стр. 1
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

себе и работайте
Подчините Office




Для
сомневающихся

Уоллес Вонг
Один из соавторов
книги Off ice XP
для "чайников"



ДЦДЛЕКПНЦСД
Office 2OO3
для
"ЧАЙНИКОВ"-
Office 2O03
FOR
DUMMIES
by Wallace Wang




WILEY
Wiley Publishing, Inc.
Office 2OO3
ДЛЯ

ЧАЙНИКОВ"-

Уоллес Вонг




ДИАЛЕКТИКА

Москва * Санкт-Петербург * Киев
2004
ББК 32.973.26-018.2.75
В73
УДК 681.3.07

Компьютерное издательство "Диалектика"

Главный редактор С.Н. Тригуб

Зав. редакцией В.В. Александров

Перевод с английского и редакция И.Б. Тараброва

По общим вопросам обращайтесь в издательство "Диалектика" по адресу:
info@dialektika.com, http://www.dialektika.com


Вонг, Уоллес.
В73 Office 2003 для "чайников". : Пер. с англ. — М. : Издательский дом "Вильяме",
2004. — 336 с. : ил. — Парал. тит. англ.
ISBN 5-8459-0596-6 (рус.)
Эта книга — незаменимое руководство для всех, кто хочет освоить передовые ком-
пьютерные технологии в области делопроизводства. Книга поможет вам освоить все про-
граммы, входящие в состав новой версии самого популярного в мире пакета офисных про-
грамм — Microsoft Office 2003. Хотя она не сделает вас специалистом по использованию
какой-либо одной программы, в ней вы узнаете основные принципы работы каждой про-
граммы данного пакета. Автор книги с юмором и без излишнего углубления в технические
подробности дает самые необходимые навыки для эффективной работы с Office 2003.
В частности, вы научитесь создавать профессионально оформленные документы Word,
работать с электронными таблицами Excel, вести дневник и работать с электронной по-
чтой с помощью программы Ourtlook. Кроме того, вы научитесь создавать базы данных
Access и подготавливать презентации PowerPoint. В конце книги приводятся десятки луч-
ших советов по работе с Office, а также наиболее часто используемые комбинации кла-
виш. Вы узнаете, как настроить интерфейс пользователя Microsoft Office, увеличить раз-
мер кнопок, работать с макросами, бороться с нежелательными сообщениями электронной
почты и защищать файлы с помощью шифрования.
Книга рассчитана на пользователей с различным уровнем подготовки.
ББК 32.973.26-018.2.75

Все названия программных продуктов являются зарегистрированными торговыми марками соответст-
вующих фирм.
Никакая часть настоящего издания ни в каких целях не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме
и какими бы то ни было средствами, будь то электронные или механические, включая фотокопирование и запись на
магнитный носитель, если на это нет письменного разрешения издательства Wiley Publishing, Inc.
Copyright © 2004 by Dialektika Computer Publishing.
Original English language edition Copyright © 2003 by Wiley Publishing, Inc.
All rights reserved including the right of reproduction in whole or in part in any form. This translaiion published
by arrangement with Wiley Publishing, Inc.

ISBN 5-8459-0596-6 (рус.) © Компьютерное изд-во "Диалектика", 2004
ISBN 0-7645-3860-8 (англ.) © Wiley Publishing, Inc., 2003
Оглавление

Об авторе 15
Введение 16

Часть I. Знакомство с Microsoft Office 21
Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 2003 23
Глава 2. Стандартные команды Office 2003 35
Глава 3. Как получить справку от Microsoft Office 53
Глава 4. Совместная работа с данными 65

Часть II. Работа с Word 75
Глава 5. Работа с документами Word 77
Глава 6. Как украсить документ 93
Глава 7. Создание привлекательных страниц 117

Часть III. Работа с числами в Excel 133
Глава 8. Основы электронных таблиц: числа, текст и форматирование 135
Глава 9. Формулы и функции 151
Глава 10. Представление чисел в виде диаграмм 167

Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint 177
Глава 11. Создание презентации PowerPoint 179
Глава 12. Добавление цвета и картинок в презентации 195
Глава 13. Демонстрация презентации PowerPoint 205

Часть V. Outlook организует нас 215
Глава 14. Организация вашей электронной почты 217
Глава 15. Планирование задач и сохранение адресов 231
Глава 16. Организуйте свое рабочее время 243
Часть VI. Использование Access 255
Глава 17. Использование базы данных 257
Глава 18. Поиск, сортировка и создание запросов 281
Глава 19. Отчеты 293

Часть VII. Великолепные десятки 299
Глава 20. Десять советов об использовании Microsoft Office 2003 301
Глава 21. Комбинации клавиш, облегчающие работу
в Microsoft Office 2003 317
Предметный указатель 323




Оглавление
шше

Об авторе 15

Введение 16
Для кого предназначена эта книга 16
16
Структура книги
Часть I. Знакомство с Microsoft Office 2003 16
Часть П. Работа с Word 16
17
Часть Ш. Игры с числами в Excel
Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint 17
17
Часть V. Outlook нас организует
17
Часть VI. Использование Access
17
Часть VH. Великолепные десятки
Как пользоваться книгой 17
18
Давайте договоримся
Пиктограммы, которые используются в этой книге 18
19
В путь!

Часть I. Знакомство с Microsoft Office 21
Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 2003 23
Создание нового файла Office 2003 23
Создание пустого файла 23
Создание файла на основе шаблона 25
Открытие существующего документа 28
Открытие файла Office с помощью программы Проводник 28
Открытие файла Office при запущенной программе 29
Работа с ярлыками 29
Размещение ярлыка на рабочем столе 30
Добавление ярлыка программы в меню Пуск 31
31
Сохранение файла
Закрытие файла 32

Глава 2. Стандартные команды Office 2003 35
Использование меню 35
Перемещение строки меню 36
Настройка строки меню 36
Использование панелей инструментов 38
Размещение панелей инструментов Стандартная и Форматирование
на отдельных строках 39
Сокрытие и отображение панелей инструментов 41
Перемещение панели инструментов 41
Изменение размеров панели инструментов 43
Отображение или сокрытие кнопок на панели инструментов 43
Работа с областью задач 45
Использование области задач 46
Сокрытие и отображение области задач 46
Перемещение по области задач 46
Работа с несколькими окнами 48
Переключение между окнами 48
Упорядочение нескольких окон 48
Сохранение информации и закрытие нескольких окон 48
Копирование и вставка с помощью буфера обмена Office 49
Копирование объектов в буфер обмена Office 49
Вставка объектов из буфера обмена Office 50
Очистка буфера обмена Office 51

Глава 3. Как получить справку от Microsoft Office 53
Получение справки от Office 2003 53
Текстовое поле Справка 54
Использование текстового поля Поиск в области задач Справка . 55
Использование помощника по Office 55
Работа с оглавлением 56
Получение справки из Internet 57
Восстановление Office 2003 после сбоев 58
Восстановление Microsoft Office 2003 58
Защита файлов от сбоев 59

Глава 4. Совместная работа с данными 65
Сохранение данных в различных форматах 65
Преобразование формата файла 66
Открытие файла, сохраненного в другом формате 68
Совместное использование данных в Office 2003 с помощью смарт-тегов 68
Активизация и отключение смарт-тегов 68
Использование смарт-тегов 69
Связывание и внедрение данных 70
Связывание данных 70
Внедрение данных 72

Часть II. Работа с Word 75
Глава 5. Работа с документами Word 77
Редактирование документа 77
Удаление текста 77
Добавление текста 78
Упорядочение текста 78
Вырезание и вставка текста с помощью средства Копилка 80
Исправление ошибок 81
Перемещение по документу Word 82
Использование мыши для перемещения по документу 82
Использование клавиатуры для перехода между страницами документа 83
Использование команды Перейти 83
Поиск и замена текста 84
Поиск текста 84


8 Содержание
Замена текста 85
Проверка грамматики и орфографии 86
Проверка орфографии и грамматики в готовом документе 86
Проверка орфографии и грамматики по ходу написания документа 87
Автоматическое исправление ошибок правописания 89
Подсчет слов 90
Сохранение документа 90
Как сохранить документ 90
Автоматическое создание резервных копий файлов 90

Глава 6. Как украсить документ 93
Форматирование текста вручную 93
Выбор шрифта и его размера 93
Выбор начертания 95
Фейерверк цветов 95
Использование инструмента Копировать формат 97
Простой способ отформатировать документ 98
Выбор темы 98
Выбор шаблона 99
Форматирование абзацев с помощью стилей 100
Выравнивание текста 101
Выравнивание текста по левому и правому краю 101
Добавление отступов к тексту 103
Определение полей с помощью линейки 103
Маркеры отступов на линейке 104
Создание списков 106
Быстрый способ создания списков 106
Изменение внешнего вида списка 107
Оформление текста в виде таблицы 108
Создание таблицы 108
Преобразование текста в таблицу 111
Ввод и редактирование данных таблицы 111
Удаление таблицы 111
Добавление или удаление строк, столбцов и ячеек 112
Изменение размеров строк и столбцов таблицы 113
Преобразование таблицы в текст 114

Глава 7. Создание привлекательных страниц 117
Верхние и нижние колонтитулы 117
Добавление верхних и нижних колонтитулов 118
Изменение нумерации страниц 119
Как создать документ из нескольких колонок 120
Быстрый способ создания колонок 120
Создание колонок произвольной ширины 121
Добавление рисунков в документ 121
Как поместить рисунок в документ 123
Добавление в документ существующих графических файлов 123
Использование в документе средства WordArt 124
Редактирование изображения 125
Обтекание рисунка текстом 126


Содержание 9
Перемещение рисунков в документе 127
Изменение размеров рисунка в документе « 127
Удаление рисунка из документа 127
Добавление границ к тексту 127
Предварительный просмотр и печать документа 129
Как работать в режиме предварительного просмотра 129
Задание параметров страницы 130
Печать документа 131

Часть III. Работа с числами в Excel 133
Глава 8. Основы электронных таблиц: числа, текст и форматирование 135
Самое общее представление об электронных таблицах 135
Ввод данных в рабочий лист 137
Ввод информации в ячейки 137
Ввод чисел в ячейку 138
Ввод текста в ячейку 139
Удаление и редактирование содержимого ячеек 141
Перемещение по рабочему листу 142
Использование мыши для перемещения по рабочему листу 142
Использование клавиатуры для перемещения по рабочему листу 142
Использование команды Перейти 143
Присвоение имен ячейкам и диапазонам 143
Поработайте над внешним видом рабочего листа 144
Использование средства Автоформат 145
Форматирование ячеек вручную 146
Удаление форматирования 146
Задание ширины столбца 147
Задание высоты строки 147
Печать рабочих листов 148
Предварительный просмотр рабочего листа 148
Печать рабочих листов 148
Печать части рабочего листа 149

Глава 9. Формулы и функции 151
Создание формул 151
Что такое ссылки 153
Магические скобки 155
Ссылки на несколько ячеек 156
Копирование формул 158
Редактирование формул 159
Просмотр формул 159
Удаление формулы 160
Изменение формул 161
Выбор встроенных функций 161
Проверка функций на правильность 164
Откуда формула получает данные 164
Определение формул, на которые влияют ячейки 164




Содержание
10
Глава 10. Представление чисел в виде диаграмм 167
Составные части диаграммы 167
Создание диаграмм с помощью мастера 169
Редактирование диаграмм 172
Перенос, изменение размера и удаление диаграмм 172
Редактирование частей диаграмм 173
Использование панели инструментов Диаграммы 174

Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint 177
Глава 11. Создание презентации PowerPoint 179
Создание презентации 179
Представление о мастере автосодержания 181
Заполнение бланков PowerPoint 182
Создание презентации на основе существующей 183
Создание новой презентации 183
Внесение изменений в презентацию 184
Просмотр слайда 185
Добавление слайда 188
Удаление слайда 189
Изменение порядка следования слайдов 189
Редактирование текста на слайде 190
Редактирование текста 190
Перемещение и изменение размеров текстового блока . 190
Добавление текстового блока 191
Добавление заметок к слайдам 192
Сохранение презентаций 192
Сохранение презентации 192
Упаковка презентаций PowerPoint 192
Печать презентации 193

Глава 12. Добавление цвета и картинок в презентации 195
Изменение цветов на слайдах 195
Изменение цвета текста 195
Изменение цвета фона 196
Использование цветовой схемы 198
Выбор фонового узора 199
Выбор дизайна слайда 200
Добавление рисунков к слайдам 201
Добавление диаграммы 201
Добавление рисунков 202
Перемещение или изменение размеров изображения на слайде 202
Улучшение внешнего вида рисунка 202
Удаление рисунка 203

Глава 13. Демонстрация презентации PowerPoint 205
Разработка плавных переходов 205
Разработка эффектов при смене слайдов 205
Анимация текста на слайде 207



Содержание 11
Удаление переходов 209
Подготовка презентации к публичной демонстрации 210
Добавление кнопок 210
Решите, как вы хотите представить вашу презентацию 212
Репетиция демонстрации слайдов 214

Часть V. Outlook организует нас 215
Глава 14. Организация вашей электронной почты 217
Настройка Outlook для работы с электронной почтой 217
Добавление учетной записи электронной почты в Outlook 217
Удаление учетной записи электронной почты из Outlook 219
Сохранение электронных адресов в Outlook 221
Создание сообщения электронной почты 224
Вложение файлов в сообщение электронной почты 225
Использование папки Исходящие 225
Получение и чтение сообщений 227
Получение сообщений 227
Чтение сообщений 227
Отправка ответа на сообщение 228
Пересылка сообщения 228
Удаление старых сообщений 228
Удаление сообщения 229
Восстановление удаленных сообщений 229
Удаление сообщения навсегда 230

Глава 15. Планирование задач и сохранение адресов 231
Организация списка адресов 231
Сохранение адресов 231
Просмотр информации с разных точек зрения 233
Поиск записей 233
Распределение адресов по категориям 234
Управление задачами 237
Создание списка текущих задач 238
Редактирование задач 238
Перемещение задачи 240
Организация задач 240
Завершение задачи 241
Удаление задачи 241

Глава 16. Организуйте свое рабочее время 243
Планирование встречи 243
Как добавить в план новую встречу 243
Редактирование встреч 244
Общая картина встреч 246
Изменение плана встреч 248
Удаление встреч 249
Определение повторяющихся встреч 249
Вывод плана встреч на печать 252
Предварительный просмотр плана встреч 252
Печать плана встреч 252


Содержание
72
Часть VI. Использование Access 255
Глава 17. Использование базы данных 257
База данных 101 257
Создание нового файла базы данных 258
Просмотр составляющих вашей базы данных 262
Использование базы данных 264
Ввод данных в базу данных с помощью окна Главная кнопочная форма 264
Ввод данных в базу данных с помощью таблиц или форм 265
Удаление данных 266
Изменение структуры базы данных 267
Добавление таблицы 267
Удаление таблицы 269
Изменение таблицы
Добавление формы
Удаление формы 273
Изменение формы 274
Сохранение базы данных 278
Сохранение базы данных в виде файла Access
Сохранение базы данных в другом формате файла 279

Глава 18. Поиск, сортировка и создание запросов 281
Поиск в базе данных 281
Поиск отдельной записи 281
Поиск одной или нескольких записей с использованием фильтра 284
Сортировка данных 287
Использование запросов в базе данных 288
Как задавать вопросы с помощью запросов 288
Какая разница между запросом и командой Найти 288
Создание запроса 289
Использование запросов 290
Удаление запроса 291

Глава 19. Отчеты 293
Создание отчетов 293
Использование отчетов 296
Удаление отчета 297
Профессиональное оформление отчета в Access 297

Часть VII. Великолепные десятки 299
Глава 20. Десять советов об использовании Microsoft Office 2003 301
Настройка интерфейса пользователя Office 2003 30J
Работа с панелями инструментов 301
Не перенапрягайте зрение — пользуйтесь масштабированием 303
Как увеличить размер кнопок 303
Щелчок правой кнопкой мыши 304
Как облегчить себе жизнь с помощью макросов 304
Защита файлов Microsoft Office 2003 307
Осторожно: макровирусы! 308


Содержание 13
309
Шифрование файлов
"Измельчение" файлов 311
Как получить резервные копии своих файлов 311
Борьба с нежелательной почтой 312
312
Настройка фильтра нежелательной почты в Outlook
Создание списка надежных отправителей 313
Использование Pocket Office 315

Глава 21. Комбинации клавиш, облегчающие работу
в Microsoft Office 2003 317
Создание нового файла (<Ctrl+N>) 317
Открытие существующего файла (<Ctrl+O>) 318
Как сохранить свою работу (<CtrkS>) 319
Как распечатать свою работу (<Ctrl+P>) 320
Вырезание (<Ctrl+X>), копирование (<Ctrl+C>) и вставка (<Ctrl+V>) 320
Поиск слова или фразы (<Ctrl+F>) 320
Поиск и замена слова или фразы (<Ctrl+H>) 321
Проверка орфографии (<F7>) 321
Команды Отменить (Ctrl+Z) и Вернуть (Ctrl+Y) 322

Предметный указатель 323




Содержание
Об авторе
Уоллес Вонг (Wallace Wang) — обозреватель журнала Boardwatch, а также автор очень
многих чрезвычайно популярных книг, в том числе Основы программирования для
"чайников" и Steal This Computer Book 2.
Введение
В состав Microsoft Office 2003 входят текстовый процессор (Word), программа электрон-
ных таблиц (Excel), программа для подготовки презентаций (PowerPoint), программа для ра-
боты с электронной почтой и управления информацией (Outlook), а также программа для
управления базами данных. В состав приобретенной вами версии Microsoft Office 2003 также
может входить и программа для создания Web-страниц (FrontPage). В книге Microsoft Office
2003 для "чайников" вы найдете необходимые сведения о каждой программе, входящей в
данный пакет.


кого предназначена э/на книга
Эту книгу стоит приобрести хотя бы потому, что она хорошо написана. И ее обязательно
нужно приобрести, если у вас есть одна из следующих версий Microsoft Office.
Стандартный выпуск (Standard Edition). Содержит Microsoft Word, Microsoft Excel,
•/
Microsoft Outlook и Microsoft PowerPoint.
^ Выпуск для малого бизнеса (Small Business Edition) . Содержит Microsoft Word, Mi-
crosoft Excel, Microsoft Publisher и Microsoft Outlook.
^ Профессиональный выпуск (Proffessional Edition). Содержит Microsoft Word, Micro-
soft Excel, Microsoft Publisher, Microsoft Access и Microsoft Outlook.


CtHfii/tctHtffia книги
Чтобы облегчить поиск нужной информации, материал книги разделен на семь частей.
Каждая часть посвящена определенной теме, связанной с использованием Microsoft Office
2003. Как только вам понадобится помощь, найдите в книге нужный раздел, посвященный
интересующей вас теме, прочтите его и приступайте к работе.

Часть I. Знакомство с Microsoft Office 2003
Microsoft Office 2003 кажется набором непохожих программ, собранных Microsoft воеди-
но. И действительно, в пакете Office 2003 объединены разные программы, которые, однако,
годами использовались совместно. Все программы Microsoft Office 2003 позволяют исполь-
зовать сходные меню, пиктограммы и горячие клавиши, благодаря чему вы, разобравшись с
одной программой, легко освоите приемы работы со всеми остальными программами, вхо-
дящими в данный пакет.

Часть II. Работа с Word
Microsoft Word на глазах завоевывает всемирную популярность. Конечно, можно исполь-
зовать Word только для написания писем, предложений и извинений, но вы сможете также
создать отчет, брошюру или газету, в которую можно поместить иллюстрации, а текст раз-
местить в несколько колонок. Если вы не умеете печатать, не любите писать или провалили экза-
мен по грамматике еще на втором курсе, вы наверняка обрадуетесь возможности превратить ваш
2000-долларовый компьютер в своего личного секретаря. С помощью таких средств Word, как про-
верка орфографии и грамматики и словарь синонимов, вы сможете выразить свои мысли в виде убе-
дительных слов и предложений, которые поймет даже ваш босс.


16 Введение
Часть III. Игры с числами в Excel
В этой части вы узнаете, как создать собственную рабочую таблицу с помощью Mi-
crosoft Excel. Вы узнаете, что такое электронная таблица, как оперировать в ней числа-
ми, как создавать свои формулы, заставляющие Excel выдавать новые результаты авто-
матически, и как оформить все полученные результаты, чтобы они радовали глаз. После
того как вы ознакомитесь с основами создания рабочих таблиц, следующим шагом будет
преобразование "голых" данных в изящные графики, диаграммы и другие цветные изо-
бражения, которые привлекут внимание и могущественных нефтяных магнатов, и дети-
шек из детского сада.

Часть IV. Создание презентаций с помощью PowerPoint
Как только вам понадобится подготовить презентацию, положитесь на PowerPoint, чтобы
создать с ее помощью наглядные материалы (35-миллиметровые слайды, плакаты или экран-
ные изображения), заметки (они помогут вам освежить в памяти основные пункты презента-
ции) и тезисы (их стоит раздать аудитории, чтобы они разглядывали тезисы, а не вас).

Часть V. Outlook нас организует
Microsoft Office 2003 содержит программу Microsoft Outlook, которая поможет вам спра-
виться с нелегкой задачей эффективного использования своего времени, одновременно раз-
мещая на экране план встреч, календарь и список текущих дел. Помимо организации ваших
встреч и планов, Microsoft Outlook также управляет потоком вашей ежедневной электронной
почты. Используя Microsoft Outlook, вы сможете писать, отвечать, отсылать и получать элек-
тронные сообщения от своих друзей, независимо от того, находятся они в соседней комнате
или на другом континенте.

Часть VI. Использование Access
Access — это реляционная база данных, которая позволяет хранить и редактировать
данные, оформлять отчеты и создавать новые программы для обработки и анализа данных.
Access 2002 очень удобна для хранения имен, адресов, телефонных номеров, а также более
сложной и специальной информации, например кодов товаров, адресов Internet, номеров
кредитных карточек.

Часть VII. Великолепные десятки
Вы хотите узнать о горячих клавишах, ознакомиться с ухищрениями, которые позволят
работать с Microsoft Office XP гораздо эффективнее (а освободившееся от работы время
использовать в свое удовольствие)? Именно для вас в этой части описываются общеприня-
тые комбинации горячих клавиш для всех программ Microsoft, приводятся другие советы,
которые помогут вам в работе с Microsoft Office 2003, чего нет ни в одной нудной и непо-
нятной документации.


№сис псиьзовсипься мшгой
Можно использовать эту книгу как справочное руководство, средство обучения и даже
как оружие (в зависимости от того, с какой силой вы запустите ее в голову своего противни-
ка). В отличие от любовного романа, эта книга не предназначена для того, чтобы ее читали от
корки до корки (хотя при желании вы можете сделать это). Вместо этого я советую вам об-
ращаться только к интересующим вас разделам и игнорировать остальные.


Введение 17
Если вы поставили себе цель использовать Microsoft Office 2003 на все 100%, то будет
очень полезным прочесть часть I, чтобы ознакомиться с наиболее важными инструментами
пакета. Все остальные части предназначены для того, чтобы помочь вам в работе и дос-
тавить удовольствие. В данный момент вы, возможно, и не собираетесь заниматься соз-
данием презентаций с помощью PowerPoint, однако в один прекрасный день вы захотите
поэкспериментировать с этой программой. И к великому удивлению обнаружите, что те
программы, о которых вы думали как о совершенно бесполезных, окажутся для вас про-
сто незаменимыми.

Давайте договоримся
Чтобы в этой книге для вас все было понятным, запомните следующее.
Курсор мыши может выглядеть либо как стрелка, либо как I-образный указатель
(в зависимости от программы, которую вы используете в данный момент). Если вы
внезапно потеряли след курсора мыши, начните перемещать мышь— вы должны
увидеть, как что-то начнет перемещаться по экрану. Будем надеяться, что это будет
именно курсор мыши.
Щелкнуть означает один раз нажать и быстро отпустить левую кнопку мыши. С по-
мощью щелчка вы активизируете кнопки на панели инструментов.
Двойной щелчок означает быстрое двойное нажатие левой кнопки мыши. Двойной
щелчок, как правило, приводит к выполнению определенной команды.
Перетаскивание 1-образного курсора выделяет элементы, которые вы собираетесь пере-
мещать, удалять или форматировать. Для перетаскивания разместите I-образный курсор
слева от элемента, который необходимо выделить, нажмите левую кнопку мыши и, не
отпуская ее, перемещайте мышь в нужном направлении. Когда вы отпустите кнопку мы-
ши, Windows выделит элемент. Элемент выделен (или выбран), если он отображен белым
на черном фоне.
Щелчок правой кнопкой означает щелчок той кнопкой мыши, которая является са-
V


мой правой. (На некоторых мышах расположены три кнопки, поэтому среднюю
кнопку вам придется пока игнорировать.) После щелчка правой кнопкой на экране
обычно отображается контекстное меню.
Примечание. Если вы левша и изменили установки мыши так, что все операции с ней выпол-
няете левой рукой, просто щелчок будет означать для вас нажатие правой кнопки мыши, а щелчок
правой кнопкой —нажатие левой кнопки.

Пиктограммы, которые используются в этой книге
Пиктограммы предназначены для того, чтобы выделить определенную информацию, на-
пример советы, нечто важное для запоминания или что-либо очень техническое, на чтение
которого вы не захотите тратить время.
Обращает ваше внимание на то, что будет очень полезным (пока вы держите это в
памяти, конечно).


Выделяет определенные действия или процедуры, которые заметно облегчат вашу
жизнь при работе с Microsoft Office 2003.




Введение
Внимание! Здесь рассказывается, как избежать неприятностей до того, как они
начнутся.


Выделяет информацию, которая не является необходимой для работы с Microsoft
Office 2003, но может произвести должное впечатление на ваших товарищей.




Сейчас вы, наверное, сгораете от нетерпения приступить к освоению Microsoft Office
2003. Включите компьютер и приготовьтесь к длительному путешествию в компании
с Windows и группой самых могущественных программ в мире, объединенных в Micro-
soft Office 2003.




Введение 19
Часть
Знакомство с Microsoft Office






MlwO
Microsoft Office 2003 подобен гигантскому монстру, который Ггпожирает
мегабайты пространства на жестком диске и предоставляет столько возможностей^
что может привести в изумление видавшего виды компьютерного ветерана. Только;
установив этот пакет и получив первый опыт работы с ним, вы сможете оценить
элегантность, скрывающуюся за огромными размерами Microsoft Office 2003,
> " Но несмотря на то, что Microsoft Office 2003 содержит такое количество
команд, что ни один простой смертный их запомнить просто не в силах, победить
его все-таки можно. Чтобы провести вас через дебри многочисленных команд, .
Microsoft Office 2003 предлагает несколько способов получения справки.
В этой части вы найдете также информацию об использовании комбин«щий?
клавиш и команд меню, общих для всех программ, входящих в состав Micro-
|;;5oft Office 2003. Именно по этой причине,: вы, освоив работу с одной
программой, всегда сможете легко разобраться и со всеми другими.
; •" • ; ,- "' - ' " '.',
, , >;:•;"
Глава 1
Начинаем работу с Microsoft Office 2003
& э&ой главе...

•S Создание нового файла Office 2003
•S Открытие существующего файла Office 2003
Создание ярлыка для программы или файла
S
Сохранение файла
S
•S Закрытие файла



состав Microsoft Office входит несколько программ, предназначенных для создания
документов различных типов и управления ими, в том числе текстовый процессор
(Microsoft Word), программа электронных таблиц (Microsoft Excel), программа для
создания презентаций (Microsoft PowerPoint), организатор вашего рабочего времени
(Microsoft Outlook), а также программа ведения баз данных (Microsoft Access). Хотя все эти
программы отличаются друг от друга, для создания и открытия документов в любой из них
необходимо выполнить очень похожие действия.
Итак, изучив материал настоящей главы, вы научитесь создавать, сохранять, открывать и выво-
дить на печать любой файл Office 2003, независимо от того, с помощью какого именно приложе-
ния Office он был создан. Научившись создавать документы Office 2003 различных типов, вы смо-
жете выполнять действительно полезную работу, а не рвать волосы на голове от отчаяния из-за то-
го, что не можете разобраться с тем, как отправить файл на печать из одной из программ.


Создание новою файла Office 2003
Если необходимо создать новый файл Office 2003, можно воспользоваться одним из двух
способов:
создать пустой файл;
создать файл (например, резюме или счета-фактуры) на основе шаблона, который
автоматически обеспечивает все необходимое форматирование, а вам остается толь-
ко ввести конкретные данные.

Создание пустого файла
Пустой файл может оказаться полезным в том случае, если вам необходимо задать все па-
раметры форматирования самостоятельно; следует отметить, что для этого может потребо-
ваться достаточно много времени. При создании файла на основе шаблона вы получаете воз-
можность отформатировать данные должным образом намного быстрее, однако полученные
результаты могут не всегда полностью соответствовать вашим ожиданиям. Работая с
Office 2003, вы убедитесь в том, что вам придется создавать как пустые файлы, так и файлы
на основе шаблона.
Запуск программы для создания пустого файла
При каждом запуске Word, Excel или PowerPoint программа автоматически создает пустой
файл. Для запуска любой из этих программ с целью создания пустого файла выполните сле-
дующие действия.
1. Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач.
Появится меню.
2. Выберите команду All Programs (Все программы).
Появится меню.
3. Выберите программу, в которой вы собираетесь работать, например Microsoft
Word или Microsoft PowerPoint
Появится выбранная программа, готовая к тому, чтобы вы создали новый файл или от-
крыли уже существующий.

Создание пустого файла в рамках программы
Если вы уже запустили Word, Excel или PowerPoint и решили создать новый пустой файл,
воспользуйтесь одним из следующих методов:



I S щелкните на кнопке New (Создать) стандартной панели инструментов;
•S нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+N>.

Результат любого из этих действий представлен на рис. 1.1.

Кнопка Создать


ZSP&O: показ слайдов окно Справка
;*ГИ ж 16




Г^ымшить размету сяайдл




Заголовок слайда

Подзаголовок слайда




| Заметки к слайду [уПпзкшдвгь п(и встигв сгайдов




Рис. 1.1. Щелчок на кнопке New(Co3damb) стандартной панели инструментов позволя-
ет легко создать новый файл


Часть I. Знакомство с Microsoft Office
После того как вы воспользуетесь одним из этих методов, программа Office 2003 создаст
пустой файл, полностью готовый к использованию.
После выбора команды File^New (Файл "^Создать) в любой из программ
Office 2003 на экране отобразится область задач, которая позволяет создать пустой
файл или файл на основе шаблона (подробности — в следующем разделе).


Создание файла на основе шаблона
После запуска Word, Excel или PowerPoint вам также предоставляется возможность соз-
дать новый файл на основе шаблона. Шаблон — это документ-заготовка, в который вам оста-
ется только добавить необходимые данные. Шаблон обеспечит их автоматическое формати-
рование, которое используется в документах стандартных типов, таких как резюме, деловые
письма, отчеты и бизнес-планы; вам остается только ввести необходимый текст и отправить
полученный файл на печать.
Шаблоны можно найти не только на жестком диске вашего компьютера, но и на Web-узле
компании Microsoft.

Использование локального шаблона
При установке Office 2003 на жесткий диск автоматически копируется целый ряд шабло-
нов. Проблема может быть связана только с повторным нахождением нужного шаблона.
Если вы уже запустили одну из программ Office 2003, например Access или PowerPoint,
для загрузки шаблона выполните следующие действия.
1. Выберите команду File^New (Файл => Создать).
В правой части окна программы отобразится область задач New Document (Создание
документа), как показано на рис. 1.2.
2. Щелкните на ссылке On ray computer (На моем компьютере) в группе Templates
(Шаблоны).
На экране отобразится диалоговое окно Templates (Шаблоны), представленное на
рис. 1.3.
3. Выберите необходимый шаблон и щелкните на кнопке ОК.
Office 2003 загрузит выбранный шаблон. Теперь вам остается только добавить данные
для получения профессионально оформленного документа.

Загрузка шаблона из Internet
В том случае, если вам не удается найти подходящий вариант среди ограниченного коли-
чества шаблонов, установленного на вашем компьютере, воспользуйтесь такой замечатель-
ной возможностью, как загрузка шаблонов из Internet.
Для загрузки шаблонов с Web-узла компании Microsoft вам обязательно потребу-
ется подключение к Internet.




Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 2003 25
c. 7.2. Дчя выбора шаблона можно воспользоваться областью задач Создание документа




мастер Macrae rwcew Мастер мастер фа-гее
кснверюв полов..,




| Обычный фэи: Соеремечое Сжэеменным Стачдзртюе
письмо Иг фзи: письмо Вт




Рис. 1.3. В диалоговом окне Шаблоны представлены все шабло-
ны, которые хранятся на жестком диске вашего компьютера

Чтобы загрузить шаблон, выполните следующие действия.
1. Выберите команду File^New (Файл"=>Создать).
В правой части окна программы отобразится область задач New Document (Создание
документа) (см. рис. 1.2).


Часть /. Знакомство с Microsoft Office
26
2. Щелкните на ссылке Templates on Office Online (Шаблоны на узле Office
Online) в группе Templates (Шаблоны).
На экране появится Web-страница Microsoft Office Templates (Шаблоны Microsoft Of-
fice), представленная на рис. 1.4. Все представленные здесь шаблоны разделены на не-
сколько категорий, таких как Calendars and planners (Календари и планировщики)
или Meetings and Projects (Собрания и проекты).




Эффективное Популярно* шаблоны
использование • фгапиэацисннэд диагранма
Шаблоны
собраний • гвнестка собрания
ХарТИН-И И К[1ЛПЫ ' • '
• Рклисание бизнес-событий
Загрузка ' Вовремя
работы
.Сведения о щюяг*таг
дорог а каждая
синута. Шаблоны
гсногут работать
Текущие ыдом
предложить шаблон
Получи ь паи
бкэлпвтвнь ШИРОКО
СОЗДАНО ПО САМОЕ
ПРИМЕНЯЕМЫЙ
Отправить нам ВОСТРЕБОВАННОЕ
ТРЕБОВАНИЮ
ШАБЛОН
отэье

Сояэаинше поб-
уэпы


Vsntj Office на
разных языка» *
СОС&ЦеИЛНО
Првйсктрант на yttrpn 01 чет D
Центр м5раБдч
ctivвеление
Offte
У ваг 1сть прадпожвни* по шаблон? По*»пит»ть с


- -


/•ус. 1.4. На Web-странице Шаблоны Microsoft Office представлены все доступные для загруз-
ки шаблоны документов Office, разделенные на несколько категорий

3. Выберите необходимую категорию, например Calendars and planners (Календари и
планировщики).
В результате загрузится Web-страница, на которой будут перечислены все шаблоны,
которые относятся к выбранной вами категории.
4. Выберите шаблон, который решили использовать.
В результате загрузится Web-страница, на которой будет представлен пример исполь-
зования выбранного вами шаблона, благодаря чему вы сможете сразу оценить, как
именно будут отформатированы данные в документе (рис. 1.5).
5. Щелкните на кнопке Download Now (Загрузить).
Office 2003 загрузит выбранный шаблон и отобразит с помощью соответствующей
программы, например Word или Excel. Теперь вам остается только добавить данные,
чтобы получить профессионально оформленный документ.



27
Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 2003
таил Пэаека вид Избранное Сервис Сграака


:Ипер&вд.;Ссьит:;* *Ё/
A?^:'^W:№llra.mkjosQftcom/templates^evma^

caSffice Online


Отчет о расходах поездки с
я и карты >• Для njreuiectBflhtMKoe > Маредты пугвшествий и
планшсвщиш
с)
Размер: 20 Кбайт (<!№«. на сирости 56 Kfiflift)
Вария. ивобюдш Eicel 97 или более поздней версии
:
Свэдв*1я 6 продундэ) [ .Зафхаип.. J


а.шш Ш^ a^ijj |ШШШШ
и.у^х 6 V
Твкущие эддаин

Г^елломпь шазгаи
попучть чзш Омиорм пади
&сллЕтень

L_
»^'
OtnaiffiHTb нам
OTjbB
*—^.
>==•
^1 "**g
«

ШЕ
•*
«
«Я
U



««С^ИГЗй




Рис. 1.5. После выбора шаблона на Web-cmpaHiiife отобразится пример его использования




Работая с документами, вы гораздо больше времени тратите на редактирование сущест-
вующих документов Office, чем на создание новых. В Microsoft Office 2003 имеется несколь-
ко способов открыть существующий файл. Наиболее распространенный способ состоит в за-
пуске необходимой программы (например. Excel или Access) и последующем открытии необ-
ходимого файла. Второй способ состоит в открытии необходимого файла (при этом
соответствующая программа запустится автоматически).
Практически вес программы, которые выходят в состав Office 2003 (за исключением
Outlook и Access), позволяют одновременно открыть несколько документов. Поэтому,
если вы запустите Microsoft Word, то сможете открыть резюме, письмо, отчет и любов-
ное послание одновременно. Хотя будет намного лучше, если вы будете открывать толь-
ко те файлы, с которыми вам необходимо поработать в настоящий момент, и закрывать
все файлы, которые вам больше не нужны. Это связано с тем, что чем больше файлов бу-
дет открыто, тем меньший объем оперативной памяти будет оставаться доступным ком-
пьютеру при работе с другими программами, которые вы также могли запустить.

Открытие файла Office с помощью программы Проводник
Если вам необходимо открыть определенный файл Office, то прежде всего следует найти
его, а затем дважды щелкнуть на его значке, чтобы открыть этот файл, а также запустить со-
ответствующую программу, с помощью которой он был создан. Для этого выполните сле-
дующие действия.

Часть \. Знакомство с Microsoft Office
7.8
1. Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач.
2. Выберите команду All Programs^Accessories^Windows Explorer (Все
программы "=> Ста ндартные^Проводник).
Появится окно программы Windows Explorer (Проводник).
3. Дважды щелкните на значке необходимого вам документа.
Если необходимый вам файл находится в другой папке или на другом жестком
диске, вам придется немного "попутешествовать" по дереву папок на жестких дис-
ках компьютера. Для получения подробных сведений о работе с программой Win-
dows Explorer (Проводник) приобретите книгу Windows XP для "чайников" Энди
Ратбона, выпушенную издательством "Диалектика".
Как только Office загрузит файл и запустит соответствующую программу, такую
как Excel или PowerPoint, можете приступать к редактированию документа.
Чтобы как можно быстрее найти файл, щелкните на кнопке Search (Поиск) панели
инструментов окна программы Windows Explorer (Проводник).



Открытие файла Office при запущенной программе
Если вы уже запустили определенную программу Office, такую как Word или Excel, для
открытия существующего файла выполните следующие действия.
1. Выполните одну из следующий операций.
• Выберите команду File^Open (Файл'ФОткрыть).
• Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+O>.
• Щелкните на кнопке Open (Открыть) стандартной панели инструментов.
2. Щелкните на значке файла, который решили открыть,
Если необходимый вам файл находится в другой папке или на другом жестком диске,
щелкните в раскрывающемся списке Look In (Папка) и выберите другие диск или
папку, например Local Disk (С:) (Локальный диск (С:)) или My Documents (Мои до-
кументы).
3. Щелкните на кнопке Open (Открыть).
Office откроет файл с помощью текущей запущенной программы.
Office позволяет открыть несколько файлов одновременно, благодаря чему вы
сможете быстро переключаться между файлами, как только в этом возникнет необ-
ходимость.




Вместо того чтобы манипулировать с неуклюжей панелью задач Windows, лучше создать
ярлык для вашей любимой программы Microsoft Office 2003. Тогда достаточно дважды
щелкнуть на этом ярлыке, и программа будет запущена.
Ярлык— обычный значок на рабочем столе, представляющий конкретный файл.
Этот файл может быть программой (такой как Microsoft Word) или документом,
созданным с помощью какой-то программы (например, резюме, составленное
в Word). Ярлыки создаются на рабочем столе для облегчения доступа к файлам.

Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 2003 29
Размещение ярлыка на рабочем столе
Чтобы разместить ярлык вашей любимой программы на рабочем столе Windows, выпол-
ните следующие действия.
1. Закройте или сверните все запушенные программы.
Для того чтобы быстро отобразить рабочий стол Windows, щелкните правой кноп-
кой мыши на панели задач и из появившегося контекстного меню выберите ко-
манду Show Desktop (Показать рабочий стол).
2. Щелкните правой кнопкой мыши на рабочем столе Windows.
На экране отобразится контекстное меню.
3. Выберите команду New=>Shortcut (Создать^Ярлык).
На экране отобразится диалоговое окно Create Shortcut (Создание ярлыка) (ряс. 1.6).


Этот мастер поро-ает еоматъ цлтык, укиьвасщил на
«м сетевые прогрзммь^ ipaiiu, пагки.




Рис. 1.6. Диалоговое окно Создание ярлыкэ

4. Щелкните на кнопке Browse (Обзор).
На экране отобразится диалоговое окно Browse for Folder (Обзор папок).
5. Найдите программу Office или файл, ярлык для которых решили разместить
на рабочем столе Windows.
Предположим, что вы решили разместить на рабочем столе ярлык для программы
Excel. Для этого вам необходимо найти основной файл этой программы. По умол-
чанию Microsoft Office сохраняет эти файлы в папке C:\Program Files\
Microsoft O f f i c e \ 0 f f i c e l l .
Для того чтобы помочь вам разобраться с именами файлов, которые Microsoft при-
сваивает программам, я предлагаю вам ознакомиться со следующей таблицей.
Программа Имя файла
Access Msaccess
Excel
Excel
Outlook Outlook
PowerPoint Powerpnt
Winword
Word



Часть I. Знакомство с Microsoft Office
30
6. Щелкните на значке файла, например Mspub или Powerpnt, после чего
щелкните на кнопке Open (Открыть).
На экране снова отобразится диалоговое окно Create Shortcut (Создание ярлыка).
7. Щелкните на кнопке Next (Далее).
В диалоговом окне Create Shortcut (Создание ярлыка) вам будет предложено указать
описательное название для значка. Если вы не укажете никакого названия, Windows бу-
дет использовать стандартное название, такое как Msaccess или Winword.
8. Введите описательное название, например Microsoft Word или Рекоменда-
тельное письмо, после чего щелкните на кнопке Finish (Готово).
Новый ярлык немедленно появится на рабочем столе Windows. Ярлыки очень лег-
ко отличить от обычных значков по небольшой стрелке в их нижнем левом углу.
9. Дважды щелкните на ярлыке, чтобы запустить программу или загрузить файл.
Если необходимо удалить ярлык с рабочего стола, щелкните на нем правой кноп-
кой мыши и выберите из появившегося контекстного меню команду Delete
(Удалить).


Добавление ярлыка программы в меню Пуск
В меню Start (Пуск) содержатся ярлыки для всех наиболее часто используемых вами
программ, чтобы упростить их запуск. Однако у вас может возникнуть необходимость до-
бавить в меню Start (Пуск) и ярлыки нескольких других программ. Для этого выполните
следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач.
2. Выберите команду Ail Programs (Все программы).
На экране отобразится меню.
3. Щелкните на значке Microsoft Office.
На экране отобразится еще одно меню, в котором будут представлены все доступ-
ные программы из состава Microsoft Office.
4. Щелкните правой кнопкой мыши на значке программы, ярлык которой ре-
шили добавить в меню Start (Пуск).
На экране отобразится контекстное меню, представленное на рис. 1.7.
5. Выберите команду Pin to Start menu (Закрепить в меню "Пуск").
Ярлык выбранной вами программы немедленно появится в меню Start (Пуск).
Чтобы удалить ярлык из меню Start (Пуск), щелкните на нем правой кнопкой мы-
ши и выберите из появившегося контекстного меню команду Remove from This
List (Удалить из этого списка).


См/гакекие файла
Если вы не хотите повторно вводить данные при каждом запуске программы, обязательно
сохраняйте файлы. Если вы создали новый файл и решили его сохранить, укажите для него
имя и месторасположение на жестком диске, например в папке My -Documents (Мои доку-
менты). При редактировании существующего файла Office 2003 сохраняет данные в текущем
файле. Чтобы сохранить файл, воспользуйтесь одним из следующих методов:

Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 2003 31
нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+S>;
щелкните на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов (кнопка
с изображением гибкого диска) (рис. 1.8);
выберите команду File^Save (Файл^Сохранить).

WodowsuWate
Windows XP CTeatMty Fun Packs
Активация Wlrdows
программы SiSoftwa-e (Wn32 x?
Выбор прогр*™ по умолчанио
Каталог Windows ABBYY Lingvo
. -а Открыть документ Office
Создать документ Office
iwtfa Demos
1OJ Lite

Creative
CJ Logtech
PmtMe Intj Открыть
Лпернет
ROxo Eas\||j
i'-.wnfit Eqtor" я
-. I
gs^.__oi^±
Электронная почта f-S inTnsarnv;

"" rto-os(j Вьремть
Microsoft weed 95
дИо-osd ""Ковать
[И] Wcrosd Создать ярлык
Блокнот
у а/итъ
ГЯ ^rr«J «
Пере1*кнсеатъ
Adobe Photoshop cs

Сортировать по 1*»ени
НэгТсо Ghost 2003
L QuarkXPress Passport (
Свойства
Norton Personal Hrewal
NVIDIA СсфогаОоп
Outk>* Exptess
Прои-рьеатель Windows Meda
Удаленной помощник




Рис. 1.7. Контекстное меню

Работая над документами, старайтесь сохранять их как можно чаще, например ка-
ждые десять минут, а также перед каждым перерывом. Благодаря этому даже в
случае перебоев с обеспечением электроэнергии, сбоя в работе жесткого диска, а
также других непредсказуемых ситуаций вы потеряете только те данные, которые
ввели после последнего сохранения.
Для обеспечения дополнительного уровня безопасности сохраните копию файла на
съемном носителе, например на дискете или записываемом компакт-диске, кото-
рый также сохраняйте в надежном месте. Это позволит вам не потерять данные в
случае непредвиденных обстоятельств.




После открытия файла с целью редактирования или добавления новых данных вам навер-
няка потребуется закрыть его, прежде чем приступать к выполнению других задач. Сущест-
вуют два основных способа закрытия файлов.


Часть /. Знакомство с Microsoft Office
Кнопка Сохранить




. /.в. Кнопка Сохранить стандартной панели инструментов

| ^ Если необходимо закрыть текущий документ, ко остаться в программе
Office 2003, выберите команду File^Save (Файл^Сохранить).
Если вы открыли несколько файлов в одной программе, например несколь-
ко документов Word, их можно закрыть все сразу, нажав клавишу <Shift>,
после чего выбрав команду File^CIOSG All (Файл^Закрыть все). Команда
Close All (Закрыть все) доступна в меню File (Файл) только при нажатой
клавише <Shift>.
Выберите команду File^Exit (Файл^Выход).
Чтобы закрыть файл как можно быстрее, щелкните на кнопке закрытия окна
программы. (Кнопка закрытия — это символ X, расположенный в верхнем
правом углу окна программы.)
Если вы внесли какие-либо изменения в документе с момента последнего сохранения и
пытаетесь выйти из программы, Microsoft Office 2003 выдаст запрос, хотите ли вы сохранить
изменения, и предложит следующие варианты ответа: Yes (Да), No (Нет) или Cancel
(Отмена).
Щелкните на кнопке Yes (Да), чтобы сохранить документ.
Щелкните на кнопке No (Нет), если вы не хотите сохранять последние изме-
нения.
Щелкните на кнопке Cancel (Отмена) (или нажмите клавишу <Esc>), если вы
внезапно передумали завершать работу.


33
Глава 1. Начинаем работу с Microsoft Office 2003
Глава 2
Стандартные команды Office 2003
гмг&е. . .

Использование меню
Отображение панелей инструментов
Работа с областью задач
Работа с несколькими окнами
Использование буфера обмена Office


соответствии со стремлениями компании Microsoft сделать Office 2003 еще проше в
использовании практически во всех программах, входящих в состав этого пакета, ис-
пользуются очень похожие комбинации клавиш, благодаря чему, по крайней мере
теоретически, у вас появляется возможность легко переключаться между программами без
возникновения каких-либо осложнений.
Конечно же, пока вы не научитесь отдавать команды одной из программ Office 2003, вы
не сможете работать и с другими программами. Поэтому вам необходимо изучить материал
настоящей главы, которая посвящена тому, как управлять программами Office 2003, исполь-
зуя только мышь и комбинации клавиш.


использование мешо
Строка меню отображается в верхней части окна любой программы из состава
Office 2003; в ней содержится несколько меню, включающих различные команды программы,
разделенные по категориям. К стандартным меню, которые используются во всех программах
Office 2003, относятся следующие.
File (Файл). Содержатся команды, предназначенные для открытия, сохранения и
печати файлов.
Edit (Правка). Содержатся команды, предназначенные для копирования, удаления,
вставки, поиска и замены данных.
View (Вид). Содержатся команды, предназначенные для изменения способа ото-
бражения данных на экране.
Insert (Вставка). Содержатся команды, предназначенные для добавления в файл
информации различного типа, например линий, графиков и гиперссылок.
Format (Формат). Содержатся команды, предназначенные для изменения парамет-
ров отображения данных, таких как шрифт и его начертания, а также параметров
форматирования чисел, дат и т.д.
Tools (Сервис). Содержатся команды, предназначенные для работы с данными в
файле, например для проверки правописания, а также для изменения параметров ра-
боты Office 2003.
•/ Window (Окно). Содержатся команды, предназначенные для работы с различными
окнами одной программы из состава Office 2003.
•S Help (Справка). Содержатся команды, предназначенные для получения справочных
сведений по работе с определенной программой из состава Office 2003.
Чтобы увидеть все команды, доступные в определенном меню, шелкните на названии это-
го меню, например File (Файл) или Help (Справка). Если вы внимательно рассмотрите назва-
ния меню, то заметите, что в каждом из них присутствует подчеркнутая буква. Эта буква со-
ответствует быстрой клавише для отображения меню.
Например, в меню Файл подчеркнута буква Ф. Это означает, что для быстрого отображе-
ния меню Файл необходимо нажать комбинацию клавиш <АН+Ф>.
Если нажать только клавишу <AIt>, Office 2003 выделит меню File (Файл). Для
перемещения между различными меню используйте клавиши со стрелками, на-
правленными влево и вправо, для отображения содержимого текущего меню на-
жмите клавишу со стрелкой, направленной вниз, или клавишу <Enter>.

Перемещение строки меню
Обычно строка меню располагается в верхней части экрана любой программы Microsoft
Office 2003. Если же вам необходимо переместить строку меню, выполните следующее.
1. Подведите указатель мыши к маркеру перемещения строки меню.
При наведении на маркер перемещения указатель мыши примет вид четырехна-
правленной стрелки (рис. 2.1).
2. Перетащите указатель мыши, удерживая нажатой левую кнопку мыши.
Строка меню появится в отдельном окне.
3. Отпустите левую кнопку мыши, когда строка меню расположится в нужном
месте экрана.
Если строку меню перетащить к верхнему краю окна, она автоматически
"прикрепится" к нему.



Настройка строки меню
Поскольку в Office 2003 доступно очень много команд, для каждого меню можно задать
определенный способ отображения.
Отображаются все доступные команды. При этом вы увидите такое количество ко-
манд, которое вам вряд ли когда-нибудь потребуется.
Более сложные команды не отображаются. Чтобы увидеть эти команды, щелкните
на кнопке с двойной стрелкой, направленной вниз, в нижней части меню.
Более сложные команды отображаются затененными через пару секунд после от-
крытия меню.
Чтобы изменить параметры работы меню в программах Microsoft Office 2003. выполните
следующее.
1. Выполните одно из следующих действий.
1
• Выберите команду Tools ^Customize (Сервис ^ Настройка).



36 Часть I. Знакомство с Microsoft Office
Выберите команду View^oToolbars1^Customize (ВидОПанели инструментов1^

Настройка).
Появится диалоговое окно Customize (Настройка) (рис. 2.2).

Маркер Строка заголовка




. i гя -чг- A -
и, Times New яоггап ж/ 14

I< i-2-i•••i<4-i-B-<-i-i-7 ID i -11 i 1J- i -13 • W




..-с ' Раэд 1




Строка меню

Рис. 2.1. Чтобы переместить строку меню, воспользуйтесь маркером перемещения




Нас трамваи чо нечо и панели инструментов •-• ...................... - ........
П Сгвндлршая панегь и п*е(ь формйтциеаьия Е две строки


@ Показьв*т1. оог»*» гяно пост* гаротгей задержки




Э Отображать названии щрифтсе теп же ифиф
0 OjoftuxaTb rxwoo»" лпя кнопок
О Вкгюаить в подоа)№ touei*m кгаеии
Эффект т» выводе немо: jfta умопчашю)




Рыс. 2.2. 5 диалоговом окне Настройка
можно определить параметры работы меню


37
Глава 2. Стандартные команды Office 2003
2. Перейдите на вкладку Options (Параметры).
3. Установите или сбросьте один из следующих флажков.
• Always show full menus (Всегда показывать полные меню). Если этот флажок
установлен, все команды будут отображаться всегда (рис. 2.3).




Исправить псерйьденней текст..,
ЕуФер обмена Office...
Статистика...
Вставить ort*v
Автореферат...
Вщвлить все Ctrt+A
Общая рабочая область...
Ctri'F
na Ctrt+Srtft+E
и объединить исправления...


Совместная работа

Письмам

Иакрос
Шабгкиь и надстрсйм
Параметры автозамены
Look Lp n LTTCKO




Рис. 2.5. 5 ,ме«ю могут отображаться все доступные команды
• Show full menus after a short delay (Показывать полные меню после короткой
задержки). Если этот флажок установлен, дополнительные команды меню отобра-
жаются через несколько секунд после того, как меню выбрано.
4. Щелкните на кнопке Close (Закрыть).


использование панелей
Панели инструментов содержат значки, которые представляют наиболее часто исполь-
зуемые команды. Теоретически гораздо проще щелкнуть на значке, чем добираться до коман-
ды через целый ряд меню или с помощью трудно запоминаемой комбинации клавиш, напри-
мер <Ctrl+P>. Две наиболее часто используемые панели инструментов в программах Micro-
soft Office 2003 — это Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование).
На панели инструментов Standard (Стандартная) содержатся значки универсальных
команд, таких как Save (Сохранить), Cut (Вырезать) или Paste (Вставить). На панели ин-
струментов Formatting (Форматирование) приведены значки, представляющие команды из
меню Format (Формат).
Чтобы воспользоваться панелью инструментов, щелкните на значке, который представля-
ет необходимую команду. Если вы не знаете, для чего предназначен тот или иной значок, на-

Часть I. Знакомство с Microsoft Office
38
ведите на него указатель мыши и удерживайте его над значком одну-две секунды. Office 2003
любезно отобразит краткие сведения о назначении интересующего вас значка (рис. 2.4).




Рис. 2.4. При наведении указателя мыши на значок на экране отобразится подсказка
с краткими сведениями о назначении этого значка

Размещение панелей инструментов Стандартная
и Форматирование на отдельных строках
Для экономии места на экране Microsoft Office 2003 может расположить панели инструментов
Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) радом. Если такое расположение па-
нелей инструментов затрудняет работу, можно их расположить одну над другой.
ЕСЛИвы разместите панели Standard (Стандартная) и Formatting (Форматирование) в

стр. 1
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>