стр. 1
(всего 4)

СОДЕРЖАНИЕ

>>



Microsoft
Access97
Шаг за шагом










Издательство
ЭКОМ
Москва, 1999
ББК 32.97
М14
УДК 681.3


М 14 Microsoft Access 97. Шаг за шагом: Практ.пособ./Пер. с англ.- М.: Издательство ЭКОМ, 1999.-328 с.: илл.

ISBN 5-7163-0038-3

Microsoft Access 97 предназначен для автоматизации производства, налаживания учета и статистики практически в любой отрасли науки, техники и бизнеса. Настоящее издание рассматривает новую версию популярного программного продукта, включающую дополнительные по сравнению с версией Microsoft Access 7 возможности для пользователя. Издание снабжено CD-ROM, на котором содержится учебная база данных. Выполнив последовательно уроки, предложенные авторами, пользователь получит практические навыки работы с Microsoft Access 97 в условиях, максимально приближенных к тем, с которыми он может встретиться в своей практической работе.
В книге рассматривается русская версия Microsoft Access 97. Названия команд даются по-русски и по-английски.
Владение Microsoft Access 97 в объеме данного издания входит в программу сертификации пользователей Microsoft Office.




Книги серии «Шаг за шагом» являются утвержденными учебными пособиями программы сертификации пользователей пакета Microsoft Office. О сертификации см. стр. 12.


ББК 32.97 М-66(03)-99

ISBN 1-57281-816-1 Copyright © 1997 by Microsoft Corporation
Original English language edition copyright
© 1997 by Catapult, Inc.
© Русский перевод, Microsoft Corporation, 1999
ISBN 5-7163-0038-3 Published by arrangement with the original Publisher,
Microsoft Press, Microsoft Corporation,
Redmond, Washington, USA
Подготовлено к печати «Издательством ЭКОМ»
по лицензионному соглашению с Microsoft Corporation,
Редмонд, Вашингтон, США


Программа сертификации пользователей пакета Microsoft Office (CMOU)


Корпорация Microsoft проводит реализацию программы сертификации пользователей пакета Microsoft Office (The Certified Microsoft Office User -CMOU). Она предназначена для администраторов, управляющих, разработчиков программ, бухгалтеров, торговых представителей т т.д., а также для учащихся, которым необходимы навыки работы с продуктами пакета Microsoft Office 97. Для получения документа, подтверждающего квалификацию, кандидаты сдают специальный экзамен по работе с программой в реальных условиях.
Программа CMOU предусматривает два уровня подготовки: квалифицированный пользователь и эксперт.
Книги серии «Шаг за шагом» являются утвержденными учебными пособиями программы сертификации пользователей пакета Microsoft Office.

Уровень квалифицированного пользователя:

Microsoft Word 97. Шаг за шагом.
Microsoft Excel 97. Шаг за шагом.

Уровень эксперта:

Microsoft Word 97: дополнительные возможности. Шаг за шагом.
Microsoft Excel 97: дополнительные возможности. Шаг за шагом.
Microsoft Access 97. Шаг за шагом.
Microsoft Frontpage 98. Шаг за шагом.

В настоящее время программа проходит экспериментальную проверку в США. В ближайшем будущем возможно ее распространение на страны Восточной Европы и Россию.
Информацию о программе CMOU можно получит по адресу:

http/www.microsoft.com/train_cert
С чего начать

Программа Microsoft Access представляет собой мощное средство управления базами данных, позволяющее создавать системы баз данных различной сложности и эффективно работать с содержащейся в них информацией. С помощью данного руководства вы легко и быстро научитесь пользоваться Microsoft Access для решения своих задач.



Важно! Эта книга рассчитана на работу с Microsoft Access 97 в среде Windows 95 или Windows NT версия 4.0.Чтобы определить, какое программное обеспечение установлено на вашем компьютере, щелкните на меню Справка (Help) вверху экрана и затем щелкните на пункте Справка по Microsoft Access (About Microsoft Access). В случае несоответствия вашего программного обеспечения данному курсу, выберите другую книгу из серии «Шаг за шагом».

С какой главы начать чтение

Эта книга предназначена как для начинающих пользователей, так и для тех читателей, которые имеют опыт работы с предыдущими версиями Microsoft Access и хотели бы ознакомиться с новыми возможностями программы. Воспользуйтесь приведенной ниже таблицей, чтобы определить, в каком порядке изучать материл данного руководства.


Если вы
Тогда
Не имеете опыта работы с компьютером или не работали в графической среде с операционными системами Windows 95 или Windows NT
1. Установите учебные файлы, следуя указаниям, приведенным в разделе «Установка и использование учебных файлов».
2. Проработайте Приложение А, чтобы получить представление об операционных системах Windows 95 или Windows NT и диалоговой справочной системе.
Переходите от систем управления базами данных Paradox, DBASE V для Windows или программы Lotus
1. Установите учебные файлы, следуя указаниям, приведенным в разделе «Установка и использование учебных файлов».
2. Выполните последовательно уроки с 1 по 12, посвященные корректировке баз данных.
3. Изучите основные приемы работы в Windows 98, изложенные в уроке 1. Затем проработайте остальные уроки.
Переходите от Microsoft Access для Windows 95
1. Ознакомьтесь с содержанием раздела «Новые
функции Microsoft Access».
2. Установите учебные файлы, следуя указаниям, приведенным в разделе «Установка и использование учебных файлов».
3. Воспользуйтесь оглавлением или разделом «Краткое содержание» (в начале книги), чтобы получить информацию по интересующим вас темам.
Используете книгу для справок после того, как проработали ее.
1. Воспользуйтесь оглавлением или разделом «Краткое содержание» (в начале книги) для получения информации по общим темам.
2. Просмотрите разделы «Краткое содержание» в конце каждого урока. Темы в разделах представлены в том же порядке, что и в уроке.


Новые функции Microsoft Access

В следующей таблице представлены важнейшие из новых функций Microsoft Access , которые рассматриваются в этой книге, со ссылкой на урок, где содержатся сведения о данной функции.

Чтобы узнать как
Смотрите
Использовать Помощник
Урок 1
Переключаться между различными режимами представления объекта с помощью кнопки Вид
Урок 3
Создать гиперссылку для перехода внутри базы данных
Урок 6
Помещать информацию из Access в Internet или Intranet
Урок 12
Экспортировать объекты в формате HTML
Урок 12

Установка и использование учебных файлов

Прилагаемый к книге компакт-диск содержит учебные файлы, которые используются при выполнении упражнений. Наличие заранее подготовленных файлов избавит вас от необходимости создавать документы и таблицы, используемые в уроке, и позволит сосредоточить все усилия на изучении Microsoft Access. Например, при изучении импорта данных из Microsoft Excel в таблицу Microsoft Access можно воспользоваться готовым примером рабочего листа. Непосредственное выполнение упражнений на учебных файлах является эффективным способом усвоения материала.



Важно! Прежде чем вскрывать пакет с учебным диском, убедитесь, что курс книги соответствует вашей версии программного обеспечения. Эта книга ориентирована на использование Microsoft Access 97 в среде Windows 95 и Windows NT. Если данная книга вам не подходит, выберите другое руководство из серии «Шаг за шагом». Обратитесь в наш Web-узел за дополнительной информацией.

Установка учебных файлов

Выполните приведенные ниже шаги, чтобы установить на жесткий диск вашего компьютера учебные файлы, которые будут использоваться в упражнениях этой книги.



Совет. Если вы не работали с Windows 95 и Windows NT, просмотрите вначале Приложение А.


1. Включите компьютер.
2. Если вы работаете в Windows NT, нажмите клавиши Ctrl +Alt + Del, чтобы выдавать на экран диалоговое окно, запрашивающее имя пользователя и пароль. При работе в среде Windows 95 это диалоговое окно появится, если вы подключены к сети. Имя пользователя и пароль можно узнать у системного администратора.
3. Введите имя пользователя и пароль в соответствующие поля и щелкните на кнопке ОК. Если появится диалоговое окно Вас приветствует (Welcome), щелкните на кнопке Закрыть (Close).
4. Вставьте компакт-диск с учебными файлами в CD-драйвер компьютера.
5. На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start). Откроется меню Пуск (Start).

6. В меню Пуск (Start) щелкните на команде Выполнить (Run).
7. В окне Открыть (Open) введите a:setup (где а: - драйвер компакт-диска).
8. Щелкните на кнопке ОК и затем следуйте указаниям, появляющимся на экране.
Рекомендуется принять предложенные в окне программы Setup варианты ответов.
9. После завершения установки учебных файлов вытащите компакт-диск из CD-драйвера.
На вашем жестком диске появится новая папка Access SBS Practice, содержащая учебные файлы.



Примечание. Помимо установки учебных файлов программа Setup создает на вашем рабочем столе два ярлыка, один из которых позволяет связаться с Web-узлом Microsoft Press при наличии выхода в Интернет. Второй ярлык устанавливает связь с Web-страницей, которая содержит аудиовизуальные демонстрации некоторых функций Microsoft Access.

Использование учебных файлов

Каждый урок в этой книге содержат подробные указания, какие файлы и как использовать при выполнении упражнений. Все уроки ориентированы на решение задач, возникающих в реальной ситуации, что позволит вам использовать приобретенные знания в повседневной работе.
Представьте себе, что вам предложили работу в качестве специалиста по Microsoft Access в небольшой компании по производству шоколадных конфет «Сластена Лили». Компания и ранее использовала компьютеры для обработки информации. Однако большинство систем носит случайный характер с использованием различных программ. Поэтому руководство компании приняло решение преобразовать все существующие системы в общую базу данных, ориентированную на применение Microsoft Access. Ваша задача состоит в том, чтобы поддерживать базу данных и эффективно применять средства Microsoft Access в различных ситуациях.
Ниже представлен список учебных файлов со ссылками на уроки, где они используются.

Файл
Описание
Уроки 1-12
Сластена Лили-mdb
Основная база данных, содержащая все таблицы, запросы, отчеты и макросы, которые используются в этой книге.
Урок 9
Расходы.dbf
Расчетный лист.хls
Файл dBASE IV, используемый для демонстрации извлечения данных из внешних источников. Рабочий лист, Microsoft Exel используемый для демонстрации импорта таблицы.
Урок 10
Эмблема.bmp
Файл, используемый для демонстрации вставки и редактирования изображений.

Удаление учебных файлов

Воспользуйтесь следующими шагами, чтобы удалить установленные на ваш жесткий диск учебные файлы.
1. На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на пункт Настройка (Settings) и затем щелкните на пункте Панель управления (Control Panel).
2. Щелкните на значке Установка/Удаление программ (Add/Remove Programs).
Появится диалоговое окно Свойства: Установка/Удаление программ (Add/Remove Programs Properties).
3. В списке программ щелкните на Microsoft Windows Step By Step и затем щелкните на кнопке Добавить/Удалить (Add/Remove). Появится запрос на подтверждение удаления.
4. Щелкните на кнопке Да (Yes). Учебные файлы будут удалены.
5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Свойства: Установка/Удаление программ (Add/Remove).
6. Закройте Панель управления (Control Panel).

Условные обозначения и термины, используемые в этой книге

Вы сэкономите немало времени, если перед началом занятий ознакомитесь с терминологией и условными обозначениями, принятыми в этой книге.




Примечание. Если вы не работали с Windows 95 и Windows NT, просмотрите вначале Приложение А.



Условные обозначения

Все упражнения представлены в виде пронумерованных списков шагов (1, 2 и т.д.). Символ указывает, что упражнение состоит из одного шага.
Текст, который вводится с клавиатуры, выделен жирным шрифтом.
Знак плюс «+» между наименованиями клавиш означает, что их следует нажимать одновременно. Например, фраза «Нажмите клавиши Аlt + Tab означает, что, нажав и удерживая клавишу Аlt, нужно нажать клавишу Tab.

Некоторые упражнения помечены значками:




Примечание. Дополнительные сведения по выполнению данного шага.



Совет. Полезная информация, упрощающая выполнение данного шага.



Важно. Существенная информация, которую следует проверить, прежде чем продолжить изучение материала.

Некоторые другие особенности

Вы можете узнать, как работать с другими продуктами Microsoft, такими как Frontpage, читая затененные окна при выполнении упражнений.
Все уроки включают раздел «Шаг вперед», изучение которого необязательно, но полезно, так как содержит дополнительные сведения по теме урока.
В конце каждого урока имеется раздел «Краткое содержание урока», которым можно пользоваться в качестве краткого руководства.
Список тем и ключевых слов, представленных в конце уроков, позволяет быстро получить справку по данной теме с помощью справочной системы Microsoft Access. Чтобы узнать, как работать со справочной системой, обратитесь к приложению А.
ISlUonTk
I Uu I D
1
Для закрепления полученных знаний можно проработать упражнения, приведенные в разделах «Обзор и упражнения», завершающих каждую часть данной книги.
При наличии связи с World Wide Web вы можете просмотреть аудиовизуальные демонстрации выполнения некоторых функций, воспользовавшись ярлыком, созданным в процессе установки рабочих файлов.
Часть 1. Ввод и просмотр данных в Microsoft


УРОК 1.
Ввод, просмотр и преобразование данных

УРОК 2.
Использование форм для повышения эффективности работы

УРОК З.
Выборочный просмотр информации

ОБЗОР И УПРАЖНЕНИЯ

урок 1. ввод, просмотр и преобразование данных

Вы научитесь:
открывать базу данных;
вводить и корректировать информацию с помощью форм;
помечать флажком нужное значение;
перемещаться по записям базы;
переходить от табличного представления данных к режиму формы;
использовать средства редактирования данных;
выбирать значения из списка;

Любая деятельность - бизнес, работа в конторе, текущие дела - связана с непрерывным потоком документов, которые необходимо, так или иначе, хранить. Удобнее всего разместить их на рабочем столе, разложив по папкам в соответствии с содержанием. Правда, при таком подходе довольно быстро у вас возникнут проблемы с поиском самого стола под нагромождением бумаг, не говоря уже об отдельном документе.
Microsoft Access позволяет хранить в упорядоченном виде всевозможную информацию в любом объеме и извлекать необходимые данные, щелкнув несколько раз кнопкой мыши. В этом уроке вы узнаете, как открыть базу данных Microsoft Access, ввести в нее информацию с помощью экранной формы, а также как перемещаться по записям базы.


Данные и базы данных

Данными называется любая информация, которую необходимо сохранить, чтобы иметь возможность периодически к ней обращаться. В Microsoft Access в качестве данных могут использоваться фрагменты текста, числа, даты, рисунки, файлы и другие типы информации. Например, если вы занимаетесь продажей наборов конфет, можно хранить некоторые их характеристики: наименования, цены и состав наборов, картинки на коробках, даты продаж и тому подобное.
База данных представляет собой совокупность логически связанных данных, имеющих общие свойства. Так, например, вся информация, относящаяся к деятельности фирмы, государственного учреждения, общественной организации или, скажем, семьи может рассматриваться как база данных. В сущности, база данных - это способ представления информации в наиболее удобном для использования виде.
В большинстве случаев проще всего вводить данные в базу при помощи формы. Экранная форма Microsoft Access напоминает бумажные бланки, с которыми вам наверняка приходилось иметь дело. Надо заполнить поля формы с клавиатуры компьютера, и Microsoft Access сохранит их в виде таблицы.
Таблица базы данных содержит информацию об определенном объекте или тематике, которая хранится в виде записей, состоящих из одинакового числа полей. Записи соответствуют строкам таблицы, а поля - столбцам. Поля содержат конкретные значения характеристик объекта. Например, запись таблицы подписчиков на журнал может включать поля для имени, адреса подписчика и срока подписки. Число полей определяется при проектировании базы данных, чтобы полнее описать объект, которым в данном случае является подписка.

Учебная база данных

При изучении материала этой книги вы будете выполнять упражнения на примере учебной базы, которая содержит информацию о различных аспектах производственной и коммерческой деятельности компании по производству шоколада «Сластена Лили». Учебные файлы с прилагаемого к книге компакт-диска должны быть скопированы в папку Access SBS Practice, которую следует включить в папку Избранное для ускорения поиска нужных файлов.
В начале каждого урока формулируется конкретная задача, связанная с практической деятельностью компании, а затем предлагается способ ее решения с помощью программы Microsoft Access.
Чтобы привлечь новых клиентов, компания «Сластена Лили» организовала выпуск ежемесячного бюллетеня «Гурман». В результате распространения бюллетеня число продаж наборов конфет возросло в такой степени, что для хранения информации по производству и сбыту продукции было принято решение использовать Microsoft Access. Убедившись в преимуществах работы с базой данных, отдел маркетинга выразил пожелание включить в нее сведения о подписке на бюллетень.
Предположим, что вам поручили ввести информацию о подписчиках с помощью формы, уже имеющейся в базе данных компании. Чтобы выполнить поставленную задачу необходимо открыть базу, затем открыть форму Подписка и ввести данные. Введенные записи будут храниться в таблице Заказчики.

Как открыть базу данных

Если вы вышли из Microsoft Access в конце раздела «Установка и использование учебных файлов», выполните следующие шаги, чтобы запустить Microsoft Access.



Совет. Имена последних баз данных, которые вы открывали, работая в Microsoft Access, будут присутствовать в первом диалогом окне программы Microsoft Access при ее запуске. Чтобы открыть базу из этого списка, достаточно дважды щелкнуть на ее имени.

Запустите Microsoft Access из Windows 95 или Windows NT.

1. На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start).
2. Укажите на команду Программы (Programs) и затем щелкните на пункте списка программ Microsoft Access.
Появится диалоговое окно Microsoft Access, представленное ниже. С его помощью можно создать базу данных, открыть существующую или запустить Мастера, который поможет вам создать новую базу.



Что такое Помощник?

При работе с Microsoft Office 97 на экране периодически появляется подвижная фигурка, называемая Помощником (Office Assistant), который помогает выполнять поставленную задачу, предлагая полезные советы и справки. Можно задать вопрос помощнику, напечатав его в соответствующем поле, и получить ответ, щелкнув на кнопке Поиск (Search).
Чтобы убрать с экрана совет или сообщение Помощника, нажмите клавишу Esc.
Иногда рядом с Помощником изображена лампочка, щелкнув на которой, можно получить совет, как выполнить текущую операцию. Для, получения дополнительных сведений следует щелкнуть на пункте Советы (Tips) в окне, которое открывается при появлении на экране Помощника. Работа Помощника организованна таким образом, что если вы приобрели достаточные навыки в определенной области, он перестает предлагать советы.

Помощник (Office Assistant) появляется в следующих случаях:

Если щелкнуть на кнопке Помощник (Office Assistant) на панели инструментов Стандартная (Standard).
Если выбрать команду Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) в меню Справка (Help) или при нажатии на клавишу F1.
При попытке первый раз вызвать определенную команду или выполнить новую задачу, например, при первом вызове команды Открыть (Open).

Существует возможность изменить установки Помощника. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на его изображении, а затем щелкните на пункте Параметры (Options) открывшегося меню. Появится диалоговое окно, в котором можно задать режим появления Помощника на экране и вид предлагаемой помощи. С помощью вкладки Коллекция (Gallery) можно изменить изображение самого Помощника. Так как Помощник используется всеми компонентами Microsoft Office 97, новые значения установок будут действовать во всех программах Office 97.




Важно. Если на экране появится Помощник (Office Assistant), щелкните на предложенном варианте Начать работу с Microsoft Access (Start Using Microsoft Access). В случае появления диалогового окна Пользователь (User Name), введите свое имя и затем щелкните на кнопке ОК. В окне Помощника щелкните на кнопке Закрыть (Close).
На рисунках данной книги в целях обеспечения наглядности Помощник отсутствует. Чтобы добиться соответствия между иллюстрациями и изображением на экране, при появлении Помощника щелкните правой кнопкой мыши на его изображении, а затем щелкните на пункте Скрыть помощника (Hide Assistant). Если вы предпочитаете оставить Помощника на экране и пользоваться его советами, перетащите его в другое место, чтобы он не мешал обзору.

Откройте базу данных

В этом упражнении вы откроете учебную базу данных Сластена Лили.
1. Убедитесь, что в диалоговом окне Microsoft Access выбран вариант Открыть базу данных (Open an Existing Database) и затем щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Открытие файла базы данных (Open).
2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) щелкните на кнопке Избранное (Favorites). На экране отобразится список всех папок, входящих в папку Избранное (Favorites). Диалоговое окно будет выглядеть примерно как на следующем рисунке.
3. Щелкните дважды на папке Access SBS Practice.
4. Щелкните дважды на файле Сластена Лили.
Откроется окно базы данных, включающее ряд вкладок со списками таблиц, форм и других компонент конкретной базы. Вкладка Таблицы содержит перечень таблиц, где хранятся данные, связанные с деятельностью компании. Окно базы данных Сластена Лили представлено на следующем рисунке.



Ввод и просмотр данных с помощью форм

Теперь можно открыть форму Подписка, чтобы ввести информацию для нового подписчика. Форма содержит пустые окна, называемые полями, куда вводятся данные с соответствующего бумажного бланка.
Курсор, мигающая вертикальная черта на экране, указывает позицию, где появится вводимая информация. Можно переместить курсор в другое поле, щелкнув в нем мышью или нажав клавишу Tab. Обычно формы спроектированы таким образом, что при нажатии клавиши Tab курсор последовательно перемещается по полям слева направо и сверху вниз.
Microsoft Access автоматически заполняет поле текущей даты, упрощая тем самым ввод данных.

Откройте форму

В этом упражнении нужно открыть форму Подписка.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms). Появится список форм базы данных Сластена Лили.
2. Щелкните дважды на форме Подписка. На экране появится форма Подписка.

Введите данные

Воспользуйтесь пустой формой Подписка для ввода информации о читателе из Огайо, желающем подписаться на бюллетень «Гурман». Соответствующий бумажный бланк подписки выглядит следующим образом:

Если в процессе ввода вы сделали опечатку, удалите ее с помощью клавиш Backspace и введите правильное значение.
1. Введите Эрл в поле Имя. Как только вы начнете заполнение формы, под ней появится новая пустая форма.
2. Нажмите клавишу Tab, чтобы переместить курсор в следующее поле.

Можно также щелкнуть в поле Фамилия.
При работе с клавиатурой удобно переходить в следующее поле с помощью клавиши Tab, а в предыдущее - используя комбинацию клавиш | Shift+Tab.
3. Введите Лемон в поле Фамилия.

Введите адрес

Заполните поля адреса следующей информацией, пользуясь клавишей | Tab для перемещения из одного поля в другое.
Адрес (улица) 28 Дороги
Город Фэфборн
Штат/провинция Огайо
Почтовый индекс 45324
Страна США

Выберите вариант из числа предложенных

После того, как вы ввели данные в поле Страна и нажали клавишу Tab, курсор исчезнет, а в области формы Срок подписки вокруг текста «6 месяцев» появится точечная рамка.
Это пример группы выбора. Так как в ней содержится набор возможных вариантов, из которых следует выбрать нужный, нет необходимости ничего печатать. Предположим, что Эрл Лоуренс намерен подписаться на 2 года.



Щелкните в кружке рядом с текстом «2 года» (или нажмите клавишу Tab и затем дважды нажмите клавишу V).
Если вы пользуетесь клавишами, перед тем, как нажать клавишу Tab, убедитесь, что курсор находится в поле Страна.
Внутри кружка, называемого переключателем, появится жирная точка, указывающая, что выбран именно этот вариант.

Установите флажок

Эрл Лемон намерен возобновить подписку. Чтобы отобразить это в форме, установите флажок в поле Возобновление.
Щелкните на квадратике в поле Возобновление. В нем появится флажок в виде галочки.



Cовет. Чтобы убрать флажок, щелкните на нем еще раз. Если вы предпочитаете работать с клавиатурой, воспользуйтесь клавишей Spacebar для установки или отмены флажка.

Перемещение по записям

Информация, которую вы ввели при заполнении формы, представляет собой одну запись таблицы. Теперь можно перейти к следующей записи



Совет. Можно перейти к следующему полю с помощью клавиши Tab. В этом случае Microsoft Access автоматически выделяет содержимое поля. Чтобы отменить выделение и поместить курсор в конец поля, нажмите клавишу F2.

При вводе данных существует возможность вывести на экран несколько записей одновременно. Тогда в любой момент можно перейти к полю другой записи, щелкнув на нем. Независимо от того, присутствует на экране следующая запись или нет, можно перейти к ней, нажав клавишу Tab, если курсор находится в последнем поле текущей записи.

Сохраните запись и перейдите к следующей записи

Щелкните в поле Имя следующей записи. Информация по подписке для Эрла Лемона будет автоматически сохранена при переходе к следующей записи.

Вернитесь к предыдущей записи

Предположим, что, просматривая введенную запись, вы заметили опечатку, допущенную при вводе адреса. Существует возможность вернуться к предыдущей записи и исправить ошибку.
1. В поле Адрес предыдущей записи щелкните после слова «Дороти», чтобы вернуться к редактированию этой записи.

Можно также воспользоваться клавишей PageUp , чтобы, перейти в первое поле предыдущей записи, а затем с помощью клавиши Tab переместиться в нужное поле.
2. Нажмите клавишу Spacebar, чтобы вставить пробел, и введите ул.
3. Щелкните в поле Имя следующей записи. Внесенные исправления сохранятся.
Сохранить изменения в текущей записи можно также, щелкнув на команде Сохранить (Save) в меню Файл (File).
При редактировании записи слева от формы появляется индикатор в виде значка карандаша, который указывает, что произведенные изменения не были сохранены. Если текущая запись не изменялась, слева от нее находится символ треугольника, а слева от новой записи - «звездочка». Пронаблюдайте за изменением вида индикатора в процессе редактирования записи.

Добавьте запись

1. Введите Бекки в поле Имя.
2. Введите следующие данные, нажимая клавишу Tab для перемещения по полям.
Фамилия Сойер
Адрес (улица) 260 Кент-стрит
Город Оттава
Штат/провинция Онтарио
Почтовый индекс К1АЕ06
Страна Канада
Срок подписки 6 месяцев
Возобновление нет
Проверьте правильность ввода данных и исправьте опечатки.

Закройте форму

В окне формы Подписка щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Убедитесь, что вы щелкнули на кнопке Закрыть формы, а не окна Microsoft Access. При закрытии формы внесенные изменения сохраняются.
Можно также щелкнуть на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

Просмотр данных в таблице

Подобно тому, как поля образуют запись, записи объединяются в таблицу. Таблица состоит из строк и столбцов. Каждый столбец соответствует полю записи, например, фамилии подписчика, а запись содержит всю информацию по данному подписчику.
Записи, которые вы ввели с помощью формы Подписка, были сохранены в таблице Заказчики. В следующем упражнении вы откроете таблицу Заказчики и просмотрите новые записи.

Откройте таблицу Заказчики

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы (Tables). На экране отобразится список таблиц базы данных Сластена Лили.
2. Щелкните дважды на таблице Заказчики. Таблица откроется, и ее записи отобразятся на экране.

Две новые записи находятся в конце таблицы. Воспользуйтесь кнопками перехода внизу окна таблицы, чтобы осуществить переход непосредственно к первой, предыдущей, следующей и последней записям.

Перейдите к последней записи

1. В левом нижнем углу окна щелкните на кнопке перехода к последней записи.
На экране появятся несколько последних записей таблицы. Две из них вы только что ввели. В соответствии с установками таблицы при вводе данных полю Код заказчика было присвоено значение. В уроке 4 «Расширении базы данных» описывается, как задать автоматическое присвоение полей.
2. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться в окно базы данных.



Совет. Для перемещения по базе можно воспользоваться вертикальной полосой прокрутки, но кнопки перехода обеспечивают самый быстрый переход в определенное место большой базы.


Режимы работы с данными

При работе с документами приходится представлять информацию в различных разрезах для ее анализа. Microsoft Access позволяет просматривать и корректировать информацию в двух режимах представления данных - в виде форм и таблиц. В режиме формы наилучшим образом отображаются поля одной записи. В режиме таблицы данные выдаются на экран в виде строк и столбцов, так что одновременно на экране размещается несколько записей.
Предположим, что вы руководите запуском новой линии по производству конфет. С помощью формы Конфеты внесите изменения в существующие записи и добавьте в таблицу несколько новых видов конфет.

Откройте форму

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms). Появится перечень всех форм базы данных Сластена Лили.
2. Щелкните дважды на форме Конфеты. На экране появится форма Конфеты, содержащая информацию из первой записи таблицы.
В режиме формы вся информация текущей записи доступна для обозрения. Если нужно сопоставить данные в нескольких записях, проще сделать это в режиме таблицы.

Перейдите в режим таблицы

На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet View). Записи отобразятся в табличном формате, то есть в виде строк и столбцов. Значок треугольника слева от записи указывает на текущую запись.

Прокрутите таблицу и обратите внимание на две конфеты новой линии с кодами F01 и F02, которые уже внесены в таблицу.

Перейдите к другой записи

Щелкните в любом месте строки для конфеты «Грецкий орех».
Эта запись становится текущей, слева от нее появится символ треугольника. Если теперь переключиться в режим формы, в окне формы отобразится именно эта запись.

Переключите режим

1. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим формы (Form View).
Запись для конфеты «Грецкий орех» отобразится в режиме формы.
Рисунок но. кнопке Вид (View) зависит от текущего режима представления данных.
2. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet View).
Данные будут представлены в режиме таблицы, причем запись, соответствующая конфете «Грецкий орех», по-прежнему остается текущей.

Изменение вида таблицы

Поле Описание содержит обычно одно или два предложения, описывающие состав конфет. Однако на экране отображается только начало поля. Чтобы просмотреть его полностью, необходимо прокрутить текст в поле Описание с помощью стрелок и клавиш Home и End.
Значительно проще просматривать данные, если изменить разметку таблицы таким образом, чтобы видеть сразу весь текст, содержащийся в поле. Для корректировки высоты строк воспользуйтесь областью выделения записи слева от строки, а для изменения ширины полей - областью выделения поля вверху столбца.
Прежде чем изменить высоту строки, увеличьте размер окна формы.
Измените высоту строки
1. Разверните окно формы во весь экран. Работать с формой в режиме таблицы проще, если увеличить ее до размер до максимального.
Можно также дважды щелкнуть в строке заголовка окна.
2. Установите указатель мыши на нижнюю границу области выделения любой записи.



Для изменения высоты строки поместите сюда указатель мыши
3. Перетащите линию-разделитель вниз, чтобы увеличить высоту строки.
Microsoft Access изменяет размер всех строк. (Все строки таблицы должны иметь одинаковую высоту.)
4. Подберите высоту строки таким образом, чтобы описание состава конфеты полностью уместилось в поле Описание.

Измените ширину столбца

В данной таблице некоторые столбцы шире, чем необходимо. Если уменьшить их ширину, то в окне формы может разместиться больше полей записи.
1. Поместите указатель мыши на правую границу области выделения поля Код.

2. Щелкните дважды на правой границе области выделения поля. Ширина столбца изменится по размеру его самого длинного элемента, включая наименование поля в заголовке столбца.
3. Щелкните на горизонтальной полосе прокрутки внизу окна таблицы, чтобы просмотреть остальные поля.
Щелкните здесь, чтобы сдвинуться вправо на несколько полей
Щелкните здесь, чтобы вывести на экран следующее поле
4. Уменьшите ширину поля Стоимость, щелкнув дважды на правой границе области выделения этого поля.



Совет. Щелчок на стрелке полосы прокрутки смещает таблицу на одно поле в ту или иную сторону.


Сохраните разметку таблицы

Содержимое записи сохраняется автоматически при переходе к другой записи, но, чтобы сохранить разметку таблицы, следует выполнить команду Сохранить (Save).
Сохраните удобную для работы разметку таблицы, чтобы форма всегда отображалась на экране в таком виде.
В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить (Save).

Прокрутите записи

Предположим, что вам нужно изменить данные для конфет новой линии (код конфет начинается с F0). Поскольку высота строк увеличилась, нужные записи отсутствуют на экране. Чтобы вывести записи, которые в данный момент не видны, можно прокрутить таблицу с помощью вертикальной полосой прокрутки или клавиш PageUp и PageDown.
1. На вертикальной полосе прокрутки щелкните под бегунком или нажмите клавишу PageDown. Microsoft Access осуществит прокрутку таблицы вниз на один экран.
2. Щелкните ниже бегунка несколько раз, пока не появится конфета «Грецкий орех» (код F01). При каждом щелчке бегунок смещается вниз по полосе прокрутки, показывая относительное положение в таблице представленных на экране записей.
Чтобы переместиться на одну запись, щелкните на нужной стрелке полосы прокрутки.



Совет. Если перемещать бегунок, удерживая кнопку мыши, то на экране появляется окошко - индикатор прокрутки, содержащее номер записи, которая появится в верхней строке экрана, когда вы отпустите кнопку мыши, и общее число записей (например, Запись: 30 из 476). Если вам известно относительное положение нужной записи, то таким образом можно быстро ее найти. Например, если искомая запись находится в середине таблицы, перетащите бегунок на середину вертикальной полосы прокрутки. Вы увидите, как меняется номер записи в индикаторе прокрутки.

Как ускорить ввод с помощью средств редактирования

Чтобы информация соответствовала текущему моменту, необходимо постоянно вносить изменения в базу данных. Microsoft Access предлагает ряд функций, упрощающих редактирование, копирование, перемещение и удаление записей, большинство из которых представлено кнопками на панели инструментов и в меню Правка.
Основным принципом редактирования в Microsoft Access является «выдели и затем выполни». Прежде всего нужно выделить объект, над которым предполагается произвести какое-либо действие, и затем выполнить его, щелкнув на кнопке панели инструментов или команде меню. Многие команды меню снабжены значками соответствующих им кнопок. Справа от команд меню приведены комбинации клавиш, позволяющие выполнить данную команду, не открывая меню. Если вы в основном работаете с клавиатурой, есть смысл запомнить сочетание клавиш для часто используемых команд. Выберите наиболее удобный для себя способ редактирования. Например, чтобы удалить текст, выделите его, а затем воспользуйтесь одним из трех вариантов: щелкните на команде Вырезать в меню Правка, нажмите клавиши |Ctr1 | + [xj или щелкните на кнопке Вырезать на панели инструментов.
При копировании или вырезании текста или объекта Microsoft Access помещает его в область памяти, называемую буфером. При вставке содержимое буфера появляется в позиции, указанной положением курсора. Так как содержимое буфера сохраняется, пока в него не будет помещен другой объект, вставку можно повторять многократно. Буфер очищается только при выходе из Windows.

Добавьте в поле текст

Изучение рынка показало, что шоколадная помадка является ключом к успеху новой продукции компании (конфеты с кодами FO...). Добавьте фразу, залитый помадкой в конец описания каждой конфеты.
1. В поле Описание конфеты, имеющей код F01, щелкните перед символом точки.
В месте щелчка появится курсор. 2. Введите текст, залитый помадкой.

Скопируйте фрагмент текста из одного поля в другое

Вместо того чтобы снова набирать фразу, скопируйте ее.
1. Выделите фразу «, залитый помадкой», включая запятую перед ней, но без точки после нее.
Для этого щелкните на запятой перед фразой и, удерживая кнопку мыши в нажатом состоянии, протащите указатель по выделяемому тексту. Отпустите кнопку мыши.
2. На панели инструментов щелкните на кнопке Копировать (Copy).
Можно также щелкнуть на команде Копировать (Copy) e меню Правка (Edit).
Программа Microsoft Access поместит копию выделенного фрагмента в буфер.
3. В поле Описание для конфеты «Фисташка» установите курсор перед точкой.
4. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).
Можно также щелкнуть на команде Вставить (Paste) в меню Правка (Edit).



Примечание. Чтобы переместить текст, надо выполнить практически те же шаги с той лишь разницей, что следует вырезать выделенный текст с помощью команды Вырезать (Cut) в меню Правка (Edit) или кнопки Вырезать (Cut) панели инструментов. Выделенный фрагмент удаляется из поля и помещается в буфер, откуда его можно копировать в заданную щелчком мыши позицию.

Добавьте новые записи

Теперь вам предстоит добавить записи для трех новых сортов конфет. Это можно сделать как в режиме формы, так и в режиме таблицы. Проще воспользоваться режимом формы, поскольку на экране одновременно видны все поля записи.
1. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим формы (Form View).
Форма Конфеты отобразится на экране в режиме формы.
2. Щелкните на кнопке перехода Новая запись (New Record).

На экране появится новая запись, следующая за последней записью таблицы.
3. Введите данные, приведенные ниже, в первые два поля:
Название конфет Пекан
Код F03
4. В поле Описание введите Кофейный сладкий крем с ореховым пеканом.
Конец описания «, залитый помадкой» все еще хранится в буфере, поэтому не набирайте его, а просто вставьте из буфера.
5. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).
6. Напечатайте символ точки, чтобы закончить описание конфеты.
Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду Вставить (Paste).

Выполните редактирование текста

«Пекан» является названием ореха, поэтому удалите лишнее слово «ореховым» из текста. Для единообразия данных замените «Сладкий кофейный» на «Кофейный сладкий».
1. В поле Описание выделите слово «ореховым» вместе со следующим за ним пробелом и нажмите клавишу Del.
2. Выделите «Кофейный сладкий».
3. Напечатайте Сладкий кофейный.
Текст, который вы набираете, заменяет собой выделенный.

Выбор значений из списка

Значением называется элемент информации, например, конкретное имя, адрес или код объекта. При проектировании баз данных некоторым полям придают список возможных значений. Выбор значения из списка обычно занимает меньше времени, чем его ввод с клавиатуры, и исключает возможность ошибок.
Поле Шоколад в форме Конфеты представляет собой так называемый список. В нем содержатся все допустимые значения данных, из которых можно выбрать нужное при помощи мыши или клавиатуры.
Поля Орехи и Начинка являются комбинированными или полями со списком, так как позволяют и вводить текст, и выбирать значение из списка.


Выберите значение из списка

В поле Шоколад щелкните на пункте списка «Фадж», чтобы выделить его.
Можно также перейти к нужному полю с помощью клавиши Tab.
Можно было выделить поле, набрав с клавиатуры первые буквы нужного слова (например букву «ф»). При этом выделится первое значение в списке которое начинается с этих букв. Далее список можно прокрутить с помощью клавиши v.

Выберите значение в комбинированном поле

В поле Начинка значение можно ввести с клавиатуры или выбрать из списка. В большинстве случаев проще воспользоваться списком.
1. Щелкните на стрелке в поле Начинка, чтобы открыть список.
В списке перечислены виды начинок конфет, которые использует фирма.
Можно также перейти в поле Начинка с помощью клавиши Tab и открыть список, нажав клавишу F4.
2. Выберите значение «Кофейный крем» из списка, щелкнув на нем.
Чтобы выбрать значение, не пользуясь мышью, наберите с клавиатуры первые символы нужного значения. В данном случае вам придется набрать три буквы «коф», так как в списке есть и другие значения, начинающиеся с буквы «к».
3. В поле Орехи введите Пекан или выберите это значение из списка.

Введите значение цены

Введите 225 в поле Стоимость и с помощью клавиши Tab перейдите к последнему полю формы.
После выхода из поля происходит автоматическое преобразование введенного значения в денежный формат.



Примечание. Если вы хотите получить дополнительные навыки по работе с формами, кроме изученных в этом уроке, выполните упражнения раздела «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».


Шаг вперед: некоторые приемы работы в режиме таблицы

В режиме таблицы на экран выводятся все ее поля и записи. При большом числе полей в окне видна только их часть, что затрудняет просмотр и корректировку данных. Такие приемы, как возможность убрать или зафиксировать столбцы при отображении таблицы на экране, упрощают работу с данными.

Зафиксируйте столбец

При просмотре правых столбцов таблицы Конфеты поле наименования может оказаться за пределами экрана, и непонятно, к какому сорту относятся видимые на экране свойства. Можно зафиксировать столбец, содержащий наименование конфет, так, чтобы он все время оставался в окне.
1. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet).
2. Прокрутите таблицу налево до первого столбца.
Если разрешение вашего экрана больше 640х480, возможно, вся таблица умещается на экране, и горизонтальная полоса прокрутки отсутствует.
Щелкните здесь для прокрутки влево
3. Щелкните на любой записи в столбце Название конфет.
4. Щелкните на команде Закрепить столбцы (Freeze Columns) в меню Формат (Format).
Правая граница столбца примет вид жирной линии. Столбец зафиксирован и будет все время оставаться на экране.
5. Выполните горизонтальную прокрутку, чтобы просмотреть поля в правой части записи, и затем прокрутите таблицу влево.



Скройте столбец

В режиме таблицы картинка не видна в любом случае, поэтому уберите ее поле из просмотра.
Щелкните на правой границе заголовка столбца Картинка и протащите правую границу влево за левую границу столбца. Microsoft Access «спрячет» столбец Картинка.

В меню Формат (Format) есть команда Скрыть столбцы (Hide Columns). Если щелкнуть на ней, то будет «спрятан» столбец, в котором находится курсор.

Восстановите скрытый столбец

1. Щелкните на команде Отобразить столбцы (Unhide Columns) в меню Формат (Format). Если в диалоговом окне Отображение столбцов (Unhide Columns) столбец Картинка помечен флажком (то есть не скрыт), проверьте, дотянули вы его правую границу до левой.
2. Щелкните на пункте Картинка списка столбцов, чтобы установить в нем флажок.

Окончание урока

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).
2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока

Чтобы
Сделайте следующее Кнопка
Открыть базу
В диалоговом окне Microsoft Access дважды щелкните данных на базе данных, которую собираетесь открыть
или
в диалоговом окне Microsoft Access дважды щелкните на Другие файлы (More Files). В диалоговом окне Открыть (Open) выберите папку, где хранится база данных, и дважды щелкните на имени базы данных
Открыть форм
В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms) и затем дважды щелкните на форме, которую нужно открыть.
Выбрать вари ант в группе вы бора
Щелкните на нужном варианте или
перемещайтесь, нажимая клавишу-стрелку, по вариантам пока не выделите нужный вариант.
Установить илb убрать флажок в поле
Щелкните в поле флажка
или
с помощью клавиши Tab переместитесь в поле флажка и затем нажмите клавишу Spacebar
Перейти к следующей записи в режиме формы
Щелкните на кнопке Следующая запись Next Record внизу формы
или
установив курсор в последнее поле формы, нажмите клавишу Tab.
Переходить от поля к полю

Щелкните на нужном поле или нажмите клавишу Тab для перехода к следующему полю или сочетание клавиш Shift+Tab, чтобы вернуться к предыдущему полю.
Перейти к предыдущей записи в режиме формы
Нажмите клавишу PageUp
или
щелкните на кнопке перехода Предыдущая запись (Previous Record) внизу формы.
Сохранить данные
Программа Microsoft Access автоматически сохраняет данные при переходе к другой записи, закрытии формы или выходе из программы.
Открыть таблицу
В других случаях можно сохранить данные, щелкнув на команде Сохранить (Save) в меню Файл (File), или щелкнув на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов
В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы (Tables) и затем щелкните дважды на нужной таблице.
Переключаться между режимами формы и таблицы
Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем на пункте Режим таблицы (Datasheet View) или Режим формы (Form View).
Изменить высоту строки или ширину столбца
Чтобы изменить размеры строк, перетащите нижнюю границу области выделения записи. Для изменения ширины столбца перетащите правую границу области выделения поля.
Скопировать фрагмент текста из одного поля в другое
Выделите фрагмент текста. На панели инструментов щелкните на кнопке Копировать (Copy). Поместите курсор в позицию, где должен появиться текст. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).
Переместить фрагмент текста
Выделите фрагмент текста. На панели инструментов щелкните на кнопке Вырезать (Cut).
из одного поля в другое
Поместите курсор в позицию, где должен появиться текст. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).
Зафиксировать столбцы
Щелкните на любой записи в столбце, который нужно зафиксировать, и затем щелкните на команде Закрепить столбцы (Freeze Columns) в меню Формат (Format).


Для получения справки о том, как
Воспользуйтесь Помощником для поиска тем
Открыть базу данных
Открытие базы данных.
Перемещаться по записям
Перемещение по записям с помощью кнопок перехода в режиме таблицы или формы.
Сохранить запись
Сохранение записи.
Открыть таблицу
Открытие таблицы.
Изменить ширину столбцов
Изменение ширины столбцов в режиме таблицы.
Спрятать столбец
Сокрытие столбцов в режиме таблицы.
Зафиксировать столбец
Закрепление и освобождение столбцов в режиме таблицы.
Скопировать или переместить фрагмент текста из одного поля в другое
Копирование и перемещение данных из одного поля в другое.

Урок 2. Использование форм для повышения эффективности работы


Вы научитесь:
работать с подчиненной формой;
контролировать ввод данных с помощью сообщений об ошибках;
отменять внесенные изменения;
применять командные кнопки;
вводить и корректировать информацию, используя подчиненные формы;
удалять записи.

Иногда даже незначительная оплошность, допущенная при заполнении формы, приводит к существенным проблемам. Так, например, ошибка в несложных расчетах может потребовать тщательной проверки всех данных, а поиск пропущенной при вводе характеристики объекта займет немало времени. Кроме того, всегда остается опасность ввести правильное значение не в то поле. Чтобы уменьшить вероятность возникновения подобных ситуаций, необходима форма, которая автоматически производит простые вычисления, запрещает пропуск информации при заполнении полей, контролирует правильность данных и выдает предупреждение, если вводимое значение не соответствует формату поля.
Microsoft Access позволяет создать такую форму. В этом уроке вы узнаете, как с помощью формы обеспечить правильный ввод информации.

Главные и подчиненные формы

В упражнениях этого урока вы воспользуетесь формой, которая в отличие от рассмотренных в уроке 1 имеет вложенную, подчиненную ей форму. Хотя такие формы сложнее, работать с ними достаточно просто.
Форма Наборы является главной и содержит общее описание набора конфет: название, стоимость и другие данные. Она включает в себя подчиненную форму, где представлен состав каждого набора: перечень конфет и их количество. Из главной формы можно просматривать и корректировать записи в подчиненной форме, изменяя таким образом содержимое набора-
Одним из преимуществ сложных форм является то, что они позволяют одновременно работать с различными таблицами. Такой подход не только упрощает ввод данных, но и повышает их достоверность.
Информация, введенная в главную форму Наборы, сохраняется в таблице Наборы, а данные из подчиненной формы - в таблице Подробности наборов. В уроке 9 «Объединение данных двух таблиц в одной форме» описывается создание сложной формы. Причины, обуславливающие необходимость хранения данных в двух таблицах, рассматриваются в уроке 4 «Расширение базы данных».

Начало урока

Запустите программу Microsoft Access, если она не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.
За дополнительной информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

Ввод данных в сложную форму

Формы Microsoft Access значительно упрощают процесс сопровождения базы данных. В частности, с помощью одной формы можно редактировать более одной таблицы, используя с этой целью подчиненные формы, каждой из которых соответствует своя таблица данных.
Воспользуйтесь формой Наборы, чтобы добавить новый набор конфет к продукции фирмы. Эта форма имеет подчиненную форму, которую можно рассматривать как окно в таблицу Подробности наборов, где хранятся данные о составе наборов. Данные главной формы хранятся в таблице Наборы.



Примечание. Причины, по которым данные хранятся в разных таблицах, будут рассмотрены в уроке 4 «Расширение базы данных».В основном, это связано с обеспечением целостности данных и вопросами сопровождения базы данных.

Откройте форму и перейдите к новой записи

1. Дважды щелкните на форме Наборы. Щелкните на кнопке Восстановить (Restore) в окне формы.
В окне главной формы появляется первая запись таблицы Наборы, а содержимое набора отображается в подчиненной форме.
Можно также выделить форму Наборы и затем щелкнуть на кнопке Открыть (Open) б окне базы, данных.
2. Щелкните на кнопке перехода Новая запись (New Record) внизу J-.и формы.
На экране появится пустая форма для ввода новой записи.

Введите данные в главную форму

1. Введите следующую информацию в поля главной формы:
Название Зимняя коллекция
Код набора ЗИМК
Описание Орехи и ягоды в шоколаде и помадке для долгих
зимних вечеров у камина
2. В группе выбора Вес выделите вариант «500 г», щелкнув на нем.
3. Нажмите клавишу Tab для перехода к подчиненной форме. Курсор переместится в первое поле подчиненной формы.

Введите запись в подчиненную форму

Первое поле подчиненной формы содержит код первой конфеты, которую вы собираетесь включить в набор. Предположим, это «Клубника в шоколаде», но вы не помните ее код. Воспользуйтесь тем, что поле Код является комбинированным и его значение можно ввести или выбрать из списка.
1. Щелкните на стрелке в поле Код, чтобы открыть список комбинированного поля.
Список содержит два столбца: код конфеты и ее наименование. По наименованию можно выбрать нужную строку списка, и соответствующее значение кода сохранится в поле Код.
2. Выберите пункт списка «Клубника в шоколаде», щелкнув на нем. В поле Код появится значение «В04». Поля Название, Шоколад, Начинка и Орехи автоматически заполнятся данными из таблицы Конфеты. Фон этих полей останется серым, в отличие от белого фона остальных полей.
3. Нажмите клавишу Tab для перехода к следующему пустому полю. Курсор появится в поле Кол-во, минуя заполненные серые поля.
4. Введите значение 3 в поле Кол-во и нажмите клавишу Tab.
Microsoft Access сохранит первую запись подчиненной формы, а курсор переместится в первое поле второй записи.

Введите еще несколько записей в подчиненную форму

При добавлении записей в подчиненную форму, значение стоимости набора в нижнем левом углу формы меняется, так как оно зависит от вида и количества конфет в наборе.



Примечание. Обратите внимание на наличие вертикальной полосы прокрутки справа в окне подчиненной формы. Это означает, что можно прокручивать записи в окне, если их больше, чем видно на экране.

1. Добавьте два вида конфет в набор «Зимняя коллекция», воспользовавшись значениями, приведенными ниже:
Код Кол-во
В05 Малина в шоколаде 3
Л0З Вершина из кэшью 3
2. Нажмите клавишу Tab для перехода к следующей записи подчиненной формы. Появится новая, пустая запись.
3. Добавьте в набор еще три вида конфет.
D07 Вишня в шоколаде 3
F01 Грецкий орех 3
F02 Фисташка 3
4. Прокрутите подчиненную форму, чтобы убедиться, что не ошиблись при вводе данных.

Выйдите из подчиненной формы

После того, как вы ввели данные о составе набора, заполните два оставшихся поля главной формы: цену набора и количество их на складе.
Нажмите клавиши Ctrl+Tab для перехода к следующему полю главной формы.
Курсор переместится из подчиненной формы в поле Цена набора главной формы. Можно перейти к этому полю, щелкнув на нем кнопкой мыши. Однако проще воспользоваться клавишами, так как при вводе новых записей вы постоянно работаете с клавиатурой.



Совет. При работе со сложными формами клавиша Ctrl играет роль переключателя между главной и подчиненной формами. Подобно тому, как с помощью клавиш Tab и Shift+Tab можно перемещаться по полям формы, комбинация клавиш Ctrl+Tab позволяет перейти из подчиненной формы к следующему за ней полю главной формы, а Ctrl+Shift+Tab - к предыдущему полю главной формы.

Контроль правильности ввода данных

Более подробно способы контроля правильности вводимых значений рассмотрены в уроке 5 «Обеспечение достоверности информации в базах данных»
Выполняя упражнения, вы могли убедиться, что существуют различные способы, с помощью которых Microsoft Access обеспечивает ввод правильной информации. Так, например, при выборе конфеты из списка происходит автоматическое заполнение сразу нескольких полей в подчиненной форме. Это не только ускоряет ввод данных, но и уменьшает вероятность ошибок. По мере ввода содержимого набора, автоматически вычисляется его стоимость, значение которой появляется в поле Стоимость набора главной формы.
Можно спроектировать формы таким образом, что при попытке ввести в поле неправильное значение, выдается сообщение об ошибке. Вводимое значение проверяется на соответствие правилам контроля, заданным при создании таблицы, и если правило нарушено, то выход из поля возможен только после исправления ошибки.

Внесите исправления

Из отдела маркетинга вам сообщили, что цена нового набора равна 3,5 тыс. руб.
1. Введите 3,5 в поле Цена набора и нажмите клавишу | Tab]. Появится сообщение об ошибке, в котором говорится, что введено неправильное значение, и содержатся указания, как исправить ошибку.




Примечание. Если сообщение об ошибке не появилось, значит при заполнении подчиненной формы вы ввели не те конфеты или задали для них другое количество. Правило контроля (или условие на значение) для этого поля устанавливает, что цена за набор должна превышать более чем в два раза суммарную стоимость конфет, которая рассчитывается автоматически.

2. Щелкните на кнопке ОК. Обратитесь в отдел маркетинга и узнайте правильную цену набора конфет. Допустим, это 7,5.
3. Наберите 7 вместо 3 в поле Цена набора и нажмите клавишу | Tab |. Это значение является допустимым и Microsoft Access примет его, добавив к нему «тыс. руб.» Курсор переместится в поле На складе.
4. Введите 0 в поле На складе. Это новый вид продукции, и на склад он еще не поступал.

Отмена изменений

В Microsoft Access можно отменить изменения в текущем поле или записи с помощью кнопки Отменить. Надпись на кнопке отображает вид изменений, которые можно отменить в данный момент. Например, если вашим последним действием был ввод данных, то надпись на кнопке будет Отменить ВВОД. Если вы только что удалили запись, то доступная отмена - Отменить удаление.

Отмените последнее действие

1. Выделите «Орехи и ягоды» в начале поля Описание для набора «Зимняя коллекция» и введите Ягоды и орехи.
2. Поместите курсор перед словом «камина», введите пылающего и затем нажмите клавишу Spacebar для ввода пробела.
З. На панели инструментов щелкните на кнопке Отменить (Undo). Будет удалено последнее изменение - слово «пылающего».
Можно также воспользоваться командой Отменить (Undo) в меню Правка (Edit).

Отмените все исправления в текущем поле

Предположим, что сделав многочисленные исправления в поле, вы пришли к выводу, что первоначальный текст был лучше. Вместо того чтобы восстанавливать исходный вариант, можно отменить все изменения сразу.
Щелкните на команде Восстановить текущее поле/запись (Undo Current Field/Record) в меню Правка (Edit).
Все изменения, внесенные в текст поля Описание с начала его редактирования (то есть с того момента, как вы поместили в него курсор), отменяются. Кнопка Отменить также получает надпись Восстановить текущее поле/запись.

Командные кнопки

Иногда, чтобы добиться определенной цели, приходится выполнять последовательность взаимосвязанных действий. Например, вас интересует , информация о составе продуктов, которая содержится в одной форме, и I сведения об их продажах из другой формы. Для каждого продукта придется выполнить ряд одинаковых шагов: открыть одну форму, найти продукт, затем открыть форму по продажам и просмотреть ее.
Командная кнопка (кнопка, которая запускает серию команд) позволяет выполнить эту процедуру за один шаг, если создать макрос или программу на языке Visual Basic for Applications. Макрос содержит набор макрокоманд, которые последовательно решают поставленную задачу и выполняются очень быстро. Вопросы создания и назначения макросов рассматриваются в уроке 10 «Совершенствование ввода данных».

Воспользуйтесь командной кнопкой для просмотра данных

При создании формы Наборы в нее была добавлена командная кнопка Продажи, которая запускает выполнение макроса. Воспользуйтесь этой кнопкой, чтобы просмотреть информацию по сбыту одного из самых популярных продуктов фирмы «Осенний набор». Ему соответствует одиннадцатая запись в форме Наборы.
1. В нижнем левом углу формы справа от слова Запись (Record) выделите номер записи и введите значение 11.
2. Нажмите клавишу Enter.
На экране появится запись для набора «Осенний набор».
3. Вверху формы щелкните на командной кнопке Продажи.


Появится форма Продажа наборов, которая включает подчиненную форму Продажи по дням. Вверху главной формы указано наименование набора, а внизу - общий объем продаж. В подчиненной форме представлены данные о продажах набора за каждый день.

4. Прокрутите записи в подчиненной форме Продажи по дням, чтобы просмотреть всю информацию.
5. Щелкните на кнопке Закрыть(С1озе), чтобы закрыть форму Продажа наборов.
6. Щелкните на кнопке Закрыть(С1озе), чтобы закрыть форму Наборы.
Можно также щелкнуть на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

Сопровождение базы данных с помощью форм

Единственной неизменной чертой большинства баз данных является то, что они постоянно меняются. Добавляются новые данные, вносятся изме-' нения в существующие, удаляются объекты, ставшие ненужными. Кроме корректировки информации может меняться и структура базы. Весь этот процесс называется сопровождением баз данных. Ввод и изменение данных практически всегда можно произвести с помощью форм, не прибегая к непосредственной корректировке таблиц. Использование форм существенно упрощает работу с информацией и, что очень важно, повышает достоверность и надежность данных.
В следующем упражнении вам предстоит найти и удалить записи. Предположим, в адрес компании с утренней почтой поступило письмо:
Уважаемые господа!
Мой сын обожает Ваши шоколадки и очень часто их покупает. Недавно я узнала, что он даже обратился с просьбой включить меня в число Ваших постоянных покупателей. Я стремлюсь похудеть, поэтому прошу не вносить мое имя в список и не высылать мне напрасно каталог.
Заранее, благодарю Вас. Francois Marcus

Найдите запись

В этом упражнении нужно найти имя Francois Marcus в таблице Заказчики.
1. Отройте форму Заказчики.
2. Щелкните в поле Фамилия.
3. На панели инструментов щелкните на кнопке Найти (Find). Появится диалоговое окно Поиск в поле (Find in Field), в заголовке которого указано наименование поля Фамилия, по которому осуществляется поиск.
4. В поле Образец (Find What) введите Marcus.
Для ускорения поиска пометьте флажком вариант Только в текущем поле (Search Only Current Field), иначе поиск будет осуществляться по всем полям записи. Диалоговое окно должно выглядеть как на следующем рисунке.

5. Щелкните на кнопке Найти (Find First).
На экране отобразится запись для Francois Marcus. Вероятно, это именно та запись, которая нужна, но следует убедиться, что в таблице нет другого заказчика с такой же фамилией.
6. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).
Microsoft Access выдаст сообщение, что не может найти другого заказчика с фамилией Marcus.
7. Щелкните на кнопке ОК и закройте диалоговое окно Поиск в поле (Find in Field).

Удалите запись

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Удалить запись (Delete Record).
2. При появлении сообщения, которое запрашивает подтверждение удаления, щелкните на кнопке Да (Yes). Запись будет удалена.
3. Закройте форму Заказчики.
Можно также удалить запись с помощью команды Удалить запись (Delete Record) б меню Правка (Edit).

Найдите запись по фрагменту значения поля

Предположим, что сразу после удаления записи вам позвонил сотрудник транспортного отдела, у которого возникли проблемы с наклейкой на товаре. Он смог прочитать только начало названия улицы «Stew» и просит по этой информации узнать имя и адрес покупателя.
1. Отройте форму Перечень заказчиков.
2. Щелкните в поле Адрес, которое содержит наименование улицы. Не обязательно возвращаться на первую запись базы, поиск можно начать с любой записи.
3. На панели инструментов щелкните на кнопке Найти (Find).
Появится диалоговое окно Поиск в поле (Find in Field), которое по-прежнему содержит в поле Образец (Find What) значение «Marcus».
4. В поле Образец (Find What) введите Stew.
5. Щелкните на стрелке поля Совпадение (Match) и выберите в списке С любой частью поля (Any Part Of Field).
Поскольку «Stew» является только частью поля, то следует искать запись, содержащую это значение в любом месте поля Адрес.
6. Щелкните на кнопке Найти (Find First). Microsoft Access находит запись, где в поле улицы есть название «Stewart».
7. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Microsoft Access находит еще одну запись, содержащую « Tillstew « в поле адреса.
8. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).
Microsoft Access выдает сообщение, что больше записей с заданным образцом нет и поиск завершен. Итак, в базе два покупателя, которые могут заинтересовать транспортный отдел.
9. Щелкните на кнопке ОК и щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Поиск в поле (Find in Field).
10. Закройте форму Перечень заказчиков.

Для того чтобы при поиске различались строчные и заглавные буквы,, следует пометить флажком поле С учетом регистра (Маtch Case).




Примечание. Если вы хотите получить дополнительные сведения по теме урока, выполните упражнения в разделе «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».

Шаг вперед: замена данных

Довольно часто возникает необходимость не просто найти данные, но и изменить их. Microsoft Access позволяет совместить поиск с заменой. Например, если у покупателя изменился адрес, можно в одном шаге найти запись со старым значением и заменить его на новое.

Замените данные, соответствующие определенному критерию

Компания «Сластена Лили» объединила два отдела, включив отдел рекламы в отдел маркетинга. Поэтому для всех сотрудников отдела рекламы в поле Отдел необходимо изменить название отдела.
1. Убедитесь, что в окне базы данных открыта вкладка Таблицы (Table) и дважды щелкните на таблице Сотрудники.
2. Щелкните в поле Отдел любой записи и затем щелкните на команде Заменить (Replace) в меню Правка (Edit).
3. Введите Рекламы в поле Образец (Find What) и Маркетинга в поле Заменить на (Replace With).
4. Щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Все вхождения слова «Рекламы» в поле Отдел таблицы Сотрудники должны быть заменены на слово «Маркетинга». На экране появится предупреждение, что это изменение нельзя отменить.
5. Щелкните на кнопке Да (Yes).
6. Закройте диалоговое окно Замена в поле (Replace In Field).
7. Закройте таблицу Сотрудники.

Выполните поиск и замену данных

Вы уже имели возможность убедиться, как быстро Microsoft Access находит данные. Если вы не знаете точно, какую запись следует заменить, в качестве критерия поиска можно применять слова, содержащие подста-новочные значки, которые заменяют отдельные символы или несколько символов. Примером подстановочного значка является звездочка «*», которая заменяет несколько последовательных символов в критерии поиска. Диалоговое окно замены позволяет последовательно просматривать записи, удовлетворяющие заданному критерию поиска, и производить замену, если нужно.
Предположим, что одна из постоянных покупательниц сообщила по телефону, что вышла замуж и ее фамилия изменилась на Grable. Она не успела сказать, как пишется ее бывшая фамилия, поэтому воспользуемся для поиска окончанием фамилии «stein», в написании которого мы уверены. Вместо начала фамилии поставьте звездочку, заменяющую любое число символов.
1. Щелкните дважды на таблице Заказчики, чтобы открыть ее в режиме таблицы.
2. Щелкните на поле Фамилия в любой записи.
3. Щелкните на команде Заменить (Replace) в меню Правка (Edit).
4. Введите *stein в поле Образец (Find What) и Grable в поле Заменить на (Replace With).
5. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Будет найдена запись V.J. Burnstein. Адрес заказчицы не изменился.
6. Щелкните на кнопке Заменить (Replace ). Фамилия покупателя заменится на «Grable».
7. Закройте диалоговое окно Замена в поле (Replace In Field).
8. Закройте таблицу Заказчики.

Окончание урока

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).
2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока

Чтобы
Сделайте следующее
Добавить запись
Щелкните на кнопке перехода Новая запись (New Record) в нижней части формы.
Перейти из главной формы в поле подчиненной формы
Щелкните на поле в подчиненной форме
или
в последнем перед подчиненной формой поле главной формы нажмите клавишу Tab.
Перейти из подчиненной формы в следующее поле главной формы
Щелкните на поле главной формы или нажмите клавиши Ctrl+Tab.
Перейти из подчиненной формы в предыдущее поле главной формы
Нажмите клавиши
Ctrl+Shift+Tab.
Отменить последние изменения
На панели инструментов щелкните на кнопке Отменить (Undo).
или
щелкните на команде Отменить (Undo) в меню Правка (Edit).
Отменить все изменения в текущем поле
Щелкните на команде Восстановить текущее поле/запись (Undo Current Field/ Record) в меню Правка (Edit).
Перейти к определенной записи
Введите номер записи в поле Номер записи (Record Number) внизу формы и затем нажмите клавишу Enter.
Удалить запись
Щелкните на любом поле записи, чтобы выделить ее. Затем щелкните на кнопке Удалить запись (Delete Record).
Найти запись
На панели инструментов щелкните на кнопке Найти (Find) и затем заполните поля диалогового окна.

Для получения справки о том, как
Воспользуйтесь Помощником для поиска тем
Добавить записи в форму
Добавление новых данных в режиме таблицы или формы.
Отменить изменения
Отмена изменений при добавлении или редактировании записей.
Удалить записи
Удаление записи в режиме таблиц или формы.
Найти записи
Поиск данных.

Урок 3. Просмотр нужной информации с помощью

Вы научитесь:
сортировать записи;
задавать подмножество записей с помощью фильтров;
включать в отчет только нужную информацию;
просматривать отчет в целом и детально;
печатать отчет;
создавать почтовые наклейки.

Базы данных могут иметь значительный объем и содержать детальное описание объекта, хотя при обращении к ним обычно требуется лишь часть всей информации. Так, например, вам могут понадобиться сведения о заказчиках из определенной страны, или конфеты, в состав которых входит конкретный вид шоколада. Microsoft Access позволяет задать условия, ограничивающие количество доступных записей и число полей при работе с таблицами баз данных.
Используя формы, можно исключить из просмотра несущественную в данный момент информацию. В этом уроке вы узнаете, как добиться того, чтобы Microsoft Access выводил только интересующие вас данные.

Организация данных

Работать с Microsoft Access намного удобнее, чем с картотеками или папками с документами, так как можно производить выборку информации по заданным темам и упорядочивать ее различным образом, независимо от числа записей в базе.
Для поиска конкретной записи можно воспользоваться кнопкой Найти на панели инструментов. Чтобы получить данные, соответствующие заданному условию, необходимо создать фильтр, содержащий набор характеристик, описывающих нужные записи. Microsoft Access найдет и выдаст отфильтрованные данные в виде формы или таблицы.
Записи можно сортировать по алфавиту, по числовым значениям, хронологически или по специально заданным условиям. Например, можно отсортировать сотрудников по фамилиям.

Начало урока

Запустите программу Microsoft Access, если она не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.
За дополнительной информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

Упорядочивание записей с помощью кнопки сортировки

В таблице Сотрудники содержится информация о служащих фирмы, на основании которой можно получать ежегодные отчеты об их деятельности. Проще всего работать с этой таблицей, если упорядочить ее по отделам, чтобы можно было сразу просмотреть список сотрудников одного отдела.
Для этого надо отсортировать таблицу Сотрудники по полю Отдел.

Выполните сортировку по определенному полю

1. Убедитесь, что открыта вкладка Таблицы (Tables), и дважды щелкните на таблице Сотрудники.
2. Щелкните в поле Отдел.
3. На панели инструментов щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending). Записи будут отсортированы по наименованию отдела по алфавиту в порядке возрастания, то есть от А до Я.


Ограничение диапазона просмотра с помощью фильтров

Использование фильтров позволяет ограничить число выводимых на экран записей. Фильтр представляет собой набор условий для отбора записей и не влияет при этом на их содержание. После закрытия формы или таблицы фильтры не сохраняются. Чтобы не задавать фильтр каждый раз, можно создать запрос, который действует так же, как фильтр, но может использоваться многократно. Запросы подробно рассматриваются в уроке 7 «Построение запросов».
В этом упражнении с помощью фильтра нужно создать список менеджеров отдела Маркетинга.

Выведите на экран только сотрудников одного отдела

Предположим, что вам нужно получить список торговых агентов отдела маркетинга, чтобы разослать им приглашение на совещание. В этом упражнении создайте фильтр, чтобы выделить сотрудников только отдела маркетинга.
1. Убедитесь, что курсор находится в поле Отдел.
2. Щелкните на кнопке Найти (Find) для поиска записи, содержащей значение «Маркетинга» в поле Отдел.
3. Введите Маркетинг в поле Образец (Find What). Убедитесь, что вариант Только в текущем поле (Search Only Current Field) помечен флажком.
4. Щелкните на кнопке Найти (Find First) и затем щелкните на кнопке Закрыть (Close).
5. На панели инструментов щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection).
Теперь в таблице представлены только записи, относящиеся к отделу маркетинга. В области кнопок перехода в нижней строке окна указано, что вы просматриваете отфильтрованные данные.

Добавьте еще одно условие отбора

Сотрудники отдела занимают различные должности. Получив список всех сотрудников, выясните, кто из них относится к категории агентов по продаже. Для этого добавьте еще один критерий к фильтру с помощью кнопки Изменить фильтр. Кнопка Фильтр по выделенному задает только простые фильтры. Если фильтр состоит из нескольких условий, следует воспользоваться функцией Изменить фильтр.
1. На панели инструментов щелкните на кнопке Изменить фильтр (Filter By Form).
На экране появится пустая строка, содержащая столбцы для каждого поля. Слово «Маркетинга» в столбце Отдел будет выделено.
2. Щелкните в ячейке столбца Должность. В ней появится стрелка, указывающая на наличие ниспадающего списка.
3. Щелкните на стрелке и выберите значение «Агент по продажам».
4. На панели инструментов щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter).

5. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) таблицы Сотрудники и затем щелкните на кнопке Нет (No), в ответ на запрос сохранить ли изменения.

Отчеты

Информация, содержащаяся в базах данных, может быть распечатана в виде документов или отчетов, которые так же, как и формы, содержат данные, выбранные по заданным условиям из таблиц или запросов. Можно создавать отчеты с помощью Конструктора или использовать готовые типы отчетов, предоставляемые Мастером отчетов. Более подробно создание отчетов рассматривается в уроке 11 «Настройка отчетов».

Распространение отчетов с помощью Microsoft Outlook

Если вы являетесь пользователем Microsoft Outlook, то проще всего распространить отчет среди коллег, поместив его в папку Заметки или сохранив ее в папке, предназначенной для совместного использования.

Просмотрите данные в отчете

Прежде чем печатать отчет, следует выбрать и подключить принтер. Обратитесь к Справке по Microsoft Access за необходимыми инструкциями.
Менеджер отдела продаж подготовил отчет по сбыту продукции за ноябрь 1996 года. Вы можете его просмотреть.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты (Reports).
2. Дважды щелкните на отчете Продажа наборов.
Появится сообщение, запрашивающее начало периода, за который вам нужен отчет.

3. Введите 1-ноя-96 в качестве начальной даты и затем нажмите клавишу Enter. В Microsoft Access дату можно вводить различными способами. При вводе даты по умолчанию используются установки Windows на вашем компьютере.
Чтобы определить, на какую страну настроен ваш компьютер, откройте окно Панель управления (Control Panel) и щелкните дважды на значке Языки и стандарты (Regional Settings).
4. В следующем диалоговом окне введите З0-ноя-96 в качестве конца периода и затем нажмите клавишу Enter. На экране в режиме предварительного просмотра появятся данные, соответствующие заданным условиям. Панель инструментов изменится.

Выведите на экран страницу целиком

При предварительном просмотре отчет представлен в увеличенном виде, чтобы информация легко читалась на экране. С помощью указателя-лупы можно увеличивать отображение деталей отчета или уменьшать его, чтобы увидеть всю страницу сразу.
Щелкните указателем-лупой на отчете. Можно также щелкнуть на кнопке Масштаб (Zoom) на панели инструментов, чтобы вывести на экран всю страницу.

Увеличьте масштаб отображения

Предположим, что вид страницы отчета вас устраивает. Убедитесь теперь, что он содержит нужную информацию.
Щелкните в любом месте отчета. Или щелкните на кнопке Масштаб (Zoom) на панели инструментов.
Вы опять перешли к увеличенному масштабу отображения.

Как просматривать страницы

1. С помощью вертикальной полосы прокрутки перемещайтесь по странице вверх и вниз. Воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки для перемещения слева направо.
2. Щелкните на кнопке Две страницы (two pages), чтобы перейти к просмотру двух страниц отчета одновременно. Если нужно, максимизируйте окно программы.



Совет. Чтобы изменить поля страниц отчета, щелкните на команде Параметры страницы (Page Setup) в меню Файл (File). Откройте вкладку Поля(Маrgins).


Печать отчета

С помощью параметров печати можно задать печать всего отчета или отдельных страниц, указав их номера или диапазон. Если вам нужно несколько копий, можно задать число копий и выбрать параметр, позволяющий разобрать отчеты по копиям.



Важно. Если принтер подключен к компьютеру, можно напечатать отчет Продажа наборов. В противном случае переходите сразу к шагу 3 следующего упражнения.

Печать отчета из режима предварительного просмотра

Если вас устраивают текущие установки принтера, можно напечатать отчет, щелкнув на кнопке Печать (Print) на панели инструментов Стандартная (Standard).
1. Щелкните на команде Печать (Print) в меню Файл (File).
Появится диалоговое окно Печать (Print). Так как нужно напечатать одну копию отчета, нет необходимости изменять параметры печати в диалоговом окне.
2. Щелкните на кнопке ОК.
3. Закройте отчет Продажи наборов.



Совет. После двойного щелчка на имени отчета, Microsoft Access открывает его для предварительного просмотра. Чтобы напечатать отчет прямо из списка отчетов, не открывая его, выделите его и щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов (или щелкните на команде Печать (Print) в меню Файл (File)).

Как создать почтовые наклейки

Для создания почтовых наклеек воспользуйтесь Мастером, который, подобно эксперту по Microsoft Access, задает вопросы и создает объект в соответствии с вашими пожеланиями. Для построения форм используется Мастер форм, а отчетов - Мастер отчетов. Почтовые наклейки также можно создавать с помощью специального мастера.

Создайте почтовые наклейки

Просмотрев отчет Продажи наборов, вы пришли к выводу, что необходимо разослать заказчикам образцы наименее популярных наборов, чтобы способствовать повышению спроса на них. Вам нужно напечатать почтовые наклейки с адресами заказчиков. Поскольку вы только что печатали отчет, окно базы данных все еще открыто на вкладке Отчеты.
1. Щелкните на кнопке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).
2. В диалоговом окне выделите Почтовые наклейки (Label Wizard).
3. Щелкните на стрелке в поле Выберите в качестве источника дан-ныхтаблицу или запрос (Choose The Table Or Query Where the Object's Data Comes From) и выделите таблицу Заказчики.
Эта таблица содержит имена и адреса, которые нужно напечатать в почтовых наклейках.
4. Щелкните на кнопке ОК.
Появится диалоговое окно Создание почтовых наклеек (Label Wizard).

Задайте размер наклейки

Размеры наклеек можно выбирать из широкого диапазона значений, заданных в дюймах или миллиметрах. Если вас устраивает стандартная наклейка, выделите ее в окне мастера в приведенном списке.
Щелкните на нужном стандартном варианте наклейки. При необходимости прокрутите список. Затем щелкните на кнопке Далее (Next).
Мастер Почтовые наклейки (Label Wizard) откроет диалоговое окно для форматирования текста наклейки.
В области Тип наклеек (Label Type) можно выбрать вариант: на листах или рулонные.

Выберите шрифт и цвет текста

С помощью этого диалогового окна можно изменить вид наклейки. В данном упражнении примем текущие значения.
Щелкните на кнопке Далее (Next).

Задайте текст наклейки

1. В списке Доступные поля (Available Field) щелкните дважды на наименовании поля Имя.
Поле появится в первой строке почтовой наклейки.
2. Нажмите клавишу Spacebar, чтобы добавить пробел между именем и фамилией.
Чтобы знаки препинания и пробелы присутствовали на наклейке, необходимо их ввести.
3. Щелкните дважды на поле Фамилия. Microsoft Access добавит поле Фамилия после введенного вами пробела в тексте наклейки.
4. Нажмите клавишу Enter, чтобы перейти к следующей строке наклейки.
5. Добавьте поля, указанные ниже, для второй, третьей и четвертой строк наклейки.
В случае опечатки, выделите нужную строку и с помощью клавиши Backspace удалите неправильный элемент с наклейки.

Строка
Поле
Вторая
Адрес
Третья
Город, Штат/Провинция и Почтовый индекс. Введите запятую между полями Город и Штат/ Провинция и пробел между полями Штат/Провинция и Почтовый индекс
Четвертая
Страна

Прототип наклейки в диалоговом окне Создание почтовых наклеек (Label Wizard) будет иметь вид, как показано на следующем рисунке.

6. Щелкните на кнопке Далее (Next).

Задайте сортировку наклеек

Мастер наклеек позволяет выполнить их сортировку. Если задано поле сортировки, то наклейки будут печататься в соответствии со значением этого поля. Отсортируйте наклейки по почтовому индексу.
1. В списке Доступные поля (Available Field) выделите поле Почтовый индекс и щелкните на одинарной стрелке между списками полей, чтобы задать сортировку по индексу. Щелкните на кнопке Далее (Next).
2. Мастер наклеек предложит имя «Наклейки Заказчики» для отчета. Откорректируйте его, если нужно. Завершите работу с мастером, щелкнув на кнопке Готово (Finish).
Появится отчет с наклейками, расположенными в том порядке, как они будут напечатаны на странице. Прокрутите отчет, чтобы просмотреть наклейки.



Совет. Если наклейки не выровнены на странице, значит, драйвер принтера не соответствует формату или размеру наклейки. Попробуйте задать другой размер.


Закройте отчет с почтовыми наклейками

Создавая отчет, вы сохраняете определение наклеек, а не конкретные имена и фамилии. Если внести изменения в таблицу Заказчики (например, добавить нового покупателя или изменить адрес старого), Microsoft Access использует текущие данные при печати наклеек.
Когда вы завершили создание отчета, он автоматически сохранился, поэтому нет необходимости сохранять его еще раз.
Закройте отчет Наклейки для заказчиков.
Новый отчет появится в списке отчетов в окне базы данных. Теперь, когда вам понадобятся наклейки, достаточно его напечатать.



Примечание. Чтобы получить дополнительные навыки по теме данного урока, выполните упражнения в разделе «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».


Шаг вперед: создание сложных фильтров

Допустим, что после проведения компании по распространению продукции фирмы в Канаде, вы хотите выяснить, насколько успешной оказалась деятельность в этом направлении. Использование фильтров позволяет быстро найти и просмотреть определенные записи. В следующем упражнении приводится еще один способ формирования фильтра.

Определите условие отбора записей

Создадим фильтр, чтобы выбрать тех заказчиков из Канады, которые появились после 15 ноября 1996 года.
1. Откройте форму Перечень заказчиков. Убедитесь, что вы находитесь в режиме формы. Режим формы нужен, чтобы создать сложный фильтр с помощью кнопки Изменить фильтр (Filter By Form).
2. На панели инструментов щелкните на кнопке Изменить фильтр (Filter By Form), чтобы начать формирование фильтра. Диалоговое окно Фильтр (Filter By Form) выглядит иначе, потому что вы создаете фильтр в режиме формы.
3. Нажмите клавишу Tab четыре раза. Курсор будет находиться между Адресом и Телефоном, и справа от него появится кнопка со стрелкой.
4. Щелкните на стрелке и выберите значение «Canada».
Слово «Canada» появится как критерий в диалоговом окне Фильтр (Filter By Form). Можно было бы использовать в качестве простого фильтра кнопку Применение фильтра (Арр1у Filter), но ваша задача - создать сложный фильтр и определить порядок сортировки.

Задайте сложный фильтр и принцип сортировки

1. В меню Фильтр (Filter) щелкните на команде Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort).
Появится диалоговое окно Перечень заказчиков Фильтр1, в котором отобразится значение фильтра, заданное в предыдущем упражнении. Добавьте критерий для поля Дата заказа и задайте принцип сортировки отфильтрованных записей.



2. Нажмите клавишу Tab для перехода во вторую, пустую ячейку в строке Поле (Field) в таблице критерия.
3. Щелкните на стрелке в этой ячейке. В открывшемся списке выберите значение «Дата заказа».
4. В строке Сортировка (Sort) щелкните в ячейке под полем Дата заказа. Откройте список, щелкнув на стрелке, и выберите принцип Сортировки по убыванию (Descending).
Записи будут отсортированы таким образом, что новые покупатели окажутся в начале списка. Вам нужны только записи, введенные после 15 ноября 1996 года.
5. В строке Условие отбора (Criteria) для поля Дата заказа введите выражение >=15-ноя-96 и нажмите клавишу Enter.
Это выражение означает «с 15 ноября 1996 года включительно». После ввода выражения Microsoft Access меняет формат даты и помещает ее в значки номера «#», которые являются признаком поля даты/времени.
6. На панели инструментов щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter).
Диалоговое окно закрывается и вы возвращаетесь в режим формы. Справа от панели кнопок перехода указано число отфильтрованных записей и слово «фильтр». Можно просматривать записи в режиме формы с помощью кнопок перехода или переключиться в режим таблицы, чтобы увидеть все записи сразу.
7. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим таблицы (Datasheet View).
Можно также щелкнуть на команде Режим таблицы (Datasheet View) в меню Вид (View).
8. Щелкните на команде Сохранить (Save) в меню Файл (File).
9. Щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

Окончание урока

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).
2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока

Чтобы
Сделайте следующее
Отфильтровать записи с помощью кнопки Фильтр по выделенному
Выделите поле со значением критерия в Режиме формы (Form View) или Режиме таблицы (Datasheet View) и затем щелкните на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection).
Отфильтровать записи с помощью кнопки Изменить фильтр
На панели инструментов щелкните на кнопке Изменить фильтр (Filter By Form). Выберите критерий в диалоговом окне Фильтр (Filter By Form) и затем щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter).
Задать условие отбора для расширенного фильтра
В диалоговом окне расширенного фильтра в таблице критерия выберите нужное поле в строке Поле (Field) и затем введите выражение для условия в ячейку в строке Условие отбора (Criteria), расположенную под ячейкой Сортировка (Sort) в столбце этого поля.
Задать сортировку отфильтрованных записей
В Режиме таблицы (Datasheet) щелкните на нужном поле и затем щелкните на одной из кнопок По убыванию (Sort Ascending) или По возрастанию (Sort Descending).
или
в меню Фильтр (Filter) щелкните на команде Расширенный фильтp(Advanced Filter/Sort). В диалоговом окне в таблице критерия в ячейке строки Copтировка (Sort) под полем, для которого задается принцип сортировки, выберите из списка значение. По убыванию (Ascending) или По возрастанию (Descending).
Открыть и просмотреть отчет
В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты (Reports) и затем щелкните дважды на нужном отчете.
Переключать масштаб отображения страниц отчета
Щелкните в любом месте отчета или
на панели инструментов щелкните на кнопке Масштаб (Zoom).
Напечатать отчет
В режиме просмотра отчета щелкните на команде Печать (Print) в меню Файл (File) или щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов
или
чтобы напечатать отчет непосредственно из окна базы данных, выделите его. Затем щелкните на команде Печать (Print) в меню Файл (File) или на кнопке Печать на панели инструментов.
Создать почтовые наклейки
В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты (Reports) и затем щелкните на кнопке Создать (New). Выделите пункт Почтовые наклейки (Label Wizard), выберите таблицу или запрос, содержащие необходимые для наклеек данные, и затем следуйте указаниям Мастера почтовых наклеек.




Для получения справки о том, как
Воспользуйтесь Помощником для поиска тем
Задать условие отбора
Использование условий отбора в запросах или фильтрах для восстановления определенных записей.
Использовать выражения
Создание выражений.
Печатать отчеты
Печать отчета.

Часть 1. Обзор и упражнения

В следующих упражнениях вам предстоит:
открыть базу данных и форму;
осуществить просмотр данных и перемещение по записям базы;
найти определенные записи;
воспользоваться фильтром для отбора данных;
отсортировать записи;
создать отчет.

Перед тем, как приступить к расширению базы данных, созданию и изменению таблиц, попробуйте применить на практике знания, полученные при изучении части 1 «Ввод и просмотр данных в Microsoft Access», выполнив упражнения этого раздела.

Постановка задачи

Предположим, что в базу данных компании Сластена Лили была включена информация о транспортном отделе. При вводе данных в таблицы базы сотрудники отдела обратились к вам за консультацией.

Шаг 1: откройте базу данных и проверьте данные

Откройте базу данных и воспользуйтесь формой Заказы, чтобы полностью отобразить запись на экране. Просмотрите несколько записей, перемещаясь по базе с помощью навигационных кнопок, а затем переключитесь в режим таблицы и измените ширину колонки.
1. Запустите Microsoft Access и откройте базу данных Сластена Лили.
2. В окне базы данных откройте форму Заказы и затем, воспользовавшись навигационными кнопками, перейдите от первой записи базы данных к последней.
3. Переключитесь на режим таблицы.
4. Измените ширину столбца Город и переключитесь на режим формы.


Шаг 2: введите данные в поля формы и отредактируйте их

Получив общее представление о содержании таблицы Заказы, вы можете ввести несколько записей на основании предоставленной транспортным отделом информации.
1. Убедитесь, что форма Заказы открыта, и введите следующие данные в новую запись.

Код заказа 414
Дата заказа 5 сентября 1996 года
Адрес получателя A. Vincente, 123 Burns St., Dallas,
Texas 75229 USA
Кредитная карта Elite Fund
Номер счета 1234
Дата оплаты 10/11/97
Код заказчика 5

2. Транспортный отдел отменил заказ 414. Переключитесь в режим таблицы и удалите запись с кодом заказа 414.
3. Переключитесь в режим формы.
4. Перейдите к заказу с кодом 337. Измените количество наборов Орешек на 3.

Шаг 3:поиск записей

Предположим, что один из клиентов Bill Nelson позвонил в ваш офис и сообщил, что заказ, который должна была получить его сестра из Флориды, был доставлен по его домашнему адресу. Проверьте заказ, не отходя от телефона.
1. Переключитесь в режим формы для формы Заказы.
2. В области формы К оплате выберите поле Фамилия.
3. Воспользуйтесь кнопкой Найти (Find), чтобы осуществить поиск заказчика с фамилией Nelson и именем Bill.
4. Закройте диалоговое окно Поиск в поле (Find in Field).

Шаг 4: отбор записей с помощью фильтра

Таблица Заказы содержит заказы за 1995 и 1996 год, и все они появляются на экране при просмотре данных с помощью формы. Покажите менеджеру транспортного отдела, как ограничить просмотр 1996 годом и только теми записями, где заказчик совпадает с получателем.
1. Переключитесь в режим таблицы формы Заказы и выберите поле Дата оплаты.
2. Воспользуйтесь кнопкой Изменить фильтр (Filter By Form) для ввода критерия =>1/1/96.
3.Щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter), чтобы отобразить отфильтрованную таблицу.
4. Переключитесь в режим формы и создайте расширенный фильтр.
5. Выберите поле Фамилия в качестве критерия для фильтра.
6. Введите критерий =[Фамилия получателя].
7. Примените фильтр.
8. Просмотрите отфильтрованные записи.

Шаг 5: сортировка записей

Предположим, что менеджер транспортного отдела хотел бы просматривать отсортированные записи в упорядоченном виде, расположив их в порядке возрастания или убывания.
1. Убедитесь, что форма Заказы открыта в режиме формы и затем выделите поле Дата заказа.
2. Воспользуйтесь кнопкой Сортировка по убыванию (Sort Descending), чтобы расположить записи в порядке убывания.
3. Выделите поле Фамилия в области Отправить.
4. Воспользуйтесь кнопкой Сортировка по возрастанию (Sort Ascending), чтобы расположить записи в порядке возрастания.

Шаг 6: создайте отчет

Покажите менеджеру транспортного отдела, как создать почтовые наклейки с помощью Мастера наклеек.
1. Закройте форму Заказы.
2. Откройте вкладку Отчеты.
3. Создайте наклейки, используя таблицу Заказы и мастер Почтовые наклейки. Включите в отчет следующие поля:
Имя и фамилия получателя Улица получателя Город получателя
Штат/провинция, индекс получателя Страна получателя
4. Отсортируйте отчет по Коду заказа и щелкните на кнопке Далее (Next).
5. В ответ на запрос введите имя отчета Почтовые наклейки.
6. Щелкните на кнопке Готово (Finish), чтобы сохранить отчет.

Окончание упражнений

1. Чтобы перейти к следующему уроку, в меню Файл (File) щелкните на команде Закрыть (Close).
2. Если вы закончили работу с Microsoft Access, в меню Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).

Часть 2. Расширение и создание базы данных


УРОК 4.
Расширение базы данные

УРОК 5.
Обеспечение достоверности информации в базе данных

УРОК 6.
Работа с данными из внешних источников

ОБЗОР И УПРАЖНЕНИЯ

Урок 4. Расширение базы данных

Вы научитесь:
использовать Мастер таблиц для их создания;
добавлять записи в табличном представлении;
конструировать новую таблицу;
добавлять в таблицу поля;
задавать свойства полей;
связывать таблицы;
использовать ключи для создания связей.

Правильная организация данных имеет решающее значение для успешной работы с информацией, особенно, если предполагается включение в базу новых объектов. Существуют различные способы хранения информации. Так, например, можно держать семейные фотографии в коробке из-под обуви. Но удобнее поместить их в альбом и упорядочить по дате или темам.
В базе данных Microsoft Access информация организованна в виде таблиц. Данные можно выдавать на экран в разных форматах, независимо от того, где и как они хранятся. В уроке 3 «Использование форм для эффективной работы» приводится пример отображения данных с помощью формы.
В этом уроке вы узнаете, как создать таблицу, задать ее поля, добавить в нее записи, как определить, нужна ли вам новая база данных, и как установить связи между таблицами.

Таблицы и базы данных

Таблица базы данных содержит сведения по определенной теме или категории объектов. Например, таблица покупателей состоит из данных о покупателях, включая их имена, адреса и телефоны, а таблица конфет содержит наименования, состав и стоимость различных видов конфет.
База данных Microsoft Access представляет собой набор таблиц, предназначенных для хранения взаимосвязанной информации. Распределение информации по таблицам является важным этапом проектирования базы данных. Таблицы учебной базы отражают различные аспекты деятельности компании «Сластена Лили».
Вы уже имели дело с полями в уроке 1 «Ввод и просмотр данных». В этом уроке вы научитесь задавать поля таблицы и узнаете, как записи таблицы отображаются на экране.


Каждое поле содержит определенную характеристику объекта. В таблице базы данных полям соответствуют столбцы. Например, второй столбец таблицы Конфеты включает наименования конфет.
Запись представляет собой строку таблицы и содержит значения всех характеристик данного объекта. Для таблицы Конфеты это свойства конкретного вида конфет. В таблице Заказчики запись содержит сведения о покупателе.

План расширения базы данных

Компания «Сластена Лили» интенсивно расширяется. Число покупателей постоянно растет, и многие их них заказывают по телефону срочную доставку подарочных наборов. Чтобы соответствовать возрастающим требованиям клиентов, компания планирует увеличить объем производства и усовершенствовать методы доставки.
Узкими местами в вопросах производства и доставки являются снабжение сырьем и поиск новых фирм для транспортировки продукции. Чтобы упростить контакты с поставщиками, предполагается ввести информацию о них в базу данных компании. Для ускорения доставки принято решение воспользоваться услугами фирм, осуществляющих поставки воздушным путем.

Расширение базы данных с помощью Мастера таблиц

Мастер таблиц позволяет быстро создать новую базу данных или добавить таблицу в существующую. Если отдельные свойства создаваемого объекта не удается определить с помощью Мастера, их можно задать позже.

Начало урока

Запустите программу Microsoft Access, если она еще не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.
За дополнительной информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

Создайте таблицу с помощью Мастера

1. В окне базы данных убедитесь, что открыта вкладка Таблицы (Tables), и щелкните на кнопке Создать (New).
Появится диалоговое окно Новая таблица (New Table).
2. В диалоговом окне Новая таблица (New Table) выделите Мастер таблиц (Table Wizard) и затем щелкните на кнопке ОК.
На экране появится первое диалоговое окно мастера Создание таблиц (Table Wizard).
3. Прокрутите список Образцы таблиц (Samples Tables) и щелкните на «Поставщики».
4. Прокрутите список Образцы полей (Samples Fields) и дважды щелкните на каждом из следующих полей чтобы переместить их в список Поля новой таблицы (Fields In My New Table):
НазваниеПоставщика (SupplierName) ОбращатьсяК (ContactName) НомерТелефона, (PhoneNumber) Факс (Fax Number) АдресЭлектроннойПочты (EmailAdress)
5. Щелкните на кнопке Далее (Next).
В поле под текстом Задайте имя для новой таблицы (What Do You Want To Name Your Table) указано имя «Поставщики». Назовите таблицу этим именем, поэтому оставьте значение в поле без изменений.
6. Убедитесь, что выбран параметр Автоматическое определение ключа (Yes, Set a Primary Key For Me), и щелкните на кнопке Далее (Next).
7. В очередном диалоговом окне появится вопрос Связана ли новая таблица с другими базами данных? (Is your new table related to any other tables in your data base?). Щелкните на кнопке Дaлee(Next), так как в учебной базе данных нет таблиц, связанных с таблицей Поставщики.
8. Выделите вариант Непосредственный ввод данных в таблицу (Enter Data Directly Into The Table) и щелкните на кнопке Готово(Пшзп). Откроется новая таблица в Режиме таблицы (Table View).

Ключ представляет собой одно или несколько полей, однозначно определяющих запись. Каждая запись должна иметь уникальный ключ. Проще всего задать ключ, предоставив программе Microsoft Access сделать это автоматически при создании таблицы.

Изменение структуры таблицы в режиме Конструктора

Хотя таблицу можно создать, используя как Мастер таблиц, так и Конструктор, изменить ее структуру можно только в режиме конструктора таблиц.
Таблица Поставщики, созданная с помощью Мастера, включает только основные данные о поставщиках. Добавьте в нее еще две характеристики:
срок и состав поставок.

Добавьте поле в режиме Конструктора

1. На панели инструментов щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид (View) и выделите Конструктор (Design View).
2. Щелкните на первой пустой ячейке в столбце Имя ПОЛЯ (Field Name), чтобы поместить в нее курсор.
3. Введите Ингредиенты и нажмите клавишу Tab. Курсор переместился в столбец Тип данных (Data Type). По умолчанию тип данных будет Текстовый (Text).
4. Нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить текстовый тип данных. Снова нажмите клавишу Enter для перехода на следующую строку.
5. Введите Срок доставки.
6. Нажмите клавишу Tab, чтобы переместить курсор в столбец Тип данных (Data Type). Щелкните на стрелке и выберите из списка значение Числовой (Number).
7. Щелкните перед последним символом имени ключевого поля КодПоставщики и замените его на «а».
Теперь ключевое поле называется КодПоставщика. Аналогичным образом можно изменить названия других полей.
8. Закройте окно таблицы Поставщики.
9. Появится сообщение с запросом, сохранить ли изменения макета или структуры таблицы Поставщики. Щелкните на кнопке Да (Yes).

Добавление записей в Режиме таблицы

Режимы таблицы для форм и таблиц очень похожи и позволяют просматривать и редактировать записи. При переключении из режима Конструктор в Режим таблицы записи упорядочиваются в соответствии со значением ключа, который представляет собой поле или комбинацию полей записи. Ключ однозначно (уникально) определяет запись. Не может быть двух записей с одинаковым значением ключа. Для данной таблицы ключом является поле КодПоставщика. Для переключения режимов просмотра воспользуйтесь кнопкой Вид на панели инструментов.

Добавьте записи

Ключ КодПоставщика имеет тип Счетчик (AutoNumber). При работе в режиме таблицы слово «Счетчик» в поле кода поставщика означает, что это поле не нужно заполнять. Программа Microsoft Access автоматически присваивает номер каждой записи, гарантируя уникальное значение этого поля. Введите информацию о поставщиках в оставшиеся поля.



Примечание, Программа Microsoft Access устанавливает в некоторых полях маску ввода, которая, в частности, ускоряет ввод данных. В данной таблице можно задать маску для номеров телефона и факса. Для этого в режиме конструктора щелкните на нужном поле и на вкладке Общие (General) задайте маску ввода, например, (999) 999-9999. Тогда при вводе значений вместо цифры «9» будут подставлены набираемые цифры. Иначе данные будут отображаться в таблице так, как вы их ввели.

1. В окне базы данных дважды щелкните на новой таблице Поставщики, чтобы открыть ее в Режиме таблицы (Datasheet View).
2. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле НазваниеПостав-щика и введите Шоколадный мир.
Как только вы начнете печатать, Microsoft Access присвоит записи код равный «I».
3. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле ОбращатьсяК и введите Бекки Рейнхарт.
4. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в поле НомерТелефона, и введите 6175555460.
Если вы задали маску ввода для этого поля, то отображение значения на экране будет соответствовать маске.
5. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в поле Факс, и введите 6175555459.
6. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле АдресЭлектроннойПочты и введите BecaR@chocko.com.
7. Нажмите клавишу Таb для перехода в поле Ингредиенты и введите Шоколад.
8. Для завершения ввода записи нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в поле СрокДоставки, и затем введите 5.

Сохраните запись

Сохранение изменений в записи происходит при переходе к другой записи. Слева от текущей записи находится индикатор, который принимает форму карандаша, если изменения не сохранены. Проследите за значком индикатора при переходе на другую строку таблицы.
Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующей записи.
К следующей записи можно перейти, щелкнув на ней, или нажав клавишу [v].
При переходе к следующей записи Microsoft Access автоматически сохраняет содержимое предыдущей записи, не требуя никаких действий.

Добавьте еще две записи

1. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле Название и добавьте следующие записи в таблицу Поставщики.
При вводе данных индикатор записи принимает форму карандаша.
Название
Свежие орехи
Ароматические
ОбращатьсяК
Барни Каттер
добавки Беверли Симе
НомерТелефона
3135559987
5155559834
Факс
3135559990
5155559888
Адрес Электронной Почты
BarnyK@nuts.com
BevS@Flavorly.com
Ингредиенты
Грецкие орехи, пекан
Лимон, мята
СрокДоставки
5
7

2. Закройте окно таблицы Поставщики.

Конструирование новой таблицы

При проектировании таблицы прежде всего надо определить атрибуты ключа, то есть выяснить, какие элементы информации уникальны для каждой записи. Необходимо также решить, можно ли добавить таблицу к существующей базе данных или придется создавать новую. Новую базу стоит создавать в следующих случаях.
Таблица содержит большой объем информации.
Данные в таблице логически и организационно не связаны с другой информацией базы данных.
Сбор и распространение информации осуществляется через обращения к сети или каналам телекоммуникации.

стр. 1
(всего 4)

СОДЕРЖАНИЕ

>>