СОДЕРЖАНИЕ

Часть 6
Проверка эффективности функционирования системы QM
W. Hunting Р. Morawietz F. Graichen
Содержание

6/1 Внедрение
6/2 Цель системы QM
6/3 Проверка системы QM с помощью внутренних аудитов
6/З.1 Требования к аудиторам
6/3.2 Подготовка к внутренним аудитам
6/3.3 Планирование аудита
6/3.4 Проведение внутренних аудитов
6/3.4.1 Вступительная беседа
6/3.4.2 Проведение аудита
6/3.4.3 Заключительная беседа
6/3.4.4 Отчет об аудите
6/3.4.5 От аудита к контроллингу
6/4 Внешние аудиты
6/4.1 Вступление
6/4.2 Общее по внешним аудитам
6/4.2.1 Предпосылки для проведения внешнего аудита службой сертификации
6/4.2.2 Цели аудита
6/4.2.3 Подготовка к проведению внешнего аудита службой сертификации
6/4.2.4 Аудит, проводимый службой сертификации
6/4.2.5 Оценка результатов аудита и вручение сертификата службой сертификации
6/4.3 Внешние аудиты, проводимые заказчиками у своих поставщиков (аудиты заказчика, поставщика)
6/4.3.1 Общие положения
6/4.3.2 Аудит поставщика — это требование нормы?
6/4.3.3 Проведение внешних аудитов у субпоставщиков
6/4.3.4 Снижение затрат у поставщиков и субпоставщиков через сертификацию систем QM





















6/1 Внедрение

Экономический успех







Длительный экономический успех предприятие достигает через:
• последовательную ориентацию на заказчика,
• быструю реализацию нововведений,
• “стройность” административной и производственной организационных структур,
• “удаление шлаков” из всех организационных процессов и видов производственной деятельности,
• овладение процессами,
• улучшенную коммуникацию между ответственными подразделениями.

Эти “сводные” задачи распространяются на всех сотрудников, продукцию, процессы и услуги во всех подразделениях предприятия. Функционирующая система QM — средство для достижения этой цели. “Портфель” системы содержит необходимые для реализации QM инструменты. Важным инструментом этого “портфеля” является надзор за функционированием и пригодностью системы QM.
Ориентация на заказчиков

Он содержит в себе, кроме прочего, возможность выяснения, нацелено ли предприятие на учет изменяющихся требований и пожеланий заказчиков, а также:
• пригодны ли процессы для достижения этих целей,
• эффективны ли и успешны процессы,
• достаточно ли квалифицированы сотрудники,
• достаточно ли средств, находящихся в распоряжении,
• эффективны ли с точки зрения практика внутренние предписания и правила предприятия, зафиксированные в системе QM.


6/2 Цель системы QM

Стратегические цели предприятия
Системы QM направлены на длительное совершенствование предприятия и помогают им разработать стратегию на длительный период. Они направлены не на то, чтобы дать предприятиям моментальный успех, а на то, чтобы они смогли спланировать свое будущее. Система QM может, например, помочь в своевременном приспособлении к изменившимся ситуациям на рынке, чтобы “не голодать с полным ртом”. Более важная задача — выявить тенденции в изменении рынка и последовательно адаптировать к ним систему QM. При этом нужно отвечать ожиданиям и требованиям заказчиков, сотрудников, собственников, субпоставщиков и общества. При формулировании стратегических целей предприятия нужно, например, учитывать следующие факторы:

Ожидания заказчиков

• качество продукта, аппаратных средств, программного обеспечения, услуг
• надежность в соблюдении обещаний
• обслуживание заказчиков
• здоровье, экология, хорошее самочувствие

• нет “исправленных” продуктов и услуг
• учет духа времени, например, моды, дизайна
• беспроблемная утилизация


Интересы сотрудников

• привлекательные рабочие места
• вознаграждение
• безопасность, здоровье
• рабочее время

• удовлетворенность работой
• признание
• развитие сотрудников



Интересы предприятия

• менеджмент затрат на процесс
• повышение оборота и прибыли
• ориентация на процесс
• расширение присутствия на рынке
• имидж фирмы
• сокращение времени на изготовление

• признание рынка
• качество поставщиков
• удовлетворенность и здоровье сотрудников
• удовлетворенность заказчиков
• авторитет марки



Субпоставщики

• длительное партнерство
• надежность
• готовность удовлетворять пожелания



Требования общества

• законы
• нормы
• актуальный уровень техники




Экономический успех предприятия может быть измерен только прибылью и более полным достижением отдельных, специфичных для предприятия,

Процесс постановки цели
целей. Исходя из этого, каждое предприятие должно установить для себя индивидуальный процесс постановки цели. Этот процесс является минимальным требованием в “таблице умножения” менеджмента качества, а именно в ИСО серии 9000, в элементе QM “Ответственность руководства предприятия”. Постановка цели — это двигатель функционирующей и рентабельной системы QM.

Частные

цели

• овладение процессами
• ресурсосбережение, например, сокращение энергозатрат
• сокращение взаимосвязей
• сведение до минимума сроков изготовления

• страхование организации от претензий и ответственности за продукцию
• коммуникация, охватывающая все подразделения
• наглядность на предприятии
• повышение мотивации сотрудников
• снижение затрат












Инструменты “портфеля” системы QM должны служить тому, чтобы направить процессы предприятия

Достижение целей

на достижение этих целей, стабилизировать процессы и достичь частных целей с минимальными затратами. Реализация элементов QM специфична для каждого предприятия и зависит от рыночных условий, видов услуг и продукта, методов изготовления, организации, затрат и требований заказчика.

Важные шаги к достижению целей
• правильная постановка целей
• ориентация на частную цель
• достижение собственных целей по возможности с наименьшими затратами
• избежание возвратов и брака




ИСО серии 9000 и достижение целей?

Организационные цели


В качестве организационных целей системы QM в соответствии с ЕН ИСО серии 9004-1 называют:
• Чтобы достичь целей, организация должна обеспечивать овладение техническими, организационными и человеческим факторами, которые влияют на качество продукта, будь то аппаратные средства, программное обеспечение, технологические процессы или услуги.


• Все мероприятия по управлению должны служить снижению и устранению причин дефектов.



Что важно на каждом предприятии:
• как можно раньше выявить ожидания заказчиков, чтобы потом выполнить их по возможности без ошибок,
• вовлечь всех сотрудников, процессы и вспомогательные средства в усилия по удовлетворению изменяющихся требований заказчиков.

Динамический процесс QM

Это является важным условием для длительного успеха предприятия. Достижение частных целей предприятия, если это рассматривать в качестве динамического процесса менеджмента качества, может быть сформулировано так: “Иметь успех — это, прежде всего, долго сохранять этот успех”. На рис. “Процесс менеджмента качества” упрощенно изображен этот процесс.




6/3 Проверка системы QM с помощью внутренних аудитов


Люди, производственные системы и поставщики склонны допускать отклонения и наносить ущерб

Отклонения в качестве — нанесение ущерба

функционированию систем QM. Видимыми результатами отклонений могут быть, например, потери прибыли, несоответствия в качестве продукта, рекламации, отсутствие чего-либо, внутренняя текучесть кадров и несчастные случаи. Задачей предприятия является выявить эти отклонения, признать их в качестве потенциала для улучшений, систематически находить и устранять причины отклонений. Методом выявления отклонений является проведение внутренних аудитов.


Виды аудита
• аудит системы
• аудит процесса
• аудит продукта




Аудит системы

Аудиты системы

Проверка функционирования системы QM проводится с помощью так называемых аудитов системы.
Руководством для проведения аудита системы обеспечения качества является ДИН 1001 1. В нем содержатся подробные установки относительно:
• проведения аудита (в части 1),
• квалификационных критериев для аудиторов качества (в части 2),
• менеджмента программ по аудиту (в части 3).



Помимо оценки, существуют ли необходимые элементы QM, проверяется, в какой степени сотрудники работают по согласованным правилам игры и насколько эти правила актуальны и практичны.


Зачем нужен аудит системы?
• Чтобы проверить целесообразность соответствия и достаточную эффективность мероприятий менеджмента качества всей системы!
• Чтобы проверить соответствие/целесообразность документации!
• Чтобы доказать выполнение требований, лежащих в основе собственно системы или предъявленного нормативного документа!




Аудит процесса

Аудит процесса
При аудите процесса оценивается эффективность мероприятий по обеспечению качества с точки зрения возможности его улучшения. Кроме того, оценивается соблюдение и целесообразность установленных процедур. Отклонения от заданного могут рассматриваться в качестве основы для улучшений. Аудит процесса, как правило, проводится по следующим причинам:







Зачем нужен аудит процесса?
• Чтобы выявить способность процедуры к качеству и/или прямые или косвенные параметры процедуры для управления качеством процесса!
• Чтобы обеспечить необходимые признаки качества процесса изготовления!
• Чтобы наметить мероприятия по улучшениям качества процесса!
• Чтобы систематически осуществлять надзор за процессом во время производства!

Аудит продукта

Аудит продукта
Аудитом продукта называется экспертиза качества продукта. Аудит продукта, как правило, проводится по следующим причинам.


Зачем нужен аудит продукта?
• Для определения фактического уровня качества!
• Для обеспечения установленного стандарта качества!
• Для выявления улучшений качества продукта!
• Для определения целесообразной частоты проверок и испытаний!


Определение аудита качества
Последующее рассмотрение относится первично к аудитом системы, но может быть применено и в других видах аудита. В соответствии с ИСО серии 8402 аудит качества определяется как систематическое и независимое исследование, проводящееся для того, чтобы установить, соответствует ли деятельность, относящаяся к качеству, и связанные с ней результаты запланированным требованиям, насколько эффективно эти требования реализуются и пригодны ли они для достижения поставленных целей.

Цель внутреннего аудита системы
• Оценка функциональной эффективности системы QM



Этого требует ЕН ИСО серии 9001 элемент QM 4.17: “Поставщик должен устанавливать и фиксировать в методологических инструкциях процессы планирования и реализации внутренних аудитов качества, чтобы проверить соответствие деятельности, касающейся качества, запланированным мероприятиям и определить эффективность функционирования системы QM” .

Задачи аудита системы
Посредством внутреннего аудита проверяется, насколько мероприятия по системе QM: Установлены в необходимом объеме проведены и это доказано насколько они эффективны и соответствуют цели








Внутренние аудиты
В рамках систем QM в соответствии с ЕН ИСО серии 9000 требуется регулярно проводить внутренние аудиты. При этом предприятие проверяет свою систему QM, как правило, собственным уполномоченным сотрудником. Привлечение нейтральных внешних консультантов QM в качестве аудиторов также возможно. Аудиты касаются всех процессов, а также всех элементов QM, которые способствуют достижению цели. Насколько подробно могут быть выявлены слабые места, зависит от квалификации аудиторов, а также от отзывчивости и готовности аудитируемых сотрудников к сотрудничеству.
Участие сотрудников

Если описания административных и производственных процессов, с помощью которых должны быть достигнуты цели, для участвующих сотрудников однозначно понятны, то вспомогательные перечни вопросов аудиторов теряют свое значение. Они едва ли могут способствовать более углубленной оценке функциональной пригодности системы.

Лучший перечень вопросов по аудиту - это описание процесса

Обзор состояния менеджмента качества

Результаты внутреннего аудита в виде документированного “Обзора состояния менеджмента качества” оцениваются руководством предприятия. Практическая реализация вскрытого через аудит потенциала улучшений может приводить к повышению сознания в области качества у сотрудников, к улучшению коммуникации, к большей мотивации, к изменениям, способствующим сокращению


затрат на качество, и таким образом, повышению функциональной способности и рентабельности системы QM. Ответственность за подготовку, планирование и проведение внутренних аудитов может быть описана следующим образом:

Подразделение

Высшее руководство

Руководители отделов

Уполномоченный по QM

Руководитель аудитируемого подразделения

Внутренние аудиторы

Назначение и обучение

Е



D





Планирование внутренних аудитов системы





D





Выбор аудиторов





D



М

Утверждение внутреннего плана аудита

Е









Подготовка к внутреннему аудиту системы





D

М

М

Проведение внутреннего аудита системы









D

Согласование корректирующих мероприятий





1

Е

Е

Утверждение корректирующих мероприятий

Е

Е

1

Е



Проведение корректирующих мероприятий





1

D



Надзор за выполнением корректирующих мероприятий

М

М

D

М




D — ответственность за проведение М — участвуют 1 — информированы Е — принимают решение

6/З.1 Требования к аудитором
Внутренние аудиты системы проводятся по крайней мере одним квалифицированным внешним аудитором. Внутренние аудиторы не должны нести прямую ответственность за аудитируемое подразделение.
Аудиторы, в качестве примера, должны отвечать приведенным ниже требованиям, для того чтобы из внутреннего аудита следовала польза для системы QM и чтобы неумелый подход не породил демотивацию:

Требования к аудиторам — примеры
• Знание целей руководства предприятия
• Доверие руководства предприятия
• Знание целей подразделений/процессов
• Знание системы QM в аудитируемом подразделении/процессе
• Знание соответствующей ступени требований ЕН ИСО серии 9000 для аудитируемого подразделения/процесса
• Знание требований заказчиков к аудитируемому подразделению
• Знание актуального состояния техники для аудитируемого подразделения
• Объективность, сдержанность
• Способность умелыми вопросами дать возможность аудитируемым самим сказать о слабых местах • Иметь большой опыт на предприятии
• Быть мотиватором (побудителем к действию), а не диктатором
• Создавать атмосферу, лишенную боязни
• Знание продукта и процессов
• Авторитет в аудитируемом подразделении/процессе
• Умение слушать
• Проявлять интуицию и настойчивость




6/3.2 Подготовка к внутренним аудитам

Аудит в качестве задачи менеджмента
Аудит — это задача менеджмента. Планирование, проведение и оценка должны быть организованы таким образом, чтобы участвующие сотрудники были правильно информированы и мотивированы, чтобы иметь возможность конструктивно работать в рамках системы QM и достигать целей предприятия. Внутренний аудит может проводиться, например, следующим образом:

6/3.3 Планирование аудита
Перед началом планирования аудита нужно проверить, существуют ли вообще предпосылки для его проведения.

Предпосылки для проведения внутренних аудитов качества

• Система QM должна быть документирована и все процессы описаны
• Процессы должны быть подробно изложены
• Аудитируемые должны принимать участие в организации процессов
• Аудитируемые процессы должны содержать заданные значения
• Отдельные цели предприятия должны быть известны аудитируемым










Плановый аудит системы

Ежегодный план аудита

Плановые аудиты системы проводятся по ранее установленному ежегодному плану. Ежегодный план аудитов обеспечивает то, что все элементы QM, встречающиеся в подразделении/процессе, оцениваются через регулярные промежутки времени, по крайней мере один раз в год, в соответствии с целью проведения внутреннего аудита. При этом учитывается, что данные интервалы обеспечивают нормальное функционирование системы QM.



Ежегодный план аудита составляется уполномоченным QM по согласованию с подразделениями и утверждается руководством предприятия. Ежегодный план аудита может включать:
• аудитируемые подразделения/отделы/процессы,
• важные элементы QM,
• интервалы/временные промежутки аудита.
Пример годового плана показан в таблице.


Годовой план аудита
Статус
Формуляр
Страница
Организационная единица -*

GL

ЕК

VK

РЕ

OW

Элементом [











1 Ответственность руководства

х

х







2 Система QM

х







х

3 Анализ контракта

х

х







4 Управление проектированием



х

х

х



5 Управление документацией и данными

х

х

х

х

х

6 Снабжение

х

х

х





7 Управление предоставленными заказчиком продуктами



х





х

8 Идентификация и проспеживаемость продуктов





х



х

9 Управление процессом



х

х





10 Контроль и испытания

х

х







11 Надзор за средствами контроля









х

12 Статус контроля









х

13 Управление дефектным продуктом



х

х



х

14 Корректирующие и предупредительные воздействия



х





х

15 Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и отгрузка



х





х

16 Управление записями по качеству







х

х

17 Внутренние аудиты качества

х

х





х

18 Обучение

х

х

х



х

19 Техническое обслуживание

х



х





20 Статистические методы









х

1 квартал











11 квартал











III квартал











IIV квартал











Дата: составлено, когда:














Внеплановые аудиты
Проведение внепланового внутреннего аудита может происходить таким же образом, как и планового.


Когда и почему проводится внеплановый внутренний аудит?

Внеплановые аудиты проводятся, например, при:
• важных организационных изменениях,
• выявлении основных проблем в процессе обработки данных,
• новых разработках продукта,
• серьезных рекламациях.


Проведение аудита

Своевременно, перед назначением срока проведения аудита, уполномоченный QM выбирает аудитора или аудиторов. С ними он согласовывает рамки и цели аудита. Если это требуется, в качестве второго аудитора на предприятии может принимать участие внутренний поставщик, чтобы выявить проблемы аудитируемого подразделения, являющиеся следствием несоответствий, допущенных на предыдущих этапах изготовления, определить корректирующие воздействия в собственном подразделении и напрямую их реализовать. На “базе для планирования аудита” ответственный аудитор планирует его проведение.

База для планирования аудита

• политика качества,
• цели подразделения/процесса,
• цели аудита,
• соответствующая ступень требований ИСО серии 9000,
• соответствующие законы, распоряжения, директивы ЕС,
• актуальная документация QM подразделения/процесса,
• обзор проведенных корректирующих мероприятий и рекламаций,
• последний отчет по аудиту,
• актуальные требования заказчика.



Контрольный перечень вопросов для аудиторов
Рекомендуется, чтобы аудиторы при подготовке к аудиту разрабатывали контрольный перечень вопросов в качестве “красной нити”, который может содержать, например, следующие пункты:





При соответствующей структуре контрольного перечня вопросов он может быть одновременно использован в качестве протокола результатов.




6/3.4 Проведение внутренних аудитов


По крайней мере за две недели до конкретного срока проведения аудита аудитируемое подразделение информируется об основных аспектах аудита передачей контрольного перечня. Дополнительно
План аудита

должен быть приложен подробный календарный план проведения аудита. Перед началом внутреннего аудита важно еще раз осознать следующие рекомендации:


10 рекомендаций для успешного проведения аудита
Аудитор должен быть не диктатором, а мотиватором улучшения.
Аудитируемые не должны бояться аудита.
Диалог с аудитируемым должен способствовать улучшениям.
Аудитор должен помогать аудитируемым распознать проблемы и добиваться устранения их причин.
При проведении аудита система QM должна быть проверена на достижение цели по: соответствию с заданными значениями процессов, актуальности заданных значений процессов, соответствию и эффективности мероприятий и вспомогательных средств для достижения целей.
Аудитор должен четко представлять цели предприятия.
Самый лучший перечень вопросов по аудиту — это описания процесса (walk the process).
Аудит должен иметь взаимосвязь с заданными значениями процесса.
Аудит должен предусматривать постоянное отслеживание выявленных проблем.
Результаты аудита должны быть представлены в наглядной форме.





6/3.4.1 Вступительная беседа


Перед проведением внутреннего аудита с персоналом, ответственным за процесс, и сотрудниками, сопровождающими аудиторов, должна быть проведена вступительная беседа. Рекомендуется, чтобы руководитель аудитируемого подразделения также принимал участие в аудите.
Во вступительной беседе должны быть разъяснены назначение и цель аудита. При этом аудитор должен объяснить и согласовать свой подход и сказать, какие документы и записи необходимы для внутреннего аудита. При таком вступлении
рекомендуется вспомнить результаты последнего аудита.


6/3.4.2 Проведение аудита



Аудитор или аудиторы в рамках проведения аудита должны пользоваться кратким контрольным перечнем вопросов. Во время проведения аудита аудиторам на примерах должны быть продемонстрированы ежедневно применяемые процессы и порядок деятельности, они должны сопоставляться с описаниями в документации QM. Лучшим детализированным перечнем вопросов для аудита является
Описание
процесса

описание процесса, содержащееся в главах справочника QM и/или в документации QM, на которую даются в них ссылки Отклонения от заданных значений должны рассматриваться в качестве потенциала для улучшений. Необходимо также проверять, не изменились ли действующие правила и целесообразны ли эти изменения. Отклонения устранять сразу если это возможно, каждое

отклонение, установленное ответственным аудитором, должно немедленно устраняться, чтобы сэкономить на трудоемком дополнительном отслеживании.

Решения
о мероприятиях
Необходимые мероприятия по улучшениям, которые не могут быть сразу реализованы, должны быть согласованы с руководством подразделения и документированы в виде корректирующих мероприятий. Их пригодность для достижения поставленных целей должна быть обоснована.


6/3.4.3 Заключительная беседа


При проведении заключительной беседы сначала должны быть отмечены положительные аспекты. Только после этого по деловому обсуждаются установленные отклонения и делается выводе потенциале улучшений. При необходимости (совместно с ответственным за процесс) обсуждаются как мероприятия по улучшениям, так и сроки и ответственность за реализацию этих улучшений.


6/3.4.4 Отчет по аудиту



Содержание
отчета
по аудиту


Контрольный перечень вопросов и относящиеся к нему описания процессов в соответствии с разделом 6/3.3 могут быть прямо использованы в качестве отчета по аудиту. Отчет по аудиту должен включать в себя по крайней мере следующее:
• участники/команда,
• сроки,
• соответствующие элементы QM,
• аудитированное подразделение/процесс,
• пример аудитирования,
• потенциал улучшений,
• указание на мероприятия по улучшению.

Отчет по аудиту должен подписываться аудитором и руководителем аудитируемого подразделения.
Рассылка отчета
по аудиту
Рассылка отчета по аудиту осуществляется по следующим службам предприятия:
• руководству предприятия,
• руководителю аудитируемого подразделения/процесса,
• уполномоченному QM,
• всем аудиторам.
Дополнительные аудиты

Анализ и дальнейший подход
Уполномоченный QM анализирует отчеты по аудиту относительно согласованных мероприятии по улучшению и документации системы. Установленные сроки при проведении дополнительного аудита заносятся уполномоченным QM в годовой план по аудиту. Он дает распоряжения и осуществляет надзор за проведением дополнительного аудита так же как и при проведении плановых аудитов. Дополнительные аудиты должны по возможности проводиться теми же аудиторами, которые прежде проводили аудит.
Методика
6/3.4.5 От аудита к контроллингу
Результаты аудитирования должны на практике вместе с результатами контроллинга финансов приводить к контроллингу QM. Предпосылкой должна быть совместная постановка цели и согласованный подход. Отсюда могут быть разработаны дальнейшие мероприятия по улучшению процесса. Ниже на рис. схематично изображен контроллинг QM Результат аудитирования сопоставлен с результатом контроллинга финансов. С помощью контроллинга QM, по нашему предыдущему опыту достигается большая наглядность процессов и работ в области QM на предприятии. Эта методика и подход предоставляют дополнительную возможность сделать системы QM еще рентабельнее.



Функция измерений внутренних аудитов
Здесь необходимо напомнить важное правило менеджмента качества:
“Улучшить можно только то, что можно измерить!”
С помощью внутренних аудитов можно помимо уже описанного круга задач выполнить функцию измерений.


6/4 Внешние аудиты



6/4.1 Вступление



Чтобы на длительное время обеспечить успех предприятия, должны быть учтены, с одной стороны, постоянно растущие требования заказчиков, а с другой
стороны, постоянно возрастающее давление по соблюдению сроков и соблюдению общей концепции предприятия в пределах выделенных затрат.
Руководство предприятия, ориентированное на перспективу, нуждается в систематическом менеджменте качества, который вовлекает в этот процесс всех сотрудников на всех уровнях предприятия. Из такого последовательного
Синергетический эффект




менеджмента качества вытекает снижение затрат при четком синергетическом эффекте. Обязательство всех сотрудников по отношению к политике качества, сформулированной и осуществляемой руководством предприятия, предоставление необходимых средств, т.е. финансовых и кадровых ресурсов, готовность собственных технологий и процессов к их успешной реализации, приводит к явным улучшениям внутрипроизводственных процессов и, в конечном итоге, все эти факторы формируют четкую







Процесс улучшений
позитивную структуру предприятия с высоко мотивированными сотрудниками. Процесс постоянных улучшений качества и тенденции дальнейшего развития теории управления, который находит отражение в современных философских течениях в области качества (например, Всеобщий менеджмент качества TQM) особенно хорошо реализуется в функционирующей системе менеджмента качества. Именно поэтому все большее число предприятий для доказательства своей способности поставлять качественный продукт прибегают к документированию
Высокое качество
продукта
системы QM и извещают об этом своих заказчиков. Часто требование документированной системы QM содержится в правовых регулированиях или ее требуют сами заказчики. Во всех этих случаях предприятиям предлагается, чтобы аккредитованная и не ориентированная на получение прибыли организация
Признанные нормы
засвидетельствовала внедрение системы менеджмента качества в соответствии с международными нормами и выдала необходимый документ.

6/4.2 Общее по внешним аудитам
Определение
аудита качества
Согласно ИСО серии 8402, аудит качества — это “систематическое и независимое исследование, соответствует ли деятельность, относящаяся к качеству и связанные с этим результаты, запланированным требованиям, эффективно ли реализуются эти требования и пригодны ли они для достижения целей”. Это определение охватывает все виды аудитов качества, например, аудиты продукта, процесса и системы, сертификационный и наблюдательный аудиты, а также внутренние и внешние аудиты. На внутренних аудитах мы не будем останавливаться, так как они уже были рассмотрены выше. Внешние аудиты имеют некоторые различия. Итак, внешние аудиты различаются на:
Внешние аудиты
третьим

• внешние аудиты независимым третьим с целью сертификации — доказательства соответствия определенным нормам, называемые также сертификацией третьей стороной (Third-Party-Certirication);
Внешние аудиты
заказчиком
• внешние аудиты, проводимые заказчиками, у поставщиков (аудиты заказчиков у поставщиков), называемые также оценкой второй стороной (Second-Party-Assessment). Оба вида внешних аудитов имеют общее в том, что они направлены на аудит системы QM.

Однако в зависимости от назначения и конструктивно-технологической сложности продукта при аудите заказчика у поставщика дополнительно может проводиться и аудит продукта. Другие имеющиеся различия между внешними аудитами в плане постановки целей, предпосылок к проведению и содержанию изложены ниже в этом разделе.
В общем, сегодня внешние аудиты, проводимые сертификационными службами, рассматриваются в качестве прекрасной возможности укрепить создавшееся доверие между заказчиком и поставщиком.

Сертификация через независимого третьего обеспечивает необходимую объективность и нейтральность аудиторов, что позволяет им проверить и аттестовать действительное функционирование и эффективность системы QM на всех уровнях предприятия. Особое значение имеет однозначное отделение функций консультанта от сертификации.

Интернационализация рынков, возрастающая степень кооперации производств и увеличение номенклатуры закупок отдельных видов продукта и комплектующих способствует тому, что сегодня для самых больших и крупных предприятий едва
ли возможно проверить с помощью аудита всех





Оценка первой стороной First-Party-Assessment
субпоставщиков (в ИСО серии 9000 названных субподрядчиками) на их способность к качеству. С другой стороны, заявления поставщиков (так называемые оценки первой стороной First-Party-Assessment), в которых предприятия сами
заявляют о соблюдении и применении действующих норм, все больше и больше теряют свое значение, поскольку заказчики не полностью доверяют объективности декларированных ими установок. Поэтому заказчики все чаще требуют сертификации через независимую аккредитованную сертификационную организацию, по возможности, с большим национальным и международным признанием. Для тех же предприятий, которые активно занимаются экспортом, признание сертификата за границей приобретает определяющее значение.

Это признание за границей облегчается мультинациональными соглашениями, такими как EQNet, национальная сеть по сертификации. В EQNet
EQNet
кооперируются сегодня организации по сертификации из 16 стран Европейского Союза и стран Европейской ассоциации свободной торговли: Бельгии, Дании, Германии, Финляндии, Франции, Греции, Великобритании, Италии, Ирландии,
Нидерландов, Норвегии, Австрии, Португалии, Швеции, Швейцарии и Испании; 5 ассоциированных членов EQNet имеет в Австралии, Новой Зеландии, Израиле, Японии и Словении. Общества, которые входят в EQNet, заботятся о дальнейшем обоюдном признании их сертификатов.

Каждый из членов предлагает предприятиям, которые он сертифицирует, свидетельство EQNet. Одновременно сертификат национального члена подтверждается в международном масштабе от имени всех членов EQNet. Таким образом, исключается возможность установления новых торговых барьеров для импорта и
экспорта.

6/4.2.1 Предпосылки для проведения внешнего аудита службами сертификации

Этапы
сертификации
В принципе существование на предприятии системы QM является предпосылкой для проведения внешнего аудита сертификационной службой, т.е. тогда, когда все текущие этапы сертификации успешно проделаны. Это означает в частности:

1 -и этап: беседа — проект с установлением фактического состояния системы менеджмента качества заказчика на основе перечня вопросов. Проведение на месте. Факультативное предложение: предварительный аудит с предварительной проверкой документации и выяснением открытых вопросов на месте.

2-й этап: оценка документации (проверка справочника QM) с направлением отчета заказчику. При обстоятельствах, требующих выяснения открытых вопросов, могут быть использованы также другие документы, например, руководитель аудита дополнительно требует методологические инструкции. Документация известна и реализована на предприятии. Начало планирования аудита.

3-й этап: предприятие заключило контракт с выбранной организацией на проведение сертификации. При определенных обстоятельствах или по требованию со стороны предприятия здесь также может быть проведен предварительный аудит.
Аудит, имеет свои сроки, и время его проведения согласовано между предприятием и службой по сертификации.


6/4.2.2 Цели аудита



Первичная цель аудита — нейтральная и объективная проверка всех элементов существующей системы QM. Возникает вопрос, как на крупных предприятиях может быть в деталях проверена вся система QM предприятия, требующая многодневного проведения аудита. Внедренные системы QM касаются всех сотрудников всех уровней предприятия так, что общая проверка должна означать, что
каждому сотруднику могут задать вопрос и все документы могут быть просмотрены. Так как из-за причин, связанных со временем и затратами на



Выборочный
характер
Постановка
целей


предприятии это сделать невозможно, любой аудит неизбежно носит выборочный характер, целями которого является проверка:
• насколько и в какой степени документированные методы, процессы и инструкции известны, действенны и эффективны;
• отклонений в документации и в рассматриваемых выборках;
• слабых мест;
• порядка согласования и определения корректирующих и в особенности предупредительных

мероприятий, чтобы можно было привентивно выявить и устранить потенциальные источники дефектов;
• порядка надзора за эффективностью вышеприведенных корректирующих мероприятий.

6/4.2.3 Подготовка к проведению внешнего аудита службами сертификации
Внутренний
аудит в качестве
подготовки
В любом случае перед подготовкой к внешнему аудиту рекомендуется провести внутренний аудит.
Успешно проведенный внутренний аудит создает у сотрудников и руководителей уверенность в своих собственных способностях надежности реализованной системы QM и мотивирует все предприятие к положительному настрою на проведение внешнего аудита. Внутренний аудит особенно целесообразно проводить тогда, когда это спланировано по времени таким образом, что в случае установления недостатков или слабых мест в системе QM еще остается достаточно времени для проведения необходимых корректирующих и предупредительных мероприятий.

Следующим шагом является согласование сроков между сертификационной службой и предприятием. При этом надо учитывать, что вначале сроки согласовываются внутри предприятия с тем, чтобы обеспечить присутствие на рабочем месте всего персонала, отвечающего за функционирование системы QM, а также тех руководителей, чьи отделы или подразделения должны быть проверены во время аудита. Если внутренний процесс согласования закончен, то устанавливается окончательный срок проведения аудита по согласованию между сертификационной службой, руководителем аудита и предприятием. Продолжительность
проведения внешнего аудита зависит от различных факторов, таких как: размеры предприятия, сложность сертифицируемого подразделения, необходимость подключения отделений, сбытовых организаций, филиалов, расстояний внутри

предприятия (например, большие заводские площади), количество сотрудников, которых нужно опросить. В общем сертификационный аудит на предприятии, расположенном на одной территории и с количеством занятых до тысячи сотрудников, который проводится силами двух аудиторов, может быть выполнен за три дня (для малых и очень малых предприятий количество дней, естественно,
сокращается).


Если сертификации подвергается предприятие, расположенное на нескольких территориях, то при проведении аудита нужно рассчитывать на дополнительные дни. Если позволяют обстоятельства, то при проверке подразделений с разным местонахождением, аудиторы могут разделиться, а в основном месте (например, в службе главной администрации) они должны действовать совместно.
План аудита

В начале проведения аудита руководитель аудита предлагает предприятию план, в котором, исходя из организационной структуры предприятия, учитываются вышеприведенные положения, обосновываются время выборочных проверок в виде интервью и просмотра документации и количество привлекаемых аудиторов. Состав партнеров по интервью, предварительное время его проведения и





примерная потребность во времени на одну беседу с одним партнером устанавливается в общей форме. Готовность сотрудников к собеседованию обеспечивается предприятием. Во вступительной беседе первого дня проведения аудита, естественно, могут быть согласованы изменения сроков,
Актуализация
предложенных партнером по интервью, в зависимости от их актуальности. План аудита во время его проведения постоянно актуализируется командой аудиторов или руководителем аудита с целью соблюдения согласованных временных рамок. Когда планирование окончено, предприятие через свое руководство или через ответственного за аудит (как правило, это уполномоченный от высшего руководства) должно проинформировать
Информация
сотрудникам
всех сотрудников о предстоящем аудите. И здесь еще сохраняется возможность устранить в соответствующих организационных подразделениях неясности и неуверенность в отношении объема аудита и вопросов по аудиту. Хорошим вспомогательным средством для этого являются каталоги вопросов/контрольные перечни, которые своевременно, перед проведением аудита, предоставляются службой сертификации предприятию. Для этого могут высылаться перечни вопросов.
Протокол
вопросов
Выдержка из протокола вопросов:
Элемент QM “Ответственность руководства”
Политика качества
Как и где высшее руководство сформулировало и документировало политику качества, включая цели и свои обязательства?
Каким образом политика качества отражает организационные цели предприятия, а также ожидания и требования заказчиков?
Каким образом обеспечивается то, что политика качества известна, понятна и реализована на всех уровнях организации?


Организация

Организация
Как определены и увязаны ответственности, полномочия и взаимоотношения всего персонала/функций с руководящей, исполнительской и контрольной деятельностью?


Средства

Средства
Как обеспечивается то, что профессиональная квалификация сотрудников достаточна для выполнения соответствующих требований системы QM, включая проведение внутренних аудитов? Как оформляются и соответствующим образом готовятся средства, необходимые для реализации требований системы QM?


Уполномоченный от высшего руководства

Уполномоченный от высшего руководства
Определены ли обязанности и полномочия уполномоченного от высшего руководства по обеспечению соответствия системы QM нормам и оперативному предоставлению обзорной информации руководству?


Оценка QM

Оценка QM
Оценивается ли система QM высшим руководством через установленные промежутки времени в отношении ее функциональной пригодности для выполнения требований норм, реализации политики и достижения целей QM?


Элементы QM: “Система менеджмента качества”



Общее

Общее

Описана ли система QM в справочнике QM?


Содержит ли справочник QM методологические инструкции по системе QM или на них даны ссылки, какова структура документации QM?


Методологические инструкции QM

Методологические инструкции

Описана ли система QM в методологических инструкциях полно и в соответствии с нормами?





Реализовывается ли система QM в методологических инструкциях в соответствии с требованиями норм?


Планирование качества


Как устанавливается и документируется планирование качества системы QM, которое должно обеспечивать выполнение требований к продукту?


Элемент QM: “Корректировочные и предупредительные мероприятия”


Каким образом отрегулирован и осуществляется надзор за реализацией и оценкой эффективности корректирующих мероприятий в методологических инструкциях?

Какие источники информации используются, что бы вскрыть, проанализировать и устранить потенциальные причины дефектов?


Каким образом отрегулирован и осуществляется надзор за реализацией и оценкой эффективности предупредительных мероприятий в методологических инструкциях?

Каким образом учитываются результаты предупредительных мероприятий при оценке QM?


Элемент QM; “Внутренние аудиты”


Установлены ли процедуры по планированию и проведению внутренних аудитов качества?

Как обеспечивается то, что все элементы системы QM проверяются периодически и систематически на эффективность их функционирования?


Как гарантируется то, что при проведении внутренних аудитов качества уполномоченные независимы от соответствующих аудитируемых подразделений?


Каким образом документируются результаты внутренних аудитов качества и кок они доводятся до сведения ответственных служб аудитированных подразделений?

Каким образом обеспечивается то, что руководители аудитируемых подразделений своевременно на основе результатов внутренних аудитов качества проводят корректирующие мероприятия?

Каким образом обеспечивается то, что посредством дополнительных аудитов проверяются корректирующие мероприятия и делаются записи по их реализации и эффективности?

Какое регулирование обеспечивает то, что высшее руководство использует результаты внутренних аудитов в качестве составной части оценки QM?


Элемент QM: “Обучение”



Какая процедура устанавливает определение потребностей в обучении всех сотрудников, деятельность которых связана с качеством?


Каким образом проводятся и, в соответствии с назначением, делаются записи по квалификации персонала при проведении необходимых мероприятий по обучению?



Естественно, здесь нужно учитывать, что эти вопросы задаются и формулируются аудиторами при проведении аудита не в такой форме. Поэтому не советуем готовить сотрудников к проведению аудита, формулируя для них вопросы в письменной форме или давать на них предварительно подготовленные ответы. Если постоянно проводится обучение по теме: смысл и назначение системы QM и сертификации, если руководство и сотрудники всех уровней предприятия убеждены в “качестве” и вовлечены в разработку, внедрение и реализацию системы QM, то такие или подобные мероприятия не являются необходимостью.




Вопросы
аудиторов
Как правило аудиторы формулируют вопросы открыто, например:
• Каковы ваши задачи?
• Чем это отрегулировано?
• Какие цели по качеству преследуются вашим отделом?
• Продемонстрируйте, пожалуйста, мне это на типичном примере!
• Не могли бы вы, пожалуйста, объяснить процесс XY?

Оценка

На основе полученных ответов задаются последующие проблемно ориентированные вопросы, ответы на которые в конечном итоге ведут к определению и затем к оценке аудитором, в какой степени система QM отвечает требованиям ИСО серии 9000. Далее нужно отметить, что аудит независимо от того, внутренний он или внешний, проверяет не персонал, а существующую систему QM,

для того чтобы служить доказательством ее эффективности и способности обеспечить установленные требования к качеству. Конструктивный аудит строится на сотрудничестве, кооперации, доверии и открытости. Разумеется, что помимо высоких требований в отношении компетенции в отрасли и норм это предъявляет чрезвычайно высокие требования к гуманной и социальной компетенции аудиторов. Сертификационные органы обычно в рамках своей внутренней программы по обучению и повышению квалификации назначенных аудиторов
Требования к аудиторам
предлагают многочисленные семинары по темам: обучение нормам, психология ведения бесед, отраслевые специфические проблемы и многие другие. Аудиторы в большей своей части не являются штатными сотрудниками, эту деятельность в качестве внештатных сотрудников, как правило, выполняют руководители с многолетним профессиональным опытом в области менеджмента качества соответствующих отраслей.
Помещения в качестве предпосылок
В конечном итоге, прежде чем проводить сам аудит, должны быть созданы предпосылки, предоставлены помещения для проведения вступительной и заключительной бесед, а также по возможности предоставлен необходимый инвентарь, такой как, например, проектор (Overhead-Proiektor) и демонстрационный блокнот (Flipchart). Аудиторам должно быть выделено на время работы не большое помещение, используемое для обсуждений и согласований в конце каждого рабочего дня после проведения очередного этапа аудита и/или для взятия интервью.


6/4.2.4 Аудит, проводимый службой сертификации

Только после того, когда уже назначены аудитор или команда аудиторов, успешно проведена проверка справочника, закончено планирование аудита, по желанию предприятия после внутреннего аудита проведен предварительный аудит и
при необходимости закончено проведение корректирующих мероприятий, служба сертификации может начинать сертификационный аудит.
Предварительное обсуждение — основные моменты проведения аудита
Аудит начинается с предварительного обсуждения аудиторами результатов проверки документации, исходя из которых еще раз обговариваются и согласовываются основные моменты проведения аудита. При этом также обсуждается организационный подход к проведению аудита: какие отделы или территориально разобщенные подразделения будут аудитироваться вместе, а какие отдельно.
Вступительные беседы
Сам аудит начинается со вступительной беседы, в которой принимает участие, помимо команды аудиторов, также уполномоченный по аудиту от предприятия (как правило, это уполномоченный по качеству от высшего руководства), руководство самого сертифицируемого предприятия и при необходимости другие руководители. Порядок проведения аудита обсуждается подробно и легко может быть изменен. Исходя из требований норм, команда аудиторов начинает проверку с того, определены ли требования выбранной модели ИСО серии 9000,


известны ли они соответствующим сотрудникам и эффективно ли они реализуются на практике. Помощью для ориентировки при этом является уже
Перечень вопросов по аудиту
упомянутый ранее перечень вопросов по аудиту, в который в соответствии с отдельными элемента ми QM занесены соответствующие установки, партнеры по переговорам, согласованные документы и взятые во время предварительного аудита пробные интервью.
Оценка (пример):
Эти установки занесены аудиторами в протокол и оцениваются по следующему ключу:
1.“выполнено”,
2. “частично выполнено, приемлемо”,
3. “частично выполнено, неприемлемо”,
4. “неприемлемо”.
Отчет об отклонениях
Если требование оценено по ключу 3 и 4, то имеет место отклонение, на которое составляется отчет, в котором написано, в каком элементе QM было найдено
отклонение и идет ли речь о его значительности или малозначительности. Это определяется следующим образом:
Значительные
отклонения
• Значительные отклонения — это отклонения, которые отмечают невыполнение нормы или ее части.
Малозначительные отклонения

• Малозначительные отклонения — это отклонения, которые незначительно расходятся с нормами. В частности, требования нормы выполнены, но не в достаточной степени или несоответствующим образом документированы; или требования нормы выполнены, но они не отвечают более высоким требованиям, поставленным самим предприятием.

В общем, малозначительные отклонения должны быть устранены до выдачи сертификата и, как правило, за этим следует дополнительный аудит, который гарантирует, что эти слабые места эффективно устранены.

Для устранения малозначительных отклонений предприятию предлагается провести корректирующие мероприятия, которые фиксируются письменно в отчете об отклонениях с определением даты запланированного их выполнения (максимально допускается 6 месяцев). Руководитель аудита должен признать это в качестве достаточного мероприятия. Выполненные мероприятия проверяют на месте примерно через год при проведении наблюдательного аудита.
Деление слабых
мест

Далее нужно отметить, что деление аудиторами слабых мест на значительные или малозначительные по выявленным отклонениям происходит с учетом следующих моментов:
• состояния общей картины сертифицированного предприятия/подразделения,
• степени мотивации руководства и сотрудников,
• оперативности устранения ранее установленных слабых мест,
• понимания системы на различных уровнях предприятия.
Порядок
проверки
Последовательность проверки отдельных элементов входит в область ответственности аудиторов и устанавливается уже на вступительной беседе. Часто выбирается порядок, когда элемент QM 4.1 “Ответственность руководства” проверяется уже в начале аудита, но можно предложить и другой порядок, однако это должно быть согласовано с руководством. Как правило, многие команды аудиторов делают выборочную проверку следующим образом. На основе какого-то одного определенного вида продукта или заказа предпринятыми проверками последовательно прослеживается применение документированных процедур и требований норм: перед обработкой заказа;

при проведении работ в области проектирования, снабжения, производства, управления процессом вплоть до складирования и отгрузки. Одновременно также проверяется: имеются ли, известны ли и применяются ли на практике необходимые документы на рабочих местах, например процедуры,

нормы, чертежи, контрольные планы, контрольные листы, рабочие инструкции. Часто после определения основных пунктов порядка проведения аудита возникает вопрос о распределении времени проверки по элементам системы QM. Здесь в первую очередь сертификационные службы, разумеется, ориентируются на требования ИСО серии 9000 и, естественно, норма не содержит требований первого и второго класса. Ревизия ЕН ИСО серии 9000 сместила четкие основные пункты в направлении приверженности к менеджменту качества таким образом, что
Проверка-
руководящих
элементов
при проведении аудита большая часть времени уделяется проверке так называемых “руководящих элементов” (Ответственность руководства, система менеджмента качества, корректирующие и предупредительные мероприятия, внутренние аудиты и обучение).
Заключительная
беседа
После проверки выполнения всех требований норм и элементов QM перед подготовкой к заключительной беседе между командой аудиторов и уполномоченным от высшего руководства проводится согласование, для того чтобы выработать единое мнение о сильных и слабых сторонах, выявленных в системе QM. В это время могут быть обсуждены виды и значимость установленных отклонений и
согласованы необходимые корректирующие мероприятия. Заключительная беседа, как правило, проводится с тем же кругом участвующих, что и вступительная беседа. Смысл и назначение заключительной беседы — сообщить участникам о
результатах проведенного аудита. Разумеется, это включает также и положительные впечатления.

Выявленные слабые места также должны быть изложены, и при необходимости дополнительного аудита может быть согласован срок его проведения. Придается особое значение конструктивному характеру ведения заключительной беседы, так как в этот момент предприятие должно быть нацелено на дальнейшее постоянное улучшение качества.

6/4.2.5 Оценка результатов аудита и вручение сертификата службой сертификации
Отчет по аудиту

Не позднее чем через неделю отчет по аудиту, согласованный между руководителем аудита и соаудитором, предъявляется руководящей службе сертификационного органа и после его проверки на полноту изложения передается заказчику. Руководящая служба архивирует лишь копию отчета по аудиту, точно так же, как и копии отчетов об отклонениях, которые необходимы для подготовки к наблюдательному аудиту. Вся другая документация QM, как, например, справочник или дополнительно необходимые методологические инструкции возвращаются предприятию. Все документы, которые архивируются в сертификационном органе подлежат строгой конфиденциальности.
Вручение
сертификата
Если руководитель аудита рекомендовал вручение сертификата и все документы имеются в полном объеме, то в силу вступает четвертый раздел контракта и после проверки сертификат вручается представителем сертификационного органа.
Срок действия сертификата три года, при условии проведения наблюдательного аудита по крайней
Ежегодные наблюдательные аудиты
мере ежегодно, при котором помимо так называемых обязательных и руководящих элементов (элементы QM: Ответственность руководства, система менеджмента качества, корректирующие и предупредительные мероприятия, внутренние
аудиты и обучение) проверяются также те элементы QM, в которых при сертификационном аудите были выявлены отклонения. По истечении срока действия сертификата проводится повторный аудит, который обеспечивает проверку всей
системы QM, включая все элементы QM. Наблюдательные аудиты, как правило, проводятся только одним аудитором, но в зависимости от размеров предприятия и количества различных мест нахождения подразделений в отдельных случаях может быть и два аудитора.


Наблюдательные и повторные аудиты на предприятиях служат для того, чтобы через независимую службу проводить экспертизы постоянной пригодности, дальнейшего развития и улучшения системы QM.

6/4.3 Внешние аудиты, проводимые заказчиками у своих поставщиков (аудиты заказчика, поставщика)


6/4.3.1 Общие положения


Вначале в этом разделе необходимо привести некоторые объяснения понятий, так как опыт показал, что в зависимости от того, идет ли речь о проведении аудитов поставщиков или заказчиков, проверке субпоставщиков или процедурах допуска, в принципе все они имеют один и тот же подход: проведение внешних аудитов предприятием (в ЕН ИСО серии 9000 обозначено как поставщик) у их поставщиков (в ЕН ИСО серии 9000 обозначено как субпоставщиков). Эти аудиты в отношениях изготовитель — поставщик (кроме приведения доказательств о существовании и функционировании системы менеджмента качества)

имеют также в значительной мере доверительный характер. Внешние аудиты, проводимые предприятиями у их поставщиков, часто включают в себя аудиты продукта, процесса и процедуры. В соответствии с ЕН ИСО серии 9000 здесь рассматриваются только аудиты системы.
Аудиты системы
Во избежание недопониманий, связанных с терминологическими сложностями перевода, ниже в последующем тексте будет использована терминология, принятая в немецком переводе ДИН ИСО серии 9000, а именно: поставщик и субпоставщик.
Субпоставщик
В ЕН ИСО серии 9000 в элементе 4.6 “Снабжение” в параграфе 4.6.2 “Оценка субпоставщиков” установлено следующее требование - “Поставщик обязан:
а) оценивать и выбирать субпоставщиков на основании их пригодности к выполнению требований субконтракта;
б) устанавливать вид и объем надзора, который осуществляет поставщик над субпоставщиком.
Это должно зависеть от типа продукта, влияния поставленного продукта на качество окончательного продукта и там, где это применимо, от данных отчетов по аудитам качества” (ДИН изд. ДИН; ДИН ЕН ИСО серии 9001, стр. 14).
Руководство ИСО серии
9004-1


В руководстве ДИН ЕН ИСО серии 9004-1 в дополнении к разделу 9.3 “Выбор приемлемого субпоставщика” говорится:
“Каждый субпоставщик должен иметь способность поставлять продукт, отвечающий требованиям спецификаций, чертежей и документации по снабжению.
Методы подтверждения этих способностей могут включать, но не ограничиваясь этим, любую комбинацию следующих пунктов:
а) оценку и способность субпоставщик и/или его системы QM непосредственно на месте;

б) оценку образцов продукта;
в) опыт работ с аналогичным продуктом;
г) результаты испытаний аналогичного продукта;
д) опубликованный опыт других потребителей”
(ДИН изд. ДИН ЕН ИСО серии 9004-1, стр. 31).











6/4.3.2 Аудит поставщика — это требование нормы?

Нужно сказать, что, для того чтобы выполнить требование ЕН ИСО серии 9000 относительно выбора субпоставщиков и снабжения продуктом, не обязательно поставщик должен принудительно проводить внешний аудит. В ЕН ИСО серии 9001 от поставщика требуется только выбор и оценка су б по ста в щи ко в. Как это делается, зависит от того, какие обязательства по доказательству и какие правовые регулирования используются для конечного продукта. Сертификационные службы в рамках проведения сертификации не могут оценить, “хороши” ли или
Выбор субподрядчика
“менее хороши” критерии, которые использованы для выбора и оценки субпоставщиков, так как это может и должно учитывать совершенно специфические требования и особенности предприятия. К требованиям ДИН ЕН ИСО серии 9000 также не относится то, что существующие сертификаты должны учитываться при выборе и оценке. И все же почти все поставщики перешли к тому, чтобы в свои критерии по допуску и оценке субпоставщиков включать существующие сертификаты. Это имеет обратное воздействие на тщательность проверки при проведении входного контроля, а также на частоту и объем возможных
Сертифицированный субподрядчик

аудитов со стороны поставщиков. Итак, сертифицированный субпоставщик, например, может исходить из того, что он значительно реже будет аудитирован своим заказчиком, чем его несертифицированный конкурент. На новых производственных линиях и/или обязательных для документирования компонентах/продуктах

можно ограничиться проведением аудитов продукта, технологического процесса или процедур, обеспечивающих соответствие методов производства техническим условиям, точности и стабильности технологических процессов изготовления, так как за наличием и функционированием системы QM у субподрядчика надзор проводит сертификационная служба.
Модель аудитов, проводимых поставщиками

Возможная модель оценки и выбора объема и частоты проводимых аудитов может быть (очень упрощенно) изображена следующим образом:





_В этом месте следует подчеркнуть, что сертификация независимой аккредитованной службой помогает субпоставщику сократить расходы по проведению внешнего аудита заказчиком.



6/4.3.3 Проведение внешних аудитов у субпоставщиков




Проверка
документации
Пока это касалось аудитов системы, проведение внешних аудитов у субпоставщиков едва ли отличалось от тех, которые проводят службы сертификации. И здесь вначале проводится проверка документации, которая может позволить глубже вникнуть в процедуры и методологические инструкции. Проверка документации осуществляется с учетом контрактной ситуации между поставщиком и субпоставщиком как раз для случая когда имеются дополнительные требования QS выходящие за рамки ЕН ИСО серии 9000. Возможно также использовать

подходящие для этого случая контрольные перечни или перечни вопросов, если субпоставщик не может доказать наличие у него сертифицированной системы QM Часто в этих перечнях содержится также требование ЕН ИСО серии 9004-1 или 9004-2 (для услуг) Нужно учитывать, что в зависимости от размеров предприятия, степени кооперации производства длительности отношений поставщик - субпоставщик, конструктивно-технологической сложности продукта и степени ответственности (также нескольких ответственностей, например, разработка/производство или обработка заказа/маркетинг) внутри аудитируемой организации устанавливаются индивидуальные масштабы аудитов.
Проведение аудита поставщиком

Так же, как при сертификационном аудите при проведении аудита поставщиком этот аудит планируется, проводятся вступительная и заключительная беседы. Отчет по аудиту, результаты которого используются при дальнейшей оценке как
правило согласовывается с субпоставщиком и с ним же согласовываются необходимые корректирующие мероприятия по идентифицированным слабым местам. При проведении внешних аудитов поставщиками относительно квалификации аудиторов устанавливаются такие же высокие требования к компетенции в области отраслей и норм, а также способность ведения бесед.

6/4.3.4 Снижение затрат у поставщиков и субпоставщиков через сертификацию систем QM
Экономия затрат

В разделе 6/4.3.2 уже говорилось о положительном влиянии сертификации на частоту и объем аудитов, проводимых у субпоставщиков. Необходимость проведения таких аудитов при наличии сертификата значительно уменьшается, что приводит к экономии затрат прежде всего за счет сокращения расходов на персонал, уменьшения командировочных расходов, снижения расходов, связанных с подготовкой, проведением и оценкой результатов аудитов. Не будет риском заложить срок проведения аудита, включая подготовку, проверку документации и оценку результатов, по крайней мере, от 6 до 8 дней (в зависимости от размеров субпоставщика). Дополнительно можно еще включить затраты по обучению и повышению квалификации собственных, внутрипроизводственных аудиторов

или при привлечении внешних аудиторов предусмотреть соответствующие
гонорары. На листе субпоставщиков можно написать подробные затраты, так как каждое предприятие индивидуально готовится к предстоящему аудиту, привлекает к нему персонал с различных уровней предприятия и должно калькулировать на подготовку, проведение и оценку результатов аудита, по крайней мере, 6—8 чел./дней.
Снижение частоты проведения аудитов


В заключение нужно сказать, что сертификация нейтральной, независимой и признанной заказчиком сертифицирующей организацией может создать дополнительное доверие в отношениях поставщик — субпоставщик, это доверие ведет к сокращению числа аудитов и, тем самым, к снижению затрат для всех участвующих.




СОДЕРЖАНИЕ