<<

стр. 3
(всего 8)

СОДЕРЖАНИЕ

>>




2.2. Принципы и правила
планирования времени

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь
своих целей, Вы должны ясно представлять себе, на-
сколько ограничен Ваш бюджет времени. Планирование

В зависимости от вида и рода Ваших занятий указан-
ные величины могут отклоняться в ту или иную сторону.
Более точно Вы можете их определить, исходя из ана-
лиза отдельных видов деятельности и расхода времени,
представляющего собой основу всякого планирования
времени.

представляет собой проект процессов труда на предсто-
ящий временной период. Мы планируем не только наши
профессиональные и личные цели, но и текущую связан-
ную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с при-
нятием, отклонением или откладыванием новых задач и
требований. Таким образом, чем лучше мы представ-
ляем свой временной бюджет и совокупность своих за-
дач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные
2. Анализ видов деятельности и расхода времени.
Листок «дневных помех»

Задокументируйте и перепроверьте то, как
и на что Вы используете (транжирите) свое
время (см. формуляры 0.3).
Таким образом Вы приобретете:
Оценка Примечания

дела, уменьшать их число или отодвигать на более позд-
ние сроки.
Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих
правил планирования времени, предлагаем Вам отме-
тить пять наиболее важных с Вашей точки зрения прин-
ципов, которые Вы хотели бы применять в своей прак-
тике.
- постоянное представление о расходе своего бюд-
жета времени;
0 опыт как основу для будущей потребности во вре-
мени;
- исходные позиции для совершенствования применя-
емой Вами методики работы и распределения вре-
мени и т. д.


1. Основное соотношение (60:40)

Составляйте план лишь на определенную часть
своего рабочего времени, как показывает
опыт, лучше всего на 60 %
Оценка Примечания
3. Сведение задач воедино — план действий

Перечислите все предстоящие в соответствую-
щем плановом периоде рабочие акции
Невыполненное из этого списка Вы можете
взять за основу для заполнения «свободных

Оценка Примечания

События, которые трудно предусмотреть, отвлека-
ющие моменты («поглотители» времени), а также лич-
ные интересы и потребности не могут быть запланиро-
ваны целиком без остатка. Соответственно свое время
надо распределить между тремя блоками.

Основное правило планирования времени
60 % — запланированная активность
20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируе-
мые действия)
20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творче-
ство)
Рабочее время
мощностей» при составлении плана на следу-
ющий период
Чтобы составить хороший план расхода времени,
важно всегда иметь представление о предстоящих де-
лах. Разделите их, например, на долго-, средне- и крат-
косрочные задачи. Установите их приоритетность и дей-
ствуйте в соответствии с нею, даже если менее важные
дела, как это зачастую бывает, даются намного легче,
чем более важные. Используйте для этих целей рабочий
формуляр «Список дел и контроль за их выполнением»
(образец см. 3.3).
4. Регулярность — системность — последовательность Оценка Примечания

60
% 20 % . 20 %
Работайте над своими планами времени регу-

запланированное время непредвиденное спонтанное время
время
70
лярно и системно, последовательно доводи-
те до конца начатое дело


71




Работа по системе и соблюдение временных пла-
нов важнее заполнения формуляров (педантичного ве-
дения записей).

5. Реалистичное планирование Оценка Примечания

Не впадайте в крайность чрезмерного плани-
рования и планируйте лишь такой объем за-
дач, с которым Вы реально можете спра-



10. Фиксация результатов вместо действий

Фиксируйте в планах результаты или цели
(конечное состояние), а не просто какие-
либо действия


Пример:
вместо: «позвонить г-ну Майеру»



Оценка Примечания

виться
лучше: «согласовать с г-ном Майером программу
для ЭВМ».
Таким образом Ваша активность будет изначально

6. Приспособляемость

Проявляйте гибкость, поскольку планы време-
ни составляются не для того, чтобы облег-
чать Вам жизнь, а для того, чтобы достига-
лись Ваши цели



7. Восполнение потерь времени

Стремитесь по возможности сразу восполнять
потери времени, например лучше один раз
дольше поработать вечером, чем в течение
следующего целого дня нагонять утраченное
накануне


8. Письменная форма

Составляйте свои временные планы на форму-
лярах своего изготовления или на специаль-
но разработанных карточках. В таком случае
ничего не будет потеряно, и Вы будете всег-
да иметь полный обзор дел


9. Перенос несделанного

Невыполненные задачи, которые Вы не хотите
вычеркнуть совсем, переносите в план сле-
дующего периода. Тем самым они обнару-
живаются и автоматически учитываются при
разработке новых планов
72
Оценка Примечания







Оценка Примечания








Оценка Примечания








Оценка Примечания
направлена непосредственно на достижение какой-то
Вашей цели, и Вы сумеете избежать эскалации внепла-
новой деятельности, например обсуждения того, что
Вам спонтанно приходит на ум.
Постоянно задавайтесь вопросами:
В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.?
Чего я хочу достичь?

11. Установление временных норм Оценка Примечания

Задавайте точные временные нормы, предус-
матривайте в своем плане ровно столько
времени на то или иное дело, сколько оно
действительно требует

Опыт показывает:

На работу, как правило, тратится столько времени,
сколько его имеется в распоряжении.


Если Вы, например, назначили на промежуток между
10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два
часа, хотя его цель может быть достигнута намного
быстрее.
Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае
с. г.» (продолжительность — 90 мин) задает точные рам-
ки и вынуждает концентрироваться на самом важном
(рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы
достичь желаемого результата.
73



12, Срок исполнения

Устанавливайте точные сроки исполнения для
всех видов деятельности. Таким образом, Вы
приучаете себя к самодисциплине, избегаете
нерешительности, промедления и отклады-
вания дел

Оценка Примечания
Редко бывает, когда самую важную задачу надо ре-
шать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная
задача предполагает непосредственный поступок. Ка-
жется, что невозможно противостоять сиюминутной при-
тягательности этих задач, и в результате они поглощают
нашу энергию. Но в свете более или менее длительной
перспективы их кажущееся огромным значение исчеза-
ет. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах,

Устраните из своего обихода неопределенные, не-
точные формулировки типа «Как можно скорее». Что,
собственно, это означает? Через час? В течение дня? На
следующей неделе? Через 2—3 недели?
Без фиксации точных сроков при договоренности
с другой стороной Вы создаете питательную среду для та-
кого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне
прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!»
или «Я еще в среду Вам сказал: „Как можно быстрее!" —
А вы приносите мне отчет только сегодня!»
Заключайте конкретные соглашения («минидогово-
ры») относительно срока окончания работ! Спрашивайте
или говорите, к какому сроку задание должно быть
выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой
стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы мо-
жете прийти к другому, более реалистичному соглаше-
нию.
13. Установление приоритетов (степени важности) Оценка Примечания
которые были отодвинуты в сторону.


15. Делегирование (перепоручение) дел

С самого начала устанавливайте в своих планах,
какую работу Вы должны выполнять лично,
а какую можно перепоручить (делегировать)


16. «Поглотители» времени и резервы времени

Оставляйте определенный процент своего вре-
мени в качестве резерва для неожиданных
посетителей, телефонных разговоров, кризи-
сов или на случай недооценки продолжи-
тельности отдельных дел и старайтесь сокра-
тить количество и объем «помех» («погло-
тителей» вашего времени)



Оценка Примечания






Оценка Примечания


Точно определяйте, какому делу какого рода
приоритеты Вы отдаете (см. 3.3)

14. Избавление от «тирании» спешности

Учитесь отличать важнейшее от спешного
и избавляйтесь от «тирании» спешных дел




Оценка Примечания
17. Переработка — перепроверка Оценка Примечания

Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте
свой план с точки зрения того, могут ли те
или иные акции быть реализованы полно-
стью



18. Свободное время Оценка Примечания

Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает
самым важным, однако именно спешные и «неотложные»
дела занимают часто большую часть нашего драгоцен-
ного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении
приоритетов, в предпочтении неважного важному, и толь-
ко лишь потому, что вследствие недостаточности плани-
рования неважные дела становятся срочными.
74

Планируйте и используйте с толком свое сво-
бодное время, равно как и время, которое
уходит на поездки и ожидания (например,
для проработки материалов или для концеп-
туальных размышлений). Здесь Вам поможет
дневник времени (time/sistem), в котором Вы
фиксируете все самое важное







75








t9. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы) Оценка Примечания

Резервируйте продолжительные непрерывные
периоды времени для крупных задач (спо-
койное время, закрытые часы) и более ко-
роткие промежутки — для обработки не-
скольких мелких дел


20. Время для планирования и творчества Оценка Примечания

Резервируйте определенную часть своего вре-
мени для плановой, подготовительной и

24. Разнообразие

Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие
в свою деятельность, чередуйте выполне-
ние долго- и краткосрочных проектов, рабо-
ту в одиночку и в сотрудничестве


25. Согласование временных планов

Старайтесь сделать свои рабочие будни насы-
щенными и претворять свои планы в жизнь,
для чего согласовывайте их с планами других
людей (секретарши, начальника, подчинен-
ных, коллег)


Оценка Примечания






Оценка Примечания

творческой работы, а также для повышения
квалификации. Если это время теряется
в повседневных делах, позаботьтесь о том,
чтобы восполнить потери на следующей
неделе
-

Теперь напишите те пять ключевых правил или прин-
ципов, которых Вы собираетесь в первую очередь при-
держиваться в ближайшее время.
Мои 5 важнейших правил планирования времени

21. Рутинная работа
Оценка Примечания
1.
_

2.2. _______
3.
4.
3.
.

Планируйте выполнение рутинных функций,
например чтение месячных отчетов, обход
предприятия и т. п.


22. Непродуктивная деятельность

Следите за тем, чтобы на непродуктивную
деятельность, как, например, изготовление
фотокопий, несущественные собрания и т. п.,
у Вас уходило как можно меньше времени,
ограничивайтесь здесь только действительно
необходимым. Иначе Вы будете не в состоя-
нии использовать свое время для более
важных дел



23. Альтернативы

Старайтесь при планировании мыслить альтер-
нативно — по принципу «Всегда есть другой,
лучший путь»
76




Оценка Примечания











Оценка Примечания
4. .
5.
5. .













2.3. Система планирования времени
В рамках общего планирования планирование времени
ориентируется на соответствующие стратегические дол-
госрочные которые в свою очередь подразделяют-
77





ся на оперативные частичные цели. Установление перио-
дов времени, которые требуются для достижения Вами
личных и профессиональных целей, дает Вам чувство уве-
ренности и представление о наиболее предпочтительном
распределении времени и наиболее целесообразной оче-
редности дел.
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые
периоды:
- долгосрочные цели = 3—5 лет (или более) -> планы
на несколько лет;
- среднесрочные цели = 1—3 года -> годовые планы;
- текущие цели = 1 неделя — 3 мес. —> месячные, де-
кадные планы.
Наследующей схеме планирование времени представ-
лено как закрытая система, в которой отчетливо видны
взаимосвязи между отдельными видами планов: долго-
срочные планы конкретизируются в соответствующих
По истечении соответствующего планового периода
посредством сравнения «план — факт» определяются ре-
зультаты периода, которые могут учитываться для кор-
ректировки планов на последующий период.

План на несколько лет вперед
Если Вы под влиянием того, что узнали из этой главы,
решились составить план жизни, то он послужит Вам
исходным пунктом процесса планирования. На основе
плана жизни Вы выводите свои долгосрочные цели на
ближайшие годы и составляете план на несколько лет
вперед.
План на 1990—1994 гг.
№ Цели (задачи) 1990 1991 1992 1993 1994

средне- и краткосрочных, а также в планах текущего
периода. Последние в конце концов воплощаются в пла-
нах дня.
1
2
3
Построить собственный дом
Стать руководителем службы
сбыта
Достичь годового дохода
в 100000 марок

Годовой план


X

X
X
X






















78
Из плана на несколько лет вперед Вы выводите годо-
вой план, перенося в него из соответствующего «годового
столбца» все те задачи и цели, которые Вы там наметили.
Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые
относятся к более поздним целям.
В конце уходящего года (самое позднее — в начале
следующего) надо установить наиболее существенные
задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом
в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на
кварталы. Во всяком случае Вы можете запланировать
только имеющиеся в Вашем распоряжении рабочие дни,
поскольку большая часть Вашего рабочего времени ухо-
дит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.
Квартальный план
Квартальный план служит инструментом контроля за
выполнением годового плана. В течение года через
равные промежутки времени Вы побуждаете себя к тому,
79





чтобы обдумать события истекшего периода и при не-
обходимости внести изменения или перенести сроки
(промежуточный контроль). В конце каждого квартала
Вы можете установить ориентиры на ближайшие три ме-
сяца и определить, какие задачи в следующем квартале
надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие добавить.
Месячный план
Учитываемые в месячном плане задачи и цели пере-
носятся из квартального плана, а также в случае надоб-
ности, из плана истекшего месяца. Поскольку с приближе-
нием временного горизонта повышается точность плани-
рования, в месячном плане задачи учитываются уже
с большей детализацией (расход времени ведется в
часах).
Предпосылка составления реальных месячных и не-
дельных планов состоит в том, что Вы определяете
еще и так называемое свободно планируемое время.
Предусматривайте в своем временном плане также ре-
зервы времени («буферы») для решения дополнитель-
ных и непредвиденных задач так, чтобы можно было
соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Декадный план
Декадный план предполагает еще более детальный,
более точный прогноз предстоящего периода. Исходя
из своего месячного плана составьте на неделю рас-
порядок всех своих дел и задач в соответствии с
их объемом и необходимым для их исполнения вре-
менем.

Вспомогательные вопросы для планирования работы
в течение недели

- На чем я должен сконцентрироваться в первую оче-
редь на этой неделе (центральная задача)?
- Какая задача на этой неделе самая существенная
и требующая наибольших затрат времени?
- Какие другие дела на этой неделе необходимо завер-
шить, подготовить к завершению или начать (обяза-
тельные задачи)?
80

- Какую рутинную работу (писанина, телефонные раз-
говоры, совещания и т. п.) я должен выполнить?
- К каким нерешенным вопросам следовало бы при-
ступить (возможные задачи)?
- Что было бы еще целесообразно, желательно или
уместно сделать?
- Какие события могут быть предусмотрены?

Дневной план
Дневной план строится на базе декадного плана.
В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть
выполнены в течение соответствующего рабочего дня,
причем к предусмотренным ранее, запланированным
прибавляются непредусмотренные.

Дневной план представляет собой последнюю
и одновременно самую важную ступень в системе
планирования времени, конкретное воплощение
(реализацию) поставленных целей!

Планирование предполагает постепенное продвиже-
ние вперед, разложение общей задачи на частные, с тем
чтобы различные действия можно было распределить
во времени. В дальнейшем на примере дневного плана
рассматриваются пять стадий системного планирования
времени.















81

Чтобы организовать использование времени в насто-
ящем, надо подготовить его распределение, когда оно
еще в будущем.

2.4. Составление планов дня
с помощью метода «Альпы»
Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку
к реализации целей.
В этой связи говорят также о целевых планах. Вы
сможете совсем по-иному воспринимать окружающий
Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда (почему),
т. е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.
- Принципиально важно составлять план дня в письмен-
ном виде.
- Планы дня, которые держат в голове, легко отверга-
ются.
- Письменные планы дня обеспечивают разгрузку па-
мяти.
- Письменно фиксируемый план имеет психологический
эффект самомотивации к работе. Ваша деловая актив-
ность становится более целенаправленной и ориенти-
рованной на строгое следование программе дня.
- В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше по-
буждаетесь заниматься только намеченными задача-
ми.
- Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теря-
ются» несделанные дела (перенос на следующий
день).
- За счет письменной регистрации Вы повышаете эф-
фект от планирования, поскольку лучше оцениваете
потребность во времени и «помехи», а также можете
более реалистично планировать резервное время.
- Последовательное планирование дня обусловливает
совершенствование Вашей личной методики работы.
- Если существует ясность относительно того, что надо
сделать в течение дня, то Вы автоматически старае-
тесь рационализировать свой труд и, кроме того,
сознательно противодействовать «помехам» внутрен-
него или внешнего порядка. В этом случае Вас не
отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы огра-
82

ничиваетесь только самым существенным. Если Вы
в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно,
сделано, то причина этого заключается главным об-
разом в отсутствии четкой целеустановки на день.
- Реалистичный план дня должен в принципе содер-
жать лишь то, что Вы хотите или должны, а также
можете сделать в этот день. Потому что, чем более
достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем
больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их
реализацию.
Пять стадий метода «Альпы»
Предлагаемый Вашему вниманию метод относитель-
но прост, и после некоторых упражнений потребуется
в среднем не более 10 минут для составления ежеднев-
ного плана. Его относительно легко запомнить, посколь-
ку он основывается на мемотехнике: начальные буквы
символизируют предметные понятия.
Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под
«грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по
методу «Альпы».
Метод включает пять стадий:
1) составление заданий;
2) оценку длительности акций;
3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
4) принятие решений по приоритетам и перепоруче-
нию;
5) контроль (учет несделанного).
Первая стадия; составление заданий
Запишите под соответствующими рубриками форму-
ляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны
сделать на следующий день:
- задачи из списка дел или из недельного (месячного)
плана;
- невыполненное накануне;
- добавившиеся дела;
- сроки, которые надо соблюсти;
- периодически возникающие задачи.
Употребляйте при этом сокращения, соответствую-
щие виду деятельности или рубрикам в формуляре
«План дня»:
83


В — визиты, совещания;

Однако это только начало составления Вашего плана

Д
— делегирование дел;
дня.

К — контроль;
П — в процессе, в деле;
ПК — поездки, командировки;
ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;
С — секретарша;
Т — телефонные разговоры;
Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).
Реалистичный план дня должен быть всегда ограни-
чен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.
Вторая стадия: оценка длительности акций
Проставьте против каждого задания приблизительное
время для его выполнения, просуммируйте и определи-
те ориентировочно общее время.
Часы

Составленный таким способом список заданий на
П — проект
изучения
рынка 3,0

день может выглядеть, например, так:
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
В — Шульте (экспертная оценка) 2,0
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) 1,5
Ч —специальный журнал для менеджеров . . . 1,0

В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);
Т
— Шмидт (статистика сбыта) . 0,5

В — г-н Шульте (экспертная оценка);
П — проект изучения рынка;
Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);
ПР — г-н Гюнтер (письмо);
Ч — специальный журнал для менеджеров;
Т — г-н Майер (нехватка персонала);
Т — Хельмут (вечерняя пробежка).

Немного тренировки, и Вы сможете так составлять
список заданий, чтобы:
- в первом приближении распределять их по приори-
тетности;
- подразделять их на затяжные и «краткие», непродол-
жительные;
- перепроверять задания, связанные с личным контак-
том на предмет возможности выполнения их бо-
лее рациональным путем (с помощью телефона
и т. п.).
Пример:
П — проект изучения рынка;
В — Шульте (экспертная оценка);
ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);
Ч — специальный журнал для менеджеров;
Т — Шмидт (статистика сбыта) Непродолжительные работы;
ПР — Гюнтер (письмо)
Т — Мюллер (программа ЭВМ)
Т — Майер (нехватка персонала) «Телефонный» блок.
Т — Хельмут (вечерняя пробежка)
84
ПР — Гюнтер (письмо) 1,5
Г — Мюллер (программа ЭВМ)
Т — Майер (нехватка персонала) 0,5
Т— Хельмут (вечерняя пробежка)

10,0
Вы можете возразить в том смысле, что продолжи-
тельность отдельных дел невозможно оценить достаточ-
но точно. Это верно. Однако после накопления извест-
ного опыта Вы сможете положить его в основу планиро-
вания своего времени. Ведь в своей деятельности Вы
тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка,
оборота и расходов.
Имейте также в виду, что работа зачастую требует
столько времени, сколько его есть в Вашем распоряже-
нии. Так что устанавливая для отдельных дел конкрет-
ный промежуток времени, Вы вынуждаете себя уклады-
ваться именно в это время.
Вы работаете значительно сосредоточеннее и более
последовательно избавляетесь от помех, если под опре-
деленную задачу Вы отвели определенное время.
Попробуйте в течение 10 дней составлять письмен-
ные планы, и Вы станете чувствовать себя при этом все
более уверенно.
Третья стадия: резервирование времени про запас
При составлении плана дня придерживайтесь основ-
ного правила планирования времени, согласно которому
планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего
85




времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено
в качестве резервного времени для неожиданных дел.
Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это
значит, что в Ваших интересах охватить планом не более
6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой
рабочий день, при том что запланированное время
должно составить примерно 5 часов!
Если Вы запланировали более 60 % своего времени,
то следует неумолимо довести составленный Вами
список заданий до указанных параметров, устанавливая
приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное
на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен
на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен
за счет сверхурочных.
Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам,
сокращениям и перепоручению
Цель: сократить время, отведенное на выполнение
заданий дня, до 5—6 часов.
- Установите однозначные приоритеты для своих дел,
например с помощью анализа АБВ, и уточните в
соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).
- Перепроверьте скалькулированную Вами потреб-
ность во времени и сократите время на все дела до
совершенно необходимого; старайтесь при этом
оставаться на почве реальности.
- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возмож-
ности ее перепоручения и рационализации (см. «де-
легирование» в 3.5).
В окончательном варианте план дня в нашем при-
мере выглядит следующим образом:
Прио- Часы Перепоручения
ритеты
П — проект изучения рынка А 2,5 0,5 часа по-
ручается
г-ну X
Пятая стадия: контроль и перенос несделанного
Как показывает опыт, не все задачи удается выпол-
нить и не все телефонные разговоры могут состояться.
Поэтому их приходится переносить на следующий день.
Если одно и то же дело Вы переносите многократно,
то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют
две возможности:
- Вы наконец-то решительно за него беретесь и дово-
дите до конца;
- Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда
проблема разрешается сама собой.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-
памятках места не хватает, а отдельные листки имеют
тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомен-
дуется регулярно и последовательно работать со спе-
циальным дневником времени. Он может быть пригоден
для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).
Рационализация использования времени
с помощью бюрографии
Вы можете еще больше рационализировать состав-
ление плана, если наряду с буквенными сокращениями
для обозначения важнейших элементов используете
другие сокращения и графические символы, так назы-
ваемую бюрографию.
Например:
Срочно.
! Важно.
? Выяснить.
+ Приоритет категории А.
Задача выполнена.
Задача выполнена особенно хорошо.

8 — Шульте (экспертная оценка)
Т — Шмидт (статистика сбыта)
ПР — Гюнтер (письмо)
ПК — продавец «БМВ» (подержанные
автомобили)
Ч — спец. журнал для менеджеров
Т — Мюллер (программа ЭВМ)
Т — Хельмут (вечерняя пробежка)
А
Б
Б
Б
В
В
В
1,5
0,5
0,5
0,5
0,5

Поручается
г-ну Х.Н.


Секретарь
О Перенос на более поздний срок.
X Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.
Применяйте также другие, свои собственные обозна-
чения. Личное творчество здесь можно не ограни-
чивать.
При помощи бюрографии Вы сможете повысить эф-
фективное использование такого вспомогательного


86
Сумма=60
средства, как дневник времени.

87




Что дает метод «Альпы»!
Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом
лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам много-
кратный выигрыш во времени.
Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу
метода.
20 преимуществ метода «Альпы»
— Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
— Планирование следующего дня.
— Четкое представление о задачах дня.
— Упорядочение течения дня.
— Преодоление забывчивости.
— Концентрация на наиболее существенном.
— Уменьшение объема «бумажной» работы.
— Достижение целей дня.
— Выделение более важных и менее важных дел.
— Принятие решений об установлении приоритетов и
о перепоручении.
— Рационализация посредством группировки задач.
— Сокращение помех и нежелательных перерывов.
— Самодисциплина при выполнении задач.
— Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
— Спокойное восприятие непредусмотренных событий.
— Улучшение самоконтроля.
— Ощущение успеха в конце рабочего дня.
— Повышение удовлетворенности и мотивации.
— Рост личных результатов.
— Выигрыш во времени за счет методичной организа-
ции труда.
При успешном использовании техники планирования
времени и методов научной организации труда Вы смо-
жете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего
времени!
Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени —
«золотой час»!
Попробуйте в течение одного месяца планировать
и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы».
Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы
быстро оцените преимущества ежедневного планирова-
ния времени.
Когда Вы начнете? Может быть, завтра?
Дата
Составляйте план до начала работы, а именно вече-
ром уходящего дня: с большей уверенностью и раскре-
пощенностью Вы отправитесь домой и с большей кон-
центрацией сил следующим утром начнете новый день!
Психологическая подоплека
Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше
подсознание перерабатывает задачи дня и подготавли-
вает возможные решения.
Поскольку формулировки основных задач у Вас пе-
ред глазами и намечены подходы к их решению, новый
насыщенный работой день выглядит уже не серым и
тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.
Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние
дела, из-за которых Вы прежде переносили на все бо-
лее отдаленные сроки решения основных задач, пока
последние не разрешались в спешке, за счет сверхуроч-
ной работы и, как правило, менее удовлетворительно.
Как поступать дальше?
1. Минимум, за что надо взяться наряду с подроб-
ными планами дня, — это годовой план в общих чертах.
2. Следующим шагом Вы можете дополнительно
ввести декадный, а затем месячный план.
3. Интегрированное, непрерывное планирование вре-
мени охватывает также квартальный план и включает,
таким образом, все стадии системы планирования вре-
мени — от расширенного годового плана до плана дня.
4. В соответствии со своими наклонностями и пред-
ставлениями о целях в профессиональной и личной сфе-














89

pax Вы можете расширить систему в итоге до составле-
2.
Не указываются продолжительность акций и ре-

ния планов нескольких периодов жизни и всей жизни
в целом.
В качестве инструмента планирования и управления
своим временем в повседневной практике следует при-
менять, вероятно, наиболее эффективное средство лич-
ного самоменеджмента — дневник времени.
2.5. Менеджмент с помощью дневника
времени
Недостатки обычного календаря-памятки
Вы наверняка и прежде планировали свое время — толь-
ко не так осознанно, методично и системно, как это
изложено в данной главе. Вы еще раньше вели кален-
дарь-памятку, имевший скорее всего вид карманной
записной книжки или большого, возможно настольного,
календаря.
Обычные календари-памятки, используемые только
для пометки сроков, являются могильщиками
успешного планирования времени.
Польза от подобных календарей для заметок заклю-
чается только в том, что они помогают ориентироваться
в сроках и датах, т а к ж е к а к расписание поездов — в о
времени отправления и прибытия на станции. То, что
действительно должно быть завершено, зачастую не
записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, ко-
торых мы хотим или должны достичь.
- Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание
нашей работы.
- Вопросом «Чего я хочу достичь?» задается одно-
значная ориентация для нашей деятельности.
Если Вы приглядитесь теперь к обычным календарям-
памяткам с точки зрения техники планирования време-
ни, то обнаружите следующие изъяны.
10 недостатков календаря-памятки
1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или
иных действий. То, что действительно важно, не фигу-
рирует в плане дня.
90
зервное время для затянувшихся дел.
3. Устанавливается произвольная, зависящая от внеш-
них факторов очередность дел.
4. День не продумывается, не планируется.
5. Дела не объединяются в блоки, не определяется
время про запас на непредвиденную деятельность
(например, 90 мин — основное время, 30 мин — про
запас).
6. Намечаются совещания без точного определения
темы.
7. Не устанавливаются приоритеты.
8. Дела четко не определяются.
9. Не планируется время для рутинных и затяжных
задач.
10. Не используются формуляры и другие вспомога-
тельные средства планирования и принятия решений.
Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!


Что такое ДВ?
Дневник времени представляет собой личную рабо-
чую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и
которая благодаря рациональному подразделению
должна быть удобна своей наглядностью (обозри-
мостью). ДВ является одновременно настольным кален-
дарем, личным дневником, записной книжкой, инстру-
ментом планирования, списком адресов, справочником,
картотекой идей и инструментом контроля.
Это Ваш постоянный спутник, Ваша, так сказать, пись-
менная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.
Дневник времени представляет собой, кроме того,
практическую составную часть последовательной систе-
мы планирования времени, а именно рабочий накопи-
тель всех планов дня, формуляров и листков, исполь-
зуемых в повседневной практике.
Дневник времени — важнейшее вспомогательное
средство планирования времени. Он способствует ус-
пешному планированию личных целей, лучшему исполь-
зованию драгоценного времени. С помощью дневника
времени Вы реализуете возможность письменного из-
ложения. Вы получаете полное представление не только
91




обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех
планах, диспозициях, более-менее крупных проектах.
Вы можете гибко реагировать на всякое изменение
ситуации и в любое время актуализировать свои планы.
Структура ДВ
Календарнаячасть.
- В эту часть Вы можете «зашить» различные форму-
ляры для месячных, декадных и дневных планов
с промежуточными регистрами.
- Особое значение придается плану дня. Основной
принцип: один лист на день.
- Вы найдете в календарной части листки для заметок
по соответствующим месяцам и декадам, которые
облегчат перенос сроков и целеустановок на отдель-
ные недели и дни.
- Отдельные дневные листки Вы можете после исполь-
зования сброшюровать в соответствующем порядке,
и по прошествии времени будете иметь архив вре-
мени и успехов Вашей жизни — надежное вспомога-
тельное средство для осознанного планирования
будущих успехов.
- Новые «входящие» дневные листки должны быть
снабжены всеми сроками и заданиями из декадных
и месячных листков. С соответствующих листков пе-
реносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход
в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все
свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего
не будет утеряно при условии регулярного запол-
нения и контроля.
Раздел служебных и частных дат. Здесь на соот-
ветствующих листках и формулярах Вы можете запи-
сывать и постоянно иметь при себе важнейшую инфор-
мацию, например:
порядок подготовки проектов;
сроки проведения ярмарок и семинаров;
организационные мини-планы;
важнейшие понятийные сокращения;
тарифы зарплаты и доходов;
список дней рождения;
почтовые тарифы;
92
списки книг;
расписание самолетов;
адреса отелей;
дорожные расходы;
диетические таблицы;
календарь футбольных матчей;
сроки проведения всевозможных мероприятий;
листки-памятки;
универсальные листки для планирования;
карточки для записей идей и т. д.
Раздел адресов и телефонов. У вас всегда будут
под рукой важнейшие телефонные номера и адреса,
которыми Вы наиболее часто пользуетесь.
Общая часть. Различные отделения, как в бумаж-
нике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки,
фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный
пропуск и денежные купюры.
Практическое использование. Благодаря применению
дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц)
сможете лучше планировать, организовывать и коорди-
нировать всю свою работу, рациональнее обходиться
со своим временем.
- Дневник времени повышает качество работы и при-
носит успех!
- Достигаемая рационализация порядка только на
12,5 % (фирмы-изготовители обещают 15—35 %) при


















93

8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый
час!
Поэтому: ведите дневник времени, он — важней-
шее вспомогательное средство Вашего самоменедж-
мента.1
2.6. Резюме
Планирование в круге правил самоменеджмента озна-
чает подготовку к реализации целей.
- Затрачивая больше времени на планирование, Вы
сокращаете время на исполнение и экономите время
в целом (планирование — выигрыш во времени).
- Преимущества планирования обнаруживаются в
таких сферах самоменеджмента, как достижение
целей, выигрыш во времени, обозримость, установ-
ление приоритетов, сроков, резервов времени, повы-
шение эффективности, делегирование дел и умень-
шение стресса (см. 2.1).
Важнейшие принципы и правила планирования вре-
мени:

1. Основное соотношение (60:40).
2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «днев-
ных помех».
3. Сведение задач воедино — план действий.
4. Регулярность — системность — последовательность.
5. Реалистичное планирование.
6. Гибкость.
7. Восполнение потерь времени.
8. Письменная форма.
9. Перенос несделанного.
10. Фиксация результатов, а не действий.
11. Установление временных норм.
12. Сроки исполнения.
13. Установление приоритетов (степени важности).
14. Избавление от «тирании» спешности.
15. Делегирование.
16. «Поглотители времени» и временные резервы.
17. Переработка — перепроверка.
18. Свободное время.
19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).
20. Время для планирования и творчества.
21. Рутинная работа,
22. Непродуктивная деятельность.
23. Альтернативы.
24. Разнообразие.
25. Согласование временных планов. /
94

Планирование времени можно представить как за-
крытую систему: из планов жизни и долгосрочных пла-
нов вытекают годовые и квартальные планы, а из них —
месячные и декадные планы, которые в итоге конкрети-
зируются в деловых планах дня. С помощью сравнения
«план — факт» в плане производятся корректировки.
План дня представляет собой последнюю и важней-
шую ступень планирования времени и конкретную
реализацию намеченных целей.
Планирование предполагает поэтапный и системный
подход, разложение общей задачи на частные, чтобы
распределить различные акции по временным периодам
(от плана действий к плану времени).
Использование метода «Альпы» при ежедневных
затратах 10—20 минут приносит многократный выигрыш
во времени.
1. Составление заданий дня.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени «про запас» (60 : 40).
4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и
перепоручению.
5. Последующий контроль — перекос несделанного.
Дневник времени является важнейшим рабочим
средством личного самоменеджмента. Он представляет
собой одновременно календарь-памятку, личный днев-
ник, записную книжку, инструмент планирования, спра-
вочник, абонементную книжку, картотеку идей и инстру-
мент контроля.
В качестве первого шага планирования времени
оправдало себя составление годового плана в общих
чертах и ежедневных планов. Настройте себя положи-
тельно по отношению к плану, с помощью которого Вы
хотите добиться своих целей.
Даже самый занятой руководитель способен так
приспосабливать свои цели и планы к соответствующим
обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить вы-
полнению плана жизни и карьеры. Будьте бдительны,
активны и гибки, чтобы правильно реагировать на раз-
ного рода воздействия, отвлекающие Вас от Ваших
намерений. Четкий план располагает к спокойствию и
невозмутимости.
Всегда перепроверяйте свои планы и изменяйте их,
если окажется, что они невыполнимы или поставленная
цель не может быть достигнута к указанному сроку.
Если же Вы решились на какое-то дело, то доводите
95





его до конца, концентрируйте на нем все свои силы!
Но помните о том, что за каждым напряжением должна
следовать разрядка (менеджмент здоровья является
составной частью самоменеджмента).
Ориентируйтесь при составлении планов на достижение
не только материальных и профессиональных успехов!
Используйте теперь для своих нужд главу «Плани-
рование». Что показалось Вам особенно важным при
проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему
Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать
основательнее? Что бы Вы хотели применить на прак-
тике?

Использование главы «Планирование»


Страница Мысли, ассоциа-
ции, темы

К какому времени про-
работать, применить

Контроль


«Эффективность как
выполнение

любой необходимой
действенность — это
работы...

шения о первоочередности важных дел, составление

Эффективность как результативность — это
выполнение необходимой работы добро-
соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.
Для иллюстрации этой нехитрой основополагающей

совестно»

П. Друккер
взаимозависимости, которой, однако, нередко пренеб-
регают, предлагается известная история под названием
«Совет стоимостью в 25 000 долларов».
Чарльз М. Шваб, будучи президентом компании
«Бетлэм стил», поставил перед Ивом Ли, советником
по предпринимательской деятельности, необычную
задачу: «Покажите мне возможность лучшего исполь-
зования моего времени. Если Вам удастся, я уплачу Вам

В этой главе речь пойдет о критериях и методах ме-
неджмента, приносящего успех при выполнении «необ-
ходимой» работы.

3.1. Необходимость принятия решений
Принятие решений предполагает выбор первоочередных
задач и дел.

Принять решение — значит установить приоритетность.

Некоторые из основных проблем руководителей сос-
тоят в том, что они:
- зачастую пытаются сразу выполнить слишком боль-
шой объем работы;
любой гонорар в разумных пределах». Ли предложил
Швабу лист бумаги и сказал: «Составьте список важ-
нейших дел, которые Вы должны сделать завтра, и
пронумеруйте их очередность в соответствии со значи-
мостью. Завтра утром начните с задачи № 1 и работайте
над ней до тех пор, пока она не будет решена. Пере-
проверьте затем установленные Вами приоритеты еще
раз и приступайте к № 2, но не идите дальше до тех
пор, пока не кончите и это дело. Потом переходите
к № 3 и т. д. Даже если Вы не сможете выполнить весь
свой план на день, это не трагедия. К концу дня будут
по крайней мере завершены важнейшие дела, прежде
чем Вы потратите время на задачи меньшей важности.
Ключ к успеху в том, чтобы ежедневно делать следую-
щее: перепроверяйте относительную значимость пред-
стоящих задач, принимайте решения о приоритетах,
составьте их список, отразите его в плане дня и придер-

- распыляют свои силы на
отдельные,
часто несущест-
живайтесь его. Пусть это будет привычным делом каж-

венные, но кажущиеся необходимыми дела.
В конце напряженного рабочего дня мы нередко
приходим к выгоду, что хотя сделано вроде немало,
однако действительно важные дела остались либо не-
оконченными, либо вообще не сдвинулись с места.
Многие руководители оправдываются в такой неудов-
летворительной ситуации следующим образом: «Я каж-
дый день вынужден делать столько важных дел!»
Удачливые менеджеры отличаются, помимо прочего,
тем, что они, успевая решать во время рабочего дня
множество разных вопросов, в течение определенного
времени бывают заняты только одной-единственной
задачей. Они всегда завершают за один раз одно дело,
но зато последовательно и целеустремленно. Предпо-
сылками для этого служат принятие однозначного ре-
98
дого рабочего дня. Если Вы убедитесь в ценности этой
системы, „передайте" ее дальше своим сотрудникам.
Испытывайте ее столь долго, сколько сочтете нужным, а
затем выпишите мне чек на сумму, которой, по Вашему
мнению, эта система стоит».
Спустя несколько недель Шваб прислал Ли чек на
25 000 долларов. Позднее он сказал, что эта прослушан-
ная им лекция была самой стоящей из всего того, что
он усвоил за время своего менеджмента.
Установить приоритетность — означает принять ре-
шение о том, каким из задач следует придавать перво-
степенное, второстепенное и т. д. значение.
Определение приоритетности — это настолько само
собой разумеющееся дело, что часто выполняется не-
систематически и даже неосознанно.
Отсюда следует:
99






сознательно устанавливайте однозначные приоритеты,
последовательно и системно выполняйте задачи,
включенные в план, в соответствии с их очередностью!
Преимущества работы по приоритетам
Благодаря регулярному составлению «табели о ран-
гах» предстоящих задач Вы сможете:
работать только над действительно важными и необ-
3.2. Принцип Парето
(соотношение 80 : 20)
Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри дан-
ной группы или множества отдельные малые части об-
наруживают намного большую значимость, чем это со-
ответствует их относительному удельному весу в этой
группе.

ходимыми задачами;
решать вопросы в соответствии с их неотложностью;
дачи;концентрироваться на выполнении только одной за-
более целеустремленно приступать к делу и уклады-
ваться в установленные сроки;
наилучшим способом достигать поставленных целей
при заданных обстоятельствах;
другими;исключить дела, которые могут быть выполнены
в конце планового периода (например, рабочего дня)
сами;разделаться по крайней мере с важнейшими вопро-
не оставлять невыполненными задачи, которые Вам
действительно по силам.
Позитивные последствия:
соблюдаются установленные сроки;
Вы получаете большее удовлетворение от рабочего
дня и результатов работы;
получают удовлетворение подчиненные, коллеги и
Ваш непосредственный руководитель;
удается избежать конфликтов;
Вы сами избегаете стрессовых перегрузок.
В последующих разделах рассматриваются различ-
ные критерии и методы, руководствуясь которыми, Вы
можете определить очередность своих важнейших дел.
/
Принцип, который был сформулирован итальянским
экономистом Вильфредо Парето (1848—1923 гг.), неод-
нократно получал подтверждение на практике в самых
различных сферах.
Так, американские инженеры, применив принцип
Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20 % запа-
сов обычно составляют 80 % стоимости обследуемого
инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жиз-
ненно важных» элементах привела к результатам,
которые намного превосходили по экономии произве-

<<

стр. 3
(всего 8)

СОДЕРЖАНИЕ

>>