СОДЕРЖАНИЕ

Нужно ли вести личные дела работников?

Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках компании. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье - личное дело. Нужно ли вести личные дела в обязательном порядке и какие документы могут храниться в личных делах?
Допустим, Федеральная инспекция труда в ходе очередной проверки решила убедиться в правомерности привлечения тех или иных сотрудников к работе в тяжелых условиях труда. Или центру обучения, действующему в организации, понадобилась информация о том, когда работник в последний раз повышал профессиональную квалификацию. В таких случаях специалисту отдела кадров нужно будет оперативно предоставить необходимые сведения - справки о состоянии здоровья и копии документов об образовании. А сделать это нетрудно, если служба персонала компании ведет личные дела своих сотрудников.

Вести или не вести?

Действительно, как удобно - раскрываешь папку, и перед тобой как на ладони полный профессиональный портрет сотрудника.
Если говорить о нормативных актах, то упоминание о личном деле работника как об обязательном атрибуте кадровой службы содержится лишь в законе о государственной службе. Статья 8 Федерального закона от 31.07.95 N 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" вменяет в обязанность кадровикам отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле.
Подробно процедура учета персональных данных предусмотрена отдельным документом, который называется "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы". Он утвержден Указом Президента РФ от 01.06.98 N 640.
Для коммерческих организаций подобная форма систематизации личных данных работника - дело сугубо добровольное. Несмотря на это, многие кадровики ведут личные дела именно так - в отдельной папке.

Раз решил, делай правильно

Если вы, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, все же решили ввести у себя в организации систему личных дел, то делайте это грамотно. Во-первых, используйте в качестве рекомендательных материалов приведенные выше нормативные акты. Кроме того, соблюдайте правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"*(1) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(2).
Как формировать личные дела работников коммерческих организаций, решает руководитель отдела кадров. Обычно в личное дело включаются следующие документы:
- внутренняя опись документов дела;
- личный листок (анкета) по учету кадров;
- дополнение к личному листку по учету кадров;
- автобиография;
- копии документов об образовании;
- характеристики и рекомендательные письма;
- личные заявления работника;
- трудовой договор;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- аттестационные листы;
- отзывы должностных лиц о работнике;
- справки о состоянии здоровья;
- фотографии;
- другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
- лист - заверитель дела.
Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления на должность, так как оно заводится сразу же после издания приказа о зачислении сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности работника досье "обрастает" иными, не менее значимыми документами. Последним, завершающим листком в папке будет копия приказа о расторжении трудового договора.
Давайте рассмотрим основные правила оформления личных дел и документов, составляющих содержание личного дела. Обложка личного дела выглядит следующим образом:

ОАО "Стальимпекс"
Департамент природной добычи

Дело N 152, том N 1
Личное дело Кравцова Сидора Алексеевича

Дата начала дела: 12.03.1998
Дата окончания дела: ________

На ___________ листах
Хранить постоянно.

Внутренняя опись документов дела. Этот документ содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.
При этом сами листы внутренней описи дела нумеруются отдельно.
Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Внутренняя опись
документов дела N 03-02-123

----T---------T--------T---------------------T----------T---------------¬
¦ N ¦ Индекс ¦Дата до-¦ Заголовок ¦Номер лис-¦ Примечание ¦
¦п/п¦документа¦кумента ¦ документа ¦тов дела ¦ ¦
+---+---------+--------+---------------------+----------+---------------+
¦ 1.¦ 03-15 ¦12.02.02¦Копия диплома ¦ 1-2 ¦ ¦
+---+---------+--------+---------------------+----------+---------------+
¦ 2.¦ 03-05 ¦12.02.02¦Копия трудовой книжки¦ 3-15 ¦ ¦
+---+---------+--------+---------------------+----------+---------------+
¦ 3.¦ 03-02 ¦12.03.02¦Копия приказа о прие-¦ 16 ¦Приказ N 12 от¦
¦ ¦ ¦ ¦ме ¦ ¦12.03.02 г. ¦
+---+---------+--------+---------------------+----------+---------------+
¦ 4.¦ 03-01 ¦12.02.02¦Трудовой договор ¦ 17-21 ¦Трудовой дого-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вор N 12 от¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦12.03.02 г. ¦
+---+---------+--------+---------------------+----------+---------------+
¦...¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦ ... ¦
L---+---------+--------+---------------------+----------+----------------

Итого: ____________________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи______________________________________
(цифрами и прописью)

Инспектор отдела кадров: ____________________ _________________________
(подпись) (расшифровка подписи)

"____" ________________ 200___ г.

Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.
Личный листок по учету кадров. Этот документ составляет основу личного дела. Это своего рода аналог анкеты, и организации самостоятельно решают, включать им в личное дело и анкету, и личный листок или один из этих двух документов.
В личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4x6. Заполняется листок без сокращений самим работником, который после заполнения данной формы ставит личную подпись и дату заполнения, подтверждая и беря на себя ответственность за достоверность указанных сведений.
Обо всех последующих изменениях работник обязан сообщать работодателю для внесения этих изменений в его личное дело.

Личный листок
по учету кадров

1. Фамилия Петров ---------------¬
---------------------------------------------- ¦ ¦
имя Сидор отчество Семенович ¦ Место ¦
----------------- ------------------------- ¦ для ¦
2. Пол мужской ¦ фотографии ¦
-------------------------------------------------- ¦ ¦
3. Год, число и месяц рождения 1954, 14 марта ¦ ¦
-------------------------- ¦ ¦
4. Место рождения: Москва ¦ ¦
--------------------------------------- ¦ ¦
(село, деревня, город, район, область) L---------------

5. Гражданство гражданин Российской Федерации
--------------
6. Образование высшее
------------------------------------------------------
---------------T----------T--------T-----T---------T--------------------¬
¦Название учеб-¦Факультет ¦Год пос-¦Год ¦Если не¦Какую специальность¦
¦ного заведения¦или отде-¦тупления¦окон-¦окончил, ¦получил в результате¦
¦и его местона-¦ление ¦ ¦чания¦то с ка-¦окончания учебного¦
¦хождение ¦ ¦ ¦или ¦кого кур-¦заведения, указать N¦
¦ ¦ ¦ ¦ухода¦са ушел ¦диплома или удосто-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦верения ¦
+--------------+----------+--------+-----+---------+--------------------+
¦Российская ¦Обще-эко- ¦ 1973 ¦ 1980¦ ¦ Экономист ¦
¦экономическая ¦номический¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦академия им.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦Г.В. Плеханова¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L--------------+----------+--------+-----+---------+---------------------

7. Какими иностранными языками владеете английский, читаю и перевожу
---------------------------------
со словарем
-------------------------------------------------------------------------
(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,
владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание не имею
-----------------------------------------
9. Какие имеете научные труды и изобретения не имею
------------------------------
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в
высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие
в партизанских отрядах и работу по совместительству).

-------------T------------------------------------T---------------------¬
¦Месяц и год ¦Должность с указанием учреждения,¦Местонахождение уч-¦
+------T-----+организации предприятия, а также¦реждения, организа-¦
¦посту-¦ухода¦министерства (ведомства) ¦ции, предприятия ¦
¦пления¦ ¦ ¦ ¦
+------+-----+------------------------------------+---------------------+
¦ 1983 ¦ 1998¦Российско-британский концерн "Содей-¦г. Москва ¦
¦ ¦ ¦ствие", экономист ¦ ¦
+------+-----+------------------------------------+---------------------+
¦ 1998 ¦ 2004¦Представительство "Смарч энд Брукс",¦г. Москва ¦
¦ ¦ ¦экономист ¦ ¦
L------+-----+------------------------------------+----------------------

11. Пребывание за границей
-----------------------------------------------
(работа, служебная командировка, поездка с делегацией)

--------------------------------T--------------T------------------------¬
¦ Месяц и год ¦В какой стране¦ Цель пребывания за ¦
+----------------T--------------+ ¦ границей ¦
¦с какого времени¦по какое время¦ ¦ ¦
+----------------+--------------+--------------+------------------------+
¦ 09.1996 ¦ 05.1998 ¦Великобритания¦ Служебная командировка ¦
L----------------+--------------+--------------+-------------------------

12. Участие в выборных органах

----------------T------------------T----------------T-------------------¬
¦Место выборного¦Название выборного¦В качестве кого¦ Год ¦
¦ органа ¦ органа ¦ избран +---------T---------+
¦ ¦ ¦ ¦избрания ¦ выбытия¦
+---------------+------------------+----------------+---------+---------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------------+------------------+----------------+---------+----------

13. Какие имеете правительственные награды не имею
-------------------------------
когда и кем награжден

14. Отношение к воинским обязанностям и воинское звание лейтенант запаса
------------------
Состав командный род войск ВВС
---------------------------------------------------------------
командный, политический, административный, технический и т.д.

15. Семейное положение в момент заполнения личного листка холост
----------------

-------------------------------------------------------------------------
(члены семьи, с указанием возраста)

16. Домашний адрес г. Москва, ул. Генерала Власова, д. 13, кв. 56
-------------------------------------------------------

"15" мая 200 4 года Личная подпись Петров
-- ---------- - ---------------------

При заполнении пункта 10 необходимо указывать те наименования организаций, которые существовали в указываемый период. При внесении сведений о военной службе нужно указывать должность.
Работник обязан обо всех последующих изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и т.д.) сообщать по месту работы для внесения изменений в его личное дело.
Дополнение к личному листку по учету кадров. В дополнении отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.

Дополнение
к личному листку по учету кадров

Фамилия Петров Имя Семен Отчество Иванович
------ ----- --------
1. Данные о работе после заполнения личного листка
-------------T-----------T-------------------T--------------------------¬
¦Должность, ¦Местонахож-¦ Число, месяц, год¦ Решение ¦
¦с указанием¦дение орга-+-----------T-------+-------------T------------+
¦наименования¦низации ¦вступления ¦ухода с¦об утвержде-¦об освобож-¦
¦организации ¦ ¦в должность¦должно-¦нии работника¦дении работ-¦
¦ ¦ ¦ ¦сти ¦ ¦ника ¦
+------------+-----------+-----------+-------+-------------+------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L------------+-----------+-----------+-------+-------------+-------------

2. Данные об изменениях в учетных признаках работника после
заполнения личного листка
2.1. Записи о награждении орденами и медалями
--------------------T----------------T-----------------T----------------¬
¦ Когда награжден ¦За что награжден¦Название награды¦Основание записи¦
¦(число, месяц, год)¦ ¦ ¦ ¦
+-------------------+----------------+-----------------+----------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-------------------+----------------+-----------------+-----------------

2.2. Записи о наложении и снятии взысканий
--------------T----------T------T-----T-------------T----------T------------¬
¦Дата (число,¦Кем нало-¦За что¦Какое¦ Основание ¦ Когда ¦ Основание ¦
¦месяц, год) ¦жено взыс-¦(сущ- ¦нало-¦ записи ¦ взыскание¦ записи ¦
¦ ¦кание ¦ность ¦жено ¦ ¦ снято ¦ ¦
¦ ¦ ¦дела) ¦взыс-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦кание¦ ¦ ¦ ¦
+-------------+----------+------+-----+-------------+----------+------------+
¦12.03.2003 г.¦Генераль- ¦Прогул¦Заме-¦Пр. N 12к от¦12.03.2004¦Пр. N 17к от¦
¦ ¦ный дирек-¦ ¦чание¦12.03.2003 г.¦ ¦13.03.2004 г¦
¦ ¦тор ¦ ¦ ¦докл. записка¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦начальника ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдела от ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦11.03.2003 ¦ ¦ ¦
+-------------+----------+------+-----+-------------+----------+------------+
¦15.05.2004 г.¦Генераль- ¦Прогул¦Выго-¦Пр. N 19к от¦ ¦ ¦
¦ ¦ный дирек-¦ ¦вор ¦15.05.2004 г.¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦докл. записка¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦начальника ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦отдела от ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦15.05.2004 ¦ ¦ ¦
L-------------+----------+------+-----+-------------+----------+-------------

2.3. Записи об изменениях в остальных учетных признаках работника
---------------T-------------------T------------------------------------¬
¦Дата происшед-¦ Характер изменения¦ Основание записи ¦
¦шего изменения¦ ¦ ¦
¦(число, месяц,¦ ¦ ¦
¦год) ¦ ¦ ¦
+--------------+-------------------+------------------------------------+
¦12.01.2004 г. ¦Паспортные данные ¦Паспорт 54 34 234567, выданный ОВД¦
¦ ¦ ¦Октябрьского района г. N ¦
+--------------+-------------------+------------------------------------+
¦14.03.2004 г. ¦Семейное положение ¦Свидетельство о заключении брака¦
¦ ¦ ¦N 132 от 14.03.2004 г. ¦
L--------------+-------------------+-------------------------------------

В разделе 2.3 отражаются сведения об изменении сведений об образовании, знании иностранных языков, получении воинского звания, ученой степени, изменении места жительства, семейного положения и др. В самом личном листке по учету кадров эти изменения не отражаются.
Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
Лист - заверитель дела. Этот документ оформляется при сдаче личного дела в архив.

Лист - заверитель дела N 57

В деле подшито (вложено) и пронумеровано 130 (сто тридцать) листов,
в том числе: литерные листы нет
---------------------------------------------
пропущенные номера 6,8
------------------------------------------------------
+ листов внутренней описи 3
-----------------------------------------------
----------------------------------------------T-------------------------¬
¦ Особенности физического состояния ¦ Номера листов ¦
¦ и формирования дела ¦ ¦
+---------------------------------------------+-------------------------+
¦Лист склеен скотчем ¦ 19 ¦
L---------------------------------------------+--------------------------

Начальник отдела кадров Смирнов А.М. Смирнов
------------------------ --------------------- --------------------
Должность Подпись Расшифровка подписи

" 16 " июля 200 4 г.
---- ----------- --

Как хранить документы

Дела уволившихся работников передаются на хранение в архив. Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать) документы дела, нужно удалить с них скрепки.
В начале дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конце - бланки листов - заверителей дела.
Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Факт проверки фиксируется внизу оборотной стороны листа дополнения. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт.
Личные дела работников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания и награды, - постоянно. В личном деле содержатся персональные данные сотрудников. Порядок получения, хранения и защиты таких данных установлен главой 14 Трудового кодекса. В организации должен быть издан локальный нормативный акт (положение), регламентирующий условия работы с персональными данными, в котором устанавливается перечень лиц, имеющих доступ к этой информации.

В. Митрофанова,
консультант по вопросам трудового права
и кадрового делопроизводства

"Кадровое дело", N 8, август 2004 г.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Утвержден постановлением Госстандарта России от 03.03.03 N 65-ст.
*(2) Утвержден решением Росархива от 06.10.2000.



СОДЕРЖАНИЕ