см. рис. 2.1).

Microsoft Word

•мо Справка 'Acrobat



Обь.чный + 16 пт т Times №и Roman



" Поездка-в-ЕгипетЦ
Вы-ыожете-совершить-поездкув-Ептет-на^-ишт'З-недеш^.!




I
Ст 2
1/1 .На 30мм КОЛ 56

8 91011 1213

Рис. 3.1. Элементы окна Word, используемые для просмотра документа:
1 — вешка разбивки окна на части; 2 — кнопка перемещения документа в-окне на одну
строку вверх; 3 — бегунок вертикальная полоса прокрутки; 4 — кнопка перемещения
документа в окне на одну строку вниз; 5 — кнопка перемещения документа в окне к пре-
дыдущему объекту; 6 — кнопка выбора объекта перехода; 7 — кнопка перемещения
документа в окне к следующему объекту; 8 — кнопка Обычный режим. 9 — кнопка
Веб-документ; 10 — кнопка Режим разметки; 11 — кнопка Режим структуры; 12 — кнопка
Режим чтения; 13 — кнопка смещения документа в окне влево; 14— горизонтальная по-
лоса прокрутки, 15 — кнопка смещения документа в окне вправо

Вешка разбивки окна на части
Над вертикальной полосой прокрутки расположена вешка разбивки окна на
части 1 (маркер разделения). Ее использование рассмотрено ниже в этой главе,
в разделе «Разделение окна на две части».

Полосы прокрутки
Прокрутка (scrolling) является электронным эквивалентом чтения скатанно-
го в рулон документа, в отличие от переворачивания страниц книги. Щелчок
мышью на кнопке, расположенной на конце полосы прокрутки, перемещает
содержимое окна Microsoft Word на одну строку. После щелчка кнопки 2 доку-
мент перемещается на одну строку вниз, кнопки 4 — на одну строку вверх.
Знакомимся с Microsoft Word 2003 63

Один из самых быстрых способов перехода на нужную страницу докумен-
та — перемещение бегунка (3) вертикальной линейки прокрутки вверх или
вниз, удерживая нажатой кнопку мыши. Рядом с бегунком высвечивается заго-
ловок просматриваемого раздела и номер страницы, которая будет отображена
на экране, если отпустить кнопку мыши (рис. 3.2).

Рис. 3.2 Стр.5
Номер страницы и заголовок, которые высвечиваются рядом Строка*состояния



Нажмите кнопку 6 -- Выбор объекта перехода (Select Browse Object) (см.
рис. 3.1) и рядом с ней отобразится окно (рис. 3.3), позволяющее задать объект,
относительно которого будет производиться перемещение в окне документа
после нажатия кнопки 5 или 7. Можно не щелкать мышью кнопку выбора объ-
екта перехода (6), а нажать сочетание клавиш Alt+Ctrl+Home.

А
3




9 10 11 12

Рис- 3.3
Кнопки, позволяющие выбрать тип объектов, между которыми будет производиться
перемещение:
1 — поля, 2 — концевые сноски1, 3 — сноски, 4 — примечания, 5 — разделы,-
6 — страницы, 7 — перейти, 8 — найти, 9 — исправления, 10 — заголовки, 11 —рисунки,
12 — таблицы


Для перелистывания документа нажмите кнопку (1) с изображением стра-
ницы, для перемещения между рисунками — кнопку (11) с изображением ри-
сунка. Чтобы перемещаться от одного заголовка в документе к другому, в каче-
стве объекта перехода следует выбрать Заголовки (Heading) (9). Нажимая кноп-
ки предыдущий и следующий объект, вы сможете быстро перемещаться между
страницами, разделами, примечаниями, рисунками, заголовками, таблицами
и т.п.
Кнопки 8 — 12 на горизонтальной полосе прокрутки используются для бы-
строго перехода в различные режимы просмотра документа (см. дальше в этой
главе раздел «Режимы просмотра документа»).

Строка состояния
В строке состояния отображается информация о положении курсора, вклю-
ченных индикаторах, языке ввода. На рис. 3.4 показана строка состояния
(Status bar) при просмотре документа в режиме разметки. Для ее отображения
Глава 3

<<

стр. 2
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>