<<

стр. 8
(всего 8)

СОДЕРЖАНИЕ

- проблемного анализа;
- контроля за реализацией проектов;
- на случай автомобильной аварии и т. д.
Запишите здесь отдельные ключевые понятия, ко-
торые Вы позже примените для своих первых набросков
листков-памяток:



Основную структуру листка-памятки Вы можете раз-
работать следующим образом:

контроля.
5. Листки-памятки способствуют накоплению опыта и совершен-
5
ступеней составления листка-памятки

ствованию стиля работы.
6. Многие дела благодаря составлению списка становятся обозри-
мыми.
218
1. Выбрать те виды деятельности или занятий:
которые повторяются;
одинаково или аналогично исполняются.



219



2. Весь процесс разложить на рабочие этапы и фазы:
что должно быть сделано?
на что следует обратить особое внимание?
что подлежит выяснению?
кого надо проинформировать? И т. д.
3. Составить логическую очередность:
какие имеются взаимозависимости?
какие временные ограничения должны быть соблюдены?
что из чего вытекает в соответствии с логикой данной дея-
тельности?
где потребуются промежуточные результаты?
4. Произвести группировку:
какая деятельность повторяется?
где имеются логические промежуточные связи?
где употребляются одинаковые вспомогательные средства?
5. Подвергнуть переработке предварительно составленный листок:

Рациональная канцелярия
Успех самоменеджмента зависит не только от при-
менения различных методов организации труда и пла-
нирования времени, но и от оборудования рабочего
места и правильного применения вспомогательных
средств. Это особенно относится к рациональной кан-
целярии: системе хранения документов, архивному
плану, регистратуре, средствам упорядочения и т. п.
Наилучшим вспомогательным средством является хо-
рошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник
времени (см. 2.5).

6.8. Резюме

анализ ошибок;
критические фазы;
- Коммуникация
представляет собой обмен информа-

возможности делегирования;
апробирование;
окончательная корректировка;
готовый листок-памятка.

Попробуйте составить список повторяющихся видов
работ и разработать листки-памятки по пятиступенчатой
схеме! Попытайтесь затем определить экономию труда
и времени.
Дополнительное время Вы сможете сэкономить, если
заведете картотеку формуляров листков-памяток для
различных проектов и рабочих процессов.
Используйте формуляры, приведенные в настоящей
книге (например, на этой странице) и разрабатывайте
свои собственные! Перепроверяйте применяемые Вами
формуляры с точки зрения их построения, смысла и за-
вершенности!

Системная подготовка к беседам

Моя целеустановка.
Необходимая документация.
Начало беседы.
Что может быть «узким» местом у клиента?
Мой вариант решения.
Возможные возражения.
Мои контраргументы, сильные стороны.
Заметки, анализ, оценка.
Немедленно поручить.
220
цией. Переработка информации должна быть увязана
с личными профессиональными и жизненными це-
лями.
- Рациональное чтение в первую очередь означает оп-
ределение приоритетности: целенаправленный отбор
и принятие решений относительно того, надо ли чи-
тать вообще, и если надо, то сколько.
- Путем специальной тренировки представляется воз-
можным усовершенствовать методику чтения и повы-
сить скорость чтения за счет:
избавления от вредных привычек и отвлекающих
факторов;
применения лучшей техники чтения.
- Путем выделения в тексте важных мест (маркировки)
и подготовки выписок Вы обеспечиваете лучшую про-
работку материала и облегчаете повторное чтение,
причем что-либо существенное может быть взято из
текста и изложено в кратчайшей форме.
- В качестве универсальной техники чтения используй-
те метод SQ3R:
обзор;
постановка вопросов;
чтение;
обобщение;
повторение.
- Нижеследующий листок-памятка охватывает важней-
шие указания и правила рационального проведения
совещаний.
221



- По возможности отгородитесь от нежелательных ви-
зитеров и покончите с мифом «открытой двери».
- Предусмотрите для себя «спокойный час», а также
часы приема для посетителей (в том числе для Ваших
сотрудников). По возможности предварительно пла-
нируйте и подготавливайте беседы с запланирован-
ными посетителями.
- Телефон является одновременно одним из самых эф-
фективных средств экономии времени и одним из
наиболее распространенных его «поглотителей» (па-
радокс телефона). Учитесь искусству владения теле-
фоном, вместо того чтобы допустить его власть над
собой.
- Предупреждайте отвлечение от дела путем отгора-
живания (с помощью секретаря), обрабатывайте
«входящие» телефонные разговоры.
Организационные принципы рационального проведения совещаний

До совещания
1. Требуется ли вообще проводить засе-
дание?
2. Какие имеются альтернативы сове-
щанию?
3. Должен ли я лично принимать в нем
участие?
4. Свести свое участие до минимума
5. Сократить число участников до мини-
мума
6. Выбрать наиболее подходящее время
проведения
7. Обеспечить закрытое для посторонних
помещение и позаботиться о средствах
наглядной информации
8. Целеустановки для отдельных пунктов
повестки дня
9. Составление повестки дня с указанием
времени для отдельных тем
10. Рассылка приглашений с указанием тем
и целей совещания
Проведение совещания
11. Начинать точно вовремя
12. Сообщить о стоимости минуты
13. Согласовать правила совместной работы
14. Назначить ответственного за соблюде-
ние регламента и ведение протокола
15. Исключить ненужные паузы и «убийст-
венные» фразы
222

16. Следить за критическими пунктами в
дискуссии
17. Контролировать движение к поставлен-
ным целям
18. Повторно называть принятые решения
и намеченные меры
19. Подвести итоги
20. Завершить точно в назначенное время
(на позитивной ноте, с личным обраще-
нием)
После совещания
21. Перепроверить ход и результат совеща-
ния
22. Составить протокол результатов
23. Размножить и разослать краткий про-
токол
24. Контролировать выполнение решений
25. Невыполненное перенести на следую-
щее совещание
- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте
по возможности «телефонными» блоками (до и пос-
ле обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с инте-
ресами дела и содержанием разговора (телефонный
листок-памятка).
- Будьте кратки во время телефонного разговора,
оформляйте запись всех важных переговоров по те-
лефону (до — во время — после).
- Кончайте с «документоманией», сокращайте или ра-
ционализируйте свою корреспонденцию.
Входящая почта.
1. Не обрабатывать «рутинную почту».
2. Сортировать, раскладывать по папкам.
3. Прикладывать разъяснительные материалы.
4. Несущественное — в корзину.
5. Помечать важные места в тексте.
6. Снабжать указаниями по обработке.
7. Переправлять по назначению.
8. Обрабатывать сразу после получения.
9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.
10. Ящик для почты с тремя отделениями.
Исходящая почта.
1. Немедленный ответ.
2. Письма-копии.
3. «Письма-маятники» (блицответ).
223




4. Облегчение ответа.
5. Краткие письма.
6. Обработка текста.
7. Индивидуальные письма.
8. Профессиональная диктовка.
9. Самоограничение.
10. Целеориентированность в работе.
- Листки-памятки способствуют концентрации на су-
щественном, разгружают память и экономят время.
1. Выбрать вид деятельности.
2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.
3. Составить логическую схему.
4. Произвести группировку.
5. Переработать предварительный листок-памятку.
- Различные формуляры, подобные листкам-памяткам,
также экономят время.
Проработайте материал главы «Информация и ком-
муникации» применительно к своим нуждам. Что пока-
залось Вам особенно важным при проработке этой гла-
вы? Что нового Вы узнали? Что из Вашего опыта нашло
подтверждение? Что Вы хотите проработать основатель-
нее? Что бы Вы хотели применить на практике?
Использование главы «Информация и коммуникации»


Страница Мысли, ассоциа-
ции, темы и т. п.

К какому времени про-
работать, применить!

Контроль



. Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от
посетителей, телефонных звонков и совещаний,
которые крадут Ваше время
Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация явля-
ется ключевой проблемой персонального стиля работы
и самым большим «поглотителем времени».



«Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полег-
чают»
Персидская поговорка





Что?





Кто?


План мероприятий «Самоменеджмент»

С какого До какого
времени? времени?





Контроль







7.1. Ретроспективный взгляд
и план мероприятий

После того как Вы в процессе чтения книги познако-
мились с функциями и возможностями применения
самоменеджмента, в настоящей главе Вам надлежит
оценить и приспособить к своим нуждам знания, приоб-
ретенные при чтении, с тем чтобы последовательно
применять их на практике.
Наверняка при чтении отдельных мест книги Вы по-
думали: «Это бы я попробовал», например устанавли-
вать приоритеты (АБВ), завести дневник времени, вести
планы дня, по-иному использовать телефон и т.д., и,
возможно, отметили эти мероприятия в таблицах, завер-
шающих соответствующие главы?!
В данной главе речь идет о том, чтобы свести во-
едино отдельные запланированные шаги в общую стра-
тегическую концепцию и последовательно претворять
ее в повседневной работе.
Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и
внесите все те предложения, которые Вы хотите претво-
рить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.
Обратите внимание при этом на следующие вопросы:
1. Что именно Вы собираетесь сделать?
2. Кто будет затронут соответствующими мерами
(Вы сами, сотрудники, секретарь и т. д.)?
3. Когда Вы собираетесь начать?
4. Имеете ли Вы в виду определенные сроки испол-
нения?
Насколько обширным получился Ваш план мероприя-
тий? Реально ли все это и не слишком ли много хоро-
шего?
226


Проблема подобных планов часто заключается в том,
что в начале принимается слишком обширная про-
грамма и эти действительно благие намерения по улуч-
шению работы и изменению привычек с течением вре-
мени уходят, как вода в песок.
Договор на использование в начале этой книги дол-
жен был дать понять, насколько важно для автора,
чтобы именно этот эффект после прочтения был бы ми-
нимальным или — в идеальном случае — вообще бы не
проявился.
Нижеследующий договор на изменение должен за-
страховать Вас на некоторое время после прочтения
книги и послужить методическим инструментом пре-
творения в практику техники самоменеджмента.

7.2. Договор на изменение
Договор на изменение представляет собой план дейст-
вий в целях корректировки представлений, поведения и
ощущений. Договор на изменение заключается с самим
собой.
Вы можете решиться на меры, касающиеся:
- Вас самого;
- Ваших сотрудников;
- Вашего начальника;
- Вашей личной жизни.
Найдите время и попытайтесь ответить на следующие
вопросы. Учитывайте при этом и различные стороны
прошлого опыта (вопрос 3) с его действительными и
мнимыми преимуществами, не будь которых, Вы бы сра-
зу изменили свой образ действий. В чем, собственно,
заключается Ваша выгода, если Вы можете сказать, что у
Вас никогда не бывает времени, Вы всегда заняты, чрез-
вычайно загружены, перерабатываете и т. д.? На что Вы
рассчитываете? На восхищение? На принятие Вашей заня-
тости во внимание?
227



Договор на изменение Дата

1. Что я действительно хочу изменить (сформулируйте как можно
конкретнее)?
2. Чего я не хочу делать в будущем?
3. С какими отдельными преимуществами связаны мои прошлые
установки, привычки в работе, мое поведение?
4. Как я могу сохранить эти преимущества при новом образе дейст-
вий и мыслей?
5. Что я сделаю конкретно, чтобы достичь этой цели? Где и в каких
ситуациях я могу применить новые приемы?
6. Как заметят окружающие, что я изменился?
7. Каким образом я, возможно, попытаюсь перехитрить самого себя,
чтобы не выполнить договор?
8. Каких трудностей следует ожидать?
Чем я могу на них ответить?
9. Дата первой проверки соблюдения мною договора на изменение
(срок: 2—4 недели).
10. Насколько хорошо я выполнил свой договор?
Если он выполняется недостаточно хорошо, то в чем причина
этого?


7.3. Указания по претворению
в практику

Проблема самоменеджмента состоит не столько в недо-
статке знаний о его методах, сколько в недостаточном
или неудовлетворительном применении инструментария.
1. Каждый из предложенных методов, например
«подумай, прежде чем что-либо сделать», каким бы ба-
нальным он ни казался, проверьте, руководствуясь прин-
ципом: что говорит против того, чтобы его не попробо-
вать?
2. Начните с проблемы, которая для Вас действитель-
но является важной и срочной. При претворении в прак-
тику методов самоменеджмента действуйте по прин-
ципу установки приоритетов. Поставьте в центр Вашего
плана мероприятий какую-либо важную проблему, на-
пример составление планов дня по методу «Альпы»,
и направьте на это большую часть своей энергии.
3. Не пытайтесь все сразу сделать совершенным.
Предпринимайте только реальные шаги.
4. Не начинайте с мер, которые хотя и кажутся
очевидными, но наталкиваются на внутреннее сопротив-
ление. Например, весьма целесообразно делать про-
228
бежку в 6 часов утра. Однако у любителя поспать
эта мера имеет слабые шансы на успех.
5. Каждую новую деятельность начинайте как можно
интенсивнее. Поначалу старайтесь избегать слишком
длительных перерывов и контролируйте себя с по-
мощью небольшого листка-памятки каждый день или
каждую неделю. От этого будет еще один небольшой
полезный эффект: Вы будете регулярно ощущать успех!
6. Для первого плана мероприятий выберите себе
только одно крупное и несколько относительно некруп-
ных мероприятий и сначала воплотите их в жизнь, преж-
де чем приступить к следующим видам активности.
7. Решите для себя, хотите ли Вы открыто заявить
о своих планах по изменению работы и жизни и, может
быть, приобщить к ним других лиц, чтобы повысить
вероятность успеха, или попытаться в одиночку, понача-
лу незаметно для окружающих, справиться с опреде-
ленными проблемами.
8. Спокойно воспринимайте внешнее воздействие.
Например, подключите сразу же своего секретаря, пусть
он напоминает Вам о том или ином методе и конт-
ролирует Вас.
9. Обсудите свои намерения со своими подчинен-
ными и попытайтесь сразу же их подключить.
10. Не берите на себя слишком много. Ставьте ре-
альные сроки и разбивайте ту или иную задачу на от-
дельные обозримые шаги.
11. Периодически контролируйте себя. Проверяйте
также полезную отдачу от нового метода самоменедж-
мента.
В конце концов, важно не то, что Вы начали делать,
а то, что Вам удалось успешно осуществить.
12. Не запаздывайте с контролем и перепроверкой
текущих мероприятий, чтобы можно было своевременно
внести коррективы.
Во всей деятельности Вам поможет хороший инстру-
мент планирования времени — дневник времени, кото-
рый является компактным средством, с помощью кото-
рого Вы сможете перенести в повседневность то, что
решили взять из этой книги, если захотите проявить
достаточно самодисциплины.


229


7.4. Стратегия «бегства»
и п р е п я т с т в и я |

Только Вы сами способны изменить свое поведение.
Окружающие могут лишь мотивировать Вас при этом
(либо удерживать Вас от этого).
В то же время Вы можете сами встать у себя на пути.
По этой причине мы хотим предложить Вам упражнение,
которое хорошо зарекомендовало себя на наших семи-
нарах.

Упражнение по претворению в жизнь.

Как я сам могу воспрепятствовать успешному исполь-
зованию техники самоменеджмента.
Назовите по меньшей мере 10 причин. Ниже следует
набор возможных ответов:
- несоставление планов;
- слишком большие затраты на планирование вре-
мени;
- стремление планировать «все и вся»;
- недостаточно полное отражение в плане конкретной
деятельности;
- нереалистичные временные рамки для отдельных
видов деятельности;
игнорирование запланированного;
неточное определение задач;
отсутствие контроля за выполнением;
невключение в новый план невыполненных пунк-
тов;
игнорирование приоритетов;
установка неверных приоритетов;
неразборчивость в активности (неумение сказать
«нет»);
- отсутствие предварительной договоренности по
срокам;
- отсутствие самоконтроля и самодисциплины;
- подверженность отвлекающему влиянию посторон-
них факторов;
230


- немотивированное отрицательное отношение к тех-
нике планирования времени;
- неумение увлечь за собой коллег и подчиненных,
чтобы те соблюдали «правила игры»;
- небрежное выполнение плана;
- неумение извлекать уроки из ошибок при планирова-
нии.
Стратегия «бегства» и внутреннее сопротивление.
В суете рабочих будней Вы, возможно, будете пы-
таться себя перехитрить, чтобы не работать планомерно
и систематически, например в том случае, если высший
приоритет имеет неприятная для Вас работа,
- Не приступаете ли Вы в таких случаях сначала к чте-
нию газет?
- Не ведете ли Вы отвлекающий разговор с окружа-
ющими?
- Не начинаете ли Вы делать другое, менее важное или
более простое дело?
- Не затеваете ли Вы уборку на своем письменном
столе или в кабинете?
- Не делаете ли Вы быстро один или несколько теле-
фонных звонков?
(Ваша версия.)

Или Вы сопротивляетесь самоменеджменту как ме-
тоду?
- Этого я еще никогда не делал.
- Нечто подобное я делаю уже на протяжении ряда
лет.
- Для моей практической работы в качестве
это не подойдет.
- Мои коллеги (шеф, подчиненные) высмеют меня.
- Повседневная спешка, рабочие нагрузки, поджима-
ющие сроки и т. п. не оставляют мне для этого вре-
мени.
- Это функционирует только в теории.
- Это все азбучные истины.
- Если бы это было так просто, то это бы делал
каждый.
231



Может быть, Вы все же попробуете однажды тот
или иной инструмент самоменеджмента! Постарайтесь
определить, какой метод и какой стиль подходят Вам
лично, чтобы постоянно их совершенствовать.

Всегда найдется более простой путь достижения цели!
Успехов Вам на этом пути!








Зайверт Л.
3—17 Ваше время — в Ваших руках: (Советы руко-
водителям, как эффективно использовать рабо-
чее время): Пер. с нем./Авт. предисл. В. М. Ше-
пель. — М.: Экономика, 1990. — 232 с.— ISBN
5—282—00625—1.
Время — самый ценный капитал руководителя. Как его рационально
использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить при-
оритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно орга-
низовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность?
По этим и многим другим вопросам Вы найдете практические советы и ре-
комендации в книге, которую держите в руках.
Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

<<

стр. 8
(всего 8)

СОДЕРЖАНИЕ