стр. 1
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

Ваше время - в Ваших руках
Лотар Зайверт
Советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время
Предисловие к русскому изданию
Я, как автор, испытываю особую гордость и радость от того, что выходит издание моей книги "Ваше время-в Ваших руках" в России.
Можно ли вообще охватить и постичь такое понятие как ВРЕМЯ?
Раз уж Вы взяли в руки книгу, чтобы больше узнать об этой теме, значит Вы в некоторой степени осознали, что с течением ВРЕМЕНИ уже миновали какие-то периоды Вашей жизни. Время, так же, как и здоровье, является нашим важнейшим богатством и одновременно самой большой проблемой! Есть очень меткое выражение: "Того, кто опаздывает, наказывает жизнь".
Знание правил управления временем, независимо от особенностей национального характера и менталитета, помогут любому человеку лучше распределять свое время. Я желаю всем читательницам и читателям в России извлечь для себя максимальную пользу, применяя изложенные в данной книге современные приемы управления временем и методы рациональной организации труда. Немецкий поэт Иоганн Вольфганг фон Гете писал: "Только знать недостаточно, необходимо также применять свои знания на деле".
Сосредоточьте свои усилия на том, что для Вас важнее всего. Правильно устанавливайте приоритеты и отказывайтесь от такой работы, которую за вас могут выполнить другие. Решающим фактором для достижения успеха является и всегда будет являться проследовательное применение на практике почерпнутых из данной книги знаний. Начните с самого простого, руководствуясь девизом: "Если не сейчас, то когда же?"
Сегодня - первый день оставшейся Вам жизни. Известная русская пословица гласит: "Время покажет, кто прав". С максимальной отдачей используйте оставшееся время Вашей жизни! Сознательно управляйте своим временем и тогда Ваш жизненный путь сложится успешно. Я желаю Вам удачи и большого счастья.
Искренне ваш проф. д-р Лотар Й. Зайверт
0. Введение: Управляйте сами своим временем с помощью метода
Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, чем быть Результативным"
Ален Макензи
0.1 Что такое самоменеджмент?
"И куда только ушло мое время?" - стонет иной руководитель под бременем работы и стресса. Мы все знаем эту проблему. Все больше людей попадает в цейтнот. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше?).
Перегрузка руководителя является следствием пересечения его многочисленных задач. Зачастую необходимо решать сразу много вопросов. Следствие: неправильно выбираются приоритеты, второстепенные дела не перепоручаются (не делегируются), поведение менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела.
Что такое самоменеджмент?
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное, использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время.
Описанные в настоящей книге методы должны помочь Вам в осуществлении Ваших профессиональных и личных планов.
Основная цель самоменеджмента состоит в том> чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. В данной книге в первую очередь речь идет о том, как ситуацию, для которой типичны неупорядоченная работа и обусловленное внешними обстоятельствами выполнение заданий, преобразовать в ситуацию целесообразных и выполнимых задач.
Даже если на Вас со всех сторон "сваливаются" различные задания и запросы и работа постоянно захлестывает Вас, Вы сможете благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций.
Изречение древних мореплавателей гласит: "Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!" Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т. е. на полезность действия, и слишком слабо - на конечную цель, т. е. на результативность, о чем свидетельствует следующее противопоставление.

МНОГИЕ МЕНЕДЖЕРЫ ПРЕДПОЧИТАЮТ
правильно делать дела
вместо того, чтобы
делать правильные дела;
решать проблемы
вместо того, чтобы
создавать творческие альтернативы;
сберегать средства
вместо того, чтобы
оптимизировать использование средств;
исполнять долг
вместо того, чтобы
добиваться результатов,
снижать издержки
вместо того, чтобы
повышать прибыль.

Нижеследующая анкета должна помочь Вам представить себе в первом приближении практикуемый Вами до сих пор стиль работы.
Если Вы наберете менее 20 баллов, то это не должно Вас обескураживать. Просто Вам надо употребить свою энергию на устранение слабых мест. Это уже будет первым шагом на пути к последовательному САМОМЕНЕДЖМЕНТУ!
Затронутые в 1-10 вопросах анкеты аспекты подробно рассматриваются в каждой из последующих глав.
САМОМЕНЕДЖМЕНТ- насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой?

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
2. перепоручаю все, что может быть перепоручено.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
3. За письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
5. Каждый день составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
8. В моем плане времени есть "окна", позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
0 - почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих "жизненно-важных" проблемах.
0- почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
10. Я умею говорить "нет", когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
0- почти никогда 1 - иногда 2 - часто 3 - почти всегда.
Если Вы теперь суммируете баллы, набранные Вами в результате проверки вашего рабочего стиля, то получите следующие результаты: 0-15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.
16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
21-25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент.
26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим Вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться к Вашему опыту.
Начинайте с улучшения себя самого! Все будет проще, реалистичнее и успешнее, если Вы не будете убеждать других в преимуществах Ваших мероприятий и методов, а станете сами работать лучше и результативнее.
Десять преимуществ самоменеджмента:
5. Выполнение работы с меньшими затратами.
6. Лучшая организация труда.
7. Лучшие результаты труда.
8. Меньше спешки и стресса.
9. Больше удовлетворения от работы.
10. Большая мотивация труда.
11. Рост квалификации.
12. Меньшая загруженность работой.
13. Меньше ошибок при выполнении своих функций.
14.Достижение профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем.
Вашим самым главным преимуществом, очевидно, является то, что Вы используете и сберегаете свой самый дефицитный и важный ресурс - Ваше ВРЕМЯ!
Если у Вас нет времени - проработайте эту книгу, чтобы у Вас было время!
При последовательной проработке отдельных глав Вы научитесь:
- рационально использовать имеющееся в Вашем распоряжении время;

- мыслить целеустановочными категориями и работать в соответствии с целями;
- с помощью планирования обретать уверенность в себе и избавляться от стрессов;
- ежедневно добиваться успехов и выкраивать свободное время (не менее одного часа).
Что Вы будете делать со своим ежедневным выигрышем во времени?
1.
2.
3.
Это ваше личное решение относительно приоритетности.
0.2 Значение времени
"Время - это наименее гибкий элемент в вашем существовании"
Тед В. Энгстрем
Мы хотим дать Вам возможность несколько сильнее прочувствовать значение и ценность времени. Попробуйте для начала ответить на следующие вопросы. Они будут углублены и развернуты по ходу дальнейшего изложения.

1. Вам хватает времени?
Если Ваш ответ "нет", то он соответствует признанию абсолютного большинства управляющих.
Э Изучение бюджета времени германских управляющих показало, что только 8 % из них не нуждаются в дополнительном времени, тогда как остальным опрошенным требуется от 10 до 100% добавочного времени. В общей сложности 65 % руководителей показали, что могли бы с толком использовать 20 % и более (до 100 %) дополнительного времени - это один или два дополнительных рабочих дня в неделю!
Один из экспертов по рационализации труда (А. Маккензи) опросил в течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и пришел к следующим выводам:
Из ста менеджеров:
* лишь один имеет достаточно времени;
* десятерым требуется на 10 % больше времени;
* сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного времени;
* остальным не хватает 50 % времени.
К сожалению для нашего руководящего состава "не иметь времени" и работать как можно больше и дольше стало своего рода символом статуса (служебного положения).
Чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется.
А как обстоит дело у Вас?
Не имеет ли каждый из нас одинаковое количество времени?
Парадокс времени гласит:
"Мало кто имеет достаточно времени, и все же каждый располагает всем временем, которое у него есть".
Эти взамозависимости будут более подробно проанализированы в последующем изложении.
2. Что означает время для Вас?
Именно в деловом мире наиболее часто употребляв ют поговорку "Время - деньги".
Ау Вас?

Время приравнено к деньгам?
Время = деньги?
Значат ли для Вас деньги больше, чем время?
Время < деньги?
Или время для Вас ценнее денег?
Время > деньги?

Наши тезисы:
Время - это не только деньги.
Время более значимо, чем деньги.
Время - это нечто такое же, как сама жизнь.
Для того чтобы осознать значение времени, представьте себе, что:
- "время" - самое употребляемое имя существительное в немецком языке!
- о времени в ФРГ справляются по телефону 235 млн. раз в год!
Еще о значении времени:
* Время необратимо.
* Время нельзя накопить.
* Время нельзя умножить.
* Время нельзя передать.
* Время проходит безвозвратно.
3. Как Вы обращаетесь со своим временем?
Успех каждого руководителя зависит не только от материально-экономических величин, но и от того, как он распоряжается самым ценным достоянием - временем.
Поэтому учитесь эффективно расходовать свое время и восполняйте свои пробелы в этой сфере так же, как Вы это делаете, например, в сфере руководства людьми.
Несколько высказываний разных авторов о значении менеджмента времени:
"Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь"
(Алан Лэкейн)
"Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ничем другим"
(Питер Друкер)
"Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу"
(Улърих Зиверт)
Удачливые руководители обладают различными чертами характера и качествами, но одно качество объединяет их всех:
Они сознательно и системно используют свое время и освобождаются для выполнения истинно управленческих функций и для досуга.
Бели фактор времени не подлежит увеличению и накоплению, то это значит, что личного успеха можно добиться лишь путем непрерывного и последовательного использования времени.
Беречь время означает осознанно его планировать и оптимально использовать.
4. Сколько времени еще у Вас есть?
Задумывались ли Вы над тем, сколько осталось в Вашем распоряжении времени для профессиональных и личных дел?
В наш век, когда мы привыкли иметь дело с миллионными (если не с миллиардными) величинами, быстро проведенный расчет на модели определенно заставит кое над чем задуматься.

Если Вы сложите обе величины (капитал рабочего времени + капитал свободного времени), Вы получите ВАШ ЛИЧНЫЙ ВРЕМЕННОЙ КАПИТАЛ.
Для многих результат наверняка окажется неожиданным, так как в этой модели капитал свободного времени больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотношение ежедневного рабочего времени и времени для досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для каждого. Что ж, варьируйте число дней и часов!
В любом случае можно констатировать:
Личный временной капитал составляет в зависимости от возраста величину порядка лишь нескольких десятков тысяч часов!
Даже если рабочее время составляет 10 часов ежедневно, трудовая жизнь длится в общей сложности менее 90000 часов (40 лет х 220 дней х 10 часов = 88000 часов).
Если сложить вместе капиталы рабочего и свободного времени и исходить из оптимальных прогнозов, то можно считать, что Вы имеете максимально 200000 часов!
"Самое важное в Вашей жизни - это в конечном счете Ваше время"
(Алан Лэкейн)
ЗАДУМАЙТЕСЬ НАД ЭТИМ!
Сегодня начинается первый день остатка Вашей жизни!
Живите осознанно во времени и находите время для важных дел!
* Находите время для работы, это - условие успеха.
* Находите время для размышлений, это - источник силы.
* Находите время для игры, это - секрет молодости.
* Находите время для чтения, это - основа знаний.
* Находите время для Дружбы, это -- условие счастья.
* Находите время для мечты, это - путь к звездам.
* Находите время для любви, это - истинная радость жизни.
* Находите время для веселья, это - музыка души.
0.3.Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который Вы до сих пор практиковали (самоанализ)
Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле вообще что-либо изменится, является прежде всего представление о том, куда уходит Ваше время, что конкретно и как Вы делаете. Часто это представление бывает совершенно ошибочным.
Проведите инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени.
Этот шаг необходим!
"Неправильный" рабочий стиль часто имеет следующие признаки:
* не известно, на что вообще расходуется время;
* не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;
* не известны сильные и слабые стороны до сих пор практикуемого рабочего стиля;
* не известно, какие личности или какие другие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.
Только если вы конкретно определите, сколько времени, на что и с кем вы тратите, вы вскроете действительно важные ошибочные моменты своего личного рабочего стиля или самоменеджмента.

Анализ использования времени
Первый шаг - составление инвентарной описи все: видов деятельности, в которых вы участвовали кахкруководитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить следующие рабочие таблицы:
* анализ видов деятельности и расхода времени;
* листок "дневных помех" (перерывов в работе).
Заполните последовательно и без пропусков эти две " анкеты на примере трех (или более) типичных дней на следующей неделе.
Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить "самокорректировку" и тем самым лишь вводят себя в заблуждение.
Только честный анализ, предназначенный исключительно для Вашего личного употребления, подскажет Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

Анализ видов деятельности и расхода времени

Вид деятельности, занятий
Интервал времени (от-до)
Продолжительность (мин)
А
Б
В
Г

Листок "дневных помех"

Помехи. Интервал времени (от - до)
Продолжительность (мин.)
Телефонный разговор или посетитель
Кто?
Пометки, например, причины "помех"

Указания по методу записи (инвентаризации времени):
* не менее важным, чем собственно инвентаризация времени, является выбор репрезентативных рабочих дней. Возьмите при соответствующих условиях целую рабочую неделю в качестве периода наблюдения;
* не старайтесь производить немедленную регистрацию, избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации времени).
К формуляру "Анализ видов деятельности и расхода времени":
* не ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности в форме результатов за пятнадцатиминутные отрезки времени;
* поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ. Они понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
К формуляру "Дневные помехи":
* заносите сюда все "помехи" или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный или планомерно осуществляемый трудовой процесс: телефонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, потраченное на ожидание, и т. п.;
* фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:
Н - начальник
Кл - клиент
Ко - коллега по профессии
Пос - поставщик
П - подчиненный
Сем - семья
С - секретарша
Пр - прочие
При заполнении формуляра помните о том, что ( записывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно пришло в голову, что Вы должны позвонить господину "Н"!).
Два исходных пункта инвентаризации времени.
Прежде чем Вы приступите к оценке результатов анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли бы получить итоги.
В центр анализа вы можете поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.
Таким образом получаются две исходные сферы, с которыми вы можете работать.
Анализ сильных сторон
Каждый менеджер владеет множеством технических приемов, приводящих к успеху, - иначе он бы не смог изо дня в день справляться с лавиной дел.
В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой специалиста, владеющего техникой самоменеджмента!
Рассмотрите инвентарную опись своего времени с таких позиций, чтобы выявить сильные стороны и преимущества Вашего личного рабочего стиля с целью систематически их развивать.
Последовательно применяйте в повседневной практике уже известные Вам принципы самоменеджмента!
Анализ слабых сторон
Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию по их преодолению. Помощником и советчиком при этом послужит книга, которую Вы держите в руках!
Обработка данных формуляра "Анализ видов деятельности и расхода времени".
После того как Вы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, просмотрите каждую из заполненных вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.
1. Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям:
Если окажется, что более чем на 10 % Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);
А - Была ли работа необходимой?
- Да
- Нет
Ответ "нет" занести также в граф "Б" и "В".
Б - Были ли оправданы затраты времени?
- Да
- Нет
В - Было ли целесообразным выполнение работы?
- Да
- Нет
Г - Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы?
- Да
- Нет

Занесите ответы, соответствующие каждому виду деятельности, в отдельную колонку.
2. Определите общую продолжительность работы соответствующего дня (ПД).
3. Сосчитайте по каждой колонке продолжительность работ, по которым Вы дали ответ "нет" (A, Б, В, Г).
4. Проверьте расчеты по следующим соотношениям:
а)

Если окажется, что более чем на 10% Ваша деятельность была необязательной, то это значит, что у Вас имеются проблемы с перепоручением дел (делегированием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);
б)

Если в более чем 10 % случаев расход времени был слишком велик, то Вы должны заняться анализом причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п.- см. гл. 2 и 4);
в)

Если в более чем 10 % случаев исполнение было нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внимание планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6)
г)

Если более чем в 10 % случаев момент исполнения работы был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п.- см. гл. 4 и 5).
Инвентаризация времени - ключ к успешному самоменеджменту!
Метод записи сам по себе дает большой дидактический и познавательный эффект!
Обработка данных формуляра "Анализ помех".
Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, и причины "помех".

Вопросы для обработки данных:
* какие "помехи" По Вашей оценке были наиболее дорогостоящими?
* какие телефонные звонки оказались бесполезными?
* какие посещения были ненужными?
* какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?
* кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас отдел?
* какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с "блоком" вопросов?
Предложите сотруднику готовиться к разговору, например с помощью "Плана собеседований" в виде листка-памятки (см. 6.3). тем самым вы вынудите его настраиваться на четкую постановку вопросов и напомните ему о необходимости иметь при себе соответствующие документы.
Анализ временных потерь
Распознайте и определите в деталях с помощью обоих формуляров (анализа видов деятельности и расхода времени и анализа "дневных помех") критические моменты, вредные привычки и наиболее частые ошибки Вашего стиля.
С помощью следующей самоанкеты из 50 пунктов проанализируйте практиковавшийся Вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время.
Потери времени при постановке цели


ДА
НЕТ
Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности?
Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы с функционированием всего предприятия?
Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел?
Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами?
Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей (целеориентированный менеджмент)?
Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки?



Потери времени при планировании

ДА
НЕТ
Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел?
Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы?
Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех?
Принимаю ли я надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?
Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или служебных командировок?
Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени?



Потери времени при выработке решений


ДА
НЕТ
Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней(стоит ли она затрат времени)?
Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности?
Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?
Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или совещания, которые не имеют серьезного значения?
Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям?
Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям?
Занимаюсь ли я при выполнении какой-либо задачи слишком много деталями при том, что знаю о более
важных для меня вещах?
Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел?



Потери времени из-за плохой организации работы


ДА
НЕТ
Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача становится все меньше?
Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому?
Располагаю ли я сотрудниками или помощниками, которым я бы мог перепоручить выполнение соответствующей задачи?
Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол?
Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)?
Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности?
Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности?



Потери времени в самом начале работы


ДА
НЕТ
Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий день?
Болтаю ли я с коллегами или секретаршей, прежде чем приступить к работе?
Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?
Прочитываю ли я в начале дня газеты?
Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе?
Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать?
Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности?
Откладываю ли я часто важные дела?
Занимаюсь и я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня?
Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?



Потери времени при составлении распорядка дня


ДА
НЕТ
Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности?
Знаю ли я, когда я более производителен - утром или вечером?
Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности?
Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности?
Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами?



Потери времени при обработке информации


ДА
НЕТ
Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?
"Пробегаю" ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами?
Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?
Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени?
Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми или детализированными набросками?
Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться лишь в случае невероятных событий?
Использую ли я формуляры для рутинной работы?



Каков оказался Ваш результат?
Пусть Вас не обескураживает большое число отмеченных Вами слабых мест.
После инвентаризации времени и анализа своего рабочего стиля Вы можете с лучшим знанием проблемы приступить к изучению отдельных глав данной книги. Все поставленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно рассмотрены.
Попробуйте теперь по-новому расположить отдельные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым Вы способствуете целеориентированной проработке последующего изложения.
Важнейшие причины потерь времени
1.
2.
3.
Анализ "поглотителей" времени
Попытайтесь в заключение идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.
Просмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных "поглотителей", или "ловушек", времени, и наметьте "свои" пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, "заваленный" письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать "нет".
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22. Болтовня на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром "откладывания".
26. Желание знать все факты.
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Задумайтесь над этим:
Одолев свои пять важнейших "поглотителей" времени, Вы уже сможете добиваться значительного повышения своей продуктивности. В процессе чтения этой книги Вы получите целый ряд импульсов, для того чтобы подступиться к комплексам проблем.
Поскольку никто лучше Вас не знает Ваших проблем в части организации труда, постольку Вы уже сейчас должны начать практиковать активный самоменеджмент. Прежде всего проанализируйте в тезисном порядке Ваши "поглотители" времени и найдите способы их устранить.
"Поглотитель" времени
Возможные причины потерь времени

Меры по устранению




Дополните список после проработки отдельных глав.
0.4. Функции самоменеджмента ("Круг правил")
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются определенной последовательности.
Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода "Круг правил", наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.
Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций:
1. Постановка цели.
Анализ и формирование личных целей.
2. Планирование.
Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.
3. Принятие решений.
Принятие решений по предстоящим делам.
4. Реализация и организация.
Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.
5. Контроль.
Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости - корректировка целей). Во внутреннем круге расположена дополняющая) функция.
6. Информация и коммуникации.
Вокруг этой функции в известной мере "вращаются" остальные функции, поскольку коммуникаций как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.
Самоменеджмент - Круг правил.

Отдельные функции не следуют строго одна за Другой, как это представлено в нашей модели, а многообразно переплетаются. Однако дидактическое, построенное по главам изложение материала в данной книге раскрывает относящиеся к каждой из функций самоменеджмента рабочие приемы и методы, а также возможности их применения.
Техника самоменеджмента

Функция-глава
Рабочие приемы, методы
Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...)
1. Постановка целей
Определение цели, ситуационный анализ, целевые стратегии и методы достижения успеха, формулирование цели
Мотивация, устранение слабых сторон,
распознавание преимуществ, концентрация усилий на узких местах, Фиксация сроков и ближайших шагов
2. Планирование
Годовое планирование, месячное планирование, декадное планирование, планирование дня, принципы временного менеджмента, метод "Альпы", менеджмент с помощью дневника времени
Подготовка к реализации цели, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения
3. Принятие решений
Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ -анализ, принцип Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение)
Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел по их важности, избавление от "тирании" неотложности, продуктивность трудовых затрат
4. Реализация и организация
Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, самопроявление дневной рабочий план

Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, использование пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля
5. Контроль
Контролирование процесса работы (сравнение замысла с результатом), контролирование итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результатов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль)
Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни
6. Информация и коммуникация
Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, рациональное использование телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры
Быстрое чтение, лучшая организация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помех, меньше "бумажной войны"
0.5. Назначение данной книги
Будем надеяться, что Вы проделали "тест на самоменеджмент", ознакомились с альтернативами и проблемами инвентаризации времени и, возможно, "пробежали" глазами 50 вопросов анкеты "Анализ потерь времени". Результат должен быть таков:
Вы можете основательно улучшить свой самоменеджмент, если захотите!
Большая часть технических приемов и методов, которые мы предлагаем в этой книге, Вам уже известна. Новым для Вас наверняка будет компактное и систематическое их изложение. Однако проблема всех описываемых рабочих приемов в другом - в последовательном и долговременном их претворении в практику.
Чего бы не хотел автор этой книги, так это того, чтобы Вы после прочтения отложили книгу в сторону, начали работать с тем или иным методом и по прошествии некоторого времени вынуждены были констатировать, что благие намерения увязли в ежедневной суете.
Будем считать, что и Вы этого не хотите!
Если это так, то автор охотно заключил бы с Вами соглашение и контракт на использование - как производитель компьютеров, осваивающий рынок для вычислительной техники и программ своего производства. Фирма-изготовитель компьютера тоже не хочет, чтобы купленная у нее техника стояла без дела.
Если Вы не хотите заключать контракт на время чтения этой книги, то Вы подвергаетесь опасности вновь перехитрить себя, не взяв на себя ответственности за изменение (читай: улучшение) Вашей методики работы и Вашего способа ведения дел после прочтения этой книги и не попытавшись претворить в практику ее советы, а также получить негативное подтверждение вроде такого: "Не получается (опять) с этими техническими приемами и этим самоменеджментом. Я должен был сразу это предвидеть!"
Тогда Вы можете использовать эту "неудобную" книгу как Вам заблагорассудится, например в качестве украшения Вашего книжного шкафа (деньги, уплаченные за книгу, к сожалению, возврату не подлежат).
Перед вами действительно не удобная книга для чтения, а книга для работы, которая требует от Вас интенсивного сотрудничества и полной готовности к критическому разбору и изменению Вашего прежнего стиля работы и Вашей техники планирования времени. "Но овчина стоит выделки!"
Вновь задайте себе вопросы: Чего я, собственно, хотел, покупая эту книгу?
Что я могу сделать, чтобы добиться этого результата?
Что я предпринимал в подобных случаях (чтение специальной литературы, посещение семинаров и др.), чтобы из всего дела (например, нового способа руководства) мало или совсем ничего не вышло? Как я сам себя при этом обманывал?
Как я себя чувствовал после этого? Что я испытывал при этом?
Что бы я хотел в этот раз изменить, чтобы достичь своей цели?

Договор на использование Дата
1 . Чего бы я хотел действительно добиться? (сформулировать как можно конкретнее)
2. Что я хочу для этого сделать? (время и готов затратить)
3. Когда я хочу это начать?
4. Как долго я согласен пробовать?
5. Как часто я готов работать над своим ежедневным самоменеджментом? (например, каждый день)
6. Кого бы я хотел при возможности приобщить к этому делу?
7. Как я, возможно, буду сам себя обманывать, чтобы не выполнить договор?
8. Какие можно ожидать трудности внешнего порядка? (например, "гонка" на службе)
9. Дата первого экзамена на выполнение условий контракта (через 1-2 недели)
Задайте себе при этом следующие вопросы:
- в чем состояла суть?
- хочу ли я этого вообще?
- как я могу этого добиться?
Автор Читатель

И если у Вас якобы нет времени, чтобы предпринять что-либо для Вашего самоменеджмента, то возьмите у себя время, чтобы больше иметь его!
В этой связи небольшая история (притча).
Некто, гуляя по лесу, повстречал дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево. Прохожий подошел ближе, чтобы разглядеть, почему работа дается с таким трудом, и сказал: "Извините, но мне кажется, что Ваша пила совершенно затупилась! Почему бы Вам ее не заточить?" На что дровосек простонал: "Для этого у меня нет времени -я должен пилить!"
А как обстоит дело у Вас? Когда Вы собираетесь "заточить свою пилу"?

Постановка целей: Как работать над своими жизненными планами
"После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия"
Марк Твен
1.1. Значение постановки целей
Постановка цели требует выразить в виде четких намерений и в точных формулировках наши явные и скрытые потребности, интересы, желания или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.
Каждое предприятие предполагает постановку целей. Поскольку в этой книге речь идет о самоменеджменте, мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в будущее. Ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Таким образом, цель описывает конечный результат. Речь идет не о том, что Вы делаете, а о том для чего Вы делаете. Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к действиям. Без целей отсутствует критерий Оценки, по которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оценки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ничего не стоит, если Вы заранее четко и однозначно не определите то, чего Вы хотите.
Цели являются "подстрекателями" наших действий, мотивами, определяющими нашу активность. Если какой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.
Цели являются представлениями о будущем, для реализации которых я хочу что-либо сделать. В противном случае цель остается только благим пожеланием.
Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Традиционное мышление в рамках частных задач чревато тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышление в масштабах целей способствует тому, что частности подчиняются целому:
Становится ясно, в каком направлении двигаться и каким должен быть конечный результат.
Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:
Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?
Постановка целей - перманентный процесс, поскольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут изменяться с течением времени, например если в процессе контроля за реализацией выясняется, что прежние представления были в сущности неверными или что запросы оказались завышенными или заниженными.
Постановка целей означает сознательное осуществление своих действий в соответствии с руководящей линией или ориентиром. Для нашего самоменеджмента фундаментальное значение имеет осознание того, куда мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т. е. самоопределение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят привести другие.
Если у меня есть осознанная цель, на нее направляются и мои неосознанные силы. Цели служат концентрации сил на действительно ключевых направлениях.
Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы понапрасну тратить свои силы.
Осознание своих целей может означать значительную самомотивацию для работы.
Случайные успехи хороши, но редки. Запланированные успехи лучше, поскольку они управляемы и случаются чаще.
Предпосылка планирования - а значит, и успеха - заключается в точном знании того,
* что,
* когда,
* в каких масштабах
необходимо достичь. Постановка цели является безусловной предпосылкой планирования, принятия решений и ежедневной работы.
Если Вы обычно приходите на работу с представлением типа "Я буду работать над тем, что именно на сегодня важно", то кончайте с этим!
Поставьте однозначную цель для себя (и для своих сотрудников) и трудитесь по принципу:
Я буду работать над тем, чего я сегодня хочу достичь!
В основу этой главы положен следующий процесс постановки целей.

1.2. Нахождение целей
Вы хотите достичь большего - иначе бы Вы не приобрели эту книгу. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необходимо потратить время и средства. Необходимы определенные методы и тщательная диспозиция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:
* Каких целей Вы хотите достичь?
* Согласуются ли они между собой?
* Существуют ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
* Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого (сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать (слабые стороны)?
Добейтесь ясности цели!
Это безусловная, основополагающая предпосылка успехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате Вы сможете воплотить в действительность свои собственные ценности.
Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.
Пример:
1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни.
Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.
2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими сотрудниками.
Как надо: Я хочу для каждого сотрудника каждую неделю зарезервировать час дополнительного времени, чтобы побеседовать с ним на профессиональные и личные темы.
Подобные конкретные, ориентированные на определенные действия цели можно непосредственно планировать, например фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовать по этапам.
Точно опишите то, чего Вы конкретно хотите достичь!
Письменная регистрация способствует тому, что зачастую фиксируются более или менее смелые представления и желания. Таким образом Вы приучитесь постоянно заниматься своими целями и уточнять их. В письменном виде цели к тому же визуально запечатлеваются и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко определите свои цели, то они автоматически приобретают обязательный характер: зафиксированные на бумаге, они побуждают к перманентному анализу, перепроверке и ревизии.
Мы хотим в этом разделе побудить Вас к тому, чтобы Вы с помощью различных упражнений продумали свои цели, конкретно их сформулировали, систематизировали и письменно изложили.
От общих представлений о жизненных устремлениях к инвентаризации целей!
Нахождение личных целей может осуществляться посредством следующих четырех ступеней.
(1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.
(2) Дифференциация во времени жизненных целей.
(3) Разработка путеводных представлений в профессиональной сфере.
(4) Инвентаризация целей.
Набросайте общие представления о жизненных устремлениях.
Попробуйте изобразить для себя возможную картину Вашей будущей жизни. Не горюйте по поводу неудач и поражений в прошлом: здесь уже в любом случае ничего не изменишь, но из этого необходимо извлечь уроки!
"Кривая" моей жизни.
Как протекала до сих пор Ваша жизнь?
В чем состояли Ваши крупнейшие успехи? Где были поражения? В профессиональной сфере? В личной?
Как Вы представляете себе свое будущее?
До какого возраста Вы хотели бы дожить?
Чего еще хотите достичь?
На какие удары судьбы или поражения Вы рассчитываете?

Нарисуйте Вашу "жизненную кривую" и пометьте то место, где Вы сейчас находитесь.
Рядом с экстремальными точками Вашей "жизненной кривой" напишите ключевые слова, характеризующие успехи или неудачи.
Попробуйте представить себе свое будущее и продолжите "кривую" дальше.
Картина жизненных устремлений.
Назовите 5 важнейших пунктов(целей), которых Вы еще хотите достичь до конца своей жизни:
1.
2.
3.
4.
5.


Дифференцируйте свои жизненные цели по временным критериям.
При этом несущественно, окажутся ли Ваши собственные представления реалистическими или утопическими,- этот аспект будет рассмотрен позже. Значительно важнее сейчас выяснить, что представляют собой Ваши "жизненные линии", определяющие Ваше существование, а также каковы ваши желания, к исполнению которых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать стимулами и ориентирами Вашей последующей работы и Вашей дальнейшей жизни.
Уясните себе с помощью нижеследующего упражнения, с какими событиями Вы должны считаться в ближайшие 20 лет Вашего личного временного ряда. Принимайте при этом во внимание лиц из вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей и т. д.) и свой возраст.
Подобными особыми событиями могут быть:
* поступление детей в школу или достижение ими совершеннолетия;
* выход на пенсию отца или матери;
* выход на пенсию непосредственного начальника,
* истечение сроков платежей по долгосрочным кредитам;
* высвобождение вложенных денежных средств и т. п.
Временной ряд для нахождения личных целей

Год
Собственный возраст
Возраст окружающих
Особые события





















Этот временной ряд ставит Ваши желания и цели во взаимосвязь с другими важными датами из жизни людей вашего личного окружения.
Впишите в графы следующего формуляра все желаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:
* Долгосрочные жизненные цели, путеводные ориентиры и т. д. Чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой жизни?
* Среднесрочные цели.
* Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?
* Краткосрочные цели.
* Чего Вы хотите добиться уже в ближайшие 12 месяцев?
Жизненные цели

Личные желания:
долгосрочные (жизненные цели);
среднесрочные (5 лет);
краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).
Профессиональные цели:
долгосрочные (жизненные цели);
среднесрочные (5 лет);
краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).

На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу "профессия".
Выделите свои профессиональные ориентиры!
Чем бы вы охотнее всего занимались в профессиональном отношении? Если бы Вы могли свободно выбрать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы Вы охотнее всего были или стали?
Примеры:
* Стать управляющим в средней фирме XY - отрасли.
* Стать членом правления фирмы X или Y.
* Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).
* Быть причисленным к ведущим специалистам,
* Достичь должности в государственном аппарате.
* Добиться звания профессора или доктора.
* Занимать нынешнюю должность до выхода на пенсию и укреплять свое положение.
* Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...
* Сделать политическую карьеру в качестве...
* Через пять лет "выйти из игры" и стать пастухом в Люнебургской Долине.
* И т. д.
Ваш ответ:
Профессиональный ориентир
Я охотно бы был или стал..........в...........
Или: я охотно бы занимался свободной профессией, а именно..........
Ваш профессиональный ориентир является ключом к Вашему профессиональному и личному успеху:
Профессиональный ориентир усиливает мотивацию трудовых достижений.
Профессиональный ориентир направляет в определенное русло Ваши активность, профессиональные устремления и решения при выборе профессии.
Профессиональный ориентир является руководством для последующего исполнения Ваших служебных обязанностей.
Перепроверьте свой ориентир с помощью следующего упражнения.
Представьте себя в желаемой Вами профессии и попытайтесь ответить на следующие вопросы:
- Почему Вы, собственно, не занимаетесь этим?
Ответ:......
- Что Вы сделали до сих пор, чтобы устранить эти причины?
Ответ:......
- Если не знаете, то насколько велик Ваш действительный интерес к этой должности?
Ответ:.....
- Что Вы до сих пор сделали, чтобы смягчить эти трудности или устранить их?
Ответ:.......
- А что следовало сделать?
Ответ:......
- Какую цель вы хотите себе поставить, чтобы преодолеть эти трудности в обозримое время?
Ответ:......
Инвентаризация целей
Просмотрите заполненные формуляры и составьте инвентарную опись Ваших целей. Отфильтруйте при этом важнейшие позиции, т. е. те жизненные цели и, цели карьеры, которых Вы хотите достичь.
Думайте при этом и о тех своих желаниях и юношеских мечтах, которые могли быть реализованы посредством существенных единовременных затрат времени и финансовых средств. (Например, совершить кругосветное путешествие, прожить 6 месяцев на острове в теплом море и т. п.). Если Вы сохраните эти цели под рубрикой "То, что я еще хочу совершить", то подобные смелые желания станут конкретнее и будут основой Вашего плана на более поздний период жизни.
Своим представлениям о целях Вы придаете тем самым "вызывающий" характер, что побуждает наконец-то их однажды реализовать.
Инвентаризация целей
Личные цели (цели жизни)
Профессиональные цели (цели карьеры)
Опыт, который я еще хотел бы приобрести: личный-> профессиональный
То, что я еще хотел бы совершить: в личной жизни->в профессиональной сфере
1.3. Ситуационный анализ
После того, как Вы прояснили для себя вопрос о личных и профессиональных целях, займемся в рамках составленной "инвентарной описи" Вашими личными ресурсами, т. е. средствами для достижения/ целей. При этом будем продвигаться в четыре этапа:
(1)Направляющие вопросы для ситуационного анализа.
(2)Личный баланс успехов и неудач.
(3)Сильные и слабые стороны.
(4)Анализ "цель - средство"
Подобный ситуационный анализ поможет выявить Ваши слабые и сильные стороны и определить, какие сферы Вы можете развить и над чем Вам следует еще работать.
Что Вы делаете для того, чтобы позитивно повлиять на "кривую" жизни?
На последующих страницах Вы найдете целый ряд направляющих вопросов для ситуационного анализа в личной и профессиональной сфере, которые должны способствовать определению Вашего "местонахождения".




(1) Направляющие вопросы для ситуационного анализа в личной сфере
Мой жизненный путь: каким были мои крупнейшие успехи и неудачи?

Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и сестры? близкие?

Мои личностные параметры, черты характера и сильные стороны?

Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружающим миром? Чем я их объясняю?

Дружеские связи? Вражда?

При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, побежденным, слабым?

Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким причинам?


Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут передо мной возникнуть? В каких областях?


Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?


Кто из окружающих стимулирует мою жизненную активность? Кто ей препятствует?


В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не могут? Что я хочу против этого сделать?


Какие негативные для меня посторонние воздействия я хочу устранить?


Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, использовать?


Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?


Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?


Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу окружающим?


Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать для своих друзей?


Приношу ли я максимальную пользу тем людям, которые приносят максимальную пользу мне?


Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра?


И т. п.





(2) Направляющие вопросы для ситуационного анализа в профессиональной сфере
Знаю ли я задачи моей должности?

Знаю ли я, чего от меня ждут?

Согласованы ли мои цели с моим руководством?

Знаю ли я рутинные, однообразные дела, относящиеся к сфере моей деятельности?

Планирую ли я эти дела?

Имею ли я в любое время представление о задачах, которые предстоит решить?

Известны ли мне срочность и важность моих задач?

Устанавливаю ли я приоритеты?

Выполняю ли я своевременно свои задачи?

Часто ли я при этом испытываю давление?

Нуждаюсь ли я в напоминании об исполнении своих обязанностей?

Откладываю ли я свои дела?

Приступаю ли. я самостоятельно к делам?

Исполняю ли я свои дела полностью и окончательно?

Часто ли я получаю запросы или рекомендации?

Получаю ли я жалобы на то, что неудовлетворительно информирую другие инстанции?

Как велико влияние моей работы на мою личную жизнь?

Какую пользу я приношу своими действиями?

На какой встречный эффект я могу рассчитывать (повышение заработка, продвижение по службе, налаживание контактов и т. д.)?

Каких успехов, в том числе частных, я могу добиться в обозримое время?

С какими неудачами я должен считаться?

Каковы главные преимущества моей работы?


Баланс успехов и неудач
Определив, "куда я хочу?", продумайте вопрос, "где я нахожусь?" Надо проанализировать Ваши личные сильные и слабые стороны. С этой целью еще раз рассмотрим Вашу "кривую жизни и с помощью следующего упражнения выявим Ваши до сих пор крупнейшие успехи в работе и в личной жизни. Какие способности, знания, опыт и т. п. были необходимы, чтобы достичь этих успехов? Попытайтесь при этом установить те способности, которые привели к соответствующему результату.

Личные знания + способности
Специальные знания:
знание производства
техника сбыта
знание менеджмента
специальные производственно-экономические знания
общая эрудиция
контакты и связи
Личные качества:
физическая конституция, умение быть в форме, выносливость манера держать себя, активность, выдержка коммуникабельность, умение выслушать, интуиция приспособляемость, готовность прийти на помощь восприимчивость к критике, самокритика
Способности руководителя
пробивная сила, умение убеждать
умение распределять обязанности, давать указания
умение стимулировать и мотивировать труд отдельных людей и коллектива
способность к работе "в команде" и в кооперации
Интеллектуальные способности:
рассудительность творческий потенциал логическое мышление структурное, системное мышление
Рабочие приемы:
рациональность и системность в работе
техника принятия решений и "снятия" проблем
умение концентрироваться, рациональное чтение
методика работы, организация труда
умение говорить, техника ведения дискуссии и переговоров


Баланс личных успехов
Мои крупнейшие успехи, достижения и т. п.

Как я этого добился (способности, которые были для этого необходимы)

1.
2.
3.
Прочие


Путем анализа своих способностей Вы определите, что вы вообще можете совершить, т. е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идет о дальнейшем развитии этого потенциала. Но это лишь одна сторона медали.
С другой стороны, Вы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных "качеств", или принять меры к избавлению от этих недостатков.
Составьте также баланс своих крупнейших неудач и поражений и отметьте, следствием отсутствия каких качеств они были. Подумайте далее над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу.
Знать свои слабости значит укреплять свои сильные стороны.

Мои крупнейшие поражения, неудачи и т. д.
Способности, которых мне недоставало
Как я преодолел неудачи?
1.
2.
3.
Прочие



Сильные и слабые стороны
Следующим шагом сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важнейшие сильные и слабые стороны. Подобный "срез" личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей.


"Срез" способностей
Сильные стороны (+)
Слабые стороны (-)
Профессиональные знания и опыт
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Социальные и коммуникационные качества
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Личные способности
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Способности руководителя
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Интеллектуальные способности, рабочие приемы
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Прочее
1.
2.
3.
1.
2.
3.
Анализ "цель - средство"
Практические цели (цели действия) развивать избавляться
В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленной в предыдущем разделе "инвентарной описи" целей и выберите пять важнейших целей. Определите необходимые для достижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.
Пример:

Цель
Средства
Имеется в наличии
Пребывание на необитаемом острове в теплом море
6 мес. свободного времени 10000 марок на дорожные расходы

Знания в области мореплавания под парусом и рыбной ловли



Знание языков




X



X
Стать членом правления в дочерней фирме



По профессиональным (карьерным) целям под рубрикой "Средства" укажите необходимую для их достижения квалификацию и поставьте конкретные реалистичные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.

Анализ "цель -средство"
Желаемые цели
Необходимые средства. Что требуется?
Ситуационный анализ

Имеется в наличии (способности и т. д.)
Не имеется в наличии
Практические цели, меры
1
2
3
4
5





1.4. Формулирование целей
Последняя фаза процесса постановки целей - конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.
План жизни и карьеры
Перенесите Ваши сформулированные жизненные и карьерные цели из заполненных Вами ранее рабочих бланков в нижеследующие формуляры.
Установить сроки - сформулировать результаты!
Каждая цель, как мы выяснили в начале этой главы, имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. КРИТЕРИИ УСТАНАВЛИВАЕТЕ ВЫ!
Помните при этом и о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, поскольку хорошее здоровье и конституция являются предпосылкой активной жизни и успешного самоменеджмента.
Для этого предусматривайте в своих периодических планах (годовых, месячных, недельных и дневных) мероприятия для сферы "Здоровье": лыжные пробеги, спортивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия йогой и т. п., а также профилактические осмотры.
Не забывайте также о самообразовании, о повышении уровня знаний и квалификации, о своем культурном просвещении (путешествия, участие в культурных мероприятиях и т. п.).
Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют, мало шансов быть выполненными. Чем больше целей Вы себе поставите, тем больше Вам придется менять в вашей прежней жизни, тем больше придется развивать активность.
Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением Ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно с точки зрения психологической мотивации ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов.

Пример: Жизненный план (извлечение).

Сфера
жизни
№4
Жизненная
цель
Значимость,
важность
Срок
(год)
Практические
цели
Имущество,
деньги
Собственный дом
(бунгало)
в привлека-тельной
сельской местности.

Высокая
2010
Поиск участка,

оформление кредитного договора,

накопление собственных средств,

выгодная продажа
квартиры.
2006


2008



2009

Срок Контроль

Для формулировки практических целей в профессиональной сфере требуются информация из первых рук и умение ориентироваться в вопросах, касающихся предприятий, отрасли и рынка. Здесь важную роль сыграют Ваше профессиональное самообразование, накопление специальных знаний и делового опыта.
Какова самая вероятная (ближайшая по времени) возможность Вашего продвижения по службе в предстоящие 2-3 года?

Наименование должности___________
Сфера ответственности_____________
Дополнительно требуемые:
* деловые качества____________
* качества руководителя________
* личные способности__________
Другие критерии ___________

Для планирования карьеры важно знать следующее.
Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за которыми следуют затяжные действия.
Каков Ваш очередной шаг?

Активная цель (ближайший шаг)____________
Требуемая информация_____________________
Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т. п.______
Ожидаемые трудности, проблемы___________________
Акции, мероприятия ________Сроки________________
Прочее____________________________

Зафиксируйте этот первый ближайший шаг в своем плане карьеры!

Пример: План карьеры (извлечение).


профессиональные цели
Значимость, важность
Срок (год)
Практические цели
Срок (к какому
времени)
Контроль
3
Стать директором по маркетингу в средней по масштабу фирме
Высокая

1998
Приобретение опыта работы по сбыту.


Стать зам. руководителя службы по маркетингу
1995



1996


1.5. Резюме
"Мыслить целями" - значит поставить частное на службу большому целому. Появляется знание того, в каком направлении идти и какого конечного результата надо достичь.
Процесс постановки целей охватывает три фазы
* нахождение цели: чего я хочу?
* ситуационный анализ: что я могу?
* формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?

Обеспечьте сначала ясность цели, для чего с помощью предложенных упражнений опишите, чего Вы конкретно хотите достичь (жизненные цели)
"Инвентарная опись" целей сводит воедино личные и профессиональные ориентиры.
Ситуационный анализ в личной и профессиональной сферах представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны).
Следующий шаг - анализ "цель - средство", в ходе которого необходимые для достижения целей средства (личные, финансовые и временные ресурсы) сопоставляются с реальной ситуацией.
Из определения мер, требуемых для достижения долгосрочных целей (например, концентрация на сильных сторонах), вытекают конкретные практические цели, необходимые для дальнейшего процесса самоменеджмента. Формулирование целей предполагает фиксацию сроков и результатов.
Промежуточные практические цели фиксируются в плане жизни и карьеры, который должен регулярно перепроверяться, актуализироваться и дополняться.
Используйте теперь для своих нужд материал главы "Постановка целей". Что Вам показалось особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?


Использование главы "Постановка целей"
Страница
Мысли ассоциации, темы
К какому времени проработать, применить?
Контроль





После того, как в этом разделе Вы проанализировали свои жизненные и карьерные цели и сформулировали их, в следующей главе, которая называется "Планирование", Вы узнаете, как подготовить реализацию этих целей.
2. Планирование Как готовить выполнение своих задач

"Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе"
Народная мудрость
2.1. Основы планирования
Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния - времени, а именно:
* либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
* либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).
Чем лучше мы распределим (читай: спланируем) свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает:
Подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.
Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Также как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть событий.
Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы Вас призвать к следующему:
Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего времени для достижения своих целей!
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыше во времени.
Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если Вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общим правилом можно считать следующее:
"Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами".
От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование.
Пример: для разработки плана дня требуется 5- 10 минут.
Ниже Вам предлагается список ответов на вопрос "Зачем нужно планирование времени?", с которым Вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняшнюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, чего Вы хотите достичь).

Преимущество планирования в личном самоменеджменте

Первичный
просмотр (дата).
Чего бы
я хотел добиться
Вторичный
просмотр (дата).
Чего бы
я хотел добиться
1
2
3
Достижение цели:
* выяснение профессиональных и личных целей
* достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем
* реалистическое рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени
Выигрыш во времени:
* экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, для досуга
* четкое представление о времени, необходимом для различных проектов,
задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать?)
* лучшая оценка времени, выявление потребности в нем
Приоритеты:
* концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения
* определение степени важности тех или иных видов деятельности, выявление дел, которые могут быть поручены другим
Сроки
* установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени
* своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер
Резервы времени:
* создание резервов времени для непредвиденных дел, образование "окон" в течение дня
Эффективность:
* предварительное определение структуры дня и рациональное использование рабочего времени на этой основе
* более быстрое решение задач за счет объединения их в "блоки" (одновременное решение группы задач)
* избавление себя и сотрудников от "холостых ходов"
Делегирование (перепоручение) дел:
* хорошая рабочая обстановка в коллективе
* делегирование заданий сотрудникам
* рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами
Уменьшение стресса:
* меньше суеты, больше предусмотрительности
* лучшее планирование перерывов в работе
* меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел
больше удовлетворения от работы, меньше раздражения, нетерпения



Если Вы позднее, после вторичного просмотра (см. гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по трем или более пунктам, то, значит, Ваш новый подход к планированию времени оказался весьма успешным для вас (и для автора данной книги).
2.2. Принципы и правила планирования времени

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

[Академия Знакомств [Soblaznenie.Ru] - это практические тренинги знакомства и соблазнения в реальных условиях - от первого взгляда до гармоничных отношений. Это спецоборудование для поднятия уверенности, инструктажа и коррекции в "горячем режиме". Это индивидуальный подход и работа до положительного результата!]

Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.
Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

1. Основное соотношение (60:40)
Оценка
Примечание
Составляйте план лишь на определенную часть
своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60 %



События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты ("поглотители" времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

Основное правило планирования времени
60 % - запланированная активность
20 % - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)
20 % - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)
Рабочее время
60% запланированное время
20% непредвиденное время
20 % спонтанное время

В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок "дневных помех"
Оценка
Примечание
Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что Вы используете (транжирите) свое время (см. формуляры 0.3).



Таким образом Вы приобретете:
* постоянное представление о расходе своего бюджета времени;
* опыт как основу для будущей потребности во времени;
* исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т д.

3. Сведение задач воедино - план действий
Оценка
Примечание
Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции Невыполненное из этого списка Вы можете взять за основу для заполнения "свободных мощностей" при составлении плана на следующий период



Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр "Список дел и контроль за их выполнением" (образец см. 3.3).

4. Регулярность - системность - последовательность
Оценка
Примечание
Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело



Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).

5. Реалистичное планирование
Оценка
Примечание
Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться



6. Приспособляемость
Оценка
Примечание
Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели


7. Восполнение потерь времени
Оценка
Примечание
Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне



8. Письменная форма
Оценка
Примечание
Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел


9. Перенос несделанного
Оценка
Примечание
Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов



10. Фиксация результатов вместо действий
Оценка
Примечание
Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия



Пример:
- вместо: "позвонить г-ну Майеру"
- лучше: "согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ".
Таким образом Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.
Постоянно задавайтесь вопросами:
В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?

11. Установление временных норм
Оценка
Примечание
Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует


Опыт показывает
На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.
Норматив типа "Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г." (продолжительность - 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание - не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

12. Срок исполнения
Оценка
Примечание
Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел



Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа "Как можно скорее". Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2-3 недели?
Без фиксаций точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: "Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!" или "Я еще в среду Вам сказал: "Как можно быстрее!" - А вы приносите мне отчет только сегодня!"
Заключайте конкретные соглашения ("минидоговоры" относительно срока окончания работ). Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.

13. Установление приоритетов (степени важности)
Оценка
Примечание
Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты Вы отдаете (см. 3.3)


14. Избавление от "тирании" спешности
Оценка
Примечание
Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от "тирании" спешных дел




Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и "неотложные" дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. "Тирания" спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.
Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать "сегодня" или даже "на этой неделе". Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.



15. Делегирование (перепоручение) дел
Оценка
Примечание
С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать)




16. "Поглотители" времени и резервы времени
Оценка
Примечание
Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем "помех" ("поглотителей" вашего времени)




17. Переработка - перепроверка
Оценка
Примечание
Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы полностью



18. Свободное время
Оценка
Примечание
Планируйте и используйте с толком свое свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений). Здесь Вам поможет дневник времени (time/ sistem), в котором Вы фиксируете все самое важное



19. Временные блок и спокойное время (закрытые часы)
Оценка
Примечание
Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы) и более короткие промежутки - для обработки нескольких мелких дел



20. Время для планирования и творчества
Оценка
Примечание
Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе



21. Рутинная работа
Оценка
Примечание

Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.



22. Непродуктивная деятельность
Оценка
Примечание
Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел






23. Альтернативы
Оценка
Примечание
Старайтесь при планировании мыслить альтернативно - по принципу "Всегда есть другой, лучший путь"



24. Разнообразие
Оценка
Примечание
Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве



25. Согласование временных планов
Оценка
Примечание
Старайтесь сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег)



Теперь напишите те пять ключевых правил или принципов, которых вы собираетесь в первую очередь придерживаться в ближайшее время.
Мои 5 важнейших правил планирования времени
1.
2.
3.
4.
5.

2.3. Система планирования времени
В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения Вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
- долгосрочные цели = 3-5 лет (или более) -> несколько лет;
- среднесрочные цели = 1-3 года -> годовые планы;
- текущие цели = 1 неделя - 3 мес. ->месячные, декадные планы.
На следующей схеме планирование времени представлено как закрытая система, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние в конце концов воплощаются в планах дня.

По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения "план-факт" определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.
План на несколько лет вперед
Если Вы под влиянием того, что узнали из этой главы, решились составить план жизни, то он послужит Вам исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.
План на 1990-1994 гг.



Цели (задачи)

1990

1991

1992

1993

1994

1

2

3
Построить собственный дом

Стать руководителем службы сбыта

Достичь годового дохода в 100 000 марок






Годовой план
Из плана на несколько лет вперед Вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего "годового столбца" все те задачи и цели, которые Вы там наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.
В конце уходящего года (самое позднее - в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае вы можете запланировать только имеющиеся в Вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть Вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.
Квартальный план
Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала Вы можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие - перенести, а какие добавить.
Месячный план
Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истекшего месяца. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).
Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что Вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени ("буферы") для решения дополнительных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Декадный план
Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.
Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели
- На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?
- Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?
- Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?
- Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т. п.) я должен выполнить?
- К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?
- Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?
- Какие события могут быть предусмотрены?

Дневной план
Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.
Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей!
Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени.
Чтобы организовать использование времени в настоящем, надо подготовить его распределение, когда оно еще в будущем.
2.4. Составление планов дня с помощью метода "Альпы"
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку к реализации целей.
В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего вы хотите и когда (почему), т. е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.
Принципиально важно составлять план дня в письменном виде.
Планы дня, которые держат в голове, легко отвергаются.
Письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти.

стр. 1
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

>>