<<

стр. 3
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ

Желание понравиться
(коллега, который готов
прийти на помощь)
- Если Вы не сможете
оправдать возлагаемые
на вас надежды, то это
же обернется буме-
рангом против Вас.
В результате могут
возникнуть негативные
последствия
- Потребность помочь
другим
- Знать меру. Это качество может быстро
стать привычкой и
порождать соответствующие ожидания у
других
Недоведение намеченного до конца
- Отсутствие приоритетов

- Устанавливайте приоритеты по критериям
срочности и важности,
в первую очередь выполняйте задачи высшей приоритетности
- Отсутствие конечных
сроков
- Для всех важных задач устанавливайте
реалистичный срок (в плане дня) и придерживайтесь его
- Нерешительность
- Вырабатывайте волевые качества своего характера
Дезорганизованость, "заваленный" письменный стол
- Отсутствие системы

- Все важное записывайте в дневнике времени и "подшивайте" отдельные записки
- Перенос сроков

- Беритесь в первую очередь за действительно самые важные дела. Устанавливайте сами себе конечные сроки
- Все "ложится" на стол
- Обязуйте своего секретаря отсортировывать маловажную корреспонденцию и направлять подчиненным те запросы, на которые они могут ответить без Вашей помощи
- Боязнь потерять обзор
- С дневником времени и листком "обзора событий" (см. гл. 6) Вы будете иметь, лучшую базу информации, чем с грудой документов на письменном столе. На нем должны находиться только те документы, которые Вам действительно нужны для текущей работы

Пути к саморазгрузке
Одной из важнейших предпосылок успешной работы является концентрация на действительно важном и существенном вместо распыления по мелочам. Вы сможете значительно улучшить свой рабочий стиль и разгрузить себя, если все свои рабочие задачи будете сначала (кратко и принципиально) ставить под вопрос.
- Зачем вообще это делать?
- Почему именно я?
- Почему именно сейчас?
- Почему в этой форме?
Перепишите эти вопросы на карточку и поместите их на видном месте на Вашем письменном столе! они помогут Вам удерживаться от ненужных дел в течение рабочего дня.
Пояснения к отдельным вопросам саморазгрузки.
Зачем вообще это делать?
Исключить!
- Действительно ли необходимо предпринимать эту служебную поездку, читать это доклад, составлять это письмо и т. д. и т. п.?
- Должен ли я вести деловые записи по этому процессу, регулярно вести эту статистику, просматривать входящую почту, не пропуская ничего?
- Действительно ли надо принимать этого посетите ля, реагировать на этот телефонный звонок, ответить на этот вопрос?
- Нужно ли это совещание? Должен ли я действительно принимать участие в этом совещании (или празднике)?
Эти и подобные самокритичные вопросы нередко могут помочь уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в "общих чертах".
Обходитесь поэкономнее со своим временным капиталом, особенно если речь идет о менее важных вещах!
Почему именно я?
Поручить!
- Не может ли выполнение этой задачи взять на себя кто-то другой, нельзя ли ее делегировать?
- Действительно ли это в моей компетенции?
- Не занимаюсь ли я вопросами второстепенного значения, которые, собственно, не должны были бы меня касаться?
- Не имеет ли место попытка обратного делегирования?
- Соответствует ли выполняемое моим задачам и целям?
Эти вопросы должны удержать вас от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому.
Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью используйте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между Вами и Вашими сотрудниками.
Почему именно теперь?
Установить оптимальные сроки!
- Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить именно сейчас?
- Является ли эта работа действительно столь важной или она может подождать?
- Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в другое время?
- Подошло ли действительно время для этой задачи (с учетом приоритетности АБВ, графика работоспособности и т. д.)?
Эти вопросы уберегут вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения потерять в итоге слишком много времени.
Работайте над сроками и старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа "завтра после обеда", "в пятницу, в течение дня" и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать "теперь" или "немедленно".
Почему в этой форме?
Рационализировать!
- Надо ли отвечать на письмо таким же подробным письмом? (Поговорить по телефону вместо того, что бы диктовать!)
- Могу ли я при выполнении этой задачи применить новые организационные формы, новые средства и методы работы?
- Как я могу упростить и рационализировать это процесс?
Пусть эти и подобные вопросы натолкнут Вас на новые идеи относительно организации Вашего труда. Помните об известной шутке: "Зачем так просто, если можно сложно!"
Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и изыскивайте все новые, творческие и рациональные возможности исполнения
Путем последовательного и планомерного труда можно добиться существенной экономии рабочего времени.
4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)
В заключительном упражнении Вы должны с помощью разработанных в этой главе организационных принципов и методов "набросать" образцовый рабочий день. Даже если такой "идеальный день" вряд ли вероятен, вы можете использовать его как целеустановку или ориентир при составлении своего плана дня и его организации.
Сделайте свой рамочный план дня инструментом составления дневного распорядка!
Помните при этом о следующих моментах:
- начало работы;
- спокойный час;
- график дневной продуктивности;
- регулирование пауз;
- график дневных "помех";
- контроль за результатами дня;
- предварительное планирование следующего дня.
Используйте нижеследующий формуляр и перенесите свой рамочный план дня в свой дневник времени!
С помощью данного упражнения полезно составить также недельный рамочный план, причем вы приобретете навык в распределении дел по отдельным дням недели.
Интегрируйте в свой "идеальный день" и "идеальную неделю" также личные дела и цели, касающиеся, например, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных мероприятий, хобби, общения с друзьями и т. д.!

Время дня
Задачи, действия (цели)
Примечания
5 ч


6 ч


7 ч


8 ч


9 ч


10 ч


11 ч


12 ч


13 ч


14 ч


15 ч


16 ч


17ч


18 ч


19 ч


20 ч


21 ч


22 ч


23 ч


24 ч



4.6. Резюме
Функция самоменеджмента "Реализация и организация" предполагает объединение Ваше энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.
Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.
В нижеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня. Учитывайте в своем распорядке дня изменение Вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.
Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем си-стематических наблюдений определите свой график продуктивности.
Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.
Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.
Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек.
Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.

Организационные принципы распорядка дня
Начало дня
1. Начинать день с позитивным настроем.
2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу.
3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.
4. Перепроверка плана дня.
5. Вначале - ключевые задачи.
6. Приступать без раскачки.
7. Согласовать план дня с секретарем.
8. Утром заниматься сложными и важными делами.
Основное время дня
9. Хорошая подготовка к работе.
10. Влиять на фиксацию сроков.
11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.
12. Отклонять дополнительно возникающие "неотложные" проблемы.
13. Избегать незапланированных импульсивных действий.
14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).
15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.
16. Рационально завершать начатое.
17. Использовать временные "остатки".
18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течении дня (график дневных "помех")
19. Выкраивать свободный час
20. Контролировать время и планы
Конец дня
21. Завершать несделанное.
22. Контроль за результатами и самоконтроль.
23. План на следующий день.
24. Домой - с хорошим настроением.
25. Каждый день должен иметь свою кульминацию.






Свои рабочие задачи ставьте сначала под вопрос и изыскивайте меры, которые могли бы помочь Вам в саморазгрузке.

Используйте материал главы "Реализация и организация" для своих нужд. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы "Реализация и организация"
Страница
Мысли, ассоциации, темы
К какому времени проработать, применить
Контроль





Берегите свое время (см. начальный раздел "Значение времени"), обходитесь со своим временем так же, как Вы обходитесь со своими деньгами!
Не "все в свое время", а "все в мое время"!
5. Контроль: как обеспечить успех и запланированный результат
Берегите свое время (см. начальный раздел "Значение времени"), обходитесь со своим временем так же, как Вы обходитесь со своими деньгами!
Не "все в свое время", а "все в мое время"!
контроль результатов (целевой контроль).
5.1. Функции контроля
Последней функцией во внешнем кольце круга самоменеджмента является контроль. Многие специалисты, видят в нем основную деятельность менеджера. Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае - оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы.
Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением
Контролируйте регулярно реализацию своих временных планов!
На менее удачных результатах и возникающих ошибках Вы можете только поучиться: таким образом Вы набираетесь опыта.
Контроль, кроме того, способствует повышению мотивации труда (ощущение успеха) и задает импульсы для новой постановки вопросов и проблем.
Контроль как функция самоменеджмента охватывает три задачи:
Осмысление физического состояния.
Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
Сравнение запланированного с достигнутым.
В какой степени достигнута поставленная цель?
Какие имеют место отклонения?
Корректировка по установленным отклонениям.
Время, продолжительность и регулярность контроля в определяющей степени зависят от исполняемых задач и поставленной цели. В этой связи следует различать:
контроль процесса и осуществляемой деятельности;

5.2. Контроль процесса
Регулярно через равные промежутки времени проверяйте свои планы и организацию труда.
Постоянно в течение дня задавайте себе, например такие вопросы:
- выполняете ли Вы действительно необходимые задачи?
- подходите ли Вы к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
- справляетесь ли Вы с запланированными задачами в установленное время?
- перепоручаете ли Вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?
- собираете ли Вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т. п.?
- используете ли Вы все другие возможности рационализации и разгрузки?
- ведете ли борьбу с "помехами" и "поглотителями времени"?
Регулярно анализируйте свою деятельность и свое время и составляйте листок дневных "помех", чтобы контролировать и совершенствовать свою рабочую методику (см. формуляры в начальной главе).
Полученный в результате этого опыт поможет Вам выявить "поглотителей времени", вредные привычки (длительные телефонные разговоры, ненужную отчетность, лишние или слишком продолжительные совещания, неприятные отвлечения от работы, слишком большой объем представительской деятельности, неверные приоритеты, недостаточное делегирование дел) и принять соответствующие контрмеры.
Для подобных письменных протоколов нет альтернативы. Уже сам факт сознательного записывания действует как средство самовоспитания.
Анализ деятельности и времени как процесс контроля
Анализ деятельности и времени в рамках контроля как функции самоменеджмента означает сравнение фактического использования Вашего времени в течение дня и недели с запланированным.

Анализ видов деятельности и расхода времени
План S ч
Факт S4
Выигрыш в часах


Контроль деятельности и времени может осуществляться следующим способом.
1. Запланированное время (целеустановка).
Запишите, какие из важных задач (категория А) Вы могли бы выполнять, если бы ежедневно имели на 1 час больше времени в своем распоряжении:

2. Восприятие фактического течения времени и деятельности.
Фиксируйте в колонке "Фактическое состояние" всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.

Фактическое состояние
Фактически затраченное время (ч, мин)
Планируемое состояние
Планируемое время ч, мин
Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности
День
Неделя
Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени
День
Неделя







Регистрируйте сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследуйте причины и детали.
3. Разработка планируемого состояния.
Проанализируйте теперь каждый вид деятельности в графе "Фактическое состояние" с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:
- Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
- Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
- Что произойдет, если эту деятельность осуществить в течение более короткого промежутка времени?
Если не произойдет ничего или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно соответственно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.
Запишите эти меры по рационализации в графе "Планируемое состояние" и отведите для этого новое предусмотренное время.
4. Сравнение "план - факт" (контроль).
Последним шагом попытайтесь определить:
- Насколько велика фактическая временная нагрузка?
- Сколько времени может быть сэкономлено?
- Какие меры по экономии времени необходимо предпринять?
- Как можно со смыслом использовать сэкономленное ,.время?
Постоянно или по крайней мере через равные промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс на предмет возможности разгрузки!
Анализ дневных "помех" как метод контроля
Как и в результате анализа деятельности и времени, с помощью контроля и анализа текущих "помех" можно вскрыть дополнительные источники экономии времени. Здесь также наряду с отдельными видами деятельности и "помехами" следует зафиксировать возможности улучшения.

Факт
План
Время "от-до"
Отдельные виды деятельности, во время которых Вам мешают
Вид "помех" (телефон, посетители)
Продолжительность помех
Возможности улучшения использования времени



Определите новые меры для улучшения Вашего рабочего процесса (план) и сравните их затем с результатами реализации.
5.3. Контроль результатов
Основу и исходный пункт процесса самоменеджмента представляет собой намерение достичь поставленных целей в конце планового периода.
Без цели всякий результат труда является одинаково верным и неверным!
Контроль за результатами труда с точки зрения достижения конечной цели (целевой контроль) должен в любом случае производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов он должен осуществляться на промежуточных стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный контроль).
Осуществляйте регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов.
- Что могло быть выполнено из задуманных задач/целей?
- Какие результаты были достигнуты?
- Что осталось несделанным и почему (установить причины, "помехи")?
- Где было потеряно время (см. контроль процесса)?
- Какие можно сделать выводы для предварительного планирования следующего периода (дня, недели, месяца)?
Помните о том, что контроль, так же как и сама задача, должен быть запланирован и проведен своевременно, чтобы можно было произвести необходимые корректировки! Если же Вы сможете лишь постфактум определить, что было неверно, то это ничего не даст для выполнения соответствующей задачи!
По комплексным рабочим задачам составляйте контрольный лист и фиксируйте даты (сроки) в своем дневнике времени!

Контрольный лист

Задача (цель)
Дата, срок
Планируемые показатели
Фактические показатели
Причины отклонений
Исполнение








5.4. Обзор истекшего дня (самоконтроль)
В конце рабочего дня необходимо контролировать и отражать не только выполнение поставленных задач, но и личную ситуацию.
Обозревая истекший день, перепроверьте, что прошло благополучно и соответственно что могло быть сделано лучше!
Следующие вспомогательные вопросы должны дать Вам для этого некоторые побудительные импульсы.

Вспомогательные вопросы для обзора результатов дня (контроль)
Кто или что помешало мне сегодня достичь большего?
Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям?
Где я "застрял" на мелочах?
Где я занимался поверхностными вопросами?
Где я занимался ненужной критикой?
Где я пошел на напрасные компромиссы?
Где я вследствие тщеславия предъявил чрезмерные требования к своим партнерам?
Что могла бы фирма по праву потребовать от меня?
Как могли бы судить обо мне мой подчиненный, коллега или шеф?
Мог ли я отказаться от каких-то дел?

Чему я научился сегодня?
Удалось ли мне сегодня записать или обработать свои идеи, мысли?
Что или кто доставил мне сегодня радость?
Приблизил ли меня это день к достижению моих целей?
Что самое лучше, что я мог бы сегодня сделать?

Поскольку, судя по опыту, подобный обширный список вопросов можно использовать далеко не всегда (если его вообще можно практиковать), применяйте метод "пяти пальцев", который ориентируется на начальные буквы названий пальцев.
М (мизинец) - мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил?
Б (безымянный палец) - близость цели' что я сегодня сделал и чего достиг?
С (средний палец) - состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположение духа?
У (указательный палец) - услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или "поспособствовал" ?
Б (большой палец) - бодрость, физическая форма: каким было мое физическое состояние сегодня? Что я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания своих физических кондиций?
Отыщите в течение дня такие типичные ситуации, когда Вы могли бы применить эту формулу, например в автомобиле по пути домой или в ожидании автобуса!
Оценка результатов дня
Вы можете каждый день оценивать по четырёхбальной системе и заносить отметку в свой дневник времени:

4 = особенно удачный день;
3 = удачный день;
2 = удовлетворительный день;
1 = неудачный день (плохое настроение,
неуспех, раздражение, заботы).

Таким образом Вы подчеркнете качество дня, его значение, которое он имеет для Вашей жизни. Это оказывает позитивное воздействие на Вашу уверенность в успехе.
Даже если Вы раздражены и находитесь в плохом настроении, благодаря подведению итогов в конце дня Вы побуждаетесь к тому, чтобы сконцентрироваться на положительных результатах. В итоге баланс будет выглядеть позитивнее, и Ваше настроение с которым Вы ляжете спать, станет уже иным!
5.5. Резюме
Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля.
Переживание даже небольшого успеха позитивно воздействует на настроение и мотивацию и способствует совершенствованию Вашего личного рабочего стиля!
Проработайте материал главы "Контроль" применительно к своим нуждам. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы "Контроль"
Страница
Мысли, ассоциации, темы
К какому времени проработать, применить
Контроль





6. Информация и коммуникации: Как целесообразно и рационально вести совещания, телефонные переговоры и корреспонденцию
"Делай так же - делай наоборот - делай повторно!"
Народная мудрость
6.1. Значение информации и коммуникаций
Сердцевину, или центр круга, самоменеджмента составляет сфера информации и коммуникаций, вокруг которой постоянно вращаются другие функции. В самом деле, нам приходится справляться с настоящим потоком информации, который обрушивается на нас.
Обработка информации должна быть ориентирована на достижение Ваших профессиональных и жизненных целей
Идеально было бы, если Вы занимались лишь той информацией, которая кажется важной с точки зрения решения Ваших проблем и достижения Ваших целей. В этой связи информационным фильтром для восприятия новых данных может служить однозначная целеориентация, когда более существенные вещи воспринимаются сильнее, чем те, которые обладают малой информационной ценностью или совсем ее не имеют и поэтому остаются без внимания.
В реальной жизни, однако, Вы получаете, перерабатываете и распространяете гораздо больше информации, чем это действительно необходимо.
Функция "Информация и коммуникации" является важным связующим звеном между различными функциями самоменеджмента, поскольку Вы вынуждены постоянно обмениваться информацией - вступать в коммуникации.
Коммуникации - это обмен информацией
Информация и коммуникации представляют собой ключевые моменты всякого процесса управления, общественных отношений, социальной системы, да и вообще самого человеческого существования.
Менеджеры проводят в среднем 80 % своего времени за чтением, перепиской, телефонными переговорами, совещаниями и т. п.
Какая доля Вашего времени отводится выполнению функции "информация и коммуникации"?
Проанализируйте с этих позиций еще раз свои протоколы дня (анализ времени и деятельности).
Несмотря на все старания, половина всей находящейся в предпринимательском обороте информации оказывается в итоге лишней - однако какая именно половина?
В настоящей главе речь идет не о разработке стратегии информационной политики, а о рациональном подходе к овладению информацией. Сама эта тема настолько многогранна, что по этому поводу существует избыток информации, изложенной в многочисленных руководствах по менеджменту. В рамках данной книги, разумеется, невозможно подробно рассмотреть все аспекты. Мы ограничимся поэтому кратким обзором, выводами и рекомендациями обратиться к специальной литературе.
6.2. Рациональное чтение
Поток материала для чтения в виде деловых писем, газет, специальных публикаций, циркуляров, частной корреспонденции, служебных записок и т. п. становится все более насыщенным.
Примерно 30 % своего времени менеджеры тратят на чтение!
Совершенствование техники чтения означает поэтому совершенствование Вашей организации труда!
Рациональное чтение помогает лучше справиться с потоком информации, поскольку бессистемное чтение означало бы потерю времени и пустую трату средств.
Различные способы и формы рационального чтения можно сгруппировать в зависимости от того, используются ли они до, во время или после самого процесса чтения. Метод SQ 3R основывается на всех трех фазах.
Методы "до чтения"
Здесь речь идет в конечном счете о том, чтобы определить, какие части соответствующего текста (книги, газеты, статьи, циркуляра) могут представлять интерес с точки зрения личных и профессиональных целей, а какие - нет.
Независимо от того, с какой скоростью Вы читаете, Вы сможете путем целенаправленного, селективного чтения сэкономить массу времени.
Сортируйте поэтому свой материал для чтения и читайте лишь то, что Вам безусловно нужно для получения информации! Как можно прочитать 200 страниц за одну минуту?

Очень просто: Вы должны в течение этой минуты, просмотрев содержание, определить, что книга объемом 200 страниц не подходит Вам, и потому решить ее не читать!
Критический анализ программы чтения на день у большинства руководителей показал бы, что многое вообще можно было не читать.
Рациональное чтение прежде всего предполагает целенаправленный отбор и принятие решения относительно того, надо ли тот или иной материал читать вообще, если да, то в каком объеме
Следующие вспомогательные вопросы должны способствовать тому, что чтение будет Вами восприниматься в меньшей степени как спонтанный, эмоционально управляемый акт (например, из любопытства к своей почте), а в большей мере как рациональный процесс:
- Что я должен прочитать?
- Что я обязан прочитать?
- Что я хочу прочитать?
- Что я хочу с этим предпринять?
- Что можно было бы прочитать позднее?
- Что мне вообще не нужно читать?
Отдавайте себе отчет в том, что за иной материал для чтения Вы должны заплатить цену в деньгах, но за любой материал для чтения необходимо заплатить цену во времени! (см. начальную главу о ценности времени).
Каким временем для чтения Вы вообще располагаете в течение дня или недели, чтобы прочесть все то, что должны или хотели бы прочитать?

Обходитесь по-хозяйски со своим временем и выбирайте материал для чтения, сообразуясь со своими целями по следующей схеме.
1. "Просеивайте" имеющийся материал для чтения, прежде чем обрабатывать его!
2. Собирайте также небольшие тексты для серий ной обработки в рабочие блоки и резервируйте в своем недельном плане по крайней мере один час для их прочтения!
Методы "во время чтения"
Если Вы после фазы селекции приняли первое позитивное решение, а именно ближе заняться соответствующим текстом, вы можете читать его в зависимости от целеустановки, руководствуясь следующими методами.
Ориентирующее чтение.
Первое восприятие содержания, чтобы определить, что ожидает читателя (последняя проверка на предмет того, надо ли обрабатывать данный текст).
Изучающее чтение.
Отыскать существенное (определение того, какая информация важна, менее важна или не нужна совсем).
Обобщающее чтение.
Обобщение содержания и критическая оценка прочитанного материала (фиксация основных мыслей по поводу прочитанного).
Здесь тоже надо работать целеориентированно, стремиться читать только самое важное!
10 правил совершенствования методики чтения
1. при просмотре и чтении текста думайте о том, какую информацию Вы хотите из него получить. (Один из специалистов рекомендует, например, перед прочтением книги составить список вопросов, на которые хотелось бы получить ответы в данной книге.)
2. Просмотрите названия глав и разделов, пробеги те глазами тексты на суперобложке или краткое содержание, а также предисловие, вступительные замечания и введение.
3. Выясните, что бы Вы хотели прочитать более интенсивно. При просмотре отдельных разделов обращайте внимание на вводные и заключительные фразы, а также на ключевые слова.
4. Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста, напечатанных мелким шрифтом, на аргументации, статистических данных, подробных описаниях и различных отступлениях автора. (Но, пожалуйста, не в этой книге!)
5. Больше, чем словам, следуйте смысловому содержанию и идее текста. Старайтесь понять прежде всего смысл высказываний частного и общего порядка.
6. Отыскивайте такие используемые автором смысловые указатели, как подзаголовки, выделенные слова и предложения, а также таблицы.
7. Указатели в виде слов обращают Ваше внимание на определенные вводные замечания, усиления или акценты в тексте:
такие вводные сигналы, как "особенно", "следовательно", "поэтому", "тем самым", "предполагает", "поскольку", "так как" и т. п., указывают на основную или поясняющую мысль; здесь имеет смысл прочитать предыдущее или последующее предложение;
усиливающие сигналы ("также, "кроме того", "дополнительно" и т. д.) подчеркивают мысль, которая ранее была уже кратко изложена;
изменяющие сигналы ("но, "не говоря о", "С другой стороны", "однако", "или-или", "напротив", "хотя", "несмотря на", "скорее" и др.) указывают на то, что направление (или тенденция) хода мысли меняется на противоположное.
8. Опускайте малоинформативные пассажи и замедляйте темп чтения на важных участках текста.
9. Учитывайте также специфику структуры различных текстов:
справочные тексты в газетах и журналах важнейшую информацию содержат в начале, а второстепенную - в конце;
в комментариях и высказываниях по какому-либо вопросу существенная информация (а именно выводы автора) приводится, как правило, лишь в заключительном предложении;
специальные статьи содержат во введении описание проблемы, в основной части - разработку путей ее решения и в заключительной части - выводы или взгляд в будущее.
10. Обрабатывайте текст с помощью разного рода пометок, выписок и т. п.
Наряду с улучшением методики чтения Вы можете отдельно или параллельно повысить скорость чтения.
Без специальной тренировки взрослый человек способен прочитывать 200-250 слов в минуту (слов/мин), после овладения соответствующей техникой скорость возрастает до 400-450 слов/мин и более!
Обучаясь быстрому чтению, Вы одновременно тренируете свою способность концентрироваться на важном и схватывать основной смысл текста.
Таковы аргументы, которые должны убедить Вас освоить быстрое чтение либо на специальных курсах, либо путем самообучения с помощью специальной литературы. Потребуется лишь регулярная получасовая тренировка в течение месяца, чтобы повысить свою личную скорость чтения.
Читать быстрее можно за счет:
а) избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов;
б) совершенствования методики чтения.
Исходным пунктом техники быстрого чтения является избавление от вредных устаревших привычек чтения, которые мы приобрели как обычные читатели и которые мешают нам читать быстрее и рациональнее.
10 факторов, мешающих быстрому чтению
1. Чтение по буквам и слогам.
Если взгляд тащится от буквы к букве или от слога к слогу, каждый из этих знаков становится точкой фиксации, и чтение получается спотыкающимся, темп - низким. Цель состоит в том, чтобы сразу фиксировать как можно больше слов. В большинстве случаев Вы по немногим слогам можете узнавать слово целиком.
2. Внутреннее проговаривание читаемого (вокализация).
Привычка беззвучно (про себя) более или менее отчетливо проговаривать текст с помощью инструментов общения (губ, языка, голосовых связок) существенно снижает объем прочитанного в единицу времени: темп чтения ограничивается темпом произнесения. Поэтому старайтесь, в частности, не раскрывать губ. Цель состоит в том, чтобы как можно больше слов "вместить" в поле зрения и сразу понять их значение.
3. Возвращение к прочитанным местам в тексте.
Если Ваш взгляд постоянно возвращается назад к уже прочитанному (три строки вперед, одна назад), то Вы искусственно увеличиваете объем текста и снижаете скорость чтения.
4. Поверхностное чтение.
Недостаточная концентрация и (или) слабый интерес ведут к тому, что Вы "скользите" по тексту, не усваивая содержания и не воспринимая информацию.
5. Слежение пальцем или карандашом ("костыль" для чтения).
6. Чтение "слово за слово".
Скорость чтения возрастет, если Вы сможете охватывать сразу целые группы слов, несущие определенный смысл.
7. Чтение по буквам.
Не говоря о том, что этот метод как таковой является чрезвычайно расточительным, в большинстве случаев достаточно бывает лишь несколько букв, чтобы узнать все слово, например р. б. ч. я. м. т. д. ка.
8. Движение головой (вместо слежения глазами).
Необходимые движения глаза производят намного быстрее, чем голова!
9. Позы, неудобные для чтения.
Не читайте, например, лежа, поскольку так быстрее наступает усталость и снижается внимание.
10. Внешние факторы, такие, как неудовлетворительное освещение, отвлечение, шум и т. д.
Тот, кто хочет повысить скорость чтения, должен освободиться от "своих" отвлекающих факторов и вредных привычек!
Убыстрение за счет улучшения методики чтения: читать больше за меньшее время.
Часто говорят о чтении "по диагонали". От этого метода, однако, следует настоятельно предостеречь.
При "диагональном" чтении часто воспринимается лишь незначительная часть текста, так что важная информация зачастую остается как раз вне поля зрения читателя.

Больше смысла в так называемой "технике слалома".
Пунктами фиксации внимания здесь служат группы слов ("ключевые слова").
Курс быстрого чтения с помощью таких разнообразных упражнений, как:
- избавление от вредных привычек при чтении;
- гимнастика глаз;
- упражнения на концентрацию;
- нормализация поля зрения и т. д. приведет вас к удвоению и даже утроению Ваших способностей к чтению!
Больше смысла в так называемой технике слалома:

Особенно важна тренировка "периферийного" чтения: чтение с более широким полем зрения ведет не только к убыстрению, но и к лучшему пониманию текста. Благодаря более широкому обзору представляется возможным охватить взглядом группы слов, несущих смысловую нагрузку, и легче вникнуть в прочитанное.
В качестве примера часто приводят способности президента США Джона Ф. Кеннеди, который довел скорость чтения почти до 1200 слов/мин.
Методы "после чтения"
Привыкайте к тому, чтобы важные тексты не только читать, но обрабатывать после прочтения.
Путем выделения важных мест (пометок, выписок из текста) Вы обеспечиваете лучшее усвоение материала и облегчаете повторное чтение.
Техника маркировки текста (пометок).
Смысл и преимущества пометок как вспомогательного средства при чтении состоят в следующем:
- пометками устанавливаются приоритеты, поскольку выделяются важные места;
- пометки помогают дополнительно структурировать текст (условные знаки);
- пометки облегчают нахождение и повторное прочтение важных мест текста;
- пометки способствуют тщательному обдумыванию и лучшему восприятию и запоминанию (не в последнюю очередь благодаря визуальному выделению нужных мест).
В качестве методов и способов маркировки текста возможны, например, разного рода подчеркивания, отметки и записи на полях и т. п.
Большое распространение приобрели фломастеры с толстой линией. По сравнению с обычными они имеют то преимущество, что выделяют целое поле, и этим облегчается его повторное нахождение. Соединительные линии между словами указывают на ассоциации.
В качестве наиболее целесообразного метода маркировки текста зарекомендовали себя условные знаки, которые часто употребляются еще в процессе чтения.
Разработайте собственную "маркографию". Например:

Разработайте собственные обозначения. Книги - за исключением букинистических ценностей - являются предметами повседневного пользования.
Лишь в том случае, если книга или материал интенсивно проработаны, т. е. содержат разнообразные подчеркивания и пометки, они становятся по-настоящему ценными текстами!
Если Вы приспособились к какой-то определенной системе маркировки (например, каждый цвет имеет определенное значение), постарайтесь сохранить ее и регулярно использовать.
Но помечать надо экономно и целенаправленно!
Техника выписывания
В то время как маркировка предназначается для выделения отдельных частей текста, задачей выписывания является "изъятие" важных мыслей, идей и т. п. К нему прибегают в тех случаях, когда хотят использовать выдержки из текста при подготовке докладов, статей, крупных работ и т. п.
Основной принцип выписывания такой же, как и маркировки:
Лишь самое существенное и в кратчайшей форме!
Различают три основных формы выписывания:
Дословная выписка.
В этом случае следует соблюдать такие правила цитирования, как точное указание источника и корректное воспроизведение выдержки - обязательно для докладов, рукописей и научных работ!
Пример:

Рациональное чтение
Выписывание выдержек из текста "В практике оправдало себя выписывание на картонные карточки шириной в половину листа и несколько длиннее книжной страницы, чтобы она была заметнее в закрытой книге"
Дословная цитата
Цильке Вольфганг. Учебник по технике обучения, мышления и организации труда. Мюнхен, 1980. С. 223.
Указание источника

Помните, однако, о том, что ксеро- фотокопирование заменяют расточающее время выписывания дословных цитат!
Выписка "по смыслу".
В этом случае мысль автора передается собственными словами. Безупречная в научном отношении работа предполагает такого рода смысловые воспроизведения. Делается такая выписка в соответствии с теми же правилами, что и дословная цитата.
Конспективная выписка.
В данном случае кратко записываются важнейшие составные пункты, тезисы, мысли и идеи текста Подобный обзор содержания может быть важным подспорьем для запоминания и вспомогательным средством для нахождения соответствующих мест в тексте.
Основные мысли текста вы можете изложить своими словами на специальной карточке. Ниже следует формуляр для составления конспективной выписки из книги.

Рациональная обработка текста
Книга (библиографические данные)
Издание:
Страницы
Мысли, темы,
возникшие идеи и т.д.
К какому времени проработать?
Контроль





Обзор текста вы можете составить также посредством логической структуры, вместо того чтобы следовать повествовательной схеме.
Преимущества логической структуры состоят дующем:
- содержание текста перерабатывается так, чтобы правильно были представлены внутренние взаимосвязи содержания;
- удается избежать многословия, поскольку опускаются соединительные слова, детали и т. д.;
- информация становится более обозримой и запоминаемой;
- выделенные ключевые слова помогают при после дующем просмотре ассоциативно вспомнить о деталях.
С помощью конспективной выписки можно также составить представление о том, какие темы освещаются в отдельных местах разных книг. Дополнительное указание номеров страниц облегчает нахождение этих мест.
Так же как и техника маркировки текста, составление выдержек предполагает разнообразные подходы с элементами творчества, например:
- выписка основных пунктов;
- вписка ключевых понятий и слов;
- диктовка на магнитофон;
- различные комбинации указанных форм.
Разработайте свою собственную систему составления выдержек и постоянно совершенствуйте ее! При составлении выдержек целесообразно последовательно придерживаться освоенной системы. На этой базе Вы сможете составить архив или картотеку важных специальных публикаций по предметам.
Выписывайте важнейшую информацию и составляйте из нее архив для последующей расшифровки и обработки! Старайтесь и в этом деле установить приоритеты!
Метод SQ 3R
В качестве обобщения по рациональному чтению могут служить принципы нижеследующего трех- или пятиступенчатого метода, с помощью которого можно эффективно обработать соответствующую книгу или статью по специальности. Этот метод называют также
SQ 3R

Пять ступеней, в частности, предусматривают:
1. Обзор.
Сначала следует узнать, какую информацию несет книга в целом.
После проработки таких вспомогательных материалов, как:
- предисловие и введение;
- оглавление и текст на обложке;
- рубрики и подзаголовки глав;
- резюме и выводы;
- поименный и предметный указатель,
- можно уже судить о содержании и решить, какие разделы вообще нужно прочитать.
2. Постановка вопросов.
Пассивное чтение, имеющее целью лишь восприятие информации, недостаточно для того, чтобы творчески проработать прочитанное. Постановка вопросов к тексту стимулирует активное осознанное чтение, а также способствует повышению внимательности (мотивации к чтению):
- Идет ли речь о новой или уже известной информации?
- Идет ли речь в данном источнике информации о фактах, мнениях, гипотезах?
- Какие намерения преследует автор в изложении?
- С какими воззрениями можно согласиться, а каким - возразить?
- Какую предварительную подготовку предполагает текст?
- Чем отличается содержание прочитанного от моих прежних знаний?
- Следует ли для меня из прочитанного необходимость действия?
Постановка вопросов помогает отделить существенное от несущественного, читать критически и концентрированно, исключает необходимость повторного чтения.
3. Чтение.
Следующая ступень - целевое и концентрированное восприятие материала. Для этого можно воспользоваться вспомогательными средствами, предлагаемыми автором: различными выделениями в тексте, графиками, указаниями и ссылками. В остальном можно и должно пользоваться описанными выше приемами быстрого чтения.
Для проработки специальной литературы мы рекомендуем следующие две ступени пятиступенчатого метода.
4. Обобщение.
Прочитанный текст нуждается в обобщении, чтобы удостовериться, что материал усвоен. Особенно помогают при этом вопросы к тексту, которые ставятся в начале чтения.
Переход от постановки вопросов к чтению и обобщению материала поддерживает мотивацию к чтению и предотвращает наступление усталости.
5. Повторение.
Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста, дополнению сделанных пометок, завершению работы над текстом, например с помощью выписок.
Целесообразно еще раз с помощью вопросов подстраховаться в том, что касается важнейших ответов и обобщений.
Даже если методические приемы SQ 3R кажутся непривычными, при определенной тренировке вопросы и критическое отношение к тексту возникают сами собой - исходя из интересов и соответствующего уровня знаний.
Ясно, что рациональное чтение может обусловливать также повторные просмотры того же материала, причем каждый из этих проходов по тексту служит определенной цели. Например:

первый проход:
селекция материала - установление последующих шагов;
второй проход:
ориентирующее, изучающее, обобщающее чтение;
третий проход:
углубленное (быстрое) чтение с пометками;
четвертый проход:
обобщающее чтение с целью перепроверки (постановки вопросов);
пятый проход:
повторное чтение с выписками.

6.3. Рациональное проведение совещаний
Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания.
Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего времени проводят на конференциях и совещаниях.
Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний!
Проведите еще раз точный анализ затрат Вашего ближайшего заседания с учетом:
- издержек на подготовку;
- заработка участников;
- дополнительных индивидуальных расходов;
- накладных расходов;
- командировочных расходов;
- и потерянного времени!
В зависимости от числа и иерархического уровня участников издержки могут составлять до 50 марок ФРГ в минуту!
Причины, по которым на этих "митингах" впустую тратится столько времени и средств, состоят просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены. В большинстве случаев конференции длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными.
Следующие 25 советов и правил должны помочь Вам рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты.
Подготовка совещания
"Самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!"
1. Это выведенное из опыта правило Вы должны всегда иметь перед глазами, когда проверяете целесообразность созыва заседания.
Непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в:
- обмене информацией;
- выявлении мнений;
- анализе трудных ситуаций и проблем;
- принятии решений по комплексным вопросам.
Работа в группе может быть в несколько раз эффективней, тогда как затраты времени в любом случае обязательно будут в несколько раз больше, чем при работе в одиночку!
2. Подумайте, какими могут быть альтернативы проведению совещания:
- решение ответственного руководителя;
- несколько телефонных звонков или совещание по селектору;
- объединение с другим совещанием.
3. Проверьте, надо ли Вам лично принимать участие в совещании:
- можете ли Вы попросту отказаться, ничего не потеряв?
- можете ли Вы послать своего представителя, который мог бы в результате набраться опыта?
4. Ограничивайте по возможности продолжительность своего участия временем, которое требуется для Вашего выступления.
Сужайте насколько возможно круг участников. Приглашать надо лишь тех, без кого нельзя обойтись, т. е. работников:
- непосредственно затрагиваемых решениями заседания;
- располагающих соответствующими специальными знаниями;
- исполняющих решения;
- имеющих опыт решения аналогичных проблем;
- ответственных за надлежащее исполнение;
- а также опытных советников и людей, умеющих решать проблемы (или умеющих вести конференцию).
6. Правильно выбирайте дату и время проведения совещания (с учетом доступности для участников и возможности подготовиться).
7. Выбирайте подходящее для целей конференции помещение, в котором Вам по возможности не будут мешать, и позаботьтесь о необходимых средствах наглядной информации.
8. Определяйте предварительно цели совещания и соответственно пункты повестки дня:
- выступления;
- подготовка решений;
- устранение проблемы (снятие вопросов);
- информация и т. п.
9. Повестку дня составляйте с указанием времени, необходимого для обсуждения отдельных тем. Для каждого пункта надо намечать время в соответствии с его значимостью (приоритеты!). Используйте для этого формуляр "План обсуждения" (образец приводится ниже).
10. Приглашения рассылайте по крайней мере за неделю до совещания. Проинформируйте как можно конкретнее участников о темах и целях заседания (по возможности с указанием времени в часах, если отдельные участники собираются появиться к обсуждению определенных пунктов).
Проведение совещания
11. Начинайте точно вовремя. Тот, кто поджидает опаздывающих участников, может прождать вечно!
12. Сообщите о стоимости минуты данного совещания (заработок участников за минуту плюс накладные расходы) и о своем намерении провести его рационально. Выражайте уверенность в успешном ходе заседания.
13. Согласуйте с участниками правила совместной работы, например об ограничении времени выступлений 30 или 60 секундами или о порядке принятия решений.
14. Поручите одному из участников ведение протокола.
15. Держите под контролем перерывы и блокируйте такие "убийственные" фразы, как "Этого мы еще никогда не дела ли!" (см. рубрику "Типы участников совещания").
16. Распознавайте такие критические пункты в дискуссии, как разговоры на отвлеченную тему, поспешные выводы и неверные решения.
17. Во время заседания перепроверяйте, как достигаются поставленные цели: анализ проблемы, альтернативные решения, поиски итоговых решений, информация, координация.
18. Повторите принятые решения и согласованные меры, чтобы заручиться согласием участников и исключить разногласия.
19. В конце заседания подведите итоги и поясните, что, кем и к какому времени должно быть сделано.
20. Завершайте совещание точно в назначенное время. Таким образом Вы обеспечите себе репутацию умелого организатора. При проведении последующих заседаний участники будут уже сами себя дисциплинировать и стремиться к своевременному выполнению повестки дня; никто не будет затягивать свое выступление и занимать время следующего участника.
Если при планировании совещания вы правильно установите приоритеты, то Вы убедитесь в том, что самые важные пункты были обсуждены в начале и к концу остались необсужденными лишь малозначительные вопросы.
Завершайте совещание на позитивной ноте, высказав несколько приветливых слов.
Отступление: типы участников совещания
При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать.
1. Спорщик.
Сохранять невозмутимость и деловитость. Предоставить группе опровергать его утверждения.
2. Позитивист.
Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию.
3. Всезнайка.
Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям.
4. Словоохотливый.
Тактично прерывать, напоминать о регламенте.
5. Застенчивый.
Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в своих силах.
6. Негативист.
Признать, оценить его знания и опыт.
7. Не проявляющий интереса.
Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов.
8. "Крупная шишка".
Избегать прямой критики, применять технику "да, но".
9. Расспрашивающий.
Адресовать его вопросы группе.
После совещания
21. Возвращайтесь - хотя бы время от времени - к ходу и результатам состоявшейся конференции, например путем опроса участников:
- Были ли достаточно ясными тема и цель совещания?
- Получил ли каждый из участников своевременно повестку дня и другие материалы?
- Началось ли заседание вовремя?
- Соблюдались ли повестка дня и регламент?
- Была ли достигнута цель совещания?
- Были ли распределены задачи и установлены соответствующие сроки?
- Сколько времени было использовано неэффективно?
22. Составьте четкий итоговый протокол - по возможности через 24 -максимально через 48 часов после завершения заседания. Образец (формуляр) Вы найдете ниже.
Самая большая ошибка после совещания - отсутствие протокола, следующая по рангу ошибка - плохой протокол.
23. Так называемый укороченный протокол с важнейшими данными и результатами должен быть уже в конце заседания роздан всем участникам в виде фотокопии, в большинстве случаев пространный протокол становится тогда излишним. Пример соответствующего формуляра следует после бланка итого протокола.
24. Контролируйте, выполняются ли принятые решения всеми, кого они касаются.
25. Невыполненные задачи и нерешенные проблемы должны стать первым пунктом следующей повестки дня.

Подразделение, отдел
Итоговый протокол совещания
Дата
Тема:


Место проведения:
Дата:
Продолжительность (от-до):
Ведущий обсуждения:
Ведущий протокол (с указанием номера телефона):
Приглашение/повестка дня от:
Участники совещания:
Привлеченные участники:


Результат:*
Указание/поручение (срок исполнения):
Контроль



* Эти пункты при надобности записываются на нескольких страницах
Страница:

План обсуждения
Тема_______________________________________
Дата_______ Время___________ Место проведения
Документы для обсуждения____________________
___________________________________________
Участники__________________________________
Пункты повестки дня
Решения, результаты, мероприятия
Пометка о выполнении



Немедленно поручить:
6.4. Рациональные собеседования (управление потоком посетителей)
Посетители для многих менеджеров представляют собой в некотором смысле проблему. На прием посетителей затрачивается часто намного больше времени, чем на любую другую деятельность. Исследование, проведенное в Швеции, показало, что на посетителей (в большинстве случаев это подчиненные) руководители тратят в среднем 3,5 часа в день.
А каковы Ваши средние показатели? Неспособность предвидеть, имеет ли посетитель сообщить что-то важное, ведет ко многим, зачастую бесполезным, беседам. В социально-психологической области целый ряд проблем возникает в связи с потребностью контактов и организацией социальных отношений. Наиболее существенными "пожирателями времени" являются прежде всего неожиданные, незаявленные посетители, которых обычно принимают немедленно из-за опасения что-то упустить, если их не выслушать.
Мотивы могут быть следующими:
- потребность в информации;
- потребность в помощи или консультации;
- информирование;
- ответ на Ваше приглашение или вызов (типа "Если будете поблизости, заходите!");
- поддержание общественных (официальных) или дружеских отношений.
Как раз последний повод может легко привести к наибольшим временным потерям, поскольку многие посетители приходят как раз по этой причине, чтобы "заглянуть"; они ничего не приносят с собой и "стоят" уйму времени! Большинство из них хотят даже не совета, а прежде всего подтверждения и поддержки свои планов.
Стратегия управления потоком посетителей направлена в первую очередь на то, чтобы отгородиться именно от ненужных и незаявленных посетителей. Последующие рекомендации касаются обращения с посетителями; приводятся 10 приемов завершения переговоров.
Стратегия управления потоком посетителей

Отгораживание от посетителей.
Прежде всего руководители должны иметь время для обдумывания и работы без отвлечения на посторонние дела.
Предохраняйте себя, по крайней мере на определенное время дня, от перерывов в работе из-за посещений. Это относится также и к Вашим подчиненным.
Стиль руководства с ориентацией на сотрудничество с подчиненными подчас ошибочно интерпретируется, когда считают, что сотрудники могут или должны иметь в любое время доступ к своему начальнику.
Мы считаем непозволительной роскошью, если любое лицо в любой день недели, а может быть и в любое время дня может лично или по телефону претендовать на общение с менеджером!
Попробуйте хотя бы раз отгородить себя от посетителей, например с помощью нижеследующей программы из 12 пунктов.
1. Поручите своему секретарю согласование и соблюдение сроков и дат; пусть он согласовывает их заблаговременно.
2. Используйте письменный стол Вашего секретаря как своего рода барьер, который никто не минует без того, чтобы быть увиденным ею и спрошенным: "Что я могу для Вас сделать?", "Не может ли он Вам позвонить?" и т. д.
3. Введите "спокойный час", например в начале рабочего дня, когда никто не должен Вас беспокоить.
4. Установите общие приемные часы и поручите секретарю спрашивать о причинах желаемого времени для посещения, чтобы Вы могли подготовиться.
5. Введите определенные часы приема для отдельных своих сотрудников (например, "Майер - с 14 до 15 ч").
6. Посещайте сами помещения, где сидят Ваши подчиненные, и предоставляйте себя в их распоряжение для вопросов. Намного проще самому попрощаться и выйти из помещения) чем с помощью комплиментов выпроваживать собеседника из своего кабинета.
7. Принимайте посетителя стоя (например, в приемной) и определяйте во время приветствия приоритетность или необходимость посещения. Когда Ваш собеседник уже сидит у Вас в кабинете, вы оказываетесь в проигрыше в психологическом отношении.
8. Старайтесь по возможности приходить на работу пораньше, вместо того чтобы задерживаться вечером.
9. Запирайтесь в каком-нибудь помещении, например в комнате отсутствующего коллеги; при этом лишь Ваш секретарь должен быть проинформирован о Вашем местонахождении.
10. Своими личными контактами занимайтесь в каком-либо другом, а не на рабочем месте. Договаривайтесь, например, пообедать с важными для Вас людьми и т. п.
11. Свой письменный стол поставьте так, чтобы он не был виден в открытую дверь; тем самым Вы сможете избежать потенциальных посетителей.
12. И самое главное: покончите с мифом "открытой двери"!
Оставляйте открытой дверь в свой кабинет только тогда, когда Вы готовы для беседы; закрывайте дверь, если хотите чтобы Вам не мешали!
Планирование и подготовка посещении
У каждого, кто к вам приходит или хочет войти, есть повод для беседы, который ему кажется важным.
1. Спрашивайте себя, имея в виду конкретного посетителя, которого Вы хотите принять или пригласить, какой цели Ваш разговор должен послужить.
2. Выясните в начале визита по возможности вместе с собеседником вопрос: "Какова цель этой беседы?"
3. Предварительно устанавливайте продолжительность визита; разговор, как правило, длится столько времени, сколько его есть в распоряжении. Предполагаемую длительность разговора фиксируйте на соответствующих формулярах вашего дневника времени.
4. Переносите предусмотренную тему или всю беседу на другое время, если вы не можете достичь намеченной цели в имеющееся в Вашем распоряжении время.
5. Частную информацию излагайте в конце, когда покончите с основной темой.
6. Поручите своему секретарю следить за временем визита; договоритесь с ним о том, чтобы он Вам напоминал о нем или вмешался в разговор с помощью фразы типа: "Через полчаса Вы должны ехать в город N" и т. д.
7. Подготовьтесь, хотя бы на скорую руку, к разговору по его существу (подоплека проблемы, прежние дискуссии на эту тему, принятые решения и шаги) и держите наготове необходимые документы.
8. Настройтесь на возможные аргументы и возражения
9. своего собеседника.
10. В заключение проверьте, необходим ли этот разговор и нет ли ему альтернативы (например, звонок по телефону или деловая встреча за обеденным столом).
11. Готовьтесь к разговору, например с помощью следующего бланка-листка.

Бланк-листок подготовки к беседе
Планирование
Срок Тема Лимит времени Подготовка по существу проблемы Материалы
Начало:
Короткое приветствие и сразу к сути дела
Ход беседы:
Не уходить от темы Быть активным слушателем
Завершение:
Конкретное разделение обязанностей Соблюдение лимита времени Подведение кратких итогов Заканчивать словами, предназначенными лично собеседнику

Собеседование с сотрудниками. Посещение своих сотрудников легче контролировать и включать в собственные временные планы, чем визиты коллег из других отделов.
- Установите для сотрудников определенные часы приема, во время которых Вы сможете обсудить с ними все, что накопилось за истекший период.
Для этих целей заведите на каждого сотрудника отдельный листок для записей в своем дневнике времени.

[Aкадемия Знакомств [Sоblaznenie.Ru] - это практические тренинги знакомства и соблазнения в реальных условиях - от первого взгляда до гармоничных отношений. Это спецоборудование для поднятия уверенности, инструктажа и коррекции в "горячем режиме". Это индивидуальный подход и работа до положительного результата!]

- Проводите также регулярные краткие оперативные совещания, чтобы прояснить возникающие рабочие и управленческие проблемы.
Обедайте вместе со своими сотрудниками время от времени, чтобы удовлетворять потребность в личных контактах.
- Побуждайте Ваших сотрудников использовать телефон или писать краткие записки, когда не требуется непосредственное общение.
Обращение с незаявленными посетителями. Способы обращения с незаявленными посетителями зависит от того:
- располагаете ли Вы достаточным временем;
- оправдывают ли запросы посетителя время, на них приходящееся;
- в каких отношениях вы находитесь с посетителем;
- какой опыт Вы приобрели от прошлых общений с ним.
Прежде всего спросите его о причинах визита (выясните вопросы: что, для чего, кто, почему, как, чем, когда?).
В зависимости от полученных ответов:
- делегируйте разговор своему сотруднику, в другое подразделение или отдел;
- если можно решить вопрос с небольшими затрата ми времени, продолжайте разговор - отвлечение, которое уже началось, будет меньшим;
- в противном случае согласуйте время встречи и "отпустите" посетителя.
Однако самое лучшее - приучить посетителей к твердо установленным часам приема и часам, закрытым для посещения.
Завершение разговора. Любая беседа независимо от ее продуктивности должна когда-то кончиться. Если Вы, принимая 5 посетителей в день, на каждом потеряете только 5 минут, то в течение недели это составит уже свыше двух часов!
1. Если сам посетитель не желает завершать собеседование, попробуйте использовать следующие более или менее вежливые (в зависимости от ситуации) методы.
2. Выскажите обобщающее или завершающее замечание.
3. Закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне.
4. Посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы прозвучал запрограммированный сигнал.
5. Покажите, что Вам скучно.
6. Встаньте.
7. Проведите своего посетителя к двери.
8. Начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить.
9. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал разговор и напомнил о следующем сроке.
10. Во время дискуссии говорите несколько энергичнее и поспешнее.
11. Сообщите своему посетителю до разговора и перед его завершением о том, что Вас ждут другие посетители и Ваше время ограниченно.
Или скажите просто, что Вы хотели бы теперь закончить разговор!
6.5. Переговоры по телефону
Телефон является наиболее часто используемым и наиболее утомляющим средством коммуникации и тем самым наиболее частым источником "помех" в деловой жизни.
Из десяти менеджеров девять проводят у телефона по крайней мере один час в день, а четверо из десяти разговаривают по телефону более двух часов в день.
Жить можно как с телефоном, так и без него. Кто не знает всесилие звенящего, трещащего телефона? Сколько руководителей уже на полпути из бюро возвращаются обратно на рабочее место, заслышав звонок телефона? Сколько домохозяек прерывают приготовление пищи или ужин только потому, что зазвонил телефон? А как обстоит дело у Вас?
Телефонный разговор не только с точки зрения рабочей методики и экономии времени является чем-то вроде непрошенного посетителя, который вторгается в сферу деятельности другого человека. В то время как многие не осмелились бы без предварительной договоренности проникнуть в учреждение, они могут это сделать в любое время с помощью телефона, поскольку защищены пространственной отдаленностью и опосредованностью контакта. Раз уж связь установлена, то само по себе это соблазняет на бесполезные, крадущие время разговоры.
Многие профессии стали явно "телефонными", например профессии биржевого маклера, посредника, работника справочных служб и т. д. Консультирование предлагает свои специально созданные телефонные службы. К тому же телефонные переговоры становятся все доступнее и удобнее с помощью различных достижений микоэлектроники. В то же время все более частое использование коммуникационного средства "телефон" ведет к тому, что учащаются ошибки, стоящие относительно много времени.

10 телефонных "грехов"
1. Неясная цель разговора.
2. Импровизация в подготовке к разговору.
3. Неблагоприятное время для звонка.
4. Поиск номера абонента.
5. Звонок без предварительной подготовки документов
6. Предварительно не записаны ключевые слова.
7. Не объясняется цель разговора.
8. Монологи вместо выслушивания с постановкой вопросов.
9. Не ведется последующая запись разговоров.
10. Неконкретные договоренности.

Многие звонят от растерянности, беспомощности, из тщеславия, в поисках контакта, из желания произвести впечатление занятости, избавиться от чувства недовольства, из склонности к болтовне, церемонности, от скуки и т. д. А Вы?
Телефонный звонок должен быть в первую очередь инструментом рациональной информации и коммуникации!
Как средство рационализации телефон предоставляет разнообразные преимущества для экономии времени. Однако он является наиболее часто встречающейся "помехой" в деловой деятельности.
Телефон, будучи одним из самых эффективных средств экономии времени, является одним из самых распространенных "поглотителей времени" вообще (парадокс телефона).
Обладает ли для вас телефон тем или иным свойством, зависит от того, насколько рационально Вы его используете и насколько успешно Вам удается избежать злоупотреблений им!
Мы хотим предложить Вам несколько советов по рациональному пользованию телефоном. В этой связи следует делать различия между пассивным "входящим" телефонным звонком и активным "исходящим" телефонным разговором.
(1) Телефон как средство рационализации

Телефон предоставляет по крайней мере шесть преимуществ по сравнению с письменными средствами коммуникации (телеграмма, телекс, почтовая корреспонденция):
- Скорость передачи информации (выигрыш во времени).
- Связь с абонентом устанавливается немедленно - при условии, что последний доступен для разговора часто можно непосредственно на рабочем месте получить необходимую информацию, и для этого не потребуется откладывать какую-либо деятельность.
- Непосредственный обмен информацией (преимущество диалога). Благодаря прямой связи возникает возможность сразу выяснить соответствующие вопросы и достичь договоренности.
- Персональная связь (преимущество контакта). В то как стиль письма зачастую бывает "тяжеловесным", по телефону Вы можете вести со своим деловым партнером дружеский, личный и живой разговор. Если Вы хотите чего-то добиться от своего партнера, разговаривая по телефону, Вы находитесь в лучшей позиции и скорее имеете возможность оспорить оговорки и возражения, чем когда Вы уже получили отказ в письменном виде. Возможные разногласия могут быть урегулированы немедленно. Таким образом возможность успеха сделки по телефону намного выше, чем при использовании для этих целей обмена письмами.
- Сокращение бумагооборота (меньшие затраты труда). Всякая связанная с перепиской деятельность (диктовка, переписка, перепечатка, считка, внесение исправлений, визирование, пересылка) становится совершенно излишней.
- Экономия денег (снижение стоимостных издержек).
Если исходить из того, что деловое письмо, как показывают соответствующие расчеты, обходится в 20-30 марок (ели не больше) в виде расходов на управление, то 3-5 минутный междугородный разговор стоит значительно дешевле! Экономятся затраты на служебные командировки для проведения персонального диалога. Переговоры по селекторной связи могут сэкономить средства, затрачиваемые на совещание.
Кроме того, с помощью телефона зачастую облегчается или ускоряется решение сложных проблем. Преимущества телефона становятся особенно наглядными при комплексном подходе к делу.
Следовательно:
Звонить вместо того, чтобы диктовать. Использовать пассивные (входящие) телефонные разговоры.
В интересах каждого менеджера воспрепятствовать тому, чтобы входящие телефонные звонки (так же как и другие источники "помех") не нарушали концентрации на чрезвычайно важной деятельности (задачи категории А).
Предупреждайте перерывы в работе с помощью отгораживания
(2) Отгораживание
Каждый, кто Вам звонит, убежден в важности своего намерения. Поэтому вы должны с каждым обращаться в соответствии с его стремлением; однако более-менее многочисленным телефонным разговорам Вы можете уделить лишь ограниченное время, если Вы хотите завершить свою работу в течение 8-9-часового дня.
Однако отклонение уже состоявшегося телефонного звонка относится (наряду с отказом принять уже пришедших посетителей) к числу сложнейших проблем общения вообще! И вряд ли можно предвидеть, к каким последствиям может привести Ваш отказ.
Следовательно, будет лучше и эффективнее, если Вы заранее отгородитесь от ненужных звонков или отодвинете их на другое, более удобное для Вас время:
- Проинформируйте своих потенциальных абонентов, с которыми Вы постоянно имеете дело (подчиненных, коллег, клиентов, друзей и т. д.), о том, когда Вам не следует звонить.
- Обговорите также по возможности время для ежедневных активных (исходящих от Вас) телефонных разговоров, тогда можно будет их сгруппировать и соответственно обрабатывать.
- Сообщите также своим абонентам время, когда вам лучше всего звонить.
- Избегайте в конце разговора таких фраз, как: "Позвоните мне как-нибудь!" Упоминайте об этом лишь тогда, когда Вы этого действительно желаете.
- Не заставляйте понапрасну ждать своего партнера, который рассчитывает получить от Вас известие, а звоните точно в назначенное (подходящее Вам) время, прежде чем он позвонит Вам.
- Пусть все входящие телефонные звонки идут через Вашего секретаря или используйте время от времени автоответчик.
Отгораживание с помощью секретаря
Важнейшим помощником, "ключом" к эффективной деятельности менеджера является хороший секретарь, который может принимать входящие телефонные звонки, сортировать их в соответствии с приоритетностью переключать на Вас. Анализ показывает, что целый ряд телефонных звонков попадает по неправильному адресу и нуждается в переадресовке; другие сотрудники или службы на предприятии могут быстрее и лучше дать желаемые сведения.
К этому еще одно конкретное указание:
Секретарь должен обязательно спрашивать о цели звонка, чтобы определить степень срочности и важности разговора, каждый действительно деловой партнер это поймет, если будет вежливо спрошен.
Вручите своему секретарю бланк с критериями, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок) или их следует "пропустить" к Вам.
Никогда не поручайте секретарю использовать следующие извинительные формулировки:
- "... на важном совещании";
- "... не хочет, чтобы ему мешали";
- "... у него важный визит".

Телефонный бланк для секретаря
1. По какому поводу звонит абонент?
2. Какие звонки должны быть переадресованы подчиненным или в другие подразделения?
3. Какие темы Ваш секретарь может выяснить непосредственно у абонента?
4. В какое время вы не хотите, чтобы Вам мешали ("спокойные часы")?
5. С какими лицами Вас вообще не надо соединять (может быть, использовать записки)?
6. С какими абонентами Вас следует соединять только в определенные часы (часы приема, телефонные часы)?
7. С какими лицами Вас следует соединять в любое время?
8. Когда следует "пропускать" частные разговоры? С какими лицами?
9. В какое время Вам лучше всего позвонить повторно?
10. Когда лучше всего позвонить тому или иному абоненту?


Такие и подобные им фразы вызывают неприятные чувства у звонящего, который хочет, чтобы с ним обходились как с важным лицом, а ему вдруг дают понять на социальном уровне или на уровне деловых отношений, что "другой важнее, чем ты!" (иначе бы шеф соединился с тобой сейчас же"). Поэтому избегайте ситуаций, в которых ваш партнер почувствовал бы себя обиженным или даже униженным. Выбирайте "нейтральные" извинения, не говоря уже о том, что Вы вообще не должны сообщать собеседнику, чем Вы в настоящую минуту заняты.
Используйте такие не обязывающие формулировки как: "Господина X в настоящее время нет на месте (в пути, обедает), и мы ждем его к 14 часам. Не могли бы вы позвонить позже?" Если Ваш секретарь не уверена в том, хотите ли вы соединиться с абонентом, она может передать принятие решения об относительной срочности и важности разговора абоненту: "В настоящее время он очень занят (у него важный разговор). Должна ли я его прервать?" Эта стратегия в большинстве случаев хорошо функционирует, Поскольку абоненту станет ясно, что ему хотят пойти навстречу.
Отгораживание с помощью телефонного автоответчика
Если у Вас временно или длительное время нет секретаря, целесообразно включить автоответчик. Не говоря уже о том, что у многих людей есть эмоциональное предубеждение против автоответчика, он является все же средством "второго сорта", поскольку "глушатся" все телефонные звонки без разбора. Однако его преимущества по сравнению с полным отключением телефона состоят в том, что Вы после завершения всех дел можете прослушать сообщения абонентов и перезвонить.
(3) Разговор без откладывания
В исключительных случаях, когда прорываются важные звонки, или в течение Ваших телефонных "часов приема" Вы должны сразу же в начале разговора выяснить следующие пункты, которые облегчат Вам рациональное ведение телефонных переговоров:

Телефонный бланк "Разговор без откладывания"
Сначала взять телефонную книжку!
1. Кто именно Ваш абонент, из какой фирмы, какие функции выполняет и т. д.?
2. О чем идет речь (какое дело у абонента)?
3. Насколько срочно и важно дело Вашего партнера (сроки исполнения)?
4. Когда Вы сможете перезвонить (после того, как соберете материалы)?
5. По какому номеру Вы сможете дозвониться до своего партнера (при первом контакте: адрес, номер телефона или телекса, точное написание фамилии)?




Другая возможность решить вопрос незамедлительно состоит в том, что секретарь просит звонящего немного подождать, говоря при этом: "Я посмотрю, могу ли я его прервать". Он получает у своего шефа краткий ответ, которого часто бывает достаточно абоненту. При таком способе менеджер почти не отрывается от дел (не требуется слов приветствия и прощания, долгих разговоров), и в то же время это соответствует важности и срочности звонка.
Если у вас нет секретаря или автоответчика, Вы сможете защититься от ненужных звонков с помощью таких кратких и точных фраз, как: "Я перезвоню Вам позже" или "Пожалуйста, перезвоните мне в 16 часов". В других случаях используйте вышеприведенный бланк.
(4) Обратный звонок
Наряду с отгораживанием и незамедлительным исполнением в исключительных случаях обратный (ответный) звонок является третьим методом эффективной и рациональной обработки телефонных переговоров.
Даже если абоненту не очень подходит время для обратного звонка, эта коллизия решается на основе самоменеджмента.
Почему причина звонка другого работника должна автоматически считаться более важной, чем Ваша причина, согласно которой Вы не можете оторваться от дела?
Известно высказывание одного менеджера о методе обратных звонков: "Никто не рассчитывает на то, что врач или хирург прервет прием или операцию и подойдет к телефону. Никто не попросит к телефону адвоката во время судебного разбирательства или профессора во время лекции. Почему же можно ожидать от делового человека, что он "всегда готов", когда звонит телефон?"
Система обратных телефонных звонков, сведенных в телефонные блоки, существенно сокращает число ежедневных перерывов в работе и предоставляет значительные возможности для рационализации и экономии времени
Метод обратного звонка, кроме того, дает Вашему секретарю возможность подготовить необходимые для переговоров материалы, в результате чего сокращается общее время телефонного разговора. Если абонент назвал цель звонка, то Вы выигрываете время, обдумав в промежутке свой ответ.
Исходящими звонками легче манипулировать, чем входящими. Самый рациональный метод - сводить исходящие звонки в так называемые телефонные блоки.
(5) Телефонные блоки
Выберите два временных промежутка, например ближе к полудню или к вечеру, когда Вы сможете "отработать" свои телефонные разговоры все вместе или сериями, предварительно подготовившись к ним. Преимущества такого "серийного производства" перед многочисленными разрозненными звонками состоят в том, что Вам надо лишь один раз подготовиться и Вы можете разом выполнить однородную работу. Испробуйте этот метод и убедитесь в том, какие в нем скрываются возможности рационализации, но следите за тем, чтобы ваши телефонные блоки были не слишком продолжительными (примерно 30 минут), так как иначе Ваш телефон будет постоянно занят и звонящие к Вам потеряют терпение.
Таким образом Вы будете вести не бессмысленные разговоры "между прочим", а нацеленные, планомерные и потому более эффективные. Ваша концентрация будет существенно выше, и Вам не будут мешать входящие звонки (поскольку Вы заблокируете свою линию).
Если Вы заранее определите цель разговора, Вы сразу сможете начать обсуждение важных вещей. Вы не тратите время на поспешный поиск во время разговора необходимых документов, поскольку все уже заранее приведено в порядок.
Таким образом Вы сможете сэкономить много времени.
Использование дневника времени
Для ускоренной подготовки одного или нескольких телефонных разговоров Вы можете использовать план дня. Помечайте там вопросы, подлежащие выяснению по телефону, а также при необходимости их результаты.

Телефонный листок
Дата
Разговор
Партнер
Тема, повод
Номер телефона
Приоритетность
Контроль за исполнением







Другие возможности
"Мелкие" телефонные звонки, которые приходится делать в течение одного или нескольких рабочих дней, должны производиться в блоке в непроизводительное время (см. график работоспособности), когда они не могут нарушать ход работы.
Используйте "холостые" промежутки времени и другие паузы между отдельными делами или совещаниями, чтобы сделать нужные звонки.
Пользуйтесь телефоном антициклично, т. е. не в рабочие часы пик.
Тогда Вы сможете быстрее дозвониться до своего партнера. Наиболее благоприятными для телефонных звонков промежутками является время
с 8.00 до 9.30;
с 13.30 до 14.00;
после 16.30.
В другие часы приходится считаться с тем, что время решения вопросов по телефону почти удваивается и Ваш партнер может с вами немедленно говорить лишь примерно в 50 % случаев.
(6) Подготовка
Перед каждым звонком проверьте три принципиальных вопроса:
- Имеется ли однозначная потребность в личном контакте?
- Обязательно ли знание ответа для того, чтобы прийти к соглашению?
- Существует ли возможность последующей встречи с партнером (абонентом)?
Предварительные соображения, которые не приводят к телефонному разговору, ценнее, чем телефонный звонок без цели или результата
Вы должны набирать номер только тогда, когда Вам будет ясна цель разговора: Хочу ли я просто поддержать общий контакт и обменяться мнением с коллегой?
- Хочу ли я пуститься в воспоминания или установить новую связь?
- Хочу ли я получить информацию или передать ее?
- Хочу ли я поделиться идеей и попросить ее оценить?
- Хочу ли я убедить другого в своих намерениях и ближе ознакомиться со своими проектами?
Позаботьтесь о выборе правильного момента для своего разговора:
- Выясните самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела. Установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при личной встрече.
- Предупреждайте о своем звонке заблаговременно! Многие из Ваших деловых партнеров будут за письменным столом ждать Вашего звонка, если Вы заранее укажете (с помощью письма, телекса, секретаря) точное время. Вы сэкономите время и средства и ускорите решение соответствующего вопроса!
- Готовьтесь к своим звонкам по-деловому и содержательно!
- Важной предпосылкой успешного телефонного разговора является его подготовка. Следующий бланк поможет Вам эффективнее использовать такой инструмент общения, как телефон. Настройтесь на партнера и сконцентрируйтесь на ведении разговора.

Бланк "Подготовка телефонного звонка"
Сначала подготовиться - потом звонить
Цели
1. Чего я хочу достичь (установить общие и промежуточные цели разговора)?
2. Кому я хочу позвонить (фамилия, подразделение, функция, номер телефона)?
3. Когда я хочу позвонить (в утренние часы, в обеденное время, в конце дня, в скользящее время)?
4. Какие вопросы я хочу задать (записать основные пункты)?

Документация
5. Какие документы мне потребуются (картотека клиентуры, корреспонденция, обзор, отчет и т. п.)?
6. Какие документы потребуются моему партнеру(корреспонденция, проспекты, акты)?

(7) Ведение телефонного разговора
Обычно называемые в этой связи технические рекомендации типа того, что надо четко произносить слова, не заслонять микрофон, повторно называть свое имя и т. п., мы считаем достаточно хорошо известными. Стратегические соображения по поводу ведения разговора связаны с предыдущим формуляром, и особенно с рубрикой "аргументы и возражения".
Далее следует несколько конкретных советов по ведению телефонного разговора.
1. Быть, кратким: сводите фазу контакта до минимума.
Начало разговора определяет его ход и его завершение!
"Добрый день, господин X, как Ваши дела",- это не что иное, как приглашение к долгому разговору о семье, отпуске, хобби и текущих событиях, не обменивайтесь сводкой погоды и сокращайте фазу первого контакта!
"Добрый день, господин X! Мне нужно быстро получить некоторые сведения, если у вас есть для меня минута времени",- подобные фразы ни в коем случае не являются невежливыми, но гарантируют Вам краткий телефонный разговор и облегчают Вашему партнеру рациональное ведение переговоров. Если первый контакт имеет для цели разговора особое значение, Вы можете кратко напомнить о совместных делах; незнакомцу уместно кратко представиться для создания позитивного фона взаимоотношений.
2. Сначала сообщите своему партнеру, "о чем идет речь", и только затем объясните причины и подробности.
3. Не прерывайте разговор по той причине, что по другому аппарату поступает важный звонок. В случае необходимости спросите, можно ли Вам прерваться, и заверьте в том, что Вы перезвоните через 10 минут.
4. Избегайте "параллельных разговоров" с Вашими сотрудниками.
5. Изъясняйтесь четко и спрашивайте согласие своего партнера, если Вы хотите записать разговор на пленку или подключить параллельный аппарат.
6. В конце длительного разговора кратко подведите итоги и перечислите меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать)?
7. При необходимости попросите или пообещайте краткое письменное подтверждение телефонных переговоров. Простейшим путем является копия записи разговора с подписью.
8. Во время разговора запишите такие важные подробности, как имена, цифры и основную информацию, с которой потом смогут ознакомиться и которую могут понять Ваши подчиненные и коллеги.
9. Следите, особенно при междугородных разговорах, за продолжительностью разговора - стоимостью Вашего звонка (используйте для этих целей секундомер, хронограф, песочные часы, электронный счетчик и т. п.).
10. Будьте кратки: завершайте разговор, как только будет достигнута его цель!
Многие телефонные разговоры часто длятся очень долго из-за того, что оба партнера имеют трудности с их завершением. "Большое спасибо, господин X. Я думаю, этого достаточно. Я надеюсь Вас в скором времени увидеть!" - такого рода фраза позволяет закончить разговор рационально и кратко, равно как вежливо и необезличенно
Старайтесь приучить своих партнеров к своему стилю телефонных переговоров - краткости, но и вежливости. Обратите внимание: последнее впечатление должно быть наилучшим!
Нижеследующий "телефонный" бланк подытоживает важнейшие пункты:

Бланк "Ведение разговора"
Не растягивайте телефонный разговор!
1. Экономьте время на фазе первого контакта
2. Сначала сообщите, о чем идет речь
3. Не прерывайтесь из-за других звонков
4. Избегайте параллельных разговоров с третьими лицами
5. Используйте магнитофон, параллельную трубку только с согласия своих собеседников
6. Подытоживайте результаты 7. Позаботьтесь о письменном подтверждении
8. Запишите важнейшие подробности
9. Следите за продолжительностью (ценой) разговора
10. Умело завершайте разговор


(8) Подведение итогов: запись телефонного разговора
Последней фазой рационального ведения телефонных переговоров является регистрация и подведение итогов состоявшихся входящих и исходящих звонков.
Телефон как наиболее часто используемое в деловом мире средство коммуникации наиболее часто является также и поводом для недоразумений.
Приучите себя к тому, чтобы составлять запись всех важнейших разговоров!
Таким образом Вы можете зафиксировать полученную информацию и будете иметь важный документ (доказательного характера) для последующей работы. Запись Вы можете делать непосредственно на документе, используемом при разговоре, на прилагаемом письме или на отдельном листе.
Мы рекомендуем разработать для этих целей свои формуляры как средство рационализации. Приводимый ниже формуляр пригоден как для подготовки, так и для записи и последующей обработки телефонного разговора.

Запись телефонного разговора
Кто?
Что?
Когда?
До звонка
Во время звонка
После звонка






6.6. Рациональное ведение корреспонденции
Потери времени руководителя в связи с неудовлетворительным ведением корреспонденции значительны. Обязательный разбор почты занимает часто более одного часа в день. С обработкой входящей почты, составлением стандартных посланий и индивидуальных писем, профессиональной диктовкой и т. п. возникают потери времени, которых можно было бы в значительной части избежать при рациональной постановке дела.
Нижеследующие советы должны помочь вам справляться с этими задачами категорий В и Б с меньшими затратами времени.
Рациональная обработка входящей почты
1. Предупредите о том, чтобы Вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение, и откажитесь от всей "рутинной почты".
2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.
3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.
4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправиться в корзину для бумаг.
5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.
6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т. п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.
7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.
8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т. е. во время просмотра почты.
9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.
Цель заключается в том, чтобы
Каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки
10. Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:
- к немедленному исполнению;
- к повторному рассмотрению;
- в архив.
Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)
Собираетесь ли Вы составить стандартное послание или написать частное письмо, вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:
Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!
И ваши деловые партнеры будут вам благодарны, если будут получать от Вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут Вам сэкономить "только." минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.
1. Рационализация корреспонденции путем немедленного ответа.
Напишите от руки на полученном Вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи "Согласен".
Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.

Знак фирмы
Стандартный вариант ответа

С дружеским приветом

Подпись
Преимущества немедленного ответа состоят в том, что вы экономите время на диктовке или на подробном написании, Ваш партнер получает ответ обратной почтой и на 50 % сокращается бумагооборот.
2. Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.
Немедленно ответить вы можете и в том случае, если Вы на основе имеющегося в Вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т. д.) хотите сделать запрос или заказ.
Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: "Прошу прислать 2 экземпляра", и отошлите этот листок адресату. Преимущества этого способа:
- вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;
- адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.
3. Рациональная корреспонденция с помощью "писем-маятников".
Этот метод, называемый также "блицответ", рекомендуется для тех случаев, когда Ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих писем можно сделать весьма краткими.

Формуляр "письма-маятника"
Получатель__________
Наше сообщение
Знак нашей фирмы
Ваше письмо от
Ваш звонок от
Наш разговор от
Существо дела

Место, дата, подпись

Отправитель__________
Ваш ответ
Знак Вашей фирмы
Наш звонок от
Наш разговор от
Существо дела

Место, дата, подпись


Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.
Преимущества этого принципа:
- небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;
- отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;
- оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;
- отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.
4. Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).
Поскольку Вы ожидаете краткого, но быстрого ответа на свое письмо, Вы можете освободить своего партнера от ненужной работы: посылайте ему письма в двух экземплярах с таким, например, упоминанием в тексте: "Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!".
5. Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.
Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, записи телефонных разговоров, циркуляров, заявок и т. п., если вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.
Преимущества стандартных бланков: Вам не надо много писать или диктовать, достаточно проставить ключевые слова и обозначения. Такого рода послания производят зачастую лучшее впечатление, чем красивые, но не рациональные письма!
6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.
Настоящий бум вызвали в последнее время микрокомпьютеры (называемые также персональными), которые за 5000-10000 марок позволяют различным учреждениям, отдельным подразделениям, мелким фирмам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным потребителям наряду с использованием прочих программ работать над собственным текстом. Со снижением цен и прогрессом микроэлектроники это средство рационализации становится все более привлекательным.
Преимущество: программирование писем экономит много времени и позволяет сохранить форму лично Вами составленного послания.
7. Рациональное составление индивидуальных писем.
В конце концов в немалом числе случаев по причинам представительства или из-за нестандартности содержания Вам бывает необходимо написать индивидуальное письмо.
Собирайте отдельные письма для "серийного производства", например используйте папку "Корреспонденция".
Подготавливайте процесс написания или диктовки, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т. п.
Используйте краткие наброски с наглядной фиксацией основных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на формулировании.
Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) или лучше делегируйте составление письма, задавая секретарю только ключевые слова, носящие основную смысловую нагрузку (см. "Обработка входящей почты").
Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.
8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.
Мы исходим из того, что Вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.
Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае Вы блокируете время двух лиц одновременно; В то время как! Вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.
Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т. д.).
Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.
9. Рационализация корреспонденции путем самоограничения.
Избегайте ненужного бумагооборота, избавляйтесь от привычки записывать или диктовать по любому мало-мальски значительному поводу.
10. Рационализация корреспонденции за счет целеоринтированности в работе.
Перед составлением каждого письма спрашивайте себя, какой цели Вы хотите достичь. Всегда предварительно обдумывайте, что Вы хотите сообщить другому лицу.
6.7. Использование листков-памяток и формуляров
Выигрывайте время, используя для повторяющихся задач и работ листки-памятки. Имеется в ввиду разграфленный лист, на котором в определенном порядке перечисляется и задается то, что должно быть сделано, поручено, перепроверено или изменено. Листки-памятки превратились в универсальный инструмент облегчения труда для повторяющихся и стандартных процессов.
Они обладают следующими преимуществами:

Листки-памятки как средство самоменеджмента

1. Разложение работы на отдельные фазы способствует концентрации на наиболее существенном.
2. Ускоренное выполнение дела высвобождает дополнительную энергию.
3. Нет необходимости снова и снова обдумывать рутинные процессы ("изобретать велосипед").
4. Пропадает опасение того, что какое-либо дело может быть забыто; листки-памятки дают максимум уверенности при минимуме контроля.
5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершенствованию стиля работы.
6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозримыми.
7. Листки-памятки служат инструментом личной подготовки к работе.
8. Листки-памятки образуют основную структуру, которая может постоянно совершенствоваться.
9. С помощью листков-памяток легче справляться с рутинной работой.
10. Листки-памятки являются постоянным накопителем опыта, они разгружают нашу память.

Применение:
- листки-памятки служат для управления информационными мыслительными процессами, а также процессами формирования мнений и принятия решений;
- листки-памятки особенно рекомендуются для осуществления анализа, наблюдений, контроля, проведения переговоров и бесед, подготовки докладов, командировок и т. п.
Практически нет такого вида деятельности, который нельзя было бы разложить на отдельные рабочие фазы!
Определите наиболее часто повторяющиеся в Вашей профессиональной и личной сферах виды работ и создайте свой собственные листки-памятки, например для:
- подготовки командировок;
- подготовки конференций (см. "План обсуждений" в 6.3);
- профессиональной диктовки;
- проблемного анализа;
- контроля за реализацией проектов;
- на случай автомобильной аварии и т. д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, которые Вы позже примените для своих первых набросков листков-памяток:
Основную структуру листка-памятки Вы можете разработать следующим образом:

5 ступеней составления листка-памятки
1. Выбрать те виды деятельности или занятий:
- которые повторяются;
- одинаково или аналогично исполняются.
2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:
- что должно быть сделано?
- на что следует обратить особое внимание?
- что подлежит выяснению?
- кого надо проинформировать? И т. д.
3. Составить логическую очередность:
- какие имеются взаимозависимости?
- какие временные ограничения должны быть соблюдены?
- что из чего вытекает в соответствии с логикой данной деятельности?
- где потребуются промежуточные результаты?
4. Произвести группировку:
- какая деятельность повторяется?
- где имеются логические промежуточные связи?
- где употребляются одинаковые вспомогательные средства?
5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:
- анализ ошибок;
- критические фазы;
- возможности делегирования;
- апробирование;
- окончательная корректировка;
- готовый листок-памятка.

Попробуйте составить список повторяющихся видов работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда и времени.
Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если заведете картотеку формуляров листков-памяток для различных проектов и рабочих процессов.
Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!

Системная подготовка к беседам
Моя целеустановка.
Необходимая документация.
Начало беседы.
Что может быть "узким" местом у клиента?
Мой вариант решения.
Возможные возражения.
Мои контраргументы, сильные стороны.
Заметки, анализ, оценка.
Немедленно поручить.


Рациональная канцелярия
Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств. Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.
Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).
6.8. Резюме
Коммуникация представляет собой обмен информацией. Переработка информации должна быть увязана с личными профессиональными и жизненными целями.
Рациональное чтение в первую очередь означает определение приоритетности: целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько.
Путем специальной тренировки представляется возможным усовершенствовать методику чтения и повысить скорость чтения за счет:
избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов; применения лучшей техники чтения.
Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.
В качестве универсальной техники чтения используйте метод SQ 3R:
обзор;
постановка вопросов;
чтение;
обобщение;
повторение.
Нижеследующий листок-памятка охватывает важнейшие указания и правила рационального проведения совещаний.
По возможности отгородитесь от нежелательных визитеров и покончите с мифом "открытой двери".
Предусмотрите для себя "спокойный час", а также часы приема для посетителей (в том числе для Ваших сотрудников). По возможности предварительно планируйте и подготавливайте беседы с запланированными посетителями.
Телефон является одновременно одним из самых эффективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его "поглотителей" (парадокс телефона). Учитесь искусству владения телефоном, вместо того чтобы допустить его власть над собой
Предупреждайте отвлечение от дела путем отгораживания (с помощью секретаря), обрабатывайте "входящие" телефонные разговоры.

Организационные принципы рационального проведения совещаний
До совещания
1. Требуется ли вообще проводить заседание?
2. Какие имеются альтернативы совещанию?
3. Должен ли я лично принимать в нем участие?
4. Свести свое участие до минимума
5. Сократить число участников до минимума
6. Выбрать наиболее подходящее время проведения
7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации
8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня
9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем
10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания
Проведение совещания
11. Начинать точно вовремя
12. Сообщить о стоимости минуты
13. Согласовать правила совместной работы
14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола
15. Исключить ненужные паузы и "убийственные" фразы
16. Следить за критическими пунктами в дискуссии
17. Контролировать движение к поставленным целям
18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры
19. Подвести итоги
20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением)
После совещания
21. Перепроверить ход и результат совещания
22. Составить протокол результатов
23. Размножить и разослать краткий протокол
24. Контролировать выполнение решений
25. Невыполненное перенести на следующее совещание


"Исходящие" телефонные разговоры осуществляйте по возможности "телефонными" блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка).
Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до - во время - после).
Кончайте с "документацией", сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

Входящая почта.
1. Не обрабатывать "рутинную почту".
2. Сортировать, раскладывать по папкам.
3. Прикладывать разъяснительные материалы.
4. Несущественное - в корзину.
5. Помечать важные места в тексте.
6. Снабжать указаниями по обработке.
7. Переправлять по назначению.
8. Обрабатывать сразу после получения.
9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.
10. Ящик для почты с тремя отделениями.

Исходящая почта.
1. Немедленный ответ
2. Письма-копии.
3. "Письма-маятники" (блицответ).
4. Облегчение ответа.
5. Краткие письма.
6. Обработка текста.
7. Индивидуальные письма.
8. Профессиональная диктовка.
9. Самоограничение.
10. Целеориентированность в работе.

Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.
1. Выбрать вид деятельности.
2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.
3. Составить логическую схему.
4. Произвести группировку.
5. Переработать предварительный листок-памятку.
Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.
Проработайте материал главы "Информация и коммуникации" применительно к своим нуждам. Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?

Использование главы "Информация и коммуникации"
Страница
Мысли, ассоциации, темы и т. п.
К какому времени проработать, применить?
Контроль





Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут Ваше время
Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим "поглотителем времени".
7. Претворение в практику
7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий

"Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полегчают"
Персидская поговорка
После того как Вы в процессе чтения книги познакомились с функциями и возможностями применения самоменеджмента, в настоящей главе Вам надлежит оценить и приспособить к своим нуждам знания, приобретенные при чтении, с тем чтобы последовательно применять их на практике.
Наверняка при чтении отдельных мест книги Вы подумали: "Это бы я попробовал", например устанавливать приоритеты (АБВ), завести дневник времени, вести планы дня, по-иному использовать телефон и т. д., и, возможно, отметили эти мероприятия в таблицах, завершающих соответствующие главы?!
В данной главе речь идет о том, чтобы свести воедино отдельные запланированные шаги в общую стратегическую концепцию и последовательно претворять ее в повседневной работе.
Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и внесите все те предложения, которые вы хотите претворить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.
Обратите внимание при этом на следующие вопросы:
1. Что именно Вы собираетесь сделать?
2. Кто будет затронут соответствующими мерами (Вы сами, сотрудники, секретарь и т. д.)?
3. Когда Вы собираетесь начать?
4. Имеете ли Вы в виду определенные сроки исполнения?
Насколько обширным получился Ваш план мероприятий?
Реально ли все это и не слишком ли много хорошего?
Проблема подобных планов часто заключается в том, что в начале принимается слишком обширная программа и эти действительно благие намерения по улучшению работы и изменению привычек с течением времени уходят, как вода в песок.

План мероприятий "Самоменеджмент"
Что?
Кто?
С какого времени?
До какого времени?
Контроль






Договор на использование в начале этой книги должен был дать понять, насколько важно для автора, чтобы именно этот эффект после прочтения был бы минимальным или - в идеальном случае - вообще бы не проявился
Нижеследующий договор на изменение должен застраховать Вас на некоторое время после прочтения книги и послужить методическим инструментом претворения в практику техники самоменеджмента.
7.2. Договор на изменение
Договор на изменение представляет собой план действий в целях корректировки представлений, поведения и ощущений. Договор на изменение заключается с самим собой.
Вы можете решиться на меры, касающиеся:
Вас самого;
Ваших сотрудников;
Вашего начальника;
Вашей жизни.
Найдите время и попытайтесь ответить на следующие вопросы.
Учитывайте при этом и различные стороны прошлого опыта (вопрос 3) с его действительными и мнимыми преимуществами, не будь которых, Вы бы сразу изменили свой образ действий. В чем, собственно, заключается Ваша выгода, если Вы можете сказать, что у Вас никогда не бывает времени, Вы всегда заняты, чрезвычайно загружены, перерабатываете и т. д.? На что Вы рассчитываете? На восхищение? На принятие Вашей занятости во внимание?

Договор на изменение
Дата
1. Что я действительно хочу изменить (сформулируйте как можно конкретнее)?
2. Чего я не хочу делать в будущем?
3. С какими отдельными преимуществами связаны мои прошлые установки, привычки в работе, мое поведение?
4. Как я могу сохранить эти преимущества при новом образе действий и мыслей?
5. Что я сделаю конкретно, чтобы достичь этой цели? Где и в каких ситуациях я могу применить новые приемы?
6. Как заметят окружающие, что я изменился?
7. Каким образом я, возможно, попытаюсь перехитрить самого себя, чтобы не выполнить договор?
8. Каких трудностей следует ожидать? Чем я могу на них ответить?
9. Дата первой проверки соблюдения мною договора на изменение (срок: 2-4 недели).
10. Насколько хорошо я выполнил свой договор? Если он выполняется недостаточно хорошо, то в чем причина этого?

7.3. Указания по претворению в практику
Проблема самоменеджмента состоит не столько в недостатке знаний о его методах, сколько в недостаточном или неудовлетворительном применении инструментария.
1. Каждый из предложенных методов, например "подумай, прежде чем что-либо сделать", каким бы банальным он ни казался, проверьте, руководствуясь принципом: что говорит против того, чтобы его не попробовать?
2. Начните с проблемы, которая для вас действительно является важной и срочной. При претворении в практику методов самоменеджмента действуйте по принципу установки приоритетов. Поставьте в центр Вашего плана мероприятий какую-либо важную проблему, например составление планов дня по методу "Альпы", и направьте на это большую часть своей энергии.
3. Не пытайтесь все сразу сделать совершенным. Предпринимайте только реальные шаги.
4. Не начинайте с мер, которые хотят и кажутся очевидными, но наталкиваются на внутреннее сопротивление. Например, весьма целесообразно делать пробежку в 6 часов утра. Однако у любителя поспать эта мера имеет слабые шансы на успех.
5. Каждую новую деятельность начинайте как можно интенсивнее. Поначалу старайтесь избегать слишком длительных перерывов и контролируйте себя с помощью небольшого листка-памятки каждый день или каждую неделю. От этого будет еще один небольшой полезный эффект: Вы будете регулярно ощущать успех!
6. Для первого плана мероприятий выберите себе только одно крупное и несколько относительно некрупных мероприятий и сначала воплотите их в жизнь, прежде чем приступить к следующим видам активности.
7. Решите для себя, хотите ли вы открыто заявить о своих планах по изменению работы и жизни и, может быть, приобщить к ним других лиц, чтобы повысить вероятность успеха, или попытаться в одиночку, поначалу незаметно для окружающих, справиться с определенными проблемами.
8. Спокойно воспринимайте внешнее воздействие. Например, подключите сразу же своего секретаря, пусть он напоминает Вам о том или ином методе и контролирует Вас.
9. Обсудите свои намерения со своими подчиненными и попытайтесь сразу же их подключить.
10. Не берите на себя слишком много. Ставьте реальные сроки и разбивайте ту или иную задачу на отдельные обозримые шаги.
11. Периодически контролируйте себя. Проверяйте также полезную отдачу от нового метода самоменеджмента.
В конце концов, важно не то, что Вы начали делать, а то, что Вам удалось успешно осуществить.
12. Не запаздывайте с контролем и перепроверкой текущих мероприятий, чтобы можно было своевременно внести коррективы.
Во всей деятельности Вам поможет хороший инструмент планирования времени - дневник времени, который является компактным средством, с помощью которого Вы сможете перенести в повседневность то, что решили взять из этой книги, если захотите проявить достаточно самодисциплины.
7.4. Стратегия "бегства" и препятствия
Только Вы сами способны изменить свое поведение. Окружающие могут лишь мотивировать Вас при этом (либо удерживать Вас от этого).
В то же время Вы можете сами встать у себя на пути. По этой причине мы хотим предложить Вам упражнение, которое хорошо зарекомендовало себя на наших семинарах.
Упражнение по претворению в жизнь.
Как я сам могу воспрепятствовать успешному использованию техники самоменеджмента.
Назовите по меньшей мере 10 причин. Ниже следует набор возможных ответов:
- несоставление планов;
- слишком большие затраты на планирование времени;
- стремление планировать "все и вся";
- недостаточно полное отражение в плане конкретной деятельности;
- нереалистичные временные рамки для отдельных видов деятельности;
- игнорирование запланированного;
- неточное определение задач;
- отсутствие контроля за выполнением;
- невключение в новый план невыполненных пунктов;
- игнорирование приоритетов;
- установка неверных приоритетов;
- неразборчивость в активности (неумение сказать "нет");
- отсутствие предварительной договоренности по срокам;
- отсутствие самоконтроля и самодисциплины;
- подверженность отвлекающему влиянию посторонних факторов;
- немотивированное отрицательное отношение к технике планирования времени;
- неумение увлечь за собой коллег и подчиненных, чтобы тесоблюдали "правила игры";
- небрежное выполнение плана;
- неумение извлекать уроки из ошибок при планировании.
Стратегия "бегства" и внутреннее сопротивление.
В суете рабочих будней Вы, возможно, будете пытаться себя перехитрить, чтобы не работать планомерно и систематически, например в том случае, если высший приоритет имеет неприятная для Вас работа.
- Не приступаете ли Вы в таких случаях сначала к чтению газет?
- Не ведете ли Вы отвлекающий разговор с окружающими? Не начинаете ли Вы делать другое, менее важное или более простое дело?
- Не затеваете ли Вы уборку на своем письменном столе или в кабинете?
- Не делаете ли Вы быстро один или несколько телефонных звонков?
_______________________________________________(Ваша версия.)
Или Вы сопротивляетесь самоменеджменту как методу?
- Этого я еще никогда не делал.
- Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда лет.
- Для моей практической работы в качестве это не подойдет.
- Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня.
- Повседневная спешка, рабочие нагрузки, поджимающие сроки и т. п. не оставляют мне для этого времени.
- Это функционирует только в теории.
- Это все азбучные истины.
- Если бы это было так просто, то это бы делал каждый.
Может быть, Вы все же попробуете однажды тот или иной инструмент самоменеджмента! Постарайтесь определить, какой метод и какой стиль подходят Вам лично, чтобы постоянно их совершенствовать.
Всегда найдется более простой путь достижения цели! Успехов Вам на этом пути!
8. Десять золотых правил, выполнение которых поможет добиться экономии времени
1. Формируйте рабочие блоки, в которые Вы будете включать выполнение крупных или схожих похарактеру заданий
Тому, кто то и дело прерывает свою работу или кому мешают посторонние, нужно для выполнения задания значительно больше времени, чем тому, кто сосредоточил все свои усилия исключительно на выполнении работы такого же объема. Если отрешиться от математики и посмотреть на ситуацию другими глазами, то работа с перерывами требует больших затрат времени, чем непрерывная сосредоточенная работа по выполнению одного и того же задания. Перерывы в работе требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного "разбега" и "погружения" в работу. Если будете объединять выполнение нескольких небольших по объему, но схожих по характеру работ.(например, телефонные разговоры, ответ на письма своих корреспондентов, обсуждение рабочих вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
2. Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери Вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для каждого. Кроме того все равно невозможно устроить так, чтобы Вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т. п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон на секретаршу, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в Вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда Вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.
3. При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий
Ту или иную работу выполняют обычно столько, сколько времени имеется в распоряжении. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что угодно, но нее более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в говорильню, где шуму много, а толку мало. Чаще всего деловые встречи назначают на 10 часов утра, и длятся подобные переговоры до обеда. Между тем, если переговоры назначать на 11 часов утра, то они также непременно закончатся к обеду, причем результат их будет не только не хуже, а возможно и лучше. Итак, следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т. п. Время - деньги, и если последнее постоянно просчитьюаются, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитываются крайне редко.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ
Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые он должен или хотел бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день некоторые прихватывают в случае крайней необходимости еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас добивает сознание того, что мы не успели закончить работу! Единственная возможность справиться с потоком дел, заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно устанавливать приоритеты по системе дел А, Б, В, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел.
Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В это время целесообразно браться в первую очередь за то дело, которому отводится приоритет №1.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето)
Вильфредо Парето в 19 веке обнаружил, что лишь небольшая часть какого-либо количества представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80 % оборота достигается благодаря лишь 20 % клиентов. Или лишь в 20 % текста статьи или циркулярного письма содержится 80 % всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т. п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20 % своего рабочего времени, мы получим 80 % результата. Главная трудность заключается в том, чтобы точно определить те самые 20 %, определяющие успех дела. В данном случае малое решающим образом определяет многое!
6. В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу
Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм, фирм по оказанию различных услуг. В современных условиях на рынке услуг предлагается любая квалифицированная помощь. Затраты на использование платных услуг "на стороне" будут в любом случае меньше, чем затраты работодателя на содержание нового штатного сотрудника.
7. Крупные задания выполнять небольшими частями (тактика "нарезания салями")
Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом сразу за действием непосредственно следует результат. Именно по причине отдаленного по времени результата людям свойственно увиливать от выполнения крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря "откладывать в долгий ящик". Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты следует также делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени. Для этого следует каждый день отводить на эту работу примерно по два часа. При достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут мотивировать выполнение оставшихся задач.
8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел из категории "А" (Ц. Д. Ф.)
В благих намерениях как правило недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за запланированное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затянутся какие-нибудь переговоры, возникнут непредвиденные обстоятельства, или просто заест текучка, и тогда на задуманном приходится ставить крест. Если же заранее, например, в начале месяца, в своем рабочем календаре зарезервировать для выполнения своих начинаний определенные временное блоки и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, которым Вы помечаете все свои важные дела, то это психологически настроит Вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем записывать в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т. п., то невольно "споткнетесь" о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на более поздний срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном Вами деле. Только так можно заставить себя непременно выделить в своем расписании время для выполнения действительно важных для Вас А-дел. Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых встречах, совещаниях и т. п., нужно дополнить конкретными сведениями, то есть цифрами, датами и фактами (Ц. Д. Ф.) Когда сроки проведения различных мероприятий будут согласовываться с другими сотрудниками, "договоренности с самим собой" следует непременно учитывать и уже под них подстраивать все остальные дела.
9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха)
"Утренний час дарит золотом нас." Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы путают непредвиденные обстоятельства, нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т" п. перечеркивают все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено, заранее, например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т. п., создает ощущение истинного успеха, результат ранней работы никто уже не сможет у Вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно до начала рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или по крайней мере начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.
10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности
Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек "жаворонком" или "совой". В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды подъема работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела, А-дела, выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. В период спада работоспособности проводите консультации и отвечайте на телефонные звонки.
www.samorazvitie.ru www.soblaznenie.ru
Практические тренинги общения в реальных условиях
(095) 108-05-35, 108-03-73, 446-10-67, 195-22-42



<<

стр. 3
(всего 3)

СОДЕРЖАНИЕ