<<

стр. 3
(всего 4)

СОДЕРЖАНИЕ

>>


Начало урока

Запустите программу Microsoft Access, если она еще не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.
За дополнительной информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

Использование форм для просмотра нужных данных

В соответствии с изложенными в уроке 4 «Расширение баз данных» основными принципами проектирования баз данных, характеристики объектов следует хранить в отдельных таблицах, чтобы избежать дублирования информации. Однако довольно часто возникает необходимость одновременно просматривать или редактировать данные из нескольких таблиц. Так, например, при добавлении в базу нового набора конфет, кроме описания набора в целом, которое хранится в таблице Наборы, нужно ввести данные о его составе, содержащиеся в таблице Подробности наборов.

Создайте сложную форму с помощью Мастера форм

Предположим, что деятельность компании «Сластена Лили» настолько успешна, что она буквально завалена заказами. Служащим компании срочно требуется форма, в которой будут представлены все заказы определенного заказчика. Необходимая информация содержится в двух таблицах: За-,казы и Подробности заказов. Воспользуйтесь Мастером форм, так как это простейший способ создать форму, отвечающую поставленной задаче.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms) и затем щелкните на кнопке Создать (New).
2. Выделите пункт Мастер форм (Form Wizard). При работе с Мастером форм прежде всего необходимо выбрать запрос или таблицу, данные из которых будут использоваться в форме. Изображение на вашем экране должно выглядеть, как показано на следующем рисунке.

3. Щелкните на стрелке поля Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос (Tables Queries), выделите таблицу Заказчики и щелкните на кнопке ОК.
Поля таблицы Заказчики отобразятся в списке Доступные поля (Available Fields).
4. В списке Доступные поля (Available Fields) щелкните на поле Код заказчика и затем щелкните на кнопке Выбрать (Select), расположенной между списками доступных и выбранных полей.
Поле Код заказчика переместится в список Выбранные поля (Selected Fields).
5. Переместите поля Имя и Фамилия из списка доступных полей в список выбранных полей, поочередно щелкнув на каждом из них и затем щелкнув на кнопке выбора. Окно мастера должно выглядеть, как показано на следующем рисунке.

6. Щелкните на стрелке поля Таблицы/запросы (Tables Queries) и выделите запрос Форма заказов.
7. Переместите поля Код заказчика, Код заказа и Дата заказа из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected
Fields), поочередно щелкнув на каждом из них и затем щелкнув на кнопке выбора.
8. Щелкните на кнопке Далее (Next). В очередном окне мастера Создание форм (Form Wizard) предлагается выбрать тип представления данных.
9. Выделите пункт По Заказчики. Убедитесь, что выбран вариант Подчиненные формы (Form with Subforms), и затем щелкните на кнопке Далее (Next). Появится следующее окно мастера форм, предлагающее выбрать внешний вид формы.
10. Выделите вариант Табличный (Datasheet) и щелкните на кнопке Далее (Next). В правой части очередного окна мастера появится список различных стилей оформления формы, а слева будет представлен образец выделенного стиля. Стиль Обычный в большинстве случаев является самым подходящим.
11. Выделите стиль Обычный (Standard) и щелкните на кнопке Далее (Next). Появится последнее окно мастера, в котором нужно задать имена главной и подчиненной формам и указать, нужно ли открыть форму.
12. Согласитесь с предложенными именами форм. Убедитесь, что выбран вариант Открытие формы для просмотра или ввода данных (Open The Form To View And Enter Information), и щелкните на кнопке Готово (Finish). Формы откроются в Режиме формы (Form View) и будут выглядеть, как показано на следующем рисунке.


Просмотрите несколько записей

Чтобы убедиться, что таблица Заказчики и запрос Форма заказов связаны между собой, просмотрите несколько записей.
1. Внизу формы Заказчики1 щелкните на кнопке Следующая запись (Next Record).
В окне формы отобразится второй заказчик, Stephen Репсе, а в подчиненной форме будут представлены его заказы.
2. Щелкните на кнопке Следующая запись (Next Record) внизу подчиненной формы, чтобы перейти к следующему заказу этого клиента.
Будет выделена запись, соответствующая второму заказу.
3. Закройте форму Заказчики1. Мастер форм автоматически сохранит формы.

Автоматизация работы с помощью командных кнопок

В Microsoft Access многие процедуры выполняются автоматически. Так, например, мастера форм, таблиц или отчетов выполняют последовательность шагов, необходимую для создания объекта. В предыдущем упражнении мастер форм использовал специальный язык баз данных, чтобы связать форму с соответствующей таблицей или запросом.
Одним из способов автоматизации заданной последовательности действий является создание макроса. Макрос содержит список команд Microsoft Access, которые выполняются одна за другой. Макросы представляют собой мощное средство повышения эффективности работы с данными. В уроке 2 приведен пример включения в форму командной кнопки, которая запускает макрос Show Box Sales. Этот макрос открывает для просмотра данные о продажах наборов.
Другой путь создания автоматизированных процедур состоит в написании программ с помощью Visual Basic for Applications (VBA). VBA является развитым языком программирования, который позволяет расширить возможности баз данных, учесть их особенности и упростить работу с ними. Программирование на VBA не является предметом изучения данной книги. Для ознакомления с основами VBA обратитесь к руководству «Microsoft Visual Basic. Шаг за шагом».

Как Создать кнопку просмотра

Начав работать с формой Заказчики1, служащие компании столкнулись с необходимостью уточнять детали отдельного заказа. Макрос Обзор заказа позволяет быстро выполнить эту задачу. Чтобы служащие могли просматривать заказ, не выходя из формы Заказчики1, добавьте в нее командную кнопку для запуска макроса.

Откройте макрос

В этом упражнении вы откроете макрос Обзор заказа и ознакомитесь с ним.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Макросы (Macros).
2. Выделите макрос Обзор заказа и щелкните на кнопке Конструктор (Design).
В окне макроса перечислены входящие в него макрокоманды. В некоторых случаях макросу, перед его выполнением, нужно указать специальные параметры, называемые аргументами. Значения аргументов задаются в нижней части окна макроса. Макрос Обзор заказа использует команду Открытьформу (OpenForm), . чтобы открыть форму Подробности заказов. Эта команда может иметь до шести аргументов. Аргумент Условие отбора (Where Condition) используется для отбора записей из базовой таблицы или базового запроса. Более детально макросы рассматриваются в уроке 10 «Совершенствование ввода данных».

3. Закройте окно макроса Обзор заказа.

Добавьте в форму командную кнопку

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms).
2. Выделите форму Заказчики1 и щелкните на кнопке Конструктор (Design). Форма откроется в режиме конструктора.

3. На панели элементов выделите элемент управления Кнопка (Command Button) и затем щелкните в форме справа от поля Код заказчика. (Кнопка Мастер на панели элементов должна быть нажата.)
Появится окно мастера Создание кнопок (Command Button Wizard), с помощью которого можно задать ссылку на макрос или построить программу. В данном случае нужно указать макрос.
4. В списке Категории (Categories) выделите пункт Разное (Miscellaneous) и затем выделите значение Запуск макроса (Run Macro) в столбце Действия (Actions). Щелкните на кнопке Далее (Next).
Мастер Создание кнопки выдаст на экран список всех макросов в базе данных.
5. Выделите макрос Обзор заказа и затем щелкните на кнопке Далее (Next). Откроется следующее окно мастера, где можно указать текст или рисунок, который появится на командной кнопке.
6. Выделите вариант Техт (Text) и введите в соседнее поле Обзор заказа.
7. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится последнее окно мастера, позволяющее присвоить имя командной кнопке.
8. Введите имя кнопки Обзор заказа и затем щелкните на кнопке Готово (Finish). Форма должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.


Испытайте командную кнопку

При добавлении в базу новых объектов рекомендуется всегда проверять, насколько правильно они выполняют свои функции.
1. Переключитесь в Режим формы (Form View).
На экране появится запись для первого заказчика.
2. Щелкните на командной кнопке Обзор заказа.
Откроется форма Подробности заказов для выделенного в подчиненной форме заказа. Воспользуйтесь кнопками перехода, чтобы детально просмотреть заказ.

3. Закройте форму Подробности заказов. Перейдите к следующему заказу данного заказчика, щелкнув на кнопке Следующая запись (Next Record) на панели перехода подчиненной формы.
4. Щелкните на командной кнопке Обзор заказа. Откроется форма Подробности заказов для следующего заказа.
5. Сохраните и закройте форму Заказчики"!.



Примечание. Если вы хотите получить дополнительные сведения по теме урока, выполните упражнения раздела «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».

Шаг вперед: добавление в форму вычисляемого элемента управления

Изменяя свойства элементов управления, можно существенно расширить возможности формы. Свойство Данные позволяет не только указать источник данных, но и задать выражения для вычисления значений полей. Выражения представляют собой математические формулы и могут включать встроенные функции Microsoft Access.
Вопросы построения выражений рассматриваются в приложении В «Использование выражений».
Формулу для вычислений можно как непосредственно ввести в поле Данные, так и воспользоваться для этого Построителем выражений. Построитель предлагает набор операторов, функций и объектов базы данных, из которых компонует сложное выражение.
Форма Продажи наборов включает в себя поле, содержащее общую сумму продаж. Предположим, что менеджер отдела маркетинга хотел бы также знать среднее значение продаж. Добавьте в форму соответствующий элемент управления и воспользуйтесь Построителем выражений, чтобы задать формулу для расчета среднего значения.
1. Выделите форму Продажа наборов и затем щелкните на кнопке Конструктор (Design).
2. На панели элементов щелкните на элементе управления Поле (Text Box), а затем щелкните в форме под полем Всего. В форме появится текстовое поле и надпись к нему.
3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) щелкните на кнопке Свойства (Properties), чтобы открыть окно свойств для нового поля.
4. Выделите вкладку Данные (Data) и затем щелкните в поле Данные (Control Source). Форма должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.

5. Щелкните на кнопке Построить (Build), чтобы открыть окно Построителя выражений (Expression Builder). Окно Построителя выражений включает поле для ввода выражения, кнопки операторов и список всех объектов базы данных. Ваш экран должен выглядеть, как показано на следующем рисунке.

6. В строке кнопок операторов, расположенной под полем выражения, щелкните на кнопке со знаком равенства. Знак равенства будет помещен в поле выражения.
7. Щелкните дважды на папке Forms в левом списке. Появятся две вложенные папки: Загруженные формы (Loaded Forms) и Все формы (All Forms). Диалоговое окно должно выглядеть, как показано на следующем рисунке.

8. Щелкните дважды на папке Загруженные формы (Loaded Forms), щелкните дважды на папке Продажа наборов и щелкните на папке Подчиненная для продажи наборов. Все объекты в форме Подчиненная для продажи наборов появятся в среднем списке окна.
9. Прокрутите список до поля Среднее и выделите его.
10. Щелкните на кнопке Вставить (Paste), чтобы поместить поле в область выражения.
В поле выражения появится полное описание поля: =[Данные для Продажи].[Form]![Среднее], где «Данные по продажам» является Именем подчиненной формы в форме Продажи наборов. Диалоговое окно Построителя должно выглядеть, как показано на следующем рисунке.

11. Щелкните на кнопке ОК. В поле Данные нового элемента управления появится формула.

Выполните редактирование свойств элемента управления

1. Щелкните на элементе управления Надпись (Label) слева от элемента, с которым вы работали. Если окно свойств мешает вам, передвиньте его.
2. В окне свойств активизируйте вкладку Макет (Format), в поле свойства Подпись (Caption) введите Среднее: и нажмите клавишу Enter.
3. Закройте окно свойств. Если нужно, подгоните элемент с надписью «Среднее:» под длину содержащегося в нем текста.
4. Закройте форму. Если появится запрос на сохранение изменений, щелкните на кнопке Да (Yes).
5. Откройте форму Наборы и затем щелкните на командной кнопке Продажи вверху формы. Откроется форма Продажа наборов. Внизу формы указано значение средних продаж.
6. Закройте форму.


Окончание урока

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).
2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока

Чтобы
Сделайте следующее
Создать форму с помощью Мастера форм
В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms). Щелкните на кнопке Создать (New). Выделите пункт Мастер форм (Form Wizard). Следуйте далее указаниям мастера.
Воспользоваться запросом в качестве базиса формы
Следуя указаниям Мастера форм (Form Wizard), выделите нужный запрос в ниспадающем списке Таблицы/запросы (Tables/Queries). Выберите включаемые в форму поля, переместив их из списка Доступные ПОЛЯ (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). Выполните оставшиеся шаги мастера.
Добавить командную кнопку в форму
В окне базы данных на вкладке Формы (Forms) выделите нужную форму и щелкните на кнопке Конструктор (Design), чтобы открыть форму в режиме конструктора. На панели элементов щелкните на элементе Кнопка (Command Button), а затем щелкните в нужном месте формы. Следуйте указаниям мастера Создание кнопки (Command Button Wizard). Если нужно, задайте свойства командной кнопки, щелкнув на кнопке Свойства (Properties).


Для получения справки о том, как
Воспользуйтесь Помощником для поиска тем
Использование командных кнопок
Создание-кнопки без помощи мастера.
Создание макросов
Создание макроса.
Вычисление полей
Создание вычисляемого элемента управления.

Часть 3. Обзор и упражнения

В следующих упражнениях вам предстоит.
построить запрос и задать условие отбора;
указать в запросе диапазон данных и выполнить их сортировку;
создать запрос, включающий связанные таблицы;
сгруппировать данные в запросе;
создать форму на основе запроса;
добавить в форму командную кнопку.

В этом разделе вы примените на практике знания, полученные при изучении части 3. Выполняя следующие упражнения, вы создадите запросы, построите на их основе формы и добавите в них командные кнопки.

Постановка задачи

Компания «Сластена Лили» постоянно проводит исследования, целью которых является увеличение выпуска продукции при снижении затрат. Руководство отдела маркетинга интересуют сведения о покупателях, предпочитающих качественные, но недорогие конфеты. Отдел доставки занимается поиском транспортных компаний, предлагающих оптимальные условия перевозок. Предположим, что сотрудники отделов обратились к вам за помощью в решении этих задач.

Шаг 1: создайте запрос и укажите условие отбора

Отдел маркетинга хотел бы получить информацию о заказах на наборы цены которых находятся в определенном диапазоне. Создайте запрос позволяющий получить нужные данные для наборов, имеющих вес 375 и цену не более 12 тыс. руб.
1. Создайте новый запрос, воспользовавшись данными таблицы Наборы.
2. Добавьте в запрос поля, чтобы отобразить название, вес и цену наборов.
3. Введите выражение, позволяющее отобрать наборы, вес которых равен 375 г.
4. Введите выражение для поиска наборов, цена которых не превышает 12 тыс. руб.
5. Выполните запрос.
6. Закройте запрос, не сохраняя его.

Шаг 2: задайте сортировку и диапазон выбора данных

Компания «Сластена Лили» придает большое значение продвижению на рынок наборов, имеющих умеренную цену. Предположим, что необходимо организовать рекламу наборов, цена которых находится в диапазоне от 10 до 15 тыс. руб. при условии, что их количество на складе не превышает 400 коробок.
1. Создайте новый запрос на базе таблицы Наборы.
2. Добавьте в запрос поля, содержащие название, цену и количество набора.
3. Отсортируйте данные в алфавитном порядке по названиям наборов.
4. Воспользуйтесь выражением, включающим условные операторы, чтобы задать диапазон цен от 10 до 15 в условии отбора записей. (Введите >=10 and <=15.)
5. Введите выражение, чтобы ограничить результаты запроса наборами, количество которых не больше 400.
6. Выполните запрос.
7. Сохраните запрос под названием Наборы с умеренными ценами. Закройте запрос.

Шаг 3: создайте запрос, который включает связанные таблицы

Отделу маркетинга необходимы данные о клиентах, которые заказывают конфеты во время зимних праздников. Предположим, что к вам обратились за списком заказчиков, разместивших заказы в период с 12 по 25 декабря. Создайте соответствующий запрос.
1. Создайте новый запрос и добавьте в него таблицы Заказы и Заказчики.
2. Добавьте в запрос поле, содержащее код заказа.
3. Добавьте нужное поле и задайте условие отбора, чтобы выбрать все заказы, размещенные в интервале между 12 декабря 1996 года и 25 декабря 1996 года.
4. Добавьте в запрос поле, содержащее фамилию заказчика.
5. Выполните запрос.
6. Сохраните запрос под названием Праздничные заказы. Закройте запрос.

Шаг 4: сгруппируйте данные в запросе

Отдел маркетинга хотел бы обобщить данные, полученные в предыдущем запросе. Измените запрос Праздничные заказы, чтобы получить итоговые значения для всех заказов, которые соответствуют заданному в шаге 3 условию.
1. Добавьте таблицы Подробности наборов и Наборы в запрос Праздничные заказы.
2. Добавьте поле Количество из таблицы Подробности наборов и поле Цена набора из таблицы Наборы.
3. Добавьте новое поле Сумма заказа, которое вычисляется по формуле: Количественна набора.
4. В меню Вид (View) выберите Групповые операции (Totals), чтобы добавить строку Группировка в образец запроса. В строке Группировка для поля Сумма заказа выберите в списке Sum.
5. Скройте столбцы Количество и Цена набора, чтобы улучшить отображение результатов запроса.
6. Выполните запрос.
7. Закройте запрос и сохраните изменения.

Шаг 5: создайте форму на базе запроса

Отделу маркетинга срочно нужна форма, позволяющая ускорить ввод данных, в связи с потоком заказов накануне праздников. Хотя запрос Праздничные заказы включает далеко не все данные о заказах, отдел маркетинга готов временно пользоваться формой, созданной на базе этого запроса, и ввести недостающие данные позже.
1. Добавьте Фамилию и Имя получателя из таблицы Заказы в запрос Праздничные заказы.
2. Воспользуйтесь Мастером форм для построения формы на базе запроса Праздничные заказы.
3. Сохраните форму, присвоив ей имя Срочные заказы.

Шаг 6: добавьте в форму командную кнопку

В период праздников наличие наборов становится актуальным, поэтому перед приемом заказа нужно убедиться, что данный набор имеется на складе. Макрос Наличие открывает запрос Наличие наборов, который позволяет проверить наличие на складе наборов, указанных в заказе. Добавьте в форму командную кнопку для запуска макроса.
1. Добавьте в форму командную кнопку.
2. Задайте макрос Наличие в поле свойства Нажатие кнопки на вкладке События окна свойств для командной кнопки.
3. Сохраните и проверьте форму.

Окончание упражнений

1. В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить (Save).
2. Чтобы перейти к следующему уроку, в меню Файл (File) щелкните на команде Закрыть (Close).
3. Если вы закончили работу с Microsoft Access, в меню Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).

Часть 4. Доработка базы данных


УРОК 10.
Совершенствование ввода данных

УРОК 11.
Работа с отчетами

УРОК 12.
Группировка данных в отчете

ОБЗОР И УПРАЖНЕНИЯ

Урок 10. Совершенствование вводаданных

Вы научитесь:
форматировать заголовки и вставлять в формы рисунки;
добавлять в форму выключатели;
копировать формат элементов управления;
изменять внешний вид формы.

Использование Microsoft Access в значительной степени упрощает создание баз. Три следующих урока посвящены внесению в базу завершающих штрихов, которые позволяют учесть ее специфику и придать ей законченный вид. Внешний вид базы является ее визитной карточкой и не менее важен, чем правильная организация данных.
В этом уроке вы научитесь добавлять в формы рисунки и некоторые другие элементы. Вы научитесь эффективно форматировать форму, используя группы элементов управления.

Начало урока

Запустите программу Microsoft Access, если она еще не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.
За дополнительной информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

Доработка форм, созданных с помощью Мастера

Одним из подходов к разработке форм, принятых в Microsoft Access, является создание исходной формы с помощью Мастера форм и дальнейшая ее доработка, позволяющая учесть особенности конкретной формы. Воспользуйтесь этой технологией для создания и настройки формы ввода данных о служащих компании.

Создайте черновик формы

При поступлении на работу в компанию «Сластена Лили» новые сотрудники должны заполнить специальную форму, на основании который производится расчет налога на зарплату. Соответствующие данные хранятся в таблице Расчетный лист, созданной в уроке 6. Предположим, что вам поручено разработать форму для сбора этой информации.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms).
2. Щелкните на кнопке Создать (New) и затем выделите пункт Мастер форм (Form Wizard) в списке, представленном в диалоговом окне Новая форма (New Form).
3. В списке таблиц и запросов выделите таблицу Расчетный лист, которая содержит данные для формы, и затем щелкните на кнопке ОК.
4. В первом диалоговом окне мастера Создание форм (Form Wizard) щелкните на кнопке Выбрать все (Select All), чтобы переместить все поля из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields). Щелкните на кнопке Далее (Next).
Появится второе диалоговое окно мастера.
5. Убедитесь, что выделен вариант В один столбец (Columnar), и щелкните на кнопке Далее (Next).
6. Выделите пункт Обычный (Standard) из списка стилей и щелкните на кнопке Далее (Next).
7. Выделите вариант Изменение макета формы (Modify The Form Design) и затем щелкните на кнопке Готово (Finish).
Предложенное название Расчетный лист будет принято в качестве имени формы. Новая форма откроется в режиме конструктора.


Добавьте в форму название

Формы делятся на три основные части: заголовок формы, область данных и примечание. В уроке 5 вы уже имели дело с элементами управления, которые служат для ввода, отображения и поиска данных. Элементы управления, расположенные в области данных, содержат уникальную для каждой записи информацию, в отличие от элементов управления в заголовке и примечании.
Мастер форм создал в области данных девять элементов управления (по одному для каждого выбранного поля) и девять соответствующих им надписей. Область заголовка и примечания остались пустыми.
В этом упражнении вы добавите название, которое позволит идентифицировать форму.



Важно! Если панель элементов и окно свойств отсутствуют на экране, в меню Вид (View) щелкните на командах Панель элементов (Toolbox) и Свойства (Properties).

1. Поместите указатель мыши на линию, разделяющую Заголовок формы (Form Header) от Области данных (Detail). Когда указатель примет форму двуглавой стрелки, перетащите его вниз примерно на 2 см по вертикальной шкале.
Заголовок формы расширится. Добавьте в него элемент управления для названия формы.
Разверните окно формы до полного экрана, если нужно.
2. Щелкните на элементе управления Надпись (Label) на панели элементов. Указатель мыши примет форму буквы А.
3. В области Заголовка формы щелкните в середине формы. Элемент управления Надпись будет добавлен в форму.
4. Введите Форма налоговых отчислений и затем нажмите клавишу | Enter. Введенный текст, возможно, займет две строчки из-за ограниченных размеров формы. В следующем упражнении вы измените формат надписи.
5. На панели инструментов щелкните на кнопке Размер (Font Size) и выберите значение 14.
Поместите указатель мыши на рукоятку масштабирования Надписи, расположенную в середине ее правой границы. Когда указатель примет форму двунаправленной стрелки, щелкните дважды.
6. Сохраните форму.

Измените формат названия

Хотя данное название вполне отражает назначение формы, для единообразия следует придать ему вид, который имеют заголовки остальных форм в базе Сластена Лили. В этом упражнении вы измените формат заголовка в соответствии с принятыми в компании стандартами.
1. Чтобы выделить заголовок, щелкните в любом его месте за исключением элемента управления Надпись (Label). Щелкните на кнопке Свойства (Properties) на панели инструментов.
Можно также выделить область, щелкнув на разделителе областей.
Фон строки Заголовок формы станет темным, а в титульной строке окна свойств отобразится текст «Раздел: Заголовок формы».
2. Щелкните в поле свойства Цвет фона (Fill/Back Color). Справа от поля появится кнопка Построить. С помощью этой кнопки запускается построитель, представляющий собой инструмент Microsoft Access, который упрощает выполнение различных задач. В данном случае будет открыто диалоговое окно для выбора цвета.
3. Щелкните на кнопке Построить (Build). В диалоговом окне Цвет (Color) выберите насыщенный синий цвет.



Примечание. Можно также задать цвет, введя число в поле Цвет фона окна свойств. Это число отражает соотношение красного, зеленого и синего цветов и должно принадлежать к множеству возможных в Windows 95 значений цветов.

4. Щелкните на кнопке ОК и нажмите клавишу Enter. Закройте окно свойств. Фон Заголовка формы станет синим.
5. Щелкните в любом месте элемента управления Надпись (Label), чтобы выделить его.
6. На панели инструментов щелкните на стрелке поля Цвет текста (Font/Fore Color) и выделите контрастный по отношению к выбранному фону цвет.
7. На панели инструментов Форматирование (FormattinQ) щелкните на кнопке Полужирный (Bold).
Текст в элементе управления Надпись станет толще. Возможно, вам следует увеличить размер символов.
8. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим формы (Form View).
Можно также изменить шрифт на полужирный с помощью свойства Насьщенность (Font Weight) в окне свойств.
Форма отобразится в Режиме формы и будет выглядеть, как показано на следующем рисунке.

9. Сохраните форму.

Добавьте в форму логотип фирмы

Логотип компании «Сластена Лили» представляет собой файл Microsoft Paint с именем Эмблема. Он был скопирован в папку Access SBS Practice в процессе установки учебных файлов. Добавьте графический элемент управления в форму и вставьте в него логотип компании.
1. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите Режим конструктора (Design View).
2. На панели элементов щелкните на элементе Свободная рамка объекта (Unbound Object), чтобы создать в форме графический элемент управления.
3. Щелкните в области заголовка слева от названия «Форма налоговых отчислений».
На экране появится диалоговое окно Вставка объекта (Insert Object).
4. В диалоговом окне Вставка объекта выделите вариант Создать из файла (Create From File), щелкните на кнопке Обзор (Browse) и прокрутите список файлов на вашем жестком диске, пока не появится папка Access SBS Practice.
5. Щелкните на папке Access SBS Practice и затем щелкните дважды на файле Эмблема. Щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Вставка объекта (Insert Object).
Логотип компании будет вставлена в область заголовка формы. При желании его можно передвинуть. Для этого поместите курсор на логотип и, когда курсор примет форму ладони, перетащите объект.



Совет. Чтобы изменить размер рисунка, перетащите границы \" его рамки с помощью рукояток масштабирования, а затем воспользуйтесь окном свойств для подгонки рисунка под рамку. Щелкните на кнопке Свойства (Properties). В окне свойств щелкните в поле свойства Установка размеров (Size Mode) и выберите одно из значений: Фрагмент (Clip), По размеру рамки (Stretch) или Вписать в рамку (Zoom). Фрагмент отображает рисунок в его реальном масштабе. Вариант По размеру рамки растягивает рисунок в соответствии с его границами, а результате чего рисунок может исказиться. Вариант Вписать в рамку подгоняет высоту и ширину рисунка без изменения его пропорций.

Редактирование рисунков

Вставленный в форму логотип является примером объекта OLE. Объект OLE представляет собой любой элемент информации, связанный или внедренный в поле, форму или отчет. Если объект внедрен, то изменения исходного объекта не отражаются на нем, в отличие от связанного объекта, на котором отражаются все изменения исходного объекта.
Microsoft Access может хранить аудио и видео файлы, диаграммы Microsoft Exel и многие другие типы файлов. Если на вашем компьютере установлена программа, позволяющая редактировать данный OLE объект, при просмотре объекта можно запустить эту программу и выполнить его редактирование. Результаты немедленно отобразятся в Microsoft Access.

Отредактируйте рисунок

Предположим, что серый фон логотипа не подходит к синему фону заголовка. Откройте файл логотипа и воспользуйтесь программой Windows ' Paint, чтобы заменить фон логотипа на светло-голубой.
1. Щелкните дважды на логотипе. Откроется окно программы Paint, в титульной строке которого будет указано «Точечный рисунок в Расчетный лист: форма - Paint».
Для получения справки по работе с программой нажмите клавишу [Ц] (или щелкните в меню Справка).
2. Чтобы изменить фон на светло-голубой оттенок, щелкните на нужном цвете на палитре внизу окна и затем щелкните на кнопке Заливка (Fill With Color) на панели инструментов. Ваш экран должен выглядеть, как показано на следующем рисунке.

3. Щелкните на сером фоне логотипа. В случае ошибочного действия, щелкните на команде Отменить (Undo) в меню Правка (Edit).
4. После внесения изменений в рисунок щелкните на команде Выход и возврат к Расчетный лист: форма (Exit & Return To) в меню Файл (File).
5. Если появится запрос на сохранение изменений, щелкните на кнопке Да (Yes).

Как добавить в форму Выключатель

В некоторых случаях служащие готовы отчислять на налоги большую сумму, чем положено. Сотрудник компании может, например, иметь дополнительный доход, который также облагается налогом. Для таких ситуаций в таблице Расчетный лист предусмотрено поле Дополнительные удержания, которое может принимать только значения Да или Нет.

Добавьте в форму выключатель

В следующем упражнении вы добавите элемент управления Выключатель в Форму налоговых отчислений, чтобы упростить ввод значения в поле Дополнительные удержания.
1. На панели элементов щелкните на элементе Выключатель (Toggle Button).
2. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) щелкните на кнопке Список полей (Field List), чтобы вывести список всех полей формы. В списке полей выделите поле Дополнительные удержания и перетащите его в положение справа от поля Дополнительные удержания.
При перемещении по рабочим областям указатель мыши принимает форму Выключателя. Когда вы отпустите кнопку мыши, в форму будет добавлен новый элемент управления в виде квадратика, связанный с полем Дополнительные удержания. Чтобы убедиться в этом, посмотрите свойство Данные (Control Source) в окне свойств нового элемента.
3. На панели инструментов щелкните на кнопке Свойства (Properties). Убедитесь, что в окне свойств открыта вкладка Макет (Format).
4. Введите Щелкните здесь для дополнительных удержаний и затем нажмите клавишу Enter. Закройте окно свойств.
На кнопке Выключателя появится введенная подпись.
5. Выделите элемент управления Поле (Text Box) Дополнительные удержания, щелкнув на нем. Нажмите клавишу Del, чтобы удалить его.
6. Щелкните на элементе управления Выключатель. Перетащите его к левой границе формы. Поместите указатель на среднюю рукоятку масштабирования на правой границе Выключателя. Когда указатель примет форму двунаправленной стрелки, шелкните дважды, чтобы подогнать ширину кнопки Выключателя под длину текста в нем.

Посмотрите на изменения в Режиме формы

Изменив внешний вид формы Расчетный лист, проверьте, как она выглядит в режиме формы.
1. Щелкните на стрелке поля Вид (View) и выберите Режим формы (Form View). Форма должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.

2. Просмотрите несколько записей, пользуясь кнопками перехода. Так как логотип находится в области заголовка формы, он присутствует в форме для всех записей.
3.Сохраните изменения.

Как создать элементы управления, имеющие одинаковый формат

Когда форма создается с помощью Мастера, все элементы управления им ют одинаковые свойства форматирования, что обеспечивает единообразие их внешнего вида. При добавлении или изменении элементов управления этот принцип нарушается. Так, например, фон, шрифт и другие характеристики отдельных полей формы могут отличаться от остальных. Функция Формат по образцу позволяет быстро отформатировать нужные элементы управления, копируя свойства форматирования. Ниже пpeдставлены свойства, которые можно копировать таким образом.

Цвет фона
Ширина границы
Размер шрифта
Высота
Стиль фона
Режим вывода
Насыщенность
Оформление
Цвет границы
Курсив
Цвет текста
Выравнивание
Стиль границы
Шрифт
Ширина



Измените формат элемента управления

Во всех формах базы данных Сластена ЛИЛИ надписи полей должны быт синего цвета с полужирным начертанием шрифта.
1. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View). Изменения вносятся только в этом ре жиме.
2. Щелкните дважды на надписи поля Код, чтобы выделить е< и открыть окно свойств.
3. Убедитесь, что в окне свойств активна вкладка Макет (Format) и щелкните на наименовании свойства Цвет текста (Fore Color), чтобы выделить значение в поле этого свойства. Значение будет выделено контрастной подсветкой.
4. Нажмите клавишу Del, введите 8388608 и нажмите клавишу Enter.
5. Щелкните в поле свойства Насыщенность (Font Weight). Щелкните на стрелке и затем выберите значение Полужирный (Bold). Закройте окно свойств.
6. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим формы (Form View). Надпись поля Код теперь имеет два новых свойства. Форма должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.


Скопируйте формат с помощью кнопки Формат по образцу

Функция Формат по образцу позволяет копировать свойства форматирования независимо от типа элемента управления. Можно, например, скопировать свойства Поля в Поле со списком.
1. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).
2. Щелкните на надписи Код, чтобы выделить этот элемент управления.
3. На панели инструментов Конструктор форм (Form Design) щелкните дважды на кнопке Формат по образцу (Format Painter).
Поскольку свойства форматирования копируются для нескольких элементов управления, нужно заблокировать кнопку Формат по образцу двойным щелчком. Для одноразового копирования достаточно просто щелкнуть на кнопке.
4. Щелкните на каждой надписи, включая выключатель, чтобы скопировать свойства форматирования. После завершения этой процедуры нажмите клавишу | Esc |, чтобы отключить форматирование по образцу.
5. Если нужно, измените размер кнопки выключателя надписей к полям, так как при изменении шрифта длина подписей может увеличиться.
6. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим формы (Form View). Форма должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.


Оформление формы

Как это и бывает в большинстве случаев, созданная форма соответствует поставленной задаче и может использоваться без всяких изменений. Однако ее внешний вид нуждается в доработке. В качестве завершающего этапа оформления формы скорректируйте расположение элементов управления в режиме конструктора и проверьте, удалось ли достигнуть нужного эффекта в режиме формы.

Измените внешний вид формы

Внешний вид формы улучшится, если поля ввода данных отодвинуть от ее краев. Можно также отделить их от заголовка, проведя цветную линию над полем Код. Такого рода изменения делают форму более привлекательной и понятной.
1. Выделите элемент управления Код, щелкнув либо на нем, либо на надписи к нему.
2. Удерживая клавишу Shit, щелкните на каждом из восьми элементов управления, расположенных под полем Код.
Щелкая на объектах при нажатой клавише Shit, можно выделить группу объектов. Возле каждого выделенного элемента управления появятся рамки масштабирования, а указатель мыши примет форму ладони, если поместить его на выделенный элемент. Теперь можно изменить положение всей группы выделенных объектов.
3. Переместите элементы управления вправо, поместив указатель мыши внутрь любого из них и перетащив до отметки 1 см по горизонтальной шкале.
4. Выделите все девять элементов управления как группу (если они не выделены) и перетащите их вниз до отметки 1 см по вертикальной шкале.
5. Щелкните в меню Формат (Format) и, если пункт Привязать к сетке (Snap to Grid) не отмечен галочкой, щелкните на нем. Теперь все линии, которые вы проведете, будут прямыми.
6. На панели элементов щелкните на элементе Линия (Line), после чего поместите указатель мыши на левую границу формы на уровне отметки 0.5 см по вертикальной шкале.
7. Протащите указатель мыши поперек формы до ее правой границы. После того, как вы отпустите кнопку мыши, в форме появится горизонтальная черта.
8. На панели инструментов Форматирование (Format) щелкните на стрелке кнопки Цвет линии/границы (Line/Border Color) и выделите синий квадратик.
9. На панели инструментов Форматирование (Format) щелкните на стрелке кнопки Толщина линии/границы (Line/Border Width) и выделите значение 3.
10. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим формы (Form View). Теперь форма имеет законченный вид и выглядит, как показано на следующем рисунке.


Напечатайте форму

Форма готова, и ее можно напечатать.
1. В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print).
2. Щелкните на варианте Выделенные записи (Select Record) и за тем щелкните на кнопке ОК. Форма будет напечатана.

Добавьте в форму вкладку

В режиме конструктора можно добавить в форму набор вкладок Вкладки позволяют создать различные варианты одной и той же форме для разных приложений. В этом упражнении вы добавите в форму Расчетный лист вкладку для вычисления суммы налоговых отчислений служащего на текущий момент.
1. Щелкнике на элементе Набор вкладок (Tab Control) и выберите Режим конструктора (Design View).
2. На панели элементов щелкните Набор вкладок (Tab Control) и затем щелкните в области данных формы непосредственно под полем Размер удержаний.


3. Выделите вторую вкладку, щелкнув на ней, и нажмите клавишу Del, чтобы удалить ее.
4. На панели элементов щелкните на элементе Поле (Text Box) и перетащите его на вкладку. На панели инструментов щелкните на кнопке Свойства (Properties), чтобы открыть окно свойств нового элемента.
5. Щелкните на вкладке Данные (Data) окна свойств. Щелкните в поле свойства Данные (Control Source) и введите:
=[Cтpaxoвкa]+[YTD FICA]+[YTD федеральный].
Нажмите клавишу Enter.
6. Щелкните вверху набора вкладок, чтобы открыть окно свойств вкладки.
7. В окне свойств на вкладке Макет (Format) щелкните в поле свойства Подпись (Caption) и введите YTD Общий.
8. Закройте окно свойств.
9. Выделите Надпись (Label) добавленного на вкладку поля и нажмите клавишу Del, чтобы удалить ее. Выделите вкладку, щелкнув на ее заголовке, и измените нужным образом положение и размер вкладки.
10. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим формы (Form View).
Теперь в форму включена вкладка, и она выглядит, как показано на следующем рисунке.


11. Закройте форму и щелкните на кнопке Да (Yes) при появлении запроса на сохранение изменений в форме.



Примечание. Если вы хотите получить дополнительные сведения по теме урока, выполните упражнения раздела «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».

Шаг вперед: создание макроса

В уроке 2 «Использование форм для повышения эффективности работы» был приведен пример макроса, запуск которого осуществлялся с помощью командной кнопки. Вы уже знаете, что при запуске макроса последовательно выполняются содержащиеся в нем команды. В уроке 9 «Представление в форме данных из разных таблиц» описана привязка макроса к командной кнопке. В упражнениях этого раздела вы создадите макрос, используя окно макроса.
Предположим, что Форма налоговых отчислений должна отображать только те записи, которые имеют значение «Да» в поле Дополнительные удержания. Можно создать макрос, который позволит отобрать нужные записи при открытии формы.
При создании макроса необходимо задать последовательность макрокоманд и значения их аргументов. Окно макроса состоит из двух частей. В верхней части задаются макрокоманды, а в нижней - их аргументы. Аргументы могут содержать математические выражения.
В приложении В «Использование выражений» рассматриваются вопросы построения и использования выражений.
В следующих упражнениях вы создадите макрос и добавите его в свойство Открытие (On Open) формы Расчетный лист. При попытке открытия формы выполнится макрос и выдаст форму Запрос по дополнительным удержаниям, которая использует два макроса, поскольку отбор записей требуется лишь в отдельных случаях.

Создайте макрос, открывающий форму для отбора данных

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Макросы (Macros). Щелкните затем на кнопке Создать (New).
Откроется окно Макрос (Macro). Первая ячейка в столбце Макрокоманды (Actions) пустая.
2. Щелкните на стрелке в первой ячейке столбца Макрокоманды (Actions) и выделите команду ОткрытьФорму (OpenForm). Нажмите клавишу Enter.
В области окна Аргументы (Actions Arguments) представлены шесть аргументов этой команды.
3. В ячейке Примечание (Comment) введите Этот макрос открывает форму Запрос об удержаниях при открытии формы Расчетный лист.
Примечание описывает назначение макроса. При выполнении этого макроса в форме Запрос об удержаниях можно будет указать, нужно ли производить отбор данных в зависимости от значения в поле Дополнительные удержания.
4. Щелкните в поле аргумента Имя формы (Form Name) и введите В Запрос об удержаниях.
5. Нажмите клавишу Enter.

6. Закройте окно Макрос (Macro) и при появлении запроса на сохранение изменений щелкните на кнопке Да (Yes).
Появится диалоговое окно Сохранение (Save).
7. В поле Имя макроса (Macro Name) введите Запрос о дополнительных удержаниях.

Добавьте макрос в форму Расчетный лист

Теперь можно добавить созданный макрос в форму Расчетный лист. Тогда при попытке открыть форму Расчетный лист откроется форма Запрос об удержаниях, которая включает две кнопки. По кнопке Да сработает фильтр и форма Расчетный лист откроется только для записей, имеющих значение «Да» в поле Дополнительные удержания. По кнопке Нет в форме Расчетный лист отобразятся все записи.
Элементы управления, также как и форму в целом, можно связать с определенными событиями. (Примером события может служить щелчок на данном элементе). Укажите макрос Запрос о дополнительных удержаниях в свойстве Открытие формы Расчетный лист. Это означает, что указанный макрос будет выполняться каждый раз при попытке открыть форму.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms). Щелкните на форме Расчетный лист, чтобы выделить ее.
2. Щелкните на кнопке Конструктор (Design).
3. Откройте окно свойств формы и щелкните на вкладке События (Events).
4. Щелкните в поле свойства Открытие (On Open), щелкните на стрелке поля и затем щелкните на значении «Запрос о дополнительных удержаниях».
5. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим формы (Form View).
Появится сообщение с запросом, хотите ли вы видеть данные для всех сотрудников или только для тех, у которых есть дополнительные удержания.
6. Щелкните на кнопке Да (Yes). Откроется форма Расчетный лист. Внизу экрана на панели перехода указано, что просматриваются отфильтрованные записи.

7. Закройте форму и щелкните на кнопке Да (Yes) при появлении запроса на сохранение изменений.

Окончание урока

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).
2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока

Чтобы
Сделайте следующее
Добавить в форму название
Откройте форму в режиме Конструктор (Design view). Выделите Заголовок формы (Form Header). Добавьте элемент управления Надпись (Label), которое будет содержать название формы.
Отредактировать объект OLE
Откройте форму или таблицу, которая содержит нужный объект OLE. Щелкните дважды на объекте и воспользуйтесь соответствующей программой, чтобы внести изменения в объект. Сохраните внедренный объект и вернитесь в форму или таблицу.
Добавить Выключатель в форму
Откройте форму в режиме Конструктор (Design view). На панели элементов щелкните на элементе Выключатель (Toggle Button). Перетащитйполе, которое нужно привязать к выключателю, из списка полей в форму. Введите текст подписи элемента в поле свойства Подпись (Caption).
Добавить графический объект в форму
В режиме Конструктор (Design view) на панели элементов щелкните на элементе Свободная рамка объекта (Unbound Object). Щелкните в том месте формы, где должен появиться рисунок. В диалоговом окне Вставка объекта (Insert Object) щелкните дважды на нужном рисунке.
Работать с группой полей
В режиме Конструктор (Design view) выделите первое поле в группе. Удерживая клавишу Shit, щелкните на других полях, которые нужно включить в группу.
Изменить фон раздела формы
Откройте форму в режиме Конструктора (Design view). Щелкните в Заголовке формы (Form Header), Область данных (Detail) или Примечание (Comment), чтобы выделить их. В окне свойств щелкните на стрелке поля свойства Цвет фона (Fill/Back Color) и выберите из предложенной палитры нужный цвет.
Изменить цвет текста в элементе управления Надпись
В режиме Конструктор (Design view) выделите элемент управления Надпись (Label).Ha панели инструментов щелкните на кнопке Цвет текста (Font/Fore Color) и выберите нужный цвет.
Добавить линию в форму
В режиме Конструктор (Design view) щелкните на элементе Линия (Line) и протащите указатель мыши из начальной позиции линии в конечную.
Измените цвет линии
В режиме Конструктор (Design view) выделите линию. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Цвет линии/границы (Line/Border Color) и выберите нужный цвет.
Изменить толщину линии
В режиме Конструктор (Design view) выделите линию. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Толщина линии/ границы (Line/Border Width) и выберите нужную толщину.
Добавить набор вкладок
Откройте форму в режиме Конструктор (Design view). На панели элементов щелкните на элементе Набор вкладок (Tab Control). Щелкните в том месте формы, где должны находиться вкладки. Если нужно, отредактируйте Вкладки.


Для получения справки о том, как
Воспользуйтесь Помощником для поиска тем
Отформатировать элемент управления
Форматирование элемента управления.
Вставить объект OLE
Объект OLE. Внедрение существующего свободного объекта.
Элемент управления Выключатель
Добавление элементов управления. Выключатель
Вставить линию
Создание линии в форме или отчете.
Работать с группой элементов. Задать одинаковый формат элементов
Перемещение, изменение размеров, выравнивание и форматирование элементов управления.
Добавить вкладки
Добавление элемента управления «Набор вкладок»
Создать макрос
Создание или изменение макросов. , |

Урок 11. Работа с отчетами

Вы научитесь:
использовать Мастер отчетов для создания подробных отчетов;
просматривать и печатать отчет;
изменять структуру отчета;
создавать отчеты с вычислениями;
исключать повторение данных в отчетах.

Одной из основных функций баз данных является предоставление информации по различным аспектам деятельности объекта, характеристики которого содержатся в таблицах базы. Такого рода информация должна поступать вовремя и быть надлежащим образом оформлена.
Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия. Вы уже имели дело с отчетами в уроке 3 «Отбор нужной информации с помощью фильтров». В этом уроке вы узнаете, как быстро создать профессиональный отчет на основании данных, содержащихся в таблицах и запросах. Большую часть работы по созданию отчета выполнит Мастер отчетов, который задаст серию вопросов и построит отчет в соответствии с полученными ответами. Хотя такой отчет готов к использованию, при желании его можно доработать. Вы также узнаете, как с помощью Мастера создать подробный отчет. После просмотра отчета вы внесете в него изменения в режиме конструктора.

Как создать подробный отчет

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Довольно часто, однако, возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов,
Мастер отчетов представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать.

Начало урока

Запустите программу Microsoft Access, если она еще не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.
За дополнительной информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

Создайте подробный отчет

Компания «Сластена Лили» планирует проведение широкой кампании по продвижению своей продукции на рынок. Для этого необходимо выяснить, какие наборы конфет пользуются наибольшим спросом. Предположим, что вас попросили составить отчет о продаже наборов по штатам и провинциям. Отчет должен быть простым и понятным.
На следующем рисунке приведены примеры двух отчетов: в один столбец и ленточного. Ленточный отчет является более компактным, так как данные представлены в виде таблицы.


Запрос Продажи по регионам содержит нужные для отчета данные.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты (Reports) и затем щелкните на кнопке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).
2. Выделите в списке пункт Автоотчет: ленточный (AutoReportTabular).
3. В поле источника данных щелкните на стрелке и выберите запрос Продажи по регионам.
4. Щелкните на кнопке ОК
Мастер автоотчета создаст ленточный отчет и откроет его в режиме просмотра. Ваш экран должен выглядеть, как показано на следующем рисунке.




Примечание. Формат текста в вашем отчете может отличаться от представленного на рисунке в зависимости от типа принтера и установок функции Автоформат для отчетов. Позже в этом ' уроке вы узнаете, как изменить стиль автоформата.

5. В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить (Save).
6. Убедитесь, что в окне Сохранение (Save) в поле Имя отчета (Report Name) указано значение «Продажи по регионам», и щелкните на кнопке ОК.

Измените масштаб отображения отчета

В этом упражнении воспользуйтесь указателем -лупой для изменения масштаба отображения отчета.
1. Чтобы увидеть всю страницу целиком, щелкните в любом месте отчета.
На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе. «я»»
2. Снова щелкните на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения.
В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана.
3. Воспользуйтесь кнопками перехода внизу окна, чтобы пролистать страницы отчета.
Напечатайте отчет
Поскольку данный отчет слишком велик, напечатайте только одну страницу.



Важно! Чтобы напечатать отчет, к вашему компьютеру должен быть подключен принтер. В противном случае пропустите следующее упражнение.

1. В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print).
2. В области Печатать (Print Range) щелкните на варианте Страницы (Pages).
3. Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле с (From) и 1 в поле по (То).
4. Щелкните на кнопке ОК.

Структура отчета

Как видно из предыдущего примера, Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса, добавив к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся:
Заголовок отчета, представляющий его название и расположенный вверху первой страницы отчета.
Верхний колонтитул вверху каждой страницы, в котором указаны названия столбцов данных.
Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы.
Нижний колонтитул, внизу каждой страницы отчета, где указаны ее номер, общее число страниц в отчете и дата печати отчета.


Отчеты, также как и формы, можно модифицировать в режиме конструктора.
Всем упомянутым выше элементам отчета в режиме Конструктор соответствуют отдельные разделы. Так, например, раздел Заголовок отчета содержит его название, а в области данных указывается, какие именно данные и каким образом отобразятся в отчете.

Переключитесь в режим Конструктора

1. Щелкните на кнопке Вид (View.) и выберите режим Конструктор (Design View).
Рисунок на кнопке Вид зависит от текущего режима представления отчета.
2. Измените размер окна отчета, если оно недостаточно велико, чтобы вместить все элементы.



Совет. Находясь в режиме конструктора, можно напечатать отчет с помощью команды Печать (Print) в меню Файл (File). Можно также напечатать отчет из окна базы данных, не открывая его. Для этого выделите нужный отчет в списке на вкладке Отчеты (Reports) и затем щелкните на кнопке Печать (Print).



Переместите панель элементов

При переключении в режим конструктора может оказаться, что панель элементов закрывает часть отчета. Можно настроить панель элементов в соответствии с вашими нуждами. В данном упражнении просто переместите ее в другое место экрана, чтобы она не мешала обзору.
Если панель элементов вообще отсутствует на экране, щелкните на команде Панель элементов (Toolbox) в меню Вид (View).
Перетащите строку заголовка панели элементов в нужное место.

Просмотрите структуру отчета

Мастер отчетов выполнил следующие задачи:
создал в отчете несколько разделов;
поместил данные и другую необходимую информацию в соответствующие разделы;
выровнял столбцы и добавил линии, чтобы придать отчету законченный вид;
выбрал шрифты и размеры символов для текста отчета;
добавил колонтитулы страниц, используя заданный по умолчанию стиль оформления.

Хотя отчет можно создать на основе схемы, включающей пустые разделы, использование Мастера позволяет сэкономить немало времени, так как он выполняет большую часть рутинной работы.
Просмотрите все перечисленные выше разделы, автоматически созданные Мастером автоотчета.

Доработка отчета

Как видите, создание данного отчета потребовало незначительных усилий и минимума времени. Отчет содержит нужную информацию, оформленную надлежащим образом. Допустим, что вы хотели бы его несколько изменить. В режиме конструктора, в числе прочего, можно сделать следующее:
изменить текст надписи Количество, чтобы сделать его более содержательным, и переместить поле даты в Заголовок отчета;
добавить итоговое значение в примечание отчета.

Измените надпись в верхнем колонтитуле страницы

1. В разделе Верхний колонтитул (Page Header) выделите надпись Сумма.
2. Поместите указатель мыши справа от слова «Сумма», так чтобы указатель принял форму вертикальной черты (курсора ввода), и щелкните в этой позиции.
3. Введите пробел, введите продаж и затем нажмите клавишу Enter.
Переместите Надпись
1. В Нижнем колонтитуле (Page Footer) выделите поле =l\low() и перетащите его в Заголовок отчета (Report Header) под название Продажи по регионам.
2. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выделите пункт Образец (Layout Preview).
Режим Образец позволяет увидеть, как будет выглядеть первая страница отчета.
Дата печати отчета появится в разделе Заголовок отчета на его первой станице.

Добавьте текст в Нижний колонтитул

Чтобы сделать более понятным назначение отчета, внесите соответствующий текст в нижний колонтитул отчета.
1. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).
2. На панели элементов щелкните на элементе Надпись (Label).
3. Щелкните у левого края Нижнего колонтитула (Page Footer).
В нижнем колонтитуле появится элемент управления Надпись.
4. Введите Информация для отдела маркетинга и затем нажмите клавишу Enter.
5. Поместите указатель мыши на левый край нового элемента управления Надпись (Label). Когда указатель примет форму ладони, перетащите элемент в середину нижнего колонтитула, так чтобы его левый край находился на отметке 7 см по горизонтальной линейке.

Отформатируйте текст

Приведите вид нового текста в нижнем колонтитуле в соответствие с остальными его элементами. Для этого скопируйте формат, воспользовавшись кнопкой Формат по образцу.
1. Выделите расположенную у правого края нижнего колонтитула надпись, содержащую номер страницы. Щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter) и затем щелкните на новой Надписи.
2. Выделите новую Надпись. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелкните на кнопке По левому краю (Align Left), чтобы задать выравнивание текста в Надписи.

Добавьте общий итог в примечание отчета

В этом упражнении вы добавите общую сумму продаж в примечание отчета, которое появится на последней странице.
1. На панели элементов щелкните на элементе Поле (Text Box) и затем щелкните в разделе Примечание (Report Footer) на уровне поля Сумма в области данных.
В разделе Примечание появится новое поле с надписью, а также сетка, которая позволяет позиционировать новое поле.
2. Выделите текст, заданный по умолчанию в надписи нового поля. Введите Всего: и нажмите клавишу Enter.
3. Щелкните дважды на новом поле, чтобы открыть окно свойств.
4. Щелкните на вкладке Данные (Data). Щелкните в поле Данные (Control Source) и введите =sum([Сумма]).
5. Щелкните на вкладке Макет (Format) и затем щелкните в поле свойства Формат (Format). Щелкните на стрелке, выделите Денежный (Currency) и нажмите клавишу Enter.
6. Закройте окно свойств.
7. Убедитесь, что новое поле выделено, и щелкните на кнопке Полужирный (Bold) на панели инструментов Форматирование (Formatting). Общий итог будет выводиться в полужирном формате шрифта.
8. На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), чтобы просмотреть отчет. Воспользуйтесь кнопками перехода для перемещения по страницам.
Внизу каждой страницы появился колонтитул, а в примечании отчета на последней странице - общий итог.

Как объединить данные в группы

Отчет Продажи по регионам содержит полезную информацию, но его внешний вид оставляет желать лучшего. Так, например, название штата повторяется в последовательных строках. Очевидно, что достаточно печатать его только в первой из них. Тогда каждому региону будет соответствовать группа записей. Урок 12 посвящен созданию отчетов, для которых эта проблема решается путем группировки данных. Существует другой способ избавиться от повторения значений, который можно использовать в данном случае.
Чтобы убрать повторяющиеся значения, измените значение свойства Не выводить повторы для поля Штат/провинция.

Уберите повторяющиеся значения

1. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).
2. В Области данных (Detail) щелкните дважды на поле Штат/провинция. Откроется окно свойств этого поля.
3. На вкладке Макет (Format) щелкните на свойстве Не выводить повторы (Hide Duplicates), щелкните на стрелке и выделите значение Да (Yes). Закройте окно свойств.
4. На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), чтобы просмотреть отчет. Теперь каждый штат или провинция появляется в отчете только один раз. Отчет должен выглядеть, как показано на следующем рисунке.

5. Сохраните и закройте отчет.



Примечание. Если вы хотите получить дополнительные сведения по теме урока, выполните упражнения раздела «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».

Шаг вперед: создание Автоотчета

Международная компания по производству продуктов питания хотела бы заказать большую партию продукции компании «Сластена Лили». В связи с этим представители компании обратились с просьбой предоставить им отчет, содержащий полный перечень конфет, сгруппированных по сорту шоколада. Поскольку отчет требуется срочно, его нужно создать его как можно скорее.
Создайте отчет, воспользовавшись функцией Автоотчет, а затем внесите в него некоторые изменения.

Создайте отчет с помощью функции Автоотчет

1. В окне базы данных выделите запрос Сорта шоколада.
2. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Новый объект (New Object) и затем щелкните на пункте Автоотчет (AutoReport). Новый отчет, автоматически созданный на основе запроса Сорта шоколада, откроется в режиме предварительного просмотра.
3. Щелкните на отчете, чтобы изменить масштаб и увидеть отчет полностью. Хотя содержание отчета соответствует поставленной задаче, его внешний вид нуждается в улучшении, поскольку он предназначен для представления в другую компанию.
4. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View), чтобы внести в отчет изменения.

Измените стиль Автоотчета

Можно изменить принятый по умолчанию стиль оформления автоотчета.
1. На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat). Откроется диалоговое окно Автоформат (AutoFormat).
2. В списке Стили объекта 'отчет' (Report AutoFormat) щелкните на пункте Выделенный (Bold) и затем щелкните на кнопке ОК. Отчет будет отформатирован в стиле Выделенный.
3. Переключитесь в режим Предварительный просмотр (Print Preview). Отчет отобразится в выбранном вами стиле. Впредь все отчеты, созданные с помощью функции Автоотчет будут иметь стиль Выделенный, пока вы не зададите другой стиль в окне Автоформат.
4. В меню Файл (File) щелкните на кнопке Сохранить (Save), введите Сорта шоколада и затем щелкните на кнопке ОК.
Устраните повторы
Измените теперь отчет таким образом, чтобы каждый сорт шоколада появлялся в отчете только один раз.
1. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).
2. В Области данных (Detail) щелкните дважды в поле Сорт шоколада, чтобы открыть окно свойств поля.
3. На вкладке Макет (Format) измените значение свойства Не выводить повторы (Hide Duplicates) на Да (Yes) и закройте окно свойств.
4. Переключитесь в режим Предварительный просмотр (Print Preview).
5.Сохраните отчет.

Окончание урока

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).
2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание уроков

Чтобы
Сделайте следующее
Быстро создать подробный отчет с помощью Мастера автоотчета
В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты (Reports). Щелкните на кнопке Создать (New). Выделите таблицу или запрос, которые содержат нужные данные. Щелкните на пункте Автоотчет: ленточный (AutoReport:Tabular Wizard) или Автоотчет: в столбец (AutoReportColumnar Wizard). Щелкните на кнопке ОК.
Просмотреть отчет

В окне базы данных щелкните дважды на отчете или щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview)
или
в режиме конструктора щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Предварительный просмотр (Print Preview) или Образец (Layout Preview).
Просмотреть структуру отчета
В окне базы данных щелкните на отчете, а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design).
Напечатать отчет
В окне базы данных выделите отчет и щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов или команде Печать (Print) в меню Файл (File).
Убрать повторяющиеся значения из области данных отчета
В режиме конструктора выделите нужный элемент управления. В окне свойств этого элемента для свойства Не выводить повторы (Hide Duplicates) задайте значение Да (Yes).


Для получения справки о том, как
Воспользуйтесь Помощником для поиска тем
Создать отчет
Создание отчета.
Изменить отчет
Изменение внешнего вида отчета.
Устранить повторяющиеся значения
Скрытие повторяющихся данных в отчете.
Просмотреть структуру отчета
Разделы отчета
Создать Автоотчет
Создание отчета с помощью автоотчета.


Урок 12. Группировка данных в отчете и расчет итоговых заданий

Вы научитесь:
создавать отчеты с группировкой записей;
изменять название группы;
задавать порядок сортировки;
размещать группу данных на одной странице;
нумеровать страницы;
публиковать отчеты в Интернете или Интранете.

Просматривая конкретные данные, трудно представить себе общую картину. В предыдущих уроках уже рассматривались способы анализа информации. Все они, так или иначе, сводились к обобщению данных по заданным критериям. Так, например, чтобы выяснить, какие наборы пользуются максимальным спросом в различных регионах, необходимо сгруппировать данные о продажах по наборам и регионам и вычислить суммы продаж.
Отчеты предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Мастер отчетов позволяет создавать отчеты с группировкой записей. В этом уроке вы создадите отчет, который объединит данные в группы и автоматически вычислит итоговые значения для каждой из них. В другом отчете с группировкой записей вы вычислите процентное соотношение между суммами продаж и зададите формат номера страницы. И, наконец, вы научитесь публиковать отчеты Microsoft Access в Интернете или Интранете вашей организации.

Группировка записей и вычисление итогов

Группа представляет собой подмножество записей, имеющих одинаковое свойство. Группировка записей в отчете позволяет не только сфокусировать внимание на группах данных, но и вычислить для них суммарные или другие значения, необходимые для анализа информации.
В отчете, приведенном на следующем рисунке, записи сгруппированы по регионам. Записи для штата Аляска образуют первую группу.


Заголовок группы (в данном случае АК) позволяет идентифицировать группу. В области данных представлены записи из запроса, на основе которого строится отчет. Примечание группы содержит итоговое значение для всех данных, входящих в группу, которое равно суммарным продажам наборов в штате Аляска. Примечание, которое находится в конце отчета, содержит общую сумму продаж по всем регионам.
В этом уроке вы создадите групповой отчет, воспользовавшись услугами Мастера отчетов. Достаточно сообщить мастеру принцип группировки записей, и он автоматически сформирует отчет, добавив в него заголовки и примечания, а также выражения для расчета итоговых значений.
За дополнительной информацией о выражениях обратитесь к Приложению В «Использование выражений».

Начало урока

Запустите программу Microsoft Access, если она еще не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.
За информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

Создание отчета с группировкой записей

Менеджер отдела маркетинга компании «Сластена Лили» намерен воспользоваться услугами почты для расширения сбыта наборов. Предполагается разослать рекламные буклеты в те регионы, где продукция компании пользуется повышенным спросом. Предположим, что в связи с этим к вам обратились с просьбой предоставить информацию о суммах продаж наборов по регионам.
Чтобы получить нужные данные, вы создадите отчет, воспользовавшись Мастером отчетов. Данные должны быть сгруппированы по штатам и провинциям. Отчет должен включать как суммы продаж по регионам, так и их долю в общей сумме продаж. Исходные данные для отчета содержатся в запросе Продажи по регионам.

Создайте отчет на базе запроса

В этом упражнении вы запустите Мастер отчетов.
На экране должны, присутствовать панели Конструктор отчетов (Report Design) и Форматирование (Formatting). В противном случае в меню Вид (View) щелкните на команде Панели (Toolbars) и выделите нужные панели.
1. В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты (Reports) и затем щелкните на кнопке Создать (New).
2. Выделите в списке пункт Мастер отчетов (AutoReport Tabular).
3. Щелкните на стрелке поля Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос (Chose The Table Or Query Where The Object Data Comes From) и выделите Продажи по регионам. Щелкните на кнопке ОК.

Выполните шаги мастера

Мастер отчетов выдаст на экран последовательность диалоговых окон. В этом упражнении вы введете необходимые для построения отчета данные, следуя указаниям мастера.
1. Щелкните на кнопке Выделить все (Select All), чтобы вставить в отчет все доступные поля. Щелкните на кнопке Далее (Next).
2. Во втором диалоговом окне мастера в списке слева щелкните дважды на поле Штат/провинция и затем щелкните на кнопке Далее (Next). Появится третье диалоговое окно мастера, позволяющее выбрать порядок сортировки и задать принцип вычисления итоговых значений.
3. Щелкните на стрелке в первом поле и выделите Название набора. Изображение на кнопке справа от поля показывает, что сортировка будет выполняться по алфавиту в порядке возрастания, от А до Я.
Чтобы задать сортировку по убыванию (от Я до А), щелкните на кнопке сортировки.
4. Щелкните на кнопке Итоги (Summary Options) внизу диалогового окна. Появится диалоговое окно Итоги (Summary Options), в котором представлены поля данных, над которыми могут производиться вычисления. В данном случае это поле Сумма.
5. Щелкните, чтобы пометить флажком функцию Sum и затем
установите флажок в поле Вычислить проценты (Calculate Percent Of Total For Sums).
6. Убедитесь, что выделен вариант Данные и итоги (Detail And Summary). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно мастера. Щелкните на кнопке Далее (Next). Откроется четвертое диалоговое окно мастера, позволяющее задать макет и ориентацию отчета.
7. Убедитесь, что выделены макет Ступенчатый (Stepped) и ориентация Книжная (Portrait), и щелкните на кнопке Далее (Next). В пятом окне мастера предлагается выбрать стиль отчета. В левой части окна представлен образец выделенного стиля.
8. Выделите стиль Строгий и щелкните на кнопке Далее (Next). Появится последнее диалоговое окно мастера.
9. В поле Задайте имя отчета (What Title Do You Want For Your Report) введите Продажи по регионам (по группам) и затем щелкните на кнопке Готово (Finish).
Мастер отчетов создаст отчет с группировкой записей и выдаст его в режиме Предварительный просмотр (Print Preview).
10. Просмотрите отчет. Если значения для поля Сумма и итогов печатаются не полностью, в режиме конструктора увеличьте длину полей, содержащих значения сумм продаж, перетащив вправо их правые границы.

Просмотрите отчет в Режиме конструктора

В этом упражнении вы переключитесь в режим конструктора, чтобы просмотреть структуру отчета.
1. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).
Рисунок на кнопке Вид (View) зависит от текущего режима представления отчета.

2. Разверните окно отчета во весь экран, чтобы полностью отобразить его разделы. Если окно свойств и панель элементов мешают обзору, передвиньте их. Мастер добавил в отчет следующие элементы:
Выражение, которое выдает текущую дату. В нижнем колонтитуле страницы отчета появится дата.
Заголовок группы и примечание группы. Мастер отчетов создал для группы Штат/провинция заголовок и примечание. Сложные отчеты могут включать несколько заголовков и примечаний групп.
Выражения для расчета итоговых значений. Вычисление итога группы и общего итога производится по одинаковой формуле Sum([Сумма]). Если выражение находится в примечании группы, в расчетах участвуют только записи, относящиеся к определенной группе. Выражение, заданное в примечании отчета, вычисляет итоговое значение для всех записей отчета.
Выражение для расчета процентного соотношения. В примечание группы Штат/провинция было добавлено выражение
=Sum([Сумма])/([Сумма ИТОГО Sum]), позволяющее рассчитать долю продаж в данном регионе по отношению общей сумме продаж. Увеличьте длину двух последних полей, чтобы видеть выражение полностью.
Выражение, которое формирует номер страницы. Внизу каждой страницы автоматически будет печататься ее номер и общее число страниц в отчете.

Измените название группы

Ознакомившись с разделами отчета, измените некоторые его элементы. Поскольку вас интересуют доля региона в общих продажах, имеет смысл приблизить процентное соотношение продаж к названию региона. Тогда достаточно бегло просмотреть отчет, чтобы найти регионы, на которые приходятся основные продажи наборов.
В этом упражнении вы переместите выражение для расчета процента от продаж в заголовок группы.
1. Перетащите поле Процентный (Percent), содержащее выражение =Sum([Сумма])/([Сумма ИТОГО Sum]), из Примечания группы (Group Footer) в Заголовок группы (Group Header) и разместите его над полем Сумма в Области данных (Detail).
2. Перетащите надпись Процентный из Примечания группы (Group Footer) в Заголовок группы (Group Header) и разместите ее слева от поля Процентный, которое вы только что переместили. Щелкните в слове «Процентный» и измените его так, чтобы получилось «Процент от продаж».
3. Нажмите клавишу Enter. Если в результате увеличения длины текста надпись накладывается на поле, отодвиньте ее. Для этого поместите указатель мыши на левую верхнюю рукоятку масштабирования. Когда курсор примет форму указывающей руки, перетащите надпись влево.
4. На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview), чтобы просмотреть отчет.
Ваш экран должен выглядеть, как показано на следующем рисунке.


Добавьте поле в примечание группы

Отчет станет нагляднее, если добавить в него текст, идентифицирующий суммарные продажи по группам. Так как региону обычно соответствует несколько записей, то значение суммы находится на некотором удалении от названия региона. Просматривать отчет намного проще, если указать в итоговой строке, например, для штата Аляска текст «Сумма продаж Аляска».
Хотя для описания полей обычно используется элемент управления Надпись, в данном случае необходимо добавить в отчет выражение, которое автоматически подставит название региона в итоговые строки групп. Поэтому добавьте в Примечание отчета элемент управления Поле и задайте в нем выражение, которое сформирует нужный текст.
1. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View) и выделите режим Конструктор (Design View).
2. На панели элементов щелкните на элементе Поле (Text Box).
3. Щелкните в середине Примечания группы (Footer) Штата/провинция, чтобы добавить элемент управления поле.
4. Щелкните в новом поле, чтобы поместить в него курсор и введите следующее выражение: =Сумма продаж [Штат/провинция].



Важно! Убедитесь, что выражение начинается со знака равенства, а перед второй кавычкой оставьте пробел, чтобы отделить заданный в выражении текст от названия региона.

Текст в кавычках появится в отчете без изменений. Символ & представляет собой оператор конкатенации (сцепления). В квадратных скобках указано значение поля, из которого берется название региона.
5. Нажмите клавишу Enter.
6. Выделите и удалите надпись Sum, а затем удалите надпись нового поля.
7. С помощью рукояток масштабирования увеличьте длину нового поля, чтобы в нем умещались названия регионов. Перетащите поле примерно в то же положение, которое оно занимает на следующем рисунке. Если нужно, перетащите вправо поле, содержащее выражение для расчета итога по группе.


Измените формат поля

Теперь в примечании группы появится заданный текст. Осталось только придать ему большую выразительность.
1. Выделите созданное в предыдущем упражнении поле и щелкните на кнопке Полужирный (Bold) на панели инструментов Форматирование (Formatting).
2. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View) и затем щелкните на пункте Предварительный просмотр (Print Preview), чтобы увидеть измененный отчет.
З. В меню Файл (File) щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Отображение данных в удобном для просмотра порядке

При создании отчета Мастер запрашивает, как и в каком порядке нужно сгруппировать данные. Если впоследствии вы решите изменить принцип группировки или порядок сортировки, нет необходимости начинать все сначала. Достаточно воспользоваться окном Сортировка и группировка, чтобы внести нужные изменения в отчет.
Данный отчет сгруппирован по полю Штат/Провинция отсортирован по полю Название набора. Предположим, что вам нужно изменить порядок сортировки так, чтобы расположить наборы внутри каждого региона в порядке убывания значений в поле Сумма. То есть в начале списка окажутся наборы с максимальной выручкой от продаж.

Откройте диалоговое окно Сортировка и группировка

1. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).
2. На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).
Появится диалоговое окно Сортировка и группировка. Значения установок были заданы Мастером при создании отчета.

В столбце Поле/выражение (Field/Expression) указаны поля, которые используются для сортировки и группировки данных. Поля, по которым производится сортировка и группировка, помечены слева значком группировки. В данном случае таким полем является Штат/провинция. Поле Название набора служит только для сортировки.

Измените порядок сортировки

В этом упражнении задайте поле Сумма в качестве второго поля сортировки.
1. В столбце Поле/выражение (Field/Expression) щелкните в ячейке поля Название набора и затем щелкните на стрелке, чтобы вывести список полей.
2. Выделите из списка поле Сумма.
3. Щелкните в ячейке Порядок сортировки (Sort Order) справа от поля Сумма и затем щелкните на стрелке.
4. Выделите из списка значение По убыванию (Descending). Выбрав сортировку по убыванию, вы тем самым расположите наборы в порядке уменьшения спроса на них.
5. Закройте диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на режиме Предварительный просмотр (Print Preview). Теперь наборы для каждого региона перечислены в порядке убывания суммарных продаж.

Как разместить на одной странице связанные данные

При формировании отчета данные, относящиеся к одной группе, могут оказаться на разных страницах. Это не всегда удобно. Свойство Не разрывать окна Сортировка и группировка позволяет исключить возможность разрыва страницы внутри группы.


Примечание. Если задано свойство Не разрывать, то короткая группа может оказаться на одной странице с концом длинной группы. Две относительно короткие группы могут разместиться на одной странице. Порядок печати данных при этом не изменится.

1. В режиме Конструктор (Design View) на панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). Появится диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).
2. Щелкните в поле свойства Не разрывать (Keep Together). Щелкните на стрелке и выделите из списка значение Полную группу (Whole Group).
3. В диалоговом окне Сортировка и группировка (Sorting And Grouping) щелкните на кнопке Закрыть (Close). Щелкните на кнопке Вид (View) и затем щелкните на режиме Предварительный просмотр (Print Preview).
Теперь группы будут полностью размещаться на одной странице за исключением тех случаев, когда группа занимает несколько страниц.

Измените отображение номера страницы в отчете

При создании отчета Мастер автоматически добавил в него поле, содержащее выражение для печати номера текущей страницы и общего числа страниц. С помощью диалогового окна можно легко изменить стиль отображения номеров страниц, а также отменить вывод номера на первой странице отчета.
В этом упражнении вы удалите номер страницы, созданный Мастером отчетов, вставите поле для номера страницы в середину нижнего колонтитула и уберете номер с первой страницы.
1. На панели инструментов щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).
2. В нижнем колонтитуле страницы выделите поле, содержащее выражение для номера страницы, и нажмите клавишу Del.
3. В меню Вставка (Insert) щелкните на пункте Номера страниц (Page Numbers). Появится диалоговое окно Номера страниц (Page Numbers).
4. Выделите варианты Страница N из М (Page N of M) и Нижний колонтитул (Bottom Of Page). В поле Выравнивание (Alignment) выделите значение По центру (Center).
5. Уберите флажок из поля Отображать номер на первой странице (Show Number Of First Page), щелкнув на нем, и затем щелкните на кнопке ОК. В середине Нижнего колонтитула (Page Footer) появится новое поле. При желании его можно переместить.
6. Переключитесь в режим предварительного просмотра, чтобы посмотреть, как теперь выглядит нижний колонтитул.
7. В меню Файл (File) щелкните на кнопке Сохранить (Save). На панели инструментов щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть отчет Продажи по регионам (по группам).

Публикация отчета в Интернете или Интранете

Одним из самых впечатляющих нововведений в Microsoft Access 97 является возможность распространить данные в Интернете. В уроке 6 «Работа с внешними источниками данных» рассматриваются вопросы установление связей через гиперссылки. Существует еще один новый способ выхода в Интернет. Он реализуется с помощью Мастера, который позволяет создать публикацию Интернет или Интранет на основе формы, таблицы, или отчета.



Важно! Чтобы выполнить следующее упражнение, необязательно быть связанным с Интернетом (или Интранетом). Файл jr будет сохранен в папке на жестком диске вашего компьютера.

Подготовьте отчет к публикации в Интернет

В этом упражнении вы подготовите отчет Продажи по регионам (по группам) к публикации во внутренней сети (интранет) вашей организации. Для этого отчет необходимо сохранить в формате HTML. Тогда он будет доступен для просмотра любой программой, способной читать документы Интернет.
1. В окне базы данных в меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить в формате HTML (Save As HTML). Появится диалоговое окно мастера Публикация в Web (Publish To The Web Wizard).
2. В первом окне мастера представлено описание его функций. Ознакомьтесь с содержанием окна и щелкните на кнопке Далее (Next). Во втором диалоговом окне нужно выбрать тип объекта для публикации.
3. Щелкните на вкладке Отчеты (Reports), щелкните в квадратике рядом с отчетом Продажи по регионам (по группам), чтобы пометить его флажком. Щелкните на кнопке Далее (Next).
В третьем диалоговом можно задать документ HTML, который будет использован в качестве шаблона для форматирования сохраняемого файла.
4. Щелкните на кнопке Далее (Next).
В этом упражнении нет необходимости задавать специальное форматирование. В четвертом диалоговом нужно указать формат Web-страниц. Динамический формат задается для форм, которые распространяются в сети для ввода данных. Если публикуемый материал предназначен только для просмотра, то следует задать статический формат. Данный отчет публикуется исключительно для просмотра.
5. Щелкните на варианте Статистический HTML (Static (HTML) Publication) и затем щелкните на кнопке Далее (Next).
В пятом окне укажите мастеру, где требуется опубликовать материал. Чтобы распространить материал в Интернет, нужно выбрать один из двух вариантов настройки публикации в Web. Вы собираетесь опубликовать документ локально.
6. Выделите вариант Нет, документ нужно опубликовать только локально (No, I Only Want To Publish Objects Locally), а в поле Папка для публикации Web (I Want To Put My Web Publications In This Folder) введите С:\Мои документы. Щелкните на кнопке Далее (Next).
В последнем в диалоговом окне нужно указать, хотите ли вы создать основную страницу, чтобы связать все ваши Web-страницы.
7. Установите флажок в поле Да, необходимо создать основную страницу (Yes? I Want To Create A Home Page). В поле Имя файла основной страницы (What File Name Do You Want For Your Home Page) введите Сластена Лили.
8. Щелкните на кнопке Готово (Finish). Мастер публикаций поместит файл в папку Мои документы вашего компьютера.
Если на вашем компьютере установлены, Microsoft Frontpage, Microsoft Word 97 или другие программы, позволяющие читать HTML файлы, можно просмотреть созданный документ Интернет.



Примечание. Если вы хотите получить дополнительные сведения по теме урока, выполните упражнения раздела «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».

Шаг вперед: свойства сортировки и группировки

Чтобы упростить поиск нужных данных, записи в отчетах можно сгруппировать по первым буквам полей и печатать эту букву в начале каждой группы (как это делается в предметных указателях).
В следующем упражнении вы создадите отчет на базе запроса Список заказчиков, а затем определите свойства сортировки и группировки таким образом, чтобы сгруппировать заказчиков по буквам алфавита. В качестве заголовка группы задайте первую букву каждой алфавитной группы.

Создайте отчет

1. В окне базы данных выделите, но не открывайте запрос Список заказчиков.
2. На панели инструментов щелкните на стрелке поля Новый объект (New Object) и выделите Автоотчет (AutoReport).
3. Щелкните на кнопке Вид (View) и выберите режим Конструктор (Design View).

Задайте свойства сортировки и группировки

1. На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). Появится одноименное диалоговое окно.
2. В первой ячейке столбца Поле/выражение (Field/Expression) щелкните на стрелке и выделите в списке значение Фамилия, чтобы задать группировку по первой букве этого поля.
3. Во второй ячейке столбца Поле/выражение (Field/Expression) щелкните на стрелке и выделите значение Фамилия, чтобы задать сортировку группы по этому полю.


4. Задайте свойства выбранных полей в соответствии со следующей таблицей, после чего закройте окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).
Поле/выражение
Фамилия
Фамилия
Порядок сортировки:
По возрастанию
По возрастанию
Заголовок группы:
Да
Нет
Примечание группы:
Нет
Нет
Группировка:
По первым символам
По полному значению
Интервал:
1
1
Не разрывать:
Первую область данных
Нет

Выбор значений «По первым символам» для свойства Группировка и «l» для свойства Интервал задает группировку записей по первой букве фамилии. Значение «Первую область данных» для свойства Не разрывать означает, что группа не ограничена одной страницей, но между названием группы и данными не допускаются разрывы страниц.

Воспользуйтесь выражением в заголовке группы

Задав свойства группировки и сортировки данных, добавьте в отчет поле и введите в него выражение для отображения заголовка группы в отчете.
1. На панели элементов щелкните на элементе управления Поле (Text Box).
2. Щелкните в Заголовке группы Фамилия, чтобы создать поле для названия группы, щелкните затем на кнопке По центру (Center) на панели инструментов, чтобы центрировать текст в поле.
Выделите надпись нового поля и удалите ее, нажав клавишу Del.
3. В новом поле введите выражение =Left([Фамилия];1) и нажмите клавишу Enter.
Выражение включает функцию Left, которая выделяет из поля один символ, начиная слева. Результатом выражения будет первая буква фамилии.
4. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Цвет заливки/фона (Fill/Back Color) и щелкните затем на светло-сером квадратике. Щелкните на стрелке кнопки Цвет текста (Fill/Fore Color) и выделите темно-синий квадратик.
5. Просмотрите отчет и затем сохраните его под именем Список заказчиков (по группам).
6. В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить (Save).

Окончание урока

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).
2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока
Чтобы
Сделайте следующее
Создать отчет с группировкой данных
В окне базы данных щелкните на вкладке Отчеты (Reports). Щелкните на кнопке Создать (New). Выделите таблицу или запрос, выделите пункт Мастер отчетов (Report Wizard) и затем щелкните на кнопке ОК. Ответьте на вопросы Мастера.
Изменить порядок сортировки в отчете
Откройте отчета режиме Конструктор (Design View). На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). В столбце Поле/выражение (Field/Expression) выделите нужное поле. В ячейке Порядок сортировки (Sort Order) выделите По убыванию (Descending) или По возрастанию (Ascending).
Разместить связанные записи на одной странице
Откройте отчета режиме Конструктор (Design View). На панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design) щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). Для свойства Не разрывать (Keep Together) задайте значение Полную группу (Whole Group).
Добавить в отчет номера страниц
Откройте отчет в режиме Конструктор (Design View). В меню Вставка (Insert) щелкните на пункте Номера страниц (Page Numbers). В одноименном диалоговом окне выберите нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.
Подготовить отчет к публикации в Интерете или Инт-ранете
В меню Файл (File) щелкните на кнопке Сохранить в формате HTML (Save As HTML). Следуйте далее указаниям Мастера Публикация в Web (Publish To The Web Wizard).


Для получения справки о том, как
Воспользуйтесь Помощником для поиска тем
Создать отчет с группировкой
Группировка записей в отчете.
Изменить сортировку и группировку в отчете
Изменение порядка сортировки и группировки в отчете.
Добавить номера страниц
Нумерация страниц формы или отчета.
Подготовить отчет к публикации в Интернет или Инт-ранет
Экспорт отчета в статистический формат HTML. Публикация.

Часть 4. Обзор и упражнения

В следующих упражнениях вам предстоит:
добавить в форму надпись;
добавить в форму выключатель;
добавить в форму рисунок;
придать форме единообразный вид;
создать подробный отчет с помощью Мастера отчетов;
создать отчет с группировкой данных.

Теперь, когда вы знаете, как придать формам и отчетам профессиональный вид, примените на практике полученные навыки и внесите в базу некоторые дополнения.
Постановка задачи
Ознакомившись с внешним видом формы Расчетный лист, сотрудники отдела маркетинга и отдела кадров обратились к вам с просьбой улучшить вид нескольких форм и создать два новых отчета.

Шаг 1: добавьте в форму надпись

Сотрудники отдела маркетинга считают, что названия некоторых полей в форме Продажи наборов не отражают их сути. Чтобы сделать форму более наглядной, добавьте в нее надпись поля и измените ее цвет.
1. Откройте форму Продажи наборов в режиме Конструктор (Design View).
2. Воспользуйтесь элементом управления Надпись (Label), чтобы создать надпись в заголовке формы.
3. Введите в надпись текст 4-й квартал.
4. Воспользуйтесь кнопкой Цвет текста (Fore Color), чтобы изменить цвет текста на светло-серый, как в заголовке формы. (Можно скопировать формат с помощью кнопки Формат по образцу.)
5. Если нужно, измените положение и размер надписи.

Шаг 2: добавьте в форму выключатель

Форма продаж не содержит сведений о том, выпускается ли данный набор в настоящее время. Чтобы отобразить эту информацию, добавьте в форму выключатель и придайте ему формат, соответствующий общему виду формы. Присвойте новому элементу понятное имя, чтобы можно было ссылаться на него из других форм.
1. Перетащите серую линию, разделяющую главную и подчиненную формы, вниз, вплотную к подчиненной форме.
2. Щелкните на элементе управления Выключатель (Toggle Button), а затем щелкните в форме под полем Название набора. В форме появится Выключатель.
3. В свойстве Данные (Control Source) выберите поле Прекращено, а в свойстве Подпись (Caption) введите значение Прекращено.
4. Измените размеры элемента Выключатель, так чтобы они соответствовали подписи.
5. Проверьте, как будет выглядеть форма в Режиме формы, и, если нужно, скорректируйте положение и размер Выключателя.
6. В режиме Конструктор (Design View) выделите Выключатель и измените значение свойства Цвет текста на темно-синий.
7. В свойстве Имя (Name) замените заданное по умолчанию значение на «Прекращено».
8. Закройте форму Продажа наборов и сохраните изменения.

Шаг 3: добавьте в форму рисунок

Узнав, что в форму можно добавить рисунок, сотрудники отдела кадров обратились к вам с просьбой вставить логотип фирмы в форму сотрудники.
1. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктор (Design View).
2. Воспользуйтесь элементом Рисунок (Image), чтобы создать рисунок в заголовке формы.
3. Вставьте в новый элемент управления файл Эмблема, который находится в папке Access SBS Practice.
4. Посмотрите на логотип в Режиме формы (Form View).
5. Вернитесь в режим Конструктор (Design View) и задайте свойству Имя (Name) значение «Логотип».
6. Закройте форму и сохраните изменения.

Шаг 4: придайте форме общепринятый вид

Сотрудники отдела кадров хотели бы, чтобы все формы выглядели так же, как форма Расчетный лист. Измените внешний вид одного поля в форме Сотрудники, а затем присвойте его формат остальным полям.
1. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктор (Design View).
2. Измените цвет текста в надписи поля Код заказчика на темно-синий.
3. Воспользуйтесь кнопкой Формат по образцу (Format Painter), чтобы скопировать формат этого поля в другие надписи формы.
4. Сохраните изменения и закройте форму.

Шаг 5: создайте подробный отчет

Производственному отделу срочно нужен список поставщиков ингредиентов с указанием телефонных номеров. Данные для отчета содержатся в запросе Поставщики ингредиентов.
1. Воспользуйтесь мастером Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular Wizard), чтобы создать подробный отчет в виде таблицы на базе запроса Поставщики ингредиентов.
2. Выберите стиль Выделенный (Bold) для оформления отчета.
3. В режиме конструктора воспользуйтесь кнопкой Сортировка и группировка (Sorting And Grouping), чтобы задать сортировку по категории.
4. Чтобы избежать повторения данных, для поля Категория (в разделе Область данных) задайте значение «Да» для свойства Не выводить повторы (Hide Duplicates).
5. Просмотрите отчет.
6. Сохраните отчет под именем Поставщики ингредиентов.

Шаг 6: создайте отчет с группировкой данных

Президент компании считает необходимым снизить цены на наборы. Для проработки этого вопроса ему нужен отчет, содержащий данные о составе наборов и ценах на конфеты. Отчет должен также включать суммарную стоимость набора. Воспользуйтесь Мастером отчетов, чтобы получить необходимые данные.
1. Создайте новый отчет с группировкой, включив в него все поля из запроса Конфеты в наборе.
2. Сгруппируйте записи по полю Название набора.
3. Задайте сортировку по полю Название.
4. Выполните суммирование по полю СТОИМОСТЬ, но не вычисляйте процентное соотношение.
5. Выберите макет Ступенчатый, ориентацию Книжную и стиль Строгий.
6. Назовите отчет Стоимость наборов.
7. Просмотрите отчет, а затем сохраните и закройте его.

Окончание упражнений

Если вы закончили работу с Microsoft Access, в меню Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).
Приложения



ПРИЛОЖЕНИЕ A.
Если вы не с Microsoft Windows 95, Windows NT или Microsoft Access

ПРИЛОЖЕНИЕ B.
Создание базы данных

ПРИЛОЖЕНИЕ С.
Создание выражений

ПРИЛОЖЕНИЕ А. ЕСЛИ ВЫ НЕ С MICROSOFT WINDOWS 95, WINDOWS NT ИЛИ MICROSOFT ACCESS

Если вы не знакомы с Microsoft Windows 95, Microsoft Windows NT 4.0 или Microsoft Access 97, то в этом приложении вы познакомитесь с основными сведениями, необходимыми для того, чтобы начать работу. Вы узнаете об основах работы в Windows 95 и Windows NT, научитесь пользоваться оперативной справочной системой для разрешения затруднений, приобретете необходимые знания по использованию этих операционных систем. Вы также получите вводную информацию по Microsoft Access 97.

Если вы не знакомы с Windows 95 или Windows NT

Windows 95 и Windows NT представляют собой программную среду, обеспечивающую поддержку для вашей повседневной работы на компьютере. Для запуска Microsoft Access вы можете воспользоваться как Windows 95, так и Windows NT. Работа с программами, разработанными под Windows 95 или Windows NT, аналогична. Они имеют одинаковый вид и используют те же самые средства управления. В этом разделе вы познакомитесь с основными средствами управления. Если вы уже имеете представление о работе с Windows 95 или Windows NT, пропустите этот раздел.

Запуск Windows 95 или Windows NT

1. Включите ваш компьютер, если он был отключен.
2. Если у вас установлена операционная система Windows NT, нажмите | Ctrl+А1t+Del, чтобы отобразить диалоговое окно с запросом вашего имени пользователя и пароля. Если у вас установлена операционная система Windows 95, то диалоговое окно появится в том случае, если ваш компьютер подсоединен к сети.
В Windows 95 запрос имени пользователя и пароля выдается также в том случае, если ваш компьютер настроен с соответствующими параметрами конфигурации пользователя.
3. Введите ваше имя пользователя или пароль в соответствующие поля, затем щелкните на кнопке ОК. Если вы не знаете имя пользователя или пароль, обратитесь за помощью к вашему системному администратору.
4. Если появится диалоговое окно Добро пожаловать (Welcome), щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Ваш экран будет выглядеть, как показано на рисунке.

Как пользоваться мышью

Хотя для большинства действий можно использовать клавиатуру, гораздо проще работать с помощью мыши. Мышь оставляет на экране указатель, который передвигается одновременно с передвижением самой мыши в том же направлении. Нет необходимости перемещать мышь на большое расстояние: достаточно приподнять ее, перенести на удобное место поближе к вам, а затем продолжить перемещение.
Основные пять действий мышью следующие.

Если вам требуется
Сделайте следующее
Указать на объект
Переместите указатель мыши на объект.
Щелкнуть на объекте
Укажите на объект на экране, затем быстро нажмите и отпустите левую кнопку мыши.
Щелкнуть на объекте
Укажите на объект на экране, затем быстро отпустите правую кнопку мыши. Щелчок правой кнопкой мыши приводит к появлению контекстного меню, из которого вы можете выбрать нужную вам команду.
Дважды щелкнуть на объекте
Укажите на объект, затем быстро нажмите и отпустите левую кнопку мыши два раза.
Перетащить объект
Укажите на объект, затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель.



Внимание! Предполагается, что левая кнопка мыши является основной, а правая - вспомогательной. Если ваша мышь настроена иначе, то есть для левши, используйте правую кнопку мыши, если в книге говорится о левой кнопке, и наоборот.

Средства управления окном

Все программы, разработанные под Windows 95 или Windows NT, имеют аналогичные средства для осуществления операций прокрутки, изменения размеров, перемещения и закрытия окна.

Чтобы
Сделайте следующее
Осуществить вертикальную или горизонтальную прокрутку содержимого окна, если оно не помещается целиком на экране
Щелкните на полосе прокрутки или на стрелке прокрутки.
Увеличить окно во весь экран
Щелкните на кнопке Развернуть окно (Maximize) или дважды щелкните на строке заголовка окна.
Вернуть предыдущие размеры окна
Щелкните на кнопке Восстановить окно (Restore) или дважды щелкните на строке заголовка окна. Если окно имеет максимальные размеры, кнопка Развернуть окно (Maximize) заменяется на кнопку Восстановить окно (Restore).
Свернуть окно до кнопки на панели задач
Щелкните на кнопке Свернуть ОКНО (Minimize). Чтобы отобразить свернутое окно, щелкните на его кнопке в панели задач.
Переместить окно
Перетащите строку заголовка окна.
Закрыть окно 294
Щелкните на кнопке Закрыть окно (Close).

Как пользоваться меню

Меню содержит список команд, из которых вы можете выбрать нужную. Для выбора меню или команды щелкните на соответствующем элементе.



Примечание. Для выбора меню вы также можете воспользоваться клавиатурой. Нажмите клавишу A1t для активизации строки меню, затем нажмите клавишу, символ которой выделен или подчеркнут в имени меню. Далее нажмите клавишу, символ которой выделен или подчеркнут в имени команды.

Открытие меню и выбор команды

В следующем упражнении вы откроете меню и выберете из него команду.
1. На Рабочем столе дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer). Откроется окно Мой компьютер (My Computer).
2. В окне Мой компьютер (My Computer) щелкните на Правка (Edit) в строке меню. Появится меню, некоторые из команд которого отображены тусклым цветом, что говорит об их недоступности.
Для открытия меню Правка (Edit) вы также можете нажать клавиши |Ait1+rnt.
3. Щелкните на имени меню Правка (Edit) для его закрытия. Меню будет закрыто.
4. Щелкните на Вид (View) в строке меню для открытия меню.
5. В меню Вид (View) щелкните на строке Панель инструментов (Toolbar). Меню будет закрыто, а ниже строки меню появится панель инструментов.
Специальный значок в меню означает, что для этой группы команд одновременно может быть выбрано несколько элементов. Значок маркера указывает, что для этой группы одновременно может быть выбран только один элемент.
6. В меню Вид (View) щелкните на СПИСОК (List). Объекты в окне Мой компьютер (My Computer) теперь будут отображаться в виде списка, а не значками.
7. В панели инструментов щелкните на кнопке Крупные значки (Large Icons). Щелчок на кнопке панели инструментов является наиболее простым способом выбора команды.
8. В меню Вид (View) укажите на строку Упорядочить значки (Arrange Icons). Появится каскадированное меню с опциями выбора. Правая стрелка после имени команды указывает о наличии дополнительных команд в открывающемся каскадированном меню.
9. Щелкните на любом месте вне меню для его закрытия.
10. В строке меню щелкните на Вид (View), затем снова щелкните на Панель инструментов (Toolbar). Меню будет закрыто, а панель инструментов исчезнет.
11. В правом верхнем углу окна Мой компьютер (My Computer) щелкните на кнопке Закрыть (Close) для закрытия окна.



Совет. Вы можете воспользоваться комбинацией клавиш для выполнения наиболее часто используемых вами команд. Если для команды имеется соответствующая комбинация «быстрых» клавиш, она отображается в меню правее имени команды. Например, комбинация Ctrl+C соответствует команде Копировать (Copy) из меню Правка (Edit).

Диалоговые окна

Если в конце имени команды следует многоточие (...), то появляется диалоговое окно, в котором содержится дополнительная информация по выполнению команды. Диалоговые окна содержат ряд стандартных инструментов, показанных на рисунке.
В диалоговом окне вы можете щелкнуть на нужном вам объекте. Объект можно выбрать и с помощью клавиатуры, нажав клавишу Alt и клавишу, соответствующую подчеркнутому символу в его имени. Для перемещения между объектами следует нажать клавишу Tab.

Как отобразить диалоговое окно Свойства: Панель задач (Taskbar Properties)

В некоторых диалоговых окнах содержатся несколько категорий опций, размещенных на разных вкладках. Если щелкнуть на вкладке, она раскрывается.
1. В панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start).
2. В стартовом меню укажите на строку Настройка (Settings), затем щелкните на Панель задач (Taskbar).
3. В диалоговом окне Свойства: Панель задач (Taskbar Properties) щелкните на вкладке Настройка меню (Start Menu Programs). На этой вкладке вы можете задать список программ, отображаемых в стартовом меню.
4. Щелкните на вкладке Параметры панели задач (Taskbar Options), затем щелкните на поле флажка Мелкие значки в главном меню , (Show Small Icons In Start Menu). Если флажок установлен, в поле флажка отображается галочка.
5. Щелкните дважды на поле флажка. Щелчок на поле флажка или на кнопке выбора вызывает включение или отключение опции.
6. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel) в диалоговом окне. При этом диалоговое окно закроется без сохранения установленных параметров.

Справочная система в Windows 95 и в Windows NT

Если в процессе работы вам потребовалось получить дополнительную информацию по выполнению того или иного действия, вы можете спросить вашего коллегу или обратиться к справочнику. Чтобы больше узнать об основных возможностях и особенностях Windows 95 или Windows NT, вы можете воспользоваться оперативной справочной системой. Например, если вам понадобилась информация о том, как выводить документ на печать, лучше всего обратиться к Справке (Help). В Windows 95 или Windows NT справка доступна из стартового меню. После открытия окна Справочная система Windows (Help) вы выбираете раздел помощи в диалоговом окне Содержание справки (Help Topics).
Для поиска информации по широким категориям следует обратиться к вкладке Содержание (Contents). Вы также можете осуществить поиск по ключевым словам. Справочная информация представлена в кратком и точном изложении, поэтому вы можете быстро найти необходимую вам исчерпывающую информацию. Во многих темах справки содержатся ярлыки, с помощью которых вы можете перейти к нужной вам задаче.

Просмотр содержания справочной информации

Вкладка Содержание (Contents) организована в виде списка основных тем. При выборе глобальных тем, которые называются главами, вы увидите более детальный список подразделов, из которых можете выбрать интересующую вас тему. Многие из этих глав содержат разделы советов и рекомендаций, а также способы разрешения проблем.

Поиск справки по общим категориям

Допустим, вы хотите больше узнать об использовании Калькулятора - стандартной программы, входящей в состав Windows 95 и Windows NT. В этом упражнении вы получите информацию из справочной системы.
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start). В стартовом меню щелкните на строке Справка (Help). Появится диалоговое окно Справочная система Windows (Help Topic: Help).
2. Если необходимо, щелкните на вкладке Содержание (Contents) для ее активизации.
3. Дважды щелкните на Введение в Windows (Introducing Windows) или Введение в Windows NT (Introducing Windows NT). Появится список подразделов.
4. Дважды щелкните на Стандартные программы Windows (Using Windows Accessories).
5. Дважды щелкните на строке Программы общего назначения (For General Use).
6. Дважды щелкните на строке Калькулятор выполнения вычислений (Calculator: For making calculations). Откроется окно справки.
7. Прочтите справочную информацию, затем щелкните на кнопке Закрыть (Close) для закрытия окна справки.

Поиск справки по определенным темам

Вы можете найти интересующую вас информацию по ключевым словам, воспользовавшись вкладкой Предметный указатель (Index) или Поиск (Find). Вкладка Предметный указатель (Index) организована подобно предметному указателю в книге. Ключевые слова определенных разделов расположены в алфавитном порядке. Вы можете или прокручивать список, либо просто ввести ключевое слово с клавиатуры. Далее вы можете выбрать один из нескольких разделов, в начале названия которых фигурирует данное ключевое слово.
На вкладке Поиск (Find) вы также можете ввести ключевое слово. Основное отличие состоит в том, что данное ключевое слово может находиться в любом месте названия раздела, а не в его начале.

Поиск справочной информации с помощью предметного указателя

В этом упражнении вы воспользуетесь предметным указателем, чтобы получить информацию об изменении оформления вашего Рабочего стола.
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start), в стартовом меню щелкните на строке Справка (Help). Появится диалоговое окно Справочная система Windows (Help Topics).
2. Щелкните на вкладке Предметный указатель (Index) для ее активизации.
3. В поле Введите первые буквы нужного слова (Type The First Few Letters Of The Word You're Looking For) введите фон. Появится список разделов, связанных с функциями настройки экрана.
4. Щелкните на теме «фоновые рисунки и узоры, изменение», затем щелкните на кнопке Вывести (Display). Появится диалоговое окно Найденные разделы (Topics Found).
5. Убедитесь, что выделен раздел «Чтобы изменить фон рабочего стола», затем щелкните на кнопке Вывести (Display).
6. Прочтите справочную информацию.
7. Щелкните на ярлыке в абзаце шага 1 справки. Появится диалоговое окно Свойства: Экран (Display Properties).
При желании вы можете немедленно выполнить задачу, описанную в окне справки.
8. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в диалоговом окне Свойства: Экран (Display Properties).
9. Щелкните на кнопке Закрыть (Close) в окне Справка Windows (Windows Help).



Совет. Вы можете распечатать любой раздел справки, если у вас имеется принтер. Щелкните на кнопке Параметры (Options) в верхнем левом углу окна справки, щелкните на Печать раздела (Print Topic), затем щелкните на ОК. Чтобы продолжить поиск дополнительных разделов, вы можете щелкнуть на кнопке Разделы (Help Topics) в любом открытом окне справки.

Поиск справочной информации с помощью вкладки Поиск (Find)

В этом упражнении вы воспользуетесь вкладкой Поиск (Find), чтобы узнать, как изменить параметры настройки принтера.
1. Щелкните на кнопке Пуск (Start), затем щелкните на строке Справка (Help), чтобы отобразить диалоговое окно Справочная система Windows (Help Topics).
2. Щелкните на вкладке Поиск (Find) для ее активизации.
3. Если откроется окно мастера, щелкните на кнопке Далее (Next), а затем щелкните на кнопке Готово (Finish) для завершения работы мастера и закрытия окна. Мастер создаст базу данных поиска для вашей справочной системы. Этот процесс может занять несколько минут. При последующем обращении к вкладке Поиск (Find) будет использоваться этот же один раз созданный список. Появится вкладка Поиск (Find).
4. В текстовое поле введите печать. В нижней части диалогового окна появится список разделов, имеющих отношение к печати.
5. В третьем поле диалогового окна щелкните на строке «Изменение параметров настройки принтера», затем щелкните на кнопке Вывести (Display). Появится окно со справочной информацией.
6. Прочтите справочную информацию, затем щелкните на кнопке Закрыть (Close) в окне Справочная система Windows.

Поиск справочной информации в диалоговом окне

Почти в каждом диалоговом окне в правом верхнем углу имеется кнопка обращения к справке, помеченная знаком вопроса. При щелчке на этой кнопке, а затем при щелчке на каком-либо элементе управления в диалоговом окне появляется окно справки, в котором разъясняются функции данного средства управления (например, кнопки) и правила использования. В этом упражнении вы получите справку об использовании одного из средств управления.
7. Щелкните на кнопке Пуск (Start), затем щелкните на Выполнить (Run).
Появится диалоговое окно Запуск программы (Run).
8. Щелкните на кнопке со знаком вопроса Справка (Help). Указатель мыши примет вид стрелки со знаком вопроса.
9. Щелкните на поле Открыть (Open).
Появится окно справки с разъяснением, как использовать поле Открыть (Open).
10. Щелкните на любом месте Рабочего стола или нажмите клавишу Esc, чтобы закрыть окно справки.
Указатель мыши примет свой первоначальный вид.
11. В диалоговом окне Запуск программы (Run) щелкните на кнопке Отмена (Cancel).



Совет. Вы можете изменить способ отображения разделов Sift справки на вашем экране. Щелкните на кнопке ? (Options) в окне справки, затем укажите на Шрифт (Font), чтобы изменить размер шрифта текста справки.

Что представляет собой Microsoft Access?

Microsoft Access - программа, предназначенная для создания баз данных и управления ими. Базы данных - это информационные массивы, описывающие специфический объект или тему. Microsoft Access - весьма гибкая программа; она может использоваться как для работы с простыми базами данных, так и для создания развитого информационного обеспечения на уровне руководства фирмы или корпорации. Например, вы можете использовать Microsoft Access, чтобы создать базу данных ваших профессиональных контактов, дополнив ее телефонными номерами и адресами электронной почты. В то же время крупная фирма с помощью Microsoft Access могла бы манипулировать практически всем объемом коммерческой информации от накопления данных до подготовки сложных докладов и отчетов.
Microsoft Access хорошо подходит и для создания новых баз данных, и для обновления существующих. Microsoft Access способен импортировать данные самых разных форматов и преобразовывать их в единую форму. Программа обладает дружественным графическим интерфейсом, весьма удобным для не слишком опытных пользователей. Профессионалы с помощью Microsoft Access смогут существенно повысить эффективность своей работы, поскольку программа включает в себя множество инструментальных средств промышленных стандартов, таких как SQL. Microsoft Access может также использовать данные совместно с Microsoft SQL Server, соединяющей персональный компьютер с большим сетевыми машинами.
Важным компонентом Microsoft Access является Visual Basic для прикладных программ. Используя этот язык программирования, вы можете создавать очень сложные программы взаимодействия с базами данных. Visual Basic входит в набор программных продуктов Microsoft Office, что дает дополнительные возможности использования ваших баз данных в других прикладных программах.

Приложение В. создание базы данных


Что такое база данных

База данных - это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче. Чтобы обеспечить эффективное хранение и поиск информации, а также возможность ее обработки, необходимо четко определить, какие функции должна выполнять база данных.

Как спланировать базу данных

Прежде чем создавать собственную базу данных в Microsoft Access, ответьте на следующие вопросы.
Какую информацию вы намерены получать от своей базы данных?
На какие темы можно разделить вашу информацию?
Как эти темы связаны друг с другом?
Какие сведения вы будете хранить по каждой теме?
Microsoft Access управляет базой данных и создает оптимальную структуру для хранения и поиска информации. Информация по каждой теме собирается в таблицу, а каждая категория сведений в этой таблице называется полем. Форму для размещения информации Microsoft Access предоставляет автоматически. После заполнения формы можно просмотреть информацию полностью или частично с помощью процедур поиска, сортировки или запроса. В заключение Microsoft Access позволит вам напечатать отчет. В любой момент вы можете изменить по своему желанию форму представления или содержание любой области вашей базы данных.
Microsoft Access представляет собой систему управления связанными базами данных (relational database management system - RDBSM). Данные по различным темам группируются в таблицы, а потом создаются связи между таблицами. Устанавливая связи между отдельными таблицами вместо того, чтобы хранить всю информацию в одной большой таблице, вы избегаете ненужного дублирования данных, экономите память вашего компьютера, а также увеличиваете скорость обработки информации.
Чтобы облегчить ваш труд по созданию и модернизации элементов вашей базы данных, Microsoft Access предоставляет в ваше распоряжение множество автоматизированных процедур и встроенную систему справки. Эти процедуры, включающие использование мастеров и кнопок панелей инструментов, рассмотрены в соответствующих уроках.

Как работать с готовой базой данных

Все основные элементы базы данных - таблицы, поля, формы, запросы и отчеты - включены в базу данных Сластена Лили, использованную в качестве учебного примера. Вы будете пользоваться ею при работе с данной книгой. На следующем рисунке показаны основные таблицы базы данных с их полями и связями.

В базе данных Сластена Лили сведения о клиентах содержатся в таблице Заказчики, а о заказах - в таблице Заказы. Обе таблицы связаны друг с другом таким образом, что Microsoft Access легко может предоставить вам сведения о заказчике (скажем, его имя и номер телефона) вместе с ин
формацией о его заказе. Позже вы убедитесь, что подобная организация данных имеет много преимуществ.
Каждое поле представляет собой колонку в таблице. Далее вы будете постоянно сталкиваться с этим принципом отображения информации в Microsoft Access.


Создание базы данных

С помощью Microsoft Access вы можете создать свою базу данных или переработать созданную ранее. В этой книге мы будем пользоваться имеющейся базой данных для того, чтобы вам легче было освоить способы работы с объектами, обязательно присутствующими в любой базе данных.
Когда потребуется, вы легко создадите совершенно новую базу данных. Для этого вам достаточно будет воспользоваться Мастером создания базы данных. Но перед тем, как создавать новую базу данных, необходимо продумать ее структуру, как мы рекомендовали в предыдущих параграфах.
Далее мы расскажем, как создать базу данных по шаблону, предлагаемому Мастером, а затем вы закроете ее и в будете работать с готовой базой Сластена Лили.

Создайте новую базу данных

Представьте, что вы решили создать базу данных на основе своей записной книжки, причем между различными данными, например, прозвищами и хобби ваших знакомых, должны быть установлены связи. Microsoft Access предложит для базы данных шаблон адресной книги, которым вы и воспользуетесь.
1. Выберите команду меню Файл - Создать (File - New Database) или щелкните на кнопке панели инструментов. Появится окно Создание (New).
2. Удостоверьтесь, что в нем открыта вкладка Базы данных (Databases) и дважды щелкните на значке Адресная книга (Address book). Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database).
3. В поле Имя файла (File name) напечатайте текст Моя записная книжка, после чего щелкните на кнопке Создать (Create). Теперь будет запущена программа-мастер. Перед вами пройдет череда диалоговых окон с вопросами, и Мастер создаст базу данных на основе шаблона и ваших ответов на эти вопросы.
4. В первом окне мастер сообщит, какая информация будет хранится в базе. Вам остается только щелкнуть на кнопке Далее (Next).
5. В следующем окне программа спросит, какие дополнительные поля вам хотелось бы ввести. В списке Поля в таблице (Fields in the table) выделите щелчком пункты Прозвище (Nickname) и Увлечения (Hobbies). Теперь поставьте флажок Да, включить образцы данных (Yes, include sample data). В заключение щелкните на кнопке Далее (Next).
6. В следующем окне вы должны будете выбрать тип оформления экрана. Лучше оставить предложенную по умолчанию опцию Обычный (Standard) и щелкнуть на кнопке Далее (Next).
7. Следующим шагом вы должны определить, как ваши данные будут выглядеть при печати. Не меняйте установленный по умолчанию вариант Строгий (Corporate) и щелкните на кнопке Далее (Next).
8. В очередном окне щелчком на кнопке Далее (Next) подтвердите предложенный программой заголовок.
9. В последнем окне щелкните на кнопке Готово (Finish).
Мастер приступает к формированию базы данных. В нее включаются образцы данных, а также некоторые формы и отчеты. Первое из окон, Главная кнопочная форма (Switchboard) - это форма, которую создает Мастер. Чтобы попасть в окно базы данных, в открытой форме нужно щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу. Теперь можно выйти из базы данных, щелкнув на кнопке Закрыть окна базы данных.
Изучив уроки этой книги, вы можете вернуться в созданную только что базу данных и обработать ее по своему вкусу.

Приложение С. Создание выражений

Какие бы задачи вы ни решали с помощью Microsoft Access, по всей вероятности, вам понадобится воспользоваться выражениями. Например, вы хотите вычислить промежуточные суммы в вашем отчете или создать запрос, в котором перечислены все продукты стоимостью ниже 30 тыс. руб. Или же вам нужно создать фильтр для формы, чтобы просмотреть лишь записи, относящиеся к определенному региону. Во всех этих случаях вам придется прибегнуть к выражениям.

Что представляют собой выражения

Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются нужные вам значения. Например, выражение =[Цена]*1,1 умножает цену товара на 1,1 (что равносильно повышению цены на 10%). Выражение может включать функции, идентификаторы, операторы, точные значения и константы. Следующее выражение содержит большинство таких элементов:

=Аvg(Цена набора])-2,

где Avg - функция; [Цена набор] - идентификатор, «-» - оператор; 2 - константа.
Функции помогают вам произвести определенные вычисления. Например, функция Avg служит для определения среднего значения, а функция Sum подсчитает суммарное значение данных в поле.
Идентификаторы относятся к значениям из вашей базы данных, таким, как значения поля, элемент управления или свойство. Например, [Дата заказа] представляет собой значение, содержащееся в поле Дата заказа таблицы Заказы.
Операторы указывают на действие (например, сложение), которое должно быть выполнено по отношению к одному или нескольким элементам выражения. Среди операторов встречаются как хорошо знакомые арифметические действия (+, -, *, /), так и другие операторы, например =, <, >, &, And, Or, Like.
Точные значения представляют собой значения, которые Microsoft Access использует именно в том виде, в каком вы их вводите. Например, число 25 или текстовое значение Нью-Йорк являются точными значениями.
Константы представляют собой неизменяемые величины. К примеру, константа Null всегда обозначает поле, не содержащее значений или символов. Кроме нее имеются также константы True (Истина), False (Ложь), Yes (Да) и No (Нет).

Основные сведения по вводу выражений

Во многих случаях, когда вы задаете выражения, Microsoft Access автоматически вставляет некоторые символы. Например, в выражение могут включаться скобки, знак номера, кавычки. В примерах выражений, в настоящем приложении мы будем указывать выражения целиком, не полагаясь на помощь программы.
Создавая выражения, следуйте основным правилам, перечисленным в следующей таблице

Элемент выражения
Особенности ввода
Пример
Идентификатор
Поместите имя поля или элемента управления в квадратные скобки.
[Дата размещения]

Между именем таблицы и именем поля в таблице ставьте точку.
[Наборы].[Цена набора]

Если выражение предполагает получение значения из иного объекта базы данных, используйте восклицательный знак для разделения типа объекта (Формы), имени (Наборы) и имени элемента управления в данной форме (Код набора).
Формы![Наборы]![Код набора]
Дата
Заключите дату в знаки номера (#). Знаки появятся по краям даты/времени автоматически, если вы введете их в условии на значение или в условии отбора для поля с типом данных Дата/ Время.
#10-0кт-94#
#10/10/94#
Текст
Заключите текст в кавычки. Если текст не содержит пробелов или знаков препинания, вы можете ввести его без кавычек, которые потом появятся автоматически.
Калифорния
«Британская Колумбия»
Число
Не вводите символы валюты и точки, разделяющие тысячи.
8934,75 (но не 8.934,75)

Как создавать выражения с помощью построителя выражений

Если вы хотите быстро создать несложное выражение или вам требуется помощь со стороны программы, обратитесь к Построителю выражений (Expression Builder). Запускать построитель целесообразно, например, из листа свойств или ячейки условий отбора бланка QBE, т. е. оттуда, где выражения приходится создавать довольно часто.
Находясь в листе свойств, вы сначала должны щелкнуть в поле свойства, для которого хотите задать выражение, после чего щелкнуть на кнопке Построителя выражений, появляющейся справа в строке свойства.
Находясь в режиме конструктора запроса, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши в том месте, где собираетесь ввести выражение, а потом выбрать в открывшемся подручном меню команду Построить (Build). Если поле свойства или запроса, откуда вы выходите в Построитель выражений, уже содержит некое значение, то это значение будет автоматически скопировано в поле выражения.
В окне Построителя выражений вы можете выделить типы выражений, имена полей и операторы, после чего добавить их в поле, где создаете выражение. Кроме того, вы располагаете возможностью ввести любые элементы с клавиатуры. Чтобы задействовать построенное вами выражение, щелкните на кнопке ОК.

Выражения в формах и отчетах

Вы применяете выражения в формах и отчетах для получения информации, которая не может быть непосредственно получена из таблиц вашей базы данных. К примеру, вы создаете выражение, вычисляющее итоговые суммы, или складывающее значения двух полей, или устанавливающее для какого-либо поля значение по умолчанию.

Примеры управляющих элементов с вычислениями

Если в форме или отчете вам требуются данные, являющиеся результатом некоторых вычислений, вы создаете в этой форме или отчете управляющий элемент и снабжаете его соответствующим выражением. Ввести выражение можно как непосредственно в управляющий элемент (обычно это текстовое поле), так и в строку Данные (Control Source) листа свойств указанного элемента.


Если вы вводите выражение в элемент управления с клавиатуры, не забудьте начать его со знака равенства, например =[Тариф доставки]*2.
Когда вы вводите в поле свойства длинное выражение, достаточно нажать комбинацию клавиш Shift+F2, чтобы вывести на экран все выражение целиком.
Приведенная ниже таблица содержит некоторые общие выражения, применяемые в элементах управления.

Выражение
Microsoft Access представляет
=[0бщее количество]*[Цена набора]
Общую сумму заказа в виде произведения значений полей Общее количество и Цена набора.
=[Имя]&"_"&[Фамилия]
Значения полей Имя и Фамилия, разделенные пробелом .
=[Стоимость]*1.5
Значение поля Стоимость, умноженное на 1,5 (на 50% больше первоначальной).
Date()
Текущую дату.
=Страница
Номер текущей страницы.
="Страница"_&Раgе "&_из" &Pages
Номер текущей страницы, сопровождаемый указанием общего числа страниц.
="Продажи по"_& [Штат/ Провинция]
Текст «Продажи по», сопровождаемый значением соответствующего поля таблицы.
=[ Итог по штату/провинции]/[0бщий итог]
Частное деления значения поля Итог по штату/провинции на значение поля Общий итог.
=8Sum([Стоимость])
Сумму значений поля стоимости конфет.
=[Подчиненная форма заказов].Форма! [Сумма заказов]
Значение управляющего элемента Сумма заказов формы Подчиненная форма заказов.
=DatePart(“yyyy”,[Дата заказаза]
Часть значения даты (год) из поля Дата заказа. Запятая используется для разделения аргумента и функции.

Примеры выражений для условий на значение

Вы можете установить условие на значение для какого-либо поля своей формы, чтобы гарантировать себя от возможных ошибок при вводе. Конкретный вид условия определяется выражением, которое вводится в поле свойства Условие на значение (Validation Rule).
Типичные выражения подобного класса показаны в следующей таблице.

Выражение
Ограничения на ввод данных
>=Date()
Вводимая дата не должна предшествовать текущей.
Between 10 And 100
Введенное значение должно попасть в интервал от 10 до 100 включительно.
США Or Канада
Можно ввести только два заранее заданных значения (в данном случае «США» или «Канада»).
Like [А-Я]##
Вводимое значение должно состоять из одной буквы и двух цифр (например, Ж45).

Использование выражений в запросах и фильтрах

В запросах и фильтрах выражения используются для указания условий отбора. Кроме того, в запросах выражения могут применяться для создания полей, в которых предполагаются вычисления. При вводе выражений в запрос или фильтр нет необходимости ставить перед ними знак равенства.

Примеры выражений для условий отбора

Разрабатывая запрос или фильтр, вы пользуетесь выражениями, как условиями отбора. Эти условия сообщают Microsoft Access, какие именно записи вам нужны. Условие отбора вводится в соответствующую ячейку окна QBE для данного поля. Например, если вас интересуют заказчики, коды которых более 100, вам достаточно напечатать в ячейке Условие отбора (Criteria) для поля Код заказчика выражение >100.
Следующая ниже таблица содержит часто используемые выражения, которые вы можете использовать при работе с таблицей Заказы базы данных Сластена Лили.
Поле
Выражение
Искомые заказы
Код заказчика
39
Заказчика с кодом 69.

<<

стр. 3
(всего 4)

СОДЕРЖАНИЕ

>>