<<

стр. 6
(всего 8)

СОДЕРЖАНИЕ

>>

дел, которые не выдерживают критического рассмотре-
ния с точки зрения того, нужно ли их делать самому.
Больше доверяйте своим сотрудникам и полностью
используйте возможности делегирования! Вновь обду-
майте сложившееся к настоящему времени разграни-
чение целей, обязанностей и компетенции между
Вами и Вашими сотрудниками.

Почему именно теперь!
—> Установить оптимальные сроки!

Что говорит за то, что эту задачу надо выполнить
именно сейчас?
Является ли эта работа действительно столь важной
или она может подождать?
Не имеет ли смысла вообще сделать эту работу в дру-
гое время?
Подошло ли действительно время для этой задачи (с
учетом приоритетности АБВ, графика работоспособнос-
ти и т.д.)?
Эти вопросы уберегут Вас от того, чтобы из-за не-
верно выбранного срока исполнения потерять в итоге
слишком много времени.
Работайте над сроками и старайтесь точно фикси-
ровать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков
153


типа «завтра, после обеда», «в пятницу, в течение дня»
и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать,
решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
Почему в этой форме!
-> Рационализировать!
Надо ли отвечать на письмо таким же подробным
письмом? (Поговорить по телефону вместо того, чтобы
диктовать!)
Могу ли я при выполнении этой задачи применить
новые организационные формы, новые средства и мето-
ды работы?
Как я могу упростить и рационализировать этот про-
цесс?
Пусть эти и подобные вопросы натолкнут Вас на но-
вые идеи относительно организации Вашего труда. Пом-
ните об известной шутке: «Зачем так просто, если мож-
но сложно!»
Всегда подвергайте сомнению свои привычные
отшлифованные методы работы и изыскивайте все
новые, творческие и рациональные
возможности исполнения
Помните при этом о следующих моментах:
начало работы;
спокойный час;
график дневной продуктивности;
регулирование пауз;
график дневных «помех»;
контроль за результатами дня;
предварительное планирование следующего дня.

Используйте нижеследующий формуляр и перенесите
свой рамочный план дня в свой дневник времени!
С помощью данного упражнения полезно составить
также недельный рамочный план, причем Вы приобрете-
те навык в распределении дел по отдельным дням
недели.
Интегрируйте в свой «идеальный день» и «идеальную
неделю» также личные дела и цели, касающиеся, напри-
мер, семьи, занятий спортом, отдыха, культурных ме-
роприятий, хобби, общения с друзьями и т.д.!
Рамочный план дня

Путем последовательного и планомерного труда
можно добиться существенной экономии рабочего вре-
мени.


4.5. Составление рамочного плана дня
(упражнение)
В заключительном упражнении Вы должны с помощью
разработанных в этой главе организационных принци-
пов и методов «набросать» образцовый рабочий день.
Даже если такой «идеальный день» вряд ли вероя-
тен, Вы можете использовать его как целеустановку или
Время дня

5 ч
6 ч
7 ч


10 ч
11 ч
Задачи, дей-
ствия (цели)
Примеча-
ния
Время дня


16 Ч
17 ч


22 ч
23 ч
24 ч
Задачи, дей-
ствия (цели)
Примеча-
ния

ориентир при составлении своего плана дня и его орга-
низации.
Сделайте свой рамочный план дня инструментом
составления дневного распорядка!

154
4.6. Резюме
- Функция самоменеджмента «Организация и исполне-
ние» предполагает объединение Вашей энергии и
активности и направление их на достижение постав-
ленных целей.
155









- Организация рабочего дня означает, что Вы под-
чиняете себе свою работу и свое время и не до-
пускаете, чтобы было наоборот.
- В нижеследующем формуляре сведены воедино
важнейшие правила и принципы распорядка дня.
- Учитывайте в своем распорядке дня изменение Ва-
шей психологической готовности, распределяйте с
учетом этого свои задачи по отдельным перио-
дам дня.
- Выведите свой личный дневной ритм, для чего пу-
тем систематических наблюдений определите свой
график продуктивности.
- Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизнен-
ных сил в течение продолжительного периода: он
указывает на то, что в физической, психической
и духовной сферах имеют место периодические ко-
лебания, но еще не проясняет, почему так про-
исходит.
- Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе
не является творцом событий; его можно учиты-
вать при планировании своих задач на продолжи-
тельный период, что содействует достижению целей
более рациональным путем.
- Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и
усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него
все новые побудительные импульсы, например в це-
лях избавления от мешающих привычек.
- Постоянно имейте в виду использование нетради-
ционных, лучших возможностей: всегда есть более
простой путь для выполнения задачи.


Организационные принципы распорядка дня


Начало дня
1. Начинать день с позитивным настроем.
2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу.

Основное время дня
9. Хорошая подготовка к работе.
10. Влиять на фиксацию сроков.
11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.
12. Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.
13. Избегать незапланированных импульсивных действий.
14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).
15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.
16. Рационально завершать начатое.
17. Использовать временные «остатки».
18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в те-
чение дня (график дневных «помех»).
19. Выкраивать спокойный час.
20. Контролировать время и планы.
Конец дня
21. Завершать несделанное.
22. Контроль за результатами и самоконтроль.
23. План на следующий день.
24. Домой — с хорошим настроением.
25. Каждый день должен иметь свою кульминацию.
- Свои рабочие задачи ставьте сначала под вопрос
и изыскивайте меры, которые могли бы помочь Вам
в саморазгрузке.











Используйте материал главы «Организация и испол-
нение» для своих нужд. Что показалось вам особен-
но важным при проработке этой главы? Что нового
Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло подтвержде-
ние? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы
Вы хотели применить на практике?
Использование главы «Организация и исполнение»

3. Начинать рабочий день по возможности в
4. Перепроверка плана дня.
5. Вначале — ключевые задачи.
6. Приступать без раскачки.
7. Согласовывать план дня с секретарем.
8. Утром заниматься сложными и важными делами.
одно и то же время.
Страница Мысли, ассоциа-
ции, темы
К какому времени про-
работать, применить?
Контроль







Берегите свое время (см. начальную главу «Значение
времени»), обходитесь со своим временем так же, как
Вы обходитесь со своими деньгами!

Не «все в свое время», а «все в мое время»!



- Корректировка по установленным отклонениям.
Время, продолжительность и регулярность контроля
в определяющей степени зависят от исполняемых
задач и поставленной цели. В этой связи следует
различать:

-
контроль процесса и осуществляемой деятельности;







5.1. Функции контроля
Последней функцией во внешнем кольце круга само-
менеджмента является контроль. Многие специалисты
видят в нем основную деятельность менеджера. Кон-
троль за результатами служит улучшению, а в идеаль-
ном случае — оптимизации трудового процесса. Вы вы-
являете, были ли достигнуты поставленные цели, и
вносите необходимые коррективы.
всякая постановка цели и планирование эффективны
лишь настолько, насколько эффективны следующие за ни-
ми реализация и завершающий контроль за исполнением


Контролируйте регулярно реализацию своих времен-
ных планов!
На менее удачных результатах и возникающих
ошибках Вы можете только поучиться: таким образом
Вы набираетесь опыта.
- контроль результатов (целевой контроль).













5.2. Контроль процесса
Регулярно, через равные промежутки времени прове-
ряйте свои планы и организацию труда.
Постоянно в течение дня задавайте себе, например,
такие вопросы:
- выполняете ли Вы действительно необходимые за-
дачи?
- подходите ли Вы к предстоящей деятельности в
соответствии с ее приоритетностью?
- справляетесь ли Вы с запланированными задачами
в установленное время?
- перепоручаете ли Вы в достаточном объеме дела,

в том числе и срочные?
и

Контроль, кроме того, способствует повышению м
о
т
и
в
а
ц

для новой постановки вопросов и проблем.
Контроль как функция самоменеджмента охватывает
три задачи:
- Осмысление физического состояния.
Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
- Сравнение запланированного с достигнутым.
В какой степени достигнута поставленная цель?
Какие имеют место отклонения?
160
- собираете ли Вы в единый блок небольшие дела,
телефонные разговоры и т. п.?
- используете ли Вы все другие возможности рацио-
нализации и разгрузки?
- ведете ли борьбу с «помехами» и «поглотителями
времени»?
Регулярно анализируйте свою деятельность и свое
время и составляйте листок дневных «помех», чтобы
161


контролировать и совершенствовать свою рабочую ме-
тодику (см. формуляры в начальной глазе).
Полученный в результате этого опыт поможет Вам
выявить «поглотителей времени», вредные привычки
(длительные телефонные разговоры, ненужную отчет-

3.
4. .
5.

____________________________________________________

ность, лишние и л и слишком продолжительные с
о
в
е
щ
а
н
и
я

шой объем представительской деятельности, неверные
приоритеты, недостаточное делегирование дел) и при-
нять соответствующие контрмеры.
Для подобных письменных протоколов нет альтер-
нативы. Уже сам факт сознательного записывания дей-
2. Восприятие фактического течения времени и дея-
тельности.
фиксируйте в колонке «Фактическое состояние» всю
свою работу, периодически выполняемую в течение
дня или недели.

ствует как средство самовоспитания.

Анализ деятельности и времени как процесс
контроля
Анализ деятельности и времени в рамках контроля
как функции самоменеджмента означает сравнение фак-
тического использования Вашего времени в течение дня
и недели с запланированным.
фактическое
состояние

Перечисление ре-
гулярно воспроиз-
водимых в тече-
ние дня или неде-
ли видов деятель-
ности
Фактически
затраченное
время (ч, мин)
День Неделя
Планируемое
состояние

Перечисление
возможностей
оптимизации
в целях эконо-
мии времени
Планируемое
время (ч, мин)

День Неделя


Анализ видов деятельности и расхода времени
Регистрируйте сначала только виды деятельности и
затраченное время, а затем исследуйте причины и
детали.

План
Сумма, ч
Факт
2,ч

Выигрыш в часах


Задачи, которые Вы исключаете, де-
легируете, переносите, рационализи-
руете
3. Разработка планируемого состояния.
Проанализируйте теперь каждый вид деятельности в
графе «Фактическое состояние» с точки зрения возмож-
ностей оптимизации трудового процесса в целях эко-
номии времени:
• Что произойдет, если отказаться от данной дея-
тельности?
- Что произойдет, если эту деятельность полностью
или частично делегировать?
- Что произойдет, если эту деятельность осуществить

Контроль деятельности и времени может осущест-
вляться следующим способом.
1. Запланированное время (целеустановка).
Запишите, какие из важных задач (категория А) Вы
могли бы выполнять, если бы ежедневно имели на
1 час больше времени в своем распоряжении:
1.
2. _____
162
в течение более короткого промежутка времени?
Если не произойдет ничего или последствия будут
незначительными, то эту деятельность можно соответ-
ственно исключить, делегировать или осуществлять в бо-
лее короткие сроки.
Запишите эти меры по рационализации в графе
«Планируемое состояние» и отведите для этого новое
предусмотренное время.
4. Сравнение «план — факт» (контроль).
Последним шагом попытайтесь определить:
163





-

Насколько велика фактическая временная нагрузка?

- Сколько времени может быть сэкономлено? .
- Какие меры по экономии времени необходимо
предпринять?
Без цели всякий результат труда является
одинаково верным и неверным!
Контроль за результатами труда с точки зрения

- К а к можно с о смыслом использовать с э к о н о м л е н н о е время?
постижения конечной цели (целевой контроль) должен
я любом случае производиться после выполнения за-
дачи (конечный контроль), а при реализации крупных
проектов он должен осуществляться на промежуточных
Постоянно или по крайней мере через равные стадиях на всем протяжении процесса (промежуточный
промежутки времени проверяйте свой трудовой процесс контроль).
на предмет возможности разгрузки! Поэтому осуществляйте регулярный контроль своих
годовых, месячных, недельных и дневных планов.

А

целей?
Что могло быть выполнено из задуманных задач /

Анализ дневных «помех» как метод контроля
Как и в результате анализа деятельности и време-
ни, с помощью контроля и анализа текущих «помех»
можно вскрыть дополнительные источники экономии
времени. Здесь также наряду с отдельными видами
деятельности и «помехами» следует зафиксировать воз-
можности улучшения.
$ Какие результаты были достигнуты?
- Что осталось несделанным и почему (установить
причины, «помехи»)?
- Где было потеряно время (см. контроль процесса)?
- Какие можно сделать выводы для предварительного
планирования следующего периода (дня, недели,
месяца)?
Помните о том, что контроль, так же как и сама



Время


Отдельные
Факт

Вид «по-


Продол-
План

Возможности
задача, должен быть запланирован и проведен свое-
временно, чтобы можно было произвести необходи-
мые корректировки! Если же Вы сможете лишь пост-

«от — до»
виды деятель-
ности, во вре-
мех»
(телефон,
житель-
ность по-
улучшения ис-
пользования
фактум определить, что было неверно, то это ничего
не даст для выполнения соответствующей задачи!

мя которых
Вам мешают
посетители) мех
времени
По комплексным рабочим задачам составляйте
контрольный лист и фиксируйте даты (сроки) в своем
дневнике времени!


Определите новые меры для улучшения Вашего ра-
бочего процесса (план) и сравните их затем с резуль-
татами реализации.


5.3. Контроль результатов
Основу и исходный пункт процесса самоменеджмента
представляет собой намерение достичь поставленных
целей в конце планового периода.
164













165









Задача
(цель)



Дата,
срок

Контрольный лист

Планируе- Фактиче-
мые пока- ские пока-



Причи-
ны от-



Испол-
нение

- М (мизинец) — мыслительный процесс: какие з

- Б (безымянный палец) — близость цели: ч т о я с



е

н



г

а



о

затели затели
клоне-
ний
А С
(средний палец) —- состояние духа: каким было се-


5.4. Обзор истекшего дня (само-
контроль)
годня мое преобладающее настроение, расположе-
ние духа?
- у (указательный палец) — услуга, помощь: чем я
сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или
«поспособствовал»?

В конце рабочего дня необходимо контролировать и
отражать не только выполнение поставленных задач, но
и личную ситуацию.

Обозревая истекший день, перепроверьте, что прошло
благополучно и соответственно что могло быть
л
Б (большой палец) — бодрость, физическая форма:
каким было мое физическое состояние сегодня? Что
я сделал сегодня для своего здоровья, поддержания
своих физических кондиций?

Отыщите в течение дня такие типичные ситуации,

сделано лучше!

Следующие вспомогательные вопросы должны дать
Вам для этого некоторые побудительные импульсы.

Вспомогательные вопросы для обзора результатов дня (контроль)

Кто или что помешало мне сегодня достичь большего?
Принес ли я сегодня пользу окружающим меня людям? Я
Где я «застрял» на мелочах?
Где я занимался поверхностными вопросами?
Где я занимался ненужной критикой?
Где я пошел на напрасные компромиссы?
Где я вследствие тщеславия предъявил чрезмерные требования
к своим партнерам?
Что могла бы фирма по праву потребовать от меня?
Как могли бы судить обо мне мой подчиненный, коллега или шеф?
Мог ли я отказаться от каких-то дел?
Чему я научился сегодня?
Удалось ли мне сегодня записать или обработать свои идеи, мысли?
Что или кто доставил мне сегодня радость?
Приблизил ли меня этот день к достижению моих целей?
Что самое лучшее, что я мог бы сегодня сделать?
Поскольку, судя по опыту, подобный обширный
список вопросов можно использовать далеко не всегда
(если его вообще можно практиковать), применяйте
когда Вы могли бы применять эту формулу, например
в автомобиле по пути домой или в ожидании автобуса!

Оценка результатов дня
Вы можете каждый день оценивать по четырех-
балльной системе и заносить отметку в свой дневник
времени:
4 = особенно удачный день;
3 = удачный день;
2 = удовлетворительный день;
1 = неудачный день (плохое настроение, неуспех,
раздражение, заботы).
Таким образом Вы подчеркиваете качество дня, его
значение, которое он имеет для Вашей жизни. Это
оказывает позитивное воздействие на Вашу уверенность
в успехе.
Даже если Вы раздражены и находитесь в плохом
настроении, благодаря подведению итогов в конце дня
Вы побуждаетесь к тому, чтобы сконцентрироваться на
положительных результатах. В итоге баланс будет выг-
лядеть позитивнее, и Ваше настроение, с которым Вы
ляжете спать, станет уже иным!

5.5. Резюме
Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может

метод «пяти пальцев», который ориентируется н а н а
ч
а
л
ь
н
ы
е буквы названий пальцев.


166
отказаться от самоконтроля.

167







Переживание даже небольшого успеха позитивно
воздействует на настроение и мотивацию
и способствует совершенствованию Вашего личного
рабочего стиля!
Проработайте материал главы «Контроль» п р и м е н и т е л ь н
важным при проработке этой главы? Что нового Вы
узнали? Что из Вашего опыта нашло подтверждение?
Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы
хотели применить на практике?

Использование главы «Контроль»

Страница Мысли, ассоциа
ции, темы
К какому времени про-
работать, изменить?
Контроль




«Делай
повторно!»










6.1. Значение информации
и коммуникаций
так же — делай наоборот — делай

Народная мудрость

Коммуникации — это обмен информацией
Информация и коммуникации представляют собой
ключевые моменты всякого процесса управления, об-
щественных отношений, социальной системы, да и во-
обще самого человеческого существования.
Менеджеры проводят в среднем 80 % своего вре-
мени за чтением, перепиской, телефонными перегово-
рами, совещаниями и т. п.
Какая доля Вашего времени отводится выполнению
функции «информация и коммуникации»?
Проанализируйте с этих позиций еще раз свои про-
токо'лы дня (анализ времени и деятельности).
Несмотря на все старания, половина всей находящей-
ся в предпринимательском обороте информации ока-

Сердцевину, или центр круга, самоменеджмента состав-
ляет сфера информации и коммуникаций, вокруг кото-
рой постоянно вращаются другие функции. В самом де-
ле, нам приходится справляться с настоящим потоком
информации, который обрушивается на нас.

Обработка информации должна быть упорядочена
и систематизирована, ориентирована на достижение
Ваших профессиональных и жизненных целей


Идеально было бы, если бы Вы занимались лишь той
информацией, которая кажется важной с точки зрения
решения Ваших проблем и достижения Ваших целей.
В этой связи информационным фильтром для восприятия
новых данных может служить однозначная целеориента-
ция, когда более существенные вещи воспринимаются
сильнее, чем те, которые обладают малой информа-
ционной ценностью или совсем ее не имеют и поэтому
остаются без внимания.
В реальной жизни, однако, Вы получаете, перера-
батываете и распространяете гораздо больше информа-
ции, чем это действительно необходимо.
Функция «Информация и коммуникации» является
важным связующим звеном между различными функ-
циями самоменеджмента, поскольку Вы вынуждены по-
стоянно обмениваться информацией — вступать в ком-
муникации.
зывается в итоге лишней — однако какая именно поло-
вина?
В настоящей главе речь идет не о разработке стра-
тегии информационной политики, а о рациональном
подходе к овладению информацией. Сама эта тема
настолько многогранна, что по этому поводу существует
избыток информации, изложенной в многочисленных
руководствах по менеджменту. В рамках данной книги,
разумеется, невозможно подробно рассмотреть все
аспекты. Мы ограничимся поэтому кратким обзором,
выводами и рекомендациями обратиться к специальной
литературе.
6.1. Рациональное чтение

Поток материала для чтения в виде деловых писем,
газет, специальных публикаций, циркуляров, частной
корреспонденции, служебных записок и т. п. становится
все более насыщенным.
Примерно 30 % своего времени менеджеры тратят
на чтение!
Совершенствование техники чтения означает поэтому
совершенствование Вашей организации труда!
Рациональное чтение помогает лучше справиться с
Потоком информации, поскольку бессистемное чтение
означало бы потерю времени и пустую трату средств.
171








Различные способы и формы рационального чтения
можно сгруппировать в зависимости от того, использу-
ются ли они до, во время или после самого процесса
чтения. Метод SQ 3R основывается на всех трех фазах.
Методы «до чтения»
Здесь речь идет в конечном счете о том, чтобы
определить, какие части соответствующего текста (кни-
ги, газеты, статьи, циркуляра) могут представлять инте-
















рес с точки зрения личных и профессиональных целей,
а какие — нет.
Независимо от того, с какой скоростью Вы читаете,
Вы сможете путем целенаправленного, селективного
чтения сэкономить массу времени.
Сортируйте поэтому свой материал для чтения
и читайте лишь то, что Вам безусловно нужно
для получения информации!
Как можно прочитать 200 страниц за одну минуту?
Очень просто: Вы должны в течение этой минуты,
просмотрев содержание, определить, что книга объ-
емом 200 страниц не подходит Вам, и потому решить
ее не читать!
Критический анализ программы чтения на день У
большинства руководителей показал бы, что многое
вообще можно было не читать.

Рациональное чтение прежде всего предполагает
целенаправленный отбор и принятие решения
относительно того, надо ли тот или иной материал
читать вообще, и если да, то в каком объеме
Следующие вспомогательные вопросы должны спо-
собствовать тому, что чтение будет Вами воспринимать-
ся в меньшей степени как спонтанный, эмоционально
управляемый акт (например, из любопытства к своей
почте), а в большей мере как рациональный процесс:
$ Что я должен прочитать?
- Что я обязан прочитать?
- Что я хочу прочитать?
- Что я хочу с этим предпринять?
- Что можно было бы прочитать позднее?
- Что мне вообще не нужно читать?
Отдавайте себе отчет в том, что за иной материал
для чтения Вы должны заплатить цену в деньгах, но за
любой материал для чтения необходимо заплатить
цену во времени! (см. начальную главу о ценности
времени).
Каким временем для чтения Вы вообще располагаете





















173


в течение дня или недели, чтобы прочесть все то
что должны или хотели бы прочитать?
Обходитесь по-хозяйски со своим временем и выби-
райте материал для чтения, сообразуясь со своими
целями по следующей схеме.
1. «Просеивайте имеющийся материал для чтения,
прежде чем обрабатывать его!
2. Собирайте также небольшие тексты для серийной
обработки в рабочие блоки и резервируйте в своем
недельном плане по крайней мере один час для их
прочтения!
Методы «во время чтения»
Если Вы после фазы селекции приняли первое по-
зитивное решение, а именно ближе заняться соответ-
ствующим текстом, Вы можете читать его в зависимости
от целеустановки, руководствуясь следующими мето-
дами.
Ориентирующее чтение.
Первое восприятие содержания, чтобы определить,
что ожидает читателя (последняя проверка на предмет
того, надо ли обрабатывать данный текст).
Изучающее чтение.
Отыскать существенное (определение того, какая
информация важна, менее важна или не нужна со-
всем).
Обобщающее чтение.
Обобщение содержания и критическая оценка про-
читанного материала (фиксация основных мыслей по
поводу прочитанного).
Здесь тоже надо работать целеориентированно,
стремиться читать только самое важное!
10 правил совершенствования методики чтения
1. При просмотре и чтении текста думайте о том,
какую информацию Вы хотите из него получить. (Один
из специалистов рекомендует, например, перед прочте-
нием книги составить список вопросов, на которые хо-
телось бы получить ответы в данной книге.)
2. Просмотрите названия глав и разделов, пробегите
глазами тексты на суперобложке или краткое содержа-
ние, а также предисловие, вступительные замечания
и введение.
174
3. Выясните, что бы Вы хотели прочитать более
интенсивно. При просмотре отдельных разделов обра-
щайте внимание на вводные и заключительные фразы,
а также на ключевые слова.
4. Не задерживайтесь на примечаниях, частях текста,
напечатанных мелким шрифтом, на аргументации, ста-
тистических данных, подробных описаниях и различных
отступлениях автора. (Но, пожалуйста, не в этой книге!)
5. Больше, чем словам, следуйте смысловому со-
держанию и идее текста. Старайтесь понять прежде
всего смысл высказываний частного и общего порядка.
6. Отыскивайте такие используемые автором смы-
словые указатели, как подзаголовки, выделенные слова
и предложения, а также таблицы.
7. Указатели в виде слов обращают Ваше внимание
на определенные вводные замечания, усиления или
акценты в тексте:
- такие вводные сигналы, как «особенно», «следова-
тельно», «поэтому», «тем самым», «предполагает»,
«поскольку», «так как» и т. п., указывают на основную
или поясняющую мысль; здесь имеет смысл про-
читать предыдущее или последующее предложение;
- усиливающие сигналы («также», «кроме того», «до-
полнительно» и т. д.) подчеркивают мысль, которая
ранее была уже кратко изложена;
- изменяющие сигналы («но», «не говоря о», «с дру-
гой стороны», «однако», «или-или», «напротив»,
«хотя», «несмотря на», «скорее» и др.) указывают
на то, что направление (или тенденция) хода мысли
меняется на противоположное.
8. Опускайте малоинформативные пассажи и замед-
ляйте темп чтения на важных участках текста.
9. Учитывайте также специфику структуры различных
текстов:
- справочные тексты в газетах и журналах важнейшую
информацию содержат в начале, а второстепен-
ную — в конце;
- в комментариях и высказываниях по какому-либо
вопросу существенная информация (а именно выво-
ды автора) приводится, как правило, лишь в за-
ключительном предложении;
- специальные статьи содержат во введении описание
проблемы, в основной части — разработку путей ее
175






решения и в заключительной части — выводы или
взгляд в будущее.

в том, чтобы как можно больше слов «вместить»
в поле зрения и сразу понять их значение.

10. Обрабатывайте текст с помощью разного рода
3.
Возвращение к прочитанным местам в тексте.

пометок, выписок и т. п.
Наряду с улучшением методики чтения Вы можете
отдельно или параллельно повысить скорость чтения.
Без специальной тренировки взрослый человек спо-
собен прочитывать 200—250 слов в минуту (слов/мин),
после овладения соответствующей техникой скорость
возрастает до 400—450 слов/мин и более!
Обучаясь быстрому чтению, Вы одновременно тре-
нируете свою способность концентрироваться на важ-
ном и схватывать основной смысл текста.
Таковы аргументы, которые должны убедить Вас
освоить быстрое чтение либо на специальных курсах,
либо путем самообучения с помощью специальной
литературы. Потребуется лишь регулярная получасовая
тренировка в течение месяца, чтобы повысить свою
личную скорость чтения.
Читать быстрее можно за счет:
а) избавления от вредных привычек и отвлекающих
факторов;
б) совершенствования методики чтения.
Исходным пунктом техники быстрого чтения явля-
ется избавление от вредных устаревших привычек чте-
ния, которые мы приобрели как обычные читатели и
которые мешают нам читать быстрее и рациональнее.

10 факторов, мешающих быстрому чтению
1. Чтение по буквам или по слогам.
Если взгляд тащится от буквы к букве или от слога
к слогу, каждый из этих знаков становится точкой фикса-
ции, и чтение получается спотыкающимся, темп — низ-
ким. Цель состоит в том, чтобы сразу фиксировать
как можно больше слов. В большинстве случаев Вы
по немногим слогам можете узнавать слово целиком.
2. Внутреннее проговаривание читаемого (вокали-
зация).
Привычка беззвучно (про себя) более или менее
отчетливо проговаривать текст с помощью инструмен-
тов общения (губ, языка, голосовых связок) существенно
снижает объем прочитанного в единицу времени: темп
чтения ограничивается темпом произнесения. Поэтому
старайтесь, в частности, не раскрывать губ. Цель состоит
Если Ваш взгляд постоянно возвращается назад к уже
прочитанному (три строки вперед, одна назад), то Вы
искусственно увеличиваете объем текста и снижаете
скорость чтения.
4. Поверхностное чтение.
Недостаточная концентрация и (или) слабый интерес
ведут к тому, что Вы «скользите» по тексту, не усваивая
содержания и не воспринимая информацию.
5. Слежение пальцем или карандашом («костыль»
для чтения).
6. Чтение «слово за слово».
Скорость чтения возрастет, если Вы сможете охва-
тывать сразу целые группы слов, несущие определен-
ный смысл.
7. Чтение по буквам.
Не говоря о том, что этот метод как таковой явля-
ется чрезвычайно расточительным, в большинстве слу-
чаев достаточно бывает лишь несколько букв, чтобы
узнать все слово, например р. б. ч. я. м. т. д. ка.
8. Движения головой (вместо слежения глазами).
Необходимые движения глаза производят намного
быстрее, чем голова!
9. Позы, неудобные для чтения.
Не читайте, например, лежа, поскольку так быстрее
наступает усталость и снижается внимание.
10. Внешние факторы, такие, как неудовлетвори-
тельное освещение, отвлечение, шум и т. д.
Тот, кто хочет повысить скорость чтения, должен
освободиться от «своих» отвлекающих факторов и вред-
ных привычек!

Убыстрение за счет улучшения методики чтения:
читать больше за меньшее время

Часто говорят о чтении «по диагонали». От этого
метода, однако, следует настоятельно предостеречь.
При «диагональном» чтении часто воспринимается
лишь незначительная часть текста, так что важная
информация зачастую остается как раз вне поля зрения
читателя.
Больше смысла в так называемой «технике слалома».























Пунктами фиксации внимания здесь служат группы
слов («ключевые слова»).
Курс быстрого чтения с помощью таких разнообраз-
ных упражнений, как:
@ избавление от вредных привычек при чтении;
- гимнастика глаз;
- упражнения на концентрацию;
- нормализация поля зрения и т. д. приведет Вас к
удвоению и даже утроению Ваших способностей
к чтению!
Особенно важна тренировка «периферийного» чте-
ния: чтение с более широким полем зрения ведет

















178
не только к убыстрению, но и к лучшему пониманию
текста. Благодаря более широкому обзору представля-
ется возможным охватить взглядом группы слов, не-
сущих смысловую нагрузку, и легче вникнуть в про-
читанное.
В качестве примера часто приводят способности пре-
зидента США Джона Ф. Кеннеди, который довел ско-
рость чтения до почти 1200 слов/мин.
Методы «после чтения»
Привыкайте к тому, чтобы важные тексты не только
читать, но и обрабатывать после прочтения.
Путем выделения важных мест (пометок, выписок
из текста) Вы обеспечиваете лучшее усвоение материала
и облегчаете повторное чтение.
Техника маркировки текста (пометок).
Смысл и преимущества пометок как вспомогательного
средства при чтении состоят в следующем:
- пометками устанавливаются приоритеты, поскольку
выделяются важные места;
- пометки помогают дополнительно структурировать
текст (условные знаки);
- пометки облегчают нахождение и повторное прочте-
ние важных мест текста;
- пометки способствуют тщательному обдумыванию и
лучшему восприятию и запоминанию (не в послед-
нюю очередь благодаря визуальному выделению
нужных мест).
В качестве методов и способов маркировки текста
возможны, например, разного рода подчеркивания, от-
метки и записи на полях и т. п.
Большое распространение приобрели фломастеры с
толстой линией. По сравнению с обычными они имеют
то преимущество, что выделяют целое поле, и этим
облегчается его повторное нахождение. Соединитель-
ные линии между словами указывают на ассоциа-
ции.
В качестве наиболее целесообразного метода мар-
кировки текста зарекомендовали себя условные зна-
ки, которые часто употребляются еще в процессе
чтения.
Разработайте собственную «маркографию». На-
пример:





-
Различают три основные формы выписывания:
Дословная выписка.
В этом случае следует соблюдать такие правила

цитирования, как точное указание источника и коррект-
ное воспроизведение выдержки, — обязательно для
докладов, рукописей и научных работ!
Пример:


Рациональное чтение

Выписывание выдержек из текста





Разработайте собственные обозначения. Книги — за
исключением букинистических ценностей — являются
предметами повседневного пользования.

Лишь в том случае, если книга или материал
«В практике оправдало себя выписывание на
картонные карточки шириной в половину листа
и несколько длиннее книжной страницы, чтобы
она была заметнее в закрытой книге»

Цильке Вольфганг. Учебник по технике обуче-
ния, мышления и организации труда. Мюнхен,
1980. С. 223.
Дословная цитата



Указание источ-
ника

интенсивно проработаны, т. е. содержат разнообразные
подчеркивания и пометки, они становятся
по-настоящему ценными текстами!

Если Вы приспособились к какой-то определенной
системе маркировки (например, каждый цвет имеет
определенное значение), постарайтесь сохранить ее
и регулярно использовать.
Но помечать надо экономно и целенаправленно!
Техника выписывания
В то время как маркировка предназначается для
выделения отдельных частей текста, задачей выписыва-
ния является «изъятие» важных мыслей, идей и т. п.
К нему прибегают в тех случаях, когда хотят исполь-
зовать выдержки из текста при подготовке докладов,
статей, крупных работ и т. п.
Основной принцип выписывания такой же, как и
маркировки:
- Лишь самое существенное и в кратчайшей форме!
180
Помните, однако, о том, что ксеро- и фотокопиро-
вание заменяют расточающее время выписывание до-
словных цитат!
- Выписка «по смыслу».
В этом случае мысль автора передается собственны-
ми словами. Безупречная в научном отношении работа
предполагает такого рода смысловые воспроизведения.
Делается такая выписка в соответствии с теми же
правилами, что и дословная цитата.
- Конспективная выписка.
В данном случае кратко записываются важнейшие
составные пункты, тезисы, мысли и идеи текста. Подоб-
ный обзор содержания может быть важным подспорьем
Для запоминания и вспомогательным средством для
нахождения соответствующих мест в тексте.
Основные мысли текста Вы можете изложить своими
словами на специальной карточке. Ниже следует фор-
муляр для составления конспективной выписки из
книги.
181





Рациональная обработка текста
Выписывайте важнейшую информацию и составляйте
из нее архив для последующей расшифровки и обра-

Книга (библиографические
данные):

Страницы Мысли, темы,
возникшие идеи
и т. д.



К какому времени
проработать?
Издание:


Контроль
ботки! Старайтесь и в этом деле установить приоритеты!

Метод SQ 3R
В качестве обобщения по рациональному чтению
могут служить принципы нижеследующего трех- или
пятиступенчатого метода, с помощью которого можно
эффективно обработать соответствующую книгу или ста-

Обзор текста Вы можете составить также посред-
ством логической структуры, вместо того чтобы следо-
вать повествовательной схеме.
Преимущества логической структуры состоят в сле-
дующем:
- содержание текста перерабатывается так, чтобы
правильно были представлены внутренние взаимо-
связи содержания;
- удается избежать многословия, поскольку опуска-
ются соединительные слова, детали и т. д.;
- информация становится более обозримой и запо-
минаемой;
- выделенные ключевые слова помогают при после-
дующем просмотре ассоциативно вспомнить о де-
талях.
С помощью конспективной выписки можно также
составить представление о том, какие темы освещаются
в отдельных местах разных книг. Дополнительное ука-
зание номеров страниц облегчает нахождение этих
мест.
Так же как и техника маркировки текста, составление
выдержек предполагает разнообразные подходы с
элементами творчества, например:
- выписка основных пунктов;
- выписка ключевых понятий и слов;
- диктовка на магнитофон;
- различные комбинации указанных форм.
Разработайте свою собственную систему составления
выдержек и постоянно совершенствуйте ее! При со-
ставлении выдержек целесообразно последовательно
придерживаться освоенной системы. На этой базе Вы
сможете составить архив или картотеку важных специ-
альных публикаций по предметам.
182
тью по специальности. Этот метод называют также


















Пять ступеней, в частности, предусматривают:
1. Обзор.
Сначала следует узнать, какую информацию несет
книга в целом.
После проработки таких вспомогательных матери-
алов, как:
О предисловие и введение,
- оглавление и текст на обложке;
- рубрики и подзаголовки глав;
- резюме и выводы;
- поименный и предметный указатель,
можно уже судить о содержании и решить, какие раз-
делы вообще нужно прочитать.
183






2. Постановка вопросов.
Пассивное чтение, имеющее целью лишь восприятие
информации, недостаточно для того, чтобы творчески
проработать прочитанное. Постановка вопросов к тексту
стимулирует активное осознанное чтение, а также спо-
собствует повышению внимательности (мотивации к
чтению):
- Идет ли речь о новой или уже известной ин-
формации?
- Идет ли речь в данном источнике информации о
фактах, мнениях, гипотезах?
- Какие главы или пассажи являются важными, а ка-
кие — нет?
- Какие намерения преследует автор в изложении?
- С какими воззрениями можно согласиться, а ка-
ким - возразить?
- Какую предварительную подготовку предполагает
текст?
- Чем отличается содержание прочитанного от моих
прежних знаний?
- Следует ли для меня из прочитанного необходи-
мость действия?
Постановка вопросов помогает отделить существен-
ное от несущественного, читать критически и концентри-
рованно, исключает необходимость повторного чтения.
3. Чтение.
Следующая ступень — целевое и концентрированное
восприятие материала. Для этого можно воспользовать-
ся вспомогательными средствами, предлагаемыми ав-
тором: различными выделениями в тексте, графиками,
указаниями и ссылками. В остальном можно и должно
пользоваться описанными выше приемами быстрого
чтения.
Для проработки специальной литературы мы ре-
комендуем следующие две ступени пятиступенчатого
метода.
4. Обобщение.
Прочитанный текст нуждается в обобщении, чтобы
удостовериться, что материал усвоен. Особенно помо-
гают при этом вопросы к тексту, которые ставятся
в начале чтения.
Переход от постановки вопросов к чтению и обобще-
нию материала поддерживает мотивацию к чтению и
предотвращает наступление усталости.
5. Повторение.
Завершающее повторение служит сведению в единое
целое отдельных результатов, полученных в ходе
проработки текста, дополнению сделанных пометок,
завершению работы над текстом, например с помощью
выписок.
Целесообразно еще раз с помощью вопросов под-
страховаться в том, что касается важнейших ответов и
обобщений.
Даже если методические приемы SQ 3R кажутся
непривычными, при определенной тренировке вопросы
и критическое отношение к тексту возникают сами
собой — исходя из интересов и соответствующего уров-
ня знаний.
Ясно, что рациональное чтение может обусловливать
также повторные просмотры того же материала, причем
каждый из этих проходов по тексту служит определен-
ной цели. Например:
- первый проход: селекция материала — установление
последующих шагов;
- второй проход: ориентирующее, изучающее, об-
общающее чтение;
- третий проход: углубленное (быстрое) чтение с
пометками;
- четвертый проход: обобщающее чтение с целью
перепроверки (постановки вопросов);
- пятый проход: повторное чтение с выписками.













185

6.3. Рациональное проведение
совещаний
Среди разных видов деятельности руководителя наи-
большее количество времени, причем с отрывом от
остальной работы, поглощают совещания.
Опросы показывают, что менеджеры в зависимости
от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80 % своего
времени проводят на конференциях и совещаниях.
Вряд ли найдется другой такой вид деятельности,
при котором бы расточалось столько времени стольких
людей одновременно, как при проведении совещаний!
Проведите еще раз точный анализ затрат Вашего
ближайшего заседания с учетом:
- издержек на подготовку;
- заработка участников;
- дополнительных индивидуальных расходов;
- накладных расходов;
- командировочных расходов;
- и потерянного времени!
В зависимости от числа и иерархического уровня
участников издержки могут составлять до 50 марок
ФРГ в минуту!
Причины, по которым на этих «митингах» впустую
тратится столько времени и средств, состоят просто-
напросто в том, что многие совещания бывают неудо-
влетворительно подготовлены и организованы, неумело
проведены и неудовлетворительно подытожены. В боль-
шинстве случаев конференции длятся слишком долго,
часто они бывают по существу даже совершенно не-
нужными.
Следующие 25 советов и правил должны помочь
Вам рационально подготовить и провести совещание
и подытожить его результаты.
Подготовка совещания

<<

стр. 6
(всего 8)

СОДЕРЖАНИЕ

>>